技术档案管理规定办法【10篇】

第1篇 技术档案管理规定办法

技术档案管理规定

第一章 总则

第1条 目的

为加强对本企业工程技术档案的管理,特制订本规定

第2条 职责

工程技术档案由总工程师负责管理,设一名专人,负责资料收集、归档管理及与档案室的接洽。

第二章 技术档案管理的内容

第3条 工程技术档案

工程技术档案是为工程竣工验收提供的技术资料。反应施工过程的实际情况,是该项工程的竣工使用、维修管理、改建扩建等不可缺少的依据,主要包括以下内容。

(1)《竣工项目一览表》,包括名称、面积、结构、层数等。

(2)设计方面的有关资料,包括原施工图、竣工图、图样会审记录、洽商变更记录、地质勘探资料。

(3)材料质量证明和试验材料,包括原材料、成品、半成品、构配件和设备等质量合格证明或《试验检验单》。

(4)《隐蔽工程验收记录》和《竣工验收证明》。

(5)《工程质量检查评定记录》和《质量事故分析处理报告》。

(6)设备安装和采暖、通风、卫生、电气等施工和试验记录,以及调试、试压、试运转记录。

(7)永久性水准点位置、施工测量记录和建筑物沉降观测记录。 (8)施工单位和设计单位提出的建筑物、构筑物使用时应注意的事项等有关文件资料。

第4条 施工技术档案

施工技术档案主要包括施工组织设计和施工经验总结,新材料、新结构和新工艺的试验及经验总结,重大质量事故、安全事故的分析资料和处理措施,技术管理经验总结和重要技术决定,施工日志等。

第5条 大型临时设施档案

大型临时设施档案主要包括临时房屋、库房、工棚、围墙、临时水、电管线设置的平面布置图和施工图,以及施工记录等。

第6条 施工技术日志

(1)施工日志真实而客观的记录了工程从开工到竣工,每天现场施工状况的动态过程,包括当天的气象、施工部位和作业内容、施工效率和施工质量。

(2)施工日志既可以用于了解、检查和分析施工进展中的动态变化、存在问题及解决的结果,又可以用于辅助证实施工质量检查验收以及质量保证原始资料形成过程的客观真实性。

第三章 技术档案管理

第7条 技术资料的收集、整理

由一名技术资料员负责工程技术资料的收集工作,并对收集的档案资料进行分类整理,移交给档案室进行保管。

第2篇 水利科学技术档案管理规定办法

水利科学技术档案管理规定

第一章 总则

第一条为进一步加强水利科学技术档案(以下简称水利科技档案)管理工作,充分发挥水利科技档案的作用,根据《中华人民共和国档案法》、《科学技术档案工作条例》、《水利档案工作规定》等法律、法规以及规范性文件,结合水利科技工作实际,制定本规定。

第二条本规定所称水利科技档案,是指在水利科技活动过程中形成的,具有保存价值的,各种形式与载体的历史记录,是应归档保存的水利科技文件材料。

第三条水利科技档案管理遵循统一领导、分级管理的原则。

在水利部的统一领导下,水利科技档案由各级水行政主管部门及其所属单位(以下简称各单位)的档案业务机构分级进行管理,以确保其完整、准确、系统、安全和有效利用。

第四条各单位应认真履行档案管理与保护的法律责任和义务,加强对档案工作的领导,建立健全水利科技档案工作制度,统筹安排业务经费,依法保障水利科技档案工作的正常开展。

第五条本规定适用于各单位的水利科技档案管理工作。

第二章收集归档

第六条水利科技文件材料的归档范围,应全面、系统地反映水利科学技术研究、勘测与规划设计、基础数据观测与分析、项目建设与运行维护、设备仪器制造等水利科技活动的过程与结果。

具体内容见附件《水利科技文件材料归档范围和保管期限表》。

第七条应归档的水利科技文件材料,须由文件材料产生、经办部门或项目(课题)组,指定专人进行收集整理后,按规定移交给本单位档案工作机构集中管理,任何部门与个人均不得据为己有或拒绝按时归档。

第八条各单位应认真执行国家有关“同步管理”规定,把项目文件材料管理纳入项目管理工作程序,列入有关部门及人员的职责范围。

在下达项目计划或签订项目合同、协议时,应同时明确项目文件材料的收集、整理和归档要求;在检查项目进度时,应同时检查项目相关文件材料的收集、整理情况;在进行项目鉴定(验收)时,应先期或同步检查、验收项目文件材料的整理与归档情况;在科技人员考核与职称评审涉及有关项目时,应有该项目已按要求完成归档工作的证明材料。

第九条完整、准确、系统的水利科技档案是进行项目鉴定(验收)的必备条件。

各单位科技、基建、档案等业务主管部门要密切配合,严格把好项目的鉴定(验收)关。

凡水利科技档案检查、验收不合格项目,不得进行或通过项目的鉴定(验收),更不能申报科技奖励。

科研项目在申请验收(鉴定)前,其档案应先通过本单位档案部门的审查、验收;重点科研项目和基本建设项目档案验收,由项目验收主持单位的档案业务主管部门负责组织。

水利部要加强对各单位档案验收情况的监督检查,如发现未经档案部门审查、验收或档案不符合要求的科研项目,已获得奖励或正在上报科研成果,科技部门将按规定推迟或撤消对该项目成果的奖励。

第十条水利科技文件材料的归档时限:反映水文、水资源、水土保持、勘测、规划设计等基础业务工作的科技文件材料,一般应按年度,在第2年上半年完成归档工作;各专业项目产生的科技文件材料,应在项目实施完成后3个月内完成归档工作(周期较长的项目,可分阶段或分单项计算归档时限);重要仪器设备的随机文件材料,应在安装调试或开箱验收后1周内完成归档工作;项目鉴定或验收形成的文件材料,应在鉴定或验收后1个月内完成归档工作。

第十一条各单位应结合实际,制定本单位或系统水利科技档案分类方案,细化归档范围,明确整编要求。

归档的水利科技文件材料应为正本,重要或有专门需要的水利科技文件材料,可适当增加保管份数,其相应的电子文件材料应按有关要求同步归档。

第十二条由若干单位协作或合作完成的项目,主持单位应负责项目重要文件材料的收集、归档工作;协作或合作的单位,应负责其承担项目产生水利科技文件材料的收集、归档工作,并将阶段或结论性文件材料,报主持单位归档。

第十三条水利科技文件材料的整理应符合《科学技术档案案卷构成的一般要求》(gb/t11822-2008)。

其中整理录音、录像、照片等声像材料时,应注明材料反映的事由、时间、地点、人物、背景及作者等内容。

第十四条电子文件归档,参照《电子文件归档与管理规范》(gb/t18894-2002)、《cad电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》(gb/t17678.1-1999、gb/t17678.2-1999)执行。

重要的电子文件归档时,应形成相应的纸质文件材料一并归档。

第十五条水利科技文件材料归档时,应编制归档文件材料移交目录(一式2份),由项目或课题的部门负责人审签,交档案部门查验,交接双方应认真履行交接手续。

对不符合要求的,档案部门应不予接收。

第三章保管利用

第十六条对已接收的水利科技档案,档案部门应及时进行分类、编目、入库等管理工作,为档案的保管利用创造条件。

第十七条各单位保管的水利科技档案,应使用档案专用库房和装具,采取相应防护措施,确保水利科技档案的保管、保护条件满足规范要求。

第十八条各单位应建立健全水利科技档案库房管理制度,定期检查档案保管状况,对破损或变质的档案应及时修复,最大限度地延长档案的价值时限。

第十九条各单位应建立健全水利科技档案利用制度,配备必要的档案利用设施设备,积极开展水利科技档案的利用与编研工作。

第二十条各单位应做好水利科技档案的统计工作,认真执行档案年报的统计、报送制度。

第二十一条各单位应积极开展水利科技档案信息化建设,确保水利科技档案管理与本单位信息化建设同步发展,不断提高水利科技档案的现代化管理水平。

第二十二条各单位撤销或合并时,应按照国家有关档案归属与流向的要求处置原单位的档案;专业技术人员在工作调离时,须交清应归档的水利科技文件材料或借阅的档案,不得擅自留存或处理。

第二十三条各单位应依据《水利部保密工作管理规定》(水办[2005]380号)和《科学技术保密规定》(国家科学技术委员会、国家保密局令第20号)的要求,建立健全保密制度,加强对水利科技档案的保密管理。

第二十四条各单位应建立健全水利科技档案鉴定、销毁制度,并按要求对水利科技档案进行鉴定,提出保存或销毁意见,报本单位领导批准后实施。

销毁档案,应到国家指定场所进行监销,并由2名监销人员在销毁清册上签字。

销毁清册应归档保存。

第二十五条水利科技档案保管期限划分为永久和定期(30年、10年)两种。

划分原则与标准,参照《水利科技文件材料归档范围和保管期限表》的规定执行。

第二十六条各单位应按水利科技档案移交进馆要求,向有关档案馆移交档案。

第四章奖惩

第二十七条对在水利科技档案工作中做出突出成绩的单位、部门或个人,上级主管部门或本单位应给予表彰和奖励。

第二十八条对于违反本规定的单位或个人,上级主管部门或本单位应予以通报批评,限期整改;对逾期未改的,应按规定对相关单位或直接责任人给予处罚。

造成严重后果的,应依法追究刑事责任。

第五章工作机制及人员

第二十九条水利部设有专门的档案工作部门,在国家档案行政管理部门的监督、指导下,依法对水利科技档案工作履行如下职责:

(一)贯彻落实国家档案法规制度,制定、完善水利科技档案规划与规章制度;

(二)督促水利档案法规制度的贯彻落实;

(三)检查、指导水利科技档案工作;

(四)组织重点项目(课题)的档案专项验收。

第三十条各单位应结合工作职责与任务,明确档案工作部门和人员,依法加强档案管理、认真履行档案管理职责,为促进水利科技档案工作的健康、有序发展提供保障。

第三十一条水利科技档案工作人员应具备档案专业和水利等相关专业知识,爱岗敬业,忠于职守,并应保持相对稳定。

第三十二条各单位应有计划地开展对水利科技档案人员的业务培训和继续教育,逐步提高档案人员的业务素质和管理水平。

第六章 附则

第三十三条本规定由水利部负责解释。

第三十四条本规定自发布之日起施行,原水利部1988年9月2日发布的《水利科学技术档案管理暂行规定》和《水利科学技术档案保管期限表》(水办[1988]7号)同时废止。

