档案管理措施8篇

第1篇 物业档案管理具体措施

业户档案资料是在业户入伙以后逐步建立起来的,其内容包括业户的姓名、家庭情况、工作单位、联系方法、管理费收缴情况、室内装修管理资料及物业独用部分使用及保养维修情况等。

业户档案的收集

____物业设立档案室,建立相应规章制度,对业户档案进行严格管理。

资料收集坚持内容丰富的原则。

在实际工作中从需要出发,扩大资料来源,从时间上讲是在业主入伙时开始收集归档,实行业户一户一档。

业户权籍资料管理

从业户入伙开始,应着手权籍资料的收集工作,权籍资料的收集、整理、归档,应做到条理清晰、完整齐全,便于查阅。

管理和使用好权籍资料,动态反映业户权籍状况,为业户需求提供服务。

业户档案的整理

各个业务范围上收集到的信息资料,统一交档案员集中整理,整理的重点根据资料内容、来源进行分类,做到条理清晰、便于查阅。

业户档案的归档

____广场____号楼项目(---)管理处的业务接待将收集到的业户资料每月五日前提交档案中心。

____物业档案中心员按照物业管理自身的内在规律和联系,将资料分类有序地保存,并输入计算机存档,运用计算机的先进手段进行档案资料的管理。

档案的利用

为业户服务工作及时提供档案资料,直接或间接地为业户管理服务,从而有效地提高服务质量和服务水平。

业户档案的管理

业户档案的使用应有严格的规定,借阅必须由具备规定条件的人员经登记后方可借出,归还时须由专人进行检查,如有破损,立即修复,严重时追究有关人员的责任。

业户档案存放时要做好防火、防潮、防蛀工作,计算机使用时应防止电脑病毒侵入。

第2篇 别墅管理处档案管理措施

别墅项目管理处档案管理措施

1、档案的建立

(1)建立档案管理制度

(2)确定档案的内容

档案管理具体管理内容涉及建筑档案、业主及物业使用人档案、管理工作档案、社区志史档案、财务会计档案等。根据要求以下就建筑物档案、管理工作档案的管理具体说明。

a.建筑物档案:1)建筑物原始档案;2)建筑物维护、改造档案;3)业主装修、改造工程档案

b.业主档案:业主档案是指物业管理单位为了正常的管理工作需要,收集掌握的有关各业主的文件材料和信息。

1)收集业主/用户单位资料

2)业主/用户缴费记录包括各样应付之押金

3)业主/用户装修工程文件

4)业主/用户迁入时填具之资料

5)业主/用户资料补充

业主/用户联络资料

紧急事故联络人的资料

管理人员在日常职务常与业主/用户人事变迁资料

6)业主/用户与管理处往来文件

7)业主/用户违规事项与欠费记录

8)业主/用户请修记录

9)业主/用户投诉记录

10) 业主/用户单位有关的工程档案(与二次装修工程有关资料)

c.社区志史活动档案:社区志史活动档案是指物业管理区域作为一个区域社会,在举行或参与各项社会活动中形成并需要归档保存的,反映社区历史发展、文化发展精神文明进步的各类文件材料。

d.管理工作档案:管理工作档案是指管理公司在物业管理日常工作中产生形成和需要收集归档保存的文件材料。

(3)档案的产生收集、接收和移交

1)工程技术部负责收集、接收竣工验收资料、房屋的单体竣工图等项目建筑物的原始资料;

2)各组团协调管理处负责收集用户资料、装修管理资料、投诉及回访记录等;

3)客服部负责收集文书档案资料及社区志史活动档案;

