公司文件管理办法7篇

第1篇 科技公司文件资料管理办法

z科技公司文件资料管理办法

本办法对文件资料的收发、审批、归档、保管进行了具体规定。

一、文件归档范围

1、以下各类文件资料由技术质量部归档管理:

(1)涉及公司开发、经营、工程、管理等技术性文件资料和质量管理体系方面的文件资料。

(2)涉及公司对外签订的经济合同、技术建议书、投标书、各种协议等。

(3)上述文件涉及审批的审批文件和修订版本。

2、以下各类文件资料由综合办归档管理:

(1)公司业务活动中收到的文件、函件等。

(2)公司发布的规章制度,管理办法等。

(3)外来文件的回复文件。

(4)各部门工作中向公司领导提交的请示、报告、批件等。

3、以下各类文件资料由各部门归档管理:

(1)各部门专业文件、资料及相关文档。

(2)各部门提交的请示、报告及批示的复印件。

4、对外签订的经济合同技术质量部和财务部均留原件归档。

二、文件收发、传发、报批。

公司文件资料的收发、传发、报批由综合办统一负责,详见文件收、发流程图及文件处理单。

三、文件编号规定

1、综合办对文件在收发时统一进行编号、登记以便管理。

2、编号格式为:z_字[____]第y号。

_表示文件来源部门。开--技术开发部,支--技术支持部,市--市场部,工--工程部,人--人力资源部,综--综合办,质--质量部,企--企发部,财--财务部。

y表示文件的编号,发文按发放的顺序进行流水编号。对于发文或修改的文件,各部门按顺序进行流水编号。

[____]-表示年号,如;2022、2022。

四、文件资料的移交

各部门移交文件时,应办理移交手续,交接均由专人负责,并填写移交文件清单,见附表。

五、规章制度、管理办法的报批及下发

各部门制定的规章制度和管理办法,经征求公司各相关部门意见并通过后,填写建议处理表;将规章制度或管理办法及填写好的建议处理表连同电子版一起交至综合办;综合办将规章制度或管理办法附上建议处理表后上报公司领导审批。审批同意的综合办将其下发各相关部门。未获批准的,综合办将公司领导签署的意见反馈给相关部门。综合办保留原始批件,并做记录。

六、文件管理机构及职责

1、公司技术资料管理由技术质量专人负责。

2、公司收发文件及各项规章制度的发布由综合办专人负责。

3、各部门的质量员应负责收集、整理、保管本部门文档资料和移交相关文件资料。

七、文件保管制度

1、技术质量部,综合办应有存放资料的专门文件柜,并具备防火、防潮、防虫等安全条件。

2、所有归档文件要进行分类登记。

3、文档管理员要熟悉所负责的文档资料,了解使用者的需求。

4、按文件类别,确定文件保管期限。每年年终据此进行整理、销毁。具体销毁工作见文件销毁流程图。

(1)技术性资料、合同协议等保管期为10年。

(2)文档性资料保管期为5年。

(3)有明确规定保存期的文档,从其规定。

5、涉及行业标准,技术规范等方面的文件资料应盖上'受控文件'章。将已过期文件资料盖上'作废文件'章,报批予以销毁。

6、严格遵守文件安全保密制度,做好文件流失防护工作。

7、文件管理人员要定时检查文件专柜,核对件数,发现异常或被盗,丢失等情况,及时向公司领导反映,妥善处理。

8、根据公司的实际情况,新项目(例如:建议书、投标书、合同等)要求项目完成后应及时归档,对于项目周期较长的,建议各部门3周内将现有文件归档。

八、文件保密级别

文件级别分为两级:机密和一般。

文件保密级别由文件制作部门确定,技术质量部或综合办审核。

九、档案借阅制度

1、属于公司机密档案的,未经许可不得外借、外传。

2、借阅文档资料属机密的,需由公司总经理或副总经理批准。

3、借阅档案,必须履行登记、签收手续。

4、借出档案材料的时间不得超过两周,必要时可以续借。过期由档案管理人员催还。需要长期借出的,须经技术质量部审核并报副总经理或总经理批准。

5、调阅或借阅档案者必须妥善保管档案,不得任意转借或摘抄、复印、不得拆卸、损污文件,归还时保证档案材料完整无损。否则,追究当事人责任。

6、借出档案资料,因保管不慎丢失时,要及时追查,并报告技术质量部及时予以处理。

7、发生档案损坏、丢失事件后,如系人为造成,公司将根据情况严重程度及所带来的后果,追究有关人员的责任,依据公司《奖惩条例》予以相应的处罚。

z科技有限公司

第2篇 公司文件管理办法范本

为了控制公司文件发放的适当范围、作废文件的及时回收,确保各部门、车间所使用的公司文件的有效性,特制定公司文件管理办法,请阅读企业管理网整理的下文。

1.文件的发放:

(1)财务部、生产部、营销部办公室以本部门名义形成且在本部门管辖范围内发放的文件,各自安排发放和回收。需要在公司各横向关联部门之间发放实施的文件,由办公室安排专人统一发放和回收。

(2)各部门需办公室安排发放文件时,必须将文件打印并复印好,由部经理书面写明发放范围、发放时间并签名后送综合管理部,由办公室主任安排文件发放人予以发放。

(3)任何文件,发放人须建立“文件发放回收登记表”。发放到各部门的所有文件,由部门负责人签字接收。如部门负责人不在,由部门在场人员签名代收。代收人必须负责及时将文件转给部门负责人。需个人接收的文件由部门内部建立“文件发放回收登记表”,并由个人亲自签字接收。

(4)需发放到正科长以下管理、辅助人员和职工的文件(包括学习材料等),发放人只需发放到相关正科长级管理人员,再由正科长级管理人员安排发放到相关个人。

2.文件的更改:

(1)任何原因造成文件的个别字句需要更改,且更改后不影响整个文件版面的整洁美观,由原编制形成的部门负责人书面写明更改位置和如何更改(数据性或原则性的须报直属部经理签字认可),连同编制形成部门负责人的私章送原发放人,由原发放人根据原发放范围及存档予以更改。

(2)文件发放人根据更改字数多少和繁简情况,可到现场为原件人更改,也可以收回后予以更改,再返还给原收件人。但在更改时必须用双线划掉原字句,在划掉的字句对应上方行距空间写上新字句,并在更改处盖上原编制形成部门负责人的私章。

3.文件的换页:

(1)任何原因造成文件单页大面积修改,需换页的,由原编制形成将需修改页面进行修改并打印、复印好,由其部门负责人书面写明换页情况(属数据性、原则性修改须部经理签字认可)送原文件发放人,由原文件发放人根据原发放范围予以换页。

(2)所有需换页的文件,由文件发放人统一换页并注明执行时间,将原页销毁。

4.文件的回收、作废:

(1)因公司制度汇总、部门调整、规划变化等原因,造成原文件内容与新文件内容重复、冲突而失效的,由汇总部门或新文件编制形成部门负责人,安排原发放人予以回收。

(2)文件发放人在回收文件时,必须持“文件发放回收登记表”由原接收人在登记表相关栏内签名后回交。

(3)每年12月下旬,由办公室通知各部门,对本年度平时未统一回收的文件、报表等无效材料清理回收一次。

(4)所有回收的文件均于回收当日送办公室,由办公室主任统一安排销毁。

5.其它规定:

(1)任何部门以公司名义形成的文件讨论稿或正式稿,必须发放到董事长兼总经理、财务部经理、生产部经理、营销部经理、公司各职能部门负责人及其他相关联人员,以便了解公司政策方向,根据公司各方面情况系统地进行修改,确保接口部门的相互配合。

(2)无论部门或公司发放的文件在发放前都必须在档案室存档备案。

(3)任何文件相关部门负责人接收后必须领学或传达应执行的员工,认为有必要复印下发到相关员工时,须向原发放部门提出申请,由原发放部门复印按发放程序予以发放。不得私自复印下发,避免文件使用范围失控,造成有效和无效版本的混淆。

(4)所有换页或作废文件属存档的或相关部门需留存备查证明的,发放人只需盖上作废章即可,不予收回,但档案管理员必须在“作废文件”档案栏目登记注明,妥善保管,以便备查。

(5)发放文件属讨论稿的,讨论人组织讨论结束后须按时交文件编制形成部门。

(6)文件发放人必须将已使用的“文件发放回收登记表”按季度装订成册,妥善保管,以便备查或回收时使用。保存期限为三年。

6.任何人未经总经理批准,不得将公司文件私自提供给公司以外人员。则除承担50元罚款外,对由此造成的一切后果负责。

7.本规定各条款如有违犯,对责任人每次罚款50元,由其直接领导开通用罚款单收缴。

办法 公司财务管理制度条款

第3篇 某客运公司文件管理办法

客运公司文件管理办法

第一章总则

第一条为适应公司规范化管理,做好公司文件管理工作,使之规范化和制度化,特制定本办法。

第二条公司文件是传达方针、发布指示、请示和答复问题,指导和商洽工作,报告情况、交流经验、申报计划、方案的重要工具,各部室及下属公司必须认真做好文件管理工作。

第三条文件处理必须做到准确、及时、简便。

第四条文件管理工作必须严格执行保密制度,确保公司机密。

第二章文件主要种类

第五条公司文件种类主要有:

