会议室管理服务管理规程

有哪些

会议室管理服务是企业日常运营的重要组成部分，旨在确保会议高效、有序进行。本规程将详细阐述会议室管理服务的主要内容，包括：

1. 会议室预订与调度：确保公平公正地分配会议室资源，避免冲突。

2. 设施设备管理：维护和更新会议室内的硬件设施，如投影仪、音响系统等。

3. 环境维护：保持会议室的清洁与整洁，提供舒适的会议环境。

4. 会议支持服务：提供会议期间的技术支持和后勤保障。

5. 数据记录与分析：收集并分析会议室使用情况，以便优化管理策略。

模板

1. 预订与调度

- 预订流程：员工通过内部系统提交预订请求，管理员审核并确认。

- 调度原则：优先级基于会议的紧急程度、参会人数及预定时间。

- 变更管理：如需更改预订，需提前通知管理员，确保资源有效利用。

2. 设施设备管理

- 维护计划：定期进行设备检查，及时处理故障。

- 更新升级：根据设备使用情况和技术发展，适时更新设备。

- 用户培训：提供设备操作培训，确保用户能熟练使用。

3. 环境维护

- 清洁频率：每日定时清洁，重要会议前进行深度清洁。

- 环境设置：确保适宜的温度、光线和噪音水平。

- 应急处理：备有常用办公用品，如纸笔、饮水等。

4. 会议支持服务

- 技术协助：提供现场技术支持，解决设备问题。

- 物资准备：根据需求准备会议资料，如投影文件、白板等。

- 会议签到：协助进行会议签到，记录参会人员。

5. 数据记录与分析

- 数据收集：记录会议室使用时间、参会人数等信息。

- 分析报告：定期生成报告，分析会议室利用率和效率。

- 策略调整：根据分析结果，优化预订政策和资源配置。

标准

1. 效率：确保会议室资源最大化利用，减少空置率。

2. 满意度：提供高质量的会议环境和服务，提升员工满意度。

3. 响应速度：对预订、变更和问题处理的响应时间需在合理范围内。

4. 合规性：遵守公司规定和信息安全政策，保护会议隐私。

5. 持续改进：定期评估并调整管理规程，以适应业务变化和员工需求。

本规程旨在建立一套标准化的会议室管理流程，以促进企业的高效运作。各相关部门和员工应严格按照规程执行，共同维护良好的会议环境。通过规范化的管理，我们期望实现会议室资源的有效利用，提升团队协作效率，为公司的成功贡献力量。

会议室管理服务管理规程范文

1、目的

规范公司会议服务操作,确保树立公司良好形象。

2、适用范围

适用于会议室控制管理及对内、对外会议服务工作的管理工作。

3、职责

3.1办公室主任负责对会议室及会议服务工作的监督管理。

3.2办公室负责会议室全面管理和受理会议使用部门及顾客的各类会议要求,并负责会场布置,安排会议服务人员。

3.3设备部负责会议室照明、空调、音响等设备、设施的运行、维护工作。

3.4业务部负责会议室开、关门、供水、茶叶、茶杯的供应,协助办公室布置会场和会议室保洁工作。

3.5工程部负责会议室墙面、门窗、锁具等设施的维修、维护工作。

4、工作程序

4.1会议室管理

4.1.1 使用会议室业务受理

a、办公室人员接到用户的《会议申报单》后,根据《会议申报单》的要求(申报部门、申报时间、会议名称、会议室拟用时段、拟开会地点及会议室、参会人数、会议安排意见等)填写《会议受理服务单》。

b、根据《会议申报单》内容,办公室人员应立即电话联系会议申报部门及顾客,详细了解会议使用情况及其他要求。

c、办公室以《会议申报单》和电话联系的会议使用情况为准,填写《会议受理服务单》,详细写明会议使用部门、 联系人、电话、会议事由、注意事项、是否需要会议服务、受理部门、受理时间、经办人、送会议服务单时间、执行部门音响、设备的运行是否需要监护等内容后,立即将《会议受理服务单》送至业务部、设备部。

d、业务部针对《会议受理服务单》的内容在会议召开前做好供水、茶叶、茶杯、桌椅等准备工作。

e、设备部针对《会议受理服务单》的内容在会议召开前做好照明、空调、音响等准备工作。

4.1.2 会场布置及安排

a、接用户会议室会场布置要求后,办公室立即联系相关单位、部门,按顾客要求布置会议桌椅;检查会议室清洁、供水是否完备;照明、空调、音响是否能正常运行;及顾客所需的准备会标、座次牌、签到台、花卉、水果、观叶植物、茶叶、纸杯等会议所需物品。

b、办公室负责在会议召开前将会场布置完毕,并通知使用会议室的顾客查看会场,按用户要求对会场作出调整以便满足用户要求。

4.2会议室服务工作

4.2.1 会议服务

大会议室应提前开门,会议开始前20分钟再次确认;小会议室提前30分钟开门,会议开始前10分钟再次确认。

4.2.2 设备部人员必须提前30分钟到达大会议室,开启音响、空调、并保证其正常运行。

4.2.3 会议服务人员必须着装整齐、在会议召开前20分钟到达现场;在会议使用中,必须每15分钟倒1次茶水,大会议室召开会议,会务人员不能擅自离开,对会议室出现的紧急情况能做好相应处理,并及时向办公室负责人汇报。

4.2.4 会议使用完毕后,会议服务人员应电话通知业务部、设备部负责人对会议室进行清理,并向办公室汇报会议室使用情况,重要会议应向总经理室通报。

4.3办公室负责随时做好会议服务回单的收集、整理工作,检查会议室使用是否正常,如有异常,及时更改、整顿,以利于为业主提供更加完善的服务。

5、相关文件及记录

5.1《会议室使用登记表》(lywg/qr―046)

5.2《庆通公司会议受理服务单》(lywg/qr―007)