档案管理规定国家标准办法

档案管理规定国家标准办法怎么写

档案管理是企事业单位日常运营中不可或缺的一环，它涉及到信息的安全、有效利用和长期保存。国家标准办法对于档案管理的规定旨在确保档案工作的规范化和专业化。以下是对档案管理规定的理解和探讨。

一、档案的分类与编码

1. 档案应根据其性质、内容和形成部门进行科学分类，如行政文件、财务文件、技术文件等。

2. 分类后的档案需设定统一的编码体系，便于检索和管理。编码应简洁明了，避免冗余和混淆。

二、档案的收集与整理

1. 所有重要业务活动产生的文件应及时收集，确保完整无遗漏。

2. 档案整理需遵循时间顺序，同时考虑文件的重要性和紧迫性。

三、档案的保管与保护

1. 档案应存放在安全、防火、防潮、防虫的环境中，定期检查存储条件。

2. 对于电子档案，应定期备份，防止数据丢失。

四、档案的利用与借阅

1. 建立健全档案借阅制度，明确借阅权限，确保档案信息安全。

2. 提供便捷的检索系统，方便员工查询和利用档案。

五、档案的鉴定与销毁

1. 定期对档案进行鉴定，区分其保存价值，对无保留价值的档案进行销毁。

2. 销毁档案前需严格审批，确保符合法律法规要求。

六、档案的数字化与电子化

1. 鼓励将纸质档案转化为电子形式，提高档案管理效率。

2. 保证电子档案的质量和安全性，防止数据篡改。

七、档案的法规遵守

1. 档案管理工作应遵守国家相关法律法规，尊重隐私权，保护知识产权。

2. 对涉密档案，要严格执行保密制度。

管理标准规范

在制定档案管理规定时，需要充分考虑实际操作的可行性，兼顾规范性和灵活性，确保规定的落地执行。

管理标准有哪些

上述内容涵盖了档案的分类编码、收集整理、保管保护、利用借阅、鉴定销毁、数字化电子化以及法规遵守等多个方面。

注意事项

在实施过程中，注意保持档案管理的动态适应性，及时更新管理规定以应对新的挑战。加强员工培训，提高档案管理意识和技能。

书写格式

书写档案管理规定时，应采用清晰的条列式结构，每个条款下详细阐述具体操作步骤和要求。语言表述要准确、简洁，避免使用模糊不清或冗长的句子。在条款间适当使用过渡性词语，确保内容的连贯性。注意保持内容的原创性，避免重复和抄袭。

档案管理规定国家标准办法范文

档案管理规定国家标准:档案立卷管理规定

一.总则

为了规范********公司的档案分类和整理工作,保持其方法的延续性,现根据《********公司档案分类大纲》要求,结合********公司实际,特制定本办法。

1.本办法适用于********公司的档案分类、整理、组织案卷、编目和排架管理,以及档案信息系统的分类管理。

2.********公司各级档案室保存的档案种类及其代字如下。

代

字类目名称代

字类目名称a文书档案类c会计档案类j基本建设类*声像档案类w实物档案类t专题档案类

二.各类档案的分类立卷办法

文书档案的分类整理1、归档原则遵循文件的自然形成规律,保持文件的原貌和完整,准确判定文件的保管期限,适应新技术应用的需要,便于保管和利用。

按照归档范围的规定,凡应归档的文件必须齐全完整。

2、归档整理程序以件为归档单位,逐件整理归档。

按分类、装订、排列、编号、装盒、编目的步骤进行。

“件”的含义:2.1单份文件,一份文件为一件;2.2各种报表、名册、图册、书刊等,一册(本)为一件;2.3正本与定稿、正件与附件合为一件;2.4文件处理单(表)与被处理文件合为一件;2.5来文与复文合为一件,如果分属不同年度的可分开归档。

3、分类按年度---部门---保管期限逐级进行分类。

由文件的形成日期决定该份文件的归档年度,即文件的归档年度可与文件内容所针对的年度不一致。

4、装订4.1去掉原来文件上会生锈的金属物,用细线或其它对纸张无损害的粘合剂重新将文件订(粘)合。

装订时正本在前,定稿在后;复文在前,来文在后。

在每页的右下角(背页的左下角)编页码。

各单位可自行尝试不同的装订方法,但所选的装订材料不能生锈,不能对纸张产生直接或间接的损害。

4.2凡文件尺寸大于a4纸规格的,要按a4纸规格进行折叠或裁剪,小于16开规格及破损的要进行托裱,对字迹模糊的文件要进行复制。

4.3在该份文件的正文输入计算机之前,不宜用乳胶或缝纫机来装订(因为会影响以后将该文件拆订、扫描)。

5、排列先将归档文件材料按保管期限分开,同一保管期限的文件材料,按照时间先后排列,并且尽可能将关系密切(如同一次活动、同一项工作、同一个会议形成的)文件材料排列在一起。

