入伙管理工作8篇

第1篇 新物业项目入伙管理工作程序

新项目入伙管理工作程序

1总则

1.1有序组织业户入伙,提供便捷、高效的顾客服务,是地产销售和后续物业服务的重要内容,项目所在公司和物业分公司应相互配合,严密策划和组织新项目的业户集中入伙工作。

1.2新项目集中入伙工作由项目所在公司主导,物业分公司配合。

1.3各物业分公司应配合项目所在公司履行房屋保修义务,在保修期内工程质量问题必须得到及时、有效的处理,切实维护业户合法权益和ee地产的品牌形象。

2相关职责界定

2.1项目所在公司总经理负责组织成立交楼入伙工作小组,制定交楼入伙工作方案,组织交楼准备工作,确定入伙时间。

2.2项目所在公司营销部、工程(配套)部、开发设计部、财务部参与入伙工作。

2.3物业分公司负责具体编制物业入伙方案,按计划准备及组织实施入伙管理工作。

2.4管理公司物业管理部负责各项目入伙管理工作的指导和监督。

2.5项目所在公司工程部负责协调监理公司和施工单位参与交楼验收工作。

3工作程序

3.1成立入伙工作小组

3.1.1组成人员:由项目所在公司总经理、营销总监、设计总监、工程总监、财务总监和物业分公司总经理组成,项目所在公司总经理担任组长,物业分公司总经理担任副组长。

3.1.2人员分工:接待组(负责客户引导、业户身份核验、资料接收及发放)、收费组、验收组、发钥匙组、咨询及后勤保障组,入伙当天现场总指挥为物业分公司总经理。

3.2入伙策划

3.2.1在入伙前,物业分公司将《入伙须知》及其它需提示的内容与项目所在公司的《入伙通知书》一起向业户送发,向业户明示入伙须知信息。

3.2.2物业分公司负责配合项目所在公司做好业户集中入伙工作,拟订项目集中入

伙方案。项目集中入伙方案经物业分公司总经理和项目所在公司营销(策划)部审核、总经理批准后,报管理公司物业管理部、市场部备案。管理公司收到入伙方案的日期应与预定的入伙日期至少提前30天。

3.2.3入伙过程中涉及的所有收费项目,且在房产销售合同中未明确约定的,收费标准必须在入伙方案审批前报管理公司批准后方可执行。

3.2.4新项目集中入伙方案中应包含对可能的紧急的识别、评价,以及相应的处置预案。

3.2.5入伙方案的内容应包括但不限于:

a)入伙的时间及实施地点;

b)入伙工作目标及接待能力要求;

c)入伙手续办理的流程;

d)接待现场布置要求;

e)可能紧急情况及处置预案要求;

f)负责入伙工作的人员安排及职责;

g)入伙过程中使用的文件和表格;

h)入伙准备工作的安排及要求;i)所需费用预算。

3.3交楼入伙准备工作

3.3.1人员培训

a)按人员分工,明确各组的任务及与其它组的衔接要求;

b)对工作流程、注意事项及入伙中业户普遍关注的收费、验收、房屋质量保修、装修等问题进行培训,必要时拟写《入伙工作统一说辞》。

3.3.2入伙发放资料及记录的准备

交楼入伙工作小组在业户入伙前15个工作日准备好用于入伙的必要的资料,并由物业分公司整理汇总备用。

1)入伙发放资料包括(不限于):

a)入伙通知书;

b)出库单;

c)入伙须知(可制成印刷品张贴);

d)入伙流程图(可制成印刷品张贴);

e)业主临时公约;

f)住户手册;

g)房屋质量保证书;h)房屋使用说明书;i)装修手册;

j)物业管理费批文;

k)物业管理相关法律法规文本。

2)记录包括(不限于):

a)业户情况登记表;b)入伙流程签认单;c)区域防火责任书;d)入伙收楼确认单。e)整改项目报告。

3.3.3入伙前与业主的沟通为了使入伙工作顺利开展,在项目所在公司寄发《入伙通知书》时,物业分公司可将业主须知的相关资料一同寄发。

3.3.4入伙现场环境布置要求

a)总体环境应布置成喜庆、热烈的场面,衬托出ee品牌;

b)入伙办理的区域必须保持干净卫生、井然有序,必要时采用灯笼、彩旗、彩带、摆放花篮、盆栽花木等进行装饰;

