某办公楼报刊收发操作规程

有哪些

某办公楼报刊收发操作规程主要包括以下几个环节：

1. 报刊订阅管理：负责收集各部门的订阅需求，统一向供应商订购，并确保订阅费用的准确记录。

2. 报刊接收：对每日到达的报刊进行清点，确认无遗漏或损坏，做好接收记录。

3. 分类与登记：依据订阅部门，将收到的报刊进行分类，同时建立详细的报刊登记册。

4. 报刊发放：定时将分类好的报刊送至各部门，确保每位员工及时获取。

5. 废旧报刊处理：定期整理过期或不再需要的报刊，进行妥善处理。

目的和意义

该操作规程旨在规范办公楼内报刊的管理工作，确保信息流通的高效性和准确性，提升办公环境的整洁度，同时也为员工提供及时、便捷的信息获取途径，促进知识分享和业务交流。此外，通过规范化的流程，还可有效控制订阅成本，避免资源浪费。

注意事项

1. 订阅管理中，需提前与供应商沟通，确保订阅变更的及时更新，防止错订或漏订。

2. 在接收报刊时，务必检查包装完整性，发现问题及时与配送方联系解决。

3. 分类与登记时，要保证信息的准确性，避免因混淆导致的发放错误。

4. 发放过程中，尊重员工阅读习惯，尽量在固定时间送达，减少对工作的影响。

5. 对废旧报刊的处理，应考虑环保因素，选择合适的回收或销毁方式，遵守相关法律法规。

6. 建立完善的报刊管理制度，包括借阅规则、丢失赔偿等，确保报刊的合理使用。

7. 定期进行库存盘点，掌握报刊动态，预防积压或短缺。

8. 注意保密性，对于涉及公司敏感信息的内部刊物，应限制阅读范围，加强安全保管。

9. 操作规程应适时更新，适应公司发展变化和员工需求。

10. 加强与各部门的沟通，了解反馈，不断优化收发流程，提高服务满意度。

以上规程需全体员工共同遵守，以确保办公楼报刊收发工作的顺利进行，营造良好的办公氛围。

某办公楼报刊收发操作规程范文

办公楼报刊收发操作规程

1目的

规范办公楼报刊收发工作,提高服务质量。

2适用范围

__嘉园办公楼报刊、邮件收发服务。

3职责

管理处设专人负责业主/用户报刊、邮件的收取、发放工作及相关工作。

4工作要求

4.1时间规定

4.1.1一般报刊:周一至周五,上午9:30之前及下午5:00前由业主/用户助理分二次派发;周六、周日的报刊和邮件保存至周一统一派发。

4.1.2ems等快件:周一至周五须随到随发,及时处理。周六、周日如业主/用户要求派发的,应由值班人员及时派发。

4.2行为举止

按管理处制定的《员工行为规范》的标准执行。

4.3工作规范及标准

4.3.1收到邮件后按照要求填写好《邮件代收记录表》;收到报刊时,要根据《业主/用户订阅报刊情况一览表》清点各类报刊的份数,以免出现数量不够的情况。

4.3.2将当日报刊、邮件按不同的管理处分类保管,并详细登记《报刊签收表》。

4.3.3按时将分类好的报刊、邮件及《报刊签收表》送至各业主/用户处由业主/用户核实签收。

4.3.4接到快件后应于10分钟内送至业主/用户处,并请业主/用户核实签收。

4.3.5送报上门,应轻敲房门,说明来意,并经业主/用户同意后方可进入;签收完毕后,要说再见;离开时要将门轻轻地关好。

4.3.6周六、周日两天的报刊、邮件应由在当日值班人员核对代为签收并填写《邮件代收记录表》。能及时送达业主/用户的应在《邮件代收记录表》中说明已送达业主/用户。在接到邮件后又不能及时送达的,应将其存放到指定的位置做好妥善保管,待周一早上与信报收发员做好交接并在《邮件代收记录表》中注明。

4.3.7如遇到投递员没有按时将报刊送到的情况下,客服助理应及时向业主/用户解释清楚,并与迅速与投递员取得联系催促其尽快将报刊送到。

4.3.8在ems和各种快件收件人模糊不清或投递错误的情况下,及时与邮局或快递管理处联系、查实,以免造成业主/用户接收邮件延误。

每月10号将上月《报刊签收表》和《邮件代收记录表》收集整理入档。