公司档案管理合同（3份范本）

第1篇 公司档案管理办法

第一条 设立目的

为规范管理公司在工作中形成的各种具有保存价值的文件资料，有效地促进公司经营与发展，根据《中华人民共和国档案法》相关规定，并结合公司的实际情况，制定本办法。

第二条 工作原则

公司的档案工作实行统一领导，分级管理的原则。各_____部门均应配备与工作需要相适应的专职或兼职档案人员，集中统一管理本部门内部的所有档案。

第三条 档案范围

1．含义：档案是指在各种管理活动中，具有保存价值的各种文字、图表、数据、声像等不同载体形成的材料；

2．具体范围：本办法所指档案包括各单位章程、股东大会及董事会议事记录；决策层各种会议记录、纪要；重要规章制度；重要的契约书、协议书、登记注册档案；重要的诉讼档案；政府颁布的各种许可证书；各种工程及技术资料、招投标文件；财务会计资料；重要劳动人事资料；其它有关各单位历史的档案等。

第四条 档案管理人员

本公司档案管理采用集中与分散相结合的方式。全面性、综合性的文件资料由_____部整理，人事方面的档案由_____部整理，各业务部门的合同、资料由各部门整理，会计档案由_____部整理并自行归档管理。

第五条 具体管理措施

一、归档工作

1．归档原则_____原始、真实、合符规定。

（1）归档资料必须是公司在生产、经营、管理等活动中形成的原始记录；

（2）资料应按归档范围进行积累，确保完整、准确、系统，反映企业各项活动的真实内容和历史过程；

（3）归档资料应按照国家和公司有关规定、标准和要求，进行整理、编目。

2．归档时间

（1）科学技术档案（科研类、产品类、工程类、基本建设类、设备仪器类）归档时间可视项目周期长短而定，周期短的项目可在科技文件材料全部形成后一次归档。周期较长的项目可以按阶段分批归档。

（2）文书档案（行政管理类、经营管理类、生产技术管理类）应按年度归档，一般应在第二年上半年内归档。

（3）会计档案应按年度归档，一般应在第二年二季度内归档。

3．具体内容

（1）立卷按永久、长期、短期分别组卷。卷内文件要把正文和底稿、文件和附件、请求和批复放在一起卷内页号一律在右角，案卷目录找印_____份，卷内目录打印_____份。

（2）案卷厚度一般在_____厘米至____厘米为宜。装订前要拆除金属物，做好文件材料的检查，如有破损或褪色的材料，应当进行修补和复制，装订部位过窄及有字迹的材料，要用纸加以衬边。纸面过大的书写材料，要按宗卷大小折叠整齐，对字迹难以辨认的材料，应当附上抄件，案卷标题要标明作者、问题或名称，文字要简练、确切，用毛笔或钢笔书写，字迹端正。

（3）根据卷内文件之间的联系，还要进行系统排列、编组号、拟写案卷标题、填写案卷封面、确定保管期限、装订案卷排列、编制案卷目录等，档案目录主要由封面、卷宗说明、案卷目录、卷内目录组合而成。

（4）案卷按年代、机构排列，永久与长、短期案卷分开保管，要编上顺序号及注明存放案卷年号与卷号。

二、管理工作

1．管理原则_____档案的管理应遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。

2．档案分类

本公司档案实行按保管期限分类法，具体如下：

（1）永久保存档案，包括章程、股东大会及董事会议事记录、重要的制度性规定；重要的契约书、协议书、登记注册档案；重要的诉讼关系档案；重要的政府许可证书；有关公司历史的档案；决算书和其他重要的档案；

（2）保存十年档案，包括请示审批提案档案，人事任命档案，奖金工资与津贴有关档案，财务会计账簿、传票与会计分析报表，以及永久保存以外的重要档案；

（3）保存五年档案，指不需要保存十年的次重要档案；

（4）保存一年档案，指无关紧要或者临时档案。如果是调查报告原件，则由所在部门主管负责确定保存年限。

3．管理人员日常工作

（1）公司应配置保存档案的必要设备，注意做好保密工作，档案室的房门窗要坚固，并采取防盗、防火、防水、防潮、防尘、防鼠、防衣帽间、防强光等措施。确保档案安全。

（2）档案每年清理一次。档案管理员要准确地做好文件索引，以便于查找。

（3）每年对档案材料的数量、保管等情况进行一次检查，发现问题及时采取补救措施，对破损或载体变质的档案要及时进行修补和复制，确保档案的安全。

4．档案的销毁

对于已失去作用的档案要进行销毁或用碎纸机进行处理。销毁档案材料要经过认真鉴定，确定销毁的档案材料必须列册登记，送______审批后销毁。

销毁档案材料时，必须指派专人监销，防止失密。

第六条 档案的利用

（1）借阅文件采用审批制，并详细登记，未经许可，任何人不准借阅，注明归还日期，签署借阅部门和借阅人。档案资料借出时应详细检查有无损坏、缺页等情况，经确认后方可借出。阅后完整按时归还，归还时同样严格检查，以明确责任；

