公司文件合同（9份范本）

第1篇 公司重要文件保管规定

第一条设立目的

为规范本公司重要文件的保管处理工作，特制订本规定。

第二条适用范围

本公司所有重要文件的收藏、保管、处理一律按本规定执行。

第三条重要文件的分类

重要文件分为四类：

1.最重要文件(日常用)

2.最重要文件(非日常用)

3.一般重要文件(日常用)

4.一般重要文件(非日常用)。

其中最重要文件是指该文件的丢失将给工作造成重大影响到文件一般重要文件是指其重要程度轻于前者的文件。

日常用文件是指工作人员在日常业务中经常查考、放在办公桌近旁的文件非日常用文件是指除特殊情况外不必经常查考的文件。

第四条重要文件保管场所及保管期限

1.保管场所

一般情况下，重要文件的收藏、保管场所按如下规定进行。但可根据文件的性质、数量及处理方法的不同作适当变更。

(1)地下室内贵重物品库应存放对于人民民主专政特别重要的材料。

(2)各业务部门保险柜存放各部、室的最重要文件。

(3)地下室仓库存放以上文件之外的最重要文件和一般重要文件中日常用部分。

(4)各分公司保险柜存放最重要文件、一般重要文件中的日常用部分。

(5)现场保管(在各部、室的办公地点以适当的方法整理保管)。上级对现场保管有特别指示的时候，保管人员应根据上级指示采用相应的方法保管。

2.保管期限

保管期限需按照文件的不同性质、数量及处理方法的不同做不同期限保存。

第五条重要文件的整理保存

仓库内文件的整理保管由_____部门承担。部门应对各自保管的文件内容及保管位置加以记录，并提交_____部门。部门在安置文件时应考虑平时的使用频率。

同时，负责部门需提供文件在保管期间所需的适宜环境。温度保持在____℃左右。做好防水、防火、防潮、防鼠等准备。

第六条重要文件的搬运

1.对于重要文件，在公司没有特别命令时，原则上不允许携带、搬运至公司以外。

2.如确实需要，重要文件的搬出及收藏，由_____部门负责实施，

3._____部门将重要文件搬出加以收藏时须按如下规定执行：

(1)正常情况下文件处理完结时，要经过_____部门书面审批，方能搬运

(2)在特别紧急危险时，可先搬出文件，后补充各项文书证明

(3)在发表紧急状态宣言时，可口头请示_____部门，得到批准后方可搬运。

4.收藏文件仓库的位置，根据文件的数量等由_____部门决定。在搬运、收藏文件时要注意准确无误地将文件置于各自位置。当确认文件数量大、保管场所不足时，应预先与_____部门协商，给予增加或变更保管场所。

第七条重要文件的销毁

对于保管期满的文件，_____部门在征求_____部门领导意见后可予以销毁。并做好详细登记。

第八条附则

本规定经_____核准后实施，增设修订亦同。

本规定最终解释权归本公司。

第2篇 公司文件管理制度

公司文件管理制度

1目的

为提高公司文件处理工作的效率和质量，使之规范化、科学化、制度化，对公司的文件的格式、编制、编号、审批、发布、归档等文件管理的工作流程和作业标准作出明确规定，实现公司文件管理的规范化、制度化、提高公司文件管理的有效性和适应性。结合公司实际工作情况，特制定本制度。