c)入伙现场办理地址、办理时间、入伙注意事项、入伙流程等标识,相关场地、道路应有明显、温馨的指路牌;

d)工作人员按分工不同应有明确的工作区域,避免出现慌乱现象、服务人员着装整齐,精神饱满;

e)在许可条件下,现场设置尽量考虑满足人们轻松地等候或进行办理入伙的环境;

f)办公现场资料摆放整齐有序。

3.4入伙手续的办理

3.4.1入伙手续办理流程图

入伙手续办理流程图

业主

………携带资料,按规定时间到达入伙现场

营销部

………核对确认业户身份,向业户发放《出库单》

接待组

………业户情况登记,补签相关合同

收费组

………收取相关费用,开具发票

验收组

………与业户共同验收房屋,出现问题记录并跟踪返修,水电开通,水电表初始读数抄录

钥匙发放

………发放钥匙,发放资料

资料归档

3.4.2项目所在公司营销(策划)部负责核对业户《入伙通知书》,查验以下业户证

件:

a)购房合同原件;

b)业户身份证或护照原件;

c)单位购房的查验须出示单位营业执照副本;

d)委托他人办理的须出示业户委托书,并留存。

3.4.3确认业户身份无误后,营销部向业户签发《出库单》。

3.4.4接待组

a)核对、回收《出库单》存根联;

b)留存业户证件复印件,填写《业户情况登记表》,签署《区域防火责任书》;

c)与未签约业户补签《前期物业管理协议》和《业户临

时公约》;

d)经办人在《入伙资料交收登记表》上的'业户资料提交栏'签字确认;

e)请业户在《入伙流程签认单》文件栏上签字确认。

3.4.5收费组依照法规、政府批文和公司要求,收取物业管理费等有关费用,并与业户共同在《入伙流程签认单》收费栏签字确认。

3.4.6验收组

a)在业户交纳完入伙费用后,验收组通知水电工开通该业户物业的水电,携同施工单位、监理公司,与业户对房屋进行验收;

b)将水电表初始读数及验收情况登记在《入伙收楼确认单》中;

c)房屋验收合格的,验收组与业户在《入伙收楼确认单》及《入伙流程签认单》中签字确认;

d)验收中发现问题,按3.6进行。验收完成后验收组与业户在《入伙收楼确认单》及《入伙流程签认单》中注明并签字确认。

3.4.7钥匙发放组

a)房屋验收无问题或业户要求在搬入后再行维修的,钥匙发放组将业户房屋钥匙全部交给业户;

b)房屋验收有问题的,钥匙发放按3.6进行。组在将业户房屋钥匙交给业户时,经业户同意留下一套钥匙(在《收楼问题整改报告》中记录),供维修使用;

c)业户领取钥匙后,在《钥匙领取登记表》及《入伙流程签认单》上签字确认;钥匙托管的,在表单备注栏注明;

d)钥匙发放组将《住户手册》、《装修手册》、《房屋质量保证书》、《房屋使用说明书》发给业户保存,并请业户在《入伙资料交收登记表》上的'入伙资料收取栏'签字确认,入伙手续办理完毕。

3.5所有资料和业户档案由物业分公司负责收集、整理和保存。

3.6房屋交收问题的整改

3.6.1验收发现问题时,业户在《整改项目报告》中记录交给验收人员,将钥匙交给验收人员便于维修,并在《入伙收楼确认单》的'回执栏'中填写相关记录并保留回执栏;

3.6.2物业分公司根据《整改项目报告》内容向综合维修队下达《工程维修作业单》,项目所在公司须督促尽快维修,以免影响业户装修;

3.6.3维修完成并通过物业分公司检验后,物业分公司联系业户前来复验,向业户交回所保留的钥匙并请其在《整改项目报告》的乙条款中签字确认。

3.7集中入伙办理过程中,项目所在公司、物业分公司必须确保:任何存在疑虑或不满意见的业户均能及时地与公司高层管理人员沟通,避免现场服务人员的拖延造成矛盾激化或不满情绪的扩散。

3.8集中入伙期间,物业分公司必须每对入伙办理情况进行汇总统计,在当天报告项目所在公司。

3.9物业集中入伙结束后一周内,物业分公司总经理应组织本公司对入伙工作进行总结,对入伙过程中反映出来的房屋质量、销售服务、物业服务等方面问题进行汇总统计,报送项目所在公司及管理公司物业管理部备案。

