物业公司文书管理标准作业规程

包括什么内容

1. 文书分类与编码：确立各类文书的分类标准，如行政文件、财务文件、客户服务文件等，并为每类文书设定唯一的编码体系。

2. 文书收发管理：规定文书的接收、登记、分发流程，确保信息及时传递。

3. 文书存储与保管：制定纸质及电子文档的存储方式、期限、检索机制，确保信息安全。

4. 文书借阅与复制：设定借阅权限、申请流程和复制规定，防止信息泄露。

5. 文书销毁：明确不再需要的文书的销毁程序，遵循保密原则。

6. 文书归档与备份：规范文书的归档流程，定期进行电子备份，以防数据丢失。

7. 文书安全与保密：强化员工对文书安全的意识，明确保密责任。

编制指南

1. 制定流程：依据公司业务特点，制定符合实际需求的文书管理流程，确保操作简便、高效。

2. 明确职责：界定各部门在文书管理中的角色和责任，确保职责清晰。

3. 培训员工：对全体员工进行文书管理规定的培训，提升执行能力。

4. 持续改进：定期评估规程执行效果，根据反馈调整优化。

5. 法规遵从：确保规程符合相关法律法规，避免合规风险。

复审规定

1. 定期复审：每年至少进行一次全面的文书管理规程复审，以适应公司发展变化。

2. 异常调整：在遇到新的业务需求或法规变更时，应及时修订规程。

3. 复审参与：由文书管理负责人主导，相关部门参与，确保复审的全面性和准确性。

4. 记录留存：复审过程及结果应详细记录，以便追踪和参考。

5. 变更通知：规程变动后，应及时通知全体员工，确保执行的一致性。

本规程旨在建立一套有序、安全的物业公司文书管理体系，通过规范化的操作，提升工作效率，保障信息的安全与保密。各环节的执行需严格遵守，以实现文书管理的标准化和专业化。

物业公司文书管理标准作业规程范文

物业公司文书管理标准作业规程

(四)

1.0目的规范文件分类、编号、拟制、审批、用印、收发处理工作。

2. 0适用范围适用于物业公司及下属项目、部门的文书管理工作。

3. 0职责3.1总经理负责所有发文审批。

3. 2部门经理负责本部门文件的拟制与审核。

3. 3人事行政部负责公司文件格式及内容的审核打印、文号管理、用印管理、。

收发及归档工作。

4.0程序要点

4.1公文格式。

4.1.1公文种类。

(1)按《国家行政公文管理与处理办法》有关规定要求,常用行政文书包括:命令、指令;

决定(决议);

指示;

公告、通告(布告);

通知;

通报;

请示;

批复;

函;

会议纪要;

计划;

总结。

(2)根据物业管理特点,可引入以下文件类别:上行文:请示、报告、计划、总结;

下行文:批复、决定、通知、通告、通报;

平行文:函、会议纪要。

4.1.2文件标题:

(1)行政发文统一使用以上文件类别,字间距要适当,以清晰、美观为原则;

(2)标题统一使用2号黑体字,放在公文纸间隔线以下,文号上方居中位置。

4.1.3发文字号:简称文号,包括机关代字、年号和顺序号三项内容:

(1)根据发文顺序及发文时间对文件编号。

(2)物业管理公司文号作为以下统一规定。

物业公司文号:如:昌达物发[2022]15号,是指物业管理公司2023年所发的公司第15个文件。

(3)文号统一使用5号宋体字,放在文件标题下一行的偏右位置。

(4)公司文号由人事行政部统一管理。

(5)其他部门发文部门需到人事行政部登记领取文号后,方可发文。

4.1.4秘密等级和紧急程度,用来确定公文发送方式及办理速度:

(1)普通文件不加注明;

(2)秘密文件必须在文件的左上角位置注明“秘密”字样;

(3)急件必须在文件的左上角位置注明“急件”字样;

(4)为示区别,一般用红色字体进行标注,统一使用2号宋体字。

4.1.5主送机关:是指用来处理或答复公文中有关问题和有关事项的机关;

4.1.6应放在文号下方,正文之上,专行顶格,结尾用“冒号”;

4.1.7主送机关不止一个时,要按其机关级别的高低、职权范围大小依次排列,中间用“顿号”隔开;

4.1.8根据文件内容量,一般选择使用4号或小4号宋体字。

4.1.9正文:是文件的主体部分。

文件制发的目的和根据,讲述什么事情,解决什么问题以及办法和要求,都要在正文中阐述清楚:

(1)正文文字一律自左而右横排;

(2)要合理地划分段落、正确使用标点符号,每段开头空两个字;