第3篇 小区工程技术档案管理规定3

小区工程技术档案管理规定(三)

1、在办公室领导下,档案员负责管理施工方移交的全部工程技术方面的资料,将文件材料的积累、分类整理和归档工作纳入工作管理程序,列入相关部门和人员的职责范围;

2、建立工程技术档案资料收发台帐,加强资料的收发管理工作;

3、工程技术档案应按工程项目和单位名称、配套工程、建档时间、完档时间等项目详细建立;建设周期长的工程,可根据情况阶段归档;

4、按照国家有关要求对归档文件材料实行分类排序、组编档号等方法进行加工、整理。归档文件装订整齐、字迹工整、图样清晰、签字手续完备,图片、照片等配以文字说明;

5、及时整理在工程施工中形成的有关材料,及时办理归档手续;如工作变动,需将个人保存的材料及时移交;

6、依据工程特点建立健全工程文件材料的管理、保管、利用、保密、鉴定等管理制度,确保档案安全;

7、按照总公司有关要求,做好工程档案管理的登记、借阅、使用工作,并将各类型工程档案管理的登记结果汇总后报送总公司备案。

第4篇 汽车维修技术档案管理规定

1、技术档案，指本企业进行生产经营活动所用的一切重要图片、图纸、光碟、图书、报表、技术资料、有关设备、技术的文字说明等技术文件，整理后归并文件档案。

2、本厂设置技术档案有：维修汽车技术质量档案，车间、办公室基建档案、技术标准、规程、工艺文件、统计报表等生产技术档案、设备档案和科研产品开发档案。

3、本厂技术档案室由技术部门负责建立、保管、运用或提供使用。保管工作由技术部指定专人负责。

4、每当档案资料进入本企业、技术部应在一周内建立档案。建档时要分类编号，登记立卷归档，并进行必要的整理编制卡片，以利查阅。

5、技术档案不外借。内部技术人中办理借阅手续后，可以借阅，但属秘密的资料不得外借，不得随便复印。技术档案阅后要及时归还并办理归还手续。

6、技术部定期对技术档案进行鉴定，确定保管年限，及时毁销失去使用价值的档案。

第5篇 特种设备安全技术档案管理规定

一、为保证特种设备技术档案和信息的完整性、各单位应制定特种设备安全技术档案管理制度。

二、各单位档案管理部门负责实施本制度,其负责人对特种设备安全技术档案资料的完整性、准确性负责。

三、应当指定专门特种设备档案管理人员负责特种设备安全技术档案的接收、登记、整理、保管、借阅、等事宜,并妥善保管各种与特种设备安全技术档案相关的记录。

四、特种设备安全技术档案的内容包括下列范围要求:

1、《特种设备使用注册登记表》

2、特种设备的设计文件和制造单位、产品质量合格证明、使用维护说明、设备及其零部件和安全保护装置的产品技术文件、安装技术文件和资料。

3、特种设备安装、改造、重大维修、定期检验报告。

4、特种设备及其安全附件、安全保护装置、测量调控装置及有关附属仪器、仪表的日常维护保养记录。

5、特种设备日常使用状况和定期自行检查的记录、应急救援演习记录。

6、特种设备运行故障处理和事故记录。

五、特种设备档案管理人员应当督促相关人员做好相应的工作记录、以保证记录资料的完整、并妥善保存。

六、特种设备安全技术档案如有遗失、损坏、应及时上报、设法补救、并对相关责任人进行处罚。

第6篇 汽修厂技术档案管理规定

汽车维修厂技术档案管理规定

1、技术档案,指本企业进行生产经营活动所用的一切重要图片、图纸、光碟、图书、报表、技术资料、有关设备、技术的文字说明等技术文件,整理后归并文件档案。

2、本厂设置技术档案有:维修汽车技术质量档案,车间、办公室基建档案、技术标准、规程、工艺文件、统计报表等生产技术档案、设备档案和科研产品开发档案。

3、本厂技术档案室由技术部门负责建立、保管、运用或提供使用。保管工作由技术部指定专人负责。

4、每当档案资料进入本企业、技术部应在一周内建立档案。建档时要分类编号,登记立卷归档,并进行必要的整理编制卡片,以利查阅。

5、技术档案不外借。内部技术人中办理借阅手续后,可以借阅,但属秘密的资料不得外借,不得随便复印。技术档案阅后要及时归还并办理归还手续。

6、技术部定期对技术档案进行鉴定,确定保管年限,及时毁销失去使用价值的档案。

第7篇 医院科研技术档案管理规定

医院科研技术档案管理暂行规定

科研技术挡案是国家档案和科研管理重要组成部分,是科技人员进行科学实验活动的真实记录,是反映生产者成果系统性、完整性的历史资料,是技术资源储备形式,是进行科研工作的依据和重要条件之一,为建立健全我院的科技档案工作,充分发挥科技档案在科研活动中的作用,根据上级有关部门发布的《科学技术档案工作条例》及其相关文件精神,结合我院实际情况,特制定此暂行办法。

一、科技档案管理的内容及范围

凡是记录和反映我院科技活动中形成的有一定保存价值的原始记录及科技文件资料,均属我院科技档案管理范围。

(一)科学研究方面:研究课题的归档材料包括:

1、研究计划部分:包括任务书、开题报告,工作方案、协议书、合同经费情况等;

