物业公司档案管理标准作业规程

包括什么内容

1. 档案分类与编码：明确各类档案的分类标准，制定统一的编码体系。

2. 档案收集与整理：规定档案的来源、收集方式及整理流程。

3. 档案存储与保护：设定档案的存储环境和保护措施，确保档案的安全与完整。

4. 档案检索与利用：描述档案查询、借阅和复制的程序。

5. 档案保密与安全：强调档案的保密性，规定相关安全措施。

6. 档案的数字化管理：推广电子档案，建立电子化管理平台。

7. 档案的销毁与归档：设定档案的保存期限，规定销毁与归档的程序。

编制指南

1. 制定档案管理政策：依据物业管理法规，结合公司实际，制定全面的档案管理政策。

2. 建立档案管理制度：明确各部门在档案管理工作中的职责，设立专门的档案管理部门。

3. 设计档案管理系统：设计符合业务需求的档案分类、编码、收集、存储、检索、保密、安全、数字化和销毁流程。

4. 培训与指导：定期对员工进行档案管理培训，确保员工了解并遵守相关规定。

5. 定期评估与修订：每年至少进行一次全面的档案管理评估，根据反馈及时修订规程。

复审规定

1. 每年复审：规程每年进行一次全面复审，以确保其与现行法律法规和公司政策的一致性。

2. 不定期调整：当业务发生变化或出现新的管理需求时，应及时对规程进行调整。

3. 复审流程：由档案管理部门发起，各部门参与，提出修改建议，经管理层审批后执行。

4. 记录与存档：复审结果和修改记录应详细记录并归档，以便查阅。

5. 公示与培训：复审后的规程应公示给全体员工，并进行必要的培训，确保全员知悉。

本规程旨在规范物业公司档案管理工作，提高效率，保障信息安全，为公司的日常运营提供有力支持。各环节务必严格执行，确保档案管理工作的标准化与规范化。

物业公司档案管理标准作业规程范文

物业公司档案管理标准作业规程

(五)

1.0目的规范档案的编号、分类、整理、保管及借阅工作。

2. 0适用范围适用于物业管理公司各类档案的管理。

3. 0职责3.1总经理审批档案的借阅申请及销毁清单。

3. 2人事行政部经理监督档案管理的实施工作。

3. 3档案管理员负责档案的日常管理工作。

4.0程序要点

4.1档案的编码。

4.1.1公司、人事行政部编码:

(1)物业管理有限公司编码为:cd(公司名称拼音缩写);

(2)人事行政部编码为:r(人事行政部名称拼音缩写)。

4.1.2部门编码:

(1)人事行政部名称编码为:r

(2)财务部编码为:cw;

(3)客户服务中心编码为:kh;

(4)环境景观部编码为:jj;

(5)工程部编码为:gc;

(6)秩序维护部编码为:h;

(7)品质拓展部编码为:p;

(8)经营部编码为:jy;

4.2档案的分类

4.2.1 档案的分类,按服务性质和查阅方便的角度可分为以下四类:

(1)业主档案,包括:a、经业主签署后的《业主公约》、《前期物业管理服务合同》;

b、经业主签署后的《消防安全责任书》;

c、《业主家庭情况登记表》;

d、《业主物品领用登记表》;

e、《业主入住验房表》;

f、《装修申请审批表》、《装修安全责任书》、装修设计图纸、原始结构平面图及装修施工队资料;

g、《违章处理通知单》及处理结果资料;

h、业主的有关证件复印件;

i、业主产权确认登记(产权证书);

j、其他应保存的业主资料。

(2)工程技术档案,包括:a、物业产权资料(项目开发批准报告、规划许可证、投资许可证、土地使用合同、建设工程开工许可证、用地红线图等);

b、综合竣工验收资料(竣工图:包括总平面布置图、总竖向布置图、建筑、结构、水、暖、电、气、设备、附属工程各专业竣工图及地下管线综合布置竣工图;

建设工程竣工验收证书;

建设消防验收合格证;

公共配套设施综合验收合格证书;

供水合同;

供电协议书、许可证;

供气协议书、许可证;

有线电视合格证;

通信设施合格证;