4零星入伙(入住)

在物业集中入伙之后,针对物业正常运营期间个别业户(租户)入伙手续办理,除不必制订准备工作计划和交付方案外,相关入伙手续仍必须按上述规定办理。

5相关文件与记录

5.1wdwy-wi-mm7501入伙通知书(范本)

5.2wdwy-wi-mm7502入伙须知(范本)

5.3wdwy-fr-mm7501出库单

5.4wdwy-fr-mm7502入伙流程签认单

5.5wdwy-fr-mm7503业户情况登记表

5.6wdwy-fr-mm7504区预防火责任书

5.7wdwy-fr-mm7505入伙收楼确认单

5.8wdwy-fr-mm7506整改项目报告

第2篇 物业顾问项目入伙工作管理程序

顾问项目入伙工作管理程序

为保证小区业主的顺利入伙以及入伙后各项物业管理服务工作的正常开展,规范业主入伙时的各项手续办理工作,防止因疏漏造成入伙时物业公司工作的被动,特制定此管理程序。

一、管理职责

1、管理处经理负责物业的前期介入工作安排工作,并负责组织、协调、落实入伙前的各项准备工作及入伙时的各项工作安排。

2、客户服务中心负责入伙前相关资料的准备和入伙手续的办理工作,协助财务人员核定各类收费标准和报批工作,并接待顾客,解答顾客问题,建立住户档案,并妥善保管。

二、入伙前相关准备工作

1、在项目入伙前一个月,物业公司与地产公司营销、设计、项目等部门成立入伙工作小组,定期通报工作进展,相互配合,同时与营销部门一起收集前期客户反映的焦点问题,制定统一说辞或解决方案。

2、管理处经理制定入伙前的各项工作计划,包括:工作内容、负责人及完成时间。

3、管理处经理负责管理处组织架构、岗位职责的制定;确定办公室、培训室、仓库、宿舍、食堂等具体位置并安排人员进行装修工程施工的跟进。

4、物资采购:由管理处经理指定专人负责办公用品、办公及维修设备/工具、保洁/保安用品的购置计划的制定、询价、报批及采购工作。

1)办公用品包括:家私、各类文具等。

2)办公及维修设备/工具包括:电脑、打印机、电话、电工工具等。

3)保洁/保安用品包括:各类清洁工具、剪草机、对讲机、警棍等

5、根据物业的实际状况,完善闭路监控、停车场设施、信箱、康体娱乐设施、园林绿化等公用设施。

6、管理处经理指定专人记录入伙前后发生的清洁、返修及配套设施完善工程等所产生的各项费用,以便与相关单位结算。

7、对外公共关系的联络

1)由经理指定人员与政府相关部门建立公共关系,包括:燃气、水、电、有线电视、派出所、街道办、居委会、工商、税务、物价、房管等。

2)管理处各类工商证照和收费许可证的办理。

3)停车场的营业执照、税务登记证和收费许可证的办理。

4)配合发展商用水/用电指标的申请、 电话、电视、燃气、邮政的开通手续。

8、入伙前一周应准备好所有相关资料,必备的有:

1)《入伙须知》

2)《业主临时公约》

3)《委托银行代收款协议书》

4)《房屋交付验收表》

5)《业主(住户)资料卡》

6)《物品领用登记表》

7)《业户手册》

8)《停车场管理协议书》

9)《停车场车位租用协议书》

10)《装修管理服务协议书》

11)《装修申报表》

12)《商户管理协议书》

13)《商铺消防管理责任书》

14)房间的建筑平面图(备索)

15)其他与业主相关或需了解的资料

9、将《入伙须知》样本于业主办理入伙手续前递交至发展商,以便发展商将其与《入伙通知书》一并发放给业主,告知业主办理入伙手续时的应知事项。

10、管理处管理人员、技术人员提前一个月到位,安全员、保洁员提前半个月到位,并由客户服务中心负责员工作服的制作。

11、在入伙流程设计方面,以方便客户为导向,组织参与入伙人员演练,制定项目应知应会,培训到人。

三、入伙手续办理程序

1、顾客(业主或住户)按《入伙须知》中的规定,携带相应的各种资料前往管理处办理入伙手续。

2、入伙手续办理

1)入伙引导、检验《入伙通知书》

管理处指定专人引导业主到入伙手续办理现场,由专人检验业主的《入伙通知书》以及应携带的相应资料。

2)验房

由管理处技术员、发展商相关人员共同陪同业主验房,抄录水、电、燃气表底读数,并共同确认,在《房屋交付验收表》上记录,验房后若顾客提出质量问题,由管理处将《房屋交付验收表》复印件交发展商处理,发展商处理完毕后,交顾客签字确认存档。