2、原始记录部分:包括实验、调查、分析、测试形成的原始记录本、图纸、照片、录像带以及经过归纳整理的数据等;

3、总结报告部分包括工作总结报告、阶段工作报告、论文、专著、专题报告等;

4、鉴定及推广应用部分:包括开鉴定会的申请执行、上级批文、鉴定书、成果评价意见、获奖情况、推广中的反馈信息及本课题有评价、建议性质的来往文书等。

(二)科研发展规划方面:全院性及各科室、研究室的科技长远发展规划及年度规划。

(三)科技仪器设备方面:购置用于科研的进口、国产大型精密仪器随机全套技术文件、图纸及使用维修记录等技术文件材料的复印件。

(四)其他方面:科研机构设置,科研人员编制,考核及奖励,技术标准与规范,科技规章制度,科技出版,技术引进,科技对外交流与合作,专业会议记录,纪要,科研成就及经验总结,各种科技统计报表等。

(五)科技人员个人业务档案。

二、科技档案的管理机构与职责

科技档案工作在院长的领导下,实行统一管理,科教科内设科技档案室,配备兼职干部,各科室均应指定专人负责组织督促本科室档案的形成、收集、整理、立卷归档工作。

三、科技档案的收集和管理:

科技档案收集是将分散在各科室和科技人员手中的科技材料集中到科技档案部门。科技业务部门在一项科技活动结束或告一段落以后,将科技文件材料经过科学的筛选和系统的整理,向科技档案管理部门归档,科技档案管理部门对归档材料经认真清点后办理交接手续,接收归档。

为建立有效的收集工作,保证收集工作的落实,要做到:

1、实行谁生产的科技文件材料就由谁负责立卷归档的原则,各有关科室应将科技文件材料形成、积累、整理、立卷归档工作纳入科技工作时,应同时布置检查科技档案工作,并以此作为考核科技人员的业绩依据之一。

2、各科室对每项科技成果鉴定、申请验收时应先将该科研成果的技术文件材料送科教科审查,没有完整、准确、系统的科技档案的成果项目,不算完成任务,不予鉴定和验收,不予申报成果。

3、在缍项科研工作开始进行时,各有关科室及课题负责人必须指定专人收集、积累和保管本项目形成的科技文件材料,并提供使用。在课题结束后半个月内整理、立卷归档,并附上情况说明。

由我院主持的科研协作项目应将全部技术资料归档,参加的协作项目,只需将我院承担部分的科技文件材料归档。院内合作项目由主持单位统一收集整理归档。

4、凡档案的科技文件材料,纸质要好,规格统一、字迹工整。

第8篇 技术档案管理规定

为建立、健全公司技术档案工作,完整地保存和科学地管理公司的技术档案,充分发挥技术档案在公司建设和发展中的作用,更好地为公司各生产技术部门服务。特制订本管理制度。

一、本公司技术档案是指各技术部门(包括车间)在生产技术、科研成果、质量、设备、基建等技术活动中形成的应当归档保存的图纸、图表、文字材料、照片等技术资料以及外来、外购的图纸、资料、图书等。

二、各子公司技术职能部门、车间要把技术档案工作纳入本单位的技术业务管理工作中,保证其技术文件材料的积累,达到收集齐全、整理系统,并按制度及时归档。以保证本公司技术档案工作的顺利开展。

三、按照集中统一管理技术档案的基本原则,各单位要设立技术档案管理部门,并配备专职人员管理。在技术部门的直接领导下,集中统一管理办公室公司的生产、开发、质量、设备、基建等技术档案。建立、健全技术档案工作,达到本单位技术档案的完整、准确、系统、安全和有效利用。

四、技术文件资料的归档:

1、 每一个技术项目完成或告一段落后,都要有完整、准确、系统的技术文件资料,并按技术文件资料的归档范围和要求,将所形成的技术文件资料加以系统的整理,组成保管单位(卷、代、册、盒、盘),由技术部门审查后及时归档。

2、凡需归档的技术文件资料,应尽量符合国标、部标和企业标准的规定。做到书写材料优良,字迹工整,图纸按规格绘制,图样清晰。严禁用铅笔、圆珠笔和复写纸打印。

3、凡各部门形成的图纸类文件,应描制底图一份,并经技术部门负责人签字后归档管理。

五、 技术档案的鉴定和销毁:

1、 认真做好技术档案的内容、保管期限的鉴定工作。因破损或变质的档案,复制后,原档案保管期限为半年。因修改内容而更换的档案,原档案报废,保管期限为一年。

2 、凡拟销毁的技术档案,必须造具清册,经主管领导审批后,在指定监销人监督下进行销毁,防止失密。有关鉴定报告和销毁清册必须及时归档。

第9篇 工程技术档案管理规定办法

工程技术档案管理规定大家有了解过吗以下是小编分享的工程技术档案管理规定全文,请阅读!

工程档案管理规定【1】

1、按照现行《建设工程文件归档整理规范》,监理文件有10大类27个,要求在不同的单位归档保存,现分述如下:

(1)监理规划:

1)监理规划(建设单位长期保存,监理单位短期保存,送城建档案管理部门保存;

2)监理实施细则;

3)监理部总控制计划等。

(2)监理月报中的有关质量问题。

(3)监理会议纪要中的有关质量问题。

(4)进度控制:

1)工程开工/复工审批表;

2)工程开工/复工暂停令。

(5)质量控制:

1)不合格项目通知;

2)质量事故报告及处理意见。

(6)造价控制:

1)预付款报审与支付;

2)月付款报审与支付;

3)设计变更、洽商费用报审与签认;

4)工程竣工决算审核意见书。

(7)分包资质:

1)分包单位资质材料;

2)供货单位资质材料;

3)试验等单位资质材料。

(8)监理通知:

1)有关进度控制的监理通知;

2)有关质量控制的监理通知;

3)有关造价控制的监理通知。

(9)合同与其他事项管理:

1)工程延期报告及审批;

2)费用索赔报告及审批;

3)合同争议、违约报告及处理意见;

4)合同变更材料。

(10)监理工作总结:

1)专题总结;

2)月报总结;

3)工程竣工总结;

4)质量评估报告。

2、监理文件档案资料传阅与登记:由建设工程项目监理部总监理工程师或其授权的监理工程师确定文件、记录是否需传阅,如需传阅应确定传阅人员名单和范围,注明在文件传阅纸上,随同文件和记录进行传阅。

3、监理文件资料发文与登记:发文由总监理工程师或其授权的监理工程师签名,并加盖项目监理部图章,对盖章工作应进行专项登记。

工程技术资料及档案管理制度【2】

1 范围

本制度规定了**发电有限公司所有部门工程技术资料管理标准、管理内容、要求与方法、检查与考核。

本制度适用于**发电有限公司一期工程从项目立项前准备阶段到项目竣工投产验收期间所有工程项目技术资料的收集、整理、移交等管理。

2 规范性引用文件

下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。

凡是注日期的引用文件,其随后所有的修改单(不包括勘误的内容)或修订版均不适用于本标准,然而,鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。

凡是不注日期的引用文件,其最新版本适用于本标准。

建设项目(工程)档案验收办法(国档发[1992]8号)

火力发电厂工程竣工图文件编制规定(电力部电建[1996]666号)

火电企业档案分类表(6-9大类)(2002)

火电机组达标投产考核办法(试行)(国电集工[2004]125号)

da/t22-2000 归档文件整理规则

gb/t11322-2000 科学技术档案案卷构成的一般要求

da/t28—2002 国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范

3 公司技术档案管理层次

3.1 公司工程技术档案管理层次示意图见图1。

职责

3.2 综合部

3.2.1 公司档案室的直接管理部门,负责建立规范的公司档案室,设立专职工程技术档案管理人员。

3.2.2 负责根据国家和行业的档案法规,制定公司工程技术档案管理制度,报公司批准后,印发各部门执行。

3.2.3 及时向公司档案室移交本部门构成档案元素的工程项目资料。

3.3 公司档案室

3.3.1 负责公司工程技术资料及档案的日常管理工作,负责图纸、设备资料、合同文件、信函传真文件、综合文档等的接收、发放、借阅及其登记、微机录入及编码归档。

3.3.2 负责归档数据库的数据备份。

3.3.3 负责指导公司各部门收集、整理相关工程技术资料。

3.3.4 负责档案设施、设备的维护管理,负责库存工程技术档案的安全及保密工作。

3.3.5 负责达标投产的资料整理工作。

3.4 工程部

3.4.1 建立规范的工程技术资料室,设立专职工程技术档案管理人员。

3.4.2 督促参建各单位(包括监理单位、施工单位、调试单位)严格遵守公司工程技术档案资料管理办法,并纳入合同条款中进行管理。

3.4.3 协调参建各单位工程技术资料管理的重大问题。

3.4.4 审定经过监理单位审查的各类技术资料,并及时移交资料室。

3.5 工程部资料室

3.5.1 负责图纸、设备资料、技术协议、信函传真文件、综合文档等的接收、传递及移交公司档案室前的保管。

3.5.2 负责各种工地会议纪要、施工措施、监理月报、质检报验单等的接收整理、登记、发放和借阅。

3.5.3 负责工作联系单、变更单的接收、发放和登记。

3.5.4 负责进口设备有关外文资料的翻译。

3.5.5 参加设备开箱验收,收取设备开箱资料。

3.5.6 及时向公司档案室移交上述各类需永久或长期保存的资料档案。

3.5.7 协助公司档案室做好达标投产要求的资料整理工作。

3.6 计划部

3.6.1 负责提交本部门构成档案元素的工程项目资料,包括工程项目的融资、贷款合同、协议,工程项目开工报告和批复文件;工程开工前的审计文件;工程项目的设计合同及其执行文件、纪要、备忘录;工程的设备合同及其执行文件、纪要、备忘录;设备招标投标文件;工程项目的施工(含安装)合同及其执行文件、纪要、备忘录;工程调试合同及其执行文件、纪要、备忘录等,工程监理合同及其执行文件、纪要、备忘录;工程项目招标投标文件;本部门发出的有关工程前期的依据性文件、报告、纪要、备忘录等。

3.6.2 负责4.5.1所述资料的收集、积累以及移交公司档案室之前的保存及管理。

3.6.3 负责借阅档案资料的妥善保管及时归还。

3.6.4 负责经手保密档案和资料的保密工作。

3.6.5 负责与设备供货方在技术资料方面的联系。

3.6.6 负责在新到设备领出开箱时通知工程部收取开箱资料。

3.7 生产准备部

3.7.1 负责提交考核期的运行材料,包括本企业的技术标准,系统图等必备图纸,操作票、工作票、运行日志等运行台帐,培训教材,考核期的生产记录,考核期的事故分析、处理记录及结论等。