(3)正文字体与主送保持一致。

4.1.9 :通常指随正文发出的补充说明

(1)如果该文件有 的,应在正文之下、机关落款的左上侧,专行空两格注明“ :______”字样;

如果 较多,还须编上序号

1、2、3……末尾用分号,最后一个 用句号结束;

文件无 的无须注明;

(2)要写明 的全称;

(3) 字体与正文相同。

4.1.10落款:指发文单位全称或规范化的简称。

以总经理的名义发出的,要用负责人姓名(前面冠以职务身份)署名:

(1)落款一般放在正文(或 标记)的右下角,相当于书信中具名的位置;

(2)如果正文恰好占满全页,落款必须放在另页空白纸上时,并在其上面加注一行“(此页无正文)”字样;

(3)落款字体与正文相同。

4.1.11日期:

(1)一般应写发文日期;

(2)会议通过的文件应写会议通过的日期;

(3)重要的文件应写签发的日期;

(4)日期的字体与正文相同,放在落款下面正下方位置。

4.1.12盖章:是发文机关对文件负责的标志,是文件合法生效的标志,一般情况下文件都应加盖印章(单位经理署名除外):

(1)盖章应在公文打印校对完之后进行,由管理印章的工作人员经手并登记;

(2)印章应盖在落款和 日中间,即“骑年盖月”位置。

4.1.13公文文尾:指落款以下的页面部分,位于末页下端,包括:抄送机关、印刷机关、印刷时间和印刷份数等内容:

(1)公文文尾与文件日期中间应有间隔,一般需用一直线分割以示区别;

(2)公文文尾字体与正文相同,另行顶格;

(3)抄送机关是协助或配合主送机关执行任务或需要知道文件内容的机关。

对上级机关的抄送叫抄报。

先写抄报机关,再写抄送机关;

(4)印刷时间指开印的时间,印刷机关和印刷时间排在一行,通常用两条黑色横线夹住,与版头遥相呼应;

(5)印刷份数指的是印刷的总份数,位于底线的偏右侧位置。

4.2发文办理:包括交拟、拟议、撰写、审核、签发、装订、盖印、发放等工作。

4.2.1 交拟和拟议

(1)经理将撰写文书的任务和意图明确具体交代给负责草拟文稿的具体部门或人员。

(2)拟稿人员接受任务后,对所要撰写的文书进行酝酿和构思:深入领会意图,掌握其精神实质;

注意提炼观点,选择材料;

安排文稿的结构、搭好文件的骨架;

如对原交拟意图不清或需有重大修正时,须征得交拟人同意,不可擅自做主。

4.2.2 撰写和审核(正规文件须打印,一般情况下,人事行政部负责打印,拟稿人进行校对)。

(1)拟稿人在拟议的基础上,按照拟议的设计撰写文稿,撰写时应注意:不与国家法律、法规相违背;

把握各种文书的特点、规律和写作方法;

坚持观点与材料相统一。

(2)交拟人对拟稿人的文件进行审核:审查文稿内容,看其主旨是否符合交拟原意,是否违法;

所提的任务、措施或方法是否切实可行;

所规定的步骤和期限是否恰当;

主送和抄送单位规定的是否恰当;

文字中的引语、事例、数字以及专用术语是否正确。

(3)公司主管经理或人事行政部经理审核文件以下内容:文稿体式和格式是否完备、规范;

所用文种和名义是否恰当;

文字表达是否通顺、清晰、严密,符合标准的,附上《发文审批表》交拟稿部门签署后报总经理审批;

不符合的退回拟稿部门。

4.2.3 签发:总经理对签发的文件负有完全责任,应本着负责精神,仔细阅读文稿,实事求是地拟写批语。

同意签发的,注明“同意发文”字样后按正常手续办理;

不同意的写出具体意见返还人事行政部重新撰写。

4.2.4 盖章和发放:

(1)盖章部门管理人员依据总经理签准的意见加印:总经理未签准的公文一律不能盖章;

盖章的份数严格按照文件要求印发的份数要求盖章;

须将盖章文件至少保留一份存档(对特殊约定的按约定处理);

对一页以上的重要文件还须加盖骑缝印章。

(2)发放:发放(装封和发送)工作要迅速、准确、安全:发文登记:由人事行政部将要发放的文件进行登记后,依据发送范围(包括:主送单位、抄报部门、抄送部门)填写《文件发放登记表》;

采用快捷方式(电子邮件、信件或亲自送达)发放文件,并落实收到情况;

将发放情况登记在《文件发放登记表》中;

次年二月底将当年的《文件发放登记表》与所发文件底稿移交档案室保管;

重要文件接收方需签收。

4.3收文办理:包括:收拆、登记、拟办、批办、承办、催办、归档等工作。

4.3.1 收拆:指文书的收到和拆封。

(1)公司或人事行政部为收拆工作的主要部门。

(2)凡封套上写明给本机关或办公室收启的文件由人事行政部拆封;

写明由人事行政部收启的人事行政部拆封;

写明为具体部门或具体人收启的信,由收信部门/人拆封,拆封时应注意:检查信封内文件是否齐全,发现问题,要做出必要的记载和及时处理;

取净封内的文件及 ,注意保持封套和文件的完好;

急件拆封后要立即登记分送,密件一般交由部门经理拆封。

4.3.2 归档:文件办理完毕后,由人事行政部按有关规定办理归档工作。

5.0相关记录表格

5.1《文件审批笺》文件编码: cd/r/qr/018

5.1《文件更改申请单》 文件编码: cd/r/qr/019

5.1《文件发放登记表》 文件编码: cd/r/qr/020

5.2《文件借阅/复制登记表》文件编码: cd/p/qr/0216.0相关支持性文件

6.1《国家行政公文管理与处理办法》

第2篇 物业公司文书管理标准作业规程4

物业公司文书管理标准作业规程(四)

1.0目的

规范文件分类、编号、拟制、审批、用印、收发处理工作。

2.0适用范围

适用于物业公司及下属项目、部门的文书管理工作。

3.0职责

3.1总经理负责所有发文审批。

3.2部门经理负责本部门文件的拟制与审核。

3.3人事行政部负责公司文件格式及内容的审核打印、文号管理、用印管理、。收发及归档工作。

4.0程序要点

4.1公文格式。

4.1.1公文种类。

(1)按《国家行政公文管理与处理办法》有关规定要求,常用行政文书包括:命令、指令;决定(决议);指示;公告、通告(布告);通知;通报;请示;批复;函;会议纪要;计划;总结。

(2)根据物业管理特点,可引入以下文件类别:

上行文:请示、报告、计划、总结;

下行文:批复、决定、通知、通告、通报;

平行文:函、会议纪要。

4.1.2文件标题:

(1)行政发文统一使用以上文件类别,字间距要适当,以清晰、美观为原则;

(2)标题统一使用2号黑体字,放在公文纸间隔线以下,文号上方居中位置。

4.1.3发文字号:简称文号,包括机关代字、年号和顺序号三项内容:

(1)根据发文顺序及发文时间对文件编号。

(2)物业管理公司文号作为以下统一规定。

物业公司文号:如:昌达物发[2000]15号,是指物业管理公司2000年所发的公司第15个文件。

(3)文号统一使用5号宋体字,放在文件标题下一行的偏右位置。

(4)公司文号由人事行政部统一管理。

(5)其他部门发文部门需到人事行政部登记领取文号后,方可发文。

4.1.4秘密等级和紧急程度,用来确定公文发送方式及办理速度:

(1)普通文件不加注明;

(2)秘密文件必须在文件的左上角位置注明“秘密”字样;

(3)急件必须在文件的左上角位置注明“急件”字样;

(4)为示区别,一般用红色字体进行标注,统一使用2号宋体字。

4.1.5主送机关:是指用来处理或答复公文中有关问题和有关事项的机关;

4.1.6应放在文号下方,正文之上,专行顶格,结尾用“冒号”;

4.1.7主送机关不止一个时,要按其机关级别的高低、职权范围大小依次排列,中间用“顿号”隔开;

4.1.8根据文件内容量,一般选择使用4号或小4号宋体字。

4.1.9正文:是文件的主体部分。文件制发的目的和根据,讲述什么事情,解决什么问题以及办法和要求,都要在正文中阐述清楚:

(1)正文文字一律自左而右横排;

(2)要合理地划分段落、正确使用标点符号,每段开头空两个字;

(3)正文字体与主送保持一致。

4.1.9附件:通常指随正文发出的补充说明

(1)如果该文件有附件的,应在正文之下、机关落款的左上侧,专行空两格注明“附件:×××”字样;如果附件较多,还须编上序号1、2、3……末尾用分号,最后一个附件用句号结束;文件无附件的无须注明;

(2)要写明附件的全称;

(3)附件字体与正文相同。

4.1.10落款:指发文单位全称或规范化的简称。以总经理的名义发出的,要用负责人姓名(前面冠以职务身份)署名:

(1)落款一般放在正文(或附件标记)的右下角,相当于书信中具名的位置;

(2)如果正文恰好占满全页,落款必须放在另页空白纸上时,并在其上面加注一行“(此页无正文)”字样;

(3)落款字体与正文相同。

4.1.11日期:

(1)一般应写发文日期;

(2)会议通过的文件应写会议通过的日期;

(3)重要的文件应写签发的日期;

