物业公司文件档案资料管理规程

有哪些

物业公司文件档案资料管理规程

一、文件档案分类

1. 法规政策类：包括国家及地方的物业管理法规、政策文件。

2. 合同协议类：涵盖物业服务合同、租赁合同、外包服务合同等。

3. 运营管理类：日常运营报告、财务报表、客户服务记录等。

4. 工程技术类：设施设备图纸、维修保养记录、工程改造方案等。

5. 人力资源类：员工档案、培训记录、考勤记录等。

6. 安全保卫类：应急预案、安全检查记录、监控录像等。

模板

1. 文件编码规则：采用“类别-年份-顺序号”格式，如“f-2022-001”代表2022年的第一份法规政策文件。

2. 档案盒标签：包含档案名称、起止日期、盒内文件数量等信息。

3. 文件封面：包含文件名称、编制日期、编制人、审核人、批准人等字段。

4. 文件归档单：记录文件的基本信息、存档日期、保管期限等。

5. 文件销毁清单：列出待销毁文件的名称、编号、销毁原因和审批人签名。

标准

1. 文件收集：确保所有业务活动产生的文件及时收集，无遗漏。

2. 文件整理：分类明确，编号有序，便于检索。

3. 文件存储：使用防火、防潮、防虫设施，定期检查环境条件。

4. 文件借阅：设立借阅登记，严格控制外借，确保文件安全。

5. 文件更新：及时更新过期或修订的文件，确保信息准确性。

6. 文件保存期限：依据法律法规和公司规定设定文件保存年限。

7. 文件销毁：过期文件需经审批后销毁，销毁过程应有记录。

8. 电子文档管理：同步维护纸质文件的电子版，便于备份和检索。

9. 培训与执行：定期对员工进行档案管理培训，确保规范执行。

10. 内部审计：定期进行内部审计，评估档案管理的有效性和合规性。

通过以上规程，物业公司能有效管理和保护文件档案资料，确保信息的安全、完整和高效利用，为公司的运营决策提供有力支持。

物业公司文件档案资料管理规程范文

物业公司文件、档案资料管理规程

1目的

规范分公司档案资料的管理工作。

2适用范围

适用于分公司所有档案资料的管理工作。

3职责

3.1行政部负责分公司的文件、资料的打印、归类、发放及登记工作,并保存分公司在管理服务活动中形成的各类档案。

3.2各部门负责管理本部门在管理服务活动中形成的各类档案。

3.3分公司总经理负责上报分公司文件、对外公开文件的发放审批工作。

3.4分公司总经理负责审批已过保存期档案资料的销毁工作。

4实施程序

4.1归档保存的文件

4.1.1分公司在管理服务或公务活动中形成的工作计划、外来文件、报告、质量记录及与工作有关的图表、统计资料等。

4.1.2在工作中形成的图纸、操作说明书等技术档案。

4.1.3在专门业务活动中形成的各种档案,如:会议纪要、声像档案、工作记录等专项档案。

4.2文件、资料归档的要求。

4.2.1归档的文件资料必须字迹清楚工整,纸张及文件格式符合国家标准。

4.2.2归档的文件材料要完整齐全。

4.2.3每类建设工程竣工必须有兼职资料档案管理员参加,对其文件材料(含有关图纸等)完整性、准确性、系统性进行鉴定和验收。

4.2.4保持归档文件材料之间的历史联系,并进行科学分类、立卷和编号。

4.2.5案卷题名应确切反映卷内文件内容,并区分保管期限。

4.3档案资料的保管。

4.3.1所有档案资料均由资料管理员管理。

4.3.2存放档案必须有专用柜架,在排列上架时,应按照类别和保管部门的次序,自左向右,自上而下地排列,以便于管理和查找。

4.3.3底图除修改、送晒外,不得外借。修改后的底图入库时,要认真检查其修改、补充情况,并在档案资料盒内的面层上注明修改情况。

4.3.4存入胶片、照片、录像带、软盘、磁带要用特制的密封盒和专门的卷盒,按编号顺序排列在胶片柜或防火资料柜内。必要时采取复制、拷贝。

4.3.5每年一季度,对上一年度的各种资料档案进行归档,并对库藏档案进行清理核对和质量检查工作,做到完好、齐全。对破损或载体变质档案,要及时进行修补和复制,发现档案发霉或虫害要及时消杀。

4.3.6档案资料柜需做好防盗等设施。

4.3.7质量记录保存期为二年。

4.4档案资料借阅管理。

4.4.1分公司所有人员都有保护档案、借阅档案的权利和义务。

4.4.2分公司员工查阅档案资料,必须办理登记手续。

4.4.3在借阅档案资料时,应做到以下几点:

4.4.3.1按规定办理登记手续,定期归还;

4.4.3.2要爱护档案资料,不得丢失;

4.4.3.3所借档案不得随意折叠和拆散,不得对档案随意更改、涂写;

4.4.4借出和归还档案时,应办理清点手续,由资料档案员和借阅者当面核对清楚。

4.4.5档案如有丢失、损坏或泄密,要立即追究当事者责任。

4.4.6调离或辞职的人员,必须办理文档移交后方可办理调离手续。

4.5档案鉴定和销毁

4.5.1档案鉴定工作由档案鉴定小组负责进行,鉴定小组由分公司总经理、各部门经理、资料档案员和有关业务管理人员组成,日常的鉴定工作由行政部资料档案员负责。

4.5.2档案鉴定小组的任务:

4.5.2.1负责制订档案保管期限表;

4.5.2.2对到期档案提出存、毁意见。

4.5.3确定保管期限原则

4.5.3.1对有长远利用价值(如技术图纸、操作说明书等),并能反映分公司职能活动和历史面貌的档案应永久保存。

4.5.3.2凡是在一定时间有利用价值的档案分别为长期或短期保存。

4.5.4鉴定工作应该每年进行一次,由资料管理员在每年1月初提出。

4.5.5鉴定中发现档案不准确、不完整,应及时责成有关人员负责修改和补充。

4.5.6销毁档案的程序包括:

4.5.6.1鉴定小组应列出需销毁档案的清单和撰写销毁报告分公司总经理审批,销毁清单及报告要保存。

4.5.6.2档案销毁时,由行政部经理进行监销并在销毁清册上签名。

4.5.7销毁档案资料时,要严格执行保密规定,对在销毁档案过程中出现失密或对分公司造成损失的,将根据有关规定进行处理。

5相关文件和质量记录表格

5.1《档案管理制度》

5.2《保密规定》

5.3《文件发放登记表》

5.4《文件借阅登记表》