3)填写资料

管理处经理指定专人发放入伙手续的相关资料,工作人员指导和协助业主填写各种相关资料。

4)验收资料

管理处经理指定专人检验并收回业主的《入伙通知书》及填写好的各种相关资料。属业主需带走的资料交由业主带回。

5)缴费

管理处财务人员负责收取入伙相关费用并开具相应的票据。

6)顾客凭入伙交费收据领取房门钥匙等相关物品、礼品,并在《物品领用登记表》中签收。

7)如需返修,管理处留存一把房间的入户门钥匙,以便返修施工。

3、入伙资料整理完毕后,由管理处资料员将住户房屋、业主及常住人员的详细资料录入电脑中。

4、业主资料的管理:

1)管理处资料员负责保管业主(住户)提供的资料。业主和租户的资料应分类保管。

2)业主(住户)的资料属保密资料,管理处经理以上人员或管理处经理授权人员因工作需要办理相关手续后方可查阅。

3)有关业主(住户)持有ic卡的电脑资料等其他资料同属保密资料,未经管理处经理批准,保管人员不得随意给人查阅。

四、入伙手续办理流程图

入伙引导、验《通知书》资料发放--验房--填写资料--验收资料--缴费办ic卡--领钥匙--领礼品--装修办理/完成入伙手续

第3篇 商住小区入伙中期装修管理工作方案

商住小区入伙及中期装修管理工作方案(计划)

1业主入伙阶段(上房前两个月提供完整可执行的入伙方案)

a.业主向地产公司办理完尾款结清手续后开出入伙通知书。

b.凭入伙通知书到物业管理公司办理入伙手续。

c.物业管理公司在审核资料无误后,向业主介绍物业管理服务情况、收费情况;与业主签订《前期物业管理服务协议》、《业主公约》、《停车管理服务协议》〈消防安全责任书〉等文件,发给两书(代地产公司),《业主手册》。

d.业主登记,交纳物业管理费、装修垃圾清运费、装修暂收款等费用。

e.带领业主看房,查验水电表底数,签署〈房屋交接验单〉。

f.若业主验房发现并提出质量问题,经确认,填写返修表送交发展商,管理处应协助发展商对房屋进行整改后,请业主再次验房。

g.如需二次装修的,需到物业管理公司办理装修手续。

2物业公司开办拟采取的工作计划

为了使物业保值、增值,管理处在认真做好物业的接管验收工作的基础上,拟定进一步的工作计划,加强装修管理,增强业主和物业公司之间的沟通,以确保物业品质不断得到提升,同时为开发商提供一个后续的优质的售后服务工作,使开发商与物业公司的品牌共同提高,达到'双赢'的目的。

a.业主入伙前

对物业进行现场查勘,力争在小区工程建设收尾阶段从物业管理的角度提出改进或布置措施,配合准备接管验收所需要准备的资料及其他相关工作。

在和发展商进行物业的交接验收中,由我公司提出接管验收所需要的所有书面资料(验收标准参照建设部颁布的《房屋接管验收标准》)。对于验收中发现不合格情况由我公司提出整改单,在一定期限内由开发施工单位整改修复,再由我公司验收合格后接受。同时制定《业主临时公约》、《业主手册》等文件,同时准备好业主入户所需要的《入伙手续书》、《业主登记表》、《入伙资料签收表》、《房屋质量整改通知书》、《装修管理办法》、《装修管理协议》、《代办服务委托书》、《房屋验收表》、《钥匙签收表》等书面资料。另一方面,做好小区的开荒保洁工作,进入日常工作状态;保安人员要熟悉小区情况;设备维修人员做好检查工作,保证公共设备设施的完好,以一个整洁、舒适的环境迎接业主入户。

b. 业主入伙中

业主入户中由我公司设备维修人员陪同进行房屋内部验收、抄表,对于业主发现的问题予以记录。向业主交付填写的资料有:《业户手册》、《装修管理办法》、《入伙资料签收表》、《业主信息表》、《房屋验收表》、《钥匙签收单》等,并及时向业 主介绍有关物业入伙后的管理规定。