2适用范围

适用于公司各类文件的起草、审查、审批、发布、执行、修改、废止和备案。

3定义

3.1文件：公司文件是在公司管理过程中形成的具有执行效力和规范体式的文书，是公司各项工作开展和进行相关活动的重要依据和工具。

3.2受控文件：需要对文件的分发、更改、回收进行控制。随时保持有效版本的文件。

3.3非受控文件：不受更改/修订的控制，其封面或正文页面无“受控”标识，文件更改/修订后不必通知文件持有人。

3.4外来文件：指来源于公司之外的与公司各项工作开展和进行相关活动有关的文件 (法律、 法规 、标准、行业规范、客户要求等)。

4职责

4.1公司人事行政部是公司文件管理的归口部门，负责文件管理制度的制定、修订的起草及制度的宣贯、发放、废止工作，并负责在全公司范围内对制度执行的指导及监督。

4.2各部门产生的内部使用的文件由部门负责人或者指定人员负责文件的收录、发放、归档、废止的管理。

4.3文件编制、审批、发布的权责

4.3.1各部门负责制定部门职责范围内的制度文件。

4.3.2管理者代表负责组织相关部门和人员负责组织制定公司体系文件、程序文件、管理文件。

4.3.3人事行政部为公司文件规范化统筹管理部门，负责公司文件立、改、废的审核(核稿)、发布、汇总。

5文件分级分类

5.1文件分级

5.1.1一级文件：公司战略规划具有长期指导性、规范组织行为的概述性文件或制度汇编类文件等的系统文件。包括但不限于公司员工手册、经营管理规范等。

5.1.2二级文件：规范各专业职能管理、服务规范管理等方面的文件。

5.1.3三级文件：各职能管理、服务规范等具体实施的作业指导流程及相关技术文件、操作规定、规范、项目管理文件、公文等，包括具体的作业方法和标准。

5.1.4四级文件：表格、表单类文件，凡记录作业结果所用的表格等。

6文件编号、标识与控制

6.1文件编号：[microsof1] 公司名称 +部门代号+文件名称+文件顺序号+时间

注：各部门代号

部门代码部门代码部门代码部门代码

6.2文件的标识与控制

文件分受控与非受控两种,在管理体系运行的有关场所应用的文件及提供给审核机构的文件为受控文件,以编号为受控标识如因其他目的提供给客户的文件为非受控文件，不作标识

长期有效的文件予以编号和标识，控制其发放，回收作废失效版本

一次性或短时间有效的文件过期自然失效，以其标题、日期作为标识，不必跟踪回收其过期版本。

7文件编制、审核、批准和发布

7.1行政文件与管理性文件的编制与审批

(1)公司级行政性文件：公司组织机构设置、人事任免涉及公司经营管理、技术、生产、薪资福利、奖惩等重要决定的通知/通告，由人事行政部负责编制。

(2)公司级管理性文件：如人力资源管理制度、技术文件管理制度、财务管理制度，由各部门依本制度4.3条负责编制。

(3)各部门行政性文件：各部门因部门管理及工作开展所需求发布的通知/通告，由相关职能部门负责编制。

(4)公司及各部门所有行政性文件审核由人事行政部填写《公司内部业务便签》，部门负责人审核，常务副总批准、审阅和签发。

(5)公司及各部门所有管理性文件的审核由人事行政部填写《文件审阅签发单》，部门负责人审核，常务副总批准、审阅和签发。

7.2文件归档、发放、保管

7.2.1文件归档

(1)经审批后的文件，人事行政部负责填写“文件/记录目录”，并且将电子档和纸张文件同时归档。

(2)各部门收到的文件由部门负责人或指定人员保管。各部门的“文件/记录目录”应定期予以更新，并将复印件交人事行政部编制/更新公司《受控文件清单》。

7.2.2文件发放

公司受控文件、记录由人事行政部负责按以下范围发放：

(1)管理手册、程序文件和公司管理文件下发至各部门

(2)作业文件、记录下发至使用文件的相关部门

(3)各个部门都要使用相应文件、记录的有效版本，人事行政部及时收回作废文件行政办公室拟定《文件发放登记表》按上述规定范围发放文件,并注明发放数量，填写发放编号，并由领用者签名。

(4)文件接收部门应指定人员接收文件，收文者要在《文件发放登记表》中签名。

7.2.3文件保管与借阅

(1)文件保管：所有经批准发布的文件皆应登记编目并归档保存于文件的归口部门，文件持有者使用有效版本，并确保文件清晰易于识别。

a、行政文件正本、管理文件存放在人事行政部。

b、技术文件正本按文件归口存放于文件产生的技术部门。

c、外来文件正本依文件分类存放于档案室及相应的文件接收部门。

(2)各部门需要借阅文件时可向文件归口部门办理借阅手续，各部门文件管理人员应建立“文件借阅登记表”，管理文件的借出和归还。

(3)存放与硬盘和软盘的文件应有备份，并作出版本标识，采用密码进行保护，限定查阅及使用范围，由授权使用的人员进行操作。

(4)文件的持有者若跨部门调动或离职，应办理文件交接、归还手续。

7.3文件的更改与回收作废

7.3.1文件更改

(1)当文件不适应需要更改时，由文件归口部门提出，并实施具体更改工作，文件更改必须符合统一性、协调性，必要时相关的文件应进行同步更改。

(2)文件更改的起草、审核、批准由原文件起草、审核、批准部门/人员按负责填写《文件更改/评审单》并实施更改。

(3)文件修改内容较少时，可以采用划改、换页的方式进行更改单文件更改超过三次或更改较大或公司组织结构、管理体系发生重大变化时应进行换版。

(4)公司文件更改状态按版本号为a版(b、c、d等)/修改状态为0(1、2、3、4等)依此编号。版本号与更改状态之间的关系为：每版文件同一版本内可以允许修改10次，即修改状态号最高是10，当超过10次时，文件换版，即由a版升为b版，以此类推。特殊情况下，换版不受此限制。