4)其他档案资料和维修、巡视、运行及服务活动记录分别由各职能部门负责收集。

2、档案的管理

(1)档案的分类、编目及着录

(2)档案的整理装订

(3)档案的电脑化管理

3、档案管理的要求

(1)收集报刊应注意收集整份,尽量不要剪裁,并要备有复印件供使用。

(2)对收集到的档案资料,要逐件确定其保存价值,保存期限及是否需要补充相关资料。

a、对资料进行整理,即进行基本的分类、组合、排列和编目。

b、装订之前,要将文件上的订书钉、回形针等铁物全部拆除,以免锈蚀案卷。

c、档案保管工作的中心任务是维护档案的完整和安全。要做到:防火、防光、防潮、防霉、防尘、防虫。

第3篇 某小区管理处档案管理措施

小区管理处档案管理措施

一、档案资料管理作业流程

1、档案资料的收集

(1)设立档案资料,采取系统化、电脑化的手段,设兼职档案管理员,建立相应的管理制度,对所有的档案资料进行严格管理。

(2)资料的收集,坚持内容丰富的原则,根据实体资料的内容,以实际工作需要出发。信息资料的来源渠道:规划设计到工程竣工验收的全部工程技术,维修资料;物业构成的方面,到房屋主体,公共设施,小到一树一木全有详细的资料。

2、资料的分类整理:收集的所有住处资料,统一由档案管理员集中整理、分类,整理的重点是去伪存真,根据资料信息的来源,内容,表现形式的特点,做到条理清晰,分类合理。

3、资料的归档管理

(1)资料归档管理采用原始档案和电脑档案的双轨管理制,采用多种形式的文档储存方式,便于原始资料信息的保存,如:胶卷、照片、图景等档案组卷按不同的业务性质,编号,造册,编辑并分柜保存,运用计算机的先进管理手段,尽可能把其他形式的档案资料转化成为电脑储存,便于查找和调用。

(2)档案管理环境做好三防工作,即防火、防潮、防变质。

二、档案资料的分类

1、外来文件

■规划档案

■验收竣工档案

■其他档案

2、内部档案

■房屋维修档案

■装修管理档案

■机电设备档案

■配套设施设备维修工程档案

■消防管理档案

■车辆管理记录档案

■保安服务管理档案

■日常服务管理档案

■日常维修档案

■卫生保洁管理档案

■绿化管理档案

■vip档案

■其它档案

第4篇 压力容器提高安全技术管理措施——必须做好档案工作4

设备技术档案是正确使用压力容器的主要依据。它可以使压力容器管理和操作人员全面掌握压力容器历史的当前安全技术状况，了解压力容器的运行规律，防止压力容器事故的发生。每台压力容器均按有关规定建立档案。

压力容器技术档案的内容：

1. 压力容器登记卡片。使用单位在压力容器投入使用前，应按《压力容器使用登记管理规定》的要求，向地、市级锅炉压力容器安全监察机构申报和办理使用登记手续。

2. 设计单位向用户提供的设计图样，必要时提供的设计、安装（使用）说明书，对中、高压反应压力容器和储存压力容器的强度计算书。

3. 压力容器制造、安装单位向用户提供的技术文件和资料：

（1） 竣工图（如在原图上修改，则必须有修改人，技术审核人确认标记）；

（2） 产品质量证明书，其至少应包括以下内容：

a. 产品合格证；

b.产品技术特性；

c.压力容器产品主要受压元件使用材料一览表；

d.产品焊接试板力学和弯曲性能检验报告；

e.压力容器外观几何尺寸检验报告；

f.焊缝无损检测报告；

g.钢板、铸锻件、零件无损检测检验报告；

h.压力容器焊后热处理报告；

i.压力试验报告。

如焊缝经过返修的，还应有焊缝返修记录，包括返修部位、次数及返修的检验评定结论等。

（3） 压力容器产品安全质量监督检验证书。

对现场组焊的压力容器竣工并经验收后，施工单位除提供上述技术文件和资料外，还应按有关规定，将组织和质量检验的资料提交用户；

（4） 检验、检测记录，以及有关检验的技术文件和资料；

（5） 修理方案，实际修理记录情况，以及有关技术文件和资料；

（6） 压力容器技术改造方案、图样、材料质量证明书、施工质量检验及技术文件和资料；

（7） 安全附件校验、修理、更换记录；

（8） 有关事故的记录资料和处理的告。

综上所述，提高压力容器的安全技术管理必须科学化、规范化、专业化、基础化，才能不断促进压力容器安全技术的发展。

蔡 霞

第5篇 s物业档案管理具体措施

业户档案资料是在业户入伙以后逐步建立起来的,其内容包括业户的姓名、家庭情况、工作单位、联系方法、管理费收缴情况、室内装修管理资料及物业独用部分使用及保养维修情况等。

