会议服务规程4篇

有哪些

会议服务规程涵盖以下几个核心要素：

1. 会前准备：包括会议场地选择、设备检查、参会人员邀请、会议议程制定以及相关资料的准备。

2. 会中服务：涉及会议签到、现场技术支持、茶水餐饮供应、会议记录以及应对突发情况的预案。

3. 会后跟进：整理会议纪要、处理未决事项、反馈处理结果、费用结算以及对会议效果的评估。

标准

1. 专业性：确保会议设施设备完善，如投影仪、音响、网络等，保证会议流畅进行。

2. 效率：及时响应参会人员的需求，快速解决突发问题，减少会议中断。

3. 细致：从细微处体现服务品质，如座位布局合理、茶点质量高、环境整洁等。

4. 沟通：有效沟通确保信息传达准确，避免误解或遗漏。

5. 安全：遵守安全规定，确保会议场地安全无隐患，尤其对于大型会议，需有应急预案。

是什么意思

会议服务规程是指在组织和执行会议过程中应遵循的一系列规则和标准，旨在提升会议效率、保证服务质量，并确保会议的顺利进行。其含义不仅在于规范工作人员的行为，更在于通过专业的服务，创造一个利于交流、讨论和决策的环境。这意味着，无论是前期的策划准备，还是会议期间的现场管理，乃至后期的跟进工作，都需要以高标准、高效率、高细致度为原则，确保每个环节都达到预期效果。在具体操作中，需灵活应对各种情况，展现出专业素养和良好的沟通能力，以实现会议目标并赢得参与者满意度。

会议服务规程范文

第1篇 会议服务操作规程标准

会议服务操作规程

1.目的

规范会议服务操作规程,统一服务标准。

2.范围

适用于zz城服务中心。

3.内容

3.1会议服务流程:

3.1.1根据会议要求,摆放会议用品,(如:纸、笔 、茶杯)特别注意物品清洁及有无破损,并在会议前1小时准备就绪。

3.1.2根据会议要求,提供会议设施(如:麦克风 、投影仪、白板)并要求工程人员在会议前1小时准备就绪,并保证质量

3.1.3根据会议要求,保证场地清洁,摆设整齐和协调。

3.1.4根据会议时间安排,要在会议前45分钟打开灯光、空调 、抽风及会议设施,检查是否运作正常。

3.1.5根据会议内容,提前制订相应指示牌,并在会议开始前1小时摆放在大堂和会场门口,并安排服务人员作指引。

3.1.6根据会议时间,指前半小时给客人加热茶水。

3.1.7会议开始后,每隔半小时给客人加一次热茶,更换烟灰盅,注意不要在会场随意走动,大声喧哗,出入关门要小心。

3.1.8会议结束会,礼貌请客人买单,检查会场是否有客人遗留物品,是否有安全隐患,再急时通知工程人员收会议设施,回收会议用品,茶具送至洗碗间清洗,并急时收回,注意保洁。恢复会场,关灯、空调、抽风、关门窗。

第2篇 酒店会议室会议服务工作规程

酒店会议室管理及会议服务工作规程

1目的

规范公司会议服务操作,确保树立公司良好形象。

2适用范围

适用于会议室控制管理及对内、对外会议服务工作的管理工作。

3职责

3.1办公室主任负责对会议室及会议服务工作的监督管理。

3.2办公室负责会议室全面管理和受理会议使用部门及顾客的各类会议要求,并负责会场布置,安排会议服务人员。

3.3设备部负责会议室照明、空调、音响等设备、设施的运行、维护工作。

3.4业务部负责会议室开、关门、供水、茶叶、茶杯的供应,协助办公室布置会场和会议室保洁工作。

3.5工程部负责会议室墙面、门窗、锁具等设施的维修、维护工作。

4工作程序

4.1会议室管理

4.1.1使用会议室业务受理

a办公室人员接到用户的《会议申报单》后,根据《会议申报单》的要求(申报部门、申报时间、会议名称、会议室拟用时段、拟开会地点及会议室、参会人数、会议安排意见等)填写《会议受理服务单》。

b根据《会议申报单》内容,办公室人员应立即电话联系会议申报部门及顾客,详细了解会议使用情况及其他要求。

c办公室以《会议申报单》和电话联系的会议使用情况为准,填写《会议受理服务单》,详细写明会议使用部门、联系人、电话、会议事由、注意事项、是否需要会议服务、受理部门、受理时间、经办人、送会议服务单时间、执行部门音响、设备的运行是否需要监护等内容后,立即将《会议受理服务单》送至业务部、设备部。