(5)文件更改内容必须及时到达文件使用场所，对文件的宣贯、实施情况有文件归口部门进行检查，并确认更改效果。

(6)公司鼓励各部门及人员在使用文件时及时发现文件的问题，提出文件更改意见。

7.4文件的作废与销毁

(1)各部门使用中的文件已被更改且有新版文件发布时，原文件应作废收回，作废的原版文件由人事行政部按原发放数量回收，并登记标明回收日期。

(2)文件作废或换页换版时，对已回收的作废文件由行政办公室及时销毁，并记录在《文件销毁(留用)记录表》中，若需保留作废文件时要在文件上标注“作废”字样。

(3)各类文件的保存期按《档案管理制度》的规定执行。

7.5外来文件管理

7.5.1外来文件接收与归口

(1)国家法律、法规国家、行业、地方标准上级主管部门下发的管理办法、制度、规定等外来文件，由人事行政部统一收集管理，并建立《外来文件清单》。

(2)外来文件由接收部门或形成文件部门归口管理。

(3)外来的一般性通知、公告等需执行的文件由公司总经理审批后，交由相关部门传阅执行，履行完毕后，由执行部门记录执行情况，交档案室备档。

7.6保密文件的管理

7.6.1保密文件及保密信息在形成后、归档前以“谁形成谁负责”为原则进行管理，秘密信息以载体形式归档后，交由档案室负责管理。

7.6.2保密文件的发放、传阅、披露应遵守以下原则：

文件密级发放、传阅范围

绝密公司核心领导、绝对信息形成部门的负责人及公司领导认为需要让其知悉的对象

机密公司部门负责人以上人员，机密信息形成部门的相关人员及公司领导认为需要让其知悉的对象

秘密公司部门主管级以上人员，秘密形成部门的相关人员及该部门认为需要让其知悉的对象

附件：

《公司内部业务便签》

《文件审阅签发单》

《受控文件清单》

《文件发放登记表》

《文件更改/评审单》

《文件销毁(留用)记录表》

《外来文件清单》

公司内部业务便签

□通报 □指示 □通知 □批复

□协调 □请示 □报告 □接洽

给(to)：日期(date)： 年 月 日

由(from)：□请回复(reply) □请归档(file)

标题(subject)：

内容(message)：见下文

(空两格，正文宋体四号字，表格视情况酌定)

××××(部门)

二0一×年××月××日

起草人：各部门负责人审签：

分管领导审签：

总经理审签：

文件发放记录表

编号：

序号文件名称文件编号接收部门份数签字发放/回收日期发放/回收部门

编制： 年 月 日

文件更改/评审单

编号：

文件编号

文件名称

更改原因：

更改内容：

评审结论：

评审人员：

编制： 年 月 日

文件销毁(留用)记录表

编号：

序号记录名称记录编号发放

日期回收

日期数量原因

编制: 年 月 日

外来文件清单

编号：

序号文件名称备注

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

21

22

23

编制： 年 月 日

受控文件清单

编号：

序号文件名称文件编号版/次备注

编制: 年 月 日

文件审阅签发单

编号：

拟文部门

拟稿

核稿

文件名称

文件编号

文件内容摘要

文件发放范围

(拟文部门填写)主 送： 董事长□ 总经理□

抄送：行政人事部□ 财务部□ 营销部□ 项目部□

拟文部门 负责人意见：

拟发签字：

法务部意见：

审 签：

分管副总意见：

审 签：

公司

总经理意见：

审 签：

签发

日期

[microsof1]可根据实际需要修改。

第3篇 疫情之下公司调薪、延长劳动合同期限文件

调薪确认书

本人（身份证号：），因公司受疫情影响，公司业务萎缩，企业入不敷出，为了与与公司共克时艰，经与我协商，对薪酬结构和数额做以下调整：

调整前薪资结构及数额：

调整后薪资结构及数额：

由员工通过邮件形式签订，甲方发送本《调薪确认书》至乙方电子邮箱后，乙方邮件回复“本人对以上调整后公司支付给本人的薪资项目（结构）及各项数额均无异议，并承诺对薪资予以严格保密”后生效。

