管理处公文资料管理规程

有哪些

管理处公文资料管理规程旨在规范各类公文资料的收集、整理、存储和使用流程，确保信息的安全性和有效性。以下为规程涵盖的主要内容：

1. 公文分类与编码：建立统一的公文分类体系，对各类公文进行科学编码，便于检索和管理。

2. 收集与接收：明确公文的接收标准，规定接收、登记、签收等环节的操作流程。

3. 整理与归档：规定公文的整理方法，包括文件排序、装订、归档等步骤，确保资料有序。

4. 存储与保管：确定公文资料的存储地点、方式和期限，确保其安全保存。

5. 使用与借阅：设定公文资料的使用权限，规范借阅、复制、传递等行为。

6. 销毁与备份：明确过期或无保留价值公文的销毁程序，同时做好重要资料的备份工作。

7. 审核与监督：设立定期审核机制，对公文资料管理进行监督和评估。

模板

以下为一份公文资料管理模板，供参考：

标题：xx项目公文资料管理表

1. 公文编号：填写编码

2. 文件类别：选择分类

3. 文件名称：填写文件名

4. 来源部门/个人：填写来源

5. 接收日期：填写日期

6. 文件状态：收件/处理中/已归档/已销毁

7. 文件摘要：简要描述内容

8. 存储位置：填写具体位置

9. 借阅记录：记录借阅人、日期及归还情况

10. 备注：填写特殊情况或需要说明的事项

标准

公文资料管理需遵循以下标准：

1. 准确性：确保公文资料的完整性和准确性，避免信息失真。

2. 保密性：对涉及敏感信息的公文，实行分级管理，严格控制访问权限。

3. 及时性：及时处理公文，避免延误影响工作效率。

4. 规范性：遵循既定的分类、编码、存储等规则，保持管理流程的一致性。

5. 可追溯性：所有操作应留有记录，方便日后查询和审计。

6. 安全性：采取必要措施防止资料丢失、损坏或非法获取。

7. 持续改进：定期评估管理效能，根据实际情况调整和完善管理规程。

通过严格执行上述规程、模板和标准，管理处能够实现公文资料的有效管理，提高工作效率，保障信息的安全和合规使用。

管理处公文资料管理规程范文

管理处公文、资料管理规程

1目的

确保对文件和资料(包括电子媒体方式形成的资料)进行规范、科学的管理。

2适用范围

适用__嘉园管理处所有公文、资料的管理,包括公文、物业资料、业主/用户资料、财务资料等。

3 职责

3.1客服中心设专人负责公文、资料的管理。

3.2客服中心负责所有公文、资料、书籍等的控制及归档管理工作。

3.3客服中心负责质量体系文件的存档工作。

4质量要求

4.1文件资料管理全过程

4.1.1 文件资料的归档范围

a.行政文书:外来文件、内部文件、对外发文、外部来函、专业书刊、合同正本、备份软盘、相关报纸。

b.人事劳资:员工档案、培训档案。

c.经营财务:经营合同、财务资料。

d.业主/用户管理:业主/用户资料、装修审批资料、服务协议、业主/业主/业主/用户变更情况等。

e.工程技术、设施设备管理:竣工验收资料(图纸、说明书、质量保证书、公共设施设备验收资料)、建筑物使用功能改造及结构变更资料、房屋及公用设施修缮养护资料(大、中修年度计划、预算、审批、执行、验收等记录)、接管验收资料、功能结构改造及重点部位的维修资料、设施设备管理及技术资料、产权基本资料、设备运行维护保养资料。

f.管理资料:为业主/用户提供服务所需的文件,如政府部门或上级管理机构发布的各类法律、法规、条例,须引用或参考的标准等外来文件,以及业主/业主/用户提供的图样和技术要求、详细的工作文件等。