业户档案的收集

××物业设立档案室,建立相应规章制度,对业户档案进行严格管理。资料收集坚持内容丰富的原则。在实际工作中从需要出发,扩大资料来源,从时间上讲是在业主入伙时开始收集归档,实行业户一户一档。

业户权籍资料管理

从业户入伙开始,应着手权籍资料的收集工作,权籍资料的收集、整理、归档,应做到条理清晰、完整齐全,便于查阅。管理和使用好权籍资料,动态反映业户权籍状况,为业户需求提供服务。

业户档案的整理

各个业务范围上收集到的信息资料,统一交档案员集中整理,整理的重点根据资料内容、来源进行分类,做到条理清晰、便于查阅。

业户档案的归档

××广场××号楼项目(---)管理处的业务接待将收集到的业户资料每月五日前提交档案中心。××物业档案中心员按照物业管理自身的内在规律和联系,将资料分类有序地保存,并输入计算机存档,运用计算机的先进手段进行档案资料的管理。

档案的利用

为业户服务工作及时提供档案资料,直接或间接地为业户管理服务,从而有效地提高服务质量和服务水平。

业户档案的管理

业户档案的使用应有严格的规定,借阅必须由具备规定条件的人员经登记后方可借出,归还时须由专人进行检查,如有破损,立即修复,严重时追究有关人员的责任。业户档案存放时要做好防火、防潮、防蛀工作,计算机使用时应防止电脑病毒侵入。

第6篇 小区楼宇档案资料管理措施

小区楼宇档案资料管理措施

楼宇档案资料管理的要点:

1、完善建档流程,严格档案管理制度;

2、明确建档内容,实行系统收集、集中管理;

3、对使用率高的档案实行档案室、管理处双档管理制;

4、推行现代化、系统化、科学化、多元化、规范化、经常化等'六化'管理。

楼宇档案是住宅区财产的重要组成部分,管理好住宅区档案是物业管理工作的重要内容。为此,我公司将特别设立档案室,配备专业管理人员,建立较完善的档案管理体系等。使档案管理工作在住宅楼宇的使用、维修、改造、扩建以及住户装修等方面发挥重要作用。对进德小区的档案资料管理,将沿用我公司的经验做法如下:

一、楼宇档案的建立

1、档案的建立执行以下流程:

收集-整理-分类-编号-登记-输入电脑-入柜-利用-检查

2、明确档案内容,实行系统收集、集中管理

(1)设施、设备档案:建筑工程资料、图纸,公用设施资料、图纸,竣工验收资料,房屋墙体竣工图,室外管网资料、图纸,安装、维修、运行、改造、扩建等项目资料、图纸。

(2)住户档案:业主登记表,购(租)房合同,入伙通知书,证件,业主公约,装修责任书、图纸,维修档案等资料。

(3)管理档案:文秘档案、从事档案、财务档案和荣誉档案、管理活动记录及档案,楼宇巡视、门卫情况、投诉与回访等资料。

3、建档要求:制度化、标准化、电脑化。

二、楼宇档案管理

1、档案室、管理处管理制:为避免档案的损坏、遗失,使重要档案能永久性保存,而又方便经常使用,对使用频率较高的档案实行档案室管理,对重要原始档案进行严格管理,管理处则保存复印件的存档管理制度。

2、档案室档案

(1)按照档案对温度、湿度和照明的要求,建立标准化的档案资料室,配备档案专业人员,实行电脑化系统管理;

(2)采用多种形式的信息贮存方式,如电脑磁盘、录像带、录音带、胶卷、照片图表等,并采用适当的保存方式;

(3)贯彻国家保密法,确保档案在使用过程中的安全,不丢失、不泄密;

(4)实行档案管理手段的现代化,运用计算机检索手段,开发多媒体信息查询系统;

(5)坚持档案资料收集的系统化;

(6)做到档案组卷分类科学化,档案组卷按内容分类,逐一编号、登记造册、编辑目录,按工作部门分柜保存;