3.7.2 负责4.6.1所述资料收集、积累以及移交公司工程技术档案室之前的保存及管理。

3.7.3 负责借阅档案资料的妥善保管及时归还。

3.7.4 负责经手保密档案和资料的保密工作。

4 管理内容与方法

4.1 工程技术资料归档范围

4.1.1 建设项目工程技术资料归档范围,见国家电力公司电源建设部《火电机组达标投产考核标准(2001年版)及其条文解释》考核项目五“工程档案”第3部分“归档范围”的规定。

4.1.2 公司凡持有上条所述标准规定之范围中所列资料的,无论是由部门或者个人保管,均应按本制度要求进行整理,由档案工作人员验收后归档。

4.1.3 对与工程建设有关的主要活动、记载工程建设主要过程和现状、具有保存价值的各种载体的文件,均应收集齐全,整理后归档。

有电子文档资料的,应同时收集齐全。

4.1.4 所有归档的工程文件应为原件。

4.2 工程技术资料管理

4.2.1 接收:技术档案室在接收资料时应仔细核对资料名称、份数、资料状况(正、副本、原件、复印件、完好、齐全、破损)。

4.2.2 登记:充分利用基建mis中的资料管理软件,分类登记,登记后对照《电力工业企业档案分类规则火电企业档案分类表(2002)》(6-9大类)中的分类,确保软件自动生成的档案编号与分类表一致。

4.2.3 填写卷盒封面、脊背。

4.2.4 排架。

资料按类别分类排架:依照从上到下,从左到右的原则,卷盒(袋)正面向左。

4.2.5 资料的分发及借阅:

4.2.5.1 资料分发要填写“文件和资料发放登记表”,借阅要填写“资料借阅登记表”,签字备查。

4.2.5.2 公司工程技术档案资料原则上仅供公司内部人员使用,外单位调阅档案要经公司领导批准,见有效证件才可接待。

4.2.5.3 资料外借一般不超过1个月,最长不超过3月。

超过规定时间应办理续借手续。

档案室保存的资料数量任何时候不应少于二套,只剩二套时,原则上不再外借,特殊情况下急需借阅,必须经过综合

部主任签字批准。

4.2.5.4 借阅资料要及时归还。

4.2.5.5 对借出归还的资料要认真核对清点。

4.2.5.6 收到归还的资料要及时放回原处,并在借阅登记表上注销。

4.2.5.7 档案室对借出资料每月汇总一次,对到期未还的资料发出催还通知。

4.3 工程技术档案管理

4.3.1 收集

4.3.1.1 凡**发电有限公司2×600mw建设工程从项目立项前准备阶段到项目竣工投产验收期间,办理完毕并能反应与生产、建设、科研、技术等有关重要职能活动,对今后各项工作和延续本企业、本单位历史发展具有查考和凭证价值的科技文件材料(纸质及其它载体)均需进行收集。

而事务性、临时性、重复性且无查考利用价值则不需进行收集。

4.3.1.2 具体归档范围见国家电力公司电源建设部《火电机组达标投产考核标准(2001年版)及其条文解释》考核项目五“工程档案”第3部分“归档范围”的规定,并参照《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》(da/t28—2002)执行。

4.3.1.3 档案管理人员应坚持“五参加”(参加科研成果和科研项目鉴定;参加设备招、评标,参加设备开箱;参加工程项目验收;参加重要的生产事故分析会),了解工程进度及有关资料情况,以保证各类档案资料及时、齐全、准确的归档。

4.3.2 分类、组卷

4.3.2.1 分类、组卷要遵循档案文件的自然形成规律和成套性的特点,保持卷内文件的有机联系,做到分类科学。

组卷合理,层次分明,检索便利。

4.3.2.2 本公司工程技术档案分类按《火电企业档案分类表(6-9)大类》(2002)分类方法进行分类,分类号由四位阿拉伯数构成四级类目,各级类目均用0-9标识。

4.3.2.3 在做好分类的基础上,按各大类下的属类进行组卷、装盒。

4.3.3 编号

4.3.3.1 对已组成的案卷编写档案号。

4.3.3.2 档案号由目录号(代号)、分类号、案卷顺序号构成,表示方法如下:

1) 6大类代号用年代标识。

2) 7大类的代号采用7001标识,首位数代表类别号,后三位数代表课题顺序号。

3) 8-9大类(从基本建设工程立项前准备到工程竣工投产为止的文件材料),目录号的前两位数代表工期号,后两位数代表机组号(公用部分目录号的后两位用“00”标识)。

