花园业主档案管理标准作业规程-5

包括什么内容

1. 花园业主档案的定义与分类

2. 档案收集与整理

3. 档案存储与保护

4. 档案检索与利用

5. 档案更新与废弃

6. 信息安全与隐私保护

编制指南

1. 花园业主档案定义与分类：所有花园小区业主的基本信息、物业合同、缴费记录等都应纳入档案，分为基本信息类、交易记录类、服务协议类等子类。

2. 档案收集与整理：收集业主身份证明、购房合同等原始资料，按照业主姓名或房产证号进行归档，保持文件清晰、完整。定期进行档案整理，确保信息准确无误。

3. 档案存储与保护：档案应存放在防火、防潮、防虫设施内，电子档案应加密保存，备份在不同地点，防止数据丢失。定期检查存储环境，确保档案安全。

4. 档案检索与利用：建立电子索引系统，方便快速查找所需档案。业主或内部员工需使用档案时，需经授权并登记，确保档案不被滥用。

5. 档案更新与废弃：业主信息变动时，及时更新档案。过期或不再需要的档案，按照规定程序进行销毁，确保信息时效性。

6. 信息安全与隐私保护：严格遵守相关法律法规，保护业主个人信息不泄露。只有授权人员才能接触敏感档案，违规行为将严肃处理。

复审规定

1. 年度复审：每年至少进行一次全面的档案复审，确认档案完整性，更新过期信息，剔除无效资料。

2. 不定期抽查：管理层可根据需要进行不定期抽查，检查档案管理执行情况，发现问题及时纠正。

3. 岗位培训：新入职员工及档案管理人员须接受档案管理培训，了解并遵守本规程。

4. 反馈机制：鼓励业主及员工对档案管理工作提出建议，对有效反馈进行评估并适时调整管理措施。

5. 修订更新：规程应随法规变化和技术进步适时修订，确保其适用性和有效性。

请注意，此规程旨在提升花园业主档案管理的专业性和效率，确保业主权益，同时也为物业管理提供准确信息支持。实施过程中，务必兼顾合规性与实用性，确保每个环节都能有效执行。

花园业主档案管理标准作业规程-5范文

花园业主档案管理标准作业规程(五)

1.0目的

规范业主档案的管理工作。

2.0适用范围

适用于客户服务中心业主档案的管理。

3.0职责

3.1客户服务中心主管负责监控业主档案保管与跟踪工作。

3.2管理员负责依照本规程具体实施业主档案的保管与跟踪。

4.0程序要点

4.1业主档案内容。

4.1.1经业主签署后的《业主公约》。

4.1.2经业主签署后的《消防安全责任书》。

4.1.3《业主家庭情况登记表》。

4.1.4《物业分户移交验收单》。

4.1.5《业主证领用登记表》。

4.1.6《业主人住验房表》。

4.1.7《装修申请审批表》、签署后的《装修施工承诺表》、《装修安全责任书》、相关图纸及装修施工队资料。

4.1.8《违章处理通知单》及处理结果资料。

4.1.9业主的有关证件复印件。

4.1.10业主产权确认登记(产权证书)。

4.1.11其他应保存的资料。

4.2档案盒(夹)的制作。

4.2.1根据档案盒(夹)的规格准备相应的档案标贴纸。

4.2.2在档案标贴纸上打印出标准黑一号字体的档案类别名称,其格式一般是由组织机构、名称组成,如:

jch-kh-业主档案:表示zz城市花园物业管理有限公司zz城市花园管理处客户服务中心管理的业主档案。

4.2.3将制作好的档案标贴纸贴在档案盒(夹)左侧立面距顶部3cm位置上,并排列在档案柜中。

4.3业主档案袋的制作。

4.3.1准备适量的26cm_34cm左右尺寸的档案袋。

4.3.2将写有栋号、楼层号、房号的标贴纸贴在档案袋封面上。

4.4将业主的有关资料存放在相应的档案袋内。

4.5将各业主的档案袋按栋号、楼层号、房间号的先后顺序排列在档案盒(夹)内。

4.6按档案盒(夹)内的各业主的档案排列顺序将档案有关内容登记在《业主档案目录》内,内容包括:序号、档案编号、业主姓名、入住时间、档案页数、备注等栏目。

4.7业主档案的跟踪。

4.7.1当发生下列情况变化时,客户服务中心队管理员应将变化情况记录在业主档案中:

a)通讯电话联络方式发生变化时;

b)业主发生更替时。

4.7.2业主档案跟踪管理,由客户服务中心队管理员每季度进行一次家庭情况的普查,对拖欠管理费、水电费和其他服务费一个月以上的业主,管理员应至少每隔15天对业主的联系方式跟踪一次。

4.7.3对产权发生变更的业主,管理处应及时为新业主建立业主档案,同时对原业主的档案另置保管,保管期三年。

4.8业主档案属绝密档案,特殊情况如需查阅须报管理处经理批准,经客户服务中心管理员办理登记手续后方可查阅。

4.9业主档案应永久保存。

4.10具备电脑办公系统的可以将各业主资料输人电脑进行管理。

4.11本规程执行情况作为客户服务中心队档案管理员绩效考评的依据之一。

5.0记录

6.0相关支持文件

6.1《档案管理标准作业规程》。