迪赛大厦业主档案管理规程

有哪些

迪赛大厦业主档案管理规程

一、档案分类 1.1 基本信息档案：包括业主的身份证明、购房合同、产权证明等。 1.2 服务记录档案：涵盖维修请求、物业缴费记录、投诉处理等。 1.3 法律文件档案：涉及诉讼、仲裁等法律事务相关的文件。 1.4 特殊情况档案：如业主租赁、转让等特殊权益变动记录。

模板

档案管理流程 2.1 档案收集：新业主入住时，收集完整的基本信息档案，并定期更新。

2. 2 档案整理：按照分类标准进行归档，确保信息清晰、准确。

2. 3 档案存储：采用数字化方式，备份至安全服务器，物理档案存放于防火、防潮设施内。

2. 4 档案检索：建立高效检索系统，确保快速查找所需信息。

2. 5 档案更新：及时录入新的服务记录，处理档案变更。

2. 6 档案借阅：设立借阅权限，记录借阅人、时间及归还情况。

2. 7 档案销毁：对过期或无保留价值的档案，按程序审批后销毁。

标准

档案安全管理 3.1 权限管理：设定不同层级的访问权限，防止信息泄露。

3. 2 定期审计：每季度进行档案完整性、准确性检查。

3. 3 数据保护：实施加密技术，保障电子档案的安全。

3. 4 法规遵循：遵守《物业管理条例》等相关法律法规，确保档案合规性。

3. 5 应急预案：制定档案丢失或损坏的应急处理方案。

3. 6 员工培训：定期对相关人员进行档案管理知识和技能的培训。

迪赛大厦业主档案管理规程旨在规范业主档案的收集、整理、存储、使用和保护，确保信息的准确、安全，为日常物业管理和服务提供有力支持。通过严格执行此规程，我们将不断提升服务质量，维护业主权益，营造和谐的居住环境。

迪赛大厦业主档案管理规程范文

赛迪大厦业主档案管理规程

1.目的

建立健全业主档案,掌握用户动态,便于用户管理与针对性服务。

2.范围

适用于赛迪大厦内所有用户的档案管理。

3.职责

3.1客务主管负责客户档案的建立与管理。

4.程序

4.1用户档案内容

4.1.1入驻资料

a.用户姓名、单元号及其他有关资料;

b.用户签字的《赛迪大厦业主公约书》副本;

c.用户其他资料复印件。

4.1.2迁出资料

业主、搬迁登记单。

4.2客户档案管理

4.2.1用户由物业部上门办理入驻登记,并向业主(用户)提供《赛迪大厦业主公约书》及《用户手册》等文件。

4.2.2客务主管与用户签定《管理公约书》。

4.2.3客务主管将各种资料按顺序编号登记在《卷内文件目录》。

4.3用户档案的保管及查阅

4.3.1用户档案分入驻档案及迁出档案,按统一编号存放。

4.3.2文件柜钥匙由客务主管保管。

4.3.3用户档案只允许赛迪大厦管理人员查阅。

4.3.4查阅人必须进行登记后方可查阅。

5.监督执行

由物业部经理监督执行。

6.支持性和相关性文件

jc/zy4.9-0406-1998(1)《管理公约书》

7.质量记录及表格

jc/jl4.5-0103-01-1998(1)《卷内文件目录》

jc/jl4.5-0103-02-1998(1)《档案查阅登记表》

jc/jl4.5-0103-03-1998(1)《赛迪大厦用户档案目录》

jc/jl4.5-0103-04-1998(1)《用户档案》

jc/jl4.5-0103-05-1998(1)《赛迪大厦业主(用户)情况统计表》

jc/jl4.9-0402-01-1998(1)《用户迁出登记单》