4) 举例:“**发电有限公司#1机组汽轮机安装质量验评记录”档案号为:“0101-8055-001”。

4.3.4 案卷的整理

4.3.4.1 卷内文件排列

1)管理性文件材料按问题、时间或重要程度排列。

2)设备资料要求文字材料在前,图样在后。

3)施工记录要求单位工程在前,分部在后。

4.3.4.2 装订

1)文字材料以件为单位装订,装订前要取下金属装订物,采取三孔线装形式装订,装订线在左边。

不同尺寸的文字材料要折叠或裁切成统一尺寸。

不得大于a4幅面(外文已装订资料除外)。

且要求装订边及底边对齐。

2)图纸一律不装订,但案卷内大于a4幅面的图纸要全部折叠成a4幅面,折叠方式采用反折式手风琴折叠法(反面在外),图标栏在图纸纵向右下角。

4.3.5 案卷的编目,用微机、档案管理软件进行编目。

4.3.5.1 编写案卷页号。

1)案卷内科技文件材料均以有书写内容的页面编写页号。

2)页号用自动号码机编写,单面书写的文件材料在右下角编写页号。

双面书写的文件材料,正面在右下角,背面在左下角编写页号。

3)案卷封面、卷内目录(原有图样目录除外),卷内备考表不编页号。

4.3.5.2 案卷封面的编制

1)案卷采用内封面,内封面与档案一并装入卷盒内,放在卷首。

2)拟写案卷题名,要求简明、准确揭示卷内科技文件材料的内容。

案卷题名的主要内容包括项目名称、代字、代号及其组件、部件、阶段的代号和名称等。

3)编制单位:填写案卷内文件材料的形成单位或主要责任者。

4)编制日期:填写案卷内文件材料形成的起止日期。

5)保管期限,填写其划定的保管期限,按照《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》执行。

6)密级依据保密规定填写。

7)填写档案号。

4.3.5.3 案卷脊背的编制。

1)案卷脊背用150白色书写纸或g120g牛皮纸(与卷盒同色),书写(或打印脊背)。

2)案卷脊背内容包括档案号和案卷题名。

第10篇 测绘科学技术档案管理规定办法

测绘科学技术档案管理规定是国家专业档案资料,一起阅读测绘科学技术档案管理规定,了解相关信息吧!

测绘地理信息业务档案管理规定

第一章 总 则

第一条 为加强测绘地理信息业务档案管理工作,确保测绘地理信息业务档案真实、完整、安全和有效利用,根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国测绘法》等法律,制定本规定。

第二条 本规定所称测绘地理信息业务档案是指在从事测绘地理信息业务活动中形成的具有保存价值的文字、数据、图件、电子文件、声像等不同形式和载体的历史记录。

测绘地理信息业务档案主要包括:

(一)航空、航天遥感影像获取档案;

(二)基础测绘项目档案;

(三)地理国情监测(普查)档案;

(四)应急测绘保障服务档案;

(五)测绘成果与地理信息应用档案;

(六)测绘科学技术研究项目档案;

(七)工程测量档案;

(八)海洋测绘与江河湖水下测量档案;

(九)界线测绘与不动产测绘档案;

(十)公开地图制作档案。

第三条 测绘地理信息行政主管部门组织实施的测绘地理信息业务活动所形成的测绘地理信息业务档案的管理应当遵守本规定。

其他测绘地理信息业务档案的管理可以参照本规定执行。

第四条 测绘地理信息业务档案工作应当遵循统筹规划、分级管理、确保安全、促进利用的原则。

第五条 国家测绘地理信息局负责全国测绘地理信息业务档案管理工作。

县级以上地方人民政府测绘地理信息行政主管部门负责本行政区域内的测绘地理信息业务档案管理工作。

国家和地方档案行政管理部门应当加强对测绘地理信息业务档案的监督和指导。

第六条 各级测绘地理信息行政主管部门应当加强测绘地理信息业务档案基础设施建设,推进测绘地理信息业务档案信息化和数字档案馆建设。

第七条 涉及国家秘密的测绘地理信息业务档案的管理,应当遵守国家有关保密的法律法规规定。

第二章 机构与职责

第八条 国家测绘地理信息局测绘地理信息业务档案管理职责包括:

(一)贯彻执行国家档案工作的法律、法规和方针政策,统筹规划全国测绘地理信息业务档案工作;

(二)制定国家测绘地理信息业务档案管理制度、标准和技术规范;

(三)指导、监督、检查全国测绘地理信息业务档案工作;

(四)组织国家重大测绘地理信息项目业务档案验收工作。

第九条 县级以上地方人民政府测绘地理信息行政主管部门测绘地理信息业务档案管理职责包括:

(一)贯彻执行档案工作的法律、法规和方针政策,制定本行政区域的测绘地理信息业务档案工作管理制度;

(二)指导、监督、检查本行政区域的测绘地理信息业务档案工作;

(三)组织本行政区域内重大测绘地理信息项目业务档案验收工作。

第十条 省级以上测绘地理信息行政主管部门及有条件的市、县测绘地理信息行政主管部门应当设立专门的测绘地理信息业务档案保管机构(以下简称档案保管机构)。

档案保管机构职责包括:

(一)接收、整理、集中保管测绘地理信息业务档案;

(二)开发和提供利用馆藏测绘地理信息业务档案资源;

(三)开展测绘地理信息业务档案信息化建设;

(四)指导测绘地理信息业务档案的形成、积累、整理、立卷等档案业务工作;

(五)督促建档单位按时移交测绘地理信息业务档案;

(六)承担测绘地理信息业务档案验收工作;

(七)负责测绘地理信息业务档案鉴定工作;

(八)收集国内外有利用价值的测绘地理信息资料、文献等;

