h小区业户沟通工作规程

是什么

h小区业户沟通工作规程旨在规范物业管理团队与小区业主之间的信息交流，确保双方的沟通有效、及时且富有建设性。此规程涵盖了沟通渠道的建立、沟通内容的确定、问题处理的流程以及反馈机制的实施，旨在提升小区管理效率，增进业主满意度。

模板

1. 建立沟通渠道

- 定期会议：每月至少举办一次公开业主大会，讨论小区事务。

- 在线平台：通过微信群、app等数字化工具，实时发布通知，收集业主意见。

- 一对一沟通：设立物业接待日，解决个性化问题。

2. 明确沟通内容

- 服务更新：通报物业维修、绿化、安全等服务的改进与计划。

- 费用通知：提前告知物业费调整、公共设施使用费用等。

- 突发事件处理：及时发布突发事件信息，如停电、停水等，并提供解决方案。

3. 问题处理流程

- 问题接收：业主提出问题后，物业应在24小时内回应。

- 问题分析：评估问题性质，制定解决方案。

- 解决与反馈：实施解决方案，并向业主报告进展，直至问题解决。

4. 实施反馈机制

- 满意度调查：每季度进行业主满意度调查，了解服务改善空间。

- 建议箱：设置匿名建议箱，鼓励业主提出改进建议。

- 投诉处理：设立投诉热线，确保投诉得到妥善处理。

标准

1. 规范性：所有沟通活动应遵循法律法规，尊重业主权益，保持公正透明。

2. 时效性：信息传递应及时，问题处理不得延误，保证业主的知情权和参与权。

3. 有效性：沟通应达到预期效果，确保业主需求被充分理解并得到有效解决。

4. 互动性：鼓励双向沟通，倾听业主声音，促进共识形成。

5. 持续改进：根据反馈调整沟通策略，不断提升服务质量。

h小区业户沟通工作规程的执行需要物业管理团队与业主共同遵守，通过良好的沟通，共同打造和谐宜居的居住环境。规程的实施将有助于提高小区管理的专业化水平，增强业主的归属感和满意度。

h小区业户沟通工作规程范文

小区业户沟通工作规程

一、沟通对象:

所有长住或占住业户,无论性质是住家或企业,均应列为沟通对象。

二、沟通方式:

与顾客沟通的方式和渠道包括但不限于:板报、宣传栏、通知单(如停电、停水通知)、标示、电话、面谈、意见箱、回访、报刊、社区文化活动、信函、调查问卷。

三、沟通内容:

1、业户对小区保安工作和保安员服务态度的意见和建议。

2、业户对小区保洁工作和保洁员服务态度的意见和建议。

3、业户对小区绿化工作和绿化员服务态度的意见和建议。

4、业户对小区维修人员技能、服务态度和维修及时性的意见和建议。

5、业户对小区休闲物品和儿童游乐设施设置的意见和建议。

6、业户对管理人员服务态度和协调处理事物的意见和建议。

7、业户对管理处提供的便民服务的意见和建议。

8、业户的特殊困难和需求。

9、业户对社区文化建设方面的意见和建议。

10、业户其他的意见和建议。

四、要求:

1、有关人员在进行消杀、喷洒药物等作业时,应事先通知顾客,并在作业处树立警示标示。

2、维修性停水(如清洗水箱),停电时,由有关部门以通知单的形式告顾客,以便顾客事先采取相应的措施,避免给顾客的正常生活造成影响。

3、对举办的各种社区文化活动,由管理处在公共张贴海报形式或其他适当形式通知顾客。

4、消防知识、有关法律法规等宣传内容及顾客应注意事项等由管理处张贴在小区宣传栏上,以方便顾客阅读。

5、财务收支报表、问卷调查结果由管理处定期在宣传栏张贴公布。

6、在维修安装过程中,若维修安装服务影响顾客的正常生活或危及其安全,维修人员应发出通知或树立警示标示。

7、对于管理处日常发现的问题,管理处有关人员应通过适当方式及时与业户或业委会沟通,协调解决。

8、各部门相关人员在接收合同过程中,若发现顾客的要求不明确或在合同中没写明时,应通过询问、面谈等方式及时与顾客进行沟通,确保顾客的要求在合同签定前已被清楚了解,并形成文件。

9、在履行合同过程中,不论何种原因导致合同变更,均需及时通知顾客,与顾客协调解决。

10、对处于于公司控制下或使用的顾客财产,当发现其有丢失、损坏或不适用的情况时,有关人员应记录并报告给顾客,必要时协助顾客解决。

11、本程序已规定了了解顾客对公司服务质量的评价意见,包括定期的顾客意见调查和日常顾客意见的接收。

12、对所有有效的顾客投诉,相关部门应及时进行有效的处理,并将处理的有关信息及时知会顾客,确保顾客满意。

13、对于无效投诉,对顾客应予以合耐心的解释。

五、业户访问

1、日常意见征询

1)客户服务主管每月必须访问业户。每月访问业户数量如下:

小区住户数每月访问数量(不含回访且不能重复回访)

≤300不低于已入住户数的4%

>300≤500不低于已入住户数的5%

>500≤800不低于已入住户数的6%

800以上不低于已入住户数的7%

2)每次访问需做好《业户访问记录》,访问人应请求业户在记录上签名,业户拒绝签名的不得强求

3)业户要求反馈意见或建议处理情况的,或访问人认为应当反馈的,当事人应及时将有关信息反馈

2、方式

1)上门访问。

2)在管理处办公室访问。

3)业户在户外休闲时访问。

4)以问卷的形式访问。

5)电话访问。

6)其他适宜的形式。

3、业户访问注意事项:

1)上门访问必须事先与拟访问户预约并按预约的时间上门访问(原则上22:00后不予访问)。

2)访问业户时应态度诚恳,庄重大方。

3有关业户个人隐私的见闻,访问人负保密责任。

4)被访人若谈论他人隐私或其他工作无关的话题,访问人应以适宜的方式结束访问,或设法转移话题。

5)对管理难度较大,配合不积极的业户,访问人应当做细致的工作。

4、意见及建议的处理方式

1)客户服务主管将访问业户记录签署意见后,每月5日前汇总上月记录并做出上月访问业户总结提交管理处主任审阅。

2)管理处主任根据客户服务主管提供的信息,决定是否采纳业户的管理意见和建议,对超出自己权限的问题,在访问业户总结中注明,提交公司客户投诉中心。

5、发放及回收的要求

1)问卷调查以小区为单位,客户服务主管于每年6月、12月将业户问卷送达业户家中,并在15个工作工作日中内回收问卷。

2)问卷发放量是已入住业户数量且每个单元必须发到。

3)问卷回收数量不低于问卷发放量的60%

6、数据处理及分析

1)满意率=[(满意数+基本满意数)/(满意数+基本满意数+不满意数)]×100%

2)问卷的回收量不低于发放数量的60%,每低1个百分点满意率相应降低5个百分点。

3)若业主放弃对项目未作选择或同一项目做出两个或以上的选择则该项目作弃权处理,不参加满意率的统计。

4)根据关键的少数的原则,不不满意项目的累积百分率在80%内的,确定为主要改进事项。

5)对业户的建议进行分析,确定业户的主要需求。

6)客户服务主管于30个工作日内完成问卷统计分析工作,并填写《问卷结果统计表》,报管理处主任审阅。

7、公布

1)对业户问卷调查提出的意见和建议,在发放问卷的30个工作日内将采取的措施公布于管理处的宣传栏内。

2)《问卷调查统计表》原件由管理处保存,复印件交品质管理部。