其中尤为重要的工作就是装修管理,按公司标准向业主做好解释工作,并准备好《装修申报表》、《施工人员登记表》、《施工人员出入证》、《施工许可证》、《动用明火许可证》、《安全责任书》等书面资料,业户服务人员会将《施工人员登记表》复印件交保安主管;保安巡岗按表查验施工人员的《施工人员出入证》,并巡视跟踪施工队的装修过程,督促施工队文明施工,保持环境整洁,建筑垃圾规定袋装化并及时清理到指定的堆放地,不允许将垃圾堵住楼道,不允许将水泥浆、剩漆、胶水、可燃液体倒入下水道;夜间保持施工区安静。管理处除保安外,业户接待、管理处经理都应当定时对装修施工现场检查,发现违章及时纠正,装修结束应经过验收,装修期间的装修材料运出小区应当应业户签字并经管理中心经理确认。

第4篇 物业入伙管理工作程序

物业入伙管理程序

1.目的

本程序明确了对物业的入伙管理实施控制的职责、方法和安排,以确保业主(客户)准确而有秩序的入伙。

2.适用范围

适用于公司所承接管理的新物业项目入伙手续。

3.相关文件

3.1质量手册之4.7、4.8、4.9、4.10。

3.2iso9002标准之4.7、4.8、4.9、4.10。

3.3物业的验收程序

3.4业主(客户)维修安装服务

3.5物业提供给业主(客户)的文件的控制

4.职责

4.1物管部负责入伙管理中的主要事务。

4.2财务室负责向业主收取各种规定的费用。

4.3工程部负责入伙管理中必要的维修服务。

4.4保安部负责入伙管理中监督检查安全事务。

5.实施程序

5.1入伙准备工作

5.1.1物管部在入伙前一个月应制定入伙工作计划,该计划中应明确:

a.入伙时间

b.入伙手续

c.入伙过程中使用的文件和表格

5.1.2入伙工作计划程序应由物业总经理批准。

5.1.3物管部应提前一个月向业主(客户)发出《入伙通知书》。

详细说明:

a.需业主(客户)准备的证明材料;

b.需业主(客户)填写的表格;

c.办理入伙手续的程序。

5.1.4办理入伙手续的工作现场应张贴入伙公告和明确的指示示标识,并指定专人负责业主(客户)办理入伙手续时的各类咨询和引导,便于业主(客户)办理各项手续。

5.2 入伙审查登记

5.2.1物管部应建立入伙登记表。物管部对业主(客户)提交的《入伙通知书》进行查验,确认无误后收取《入伙通知书》。在入伙登记册中注明,并向入伙申请人发放资料。应包括:

a.《用户手册》

b.《装修须知》

c.《装修审批表》

d.《验收交接表》

e.《住户公约》

5.2.2上述发放的资料应在《入伙登记册》中的业主签收,或由物管部人员注明。

5.2.3在提供给业主(客户)的《入住登记册》中应明确由业主(客户)填写并提交的资料。一般包括:

a.身份证或工作证复印件;

b.购/租房合同的正本及复印件;

d.已签署的《住户公约》。

5.2.4物管部对业主(客户)提交的资料进行审核验证。验证内容包括:

a.表格填写是否完整、正确和清晰;

b.住户公约是否已签署;

c.身份证明文件与购/租房合同及《业主(客户)登记表》是否一致。

5.2.5审查通过后,物管部人员收取购/租房合同复印件、《业主(客户)登记表》、《住户公约》一份,在《入伙通知中》注明签收。

5.3预交费用

5.3.1物管部应按《深圳经济物区住宅区物业管理条例》或市工商行政部审核价,通知业主(客户)去财务室交纳相关的预交费用。

5.3.2财务室根据《预交费标准》向业主(客户)收取各项费 用,并开立相应票据给业主(客户)。费用项目包括:装修管理费、装修保证金等。

5.3.3财务室应通知物管部已交纳预交费用业主(客户)的姓名或单位,并由物管部在入伙登记册中注明。

5.4 发放钥匙及房屋验收

5.4.1上述手续完成后,物管部人员查验入伙登记表及各项收费票据后向业主(客户)发放钥匙,并在《钥匙发放登记表》上登记,同时应和业主(客户)验收房屋内设施。

5.4.2物管部人员与业主(客户)一起验收其名下的物业,登记水、电、气表底数,双方在《物业入伙交接记录》上签字确认。

5.4.3验收过程中双方确认需维修的事项由物管部人员通知相关部门整改。整改合格后,由业主(客户)验收认可后,再发放钥匙。

5.5 入伙后的装修管理

5.5.1物管部在提供给业主(客户)的文件中应明确装修管理的要求。具体内容参考程序文件qp-4.5《装修管理》。

6.相关记录

6.1物业入伙交接记录

6.2入伙登记册

6.3业主入伙费用收费标准

第5篇 住宅物业入伙管理控制工作程序

物业程序文件

--住宅物业入伙管理控制程序

1.0目的

2.0适用范围

适用于物业服务中心所辖住宅类物业的入伙管理。

3.0职责

3.1

3.2

4.0工作程序

4.1

4.2入伙管理控制程序

4.2入伙办理程序

4.2.1新业主入伙手续的办理:可参照《业主收楼流程图》执行,包含的几个步骤4.2.1.1-4.2.1.4,根据实际情况需求,由物业服务中心总监/经理做出适当步骤调整,内容不变。

4.2.1.1核对业主身份、资料

a、客服部前台接待人员核收由发展商盖章、签名的《交楼通知书》或《提前交楼通知书》;

b、核对业主身份证及复印件,确定业主身份,若属委托代办收楼手续的须核实业主委托证明、委托人身份证明及受委托人身份证明并将复印件保留存档;

c、核对业主与发展商签订的《商品房买卖合同》复印件、《物业维修基金》回执原件,及发展商出具的《缴款通知书》等办理相关手续。

4.2.1.2入伙费用缴交

a、接待人员指引业主到收费处缴交收楼的一切费用,财务人员按收费项目及标准,详见相关项目《业主收楼费用一览表》,收取并开具收费票据交给业主,并在《收楼手续单》相关栏签名;

b、业主交齐一切费用后,财务部工作人员协助/引导业主签署《委托银行缴费协议书》,并将代开设的银行缴费存折发放给业主;

4.2.1.3文件签署、物品发放

a、签约人员引导业主与交楼人员签署相关文件,填写《收楼手续单》《住户资料登记表》《前期物业服务合同》《业主规约》《消防安全承诺书》《业主收楼物品/资料签收单》,并发放《前期物业服务合同》《业主规约》《前期物业服务合同》《房屋质量保证书》《房屋质量说明书》《消防安全承诺书》及单元钥匙、礼品;

b、引导业主填写《证件办理申请表》办理相关证件。

4.2.1.4现场验楼

a、通知现场验楼人员带领业主到现场进行单元验收,验收项目包括:天花、地面、电气系统、智能化系统、给水系统、排水系统、门、窗、五金配件、电器、花园护栏、绿化等项目,并抄该单元的水、电读数,双方确认后签署《楼宇情况验收检查表》;

b、如需留匙,现场验楼人员指引业主到钥匙发放处办理手续,并签署《钥匙托管声明》。

4.2.1.5遗留工程跟进处理:按《遗留工程处理流程图》执行。

4.2.1.6业主档案整理、归档:按《业主档案管理控制程序》执行。

4.2.1.7装修办理:按《装修管理控制程序》执行。

4.2.2二手业主入伙手续的办理:可参照《二手业主收楼流程图》执行

4.2.2.1核对业主身份、资料

a、客服部前台接待人员核收二手业主入伙所需资料:二手业主与原业主签订的《商品房买卖合同》或房产证、有效身份证原件、指定银行存折;

b、客服助理对二手业主的以上文件进行查验、复印,将上述原件退还二手业主,并将复印件留底建档;

4.2.2.2费用结算

a、客户助理通知工程组工作人员确认旧业主的水、电表计数;

b、由财务人员核算原业主所欠的应缴费用,并与原业主结清之前所欠一切费用;

c、客户助理告知二手业主小区的各项收费标准、收费时间及托收方法。

4.2.2.3文件签署:指引业主签署《业主规约》《住户资料登记表》《前期物业服务合同》(如有需要)《委托收款协议》《前期物业服务合同》等,并要求业主在《业主收楼物品/资料签收单》签字。

