酒店会议室会议服务工作规程

是什么

酒店会议室会议服务工作规程是指一套详细的操作指南，旨在确保酒店为客户提供高效、专业且无误的会议服务。它涵盖了从预订管理、设施准备到现场服务的全过程，旨在提升客户满意度，树立酒店的专业形象，并优化内部工作流程。

模板

1. 预订管理

- 接收请求：接到会议预订需求后，详细了解会议规模、时间、主题及特殊需求。

- 确认可用性：检查会议室的可用性，避免冲突。

- 提供报价：根据客户需求提供详细的服务报价，包括场地费、设备费、餐饮费等。

- 签订合同：与客户签订书面协议，明确双方责任和权益。

2. 设施准备

- 布置场地：根据会议类型和客户要求进行桌椅布局、装饰及视听设备设置。

- 技术测试：预先测试所有设备，确保音响、投影、网络等正常运行。

- 卫生检查：确保会议室清洁，提供必要的卫生用品。

3. 会议服务

- 签到接待：设立签到台，协助参会人员签到，提供欢迎饮料。

- 现场协调：全程监督会议进程，及时解决突发问题。

- 餐饮服务：按照预定菜单提供茶点、餐食，确保食品安全和口味。

4. 后期跟进

- 客户反馈：会议结束后收集客户反馈，了解服务效果。

- 清理归位：整理场地，恢复原状，准备下一次使用。

- 费用结算：根据合同结算会议费用，提供发票。

标准

- 专业素养：所有工作人员需具备良好的沟通技巧和服务意识，确保专业、礼貌的服务态度。 - 准确性：预订信息、设备配置、餐饮安排等必须准确无误，避免因疏漏导致的不便。 - 灵活性：应对临时更改需求，如调整座位布局、增加设备等，保持服务的灵活性。 - 效率：从预订到服务结束，每个环节都应高效执行，确保会议顺利进行。 - 保密性：尊重客户隐私，保护会议内容不外泄。 - 持续改进：定期评估服务流程，根据客户反馈和行业最佳实践持续优化。

通过严格执行上述规程，酒店能够提供一流的会议服务体验，满足不同客户的需求，提升酒店的市场竞争力。

酒店会议室会议服务工作规程范文

酒店会议室管理及会议服务工作规程

1目的

规范公司会议服务操作,确保树立公司良好形象。

2适用范围

适用于会议室控制管理及对内、对外会议服务工作的管理工作。

3职责

3.1办公室主任负责对会议室及会议服务工作的监督管理。

3.2办公室负责会议室全面管理和受理会议使用部门及顾客的各类会议要求,并负责会场布置,安排会议服务人员。

3.3设备部负责会议室照明、空调、音响等设备、设施的运行、维护工作。

3.4业务部负责会议室开、关门、供水、茶叶、茶杯的供应,协助办公室布置会场和会议室保洁工作。

3.5工程部负责会议室墙面、门窗、锁具等设施的维修、维护工作。

4工作程序

4.1会议室管理

4.1.1使用会议室业务受理

a办公室人员接到用户的《会议申报单》后,根据《会议申报单》的要求(申报部门、申报时间、会议名称、会议室拟用时段、拟开会地点及会议室、参会人数、会议安排意见等)填写《会议受理服务单》。

b根据《会议申报单》内容,办公室人员应立即电话联系会议申报部门及顾客,详细了解会议使用情况及其他要求。

c办公室以《会议申报单》和电话联系的会议使用情况为准,填写《会议受理服务单》,详细写明会议使用部门、联系人、电话、会议事由、注意事项、是否需要会议服务、受理部门、受理时间、经办人、送会议服务单时间、执行部门音响、设备的运行是否需要监护等内容后,立即将《会议受理服务单》送至业务部、设备部。

d业务部针对《会议受理服务单》的内容在会议召开前做好供水、茶叶、茶杯、桌椅等准备工作。

e设备部针对《会议受理服务单》的内容在会议召开前做好照明、空调、音响等准备工作。

4.1.2会场布置及安排

a接用户会议室会场布置要求后,办公室立即联系相关单位、部门,按顾客要求布置会议桌椅;检查会议室清洁、供水是否完备;照明、空调、音响是否能正常运行;及顾客所需的准备会标、座次牌、签到台、花卉、水果、观叶植物、茶叶、纸杯等会议所需物品。

b办公室负责在会议召开前将会场布置完毕,并通知使用会议室的顾客查看会场,按用户要求对会场作出调整以便满足用户要求。

4.2会议室服务工作

4.2.1会议服务

大会议室应提前开门,会议开始前20分钟再次确认;小会议室提前30分钟开门,会议开始前10分钟再次确认。

4.2.2设备部人员必须提前30分钟到达大会议室,开启音响、空调、并保证其正常运行。

4.2.3会议服务人员必须着装整齐、在会议召开前20分钟到达现场;在会议使用中,必须每15分钟倒1次茶水,大会议室召开会议,会务人员不能擅自离开,对会议室出现的紧急情况能做好相应处理,并及时向办公室负责人汇报。

4.2.4会议使用完毕后,会议服务人员应电话通知业务部、设备部负责人对会议室进行清理,并向办公室汇报会议室使用情况,重要会议应向总经理室通报。

4.3办公室负责随时做好会议服务回单的收集、整理工作,检查会议室使用是否正常,如有异常,及时更改、整顿,以利于为业主提供更加完善的服务。

5相关文件及记录

5.1《会议室使用登记表》(lywg/qr―046)

5.2《zz公司会议受理服务单》(lywg/qr―007)