档案资料管理办法7篇

第1篇 特种设备档案资料管理制度办法

特种设备档案资料管理制度

一、目的

为做好特种设备档案资料管理工作,明确公司特种设备档案资料管理工作要求,特制定本制度。

二、适用范围

本制度适用于公司特种设备档案资料管理工作。

三、规定内容

1、特种设备档案资料主要包括以下内容:

1.1特种设备的设计文件、制造单位、产品质量合格证明、使用维护说明等文件以及安装技术文件和资料;

1.2特种设备使用登记证和检验报告书;

1.3特种设备的定期检验和定期自行检查的记录;

1.4特种设备的日常运行状况记录;

1.5特种设备及其安全附件、安全保护装置、测量调控装置及有关附属仪器仪表的日常维护保养记录;

1.6特种设备运行故障和事故记录;

2、特种设备安全管理机构负责归口管理本单位所有特种设备档案资料,应指派专人负责特种设备档案资料的保管工作。

3、特种设备安全管理机构应设立专门的档案室或档案柜用于保存特种设备档案资料,保存期限原则上为3年,重要的见证资料应永久保存。

4、根据需要本单位可另外专门设立特种设备档案资料管理机构。

第2篇 项目物业服务中心日档案资料管理办法

项目物业服务中心日档案、资料管理办法

档案资料管理运作流程图:(略)

l、档案资料收、发管理程序

物业服务中心重要资料(如委托方提供的资料)接收必须经过物业服务中心经理或其指定负责人验收,完善交接手续后方能分卷立档。

物业服务中心日常管理文件(如物业服务中心通知、通报等)按照本公司制定的文件管理程序进行发放及接收手续,并分卷立档。

2、档案资料管理要求

采用多种形式的文档储存方式,如电脑磁盘、光盘、录像带、录音带、胶卷、照片、图表等,并采用相适应的保管、储存方法。

尽可能把其他形式的档案资料转化为电脑储存,便于查找和利用。

电脑文件由专人按照规定设置子目录进行分类文件管理,定期清除过期失效文件。

原始文件按照文件使用性质及重要性进行分类,并编制相应的文件目录。当文件状况有所变动时,应及时调整目录的有关数据,以利查阅者及时找到有效的文件。

档案的鉴定必须由物业服务中心经理或其指定人员负责,对档案是否有效、作废、复印份数以及保存期限、保存数量等做出决定,其他未经授权人士无权决定。

档案组卷按不同业务性质分块,以内容分类,逐一编号,登记造册,编辑目录,并按不同业务部门分柜保存。

专人负责档案保管,做到档案标识清晰,分类明确,易于查找;档案出室必须由具备资格的人员经过登记后方可借出。档案管理人员需按时检查档案借阅情况,以便及时收回在外文件,防止因管理疏忽所导致的文件流失。

档案室内保管环埯要求达到防火、防潮、防变质等要求,配置有效的灭火器材,并放置适当的干燥剂用以防潮。档案管理人员需及时进行检查和清理,保证文档保管条件符合公司文件管理要求。

针对本项目物业档案资料特点.制定严格的档案保密制度,对档案资料的安全保密管理向业主负责。

以上物业服务中心的档案、资料管理方式。在确定合作关系后,将参照政府机关的有关规定予以改善,以期符合委托方的委托要求。

物业服务中心在项目物业管理期限后,如双方不再续约,将毫无保留地将完整的全套档案资料移交给委托方(__市机关事务管理局)。

第3篇 物业公司文书档案资料管理办法

物业公司文书、档案、资料管理办法

1.0目的:

方便资料查阅,完善记录档案。是事件有源可查。

2.0 适用范围

物业公司的各种资料、档案。

3.0 管理内容

3.1 文件和资料的分类

--质量体系文件(质量手册、物业管理方案、程序文件、作业文件、质量记录)

--文书档案(国家有关物业管理行业的法规、条例、通知、来往单位文件等)

--其它资料的分类(业主档案资料、书刊、声像类、专业性资料等)

3.2 文书档案管理

--上级机关、来往单位发来的文件,由行政部在《收文薄》登记,送经理阅转,并送有关部门传阅,阅者签署姓名后送回行政部存档。

--外来信件,写明领导人亲收或写明领导人姓名的由受文领导拆阅后,若需保存再退回行政部登记处理《信函收存登记表》指明存往何处。

--以公司名义的发文,由承办部门起草,行政部核稿,编文号、经理签发,然后安排打印,文件类应登记在《发文簿》,信函类的登记与收据或收件人签名应记录在《信函寄发登记表》上,以便查询。

--电脑资料的存贮和查找参见《电脑资料存贮说明》(附录)。

3.3 其他资料管理

--行政部将需要归档的文件、信件、合同等立卷归档,并登记、整理、编写检索目录,具体办理参见相关细则如《业主档案的管理办法》等。

--定期收集整理档案资料,收留各部门归档的资料、图纸、批文、合同等。任何个人不得自行私藏资料,如确有需要,可随时在行政部进行查阅。

--档案资料一般不借出,若特殊情况需借出须经经理同意,完善登记手续后方可借阅。

--借阅资料档案必须妥善保管,注意保密,不得遗失、拆散、调换、污损。档案资料借阅时间原则上不得超过七天,在规定时间内使用人应及时归还,如因保管不善造成档案资料的遗失,将视情节轻重,处以50-300元罚款。

--公司所订阅的报刊、杂志由行政部统一收取,并摘印当日重要信息供相关部门人员参阅。报刊剪报工作,由公司文员负责,每月完成上月报刊上有关信息、资料的收集、整理及传阅。

--由行政部统一收取专业类杂志并提醒相关部门主管借阅,非专业类杂志,由公司行政部负责及时安排借阅,限定归还日期后按时收回,以便其他人员借阅。

--借阅公司的图书及参考资料应办理登记手续,专业参考类图书由对口专业员工进行借用;非专业类图书借阅数目一般不超过叁册,要求在两个月内归还。

--公司行政部文员应每月就员工所借各种图书、参考资料的书目、数量进行清理,并通知员工应归还的日期,员工应积极配合清理,以便文员及时掌握员工使用情况,确保不遗失又能充分的发挥图书价值。

--所有图书资料均应妥善保管、及时归还,如因借阅人保管不善造成资料遗失,将按定价的二倍予以罚款。无定价的将视资料内容重要程度处以50-200元罚款。

4.0 各职能部门的资料管理

各部门内部日常工作中常用资料需要由部门内部保管的,可在资料室设专柜存放、取用,有必要时应分别建立内部资料管理方法和登记。

5.0相关文件

5.1 《业主档案的管理办法》

6.0相关记录

6.1 《收文薄》

6.2 《发文簿》

6.3 《信函收存登记表》

6.4 《信函寄发登记表》

7.0 附录

7.1 《电脑资料存贮说明》

编写:zz审批:zz

第4篇 业主委员会档案资料管理办法范本

业主委员会档案资料管理办法

为保存小区物业管理中的资料、档案,根据相关法规,制定本管理办法。

第一条 业主委员会需要保存的资料、档案包括,“各种小区物业规章制度”“各种会议记录和决议”“各种法律法规文本”“各种公示、公告、通知”“各种合同”“相关部门下发的文件”“业主委员会物品说明、保修书、登记表”“活动中心物品资料、登记表”“业主委员会接访登记表”和其他业主(代表)大会同意的各种文本资料和电子文档。

第二条 文本资料、档案要在文件柜内分类、编号存档,电子文档要进行备份。

第三条 常务秘书负责接收、催要经办人所持的资料,并进行整理、存档。

第四条 文本资料必须按照保密等级进行保存,业主资料为最高等级,禁止对外查阅。

第五条 因为资料保管人个体原因造成业主资料出现丢失、外泄事件的,业委会必须追究其承担相应责任;责任人是业委会委员的立刻终止其委员资格,并扣除其所有补助;责任人是秘书的立刻将其开除,扣发当月薪水。

第5篇 某基建规划处档案资料管理办法

基建规划处档案资料管理办法

档案管理是我处工作的重要组成部分,为了充分发挥档案的作用,使之更好地服务于工作,特制订本办法。

一、文件材料归档范围:

1、院外文件:按规定需要保存的中央、省、市各类正式文件。

2、学院下发的有关文件以及制定的各种制度、规定、办法、条例。

3、我处形成下达的各类规章制度、正式文件和会议记录等资料。

4、我处代表学院与外单位签订的有关合同、协议(基建档案除外)。

5、学院总体规划、基建计划、招投标记录等资料。

6、按学院档案馆规定要求归档的有关资料。

二、档案的使用与管理:

1、根据学院档案馆要求归档的档案我处按时交由档案馆统一管理,以维护档案资料的完整和安全。

2、工作需要借阅档案,根据相关规定办理手续。档案借出后,、借阅者应对档案负责,不得遗失、泄密和污损,也不得任意抽换、涂改、勾画、拆散,用完后及时归还。

3、各级领导应将各类会议、大事的有关材料及时交档案,负责档案管理应经常检查、收集档案资料、材料,及时整理归档。

4、凡是需要销毁的档案资料,必须造具清册,经主管档案工作负责人批准后报学院审批后执行。

三、文件传阅和处理:

收到文件,要根据文件的内容、密级、传阅范围等要求,及时登、记、拟办、传递和送阅。

2、分发到有关科室的文件必须登记在案。

3、文件一般不外借,如确需借阅,应进行详细登记,并限期归还。

4、文件阅后(文件精神传达贯彻后)应及时立卷归档按有关规定理。

四、组织

1、处成立档案管理领导小组,负责对档案工作的领导并指定专人负责对档案的收集、整理、立卷归档等工作。

2、各科室应明确专人负责档案工作。

五、其他

1、未尽事宜由处负责解释。

2、本办法自公布之日起执行。

z医学院基建规划处

第6篇 物业公司文书档案资料管理办法怎么写

物业公司文书、档案、资料管理办法

1.0目的:方便资料查阅,完善记录档案。

是事件有源可查。

2. 0 适用范围物业公司的各种资料、档案。

3. 0 管理内容3.1 文件和资料的分类--质量体系文件(质量手册、物业管理方案、程序文件、作业文件、质量记录)--文书档案(国家有关物业管理行业的法规、条例、通知、来往单位文件等)--其它资料的分类(业主档案资料、书刊、声像类、专业性资料等)3.2 文书档案管理--上级机关、来往单位发来的文件,由行政部在《收文薄》登记,送经理阅转,并送有关部门传阅,阅者签署姓名后送回行政部存档。

--外来信件,写明领导人亲收或写明领导人姓名的由受文领导拆阅后,若需保存再退回行政部登记处理《信函收存登记表》指明存往何处。

--以公司名义的发文,由承办部门起草,行政部核稿,编文号、经理签发,然后安排打印,文件类应登记在《发文簿》,信函类的登记与收据或收件人签名应记录在《信函寄发登记表》上,以便查询。

--电脑资料的存贮和查找参见《电脑资料存贮说明》(附录)。

3. 3 其他资料管理--行政部将需要归档的文件、信件、合同等立卷归档,并登记、整理、编写检索目录,具体办理参见相关细则如《业主档案的管理办法》等。

--定期收集整理档案资料,收留各部门归档的资料、图纸、批文、合同等。

任何个人不得自行私藏资料,如确有需要,可随时在行政部进行查阅。

--档案资料一般不借出,若特殊情况需借出须经经理同意,完善登记手续后方可借阅。

--借阅资料档案必须妥善保管,注意保密,不得遗失、拆散、调换、污损。

档案资料借阅时间原则上不得超过七天,在规定时间内使用人应及时归还,如因保管不善造成档案资料的遗失,将视情节轻重,处以50-300元罚款。

--公司所订阅的报刊、杂志由行政部统一收取,并摘印当日重要信息供相关部门人员参阅。

报刊剪报工作,由公司文员负责,每月完成上月报刊上有关信息、资料的收集、整理及传阅。

--由行政部统一收取专业类杂志并提醒相关部门主管借阅,非专业类杂志,由公司行政部负责及时安排借阅,限定归还日期后按时收回,以便其他人员借阅。

--借阅公司的图书及参考资料应办理登记手续,专业参考类图书由对口专业员工进行借用;

非专业类图书借阅数目一般不超过叁册,要求在两个月内归还。

--公司行政部文员应每月就员工所借各种图书、参考资料的书目、数量进行清理,并通知员工应归还的日期,员工应积极配合清理,以便文员及时掌握员工使用情况,确保不遗失又能充分的发挥图书价值。

--所有图书资料均应妥善保管、及时归还,如因借阅人保管不善造成资料遗失,将按定价的二倍予以罚款。

无定价的将视资料内容重要程度处以50-200元罚款。

4.0 各职能部门的资料管理各部门内部日常工作中常用资料需要由部门内部保管的,可在资料室设专柜存放、取用,有必要时应分别建立内部资料管理方法和登记。

5.0相关文件

5.1 《业主档案的管理办法》6.0相关记录

6.1 《收文薄》

6.2 《发文簿》

6.3 《信函收存登记表》

6.4 《信函寄发登记表》7.0 附录

7.1 《电脑资料存贮说明》编写:

第7篇 物业公司文书档案资料管理办法格式怎样的

物业公司文书、档案、资料管理办法

1.0目的:方便资料查阅,完善记录档案。

是事件有源可查。

2. 0 适用范围物业公司的各种资料、档案。

3. 0 管理内容3.1 文件和资料的分类--质量体系文件(质量手册、物业管理方案、程序文件、作业文件、质量记录)--文书档案(国家有关物业管理行业的法规、条例、通知、来往单位文件等)--其它资料的分类(业主档案资料、书刊、声像类、专业性资料等)3.2 文书档案管理--上级机关、来往单位发来的文件,由行政部在《收文薄》登记,送经理阅转,并送有关部门传阅,阅者签署姓名后送回行政部存档。

--外来信件,写明领导人亲收或写明领导人姓名的由受文领导拆阅后,若需保存再退回行政部登记处理《信函收存登记表》指明存往何处。

--以公司名义的发文,由承办部门起草,行政部核稿,编文号、经理签发,然后安排打印,文件类应登记在《发文簿》,信函类的登记与收据或收件人签名应记录在《信函寄发登记表》上,以便查询。

--电脑资料的存贮和查找参见《电脑资料存贮说明》(附录)。

3. 3 其他资料管理--行政部将需要归档的文件、信件、合同等立卷归档,并登记、整理、编写检索目录,具体办理参见相关细则如《业主档案的管理办法》等。

--定期收集整理档案资料,收留各部门归档的资料、图纸、批文、合同等。

任何个人不得自行私藏资料,如确有需要,可随时在行政部进行查阅。

--档案资料一般不借出,若特殊情况需借出须经经理同意,完善登记手续后方可借阅。

--借阅资料档案必须妥善保管,注意保密,不得遗失、拆散、调换、污损。

档案资料借阅时间原则上不得超过七天,在规定时间内使用人应及时归还,如因保管不善造成档案资料的遗失,将视情节轻重,处以50-300元罚款。

--公司所订阅的报刊、杂志由行政部统一收取,并摘印当日重要信息供相关部门人员参阅。

报刊剪报工作,由公司文员负责,每月完成上月报刊上有关信息、资料的收集、整理及传阅。

--由行政部统一收取专业类杂志并提醒相关部门主管借阅,非专业类杂志,由公司行政部负责及时安排借阅,限定归还日期后按时收回,以便其他人员借阅。

--借阅公司的图书及参考资料应办理登记手续,专业参考类图书由对口专业员工进行借用;

非专业类图书借阅数目一般不超过叁册,要求在两个月内归还。

--公司行政部文员应每月就员工所借各种图书、参考资料的书目、数量进行清理,并通知员工应归还的日期,员工应积极配合清理,以便文员及时掌握员工使用情况,确保不遗失又能充分的发挥图书价值。

--所有图书资料均应妥善保管、及时归还,如因借阅人保管不善造成资料遗失,将按定价的二倍予以罚款。

无定价的将视资料内容重要程度处以50-200元罚款。

4.0 各职能部门的资料管理各部门内部日常工作中常用资料需要由部门内部保管的,可在资料室设专柜存放、取用,有必要时应分别建立内部资料管理方法和登记。

5.0相关文件

5.1 《业主档案的管理办法》6.0相关记录

6.1 《收文薄》

6.2 《发文簿》

6.3 《信函收存登记表》

6.4 《信函寄发登记表》7.0 附录

7.1 《电脑资料存贮说明》编写: