某写字楼项目档案管理规程

有哪些

1.1 档案分类：包括但不限于设计图纸、合同文件、施工日志、验收报告、财务记录、员工资料、物业管理文档等。

1.2 管理流程：档案收集、整理、归档、检索、借阅、更新、保管和销毁。

1.3 责任分配：设立专职档案管理员，各部门指定兼职档案联络员，确保档案管理的顺畅进行。

模板

2.1 档案编码：采用“部门代码-项目代码-年份-流水号”的方式，如“des-001-2022-0001”，便于快速定位和检索。

2.2 归档模板：每个类别应有统一的归档表格，包含文件名称、作者、日期、主要内容、密级、存档期限等要素。

2.3 借阅流程：填写借阅申请表，经部门负责人和档案管理员审批后方可借出，归还时需确认无损并更新借阅记录。

标准

3.1 存储标准：档案应保存在防潮、防火、防虫、防盗设施完善的档案室，电子档案需定期备份。

3.2 安全保密：涉密档案实行权限管理，非授权人员不得接触，泄密行为将追责。

3.3 更新维护：每年进行一次档案清理，过期无保留价值的档案需按程序销毁，并记录在册。

3.4 利用效率：保证档案的有效利用，提高查阅效率，为决策提供及时、准确的信息支持。

3.5 培训要求：新入职员工及档案联络员需接受档案管理培训，确保熟悉相关规定和操作流程。

通过上述规程，某写字楼项目的档案管理工作将有序进行，确保信息的安全、完整和高效利用。所有参与者需严格遵守，共同维护档案管理的规范化和标准化。

某写字楼项目档案管理规程范文

写字楼项目档案管理规程

一、目的:

为了进一步加强部门档案管理,促进部门规范化、标准化管理体系建设,特制订本规定。

二、规程主要内容:

(一)部门均应明确档案管理责任人,按专人管理,人人参与的原则,建立和实施档案的收集、保管、使用的规范流程(责任人变动时,必须进行清点移交手续)。

(二)明确档案分一级、二级、三级的分类管理。

1、一级范围:各类文件、制度、合同、协议、考核表格、账单、帐表、凭证、工程图纸、仓储账目、资产帐表、采购计划等等重要文件资料。

2、二级范围:公用书籍、办公用品、用具;制服;工具等。

3、三级范围:日常各项记录本;点检表;巡查表;普通函件、文字资料等。

(三)上述内容均指部门共享的档案,与个人办公用的其它资料区别分开。

(四)档案柜应在柜面标明部门科室、编号等分组别类。

(五)各柜内应附有档案目录,文件夹(盒)等应统一方法标明文件内容,与目录对应。

(六)档案管理责任人要按照档案保管一览表,每年进行二次以上的全面清理、整理。

(七)档案资料管理应注意防潮、防霉、防虫、防腐除锈等防护工作。

(八)档案的借阅、复印等必须经理(或科长)以上及批准方可办理。

三、本规程自二0一_年一月一日起实施。