4.1.2文件资料的归档要求

a.归档时必须进行认真查验,并办理交接登记手续,同时必须确保文件资料的完整性、系统性、准确性和真实性。

b.归档的文件属自有文件或经济文件必须是原件,在特殊情况下可使用复印件,但必须附上说明。

c.归档文件必须进行科学分类、立卷(格式见标识一)和编号,档案目录应编制案卷目录、卷内目录。

4.1.3文件资料的保管

a.资料在排列上架时,应按照类别和保管单位的次序,自左而右,自上而下地排列,以便于管理和查找。

b.资料存放应做到防火、防盗、防潮、防虫、防尘。

c.胶片、底片、光碟等特殊资料需用特制的密封盒或专用卷盒。

d.每年年底进行一次对库存档案的清理、核对和保管质量检查工作,对破损或变质档案要及时进行修补和复制。

4.1.4档案盒的运用(格式见标识二)

4.1.5档案资料的借阅

a.文件调阅权限:

a)财务资料除主任外,非财务人员查阅财务档案资料须经客服中心负责人及主任批准,财务人员因工作需要借阅的须经客服中心负责人批准。

b)查阅员工档案须由客服中心负责人批准。

c)查阅工程技术、设施设备档案、业主/用户档案、非工作范围内的质量管理文件须由管理处负责人批准。

b.本管理处人员调阅超出权限,或涉及机密的档案资料时,应填写《借阅申请单》,资料员按照阅档批准权限办理手续后借出并在《借阅登记表》上作好记录。文书档案只阅不借,科技档案借出后20日内归还,书籍45日内归还,如需长期使用者,须归还后办理续借手续。

c.外借档案资料不得随意折叠和拆散,严禁对档案随意更改、涂写。服从档案管理人员管理,在借阅范围内借阅,仅供阅览的档案资料只在办公室内查阅,不准携带回家。保密档案阅读后不允许相互泄露。

d.借出和归还档案资料时,应办理清点、登记手续,由档案管理人员和借阅者当面核对清楚。档案如有丢失、损坏或机密材料泄密,不得隐瞒不报,应立即写出书面报告,并按情节追究当事人的责任。

4.2分项管理要求

4.2.1公文的管理要求

a.通知、工作联系函、会议纪要:通知、工作联系函、会议纪要等主要是管理处、管理处、部门之间的文件联系。

b.对外发文(业主/用户):凡是对外的发文均代表管理处形象,因此对外发文必须由客服中心统一打印、编号,管理处主任审核同意后方能发放。

c.对外联系函:由相关部门起草,管理处负责人审批(重要事项)后发文。

d.外部来函:管理处外部来函统一由综合部客服中心接收,客服中心留存外部来函的原件,复印件根据主任的批示意见转发放给相关单位,同时做好签收记录;如有需要,客服中心应对批示的执行情况进行监督、检查。

4.2.2业主/用户资料的管理要求

a.为便于掌握各业主/用户的基本情况,应建立一户一档制,并实行电脑化管理。

b.业主/用户资料应包括楼层座号、业主姓名、业主/业主/用户姓名(是单位的还应有营业执照、法人身份证复印件等)、人员情况、紧急联络电话及联络人等。

c.业主/用户档案建立后,需将所有的情况输入电脑,以便及时查找,更新有关内容。

d.业主/用户资料要严格保密,严禁外借。

4.2.3工程技术、设施设备资料的管理要求

a.工程资料的管理分为文件档案管理和电脑管理两大类。所有的文件、资料均需按分类目录建档存放,同时图纸等资料要在电脑或光盘上备份存储,以方便调阅。

b.工程资料原则上不得借出。如确需借出,需办理相关借阅手续,由管理处主任签字,外借时间不得超过一周。

5记录、标识

5.1标识一:立卷格式

5.2标识二:档案盒卷脊格式(侧面)

5.3标识三:对外发文(业主/用户)格式

5.4标识四:对外联系函、传真格式

5.5《借阅申请单》

5.6《借阅登记表》