6、编号6.1在每件档案首页上方的空白处加盖档号章(格式见附图1),并填写有关栏目的内容。

6.2档号章的项目及填写内容:类别号:文书档案的类别号为a。

期限:即保管期限,分两类,填写“长久”或“短期”。

年度:该份档案实际形成的年度,以四位阿拉伯数字标公元纪年。

机构:不分机构编档号的单位此栏可不填。

件号:以年度为界线,档案在同一保管期限中的排列顺序号;同一年度、同一保管期限的档案只编一个流水号,件号不得重复。

6.3在每年归档工作结束后,如发现有其它应归档文件材料未归档,可将该文件排在已归档文件之后编号归档。

7、装盒7.1档案编号后,要按照编号顺序装入档案盒(新格式),并在盒的脊背填写“档号”。

(样式见附图3)。

每一个档案盒内只能装入同一年度、同一部门、同一保管期限的文件。

7.2填写盒内文件备考表。

盒内文件情况说明:主要用于填写本盒内文件缺损、修改、补充、销毁等需要说明的情况,如无上述情况,可暂不填写。

整理人:填写本盒文件材料整理归档人姓名。

日期:填写归档的年、月、日。

8、编目8.1编制《档案目录》8.1.1《档案目录》由“目录夹封面和脊背”、“归档情况登记表”、“归档说明”、“归档文件目录”四部分构成。

8.1.2“目录夹封面”(格式见附图4)内容应包括单位名称、单位代码、类别、机构、期限、年度等六个基本项目;“目录盒脊背”(格式见附图2)项目由单位代码、类别号、机构、期限、年度等五个基本项目组成。

8.1.3“归档情况登记表”(格式见附图5)内容包括:年度、保管期限、件数、保管单位和姓名、接收单位和姓名、备注。

不同的保管期限分开不同的登记表填写。

8.1.4“归档说明”的内容包括:本年度立档单位主要工作概况,本年度内设机构及主要领导人变化情况;本年度文书归档情况(含归档工作的组织情况、文件材料完整与否、档案数量、有何缺陷和问题等)。

8.1.5“归档文件目录”(格式见附图6)应包括以下基本项目:件号、责任者、文号、题名、日期、页数,需要时还可增加其它项目,如“文件格式”。

件号:参见6.2。

责任者:制发文件的组织或个人,即文件的署名者或发文机关。

文号:文件的发文字号。

题名:即文件的标题,一般应照实抄录。

原文没有标题的应当加拟标题,外加“[]”号;原文有标题但不能说明文件内容的,应重拟标题,重拟标题外加“[]”号,附于原标题之后。

日期:指文件形成的日期。

填写时可省略“年”、“月”、“日”字,在表示年、月数字的右下角加“.”号或“-”号,以四位阿拉伯数据表示公元纪年。

页数:指每一份归档文件本身的有效页面数。

文件格式:指归档文件对应的电子文件格式,如:doc、*ls、ppt、jpg、txt、wps、pdf等。

8.1.6各种保管期限的归档件目录,按不同的保管期限分开装订在不同的目录夹,连年续订,直到该目录夹装满。

8.1.7“归档文件目录”应一式二份,其中一份移交图书档案中心。

8.2编制其它检索工具。

各单位应根据实际需要,选择编制一些其它的档案检索工具,如“文号档号对照表”、各种常用的专题目录等,以方便日常手工检索。

9、电子文件管理9.1各单位档案室日常在收集应归档纸质文件的同时,要收集对应的电子文件,对电子文件进行集中统一保管,并建立相应的移交电子文件签名确认制度,以确保电子文件的真实。

9.2图书档案中心要采取适当措施,确保机读目录和电子文件的安全,要及时用光盘或磁带机等进行备份,要求至少备份两套,一套用于封存保管,一套供查阅使用。

9.3各单位统一使用图书档案中心(以下简称中心)设计的档案管理系统,统一将数据传送到中心的档案数据库服务器,中心为每个单位建立一个单独的数据库以确保数据的保密性。

另外中心应定期对各单位的档案数据进行汇总。

9.4处理电子文件,应使用wps

office或msoffice,形成通用的电子文件格式,如doc、*ls、mdb、ppt、jpg、txt、wps、pdf等;扫描原文的电子文件格式为:jpg。

9.5为方便以后利用计算机进行全文查阅,要求各单位在进行电子文件导入时在“备注”栏填写此份电子文件的关键字。

档案管理系统在执行文件导入时会自动将文件全文写入数据库,同时会在本机的指定目录留下文件副本,其文件名与档号相同。

9.6一般情况下,图书档案中心使用一套数据库副本供查阅,另一套数据封存且不得外借。