（2）一般档案须经______在《_______》上签字批准后，方可借阅本部门有关的档案资料；重要资料须经_____审批；密级档案资料，须经______和______共同审批。

（3）原则上不许外单位人员借阅公司档案资料，特殊情况必须由____审批。员工借阅非本部门有关的档案资料。须经_____审批。

（4）借阅人员需要复印、摘抄，须经_____批准，未经许可，不得擅自复印、摘抄。

第七条 附则

本办法由________负责解释，经_______批准后实施。

第2篇 公司档案管理人员转正申请书

尊敬的领导：

我叫_____________________，于20______________年6月19日进入公司，成为公司的试用员工，根据公司的需要，目前担任_____________________项目档案员一职，负责档案收集、发放和整理的工作。作为一个应届毕业生，初来公司，曾经很迷茫，不知道该如何做好工作，但是在项目上宽松融洽的工作氛围、团结向上的企业文化，让我很快完成了从学生到职员的转变，让我较快适应了公司的工作环境。自我进入公司到现在已经有三个月的时间，这三个月中在领导的倾力扶持下我学了很多，感悟也很多，从之前的一无所知到现在对工作有了一定程度的了解，现将工作情况简要总结如下：1、档案预控这一点至关重要，也是做好档案管理的必备条件。工程档案是项目施工过程中逐步形成的，是工程施工过程-真实、全面的反映，对控制工程质量有着至关重要的作用。所以说，如果档案不符合要求，工程实体质量根本就无从谈起，也势必会影响到后面工程竣工的验收。2、掌握各阶段档案收集的范围及内容由于本人进入项目时，项目工程施工已经基本完成，在项目部各成员的带领和指导下，慢慢熟悉一些基本的工作流程，及时收集、整理、发放洽商记录、工程签证、工程联系函等。对这些工程档案，认真检查其内容是否符合相关的要求后，交由项目经理审核签字，在交与甲方或监理并及时做好签发文件台帐。另外，在工程施工过程中有材料进场的，必须及时向材料员要回材料检验报告与合格证同时记录好材料种类、名称、型号数量等，为以后上报材料报验做好准备。再来的就是必须及时做好检验批和隐蔽工程的申报，这对以后竣工档案顺利移交有着至关重要的影响。3、加强学习作为一个项目的档案员，还应该不断学习新知识。因技术、材料等是不断更新的，只有通过不断地学习，补充自身的不足，才能适应发展的需要经过三个月的试用期，我深深体会到有一个和谐、共进的团队是非常重要的，有一个积极向上、大气磅礴的公司和领导是员工前进的动力。______________公司给了我这样一个发挥的舞台，我就要珍惜这次机会，为公司的发展竭尽全力。在此我提出转正申请，希望自己能成为公司的正式员工，恳请领导予以批准。

此致敬礼!

申请人：

______________年_________月_________日

第3篇 有限股份公司档案管理制度

目的

为使公司的文件资料能够科学及时的分类归档，并有效传递使用，提高档案管理质量与效率而制定。

范围

本制度适用于公司各级档案管理。

名词解释

档案是指公司在研发、生产、经营和管理活动中形成的具有保存价值的各种形式的文件。

归档文件是指归档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为档案保存的各种文件材料。

“件”是指归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件，一件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复印件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册为一件，来文与复文可为一件。

4职责

公司行政部负责档案管理工作，包括本制度的制定修改及解释，并督导各部门执行。

各部门(厂)应指定兼职档案管理员，并负责本制度的具体落实执行，具有对本制度进行修改的建议权。

行政部档案管理工作：

组织开展档案的定期移交，进行检查、核实、验收并负责后期存档工作。

组织开展档案的鉴定和统计工作。

负责编制、完善档案管理制度。

负责公司档案室的组织建设工作。

各部门(厂)档案管理员：

负责本部门形成的资料档案的收集、鉴定、整理等工作。

在指定时间内按移交要求完成档案移交工作。

公司的财务部负责公司会计档案的整理、存档工作。

管理内容：

档案的归档范围包括：文书档案、科技档案、人事档案、音像实物档案。

档案管理人员应根据归档范围及时鉴别和收集本部门的相关资料，并确保文件的质量。

质量要求：

纸质类档案应确保归档文件的清晰、齐全和完整，有领导签字的原告移交要保管好。对于已破损的文件应及时予以修整，字迹模糊或已退变的文件应予以复制。

电子实物档案应确保电子文件无病毒、声像清晰、完整无损，实物无破损及模糊不清等现象。具有永久保存价值的电子文件应制作纸质拷贝件，做好备份。

档案收集规则

公司各部门(厂)档案管理员在收集资料时应注意：

及时收集。对于办理完毕的档案资料应定期进行收集并归档。电子文档应随办随归，即办理完毕便进行收集归档。避免因机构变化、人事变动、工作调整等原因而造成文件散失。文件资料如有更改、变化，应注意收集文件在变化过程中产生的重要过程文件资料。

严格检查。对于收集起来的各类档案资料，应逐件进行检查：

文件应为已处理完毕的生效文件;

文件如是原件，应查看每份文件的正本、重要的草稿、附件及在办理此份文件的过程中所产生的文件资料等是否齐全;如不是原件，应注明无原件的原因及原件存放地。

档案整理规则：

公司档案设置三级类目：

一级类目以部门名称关键词进行设置。

二级类目设置6大类，包括文书类、基本建设类、设备仪器类、职工类、声像类、实物类。

三级类目根据档案具体内容进行设置，如：公文类、会议纪要类、合同类、法律资质类等。

装订：

归档文书类文件应按件装订时，正本在前，副本在后;正文在前，附件在后;原件在前，复印件在后;转发文之前，被转发文在后;来文与复文为一件时，复文在前。来文在后。

装订之前，须去掉卷内文件上的订书针、曲别针、大头针等金属物，对破损的文件进行裱糊;装订应结实整齐，不压字，不掉页，不倒页，不损坏文件，不妨碍阅读。

对于不经常使用的公文类档案资料可进行整卷装订。

不宜装订或经常使用的资料装入卷袋或卷盒内保存，便于查阅。

对于特殊类别的资料，如设计图纸等，可根据自身需要，进行装订。

排列：

归档文件应在分类方案的最低一级目录内，按事由结合时间依次排序。

编号：

公司英文字母+案卷位置编号-类别(项目、型号)简称年度-案卷号-件(盘、盒、页号)例如：xdd2a-行.公文____________年-01-001

意指：此份资料为新大东公司行政部公文类____________年档案，位置在2a箱第一个案卷的001号文件。

声像档案

照片及底片一并组卷保管，每张照片编一个照片号，并在照片背面注明编号;每组照片须填写照片档案说明，包括：照片的事由、摄影时间、地点人物、背景、摄影者等。

录音带要在每一盒外贴上标签，注明档号、题名、讲话人姓名、职务、录音人、录制时间、长度(时间)、保管期限等标识;录像带要在盒上注明档号、题名、摄制单位、设置日期、规格、制式、语种、长度(时间)、保管期限等标识。

实物档案

每一个实物档案可作为一个保管单位。制作实物档案标签，注明实物档案名称、相关责任人、保管理由，保管时间及期限。

编目：

卷内文件目录(附表)：将每一案卷内的归档文件逐件登记编目，来文与复文为一件时，只对复文进行编目。

将归档文书目录用纸幅面尺寸采用国际标准a4型。

装盒：

将归档文书类档案文件按页号顺序装入档案盒，并填写档案盒封面及备考表(附表)项目。档案盒应采用标准的外形尺寸，备考表用于说明盒内文件的缺损、修改、补充、移出、销毁等，放置于盒内文件之后。

档案的保管和保护：

档案的移交、日常调阅、销毁等应严格登记，明确资料在流动过程中的保管保护责任人。

声像档案应一式两份，其中一份作为保存件，不得外借。每半年或一年对声像档案检查一次，如有问题，及时采取措施，进行修补、复制等。

档案柜应满足防水、防火、防潮、防盗、防鼠、防虫、防光、防尘的要求。

档案的移交：

移交规则：

在所有档案移交前，公司各部门(厂)的档案管理员应仔细检查准备移交的资料是否齐全完整，是否符合文件质量要求。

文书档案的移交：

由各部门(厂)档案管理员将材料原件进行整理分类，定期移交行政部。

声像实物档案的移交：

声像实物档案形成后，所在部门(厂)档案管理员应在一周内向行政部进行移交。

对于各种重要资料，如重要合同、协议、图纸等应在取得后尽快完成移交工作。

移交要求：

移交的资料均应为原件。

若各部门业务工作须使用原件资料，应事先与行政部进行原件移交，在办理借出手续。

各级单位在签订合同类文件时，应确保移交行政部一份正本原件。

移交的资料应为已办理完毕的、已生效的、且具有保存价值和意义的文件资料。

资料应按类别、时间顺序进行整理，整理完毕后方可移交，整盒移交的资料应包括卷内文件目录。

移交时移交人应仔细填写《档案交接登记表》(附表)，确保填写内容的完整、准确、清晰。

行政部档案管理员对移交资料进行检查核实，确认无误后双方签字并各留一份《档案交接登记表》，以备查考。

移交资料前，各级单位应将重要资料进行备份存档，以方便部门内部的资料借阅使用。

移交时限：

一般应于次年一季度以前完成上年档案的移交工作，对存档时间有特别要求的档案按要求进行移交。

档案的借阅：

公司人员借阅本部门档案，填写《档案借(查)阅单》(附表)，经部门(厂)负责人、行政部经理签字后方可借阅;

公司人员借阅本部门档案，填写《档案借(查)阅单》，经部门(厂)负责人、相应部门负责人、行政部经理签字后方可借阅;

外单位人员借阅本公司档案，须持单位介绍信(要有印章、领导签名及联系方式)，经公司授权领导审批后方可借阅。

档案只能在公司范围内查阅，不得带出公司，不得将所借档案转借他人。

档案借阅人应对档案的保密、安全和完整负责，不得自行复制，修改。其主管领导负有监督责任，保证档案文件在借阅期间的完整无缺，不得发生档案的丢失、遗漏、抽拆、破损、涂改、污损等现象。

借阅人需要复制档案时，应提出申请。复制件用后及时归还，不得转让、交换或买卖。如无法归还的应在《档案借(查)阅单》上注明复制件用途。

档案借阅不得超过一个月。如需再借，应在借阅期满一周内办理续借手续。逾期未办理，档案管理员负责催办事宜。

档案保管期限：

档案保管期限分别为永久和定期两种。定期保管档案的年限根据其参考利用价值进行设定。永久用字母“y”代替，定期用字母“d”代替，如保存十年则编为“d10”。

凡是反映企业主要职能活动和基本历史面貌的，对企业生产、经营、建设等有长远利用价值的档案，列为永久保管;凡是反映企业一般工作活动的，在一定时间内对企业生产、经营等工作有查考利用价值的文件材料，列为定期保管。

档案的处置

公司档案室应每年五月进行一次档案价值鉴定。对于保管期满的档案，应重新审查这些档案是否确实丧失了保存价值，通过鉴定提出对部分档案的处置措施，经授权领导审核签字后，方可对档案进行处置。

如档案尚存一定保存价值，应需重新确定新的保管期限，继续保存。

如档案已丧失保存价值的则应予以销毁。

销毁

经鉴定销毁的档案须编制《档案销毁清册》(附表)，相关部门进行会审，行政部审核，确认无误后报公司总裁审批，签字确认后方可销毁。

对于已批准销毁的档案，可通过焚毁或采用碎纸机的方式进行销毁，不得卖给废品站或留做他用。档案的销毁必须由两名以上人员共同进行，销毁人、监销人明确分工。

对发生以下行为者将进行相应处罚：

借阅档案者因保管不善造成档案破损、污损等现象，但不影响档案正常使用的，给予相关责任人行政处罚警告处罚;造成档案抽拆、遗漏页数、损坏等现象的，给予相关责任人通报批评处罚;发生丢失行为的，其相关责任人及其直属主管领导连带给与行政罚款，并根据损失程度，加大处罚力度。

私自留存声像档案，未给公司造成损失的，给予相关责任人通报批评处罚;给公司造成损失的，给与相关责任人行政罚款，并根据损失程度，加大处罚力度。

借阅人员私自将档案转借他人或向第三方泄露信息，未给公司造成损失的，给予有关责任人通报批评处罚;其行为导致后果严重并造成经济损失的，相关责任人及其直属主管领导连带给与行政罚款，并根据损失程度，加大处罚力度。

附表：

卷内文件目录

备考表

档案交接登记表

档案借(查)阅单

档案销毁清册