某物业项目用户档案管理规程

有哪些

1. 用户基本信息管理：包括业主姓名、联系方式、身份证号、房屋产权证明等。

2. 服务记录管理：记录用户的报修、投诉、建议等服务请求及处理结果。

3. 缴费信息管理：保存用户的物业费、水电费等缴费记录。

4. 特殊情况管理：如租户信息、特殊需求、紧急联系人等。

5. 法律文件管理：包括租赁合同、物业管理协议等相关法律文件。

模板

1. 用户档案表格模板：应包含用户基本信息栏、服务记录栏、缴费信息栏和特殊情况栏，每个栏下设置子项，如基本信息栏下设姓名、性别、联系方式等。

2. 服务记录单模板：包括服务日期、问题描述、处理人员、处理结果、用户反馈等字段。

3. 缴费记录表模板：列出费用类型、缴费日期、金额、状态（已缴/未缴）等信息。

4. 法律文件存储模板：电子版文件应有序编号、命名清晰，便于查找；纸质文件应分类存放，标明文件类型和生效日期。

标准

1. 信息准确性：所有用户信息必须准确无误，定期更新，确保能及时联系到用户。

2. 信息安全：用户信息应严格保密，非授权人员不得查看，防止信息泄露。

3. 记录完整性：每次服务请求和处理结果都应详细记录，便于追踪和改进服务。

4. 更新及时性：缴费信息每月更新，确保账目清晰，避免错漏。

5. 文件管理规范：法律文件应妥善保管，随时可查，合同到期前需提前通知用户续签。

6. 系统化管理：采用物业管理软件，实现档案电子化，提高管理效率和数据安全性。

7. 权限控制：设定不同层级的访问权限，确保敏感信息仅限相关人员查阅。

8. 审计机制：定期进行档案审查，检查数据完整性和准确性，发现问题及时纠正。

本规程旨在规范某物业项目的用户档案管理工作，确保信息的安全、准确和有效利用，为用户提供高效、贴心的服务。执行过程中，各部门应严格按照规程执行，如有疑问或建议，应及时向物业管理部门反映，共同优化档案管理体系。

某物业项目用户档案管理规程范文

物业项目用户档案管理规程

1目的

规范用户档案的保管与跟踪工作。

2适用范围

适用于管理中心用户档案的保管与跟踪。

3职责

3.1物业助理负责监控用户档案保管与跟踪工作。

3.2物业管理员负责依照本规程具体实施用户档案的建立、保管与跟踪。

4工作流程

4.1建立《用户档案》,其内容包括:

4.1.1《入伙通知书》;

4.1.2购房合同;

4.1.3《用户档案资料表》(用户营业执照的复印件张贴于表后面);

4.1.4经用户签署后的《委托物业管理服务协议》;

4.1.5经用户签署后的《用户公约》;

4.1.6经用户签署后的《装修管理责任书》;

4.1.7《房屋交付验收表》;

4.1.8《装修申报表》、相关图纸及装修单位资料;

4.1.9《委托银行代收费协议书》;

4.1.10《违章处理通知书》及处理结果资料;

4.1.11各类申请电话、有线电视、管道燃气等开通的申请书等其他应保存的资料。

4.2档案盒的制作

4.2.1根据档案盒的规格准备相应的档案标贴纸。

4.2.2在档案标签贴纸上打印出不同字号的档案类别名称,其格式一般是由文档名称、组织机构、编号、栋号楼层号房号等几部分组成,表达式如下:

×××-××-×××

以yk大厦为例:cpm-avic-001

cpm:__物业管理有限公司

avic:--园管理中心

001:编号001

标签效果图如右所示:

4.2.3将制作好的档案标签纸贴在档案盒左侧立面距顶部3cm位置上,并排列在档案柜中。

4.3用户档案的建立

4.3.1准备适量的 26cm×34cm左右尺寸的档案袋。

4.3.2将写有栋号、楼层号、房号的标签贴纸贴在档案袋封面上。

4.3.3将用户的有关资料存放在相应的档案袋内。

4.3.4将各用户的档案袋按栋号、楼层号、房间号的先后顺序排列在档案盒内。

4.3.5按档案盒内的各用户的档案排列顺序,将档案有关内容登记在《用户档案》内。其内容包括:序号、用户姓名、栋号房号、联系电话、档案编号、入住时间、备注等栏目。

4.4用户档案的跟踪

4.4.1当发生下列情况变化时,物业管理员应将变化情况记录在《用户档案》中:

a.通讯电话联络方式发生变化时;

b.用户产权发生更替时;

c.住房使用人发生变化时。

4.4.2《用户档案》跟踪管理,由事务管理员每季度进行一次用户情况的普查,对拖欠管理费、水电费和其他费用一个月以上的用户,管理员应至少每隔15天跟踪一次。

4.5《用户档案》属绝密档案,特殊情况如需查阅须报管理中心经理批准,经行政部资料档案员办理登记手续后方可查阅。

4.6《用户档案》应永久保存。

4.7将各用户资料输入电脑进行无纸化管理。

4.8本规程执行情况作为行政部资料档案员绩效考评的依据之一。

5相关文件和质量记录表格

5.1《管理处文件、资料管理规程》

5.2《入伙登记册》