物业公司质量体系文件编码作业规程

包括什么内容

本规程旨在规范物业公司内部质量体系文件的编码管理，确保文件编号的统一性、唯一性和可追溯性，主要内容包括：

1. 文件分类原则：根据文件性质和用途，将文件分为管理类、操作类和技术类。

2. 编码结构：定义文件编码的组成元素，包括部门代码、文件类型代码、顺序号和修订版本号。

3. 编码规则：详细说明每个编码元素的具体取值和使用方法。

4. 文件命名：规定文件的电子版和纸质版命名规则。

5. 文件变更与更新：描述文件编码如何随文件内容变更而调整。

编制指南

1. 确定文件类别：根据文件内容，确定其属于管理、操作或技术类别，相应地分配类别代码。

2. 设定部门代码：为各部门设定唯一的两位字母或数字代码，如“hr”代表人力资源部，“ac”代表会计部。

3. 文件类型代码：为各类文件设定三位字母代码，如“p”表示政策，“p01”表示政策类第一级文件。

4. 顺序号：每个部门和文件类型的文件按照创建时间顺序赋予四位数字顺序号。

5. 修订版本号：文件修订时，增加修订版本号，通常用a、b、c等字母表示，如“v2a”表示第二次修订的第一版。

6. 文件命名：电子版文件名应包含完整编码，纸质版文件应在封面和脊背上标明编码。

复审规定

1. 定期复审：每年至少进行一次全面的文件编码复审，确保编码系统的有效性和适应性。

2. 变更记录：当编码规则或文件分类发生变化时，应及时记录并通知相关人员。

3. 新增文件：新文件编制时，需按照当前编码规则进行编码，避免编码冲突。

4. 废除文件：废除的文件，应保留其编码，注明“作废”状态，以便追溯历史信息。

5. 培训与沟通：定期对员工进行编码系统培训，确保全员理解和遵守编码规则。

本规程的实施旨在提升物业公司的文档管理水平，促进内部沟通效率，提高服务质量。各相关部门应严格遵守，共同维护编码系统的规范性和稳定性。在实际操作中，如有疑问或建议，应及时向上级管理层反馈，以便持续改进和完善。

物业公司质量体系文件编码作业规程范文

物业公司质量体系文件编码标准作业规程

1.0目的

确保公司所有的质量体系文件得到统一的编码,规范文件和资料管理

2.0适用范围

适用于公司质量体系文件和资料,包括资料手册、程序文件、质量计划、作业指导书、质量记录以及被纳入公司质量体系的相关外来文件的编码。

3.0职责

品质部负责质量体系文件和资料编码的归口管理。

4.0程序要点

4.1文件和资料的编码除有行业特殊规定外,均按以下条款规定进行。

4.2文件分类与编码规则。

4.2.1质量手册(采用“qm”作代码)。

编码格式:qm/cd―※※

文件发布年号

公司名称

质量手册代码

4.2.2程序文件(采用“cop”作代码)。

编码格式:cop/cd―※※

文件发布年号

公司名称

质量手册代码

4.2.3质量记录(采用“qr”缩写)。

编码格式:cd/qr―※※―※※

版次

文件发布年号

公司名称

记录代码

4.2.4标准作业规程及作业指导书(采用“wi”作代码)。

编码格式:wi/cd―※※―※※

规程序号

部门代码

公司名称

标准作业规程代码

4.2.5其他文件资料编码。

(1)审核报告(采用“iqr”缩写):

编码格式:×××/iqr―※※―※※

评审年度

评审报告序号

评审报告缩写

公司名称

(2)管理评审报告(采用“mqr”缩写):

编码格式:×××/mqr―※※―※※

评审年度

评审报告序号

评审报告缩写

公司名称

4.3代码。

4.3.1公司代码拼音缩写cd表示。

4.3.2文件和资料名称代码:

质量手册―qm程序文件―cop标准作业规程―wi

质量记录―qr外来文件―ed审核报告―iqr

4.3.3要素号与gb/t19001―2000idtiso9001:2000第4章“质量体系要求”中的条目编号一致。

4.3.4部门代码:

品质/拓展部―pz经营部―jy人事行政部―rz

财务部―cw客服部―kh秩序维护部―zh

工程部―gc景观环境部―jj

4.3.5受控文件:

总经理―01副总经理―02财务部―03行政部―04品质/拓展部―05

经营部―06项目部―07

注:如果一个部门发放的文件超过2份及以上时,应在上述编号后加分编号,例如工程部发放3份文件,则受控编号分别为09―1、09―2、09―3以此类推。

4.4文件条款的编号。

4.4.1文件条款用阿拉伯数字和小写英文字母来表达。

4.4.2文件条款以四个层次为限,分别是条、款、顶、点。

4.5文件标识的识别:

a/0

4.6文件更改状态的识别:

a/0

更改状态识别数字“o”为此页文件首版,以此类推。

5.0记录

5.1《受控文件清单》

6.0相关支持文件