d业务部针对《会议受理服务单》的内容在会议召开前做好供水、茶叶、茶杯、桌椅等准备工作。

e设备部针对《会议受理服务单》的内容在会议召开前做好照明、空调、音响等准备工作。

4.1.2会场布置及安排

a接用户会议室会场布置要求后,办公室立即联系相关单位、部门,按顾客要求布置会议桌椅;检查会议室清洁、供水是否完备;照明、空调、音响是否能正常运行;及顾客所需的准备会标、座次牌、签到台、花卉、水果、观叶植物、茶叶、纸杯等会议所需物品。

b办公室负责在会议召开前将会场布置完毕,并通知使用会议室的顾客查看会场,按用户要求对会场作出调整以便满足用户要求。

4.2会议室服务工作

4.2.1会议服务

大会议室应提前开门,会议开始前20分钟再次确认;小会议室提前30分钟开门,会议开始前10分钟再次确认。

4.2.2设备部人员必须提前30分钟到达大会议室,开启音响、空调、并保证其正常运行。

4.2.3会议服务人员必须着装整齐、在会议召开前20分钟到达现场;在会议使用中,必须每15分钟倒1次茶水,大会议室召开会议,会务人员不能擅自离开,对会议室出现的紧急情况能做好相应处理,并及时向办公室负责人汇报。

4.2.4会议使用完毕后,会议服务人员应电话通知业务部、设备部负责人对会议室进行清理,并向办公室汇报会议室使用情况,重要会议应向总经理室通报。

4.3办公室负责随时做好会议服务回单的收集、整理工作,检查会议室使用是否正常,如有异常,及时更改、整顿,以利于为业主提供更加完善的服务。

5相关文件及记录

5.1《会议室使用登记表》(lywg/qr―046)

5.2《zz公司会议受理服务单》(lywg/qr―007)