电梯准用证等);

c、施工设计资料(地质报告书、全套设计图纸、图纸会审记录、设计变更通知单、工程预决算报告书、重要的施工会议纪要、隐蔽工程验收记录、沉降观测记录、其他可能会影响将来管理的原始记录等)。

d、设备出厂合格证;

e、设备使用说明书(要求中文);

f、设备安装、调试报告;

g、保修卡、保修协议;

h、物业接管记录。

i、其他应保存的工程资料。

(3)服务档案,包括:a、设备台账;

b、设备运行记录;

c、设备维修、保养记录;

d、设备更新改造记录;

e、对外经营记录;

f、各部门运作相关记录,业主违章、投诉、报修处理记录,回访记录,有偿服务记录,社区文化活动记录,达标创优记录,其他相关运作记录。

(4)行政档案,包括:a、行政文件:公司日常运行资料(办公用品资料、物资管理文件)、合同文件(采购合同、多种经营合同、物业接管类各种合同、保险类合同等)、来往文书文件(政府下发文件、公司下发文件、各部门平等文件等)、员工人事档案(员工入职、在职、离职期间与其个人相关的各类记录)。

b、管理指导文件:质量体系文件。

c、财务文件:固定资产类资料,会计报表及账册,审计报表及账册等记录。

4.2.2 档案资料的分类原则:要从档案形成的特点和规律出发,符合档案形成的实际情况,保持档案之间的历史联系,它应具有思想性、科学性、排他性和伸缩性。

4.3立卷与编制目录。

4.3.1 立卷:就是按照单份文件相互之间的联系和价值大小组合成案卷。

档案管理员按以上分类方法,用档案盒(或文件夹)将档案分别立卷。

(1)根据档案(或文件夹)的规格准备相应的档案标贴纸。

(2)在档案标贴纸上打印出标准黑1号字体的档案类别名称,其格式一般是由组织机构、名称组成,如:物业管理有限公司员工人事档案:※※※―r―员工档案;

物业管理有限公司财务部报表:※※※―cw―报表;

物业管理人事行政部客户服务中心档案:※※※―kh―运作档案。

(3)将制作好的档案标贴纸贴在档案盒(或文件夹)左侧立面距顶部3厘米位置处,并排列在档案柜中。

(4)将需归档的资料按其所属类别及入档时间先后顺序存放于相应档案盒(或文件夹)内。

4.3.2 制目录:

(1)档案管理员在档案盒内首页位置准备活页《档案目录》;

(2)每一份档案在归档时,均需将该份档案登记在《档案目录》(内容包括:序号、文件编号、文件标题、页数、发文单位、发文日期、接收日期、归档编号、备注等项目)中,以便查阅。

4.4档案的保管期限。

4.4.1档案的保管期限分为永久保存、定期保存两种。

4.4.2各部门负责人应依据部门工作情况及其部门有关规程,对档案的保存价值进行鉴定及标注。

4.5档案的保管。

4.5.1 档案保管的工作任务是:

(1)便于查阅;

(2)保证档案的安全;

(3)防止档案的损坏;

(4)采取修复技术,延长档案寿命。

4.5.2 档案保管的责任部门:

(1)财务部保管财务档案;

(2)人事行政部保管公司管理运作档案、设备档案、工程档案、往来文书档案(公司部分)、合同档案、员工人事档案;

(3)品质拓展部保管iso9000质量体系文件、资料、质量记录和员工绩效考评档案;

(4)人事行政部行政内勤保管人事行政部往来文书档案;

(5)项目部保管本项目工程技术、业主、服务、行政档案;

4.5.3 档案的保管程序:

(1)各职能部门将需保管的资料经文书处理程序后,移交给档案管理员;

(2)档案管理员将该资料登记在《档案目录》中,归入相应案卷并统一编号;

(3)档案管理员定期将《档案目录》输入电脑,以便查询;

(4)档案原则上保管原件。

4.6档案的密级

4.6.1 档案的密级分为三级:绝密、机密、普通。

(1)绝密档案包括:合同、业主档案、公司重大经营、管理、决策形成的档案、财务类档案、其他属绝密的档案。

(2)机密档案包括:员工人事档案、iso9000质量体系文件、重要的会议记录(纪要)、物业管理运作档案和其他属机密的档案。

(3)普通档案包括:设备档案,如运行维修记录;

工程档案,如工程图纸;

计划总结、通知、通告等普通性文件及其他不属于绝密及机密的档案。

4.7档案的查阅权限

4.7.1 总经理可查阅公司所有档案。

4.7.2 副总经理(总经理助理)可查阅分管工作的档案。

4.7.3 部门负责人可查阅该部门所有档案。

4.7.4 其他人员根据审批查阅有关档案。

4.8档案的查阅/借阅/复制。

4.8.1 查阅/借阅/复制人到档案室在《文件查阅/借阅/复制登记表》中登记。

4.8.2 档案管理员审核其查(借)阅资格。

(1)权限内经授权(审批)的按正常手续办理。

(2)权限外的机密(含)级以上档案,由档案管理员开具《档案查阅/借阅/复制审批单》给查阅人办理审批手续:属部门(财务类除外)的档案,由部门负责人审批;

属人事行政部的档案,由人事行政部经理审批;

属公司的档案,由总经理审批;

