体系文件管理办法3篇

第1篇 某某物业分公司质量体系文件管理办法

某物业分公司质量体系文件管理办法

1 目的

运用科学有效的管理方法,规范上海分公司、各管理处对质量体系文件的控制,从而保证质量体系的有效运行。

2 适用范围

适用于上海分公司、各管理处对质量体系文件的建立、使用和保存等等。

3 职责

3.1 管理部质量主管负责所有质量体系文件的控制。

3.2 分公司内部使用的作业指导书由部门内部人员编制;管理处内部使用的作业指导书由相关人员编制。

3.3 管理者分代表和相关主管人员负责分公司内部使用的质量体系文件的审核和日常督促改进工作;管理者分代表和管理处主任审核管理处内部使用的质量体系文件。

3.4 分公司经理负责分公司内部和管理处内部使用的质量体系文件的批准。

4 实施程序

4.1 质量体系文件的建立

4.1.1质量手册和程序文件。质量手册和程序文件由总公司质量部统一编制发放,分公司管理处不得涂改。

4.1.2 管理处作业指导书

4.1.2.1 管理处作业指导书由管理处各部门相关人员编写、排版、打印。

4.1.2.2相关部门主管需要对作业指导书进行会审,分管副总经理负责复审,总经理负责审批。

4.1.2.3 质量主管对文件进行编号及排版检查,并办理《作业指导书审批单》。

a.编号方法为:

wi-sh(___)-__-___

顺序号

文件类别号

上海分公司___管理处代码

作业指导书代码

文件类别号有九类,分别为:fa(物业管理方案)、zh(综合管理)、gc(房屋、设施、设备)、ag(消防、安管、车辆管理)、hj(环境管理)、kh(客户服务、

社区文化)、jy(经营、财务管理)、bm(部门工作指导)、st(食堂)。

b.排版格式见总公司《体系文件控制程序》。

4.1.2.4对于分公司各个部门的编号划分:33-01为综合部,33-02为管理部,33-03为市场部,33-04为工程部,33-05为财务部,33-06为凯迪克大厦管理处。

4.1.3 物业管理方案

4.1.3.1《物业管理方案》由各项目管理处负责编写。

4.1.3.2管理者分代表负责《物业管理方案》的审核,总经理复审后报总公司主管领导批准。

4.1.3.3质量主管对《物业管理方案》进行编号、排版和打印。

4.2 质量体系文件的修改

4.2.1 在质量体系文件的建立过程中,对审核和批准不通过的质量体系文件要进行修改或重新编写。

4.2.2 对投入使用的质量体系文件修改需经过审批,审批权限参照文件建立审批权限。

4.2.3 文件修改时,由提出人填写《体系文件修改申请单》,经原文件审批人员审批后,由质量主管将修改的内容加到正式文件中。

4.2.4 文件内容修改后,对修改某页要将修改状态在《文件修改状态页》中注明。

4.2.5 当文件修改超过5次或修改内容较多时,应换版。

4.3 质量体系文件的使用

4.3.1 作业指导书的编制人员负责向文件执行人员进行文件解读和培训,并对文件实施的情况进行检查,质量主管负责建立《体系文件目录》。

4.3.2 所有质量体系文件在使用中要保持版面清洁。

4.4 质量体系文件的发放

4.4.1 质量体系文件发放方式:质量体系文件发放给相关业务部门时,质量主管先将质量体系文件目录发放给各部门主管,让其自行选择本部门需使用的文件,而后质量主管将其选定的文件内容复印发放给相关部门。