(一)决定、决议、通告、通知、通报、报告、请示、函、批复、会议纪要、工作计划、总结等。

(二)公司合同、协议、采购计划、报告、方案。

(三)其它需要领导批示的书面材料。

第三章文件格式

第六条公文格式:公文一般由标题、发文字号、签发人、秘密等级、紧急程度、主送机关、正文、附件、印章、发文时间、抄送机关、附注等部分组成。

(一)公文标题,应当准确、简要地概括文件的主要内容,一般应标明发文机关和文件种类,除批转规章制度外,一般不加书名号。

(二)发文字号,包括机关代字、年份、顺序号。

1、公司本部的发文字号

(1)公司文件,分为4种:

张环客:用于向市、区政府、有关职能部门、各股东方、董事会等请求指示、批准,报告工作,反映情况,提出意见或建议,答复询问等事项;

张环客发:用于传达贯彻上级单位的方针、政策、指示,部署全局性工作,发布重要决定,批转有关部门的涉及全局、有指导意义的文件,以及必须以公司名义发布的事项;

张环客人:用于涉及公司人事任免等事项;

张环客函:用于与景区内、外不相隶属或者平行的单位、部门商洽工作、询问和答复问题、请求批准等事项。

(2)公司安委会文件:张环客安发;

(3)公司党总支文件:张环客党发;

(4)公司团总支文件:张环客团发;

(5)公司工会文件:张环客工发;

(6)公司总经理办公室文件,分为2种:张环客办发、张环客办函。

2、下属公司的发文字号要求

下属公司不得使用“易程天下”字样的发文字号。湖南易程国旅公司可用“易程国旅”字样作为发文字号,高速事业部可用“易程高速”字样作为发文字号,易程天下信息技术有限公司可用“易程信息”字样作为发文字号。

3、年份、序号

年份应用阿拉伯数码标注全称,用六角括号;序号不编虚位,不加“第”字。

(三)文件一律加盖印章,上报的文件应注明签发人。

(四)秘密文件应分别标明“绝密”、“机密”、“秘密”。

(五)紧急文件分别标明“特急”、“急”。

(六)请示一般只写一个主送部门,如需同时送其他部门,应用抄报形式。

(七)文件如有附件,应在正文之后注明附件名称和顺序。

(八)发文部门写全称或规范化简称,公司规范化简称为“环保客运公司”。公司内各部门的对内规范化简称为“公司各部室、分部、中心,信息技术公司、国旅公司、高速客运事业部”。

(九)会议通过的文件,应在标题之下,正文之前注明会议名称和通过日期。

(十)文字从左至右横写,横排。

第七条文件用纸统一用a4型,左侧装订。“通告”、“通知”用纸大小,根据实际需要确定。

第八条合同、协议的起草和签订应符合《合同法》的有关要求。

第九条采购计划、报告、方案及其它需要领导批示的书面材料须按规范的格式起草,如采购计划,必须注明事由、数量、品名、型号、单价等。

第四章文件办理

第十条公司文件由各有关部门起草,并经部门第一负责人核稿后送总经理办公室按程序上报。

第十一条凡需办理的文件,由总经理办公室根据内容和性质统一送公司总经理、其他分管领导审批,或交有关部门办理,并提出办理时限。其他部门或人员不得擅自传递公司文件,不得擅自以部门名义对外发文。

第十二条已送公司总经理或其他分管领导批示的文件,应在两日内批办,紧急文件应当日批办,交有关业务部门办理的文件,总经理办公室应根据办理时限检查催办,防止漏办和延误。凡逾期延误或漏办者,由相关责任人承担责任。

第十三条公司发出的文件由总经理或总经理授权的其他分管领导签发;公司安委会文件由安委会主任签发;公司党总支文件由党总支书记签发;公司团总支文件由团总支书记签发;公司工会文件由工会主席签发;总经理办公室发出的文件,由行政分管领导或总经理办公室主任签发。

第十四条公司领导或有关部门审批文件要认真负责、及时,文件主批人应签署自己明确具体的意见、姓名和时间,不得无故压文件。总经理办公室负责对文件的会签进行督促。

第十五条草拟和签批文件,应使用碳素墨水钢笔或毛笔。

第十七条总经理办公室在将文件送领导签发之前,应认真做好审核工作,审核的重点为:是否需要行文,文件内容,文字表达,文种使用,格式等是否符合国家、省、市及本办法有关规定。然后上报公司有关分管领导及总经理签批。文件的拟办由总经理办公室主任或其授权的其他人员签署,其他部门或人员不得随意签署拟办意见。

第十八条秘密文件不得翻印、转发,传递秘密文件时,必须采取相应的保密措施,确保文件安全。

第十九条收文的处理。公司收文归口总经理办公室统一管理,由总经理办公室负责文件的拟办、送审、督办,总经理办公室要严格做好收文登记备查和督促办理工作,其他各部门应及时对所收到的文件送总经理办公室按程序处理。

第二十条各部室起草的对外文件,由起草文件的相关部室负责对外报送;公司内部管理文件,由总经理办公室负责下发到各部室。

第五章文件立卷和销毁

第二十一条文件办完后,应及时将文件正本和有关材料按照档案管理有关规定进行归档。

第二十二条公司文件归口总经理办公室归档,其它部门原则上不得保留文件,对技术性较强或为方便日常管理而需由本部门临时保管的文件,负责保管部门应定期(两年一次)转交公司档案室统一存档。

第二十三条没有存档价值和存查必要的文件经过鉴别并报公司主管领导批准,可定期销毁,销毁秘密文件要进行登记,有专人监督,保证不丢失、不漏销。

第六章附则

第二十四条本办法修改、解释权归公司总经理办公室。

第二十五条本办法从发文之日起施行。

zz客运有限公司

第4篇 某有限公司文件管理办法

第一章总则

第一条为加强公司文件的管理工作，建立和完善公司文件体系，使文件的起草、审核、发布工作程序化，执行管理规范化，督促检查常态化，实现文件管理的闭环运转，从而不断优化管理流程，提高工作效率，促进依法治企，结合公司经营管理实际，特制定本办法。

第二条本办法规定了公司文件编写的基本要求，明确了文件的工作计划制订、制定发布、执行督查、修改完善、废止、汇编整理等操作程序。

第三条本办法所称的文件是指由公司有关部门依据国家有关法律、法规和上级有关规定，结合自身实际情况制定的规范公司生产、经营、管理的规范性文件，文件的名称包括“规定”、“规程”、“办法”、“标准”、“实施细则”、“实施意见”等。

第四条公司所属各部门干部员工必须严格遵守、切实执行本办法，确保文件管理工作顺利有效开展。

第二章职责与分类

第五条综合办公室是公司文件工作的归口管理部门，主要负责公司文件管理办法的制订与完善，建立健全文件体系框架、拟订公司年度文件建设计划、组织文件草案审核与发布，开展文件管理调研，定期对文件执行情况进行汇总评估并提出改进建议。

第七条各部门负责各自职责范围内的文件的制定，按要求上报年度文件建设计划，及时做好文件宣贯和执行过程中的解释与指导，确保业务管理文件健全规范，流程清晰顺畅，并汇同文件管理部门和执行督查部门做好业务文件的执行督查与评估工作。

第八条各部门应切实做好文件的贯彻落实工作，及时将文件传达给本单位员工，并将文件执行意见或文件建设建议反馈给文件制订与管理部门，配合做好文件建设与管理工作。同时，应结合本单位实际，建立内部文件管理体系，定期对内部文件进行梳理，在此基础上，提出文件建设计划，制定相关操作规章或细则。

第九条公司文件按业务性质和功能分为组织人事类（包括机构岗位职责、干部人事管理）、行政事务类、生产管理类、营业服务类、工程建设类、财务经审类、薪酬福利类、物资设备类、安全保卫类、科技管理类、其他等十二类。

第三章文件建设计划的制订

第十条文件建设计划指新制定或修订文件的计划。一般按年实施，必要时可以更长，但不得超过3年。

第十一条各部门根据公司实际，结合职责管理范围和已有文件执行情况，每年年底前将下一年度的文件建设计划（建议）交文件管理部门。各基层也应根据实际，明确本单位文件建设计划，并交公司文件管理部门备案。

第十二条文件管理部门根据各部门提出的文件建设（计划）建议，结合文件执行与管理实际需要，拟订出公司年度文件建设计划，提交办公会议讨论后实施，并列入各部门考核目标。

第十三条文件建设计划包括以下内容：

（一）文件名称；

（二）起草文件的承办部门、协办部门及征求意见单位；

（三）制定文件的目的、依据；

（四）文件的主要内容；

（五）文件制订或修订的进度安排。

第四章文件的起草

第十四条文件草案由其内容所涉及的业务部门负责起草。对文件内容涉及几个部门管理职能的，由业务归口管理部门牵头组织有关部门共同拟定。

第十五条为确保文件协调顺畅、规范可行，起草部门应对其起草项目进行深入调查研究，掌握国家有关法律、政策及公司现状，并应对其所拟定文件草案的可行性和执行效果有一定的预测。

第十六条文件草案应包括以下主要内容：

（一）文件制定目的；

（二）文件的适用范围；

（三）各相关部门应履行的职责；

（四）文件的具体规范或操作程序；

（五）负责文件解释的部门；

（六）实施生效日期；

（七）其他事项。

第十七条文件应符合文件制定的技术要求，内容合法，结构严谨，文字简明，标点符号正确。文件一般用条文表达，每条可分为项、目、款，款不编序号，另起自然段；项的序号用中文数字加括号依次表述；目的序号用阿拉伯数字依次表述。内容较多的，可以根据条款涉及内容分章、节，并按条表述。各类文件编号规定如下：

质量手册编号为gh/zl--□□□

程序性文件为gh/_c--□□□

管理性文件为gh/gl--□□□

作业指导书文件为gh/zy--□□□

外来文件编号为wl--□□□,外来参考文件、法规、政府文件直接用原件编号。

第十八条文件中职责划分应该明确，尽可能减少职能交叉。为便于操作，新订或修订文件时应尽可能附操作流程图，操作流程应清晰易懂。

第十九条文件在起草过程中，应当广泛听取有关领导和部门的意见，对涉及职工利益的应当听取职工代表的意见。意见不一致时，要进行协商完善。文件草案意见征询，一般由文件起草部门负责落实。

第五章文件的审核与发布

第二十条文件在意见征询完善后，应送文件管理部门审核，必要时文件管理部门应组织相关专业人员或提请企业法律顾问论证，对内容有争议的应退回原起草部门进一步修改完善。审核的内容主要包括：

（一）是否征求相关部门、单位和管理服务对象的意见；

（二）是否与现行的文件协调、衔接；有无冲突、重复；

（三）文件草案体例结构、条款、文字等是否符合文件的要求；

（四）是否切合企业实际和体现权责利对等原则；

（五）逻辑是否严密，流程是否顺畅，是否具备可操作性；

（六）其他要审核事项。

第二十二条为提高文件的严肃性，根据有关法规、制度的要求，以及公司职责分工的规定，各类文件一律由公司董事长、经理、副经理签发。

第二十三条经签发的文件，应注明生效时间，以“自发布之日起执行”或明确注明具体的生效时间，并建立发放与回收记录。

第六章文件的执行督查与评估

第二十五条文件一经发布,必须严格执行。文件执行应和文件建设一起列入各部门目标考核。具体由文件管理部门、业务部门与目标考核管理部门共同配合做好。

第二十六条各部门对本单位文件执行情况负责。业务部门根据业务管理范围对相关文件的执行情况进行监督，及时跟踪、收集文件执行的信息,为修订文件提供依据。对文件执行中发现的问题及时提出改进意见。

第二十七条公司文件主管部门定期或不定期组织对各项文件执行情况进行抽查，并对抽查结果及时进行反馈。检查结果与考核挂钩。

第二十八条文件发布后,应按年对文件特别是新建或修改文件的有效性、可行性进行评估,为公司文件体系的进一步完善提供依据。文件评估由文件管理部门结合文件督查执行情况，在全面征询各有关单位意见基础上完成，并形成评估报告后提交公司领导班子。

第七章文件的修订与废止

第二十九条文件修改一般由文件的制定部门根据文件执行实际提出，对文件执行歧义较大或与公司新的管理体制或运营实际不符的，文件管理部门可以提请文件的制定部门进行修改。

第三十条凡涉及责任部门、操作程序、执行要求等内容变化，该文件必须重新修订发布。文件修订按照文件新建程序执行，并由各相关业务部门负责落实。

第三十一条现行文件被新的文件所取代时，应在文件中注明予以废止。对因企业发展实际不需要继续执行或更新的文件，文件管理部门应在文件汇编说明中予以明确废止。

第八章文件的汇编

第三十二条本着统一、精简、节约的原则，公司文件汇编由文件管理部门统一负责。各基层单位可根据实际，对本单位具体操作文件进行梳理汇编。

第三十三条文件汇编一般按一年一小编，五年一大编原则进行。文件管理部门每年一季度，对上年度公布实施文件进行统一分类汇编，印制成册后下发。每五年对企业文件进行一次全面梳理，重新分类汇编下发。

第5篇 公司文件发放存档管理办法

公司文件发放、存档管理办法

一、公司各职能部门设有专人负责文件的发放、存档工作;

二、文件起草打印完毕,需经本部门主管审核签字,报公司总经理审批签字后,方可下发。

三、建立文件发放登记表,登记表将记录文件名称、发放时间及各部门、收件人等内容。

四、发文部门持所发文件及文件发放登记表,由各部门收件人签字后领取文件。

五、文件登记表与所发文件一并存档。

六、各部门建立本年度各类文件文件夹,文件根据文号编排顺序放入文件夹。

七、每月对文件夹内的文件进行整理,如有遗漏,尽快与发文部门联系补齐。

八、年底将所有文件夹内的文件整理、分类、装订成册,存入文件柜备查。

九、公司重要文件按年度、类别装订造册,存入文件柜中,在文件柜门上附有柜内文件目录。

十、凡借阅重要文件者,经部门负责人同意签字后,到办公室打借条,办理借阅手续。

十一、借阅文件要按时归还,撤消借条。

十二、对于重复、过时和无保存价值的文件,经部门主管审核同意,报办公室粉碎销毁。

执行部门:责任人签名:

第6篇 t公司文件管理办法

为了控制公司文件发放的适当范围、作废文件的及时回收,确保各部门、车间所使用的公司文件的有效性,特制定本规定。

1、文件的发放:

(1)财务部、生产部、营销部办公室以本部门名义形成且在本部门管辖范围内发放的文件,各自安排发放和回收。需要在公司各横向关联部门之间发放实施的文件,由办公室安排专人统一发放和回收。

(2)各部门需办公室安排发放文件时,必须将文件打印并复印好,由部经理书面写明发放范围、发放时间并签名后送综合管理部,由办公室主任安排文件发放人予以发放。

(3)任何文件,发放人须建立“文件发放回收登记表”。发放到各部门的所有文件,由部门负责人签字接收。如部门负责人不在,由部门在场人员签名代收。代收人必须负责及时将文件转给部门负责人。需个人接收的文件由部门内部建立“文件发放回收登记表”,并由个人亲自签字接收。

(4)需发放到正科长以下管理、辅助人员和职工的文件(包括学习材料等),发放人只需发放到相关正科长级管理人员,再由正科长级管理人员安排发放到相关个人。

2、文件的更改:

(1)任何原因造成文件的个别字句需要更改,且更改后不影响整个文件版面的整洁美观,由原编制形成的部门负责人书面写明更改位置和如何更改(数据性或原则性的须报直属部经理签字认可),连同编制形成部门负责人的私章送原发放人,由原发放人根据原发放范围及存档予以更改。

(2)文件发放人根据更改字数多少和繁简情况,可到现场为原件人更改,也可以收回后予以更改,再返还给原收件人。但在更改时必须用双线划掉原字句,在划掉的字句对应上方行距空间写上新字句,并在更改处盖上原编制形成部门负责人的私章。

3、文件的换页:

(1)任何原因造成文件单页大面积修改,需换页的,由原编制形成将需修改页面进行修改并打印、复印好,由其部门负责人书面写明换页情况(属数据性、原则性修改须部经理签字认可)送原文件发放人,由原文件发放人根据原发放范围予以换页。

(2)所有需换页的文件,由文件发放人统一换页并注明执行时间,将原页销毁。

4、文件的回收、作废:

(1)因公司制度汇总、部门调整、规划变化等原因,造成原文件内容与新文件内容重复、冲突而失效的,由汇总部门或新文件编制形成部门负责人,安排原发放人予以回收。

(2)文件发放人在回收文件时,必须持“文件发放回收登记表”由原接收人在登记表相关栏内签名后回交。

(3)每年12月下旬,由办公室通知各部门,对本年度平时未统一回收的文件、报表等无效材料清理回收一次。

(4)所有回收的文件均于回收当日送办公室,由办公室主任统一安排销毁。

5、其它规定:

(1)任何部门以公司名义形成的文件讨论稿或正式稿,必须发放到董事长兼总经理、财务部经理、生产部经理、营销部经理、公司各职能部门负责人及其他相关联人员,以便了解公司政策方向,根据公司各方面情况系统地进行修改,确保接口部门的相互配合。

(2)无论部门或公司发放的文件在发放前都必须在档案室存档备案。

(3)任何文件相关部门负责人接收后必须领学或传达应执行的员工,认为有必要复印下发到相关员工时,须向原发放部门提出申请,由原发放部门复印按发放程序予以发放。不得私自复印下发,避免文件使用范围失控,造成有效和无效版本的混淆。

(4)所有换页或作废文件属存档的或相关部门需留存备查证明的,发放人只需盖上作废章即可,不予收回,但档案管理员必须在“作废文件”档案栏目登记注明,妥善保管,以便备查。

(5)发放文件属讨论稿的,讨论人组织讨论结束后须按时交文件编制形成部门。

(6)文件发放人必须将已使用的“文件发放回收登记表”按季度装订成册,妥善保管,以便备查或回收时使用。保存期限为三年。

6、任何人未经总经理批准,不得将公司文件私自提供给公司以外人员。则除承担50元罚款外,对由此造成的一切后果负责。

7、本规定各条款如有违犯,对责任人每次罚款50元,由其直接领导开通用罚款单收缴。

第7篇 某某公司文件管理办法

第一章总则

第一条为加强公司文件的管理工作,建立和完善公司文件体系,使文件的起草、审核、发布工作程序化,执行管理规范化,督促检查常态化,实现文件管理的闭环运转,从而不断优化管理流程,提高工作效率,促进依法治企,结合公司经营管理实际,特制定本办法。

第二条本办法规定了公司文件编写的基本要求,明确了文件的工作计划制订、制定发布、执行督查、修改完善、废止、汇编整理等操作程序。

第三条本办法所称的文件是指由公司有关部门依据国家有关法律、法规和上级有关规定,结合自身实际情况制定的规范公司生产、经营、管理的规范性文件,文件的名称包括“规定”、“规程”、“办法”、“标准”、“实施细则”、“实施意见”等。

第四条公司所属各部门干部员工必须严格遵守、切实执行本办法,确保文件管理工作顺利有效开展。

第二章职责与分类

第五条综合办公室是公司文件工作的归口管理部门,主要负责公司文件管理办法的制订与完善,建立健全文件体系框架、拟订公司年度文件建设计划、组织文件草案审核与发布,开展文件管理调研,定期对文件执行情况进行汇总评估并提出改进建议。

第七条各部门负责各自职责范围内的文件的制定,按要求上报年度文件建设计划,及时做好文件宣贯和执行过程中的解释与指导,确保业务管理文件健全规范,流程清晰顺畅,并汇同文件管理部门和执行督查部门做好业务文件的执行督查与评估工作。

第八条各部门应切实做好文件的贯彻落实工作,及时将文件传达给本单位员工,并将文件执行意见或文件建设建议反馈给文件制订与管理部门,配合做好文件建设与管理工作。同时,应结合本单位实际,建立内部文件管理体系,定期对内部文件进行梳理,在此基础上,提出文件建设计划,制定相关操作规章或细则。

第九条公司文件按业务性质和功能分为组织人事类(包括机构岗位职责、干部人事管理)、行政事务类、生产管理类、营业服务类、工程建设类、财务经审类、薪酬福利类、物资设备类、安全保卫类、科技管理类、其他等十二类。

第三章文件建设计划的制订

第十条文件建设计划指新制定或修订文件的计划。一般按年实施,必要时可以更长,但不得超过3年。

第十一条各部门根据公司实际,结合职责管理范围和已有文件执行情况,每年年底前将下一年度的文件建设计划(建议)交文件管理部门。各基层也应根据实际,明确本单位文件建设计划,并交公司文件管理部门备案。

第十二条文件管理部门根据各部门提出的文件建设(计划)建议,结合文件执行与管理实际需要,拟订出公司年度文件建设计划,提交办公会议讨论后实施,并列入各部门考核目标。

第十三条文件建设计划包括以下内容:

(一)文件名称;

(二)起草文件的承办部门、协办部门及征求意见单位;

(三)制定文件的目的、依据;

(四)文件的主要内容;

(五)文件制订或修订的进度安排。

第四章文件的起草

第十四条文件草案由其内容所涉及的业务部门负责起草。对文件内容涉及几个部门管理职能的,由业务归口管理部门牵头组织有关部门共同拟定。

第十五条为确保文件协调顺畅、规范可行,起草部门应对其起草项目进行深入调查研究,掌握国家有关法律、政策及公司现状,并应对其所拟定文件草案的可行性和执行效果有一定的预测。

第十六条文件草案应包括以下主要内容:

(一)文件制定目的;

(二)文件的适用范围;

(三)各相关部门应履行的职责;

(四)文件的具体规范或操作程序;

(五)负责文件解释的部门;

(六)实施生效日期;

(七)其他事项。

第十七条文件应符合文件制定的技术要求,内容合法,结构严谨,文字简明,标点符号正确。文件一般用条文表达,每条可分为项、目、款,款不编序号,另起自然段;项的序号用中文数字加括号依次表述;目的序号用阿拉伯数字依次表述。内容较多的,可以根据条款涉及内容分章、节,并按条表述。各类文件编号规定如下:

质量手册编号为gh/zl--□□□

程序性文件为gh/_c--□□□

管理性文件为gh/gl--□□□

作业指导书文件为gh/zy--□□□

外来文件编号为wl--□□□,外来参考文件、法规、政府文件直接用原件编号。

第十八条文件中职责划分应该明确,尽可能减少职能交叉。为便于操作,新订或修订文件时应尽可能附操作流程图,操作流程应清晰易懂。

第十九条文件在起草过程中,应当广泛听取有关领导和部门的意见,对涉及职工利益的应当听取职工代表的意见。意见不一致时,要进行协商完善。文件草案意见征询,一般由文件起草部门负责落实。

第五章文件的审核与发布

第二十条文件在意见征询完善后,应送文件管理部门审核,必要时文件管理部门应组织相关专业人员或提请企业法律顾问论证,对内容有争议的应退回原起草部门进一步修改完善。审核的内容主要包括:

(一)是否征求相关部门、单位和管理服务对象的意见;

(二)是否与现行的文件协调、衔接;有无冲突、重复;

(三)文件草案体例结构、条款、文字等是否符合文件的要求;

(四)是否切合企业实际和体现权责利对等原则;

(五)逻辑是否严密,流程是否顺畅,是否具备可操作性;

(六)其他要审核事项。

第二十二条为提高文件的严肃性,根据有关法规、制度的要求,以及公司职责分工的规定,各类文件一律由公司董事长、经理、副经理签发。

第二十三条经签发的文件,应注明生效时间,以“自发布之日起执行”或明确注明具体的生效时间,并建立发放与回收记录。

第六章文件的执行督查与评估

第二十五条文件一经发布,必须严格执行。文件执行应和文件建设一起列入各部门目标考核。具体由文件管理部门、业务部门与目标考核管理部门共同配合做好。

第二十六条各部门对本单位文件执行情况负责。业务部门根据业务管理范围对相关文件的执行情况进行监督,及时跟踪、收集文件执行的信息,为修订文件提供依据。对文件执行中发现的问题及时提出改进意见。

第二十七条公司文件主管部门定期或不定期组织对各项文件执行情况进行抽查,并对抽查结果及时进行反馈。检查结果与考核挂钩。

第二十八条文件发布后,应按年对文件特别是新建或修改文件的有效性、可行性进行评估,为公司文件体系的进一步完善提供依据。文件评估由文件管理部门结合文件督查执行情况,在全面征询各有关单位意见基础上完成,并形成评估报告后提交公司领导班子。

第七章文件的修订与废止

第二十九条文件修改一般由文件的制定部门根据文件执行实际提出,对文件执行歧义较大或与公司新的管理体制或运营实际不符的,文件管理部门可以提请文件的制定部门进行修改。

第三十条凡涉及责任部门、操作程序、执行要求等内容变化,该文件必须重新修订发布。文件修订按照文件新建程序执行,并由各相关业务部门负责落实。

第三十一条现行文件被新的文件所取代时,应在文件中注明予以废止。对因企业发展实际不需要继续执行或更新的文件,文件管理部门应在文件汇编说明中予以明确废止。

第八章文件的汇编

第三十二条本着统一、精简、节约的原则,公司文件汇编由文件管理部门统一负责。各基层单位可根据实际,对本单位具体操作文件进行梳理汇编。

第三十三条文件汇编一般按一年一小编,五年一大编原则进行。文件管理部门每年一季度,对上年度公布实施文件进行统一分类汇编,印制成册后下发。每五年对企业文件进行一次全面梳理,重新分类汇编下发。