(九)开展馆际交流活动。

第十一条 测绘地理信息单位应当设立档案资料室,负责管理本单位测绘地理信息业务档案。

第三章 建档与归档

第十二条 测绘地理信息项目承担单位(以下称建档单位)负责测绘地理信息业务文件资料归档材料的形成、积累、整理、立卷等建档工作。

第十三条 测绘地理信息业务档案建档工作应当纳入测绘地理信息项目计划、经费预算、管理程序、质量控制、岗位责任。

测绘地理信息项目实施过程中,应当同步提出建档工作要求,同步检查建档制度执行情况。

第十四条 测绘地理信息项目组织部门下达测绘地理信息项目计划时,应当以书面形式告知相应的档案保管机构,并在项目合同书、设计书等文件中,明确提出测绘地理信息业务档案的归档范围、份数、时间、质量等要求。

第十五条 建档单位应当按照《测绘地理信息业务档案保管期限表》,将归档材料收集齐全、整理立卷,确保测绘地理信息业务档案的完整、准确、系统和安全。

不得篡改、伪造、损毁、丢失测绘地理信息业务档案。

第十六条 测绘地理信息归档业务文件材料应当原始真实、系统完整、清晰易读和标识规范,符合归档要求,档案载体能够长期保存。

第十七条 国家或地方重大测绘地理信息项目业务档案验收应当由相应的测绘地理信息行政主管部门组织实施,并出具验收意见。

其他测绘地理信息项目业务档案的验收,由相应的档案保管机构负责,并出具验收意见。

未获得档案验收合格意见的测绘地理信息项目不得通过项目验收。

第十八条 测绘地理信息项目组织部门在完成项目验收后,应当将项目验收意见抄送档案保管机构。

建档单位应当在测绘地理信息项目验收完成之日起2个月内,向项目组织部门所属的档案保管机构移交测绘地理信息业务档案,办理归档手续。

第四章 保管与销毁

第十九条 档案保管机构应当将测绘地理信息业务档案进行分类、整理并编制目录,做到分类科学、整理规范、排架有序和目录完整。

第二十条 测绘地理信息业务档案保管期限分为永久和定期。

具有重要查考利用保存价值的,应当永久保存;具有一般查考利用保存价值的,应当定期保存,期限为10年或30年,具体划分办法按照《测绘地理信息业务档案保管期限表》要求执行。

第二十一条 档案保管机构应当具备档案安全保管条件,库房配备防火、防盗、防渍、防有害生物、温湿度控制、监控等保护设施设备,库房管理应当符合国家有关规定。

第二十二条 档案保管机构应当建立健全测绘地理信息业务档案安全保管制度,定期对测绘地理信息业务档案保管状况进行检查,采取有效措施,确保档案安全。

重要的测绘地理信息业务档案实行异地备份保管。

第二十三条 档案保管机构应当对保管期满的测绘地理信息业务档案提出鉴定意见,并报同级测绘地理信息行政主管部门批准。

对不再具有保存价值的档案应当登记、造册,经批准后按规定销毁。

禁止擅自销毁测绘地理信息业务档案。

第二十四条 因机构变动等原因,测绘地理信息业务档案保管关系发生变更的,原单位应当妥善保管测绘地理信息业务档案并向指定机构移交。

第二十五条 鼓励单位和个人向档案保管机构移交、捐赠、寄存测绘地理信息业务档案,档案保管机构应当对其进行妥善保管。

第五章 服务与利用

第二十六条 各级测绘地理信息行政主管部门和档案保管机构应当依法向社会开放测绘地理信息业务档案,法律、法规另有规定的除外。

单位和个人持合法证明,可以依法利用已经开放的测绘地理信息业务档案。

第二十七条 档案保管机构应当定期公布馆藏开放的测绘地理信息业务档案目录,并为档案利用创造条件,简化手续,提供方便。

测绘地理信息业务档案的阅览、复制、摘录等应当符合国家有关规定。

第二十八条 各级测绘地理信息行政主管部门和档案保管机构应当采取档案编研、在线服务、交换共享等多种方式,加强对档案信息资源的开发利用,提高档案利用价值,扩大利用领域。

第二十九条 向档案保管机构移交、捐赠、寄存测绘地理信息业务档案的单位和个人,对其档案具有优先利用权,并可对其不宜向社会开放的档案提出限制利用意见,维护其合法权益。

第六章 监督管理

第三十条 各级测绘地理信息行政主管部门应当加强对测绘地理信息业务档案工作的领导,明确分管负责人、工作机构和人员,建立健全档案管理规章制度,保障档案工作所需经费,配备适应档案现代化管理需要的设施设备。

第三十一条 各级测绘地理信息行政主管部门应当依法履行管理职责,加强对测绘地理信息业务档案工作的监督检查,对违法违规行为责令整改。

第三十二条 对于违反国家档案管理规定,造成测绘地理信息业务档案失真、损毁、丢失的,依法追究相关人员的责任;构成犯罪的依法移送司法机关处理。

第七章 附 则

第三十三条 本规定由国家测绘地理信息局负责解释。

第三十四条 国家测绘地理信息局应当根据测绘地理信息业务的发展变化,及时调整《测绘地理信息业务档案保管期限表》。

第三十五条 本规定自发布之日起施行。

《测绘科学技术档案管理规定》(国测发【1988】82号)和《测绘科技档案建档工作管理规定》(国测发【1993】088号)同时废止。