4.4.2 质量体系文件的发放需建立相应的《受控文件发放记录表》,由领用人签名登记。

4.4.3 除外来文件以外,发放到各部门的质量体系文件需在文件每页的右上方(表格除外)加盖红色'受控文件章'。

4.5 质量体系文件的借阅

4.5.1除公司领导外,其他人员借阅质量体系文件均需经过质量主管的批准,并填写《文件借阅登记表》。

4.5.2借出和归还文件时,必须办理清点手续,由质量主管和借阅者当面核对清楚。

4.5.3未经批准不得对质量体系文件进行复制。

4.5.4文件如有丢失、损坏,需立即采取相应措施,并追究当事者责任。

4.6 质量体系文件的保存

4.6.1 管理处作业指导书保存一份原件,作业指导书的电子文档要做备份。

4.6.2质量手册、程序文件及管理处作业指导书原件存放于管理部文件架内,应排列整齐,以便查找。发放到各部门的质量体系文件由各部门自行保存,不得遗失。

4.6.3 文件存放应做到防火、防盗、防潮、防虫、防尘。

4.6.4 作废的质量手册、程序文件要交还总公司质量部,不得自行销毁。

4.6.5分公司、各管理处的作业指导书因不适用或因其它原因作废的,可直接销毁,

但须保存一份加盖'作废'章的作废文件原件。对作废文件保存2年后可销毁,并建立《作废文件保存清单》。

5 质量要求

所有质量体系文件都必须按照《体系文件控制程序》的规定进行管理。管理处的作业指导书还需按照本文件的规定进行控制。

6监督检查

总经理负责按照《体系文件控制程序》和本文件的要求对质量体系文件的控制进行监督和检查。

7改进分析

本文件的使用过程中如发现不适用的应及时修改,以保证质量体系文件控制的有效性。

8记录、标识

8.1 《作业指导书审批单》

8.2 《文件借阅登记表》

8.3 《受控文件发放记录表》

8.4 《作废文件保存清单》

8.5 《文件修改状态页》

8.6 《体系文件目录》

8.7 《体系文件修改申请单》

第2篇 物业管理公司体系文件－危险作业管理办法

物业管理公司体系文件:危险作业管理办法

1.目的

对管辖区域内的危险作业进行监控,确保人身财产安全,杜绝事故发生。

2.范围

适用于公司各部门。

3.职责

3.1公司总经理或相关授权人负责所辖区域内的危险作业的审批。

3.2相关主管(主办)具体负责危险作业的指挥监督和落实。

3.3现场安全员进行监护。

4.方法和过程控制

4.1本文件所称的危险作业是指在小区范围内进行的高空作业、物品吊装、大件物品(超长、超宽、超高等)搬运、湿滑场地作业、非水平场地作业以及重物搬运等操作。

4.2所有在管辖区域内公共场所进行的危险作业必须事先报公司总经理或相关授权人审批,批准后指定专人负责作业指挥、监护后方可进行。

4.3需要隔夜施工、对顾客出行造成不便或对小区有较大影响的危险作业必须至少提前一天发布有关通知,以便顾客提前准备。

4.4安全员在对危险作业进行指挥、监控时应首先注意自身安全。

4.5在危险作业进行前,安全员应对施工人员交代'安全第一、预防为主'的方针。

4.6危险作业的施工现场必须用警戒带圈出警戒区,并在明显位置放置如'高空作业,请勿靠近'等字样的标识。

4.7安全员必须维护好现场秩序,阻止无关人员进入施工区域。

4.8对于3米以上的高空作业,应至少设一名安全监护员进行监控。

4.9对车辆、人行通道上方的高空作业,必须在通道两端放置警示标识,尽可能将通道临时封闭,指挥车辆行人绕行。

4.10在危险作业现场附近停放有车辆或其他重要设施时,应尽可能移走,确实无法移走时,应采取保护措施,避免造成不必要损失。

4.11安全员应监督高空作业人员是否系安全带、挂安全钩、戴安全帽、穿胶鞋。

4.12安全员应监督作业人员不可将吊绳、电缆等工作回线缠在身上。

4.13高空作业、吊装以及需四人以上的搬运重物,须设专人指挥。

4.14对过重的物品搬运应使用机械设备,防止对员工造成潜在的伤害。

4.15危险作业完毕后,负责监护的安全员应督促施工人员及时对现场进行清理,撤回警戒带和标识,并向审批人汇报工作结果。

5.支持性文件

jsnhwy7.0-12《安全管理程序》

jsnhwy7.0-12-05《突发性紧急事件现场处理办法》

6.质量记录和表格

《安全员巡查记录表》

《紧急事件处理记录表》

第3篇 物业质量体系文件-出入口管理办法

物业管理有限公司质量管理体系文件

--出入口管理办法

1.目的

对小区(大厦)出入口进行有效控制,维护管理服务区域的正常秩序。

2.范围

适用于公司各部门。

3.职责

职务/岗位工作内容

部门负责人负责出入口安全管理工作的全面指导、监督和检查。

安全主管/主办负责出入口安全工作的具体组织、落实、培训考核。

安全班长负责出入口安全工作的巡查及监督。

安全管理员负责出入口安全工作的具体实施。

4.方法和过程控制

4.1 对普通来访人员的管理

4.1.1 各管理处根据各自物业的特点,在确保管理服务区域安全的情况下,可选择以下对普通来访人员的管理办法:

a.凡进入封闭或半封闭式管理服务区域的来访者,必须问明其来意,并与业主(用户)取得联系,经业主(用户)同意,并在《来访人员情况登记表》上登记后方可让其进入。离开时,封闭式管理服务区域需登记离去时间,半封闭式管理服务区域可根据情况不做记录。

b.对开放式管理的管理服务区域的来访者,可不登记,但安全员及控制中心必须密切注意其行为,对行迹可疑的人员,安全员要及时采取妥善的方法进行盘问、控制,确保辖区安全。

4.1.2 禁止所有推销、收废品、发广告及无明确探访对象的外来人员进入管理服务区域。制止任何人员携带易燃、易爆、剧毒等危险品进入管理服务区域。

4.1.3如来访人员在业主(用户)家超时停留,出入口岗或中心应通知相关岗位核实情况,如发生异常情况及时按《突发事件处理程序》处理。

4.1.4 管理服务区域内的所有设施、游乐场地,只为住户开放,安全员应禁止外来人员使用,避免其损坏公共设施,破坏卫生环境。

4.1.5安全员对来访人员进行合理有效的管理,在管理中发生争执或冲突,应及时通知中心或上级协调解决,同时注意保护现场。

4.2 执行公务人员的管理

4.2.1 执行公务的执法人员因公进入管理服务区域,相应岗位的安全员应请其出示证件,予以登记,并立即通知管理处负责人,负责人接获此信息后立即致电对方单位核实身份,同时安排人员陪同前往。

4.2.2 执行公务人员对管理服务区域业主房屋进行搜查应请其出示执行部门开具的搜查证,需要查扣业主物品的应请其列出清单双方签字确认。

4.2.3 外地执法人员进入管理服务区域,除上述内容外,还必须有本市执法部门陪同及本地相应部门的证明,并需登记陪同人员的证件,予以核实后方可放行。

4.2.4 执行公务的其它部门的国家公务员进入管理服务区域也须登记,并了解公干的目的,由管理处安排人员陪同前往。

4.2.5执行公务人员因公务保密或其他特殊原因不能明示公干目的时,当值安全员必须及时联系部门经理,由部门经理或其指定授权人视具体情况处理。

4.3 物资放行的管理

4.3.1物资搬运时,须到管理处或授权部门办理申请手续,申请人需按要求填写《物资搬运放行条》,写明物资名称、数量和本人资料。若非物主本人办理,需物主提供书面委托书或物主电话委托,由搬运人在《物资搬运放行条》上签名,经手人员除查验申办人的身份证外,还须与物主本人联系确认。在装修入伙期间,属施工方工具材料的可由装修负责人或申办人员办理,经手人员须查验身份证及临时出入证或业主委托书。

4.3.2经手人还须与管理处出纳员核对,追收尚未交纳的各项费用并签字认可;出纳不当班或外出时,应将尚未交纳费用的住户及其费用清单交管理处或中心值班人员,由委托人(主办以上人员)签字认可,手续完善后方可放行。

4.3.3 由安全员核实所搬货物与申请内容是否相符。安全员负责记录、核对搬运车辆的牌号、司机身份证号或驾驶证号、姓名、单位或住址等并请其签字,手续完善后予以放行。

4.4 施工人员的管理

4.4.1 所有施工人员凭管理处签发的《人员临时出入卡》进出管理服务区域。

4.4.2 安全员在检查《人员临时出入卡》时应核对房号、相片、施工人员姓名、证件有效期及管理处公章。

4.4.3 若出入证丢失或过期,施工人员应到管理处补办证件或延期后方可进入施工现场。

4.4.4 所有施工装修人员必须严格按照《装修管理责任书》的内容进行操作。如有违章,安全员有权进行制止或停水停电,需延时加班的装修须经管理处同意后方可进行。

4.4.5管理服务区域内政府配套公共设备设施施工,施工人员应在管理处办理相应手续,经部门经理或相关专业人员同意后方可施工。

4.4.6服务供方人员进入管理服务区域,需穿制服、佩带工作证方可进入。

4.5 公司内部人员的管理

4.5.1 公司员工凭工牌进入管理服务区域,应自觉服从安全员的治安管理,身份核实后,可不作登记。

4.5.2公司员工在管理服务区域内各项活动要严格遵守各项规章制度,使用指定的员工通道和专用电梯。

4.6 参观人员的管理

4.6.1 所有的参观人员必须经管理处同意后方可进入,同时管理处须派人陪同。

4.6.2 引导进入管理服务区域的参观人员注重礼仪,爱护环境,爱护公物。

4.6.3 劝止参观人员在管理服务区域内的高声谈论,引导其自觉遵守公共秩序。

4.6.4 请参观人员在指定范围内活动,按指定路线行走,未经允许应阻止摄像和照相。

4.7 特殊来访人员的管理

4.7.1 认真、细致、全面的做好接待工作。

4.7.2 各岗位安全员统一佩带白手套,来访者经过岗位时致军礼。

4.7.3 注重仪容仪表,礼节礼貌,保持良好的军人姿态。

4.8 对推销、发广告人员的管理

4.8.1 凡推销人员、广告人员进入管理服务区域必须事先与顾客有约,并进行登记后方可进入。

4.8.2可从尊重顾客的角度,采取跟踪、尾随的方法,观察其行为,如有违规,立即进行纠正或劝其离开管理服务区域。

4.8.3 对推销、广告人员,怀疑其具有违法嫌疑时,可对其身份进行验证或向对方单位进行证实,如没有合法身份,可交派出所处理。

4.8.4 对每一位外来人员都应友善、礼貌的对待,尽量避免发生纠纷与冲突,若出现处理不了的情况,应立

即请班长或主管进行协助调解,把纠纷控制在可处理范围。

5.质量记录和表格

gzwy7.5.1-a01-02-f1《物资搬运放行条》

gzwy7.5.1-a01-02-f2 《来访人员情况登记表》

gzwy7.5.1-a01-02-f3 《人员临时出入卡》