门业公司公文处理规程

有哪些

门业公司公文处理规程

1. 公文分类管理：

- 内部公文：包括通知、报告、请示、决定、决议等。

- 外部公文：涉及与供应商、客户、政府机关等的函件、合同、协议等。

2. 公文格式规范：

- 标题明确，内容简练，结构清晰。

- 文体统一，使用正式、准确的行业术语。

- 格式标准化，包括页眉、页脚、日期、签发人等元素。

3. 公文审批流程：

- 初稿起草：由相关部门或个人根据工作需要撰写。

- 审核修改：由部门负责人或指定人员进行审阅，确保内容准确无误。

- 签发审批：经过权限人员审批，符合公司政策和法规要求。

- 归档备案：完成审批的公文存档，便于日后查阅。

4. 公文传递与流转：

- 电子化流转：通过内部系统进行，确保安全、快速。

- 纸质文件：需妥善封装，注明收件人、紧急程度等信息。

- 跟踪反馈：确保公文及时送达并收到回复。

5. 公文保密与销毁：

- 保密制度：涉及敏感信息的公文应严格保管，防止泄露。

- 期限管理：设定公文的有效期，过期公文应及时清理。

- 销毁程序：按照规定程序对不再需要的公文进行安全销毁。

标准

1. 时效性：公文处理需迅速，确保信息传递的及时性。

2. 准确性：内容无误，符合事实，表达清晰，避免误解。

3. 法规合规：所有公文必须遵守国家法律法规及公司政策。

4. 保密性：保护公司机密，遵循信息安全规定。

5. 效率性：优化流程，减少不必要的步骤，提高办公效率。

是什么意思

门业公司公文处理规程旨在规范公司内外部沟通的书面形式，确保信息传递的准确、高效和安全。规程涵盖公文的种类、格式、审批、流转、保管和销毁等环节，强调了时效性、准确性、法规合规、保密性和效率性等核心原则。通过严格执行这些规程，可以提升公司的管理水平，促进内部协同，维护企业形象，同时保护公司利益不受损害。公文处理不仅是文字工作，更是公司运营的重要组成部分，影响着决策的制定、业务的执行和对外交往的效果。

门业公司公文处理规程范文

门业制造公司公文处理规程

第一条 公文处理原则

(一)、公文是企业在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的公务文书。公文处理工作应按照国务院2000年发布的《国家行政机关公文处理办法》执行。

(二)、公司管理公文处理工作的职能部门是行政部,并负责具体指导公司各部门的公文处理工作。

(三)、所有进出公司的正式公文由行政部统一负责传递、收发、登记、分办、核稿、付印、分发、立卷、归档和销毁。

第二条 公文办理程序

公文办理程序分为收文办理和发文办理。

收文办理一般包括传递、签收、登记、分办、批办、承办、催办、查办等程序。

发文处理一般包括拟稿、审核、签发、缮印、校对、用印、登记、分发、立卷、归档、销毁等程序。

(一)传递与签收

1、凡属邮局送来的各类信函、公文、资料等由接待室值班员进行清点,办理收进手续。同时负责公休日时的各类外来文件资料的收进工作,但值班员应于周一上班时及时与行政部收件员做好有关交接工作。

2、收件员应对挂号信件及重要文件资料逐一登记;有急件,应通知有关人员立即前来领取。

3、公司各部室、属下各企业报送公司领导审批、审阅的各类文件,由行政部统一收发登记后,由行政部经理负责签署分办意见和分发。

(二)拆封登记与编号

1、行政部收件员对公文应随到随登记,同时分清阅件与办件。凡有明确指明部门的一般性阅件(含传真件)直接分发给各部室;办件和重要阅件应分别加盖收文专用印章,编收文流水号,并逐件登记或录入计算机,然后由行政部经理签署分办意见。

办件指公司给公司各部室的指示,请示或需要办理的公文,办件必须有回复件;

重要阅件指行业主管部门或外单位发布的与企业有密切关系的正式公文。

2、凡各部室直接收到的公文,拆封后应将其中的办件、重要阅件先交至行政部统一登录编号,加盖收文印章后再按程序办理。未经编号和加盖收文印章的公文,不得直接办理或呈批。

3、除公司领导直接交办的事项外,公司各部室和属下各企业不得直接将文件送至公司领导个人或向公司领导个人报送签呈、请示和报告。

4、凡不符合行文规则或制作不规范的公文,经行政部审定后,向来文单位说明原因并退回来文单位。

(三)、分办

1、凡属重要阅件由行政部登录并粘贴文件传阅/阅办单,提出处理意见,报送公司领导阅批,并根据公司领导意见分送相关部室、人员阅办,最后呈行政部经理阅知,公司总经理审阅或审批。

2、凡属办件由行政部按业务分工登录后提出分发意见,文件办理情况应及时登记或输入计算机,以便催办、查办。

3、行政部应根据来文情况加盖此件仅一份、用后请归档印记的公文,各部室要妥善保管,并按规定及时归档。

(四)、批办、承办、催办

1、凡需要办理的办件(主要以签呈形式呈报),先由行政部及时提出拟办意见送领导批办,或转送有关部门办理。紧急公文,应当提出办理时限。

2、主办部室在承办公文中,涉及其他部室分管的业务,应主动向相关部室或来文单位了解情况,征求意见或协商、会稿。应当十分注意公司对外发文内容的衔接、协调,避免出现相互矛盾的文件。

4、对公文的答复,一般由主办部室以书面形式草拟回复意见。如口头答复也应有文字记录。原则上不得把内部使用的文件阅办单及公司领导、有关人员签署的意见原原本本转给来文单位。

5、有关部室应当抓紧办理公文,不得延误、推诿。从收到公文之日起计算办文时间。特急件随到随办,当天办结;一般性公文在一周内办结;重要的规划性、涉及各部室协调和法规性的公文视情况适当宽限。

(五)拟稿、审核、签发

1、拟稿。由主办部室负责,要求通过计算机草拟公文,并应按规定填写公文处理单,明确主送、抄送单位和印制份数。

2、审核:主办部室拟草的公文,应经本部室的负责人审核,负责审核文稿的负责人应在审核文稿后签署意见、姓名和审核日期。

3、签发

(1)凡公司内部的公文,属公司各部室下发的,由各部室送行政部按收文规程受理后报有权审批人签发,各部门上报的公文应有本部门负责人签发意见。

(2)凡公司向行业主管部门或对外的重要行文应报行政部经理审核并经分管领导或总经理签发。

(3)签发的公文,如有会签的,会签人有不同意见的应当明确签署意见,并写上姓名和签署时间。如只签名的,视为同意。

(4)公文经签发后,付印前,如确需要作修改,应将修改后的文稿及修改理由重新报送负责签发该文件的领导批准。

(六)核稿、编号

1、经领导签发的文稿先送至行政部,由行政部负责核查文稿的审批和签发手续是否完备,发送单位是否准确,主、附件是否一致等,如有不符合要求的文稿,应退回主办部室,补办有关手续。

2、符合要求的文稿由行政部根据领导签署的意见或文稿的内容,确定其公文文种、主题词,并核查拟定的标题、主送、抄送机关、密级、急缓程度、发文机关、成文时间等格式是否符合规定。符合规定要求的,按规定印发。

(六)印制、用印、分发、传递

1、印制

凡非批量的公文一律由行政部负责印制。大批量需外送印刷的,由主办部室负责监印和外送印制。

2、分发

(1)印成的公文如系向公司各部室、属下各企业内部发放的,由行政部按送印前制定的发文表分发。

(2)印成的公文如系向公司外部单位发放的,由行政部通知主办部室,由主办部室办理领用手续后自行分发。

(3)行政部应及时将发文情况登记或登录计算机,提供查询、统计和归档。

(七)立卷、归档和销毁

1、公文办结后,行政部应当根据公司的档案管理规定及时将公文底稿、正本和有关材料一同归档。

2、公文归档,应当根据其相互联系、特征和保存价值分类整理立卷,要保证档案的齐全、完整,能正确反映公司的主要工作情况,以便于保管和利用。

3、联合办理的公文,原件由主办单位立卷,其他单位保存复制件。

4、公文复制件作为正式文件使用时,应当加盖复制机关证明章,视同正式文件妥善保管。

5、凡归档的案卷,应当确定保管期限。

6、没有归档和存查价值的公文,经过鉴定和主管领导批准,可以定期销毁。销毁秘密公文,应当进行登记,由二人监销,保证不丢失

、不漏销。

附相关表单:

1.收、发文登记本;

2.文件传阅单;

3.文件催单;

4.公文处理单;