z项目管理中心资料管理作业规程

包括什么内容

1. 资料分类与编码

- 确立资料类别，如设计文档、施工图纸、会议纪要、报告等。

- 设计统一的编码体系，便于检索和归档。

2. 资料收集与整理

- 规定资料来源，确保完整性。

- 定期进行资料整理，保持条理清晰。

3. 资料存储与保管

- 明确存储介质和方式，如电子文档、纸质文件等。

- 建立备份机制，防止数据丢失。

4. 资料借阅与审批

- 制定借阅流程，确保资料安全。

- 设立审批权限，控制敏感信息访问。

5. 资料更新与废弃

- 定期更新过时资料，保持信息时效性。

- 设立废弃标准，及时清理无用资料。

编制指南

1. 制定流程

- 根据项目特性，制定符合实际的资料管理流程。

- 涉及各环节责任人，明确职责。

2. 培训与执行

- 对相关人员进行资料管理培训，确保理解并执行规程。

- 定期检查执行情况，提供反馈与改进意见。

3. 修订与完善

- 针对操作中遇到的问题，适时修订规程。

- 关注行业动态，引入先进管理理念和技术。

复审规定

1. 定期复审

- 每年至少进行一次全面复审，评估规程的有效性。

- 复审期间收集员工建议，纳入修订考虑。

2. 异常情况处理

- 发现规程执行异常，立即启动临时复审。

- 分析原因，调整规程以解决问题。

3. 复审记录

- 保留复审记录，包括复审日期、参与人员、修改内容等。

- 记录可供后续复审参考，持续优化规程。

本规程旨在为z项目管理中心的资料管理工作提供指导，确保资料的安全、完整和高效利用。各相关人员应严格按照规程执行，共同维护良好的资料管理秩序。在实际操作中，如有疑问或建议，应及时向管理层反馈，共同推动规程的完善与发展。

z项目管理中心资料管理作业规程范文

1目的

规范业主档案资料、工程技术资料等重要资料的存档等管理、分类、借阅等工作。

2适用范围

适用于管理中心业主档案资料、工程技术资料等重要资料的管理。

3职责

3.1各部门资料管理人员负责对相关重要资料的收集、整理、存档、出借、保管等工作。

3.2主管负责监督各类资料管理情况,借阅资料的审核等工作。

3.3经理负责监督各类资料的管理、借阅情况,出借资料的审核工作。

4作业流程

4.1资料管理人员负责对开发商提供的工程技术资料(产权资料、竣工图资料、技术资料等重要资料)按工程号及物业号归档,按要求进行资料的整理、保存,并在资料柜上进行标识,使文档方便检阅。

4.2对于经常性使用的工程技术资料,可由工程人员复印一套自行存档,方便日常工作所需。

4.3资料管理人员按物业号对业户入住后的入住文件(包括业户姓名、出生日、性别、身份证复印件、电话等基本资料)、装修资料及日常管理工作等形成的资料进行整理,由客服主管审核后及时归档;建立每户业主档案,永久保存。

4.4公司内部人员如需查阅资料需经相关主管同意后方可查阅,并办理借阅手续,填写《资料借阅登记表》,在资料管理人员指定地点查阅。

4.5外单位人员查阅资料,需有单位介绍信和个人证件经管理中心经理审核并同意后,资料管理人员方可让其办理查阅登记手续,并在指定的地点查阅。

4.6一般情况下,资料不得出借,若需出借或出借当日无法归还的,需经管理中心经理批准同意。

4.7借阅人未及时归还资料的,需及时向其催还资料或办理续借手续。

4.8资料归还后归档,在《资料出借登记表》上注明归还日期及签收人。

4.9建立规范的档案资料室,配备相应的灭火器材;每周对资料室进行打扫,及时更换干燥剂,如发现发霉的资料文件,用干布及时擦拭。

5 相关记录

l《资料借阅/出借登记表》