物业中心客户投诉处理操作规程

有哪些

物业中心客户投诉处理操作规程

一、投诉接收

1. 设立专门的投诉热线和邮箱，确保客户能便捷地反馈问题。

2. 指定客服团队负责接听电话和回复邮件，保持全天候服务。

二、投诉记录

3. 对每一次投诉进行详细记录，包括投诉人、时间、地点、投诉内容等关键信息。

4. 使用统一的投诉表格，以便于整理和分析。

三、初步评估

5. 初步判断投诉的紧急程度和影响范围，分类为高、中、低三级。

6. 对重大或紧急投诉，立即启动应急响应机制。

四、调查核实

7. 调查投诉涉及的具体情况，收集相关证据，如监控录像、证人证言等。

8. 与相关部门沟通，了解事情经过，确保信息准确无误。

五、解决方案制定

9. 根据调查结果，制定合理、有效的解决方案，兼顾客户满意度和公司利益。

10. 对于复杂问题，组织会议讨论，集思广益，确保方案全面。

六、沟通反馈

11. 将解决方案及时告知投诉人，解释处理过程和预期结果。

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2. 对于客户不满意的地方，耐心听取意见，适时调整方案。

七、执行与跟进

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3. 按照解决方案执行，确保措施落实到位。

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4. 定期跟进投诉处理进度，直至问题完全解决。

八、总结与改进

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5. 对处理过程和结果进行总结，分析问题根源，提出预防措施。 1

6. 将投诉案例纳入培训材料，提高团队服务质量。

目的和意义

本操作规程旨在建立一个高效、公正的客户投诉处理流程，提升物业中心的服务质量和客户满意度。通过规范化的处理方式，可以及时解决客户的问题，减少负面影响，同时也能从投诉中学习，不断优化服务，提高客户忠诚度。

注意事项

1. 保持专业和礼貌的态度，尊重每一位投诉客户。

2. 保护客户隐私，不得泄露个人信息。

3. 投诉处理过程中应公正公平，避免偏袒任何一方。

4. 对于虚假或恶意投诉，要有辨别能力，依法依规处理。

5. 及时更新和调整操作规程，适应不断变化的客户需求和环境。

6. 认真对待每一项投诉，即使是小问题，也可能反映出大的服务隐患。

7. 客户满意度是衡量我们工作成效的重要指标，务必全力以赴。

物业中心客户投诉处理操作规程范文

物业服务中心客户投诉处理操作规程

1.0目的

以客户为中心,正确对待、妥善处理客户投诉,提供优质服务。

2.0适用范围

适用服务中心客户投诉处理工作。

3.0职责

3.1服务中心经理负责处理客户服务主任上交的重大投诉;

3.2客户服务主任负责客服助理上交的客户投诉、投诉处理的跟踪验证;

3.3客服助理负责处理职权范围内的客户投诉,并负责投诉的分析、处理、归纳、整理。

4.0程序要点

4.1客户投诉的含义:客户的要求或期望未得到满足,对服务过程或服务质量有抱怨或不满情绪,从而提出的意见、建议等。

4.2客户投诉的方式

a)来电投诉

b)客户到访投诉

c)信函投诉

d)其它投诉(网上投诉、_投诉等)

4.3客户投诉的登记

4.3.1客户服务部客服助理或值班人员接到客户来电投诉时,应首先向客户表示歉意,并《客户投诉记录处理表》上详细记录客户姓名、栋房号、投诉内容、联系方式或电话等。

4.3.2客户服务部客服助理或值班人员接待客户到访投诉时,应首先做到礼貌接待,认真倾听和记录客户投诉的内容,并向客户说明改善意见,以求得客户的谅解、支持。必要时,客户服务部主任或服务中心经理出面接待客户的来访投诉。

4.3.3客服助理负责每周定期收集 投诉箱的信件,进行处理,并依本规程负责跟踪验证客户投诉的处理结果。

4.3.4其他人员接到客户的投诉,应及时转告客服助理或值班人员,其值班人员负责做好客户投诉记录。

4.4客户投诉性质的评审、判断

4.4.1客户服务部客服助理对客户投诉内容进行评审、判断投诉的性质。

a)有效投诉:与物业公司、服务中心有直接责任关系或服务范围内的投诉。

b)无效投诉:与物业公司、服务中心无直接责任关系或超出服务范围的投诉。客户的无效投诉,客户服务部客服助理或值班人员应礼貌地向投诉者解释,说明理由。重大问题,值班人员应向客户服务部主任或服务中心经理报告,由客服主任或中心经理向投诉者作出解释、说明,以求得投诉者的理解、支持,并做好记录。

c)重大投诉:客户直接向政府有关部门进行的有效投诉;对公司的声誉、经济效益等造成重大影响的有效投诉,由公司与服务中心进行处理、解决。

4.4.2客服部客服助理或值班人员将客户投诉内容记录在《客户投诉记录处理表》,并对投诉性质判断的结果记录在投诉内容栏中。

4.4.3客服部客服助理或值班人员遇到不能判断投诉性质或重大投诉时,应及时向客服主任或中心经理汇报,交由上级处理。

4.5客户投诉的处理

4.5.1服务中心无法处理的投诉或重大投诉,上报公司,由公司安排相关人员进行处理。

4.5.2及时做好客户投诉的处理记录。

4.6客户投诉处理的跟踪、验证

4.6.1客服主任负责客户投诉处理结果的跟踪验证。

4.6.2服务中心经理负责重大客户投诉或公司负责处理的客户投诉处理结果的跟踪验证。

4.6.3跟踪验证时,发现客户投诉处理结果不符合要求,或客户投诉处理不能在规定的期限内完成,跟踪验证人员应与投诉者取得联系,向投诉者通报投诉处理的情况和进度。

4.7客户投诉处理的回访

4.7.1客服主任和客服助理负责客户投诉处理的回访。

4.7.2服务中心经理负责重大客户投诉处理的回访。

4.7.3客户投诉的回访可采取:电话回访;上门回访;与投诉者座谈;其它方式回访。

4.7.4重大投诉必须上门回访。

4.7.5客户普遍关注、或与广大客户关系密切、或有多位客户共同投诉的投诉,客服主任或服务中心经理应主持召开投诉者座谈会或客户座谈会。

4.7.6一般的客户投诉可采取电话回访。

4.7.7客服主任每月不少于15次客户投诉处理的回访工作;服务中心经理每月不少于5次客户投诉处理的回访工作。

4.7.8回访人员在回访时发现投诉者对投诉处理结果不满意,应及时向客服主任或服务中心经理汇报,客服主任或服务中心经理应做适当解释或安排人员限期整改,并再次进行回访,直至投诉者满意。

4.7.9回访时,回访人员应真实、详细填写《客户投诉记录处理表》回访记录栏。

4.8资料归档

4.8.1客服部客服助理依《档案管理规定》将客户投诉的相关记录进行归档,按月度或按年度将记录移交服务中心行政文员。

5.0行政文员负责依《档案管理规定》将客户服务的相关记录进行编目、保存。

6.0支持性文件

6.1《档案管理规定》

7.0质量记录

7.1《客户投诉记录处理表》-qp-08-08-f001