(7)实行档案管理工作检查经常化,每季对档案文件的形成、积累、整理和归类要进行一次全面的检查。

第7篇 某市场档案资料管理措施

市场档案资料管理措施

1 档案管理运作环节

1.1 资料的收集

1.1.1 建立档案室,采取系统化、科学化、电脑化的先进手段,实施现代化、系统化、科学化、多元化、规范化、经常化等'六化'管理,建立相应的规章制度,对所有档案资料进行严格管理。

1.1.2 资料的收集坚持系统、完整的原则,根据实体资料和信息资料的内容,从实际需要出发,扩大信息资料的来源,从时间上讲是指从规划设计到工程竣工的全部工程技术维修资料,从空间上讲是指市场物业构成的方方面面,大到房屋本体、公共设施,小到一树一木都有详细的资料收集。

1.2 资料分类整理

1.3 资料归档管理

归档就是按照资料自身规律、联系进行分类保存。根据实际需要,__的管理应拟采用原始档案和电脑档案双轨制。采用多种形式的文档储存方式,便于原始档案的保存,如录像带、胶卷、照片等。档案按不同业务性质、编号、造册、编辑并分柜保存,运用计算机等先进的管理手段,尽可能的把其他形式的档案资料转化为电脑储存,便于查找和调用。

档案的出、入室都有严格的规定:出室必须由具备资格的人员经登记后方可借出,入室时须由专人进行检查,如有破损,立即修复,并追究有关人员的责任。档案管理人员需及时收回在外文件,严防文件的流失。

档案的管理环境必须做到'三防',即防火、防潮、防变质。

1.4 档案的运用

采用先进的检索软件,逐步建立电脑网络系统,充分发挥档案的贮存和使用价值。

1.4.1 外部网:与广大经营者及业主、主管部门进行联网,所有管理资料如住户资料、装修资料、财务状况等,随时可以查阅调用,便于工作监督和检查。

1.4.2 内部网:管理处内部联网,运用现代化办公手段和设施,对文件进行分级管理、分层使用。

2 档案资料的类别

2.1档案资料大体分为市场物业管理政策、法规资料,竣工验收资料、房屋的单体竣工图、经营者及住户档案、装修管理档案、维修档案、巡视记录、运行记录、运行档案、投诉与回访记录、其他管理服务活动记录及档案。

2.2 管理档案资料(含经营者及业主档案、装修管理档案巡视记录)

名 称 资 料 内 容

物业资料 小区基本资料、分区资料、环境文化设施资料

住户资料

a:住户迁入资料,经营者迁入资料

b:经营者,住户人员档案

c:经营者,住户维修档案

事务资料

a:事务值班表 b:事务交接记录表

c:经营者及业主搬出(入)物品登记表 d:日常事务巡视记录

e:经营者及业主回访登记表

合格分承

其他资料

a:维修申请表(附图纸) b:维修工程队安全责任书

c:临时施工人员登记表 d:施工单位营业执照

2.3 投诉与回访及其他管理服务

名 称 资 料 内 容

维修资料

a:维修申报表 b:维修服务派工单

c:维修回访记录表 d:公共设施维修记录

治安交通

管理资料

a:日常巡查记录、交接班记录、值班记录

b:查岗记录、闭路电视监控系统录像带

c:物资搬运放行记录、紧急事件处理记录

d:车辆管理记录、车辆详细资料、车位使用协议

设备管理

资料 a:公用

设施保养维修记录

b:各项机电设备保养维修运行记录

c:设备维修保养记录

d:设备检查记录

市场社区文化

资料 a:活动计划实施方案、总结记录

b:文化活动图片及录像记录

c:传媒报导

员工管理

资料 a:员工个人资料、聘用表 b:员工业绩考核及奖惩记录

c:员工培训计划及实施记录 d:员工培训考核记录

e:员工外出考评及参加演练记录 f:员工住房及内务管理记录

业主反馈

资料 a:服务质量回访记录表 b:业主意见调查、统计记录

c:经营者及业主投诉及处理记录表

行政文件

资料 a:市场管理处主管值班及督察记录

b:政府部门文件

c:市场物业公司及主管领导部门文件

d:市场管理处规章制度、通知、通报等文件

e:市场管理处荣誉一览表

f:市场管理处接待来访参观记录表

经营者及业主管委会

资料 a:筹备成立文件 b:成立后运行文件

第8篇 商小区物业档案管理措施

住宅小区物业档案管理措施

1、建立档案管理制度

根据档案资料初建的情况,拟首先制定如下制度:

