档案资料管理细则3篇

第1篇 工程合同管理信息及档案资料管理监理细则

工程监理细则:合同管理、信息及档案资料管理

(一) 合同管理内容

1.协助业主分析合同条款,订立合同(包括实施中的各类合同),避免合同签订以后造成被动;

2. 熟悉业主与施工单位订立的合同,以便检查、督促有关方面严格执行合同;

3．协助业主处理合同执行中存在或出现的问题;

4. 及时向业主报告合同的执行情况;

5. 独立、公正地协调解决项目实施过程中的合同纠纷。

(二) 合同管理方法和手段

1.建立合同编码体系,实行分类管理;

2. 协助业主和承包商完善合同条款;

3．分析合同背景和缺陷,及时寻求处理方法;

4. 掌握合同内容,实行跟踪管理;

5. 进行合同违法预警,及时采取防范措施。

6. 认真根据合同条款,处理工程变更

7. 工程变更的要求可以由建设单位、监理单位、承包人或设计单位提出。但必须经总监理工程师签认后才能生效,根据合同条款如监理单位认为确有必要变更工程或部分工程形式,质量或数量,应向承包人发出变更指令,如果这种变更是由于承包人的过失或违约所致,除承包人应对此负责外,其所引起的附加费用由承包人承担,不论哪一方面提出的变更,凡影响工程质量、进度、投资的总监理工程师发出确认发出变更令前,均应征得业主同意。

8. 承包人只能而且必须服从监理工程师的工程变更指令或指示。

9. 对涉及设计漏项,变更技术方案和技术标准,以及因地质条件各种原因引起的设计的变更等,不论其经费增减情况,均应及时经总监理工程师批准后才能下达。

10. 变更的估价由总监理工程师按合同条款有关规定处理并书面通知承包人。

11.审查分包合同:承包人如需非主体工程分包,应按规定向总监理工程师提出申请,并将分包单位的各种资料、业绩、资质及分包内容等报总监理工程师审批。在合同实施过程中,监理工程师不与分包人发生直接关系,建设单位也不直接向分包人付款。

(三) 信息与资料档案管理

1.信息管理:监理工程随时注意对信息进行收集分析整理,保存信息处理的主要手段是采用微机,对工程逐步实施动态管理,并随时从网上查询相关信息法规。

2. 信息管理实行监理组织各级人员采取、专业人员整理分析、总监负责的管理体制。

3．监理档案管理

4. 行政档案。监理与建设单位之间来往函件。监理与承包人之间往来函件,书面签复申请批复,会议记录。监理与设计方及其它有关方往来函件。监理机构内部往来函件,请示报告,报告批复。监理月报。

5. 计量支付档案。承包人提出的索赔申请及批示情况。承包人提出的计日工和单价。额外或紧急工程费用计算设计变更批准的费用计算。各类支付证书工程进度周、月报表

6. 技术档案开工及停工指令额外工程图纸变更设计图纸现场指令检查记录施工图纸竣工图纸

7. 工程档案,督促施工单位按规定及时整理工程技术档案。

第2篇 万科地产档案资料管理细则

蔓科地产档案资料管理细则

1、客户资料管理要求

1.1准确:产权来源清楚,证件手续齐备,符合法律法规政策,记录与实际相符。

1.2完整:各种表册项目无缺项,各种证件、证明材料无遗漏。

1.3及时:客户资料随产权的转移变更,房屋、产权情况要经常进行更新,随时反映发生了的产权情况,使之符合现状。

2、存放与归档操作原则

2.1客户在销售现场签订楼宇认购书后并将其装入档案袋,按房号顺序存放。

2.2签署《房屋买卖合同》及其按揭手续办理完毕后,将其补充协议、客户身份证复印件和首期房款收据复印件,按照房屋栋号顺序存放。

2.3客户合同(房地产买卖合同及按揭合同)在当地房产或国土局办理登记完毕后,公司留一本买卖合同及按揭合同,连同上述资料一起正式归档。

3、文挡存放方式

为了使客户资料更加便于查阅,防止丢失或破损;使出借,返还的管理变得容易;同时也便于保存、保密,营销公司将整理好的档案按照项目和房号的顺序,存放于档案室并建立资料库。

4、档案收存基本要素

一份完整的客户文挡,必须具备以下资料(按顺序装袋存放或创建电脑储存档案):

①认购书或认购登记表

②房屋买卖合同及补充协议

③银行按揭合同

④合同外的补充协议

⑤特殊折扣审批表

⑥客户身份证明文件(复印件)

⑦其他(更名、退换房资料)

5、档案管理制度

5.1建立查阅、借阅登记制度:公司专业管理人员调档查阅,必须由管理员统一进行登记。外单位人员查阅文档,必须出具公、检、法工作人员证件及协助调查通知书。

5.2严格遵守保密制度,档案资料非特殊批准,不允许外借和公开。

5.3确保档案资料安全,档案室除客户文档管理员外,禁止他人入内。

5.4客户文档由营销公司设兼职客户文档管理员一名,实行专人负责制。

第3篇 工程合同管理、信息及档案资料管理监理细则

工程监理细则:合同管理、信息及档案资料管理

(一)合同管理内容

1.协助业主分析合同条款,订立合同(包括实施中的各类合同),避免合同签订以后造成被动;

2.熟悉业主与施工单位订立的合同,以便检查、督促有关方面严格执行合同;

3.协助业主处理合同执行中存在或出现的问题;

4.及时向业主报告合同的执行情况;

5.独立、公正地协调解决项目实施过程中的合同纠纷。

(二)合同管理方法和手段

1.建立合同编码体系,实行分类管理;

2.协助业主和承包商完善合同条款;

3.分析合同背景和缺陷,及时寻求处理方法;

4.掌握合同内容,实行跟踪管理;

5.进行合同违法预警,及时采取防范措施。

6.认真根据合同条款,处理工程变更

7.工程变更的要求可以由建设单位、监理单位、承包人或设计单位提出。但必须经总监理工程师签认后才能生效,根据合同条款如监理单位认为确有必要变更工程或部分工程形式,质量或数量,应向承包人发出变更指令,如果这种变更是由于承包人的过失或违约所致,除承包人应对此负责外,其所引起的附加费用由承包人承担,不论哪一方面提出的变更,凡影响工程质量、进度、投资的总监理工程师发出确认发出变更令前,均应征得业主同意。

8.承包人只能而且必须服从监理工程师的工程变更指令或指示。

9.对涉及设计漏项,变更技术方案和技术标准,以及因地质条件各种原因引起的设计的变更等,不论其经费增减情况,均应及时经总监理工程师批准后才能下达。

10.变更的估价由总监理工程师按合同条款有关规定处理并书面通知承包人。

11.审查分包合同:承包人如需非主体工程分包,应按规定向总监理工程师提出申请,并将分包单位的各种资料、业绩、资质及分包内容等报总监理工程师审批。在合同实施过程中,监理工程师不与分包人发生直接关系,建设单位也不直接向分包人付款。

(三)信息与资料档案管理

1.信息管理:监理工程随时注意对信息进行收集分析整理,保存信息处理的主要手段是采用微机,对工程逐步实施动态管理,并随时从网上查询相关信息法规。

2.信息管理实行监理组织各级人员采取、专业人员整理分析、总监负责的管理体制。

3.监理档案管理

4.行政档案。

监理与建设单位之间来往函件。

监理与承包人之间往来函件,书面签复申请批复,会议记录。

监理与设计方及其它有关方往来函件。

监理机构内部往来函件,请示报告,报告批复。

监理月报。

5.计量支付档案。

承包人提出的索赔申请及批示情况。

承包人提出的计日工和单价。

额外或紧急工程费用计算

设计变更批准的费用计算。

各类支付证书

工程进度周、月报表

6.技术档案

开工及停工指令

额外工程图纸

变更设计图纸

现场指令

检查记录

施工图纸

竣工图纸

7.工程档案,督促施工单位按规定及时整理工程技术档案。