乙方在空白纸张上抄写“本人对以上调整后公司支付给本人的薪资项目（结构）及各项数额均无异议，并承诺对薪资予以严格保密，并署名及时间”拍照作为附件同邮件一并发送。

员工（确认人）签字： 公司盖章：

年 月 日 年 月 日

劳动合同期限顺延通知书

先生/女士：

您与公司签订的劳动合同已于2020年月日到期，公司决定不再与您续签劳动合同。但因新型冠状病毒肺炎疫情防控原因，根据人力资源社会保障部办公厅《关于妥善处理新型冠状病毒感染的肺炎疫情防控期间劳动关系问题的通知》（人社厅发明电〔2020〕5号）规定，您符合《通知》中“新型冠状病毒感染的肺炎患者、疑似病人、密切接触者在其隔离治疗期间或医学观察期间以及因政府实施隔离措施或采取其他紧急措施导致不能提供正常劳动的企业职工”情形中的情形职工。特依法顺延您劳动合同期限至，在此期间，按正常工作发放劳动报酬。

特此通知

xxxx公司

2020年xx月xx日

劳动合同期限顺延确认书

公司：

本人已收到公司发出的《劳动合同期限顺延通知书》，特此确认。

员工(签字按手印):

2020年月日

第4篇 公司解散证明文件

原___________有限责任公司，现因_____________原因，公司经过股东大会讨论并一致决定将公司进行解散，在结清了对员工________________所拖欠的社保费用以及工资报酬后，双方自愿解除劳动关系，从此后原_____________有限责任公司与员工之间再无任何权利义务。公司将按照法律程序对其进行一定的赔偿。

特此证明

_______________有限责任公司

法人：______________

________年________月________日

第5篇 公司文件管理制度通用版

一、总则

第一条、为减少发文数量，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，根据有关规定，结合企业实际情况，特制订本制度。

第二条、文件管理内容主要包括：上级函、电、来文、同级函、电、来文、企业上报下发的各种文件、资料。

二、收文的管理

第三条、公文的签收

1、凡接收公文均由秘书登记签收后分别转交相关部门，在签收和拆封时，秘书均需注意检查封口和邮戳。对开xx和邮票撕毁函件应查明原因，对密件开xx和国外信函邮票被撕应拒绝签收。

2、对政府部门发来的文件，要进行信封、文件、文号、机要编号的四对口核定，如果其中一项不对口，应立即报告有关部门，并登记差错文件的文号。

第四条、公文的阅批与分转

1、凡正式文件均需由秘书根据文件内容和性质阅签后分送承办部门阅办，重要文件应呈送总经理亲自阅批后分送承办部门阅办。为避免文件积压误事，一般应在当天阅签完，紧急文件要即阅即办。

2、一般函、电单据等，由秘书直接分转处理。如涉及几个单位会办的文件，应同主办部门联系后再分转处理。

3、为加速文件运转，秘书应在当天或

第二天将文件送到总经理办公室，如关系到两个以上业务部门，应按批示次序依次传阅，最迟不得超过两天。风险提示：

实践中，发生离职员工侵犯公司 商业秘密 时，争议焦点往往不是员工有没有义务保守公司的商业秘密，而是该秘密是不是构成受法律保护的商业秘密，以及单位如何提供 证据 证明离职员工实施了 侵权行为 及侵权造成的损失。由于商业秘密侵权证据很难收集，或调查取证的成本非常高，往往导致单位对侵权行为束手无策。

企业在制定规章的时候可以约定通过 保密协议 ，据此证明商业秘密的存在、证明企业对商业秘密采取了保护措施，一旦发生侵犯商业秘密的行为，便于举证，有利于企业借助法律手段保护自己的商业秘密，维护合法的权益。

第五条、文件的传阅与催办

1、传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件带回家、宿舍和公共场所，也不得将文件转借给其他人阅看。对尚未传达的文件不得向外泄露内容。

2、阅读文件应抓紧时间，当天阅读完后应在下班前将文件交秘书处，阅批文件一般不得超过两天，阅后签名以示负责。如有总经理批示、拟办意见，秘书应责成有关部门和人员按文件所提要求和总经理批示办理有关事宜。

3、阅文时不得抄录全文，不得任意取走文件夹内任何文件及附件，如确系工作需要，要办理借阅手续，以防止丢失泄密。

4、文件阅完后应送交秘书，切忌横传。

5、行政秘书对文件负有催办检查督促的责任，承办部门接到文件、函电应立即指定专人办理。不得将文件压放或分散，如需备查，应按照有关保密规定，并征得秘书同意予以复印或摘抄，原件应及时周转归档。

三、文件借阅和清退

第六条、各部门有关人员因工作需要借阅一般文件，需经本部门主管签写便条，对有密级的文件须秘书同意后方可借阅。

第七条、借阅文件应严格履行借阅登记手续，就地阅看，按时归还。任何人不得将文件带走或全文抄录，不允许拆卷和在文件上勾画等。

第八条、各部门应具体指定责任心强的主管负责文件收交、保管、保密、催办检查工作。

四、文件的立卷与归档

第九条、文件的归档范围凡下列文件统一由行政秘书归档：

1、企业领导发出的报告、指示、决定、决议、通报、纪要、重要通知、工作总结、领导发言和经营工作的各类计划、统计、季度、年度报表等。

2、各种专业例会记录。

3、企业召开重要会议所形成的报告、总结、决议、发言、简报、会议记录等。

4、有保存价值的客户资料及处理结果。

5、企业日志和大事记。

第十条、立卷要求

1、文件的立卷应按照内容、名称、作者、时间顺序，分门别类地进行整理归档。

2、立卷时，要求把文件的批复、正本、底稿、主件、附件收集齐全，保持文件、材料的完整性。

3、要坚持平时立卷与年终立卷归档相结合的原则。重要工作、重要会议形成的文件材料，要及时立卷归档。

五、文件的销毁

第十一条、对于多余、重复、过时和无保存价值的文件，秘书应定期清理造册并按行政有关规定，办理申请销毁手续。

六、附则

第十二条、本制度解释权归行政部。

第十三条、本制度自公布之日起执行。风险提示：

企业规章制度也可以成为企业用工管理的证据，是公司内部的法律，但是并非制定的任何规 章制度都具有法律效力，只有依法制定的规章制度才具有法律效力。

劳动争议 纠纷案件中， 工资 支付凭证、 社保 记录、招工招聘登记表、报名表、考勤记录、开除、除名、辞退、 解除劳动合同 、减少劳动报酬以及计算劳动者工作年限等都由企业举证，所以企业制定和完善相关规章制度的时候，应该注意收集和保留履行民主程序和公示程序的证据，以免在仲裁和诉讼时候出现举证不能的后果。

第6篇 公司电子文件归档与电子档案管理办法

第一条 设立目的

为使电子文件归档与电子档案管理规范化，对电子文件的形成、积累、鉴定、归档及电子档案的保管实行全过程管理，为本公司经营与发展提供服务，特制订本办法。

第二条 负责部门

电子文件的形成部门负责电子文件的积累、保管和整理工作，由_____部门进行指导与监督。部门领导统一协调，指定专门人员负责，保证管理工作的连续性。

第三条 电子文件的收集与归档

一、电子文件的收集

1．收集方法

（1）及时按照要求制作备份。

（2）需在登记表中登记。

（3）登记表应与备份一同保存。

（4）登记表如果制成电子表格，应与备份文件一同保存，并附有纸张打印件。

（5）电子文件性质代码：r—草稿性电子文件；u—非正式电子文件；o—正式电子文件；n—无纸电子文件；t—文本文件；i一图象文件；g—图形文件；v一影像文件；a—声音文件；m—多媒体文件；p—计算机程序；d—数据文件。

2．具体收集流程

（1）记录了重要文件的主要修改过程，有查考价值的电子文件应被保留。当正式文件是纸质时，如果保管部门已开始进行向计算机全文处理的转换工作，则与正式文件定稿内容相同的草稿性电子文件应当保留，否则可根据实际条件或需要，由______确定是否保留。

（2）保存与纸质等文件内容相同的电子文件时，要与纸质等文件建立准确、可靠的标识关系。

（3）在“无纸化”计算机办公或事务系统中产生的电子文件，应采取更严格的安全措施，保证电子文件不被非正常改动。同时必须随时备份，存储于能够脱机保存的载体上，并对有档案价值的电子文件制作纸质等硬拷贝件保留。