第3篇 会议服务员岗位职责操作规程

会议服务员岗位职责及操作规程

一、岗位职责

1、按照客户要求布置好会场,做好会前的物品准备。

2、检查会场设施设备,保持设备的完好、有效。

3、做好会中服务,确保会议有序进行。

4、做好会后场地清洁卫生和设备、物品的收集清理工作。

5、完成上级安排的其他工作

二、工作流程

(一)主流程

签到

参加班前会

了解会议要求

布置会场

灯光、室温等调控

会中服务

会场清理

(二)分流程

1、签到

2、参加班前会

3、了解会议要求

4、布置会场

准备设备与物品

摆茶杯

摆香巾篮

摆烟缸

调拭音响、话筒

确定台型并摆台

摆椅子

摆信笺、笔

摆指示牌

摆席位卡

摆讲台

挂会标

摆放花盆

插旗帜

准备首长休息室

5、会前准备开水和室温、灯光调控

准备开水

打开空调

调拭灯光

6、会中服务

站位

引领入位

上香巾

斟茶

会中特殊情况处理

会中休息服务

7、清理会场

检查会场

清理卫生

设施设备安全检查

三、操作细则

1、了解会议要求

工作项目

操作规则

质量标准或要求

领取会议

通知单

从预订处领取会议通知单,问清楚尚不完整或模糊不清的问题。

保管好通知单,

确认有关问题。

研读

会议通知

研读会议通知单,

把握客户要求,

理清接待思路。

熟知举办会议单位与会人数、会议主题、时间、会标、台型要求、所需物品与设备、结帐方式及特殊要求。

2、布置会场

⑴党政重要会议

工作项目

操作规则

质量标准或要求

准备设备

与物品

①根据会议通知单要求,准备好所需设备(如灯光、音响、话筒、空调等)。

②准备服务用品(如台布、灯光、桌裙、铅笔、信纸、茶杯、会标、旗帜、音带、指示牌、鲜花等)。

设备完好、有效,

用品齐备、清洁、完美、庄重。

确定台型

并摆台

根据会议性质和主办单位要求,确定主席台位置,合理设置台型(课桌式、回字式、椭圆式),铺台布、围桌裙。

①台型符合要求,能烘托会议主题。

②桌子摆放整齐、无摇晃。

③桌位等于或略多于会议人数。

摆椅子

双手轻提椅背,用右膝盖轻顶椅背,依次将椅子放在桌后,椅子前沿与桌面边缘相切。

①轻搬轻放,椅子干净,排放整齐美观。

②课桌式横看、竖看、斜看成一条直线。

③准备若干把椅子备用。

摆信笺、

铅笔

①将信笺轻放于每个座位的桌面上,纸与纸间距均匀,纸下边距桌边两指。

②笔削好斜放于信笺上。

①信笺中心线在一条直线上。

②笔尖朝前呈45度摆放在信笺上。

③笔尾靠信笺下端,标志朝上。

摆茶杯

①左手端托,右手将配有垫碟的茶杯均匀放在桌面上,杯柄朝右,杯内茶叶统一放置、适量。②无垫碟改放杯垫,或根据主办单位要求放矿泉水。

①摆放整齐、统一,茶碟右边缘与椅子右边缘在一条直线上。

②课桌式,茶杯摆放横看、竖看、侧看都呈一条直线。

③回字式,茶杯摆放侧看平行、整齐、美观。

④杯碟上边缘与桌边距3—3.5cm,店标朝上。

摆香巾篮

左手端托,右手将香巾篮放于茶碟右侧

香巾篮完好、洁净,左边缘距茶碟2-2.5cm,上边缘距桌边3cm。

摆烟缸

①左手端托,右手将烟缸放于两茶碟中间。

②无烟会场不放烟缸,但要准备吸烟区。

烟缸距桌边1.5-2cm,

标志朝向与会者。

调试音响、

话筒

将话筒分别摆放于主席位、副主席位和发言席(特殊情况按客人要求摆放),调试音响至最佳状态,并试放所要求的音带。

音质好,无噪音,音量适中,所有座位均能听清。

摆指示牌

摆放于大堂及会场门口显眼位置,便于指引客人进入会场。

指示牌庄重大方,

文字表述清楚。

摆席位卡

必须请主办方摆放席位卡。

①席位卡庄重大方,摆放整齐。

③请主办单位反复核对,确保无误。

摆讲台

按客人要求摆放于确当位置。

讲台干净、庄重、无摇晃。

挂会标

按客人要求制会标,挂于合适位置。

文字正确无误,

字迹美观大方。

摆放盆花

及绿色植物

①盆花摆放于主席台上,一般摆放两盆于主席位和副主席位。

②绿色植物放于主席台后,主席台前边缘摆矮小的绿色植物及盆花,会场四周摆放绿色植物。

①盆花及绿色植物新鲜、美观、无枯叶。

②高矮能适合会场环境布置要求。

插旗帜

国旗或党旗或红旗,摆放在主席台后两侧。

旗帜颜色鲜艳、干净、无皱褶。

第4篇 会议服务工作规程办法

会议服务工作程序:

领受任务 会前准备 会前检查 引领登记 会场服务

休会服务会后清理注意事项汇报总结

1、领受任务

(1) 会议名称(2)会议性质(3)与会人数(4)会议期限(5)会议休息时间表 (6)会议活动范围(7)准备内容(8)注意事项

2、会前准备

(1)会标(2)音响(3)主席台(4)茶具饮品(5)登记台(6)签到薄(7)休息安排(8)服务员配备(9)会场清洁(10)接手纪念品、礼品(发放)(11)会场指示牌 (12)礼仪演习彩排

3、会前检查

根据表格列项检查、设备设施、会议物品

4、引领登记

(1)准备大厅指示牌、引领员、电梯引领员、会场引领员、指示牌

(2)登记根据请柬、门票等发放纪念品

5、会场服务

1)主席台香巾、饮品服务、果盘、会场贵宾饮品、香槟服务

2)会场秩序维持服务(清理闲杂人员)

3)清洁服务

4)委托代办服务

5)出会场的引领服务(先生,请问需要帮助吗)

6)应急情况处理(火灾疏散、禁坐电梯、失窃、当事人询问笔录、相关人询问笔录、停电、溢水、电梯停机、急症救护)

6、会后清理

1)撤会议物品,桌椅、餐具

2)清理与会人员遗留物并登记

3)清洁会场

4)撤出带入会场物品

5)查对清理纪念品、礼品

6)检查清理情况

7)关闭动力电器设备

8)服务人员撤出,锁闭会议厅

7、汇报总结

1)向主办方主办人员汇报会议情况,遗留物品,剩余礼品,征求意见,说明情况

2)会后总结专题会(部门经理,会议服务人员参加)

二、会议接待服务标准:

1、服务员上岗前要按规定化妆、修饰,认真整理工装、工牌,仪容仪表端庄、整洁、精神饱满;

2、会前三十分钟准时到达会场;

3、迎宾站立时保持正确站姿,真诚微笑;

4、会场内卫生整洁,会场所需物品摆放整齐、美观;

5、来宾到达时要热情迎候,依次接待;

6、给来宾提供服务要主动、热情、耐心、周到,回答来宾问题要得体、明确;

7、给来宾引位要及时,客人入座后1分钟内需倒上茶水,递上香巾;

8、会议进行中,每隔10――15分钟,及时增添茶水;

9、会议进行中,服务员应站在合适的位置,悉心观察会场状况;

10、送客人时,要及时提醒客人拿好物品,并道“请走好”;

11、会后清理工作要及时、仔细。`