(4)日期的字体与正文相同,放在落款下面正下方位置。

4.1.12盖章:是发文机关对文件负责的标志,是文件合法生效的标志,一般情况下文件都应加盖印章(单位经理署名除外):

(1)盖章应在公文打印校对完之后进行,由管理印章的工作人员经手并登记;

(2)印章应盖在落款和年月日中间,即“骑年盖月”位置。

4.1.13公文文尾:指落款以下的页面部分,位于末页下端,包括:抄送机关、印刷机关、印刷时间和印刷份数等内容:

(1)公文文尾与文件日期中间应有间隔,一般需用一直线分割以示区别;

(2)公文文尾字体与正文相同,另行顶格;

(3)抄送机关是协助或配合主送机关执行任务或需要知道文件内容的机关。对上级机关的抄送叫抄报。先写抄报机关,再写抄送机关;

(4)印刷时间指开印的时间,印刷机关和印刷时间排在一行,通常用两条黑色横线夹住,与版头遥相呼应;

(5)印刷份数指的是印刷的总份数,位于底线的偏右侧位置。

4.2发文办理:包括交拟、拟议、撰写、审核、签发、装订、盖印、发放等工作。

4.2.1交拟和拟议

(1)经理将撰写文书的任务和意图明确具体交代给负责草拟文稿的具体部门或人员。

(2)拟稿人员接受任务后,对所要撰写的文书进行酝酿和构思:

深入领会意图,掌握其精神实质;

注意提炼观点,选择材料;

安排文稿的结构、搭好文件的骨架;

如对原交拟意图不清或需有重大修正时,须征得交拟人同意,不可擅自做主。

4.2.2撰写和审核(正规文件须打印,一般情况下,人事行政部负责打印,拟稿人进行校对)。

(1)拟稿人在拟议的基础上,按照拟议的设计撰写文稿,撰写时应注意:

不与国家法律、法规相违背;

把握各种文书的特点、规律和写作方法;

坚持观点与材料相统一。

(2)交拟人对拟稿人的文件进行审核:

审查文稿内容,看其主旨是否符合交拟原意,是否违法;

所提的任务、措施或方法是否切实可行;

所规定的步骤和期限是否恰当;

主送和抄送单位规定的是否恰当;

文字中的引语、事例、数字以及专用术语是否正确。

(3)公司主管经理或人事行政部经理审核文件以下内容:

文稿体式和格式是否完备、规范;

所用文种和名义是否恰当;

文字表达是否通顺、清晰、严密,符合标准的,附上《发文审批表》交拟稿部门签署后报总经理审批;不符合的退回拟稿部门。

4.2.3签发:总经理对签发的文件负有完全责任,应本着负责精神,仔细阅读文稿,实事求是地拟写批语。同意签发的,注明“同意发文”字样后按正常手续办理;不同意的写出具体意见返还人事行政部重新撰写。

4.2.4盖章和发放:

(1)盖章部门管理人员依据总经理签准的意见加印:

总经理未签准的公文一律不能盖章;

盖章的份数严格按照文件要求印发的份数要求盖章;

须将盖章文件至少保留一份存档(对特殊约定的按约定处理);

对一页以上的重要文件还须加盖骑缝印章。

(2)发放:发放(装封和发送)工作要迅速、准确、安全:

发文登记:由人事行政部将要发放的文件进行登记后,依据发送范围(包括:主送单位、抄报部门、抄送部门)填写《文件发放登记表》;

采用快捷方式(电子邮件、信件或亲自送达)发放文件,并落实收到情况;

将发放情况登记在《文件发放登记表》中;

次年二月底将当年的《文件发放登记表》与所发文件底稿移交档案室保管;

重要文件接收方需签收。

4.3收文办理:

包括:收拆、登记、拟办、批办、承办、催办、归档等工作。

4.3.1收拆:指文书的收到和拆封。

(1)公司或人事行政部为收拆工作的主要部门。

(2)凡封套上写明给本机关或办公室收启的文件由人事行政部拆封;写明由人事行政部收启的人事行政部拆封;写明为具体部门或具体人收启的信,由收信部门/人拆封,拆封时应注意:

检查信封内文件是否齐全,发现问题,要做出必要的记载和及时处理;

取净封内的文件及附件,注意保持封套和文件的完好;

急件拆封后要立即登记分送,密件一般交由部门经理拆封。

4.3.2归档:

文件办理完毕后,由人事行政部按有关规定办理归档工作。

5.0相关记录表格

5.1《文件审批笺》 文件编码: cd/rz/qr/018

5.1《文件更改申请单》 文件编码: cd/rz/qr/019

5.1《文件发放登记表》 文件编码: cd/rz/qr/020

5.2《文件借阅/复制登记表》文件编码: cd/pz/qr/021

6.0相关支持性文件