（4）用文字处理技术形成的电子文件，收集时应注明文件存储格式和属性；用扫描仪等设备获得的图象电子文件，应将相关软件一并收集。

（5）用计算机辅助设计（cad）或绘图等获得的图形电子文件，收集时应注意其对设备的依赖性，以及易修改性等问题，不可遗漏相关软件和各种数据。

（6）用视频设备获得的动态图象文件，收集时应注意收集其相关软件。

二、电子文件的归档

1．电子文件的整理

电子文件的整理，应按内容、保管期限、密级等因素相对集中；应制成相应电子文件目录；归档电子文件应填写登记表。

2．电子文件的归档

（1）归档时间

逻辑归档应实时进行，物理归档应定期完成。

（2）归档检测与鉴定

在进行电子文件归档工作时，应按其基本技术条件进行检测。其内容包括：硬件的有效性、软件的有效性及其信息记录格式等。并进行有效性和完整性的鉴定。

（3）归档过程

a把带有归档标识的电子文件集中，制成归档数据集，拷贝至耐久性的载体上，至少一式2套，一套封存保管，一套供查阅使用。

b存储电子文件的载体或包装盒上应贴有标签，标签内填写编号、名称、密级、保管期限、硬件及软件环境。

c将相应的电子文件目录、相关软件、其他说明等一同归档并附归档电子文件登记表。

d在网络中进行了逻辑归档操作的电子文件应按上述归档过程完成物理归档。

3．其他注意事项

（1）应明确规定归档时间、归档类型、相关软件、版本、保存期限、检测数据等，以保证电子档案的质量。

（2）归档电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时，则应在内容、相关说明及描述上保持一致。

（3）具有保存价值的电子文件，必须适时生成纸质文件等硬拷贝。进行归档时，必须将电子文件与相应的纸质文件等硬拷贝一并归档。

第四条 电子档案的管理

电子文件归档后按有关规定移交至部门档案管理人员保管。其须遵循以下流程：

1．电子文件检验

归档的每套载体均应接受检验，合格率应达到_____％。与纸质档案同时保存的电子档案可采取抽样检验的方法，样本数不少于总数的_____％合格率应达到__％。具体检验项目包括载体有划痕，是否清洁；有无病毒；核实电子档案的完整性和有效性审核手续；核实登记表、软件、说明资料等是否齐全。将检验结果填入电子档案入库登记表。检验有错的，应及时将错误信息反馈部门领导，并重新制作。

2．电子文件保管

电子档案保管除应具备纸质档案一般的要求外，还应符合下列条件。

（1）归档载体不得擦、划、涂等。载体应直立存放，做到防尘、防变形。

（2）环境温度选定范围：℃—__________℃；相对湿度选定范围：___％—___％。

（3）存放时应注意远离强磁场，并与有害气体隔离。

3．电子文件抽样检查

每满____年，对电子档案的形成和管理设备更新情况进行一次检查登记。每满____年进行一次抽样机读检验。抽样率不低于_____％，如发现问题应及时采取恢复措施。定期检验结果，应填入电子档案管理登记表。

4．电子文件的利用

利用时使用拷贝件，要遵守保密规定。利用者对电子档案的使用应在权限规定范围之内。

5．电子文件的销毁

电子档案的销毁，应在办理审批手续后，方可实施。非保密电子档案可进行逻辑删除。属于保密范围的电子档案被销毁时，如存储在不可擦除载体上，须连同存储载体一起销毁并在网络中彻底清除。

第五条 附则

本办法经_____核准后实施，增设修订亦同。

本办法最终解释权归本公司。

第7篇 公司职工离职文件

编号：_____________

填写日期：_______年___月___日

一、员工基本信息

姓名：___________，员工工号：______________，

部门：__________________，职务：________________。

二、离职类别：

1、辞职□辞退□

2、离职原因：______________________________________________

3、申请离职时间：_______年___月___日

三、工作及物品移交情况：

1、移交说明：______________________________________________

2、交接人签名：__________，日期：_______年___月___日

四、部门经理意见

1、同意□不同意□

2、签字：__________，日期：_______年___月___日

五、人力资源部意见

1、同意□不同意□

2、签字：__________，日期：_______年___月___日

五、总经理批准

1、批准□不批准□

2、签字：__________，日期：_______年___月___日

六、正式离职时间

_______年___月___日

七、其他

备注：_____________________________________

离职手续清单

(备注：以下信息完成在□打“√”，没有打×)

一、员工基本信息

姓名：___________，员工工号：______________，

部门：__________________，职务：________________。

二、离职种类

辞职□辞退□

三、本部门交接

1、工作交接□□

2、书刊、资料□□

3、生产工具□□

4、e-mail地址删除□□

5、电脑交接□□

6、电脑密码解除□□

经办人签字：______________________，本人确认：__________________。

四、财务部门交接

1、暂借款、欠款□□

2、未报销单据、发票等□□

3、印签、印章、支票□□

4、银行卡、密码□□

5、与财务相关数据交接□□

6、保险柜锁匙、密码等□□

经办人签字：______________________，本人确认：__________________。

五、人事行政部门交接

1、员工手册□□

2、胸卡□□

3、厂服□□

4、钥匙□□

5、通讯/交通设备□□

6、体检单□□

7、解除劳动合同证明□□

8、其他：_________________________________________

经办人签字：______________________，本人确认：__________________。

六、本人确认上述手续完成，解除与______________公司聘用关系：

离职人签字______________，日期：_______年___月___日。

确认上述手续完成,解除与员工聘用关系：生效日期为:_______年___月___日

七、保存期限

保存至该员工离职后两年。

人事行政科长签字：______________，日期：_______年___月___日。

备注：

1、离职员工必须到各部门办理相关移交手续并经本部门经理及其他相关部门主管审核方可生效。

2、辞职、终止合同(协议)员工由本人到人事科领取此表后逐一办理离职手续，开除员工必须由各部门文员陪同开除员工到人事课领取表单后监督办理手续，办完后警卫监督办理其他手续直至离职。

3、离职人员在上述各部门办完离职手续后，最后将清单交人事科，由人事科呈副总经理/人事行政科长核准并入档。

4、当离职手续办理完毕后，人事给予其相关离职证明。

第8篇 公司文件管理制度范本最新

一、总则

第一条、为减少发文数量，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，根据有关规定，结合企业实际情况，特制订本制度。

第二条、文件管理内容主要包括：上级函、电、来文、同级函、电、来文、企业上报下发的各种文件、资料。

二、收文的管理

第三条、公文的签收

1、凡接收公文均由秘书登记签收后分别转交相关部门，在签收和拆封时，秘书均需注意检查封口和邮戳。对开口和邮票撕毁函件应查明原因，对密件开口和国外信函邮票被撕应拒绝签收。

2、对政府部门发来的文件，要进行信封、文件、文号、机要编号的“四对口”核定，如果其中一项不对口，应立即报告有关部门，并登记差错文件的文号。

第四条、公文的阅批与分转

1、凡正式文件均需由秘书根据文件内容和性质阅签后分送承办部门阅办，重要文件应呈送总经理亲自阅批后分送承办部门阅办。为避免文件积压误事，一般应在当天阅签完，紧急文件要即阅即办。

2、一般函、电单据等，由秘书直接分转处理。如涉及几个单位会办的文件，应同主办部门联系后再分转处理。

3、为加速文件运转，秘书应在当天或第二天将文件送到总经理办公室，如关系到两个以上业务部门，应按批示次序依次传阅，最迟不得超过两天。

第五条、文件的传阅与催办

1、传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件带回家、宿舍和公共场所，也不得将文件转借给其他人阅看。对尚未传达的文件不得向外泄露内容。

2、阅读文件应抓紧时间，当天阅读完后应在下班前将文件交秘书处，阅批文件一般不得超过两天，阅后签名以示负责。如有总经理“批示”、“拟办意见”，秘书应责成有关部门和人员按文件所提要求和总经理批示办理有关事宜。

3、阅文时不得抄录全文，不得任意取走文件夹内任何文件及附件，如确系工作需要，要办理借阅手续，以防止丢失泄密。

4、文件阅完后应送交秘书，切忌横传。

5、行政秘书对文件负有催办检查督促的责任，承办部门接到文件、函电应立即指定专人办理。不得将文件压放或分散，如需备查，应按照有关保密规定，并征得秘书同意予以复印或摘抄，原件应及时周转归档。

三、文件借阅和清退

第六条、各部门有关人员因工作需要借阅一般文件，需经本部门主管签写便条，对有密级的文件须秘书同意后方可借阅。

第七条、借阅文件应严格履行借阅登记手续，就地阅看，按时归还。任何人不得将文件带走或全文抄录，不允许拆卷和在文件上勾画等。

第八条、各部门应具体指定责任心强的主管负责文件收交、保管、保密、催办检查工作。

四、文件的立卷与归档

第九条、文件的归档范围

凡下列文件统一由行政秘书归档：

1、企业领导发出的报告、指示、决定、决议、通报、纪要、重要通知、工作总结、领导发言和经营工作的各类计划、统计、季度、年度报表等。

2、各种专业例会记录。

3、企业召开重要会议所形成的报告、总结、决议、发言、简报、会议记录等。

4、有保存价值的客户资料及处理结果。

5、企业日志和大事记。

第十条、立卷要求

1、文件的立卷应按照内容、名称、作者、时间顺序，分门别类地进行整理归档。

2、立卷时，要求把文件的批复、正本、底稿、主件、附件收集齐全，保持文件、材料的完整性。

3、要坚持平时立卷与年终立卷归档相结合的原则。重要工作、重要会议形成的文件材料，要及时立卷归档。

五、文件的销毁

第十一条、对于多余、重复、过时和无保存价值的文件，秘书应定期清理造册并按行政有关规定，办理申请销毁手续。

六、附则

第十二条、本制度解释权归行政部。

第十三条、本制度自公布之日起执行。

第9篇 公司重要文件保管处理规定

第一条 设立目的

为规范本公司重要文件的保管处理工作，特制订本规定。

第二条 适用范围

本公司所有重要文件的收藏、保管、处理一律按本规定执行。

第三条 重要文件的分类

重要文件分为四类：

1．最重要文件（日常用）；

2．最重要文件（非日常用）；

3．一般重要文件（日常用）；

4．一般重要文件（非日常用）。

其中最重要文件是指该文件的丢失将给工作造成重大影响到文件；一般重要文件是指其重要程度轻于前者的文件。

日常用文件是指工作人员在日常业务中经常查考、放在办公桌近旁的文件；非日常用文件是指除特殊情况外不必经常查考的文件。

第四条 重要文件保管场所及保管期限

1．保管场所

一般情况下，重要文件的收藏、保管场所按如下规定进行。但可根据文件的性质、数量及处理方法的不同作适当变更。

（1）地下室内贵重物品库应存放对于人民民主专政特别重要的材料。

（2）各业务部门保险柜存放各部、室的最重要文件。

（3）地下室仓库存放以上文件之外的最重要文件和一般重要文件中日常用部分。

（4）各 分公司 保险柜存放最重要文件、一般重要文件中的日常用部分。

（5）现场保管（在各部、室的办公地点以适当的方法整理保管）。上级对现场保管有特别指示的时候，保管人员应根据上级指示采用相应的方法保管。

2．保管期限

保管期限需按照文件的不同性质、数量及处理方法的不同做不同期限保存。

第五条 重要文件的整理保存

仓库内文件的整理保管由_____部门承担。部门应对各自保管的文件内容及保管位置加以记录，并提交_____部门。部门在安置文件时应考虑平时的使用频率。

同时，负责部门需提供文件在保管期间所需的适宜环境。温度保持在____℃左右。做好防水、防火、防潮、防鼠等准备。

第六条 重要文件的搬运

1．对于重要文件，在公司没有特别命令时，原则上不允许携带、搬运至公司以外。

2．如确实需要，重要文件的搬出及收藏，由_____部门负责实施，

3．_____部门将重要文件搬出加以收藏时须按如下规定执行：

（1）正常情况下文件处理完结时，要经过_____部门书面审批，方能搬运；

（2）在特别紧急危险时，可先搬出文件，后补充各项文书证明；

（3）在发表紧急状态宣言时，可口头请示_____部门，得到批准后方可搬运。

4．收藏文件仓库的位置，根据文件的数量等由_____部门决定。在搬运、收藏文件时要注意准确无误地将文件置于各自位置。当确认文件数量大、保管场所不足时，应预先与_____部门协商，给予增加或变更保管场所。

第七条 重要文件的销毁

对于保管期满的文件，_____部门在征求_____部门领导意见后可予以销毁。并做好详细登记。

第八条 附则

本规定经_____核准后实施，增设修订亦同。

本规定最终解释权归本公司。