<物业档案管理制度><档案查询制度>

<库房管理制度><档案移交验收制度>

2、确定档案的内容

物业管理中档案管理具体管理内容涉及建筑物、业主档案、管理运作、历史档案。根据要求以下仅就建筑物档案,管理工作档案的管理具体的说明。

①建筑物档案

a、建筑物原始档案

包括竣工验收资料、房屋单体竣工图,具体清单如下:

产权资料。包括:项目批准文件、用地批准文件、建筑执照。

(1)产权资料。包括:项目批准文件、用地批准文件、建筑执照。

(2)技术资料。包括:竣工图-总平面图、建筑图、结构图、附属工程及隐蔽管的全套图纸、地质勘察报告、工程预算决算分项单、图纸会审记录、工程设计变更通知及技术核定书、隐蔽工程验收记录、沉降观察记录及沉降观察点布置图。

(3)竣工验收证明书。包括:基建工程竣工验收书、建筑消防验收合格证、电信局电话工程竣工验收证书、主要材料的质量保证书、新材料、构配件的鉴定合格证书,水、电、卫生器具等设备及卫生洁具的检验合格证书、砂浆、混凝土试块试压报告、供水、供暖管道的试压报告、物业公司代管的设备。

(4)房屋使用资料。包括:业主名单、地址、电话清单、建筑面积计算书。

(5)供电、供水系统如需物业公司临时代管的,竣工验收后加办以下协议及证书。包括:供用电协议书、用电许可证、委托银行代收电费合同书、变压器报停申请表、用水申请审批表、月供水计划报告单。

b、建筑物维护、改造档案

建筑物维护、改造档案是指物业管理单位在物业管理工作中对所管物业建筑本体进行维护、改造的有关资料:

(1)维护改造申请表及批准文件

(2)维护改造工程施工许可证

(3)维护改造方案

(4)维护改造工程合同

(5)维护改造工程预算书及批准文件

(6)维护改造工程验收说明书

(7)维护改造工程结算(核算)表

(8)各设备及工程使用维护说明书]

(9)各设备及工程使用许可证(政府规定需要申办的应全部具有)

(10)维护改造工程施工设计图及竣工图

c、用户装修、改造工程档案

用户装修改造档案是指住户对自己拥有产权或经业主授权的房屋进行装修、改造工程所产生的文件和图纸材料,一般内容如下:

(1)装修、改造申请表及审查意见

(2)装修设计图

(3)装修、改造过程中的管理、监理资料

(4)完工后的验收意见

②管理工作档案

管理工作档案是指物业管理公司在物业管理日常工作中产生形成和需要收集归档保存的文件材料,主要为:

(1)政府颁发的物业管理各项法规、条例、通知等;

(2)制订的各种管理规定、公约;

(3)公司 iso体系文件

(4)财务资料

(5)工作计划、方针、目标记录

(6)各项管理工作日志

(7)纠正和预防措施方案

(8)质量/环境/安全控制记录

(9)设备设施保养规程,巡查、维修、养护记录

(10)满意度调查记录、回访记录日志及回访登记表

(11)投诉及投诉处理记录

(12)其他需要收集归档的工作记录、服务记录。

3、档案的管理

(1)档案的分类、编目及着录

(2)档案的整理装订

(3)档案的电脑化管理

4、管理条件:

(1)库内温度不超过20摄氏度,湿度不超过5%,密闭防光、防鼠防虫,严禁烟火,配气体或干粉灭火设备。

(2)办公条件,适量的存储和查阅空间,符合规定的整理装订设备、工具和装具。

(3)管理人员要求:经过档案管理专业培训。