财务类的档案也应由总经理审批。

4.9在档案归还日期前,档案管理员应督促借阅人将档案完好交还档案室。

4.10须复制档案的,绝密档案报总经理审批;

机密档案由分管该项工作的副总经理审批;

普通档案由部门负责人审批。

4.11档案的销毁。

4.1

1.1超过保管期限的档案,由档案管理员依据档案的保管期限(详见各部门规程)每年编制销毁计划及清单,报人事行政部、公司经理审核。

4.1

1.2人事行政部/公司部门经理审核无误后报总经理审批。

4.1

1.3总经理审批同意后由人事行政部/公司指定三名监销人员(档案管理员、公司文员、人事行政部文员)将超过保存期限的档案销毁。

4.1

1.4监销人员确认销毁文件无误签字后,选择安全地点销毁档案。

5.0相关记录表格

5.1《文件借阅/复制登记表》文件编码:

5.3《文件销毁申请单》文件编码:

5.4《外来文件台账》文件编码:

5.5《合同台账》文件编码:6.0

第2篇 物业公司档案管理标准作业规程5

物业公司档案管理标准作业规程(五)

1.0目的

规范档案的编号、分类、整理、保管及借阅工作。

2.0适用范围

适用于物业管理公司各类档案的管理。

3.0职责

3.1总经理审批档案的借阅申请及销毁清单。

3.2人事行政部经理监督档案管理的实施工作。

3.3档案管理员负责档案的日常管理工作。

4.0程序要点

4.1档案的编码。

4.1.1公司、人事行政部编码:

(1)物业管理有限公司编码为:cd(公司名称拼音缩写);

(2)人事行政部编码为:rz(人事行政部名称拼音缩写)。

4.1.2部门编码:

(1)人事行政部名称编码为:rz

(2)财务部编码为:cw;

(3)客户服务中心编码为:kh;

(4)环境景观部编码为:jj;

(5)工程部编码为:gc;

(6)秩序维护部编码为:zh;

(7)品质拓展部编码为:pz;

(8)经营部编码为:jy;

4.2档案的分类

4.2.1档案的分类,按服务性质和查阅方便的角度可分为以下四类:

(1)业主档案,包括:

a、经业主签署后的《业主公约》、《前期物业管理服务合同》;

b、经业主签署后的《消防安全责任书》;

c、《业主家庭情况登记表》;

d、《业主物品领用登记表》;

e、《业主入住验房表》;

f、《装修申请审批表》、《装修安全责任书》、装修设计图纸、原始结构平面图及装修施工队资料;

g、《违章处理通知单》及处理结果资料;

h、业主的有关证件复印件;

i、业主产权确认登记(产权证书);

j、其他应保存的业主资料。

(2)工程技术档案,包括:

a、物业产权资料(项目开发批准报告、规划许可证、投资许可证、土地使用合同、建设工程开工许可证、用地红线图等);

b、综合竣工验收资料(竣工图:包括总平面布置图、总竖向布置图、建筑、结构、水、暖、电、气、设备、附属工程各专业竣工图及地下管线综合布置竣工图;建设工程竣工验收证书;建设消防验收合格证;公共配套设施综合验收合格证书;供水合同;供电协议书、许可证;供气协议书、许可证;有线电视合格证;通信设施合格证;电梯准用证等);

c、施工设计资料(地质报告书、全套设计图纸、图纸会审记录、设计变更通知单、工程预决算报告书、重要的施工会议纪要、隐蔽工程验收记录、沉降观测记录、其他可能会影响将来管理的原始记录等)。

d、设备出厂合格证;

e、设备使用说明书(要求中文);

f、设备安装、调试报告;

g、保修卡、保修协议;

h、物业接管记录。

i、其他应保存的工程资料。

(3)服务档案,包括:

a、设备台账;

b、设备运行记录;

c、设备维修、保养记录;

d、设备更新改造记录;

e、对外经营记录;

f、各部门运作相关记录,业主违章、投诉、报修处理记录,回访记录,有偿服务记录,社区文化活动记录,达标创优记录,其他相关运作记录。

(4)行政档案,包括:

a、行政文件:公司日常运行资料(办公用品资料、物资管理文件)、合同文件(采购合同、多种经营合同、物业接管类各种合同、保险类合同等)、来往文书文件(政府下发文件、公司下发文件、各部门平等文件等)、员工人事档案(员工入职、在职、离职期间与其个人相关的各类记录)。

b、管理指导文件:质量体系文件。

c、财务文件:固定资产类资料,会计报表及账册,审计报表及账册等记录。

4.2.2档案资料的分类原则:要从档案形成的特点和规律出发,符合档案形成的实际情况,保持档案之间的历史联系,它应具有思想性、科学性、排他性和伸缩性。

4.3立卷与编制目录。

4.3.1立卷:就是按照单份文件相互之间的联系和价值大小组合成案卷。档案管理员按以上分类方法,用档案盒(或文件夹)将档案分别立卷。

(1)根据档案(或文件夹)的规格准备相应的档案标贴纸。

(2)在档案标贴纸上打印出标准黑1号字体的档案类别名称,其格式一般是由组织机构、名称组成,如:

物业管理有限公司员工人事档案:※※※―rz―员工档案;

物业管理有限公司财务部报表:※※※―cw―报表;

物业管理人事行政部客户服务中心档案:※※※―kh―运作档案。

(3)将制作好的档案标贴纸贴在档案盒(或文件夹)左侧立面距顶部3厘米位置处,并排列在档案柜中。

(4)将需归档的资料按其所属类别及入档时间先后顺序存放于相应档案盒(或文件夹)内。

4.3.2制目录:

(1)档案管理员在档案盒内首页位置准备活页《档案目录》;

(2)每一份档案在归档时,均需将该份档案登记在《档案目录》(内容包括:序号、文件编号、文件标题、页数、发文单位、发文日期、接收日期、归档编号、备注等项目)中,以便查阅。

4.4档案的保管期限。

4.4.1档案的保管期限分为永久保存、定期保存两种。

4.4.2各部门负责人应依据部门工作情况及其部门有关规程,对档案的保存价值进行鉴定及标注。

4.5档案的保管。

4.5.1档案保管的工作任务是:

(1)便于查阅;

(2)保证档案的安全;

(3)防止档案的损坏;

(4)采取修复技术,延长档案寿命。

4.5.2档案保管的责任部门:

(1)财务部保管财务档案;

(2)人事行政部保管公司管理运作档案、设备档案、工程档案、往来文书档案(公司部分)、合同档案、员工人事档案;

(3)品质拓展部保管iso9000质量体系文件、资料、质量记录和员工绩效

考评档案;

(4)人事行政部行政内勤保管人事行政部往来文书档案;

(5)项目部保管本项目工程技术、业主、服务、行政档案;

4.5.3档案的保管程序:

(1)各职能部门将需保管的资料经文书处理程序后,移交给档案管理员;

(2)档案管理员将该资料登记在《档案目录》中,归入相应案卷并统一编号;

(3)档案管理员定期将《档案目录》输入电脑,以便查询;

(4)档案原则上保管原件。

4.6档案的密级

4.6.1档案的密级分为三级:绝密、机密、普通。

(1)绝密档案包括:合同、业主档案、公司重大经营、管理、决策形成的档案、财务类档案、其他属绝密的档案。

(2)机密档案包括:员工人事档案、iso9000质量体系文件、重要的会议记录(纪要)、物业管理运作档案和其他属机密的档案。

(3)普通档案包括:设备档案,如运行维修记录;工程档案,如工程图纸;计划总结、通知、通告等普通性文件及其他不属于绝密及机密的档案。

4.7档案的查阅权限

4.7.1总经理可查阅公司所有档案。

4.7.2副总经理(总经理助理)可查阅分管工作的档案。

4.7.3部门负责人可查阅该部门所有档案。

4.7.4其他人员根据审批查阅有关档案。

4.8档案的查阅/借阅/复制。

4.8.1查阅/借阅/复制人到档案室在《文件查阅/借阅/复制登记表》中登记。

4.8.2档案管理员审核其查(借)阅资格。

(1)权限内经授权(审批)的按正常手续办理。

(2)权限外的机密(含)级以上档案,由档案管理员开具《档案查阅/借阅/复制审批单》给查阅人办理审批手续:属部门(财务类除外)的档案,由部门负责人审批;属人事行政部的档案,由人事行政部经理审批;属公司的档案,由总经理审批;财务类的档案也应由总经理审批。

4.9在档案归还日期前,档案管理员应督促借阅人将档案完好交还档案室。

4.10须复制档案的,绝密档案报总经理审批;机密档案由分管该项工作的副总经理审批;普通档案由部门负责人审批。

4.11档案的销毁。

4.11.1超过保管期限的档案,由档案管理员依据档案的保管期限(详见各部门规程)每年编制销毁计划及清单,报人事行政部、公司经理审核。

4.11.2人事行政部/公司部门经理审核无误后报总经理审批。

4.11.3总经理审批同意后由人事行政部/公司指定三名监销人员(档案管理员、公司文员、人事行政部文员)将超过保存期限的档案销毁。

4.11.4监销人员确认销毁文件无误签字后,选择安全地点销毁档案。

5.0相关记录表格

5.1《文件借阅/复制登记表》文件编码:

5.3《文件销毁申请单》文件编码:

5.4《外来文件台账》文件编码:

5.5《合同台账》文件编码: