办公楼管理方案5篇

第1篇 5a办公楼项目文明施工及环保管理方案

5a办公楼项目文明施工及环保管理方案

本工程的施工过程中,我公司将遵守国家和北京市的有关法律、法规,依照文明施工要求及环境管理体系的要求,建立健全项目文明施工及环境管理体系,制定文明施工措施、环境保护方针、目标和指标,合理配备相关资源,选择环保型、节能型的工程机械、材料,把施工对环境的影响降低到最小,最终实现施工与环境的和谐。

我公司有一整套较为成熟的文明施工措施、环境管理体系和程序,有历年来创建安全文明工地的经验,有信心、有能力把本工程做成整洁有序和节能环保的'绿色工程'、'环保工程'。

第一节环境管理方针与目标

环境方针:

本工程环境管理的实施依照《中华人民共和国环境保护法》等国家法律、法规的要求,按照我公司'以人为本,持续改善,绿色活动,造福人类'的环境方针和环境管理程序进行。

环境目标:

本工程的环境管理目标是施工现场确保'北京市安全文明工地',争创'环保样板工地',工程本体室内环境竣工后环境检测合格。

各项环境指标:

(1) 噪音排放达标:

结构施工阶段:昼间<75db,夜间<55db(施工时间:6 点-22 点)

装修施工阶段:昼间<65db,夜间<55db(施工时间:6 点-22 点)

(2) 现场扬尘排放达标:场容整洁,余土覆盖,达到北京市粉尘排放标准。

(3) 运输遗撒达标:确保运输无遗撒。

(4) 污水排放:生活、生产污水沉淀后排放,雨水分类排放至市政雨水管网;管网、沟槽排放顺畅,cod 含量<300mg/l

(5) 现场光污染:确保夜间灯光不影响周边企业、居民

(6) 废弃物管理:固体废弃物设立分类垃圾站,及时清运,确保运输无遗撒;尽量减少产生废气的设备的使用。

(7) 室内环境控制:国家明令禁止使用的各种有害材料禁止进入现场,在结构施工中杜绝使用含有异味或可能带来身体危害的各种材料和添加剂;室内装饰装修所用各种材料的有害物质含量必须在国家检验检定标准以下,并有齐全的材料检验报告资料,竣工时通过国家检定机构的检测。

(8) 使用先进工艺,尽量节约工程消耗的水、电、木材等资源

(9) 项目内部实行网络信息化办公模式,尽量减少纸张消耗,保护森林资源。

第二节环境因素的识别

根据项目环境管理目标的制定,本工程要重点控制的环境因素是以下几点:噪音污染、大气污染、水体污染、废弃物管理、资源的合理使用和环保节能材料、机械的选用等。

第三节组织体系与责任

工程环境管理体系以总包单位的项目负责人为第一责任人,项目总工程师负责环境因素的识别和环境管理方案的制定,现场经理负责组织实施体系的运行,各职能部门负责对现场的人、机、料进行具体的管理,各专业工程师提供技术支持;同时,各施工队伍、分包单位都必须在进场的同时签定环境包保协议书,并指定专门的环保人员配合总包的环境体系管理。

第四节现场场容

(1)现场围挡:

围挡全部采用空心砌块砌筑,详见下图。

(2)现场大门:共两樘,尺寸为2_8 米,全部为钢质。大门采用中分式两扇推拉门,底面为纯白色,上下边框为艳蓝色边,门上贴公司司标。

(3)六板一图

包括所建工程介绍板(大标题为红色字),安全生产、环境保护、文明施工、消防保卫领导小组成员名单板,安全生产制度板,消防保卫制度板,环境保护制度板,文明施工制度板,施工总平面布置图。

六板一图所采用的材质:立柱采用ф102

第2篇 某办公楼项目前台服务管理方案

办公楼项目前台服务管理方案

1.服务目标

通过前台接待员的服务,以积极热忱的服务态度,传达服务对象的认同讯息,以及必要的协助。

2.服务内容

1)问询服务和留言服务

熟悉并掌握楼宇设施功能、办公区域划分;

熟悉各办公室分机电话;

与其它部门保持良好的沟通及密切配合;

按标准程序接听电话,给客人留言并准确记录;

为客人提供其它各种咨询服务。

2)打字、复印、国内国际长途

提供打字、复印服务;

提供国内长途、国际长途电话服务。

3)信件报刊收发、分拣服务

分清信件报刊收发人的姓名、电话、收取时间等;

按照收发人部门分拣;

交接班时应确认信件报刊数量。

4)出租汽车预约服务

了解需求出租车服务的部门名称,接送地址及姓名,联络方式;

根据需求预约出租车,并确认接送的时间地点;

5)协助提供旅游活动安排服务

详细记录需求旅游活动的部门名称,相应人数及旅游目的地;

了解旅行社提供的旅行线路、景点以及住宿交通安排;

确认出发日期、人员安排及旅行社导游。

6)航空机票订购

详细了解需求订购机票的部门名称,相应人数及姓名,联络方式;

了解航班的日期、舱位要求、单程或往返;

与需求部门确认送票日期、需求人个人信息。

7)花卉代购、递送服务

提供花卉品种、数量以及价格要求;

确认递送的日期、地点以及递送对方的姓名、地址以及联络方式。

8)接听电话

熟悉zz电视中心内部联系电话;

熟记物业管理处内部电话;

准备好电话记录本;

保密电话号码的权限;

接电话时,与话筒保持适当距离,说话声大小适度;

使用规范标准接听电话,如:'您好,大堂前台';

因为有急事或在接另一个电话而耽搁时,应表示歉意;

确认对方单位与姓名,询问来电事项;

听对方讲话时不能沉默,否则对方会以为您不在听或没有兴趣;

与对方扼要汇总和确认来电事项。谢谢对方,并表示会尽快处理;

对方挂后再挂;

不得随便转接电话;

不得泄漏保密电话。

9)接待引导服务

准确了解当日楼宇内的各项会议、接待等活动信息;

按会议、接待活动的时间,提前做好准备工作;

主动礼貌地向来宾问候;

引导来宾乘坐电梯或前往指定地点;

对于老年人、残疾客人和走路不方便的客人要及时给予必要的帮助。

10)处理客户投诉

遇到投诉的客人,需保持冷静镇定的态度,有礼貌地仔细聆听;

及时通知相关部门;

如遇情绪激动的客人,应同时通知部门经理到达现场。

11)其它服务项目

根据zz电视中心和物业管理处要求,执行其它工作任务。

3.前台服务人员要求

1)统一着装,工作规范,作风严谨,无不良记录;

2)年龄20-28岁,身高1.65-1.75米;

3)高中以上文化,身体健康,五官端正,有良好气质;

4)具有良好的语言沟通能力、应变能力和外语能力。

第3篇 5a办公楼室内精装修管理方案

5a级办公楼室内精装修管理方案

1 施工概况

本工程室内的精装修为业主指定分包。对于分包队伍施工范围内的精装修。总包方主要从施工交接、施工进度、施工质量、成品保护等方面对各分包队伍进行管理、协调和控制,以保证工程本体的质量。

2 作业面的交接

2.1 与总包方的交接

a)在总包方进行初装修施工完毕后,分包队伍在进入施工作业面前必须经过监理、总包方、分包方共同验收,填写交接单,转交分包队伍进行施工。这其中的交接包括总包方所有的施工内容,在交接完毕后由分包方进行施工。如果在交接后发现质量问题,分包方必须负责全部的维修。

b)总包方为分包方提供现场能够提供的合理的条件(如水、电、住宿、场地等),并办理交接手续,如出现损坏由分包方负责赔偿。分包方在退场前对总包方提供的设施进行交接,如无损坏现象方可退场。

c) 在精装修施工前,对精装图纸进行熟悉,明确精装修对初装修工程的要求,确保初装与精装交接顺利。

2.1 与其他分包单位的交接

a)各分包队伍之间的交接由总包、监理、各相关分包队伍参加,对已施工的作业面进行交接。由于施工造成的已完施工内容被破坏由交接方自行协商解决。

3 施工进度的控制

3.1 计划的制订

a)总包方负责制订的分包进场、月进度、周进度计划,分包队伍必须提前做好材料准备、人员准备、资质证明材料的准备等,并严格执行进度计划。

3.2 计划的监控

总包方对各进场的分包队伍的施工进度跟踪,发现进度滞后,总包方向业主汇报,并协同业主对分包方加强施工进度的管理。

4 施工质量的控制

4.1 进场材料的质量控制

a)分包方提供的材料在进场前由总包方对材料的质量进行检查,不合格的材料严禁用于本工程。

b)分包方进场的材料,必须提供给总包方相关材料的材质证明、出厂合格证,同时将相关材料交由总包方归档整理。

c)对有环保要求的材料,分包队伍必须出具环境检测证明,保证材料是绿色环保型的。

4.2 施工过程中质量的控制

a)总包方派专门的质检员,对分包队伍的施工质量,依据总包方所要达到的本工程的质量要求检查。

b)施工过程中分包方须对总包方提出的质量问题及时改正,整改后由总包方进行相关的检查。

5 成品的保护

5.1 分包对初装修施工内容的成品保护

a)分包队伍在施工的过程中要对总包方已施工的内容进行相应的保护(如防水、地面等)。

b)由于分包方造成的破坏及时向总包方进行汇报,协商后进行修复。

5.2 分包施工完毕后的保护

a)分包队伍在退场前对自己施工的内容做好相应的成品保护,交给总包前由总包方进行检查,未保护的部位及时进行保护。

c)总包方派人对已施工完的成品保护进行看护,保证在交工前施工的质量。

第4篇 办公楼物业管理实施整体设想策划方案

办公楼物业管理实施的整体设想与策划方案

一、办公楼构建'三化四定五制'的管理模式:

本公司对办公楼的管理模式是一个系统化整体的管理体系,其核心机制是三化、四定、五制。

1、专业化、标准化、制度化'三化'模式

对员工队伍配置的服务工作,坚持'三化'的管理标准,据此形成管理机制。包括对服务队伍的配备和服务工作的实施,均按专业化的要求来考虑,保证人员、设备、作业均符合所要求的技术水准;对服务工作和管理实行程序规范化和质量标准化,使每个管理部门的管理服务都有明确、系统、全面的质量体系和考核标准;公司各部门都必须服从管理,从各个层级,各个方面建立健全规章制度,使服务管理活动制度化。

2、定任务、定人员、定成本、定奖罚'四定'目标管理

对各级服务部门,凡无特殊的,均应实行'四定'目标管理,由上级部门与下级部门签订其任务和具体目标、配置的岗位和人员数量,成本开支定额和奖罚的方式和标准。'四定'的内容要求全面、具体、科学合理。'四定'目标管理责任书由公司总经理或各办公楼的经理与公司管理部经理签订,一经生效,即以此为依据实施管理。

3、1+3责任制

为确保办公楼服务责任真正到位,办公楼的服务部门对每个员工实行一个主岗加三个辅助岗位的1+3责任制。即在岗位责任方面,每个员工配置ab岗责任,以a岗为主,协助b岗,a或b岗员工离位时相互自然顶替;同时,还有两个责任区,一是直接责任区,每个员工在所在部门和班组的责任范围和区域内,都有共同协助责任,不仅要协助部门班组的责任落实,而对在责任活动区内属于其他部门责任的事项,负有相互协助、协调和监督、相互通报信息和有需要时主动提供协助的责任。二是综合责任区,每个员工服务求助,均有责任立即予以帮助和协助处理,发现办公楼服务责任的漏项、漏控情况和项目,均有责任立即协助处理。

4、限时复命制

公司和办公楼对服务工作的管理,除建立完善的制度体系外,必须实行限时复命制,即下级对上级交办的任务和工作事项,有时间要求的,必须按时将完成情况向上级汇报。对没有明确时间要求的任务和事项,承办人必须每隔一天向下达任务和事项的交办人复命一次,报告任务和事项进展情况。限时复命制的建立,用以强化管理和监督机制,有利于上级及时掌握情况,有利于使事事落实和保持工作节奏的快捷。

5、服务访查制

办公楼实行定期访查制度,公司在办公楼除日常经常性的就服务进行检查、征询意见外,一是实行每周一次的服务大巡查,由经理率各服务部门负责人,全方位巡查办公楼的各个部门和服务区域及各个部位,对安全状况、设备设施状态、工作态度、员工纪律作风各方面进行查访和检查。二是实行服务中心每二个季度对下属部门的服务满意率、公司对办公楼的管理服务满意率书面或面询形式进行一次访查,据此改进服务。

6、考核监督制

一是实行严格的员工录用制度,每个新加入办公楼的员工,无论公共的招聘还是推荐选职,必须经过公司人事部门按程序考核考试和经理面试,必须达到规定的条件,择优选用,并且均实行试用。二是实行考评成绩末位淘汰制。除对不适宜聘用的员工随时实施辞退外,定期实施员工考评,对成绩处于末位的员工给予辞退。三是各服务部门对员工实行每月考核制度,考核成绩逐级上报备案。

7、责任追究制

从公司到办公楼的服务中心,实行责任追究制。通过制订出各个方面实行责任追究的事项和标准,以及追究方法的措施。一旦发生属责任追究范围的事项和情形,必严格追究,按标准处理。

二、锁定'六个一'服务目标

本公司对管理综合服务的办公楼,力求通过运用自身积累的经验,按'六个一'的目标,构造一个全方位的优质服务目标体系,使办公楼服务从整体获得实用、先进而有效的服务。

1、设计一套无时无处不在和星级服务模式

让办公楼的后勤服务形成全方位,具有星级化水平,这是本公司综合办公楼服务必须追求的目标,这一目标在模式上展现为三个方面:第一,办公楼委托的所有服务项目在内容、标准和质量上必须到位,追求最高满意度;第二,以办公楼后勤服务'管家'的大概念责任定位和服务意识,延伸服务的义务和施展范围,并通过公司的'1+3'服务责任制加以保证,使员工对办公楼的一切责任和义务的事项,凡耳闻眼见就动,不分彼此,自觉进行服务。使服务覆盖于每个区域,每个场合和时间,无时无处不在;第三,以办公楼为中心,充分体察和办公楼的需要,以搞服务为出发点,以微利、保本或无偿的方式,增设扩展适其所需的各种有益服务。通过以上模式,使办公楼的后勤保障处于全方位、高水准,使办公楼职工和每一位顾客进入办公楼即处于被服务之中。

2、创建一套'一个电话、一声招呼ok'的便捷服务机制

办公楼是全天运作的公共场所机构,如何使服务处于方便,运作顺畅快迅而高效,这是办公楼管理长期解决不好的一个难题。追求在这个方面获得突破,是本公司在办公楼服务上设定的重要目标之一。公司确定的目标理念是:要使发生在办公楼的服务事项,只要一声知会,就能获得落实解决。这种'一个电话、一声招呼ok'的便捷服务,需要一套科学有效的机制来实现。在探索中,本公司创建的'办公楼服务受理监控中心',赋予其统一对外受理公司责任义务范围内的服务事项。并对所受理的服务在内部进行分办、协调、跟踪、监控、督导及反馈的功能和责任。办公楼、顾客人员,只有将有关事项向受理监控中心打一个电话或知会一声,就能解决问题,避免了有事不知打哪里,不知找谁,不知能不能放心和不按时间、要求落实交办的事项等现象,既方便了服务对象,又理顺了内部运作和监管,使服务便捷、落实而高效。'一个电话、一声招呼ok'的便捷服务机制,是本公司办公楼服务新模式的一项有特色的构成环节,也是公司在所服务的办公楼创造优质服务和管理的目标要求。

3、输入一套人性化、高品味的服务文化

使办公楼后勤服务适应现代办公楼文化建设和当今的精神生活品味的追求,这是本公司服务管理运营所侧重的另一个目标。引入现代化服务意识和文化,改变办公楼建筑风格单调、色彩贫乏、氛围神秘、人面严肃,的传统风格。本公司开展后勤服务的文化建设,在办公楼引入体现人性化和高品味的服务文化,为办公楼构造多一点的高雅文化信息,输入多一点人性化服务,多一点姿彩;少一点冷漠,多一点热情;少一点疑虑,多一点自信;多一点轻松微笑的面容,让办公楼真正成为顾客信赖的地方。

4、导入一套显示现代办公楼形象的视觉与标识系统

办公楼的形象,是办公楼获得社会效益和经济效益的重要因素。办公楼现代化的标志之一,是对办公楼自身形象的重视和追求。如果一所办公楼建筑设施残缺,水电和各类供给时好时断,环境和服务不佳,则难以想象可以让人出

现好的印象和良好的经营效益。而与上述相关的办公楼后勤保障服务体系,无疑是办公楼的一项重要的形象工程,是办公楼后勤服务企业必须重视的重要方面。本公司追求为办公楼创造优质服务,必须把办公楼的后勤服务作为形象工程来打造。除了通过严格有效的管理确保办公楼的机电设施良好运转,生活保障服务到位外,须十分注意并以现代化美感追求来努力造就办公楼视觉形象,重点是以最大潜力创造建筑外观新颖,室内外环境优雅,并导入一套完整、清晰、视觉效果好的识别系统,使本公司所服务的办公楼具有良好的现代办公楼形象。

5、建立一套全方位高系数的应变和安全保障体系

办公楼后勤管理与其它住宅区等类型的物业管理相比,难度更高的一个重要点,是办公楼作为高强度运转的公共服务机构和场所,它既对安全保障和应变能力要求高,而又是安全事故易发地和应对突发事件的责任机构。如何确保办公楼平安,如何最佳配合办公楼应对好突发事件,这是后勤服务的一个极重要的经营管理目标,就是在这个方面以最大努力,按照办公楼的实际和特点,充分研究和把握好办公楼的各种重要安全隐患和事故发生的源头、规律和因素,以及办公楼应对社会危难救灾等各种突发事件的运作,制定出横到边、纵到底、全方位的预防、处理各类安全事故和安全管理的措施,以及协助配合办公楼应对突发事件的运作方案,从而在办公楼建立起全方位高系数的应变和安全保障体系。

6、打造一个专业物业、优秀办公楼

专业物业、优秀办公楼、人性化服务,是城市综合管理的重要指标项目,对一所办公楼而言,它则是办公楼建设和行政后勤管理的综合指标,是反映办公楼建设、管理水平的重要标志。

本公司对办公楼的后勤服务管理,必须打造成专业物业、优秀办公楼、人性化服务为目标,按照专业物业、优秀办公楼、人性化服务的管理标准,制定办公楼服务和管理指标和措施,并务求保证目标的实现。

三、管理人员'五训导'

各级管理人员对办公楼服务工作任务的完成起关键作用。必须在实践中不断学习、钻研和总结,励精思想和工作方法,不断提高能够实施有效组织管理的领导水平,在日常工作中,应学会、掌握和运用如下之行之有效的方法:

1、不断扩充所需信息

(1)深入具体充分了解掌握办公楼物业和运作全况及特点。

(2)充分了解各项办公楼服务运作情况。

(3)掌握员工的个人情况、工作表现和思想动态。

(4)关注社会各方面的有关信息和方法。

(5)经常了解掌握行业先进经验。

(6)经常学习研究有关理论读物和政策。

2、切入管理和追求完美

管理人员应强化自我切入管理和追求完美的意识,时时注意、提出和思考以下问题:

(1)进入办公楼要注意到:在视线内有无值得注意和重视的问题。

(2)进入办公楼要注意到:办公场所是否具有影响企业形象的问题。

(3)巡视每个部位的服务,要注意思量:员工是否处于最佳服务状态,质量是否达到最佳水平,有无潜力可挖。

(4)一天工作下来要想想,今天的服务工作有哪些不尽意的地方,明天应如何改进;今天有哪些工作尚未落实和完成,明天应优先处理哪些工作。

(5)要经常思考:服务和管理措施上有哪点不妥或不完善,有无必要立即改进。

(6)要经常注意:在服务和员工队伍中,有哪些现象需要表扬或立即制止。

(7)每天都需注意到:今天有哪些信息值得关注,有无运用的价值和可能。

(8)每到一个地方,都要问问,这个地方有无值得借鉴和吸取的经验,有无引以注意、防止的问题。

(9)要经常思考:现行服务和管理哪些方面可以创新办公楼的后勤服务要出什么品牌,目前有哪些差距,怎么办

3、重视团队精神

(1)管理人员自身并高度重视引导下属管理骨干树立始终以事业为重,相互间保持正常的沟通,议论问题对事不对人,不相互猜疑。

(2)管理人员之间应经常相互通报情况,重要问题共商决定,工作中相互维护和支持,决不拆台和相贬。

(3)管理人员应经常与下属部门骨干平等讨论工作,与员工平等交谈,关心员工,通过自己的亲和力,来凝取骨干和员工的向心力。

(4)高度重视企业理论导向和文化建设的作用,把抓服务、抓业务、抓管理与抓教育和开展多种形式的企业文化活动相结合。

(5)经常注意团体性的活动和讲评,激励、促成团体之间的良性竞争,培养和激发团队精神。

4、充分注意公共关系

(1)重视公共活动,协调办公楼管理处的内外关系,树立管理处和公司的良好形象。

(2)组织员工积极参与社会公益活动,经常组织宣传推广工作,扩大服务中心和公司的知名度和社会影响。

(3)重视与各科室的相互沟通,积极、主动地征询各方意见,通过接待、走访、组织联谊等活动,积极宣传服务中心服务内容,为服务中心工作的开展及处理,创造友好氛围。

(4)重视各种信息的搜集和分析,既善于用最佳时机宣传自己,又能在不良事件发生时妥善处理,将不良后果及影响降低至最低。

(5)经常指导员工学会与顾客、各科室人员保持沟通,让他们感觉舒适、赢得好感,创造良好的人际环境。

5、以我为标杆

(1)带头维护公司的风气、形象及公司内部和服务单位之间的团结。

(2)带头遵守劳动时间、纪律和各项规章制度。

(3)带头维护上级领导的威信。

(4)带头维护公司和服务单位的利益。

第5篇 某办公楼项目会议服务管理方案

办公楼项目会议服务管理方案

1.会议服务目标

1)结合本项目的特点,制订并实施完整、持续、高标准的员工培训计划,依托日常严谨的督导与管理,使服务水平达到酒店会议服务标准;

2)全面深入的了解客户需求,满足客户期望。

2.会议服务内容

1)会前服务准备

(1)接到会议通知后,根据会议名称、性质、时间、与会人数、级别及布置要求确定台形;

(2)根据会议需要摆放茶叶、开水、面巾纸、鲜花、会议桌签等物品;

(3)协助与会负责人复印或发放会议资料;

(4)通知工程部相关专业人员对会议室的音响、麦克、投影仪、幻灯机、电视、录像、照明等设备进行调试;

(5)会议开始前60分钟,检查各项准备工作是否到位,物品摆放合乎标准,各种物品摆放整齐;

(6)会议开始前30分钟,会服人员要在会议室门口迎接等候与会人员。

2)会议期间服务

(1)与会人员入席后根据其个人需要提供茶水服务。

(2)会议期间要定时倒水,根据需要为与会人员提供小毛巾、果盘,食物、饮料(咖啡、矿泉水和其它饮料等)等其它服务。

(3)会议休息期间,要尽快整理会场,补充和更换各种物品。

(4)会议期间,设备出现问题要请工程专业人员及时处理。

(5)会议期间,会服人员站在会议室门外等候直至会议结束。

3)会后服务

(1)会议结束时,会服人员应站在会议室门口微笑向与会人员道别。

(2)客人全部退场后,通知保洁人员协助整理会议物品(茶杯、毛巾、果盘、鲜花等),音响设备、空调,桌椅的清洁、复位,剩余食物、水果的处理,地地毯的吸尘、清洗,物业品设备的检查(照明、水壶、茶杯等有无破损)。

(3)仔细检查会场,是否有客户遗忘的物品等。

(4)检查设施设备是否有损坏,并认真做好记录。

(5)清洗、消毒会议用品(茶杯、茶碟等)。

(6)会议结束后,做好清理会场工作。

4)重大会议接待

(1)接到客户重大活动的通知后,了解客户活动规模、时间及具体活动要求。

(2)及时通知各部门做好协调配合工作。

a.工程部:各种设备的调试,水、电、照明等检查,空调温度,专梯服务(开专梯人员需佩戴白手套,注意仪容仪表、礼貌用语等)。

b.保安部:车位的安排、车辆疏导,活动重点区域的安防检查,现场治安维护,做好安全保卫工作。

c.保洁部:重点部位的清洁(活动会场、卫生间、电梯、大堂的清洁、客人有可能活动的区域)。

d.客户服务中心:做好重要客户接待引导工作,在明显位置放置引导牌,相关事务的协调工作。

(3)制订配合方案,批准后实施。

(4)配合客户对活动现场进行协调,留存相关资料(如照相、摄像等)。

(5)活动完成后进行总结,并对实施效果进行验证。

(6)相关资料整理归档。

3.会议服务程序

1)了解会议信息:

(1)根据会议通知,掌握使用部门名称、使用时间、会议地点、会议主题、会议人数、参会对象、会场布置、座位格局、联系电话、声光电设备及其它特殊要求等相关会议信息;

(2)了解会议负责人;

(3)了解会议客人的其它活动及安排,以便回答客人问询。

2)填写会议登记,并做好相关记录;

3)传达信息:

(1)向各岗位(工程、保安、保洁)传达信息,并通知相关部门做好准备工作;

(2)及时通知管理人员,做好现场督导、检查(重要会议通知项目经理)。

4)会议室布置

(1)根据会议类型(如重要会议、签约仪式、新闻发布会、展览会、茶话会等),布置会场、准备会议物品;

(2)将会议室卫生打扫干净,并检查设备设施情况;

(3)对会议室进行布置,并随时与会议负责人联系,征求对方的意见及临时要求;(桌椅摆放、鲜花/绿植、话筒/音响、条幅、投影等)

(4)会议桌上的物品(包括茶杯、桌签、鲜花、面巾纸、笔、纸等)摆放。

5)检查

(1)会议服务部门负责人对会议室进行全面检查;

(2)请会议负责人检查,对不符合要求处及时整改;

(3)会服人员应提前60分钟到达会场,整理好自己的仪容仪表;

(4)做好各项检查工作,包括会议室的卫生、设施设备状况、用具用品、鲜花/绿植、茶杯、茶叶、香巾、开水、矿泉水、

(5)会议服务部门管理人员在会议开始前30分钟,再次对会议室进行检查,确保万无一失。

6)迎宾

(1)会服人员应提前30分钟在会议室门口迎宾,引领客人;

(2)了解与会人员抵达情况。

7)服务

(1)引客时,为主要客人提供拉椅服务;

(2)客人入座后,为客人上茶,按照先宾后主、先上级后下级的顺序上茶,必须使用托盘,从客人的右侧上茶,先放杯垫,再放茶杯,杯把朝向客人的右侧,司徵朝向客人,并说'请';

(3)待会议开始后,由主宾处顺时针上香巾,要求冬热夏凉,香巾篮放在客人的右手侧;

(4)会议要求每隔10-15分钟上一次水,续水时应左手拿开水瓶,微侧身用右手小指和无名指夹起杯盖,拇指、食指、中指握住杯把,在客人身后加水,再轻轻地将茶杯放在桌上,盖上杯盖,杯把朝向客人右侧。注意续水时不要倒得太满(八分为宜)。如是矿泉水要随时注意客人饮用情况,及时更换;

(5)续水时应慢,以免开水溅到客人身上,如会议时间较长,中途还应为客人更换香巾;

(6)会议进行过程中,细心观察会议室内动静,如发现客人有事招呼,要随时应承,如客人的要求暂时无法满足,要及时通知上级,确实无法满足的应向客人解释清楚;

8)会议结束

(1)门口送客;

(2)对会场进行检查:有无遗留物品;设备设施有无损坏;

(3)收拾整理会场(通知保洁部协助)。

4.会议服务标准

1)会议桌、椅摆放要整齐,在一条直线上。盖杯要放在杯垫上,摆在座位的右上方,杯把朝右侧,摆放位置

要求在一条直线上。烟缸三位共用一个,摆放时与杯子成一条直线。

2)会议开始前30分钟,备好充足开水、调试音响,开启照明、调节空调温度。

3)检查台形是否符合要求,台面要整洁,各种用具干净、齐全,摆放符合标准。

4)根据客人要求,将指示牌放在特定位置。

5)服务员于开会前30分钟,精神饱满地在门口等候。贵宾会议于会前60分钟到岗,精神饱满地在门口迎候。

6)水牌引导,迎送服务(电梯间、会议室门口由会服人员引导)。

7)当客人来到会议室时,会服人员应礼貌热情地向客人问好:'您好,请进!',并以手势示意,请客人进入会议室入座。

8)先到达的客人入座以后,服务员从客人右侧提供茶水服务,会议期间提供茶水服务从主席台或领导开始。

9)会议室更换烟灰杠的频次为:每30分钟为客人更换一次。

10)会议添加茶水频次分别为:会议开始阶段每15分钟添加一次茶水,会议中期阶段每20分钟添加一次茶水,会议尾期阶段每20分中添加一次茶水。

11)添加茶水、更换烟灰杠时应注意:尽量不打扰客人开会,物品须轻拿轻放;询问客人时,音量要控制在最小,以免打断会议的正常进行;特殊情况可按客人要求服务。

12)会议结束时,服务员应站在门口,微笑着向客人道别:'您慢走(各位慢走),再见!',并请会务组人员签单。

13)将会议用具、设备整理好,关闭空调、电灯、窗、锁好会议室门。物品复位。

5.会议用品

准备好茶叶,茶杯,托盘、茶杯垫、小毛巾、面巾纸、水壶、玻璃杯、纸杯、桌签、烟缸、便笺纸、铅笔等。

6.会议预定方式

1)方式一:信息/网络预定

(1)与zz电视中心建立会议服务预定网络平台;

(2)有固定的网络会议申请模板(如会议时间、地点、主题、人数、会议用品、特殊服务要求等);

(3)由会服人员打电话联系申请人进行确认;

(4)提供相关服务。

2)方式二:电话/会议单预定

(1)接听会议预定电话或收到会议通知单后,了解会议要求;

(2)根据会议时间、规模及具体要求准备会议物品;

(3)接听会议预定电话的人员,要及时填写会议预定单,待会议结束前/(后),请会议申请人签字确认。

7.会议服务保障措施

建立健全完善的管理制度,对员工实施系统全面的培训是确保服务目标和作业标准得以实现的重要手段,制订以下主要管理制度:

1)预订管理制度

2)安全操作制度

3)员工仪容仪表及行为规范

4)贵宾接待程序

5)物品破损/丢失控制制度

6)钥匙管理制度

7)视听设备监控室工作制度

8)洗消工作制度

9)食品质量与安全控制制度

10)库房管理制度

11)物料保管制度

12)部门奖惩制度