4.2.2.4文件发放:向二手业主发放《业主规约》《服务手册》《前期物业服务合同》等资料。

4.2.2.5证件办理

a、回收原业主之前在客服组前台所办理的各类证件;

b、引导二手业主填写《证件办理申请表》,并办理相关证件,做好相关解答。

4.2.2.6业主档案资料更新

a、手续办理完毕后,立即通知礼宾部做好相应工作;

b、将二手业主资料归入业主档案中,原业主资料保存;

c、业主档案整理、归档,按《业主档案管理控制程序》执行。

4.2.2.7装修办理:按《装修管理控制程序》执行。

4.3收楼工作总结:每次集中收楼后,由客服部提交书面《收楼工作总结/报告》,并对收楼过程中存在的问题提出纠正/预防措施。

5.0支持性文件

5.1《业主规约》

5.2《服务手册》

5.3《前期物业服务合同》

5.4《商品房买卖合同》

5.5《房屋质量保证书》

5.6《房屋质量说明书》

5.7《物业接管验收控制程序》

5.8《业主收楼流程图》

5.9《二手业主收楼流程图》

5.10《装修管理控制程序》

5.11《装修办理流程图》

5.12《遗留工程处理流程图》

5.13《业主档案管理控制程序》

5.14《业主收楼费用一览表》

5.15《业主收楼资料一览表》

6.0质量记录

6.1《委托银行缴费协议书》由银行提供

6.2《委托收款协议》由银行提供

6.3《交楼通知书》或《提前交楼通知书》营销中心提供

6.4《维修基金交付证明》由业主自行办理

6.5《收楼手续单》售后服务中心提供

6.6《缴款通知书》售后服务中心提供

6.7《业主收楼指引》

6.8《住户资料登记表》

6.9《消防安全承诺书》

6.10《业主收楼物品/资料签收单》

6.11《楼宇情况验收检查表》

6.12《钥匙托管声明》

6.13《证件办理申请表》

6.14《收楼工作总结/报告》无固定格定

编制: 审核: 批准:

第6篇 小区项目入伙管理工作规范

住宅小区项目入伙管理工作

第一节前期准备

一、入伙前准备工作

1、小区竣工后,政府有关部门验收全部合格,消防系统须经消防局验收合格。

2、小区管理处有固定的管理用房,并达到使用功能。

3、小区内应保证水、电'二通',即拧开室内水龙头有水,打开电闸有电,电话、电视到户。

4、小区二次供水水质经防疫部门检疫合格。

5、住宅区内排水管道能正常使用,排水畅通无阻。

6、小区应保证有通畅的消防环形通道,区内道路没有建筑垃圾和泥土侵占路面。

7、小区应采用通透式围栏与外界隔离,实现封闭式管理。

8、小区内场地平整,无堆土,对于需分阶段竣工交付使用的在建工程,应采取围护等措施隔离。

9、小区内园林绿化应初步完成。

10、开发公司与业主签订的合同中对业主所承诺的项目全部兑现。

11、入伙前十五天向物业公司办理楼宇接管验收。在进行楼宇交接时,开发公司出具《住宅质量保证书》和《住宅使用说明书》。《住宅质量保证书》中的质量保修部门必须是承建商。

12、设备接管验收前需移交资料。

13、入伙前十五天,开发公司发《入伙通知书》,在《入伙通知书》中附带物业公司的入伙流程及客户必须准备的资料明细。

14、与当地派出所确定小区及各栋各户门牌号。

15、与当地供电、供水、有线电视、电讯、燃气、等单位联系,尽可能做到在入伙当天就完成抄表到户及费用托收工作。

17、完成所有入伙资料的准备工作。

第二节入伙准备

二、入伙准备工作

1、物业管理处在入伙前1个月制定入伙工作计划,该计划中应明确:

(1)入伙时间。

(2)负责入伙工作的人员及其职责。

(3)入伙手续。

(4)入伙过程中使用的文件和表格。

2、入伙工作计划应由管理处主任批准,管理处应提前1个月向业主发出《入伙通知书》,并详细说明:

(1)需业主准备的证明材料。

(2)需业主填写的表格。

(3)办理入伙手续的程序。

3、办理入伙手续的工作现场将张贴入伙公告和明确的指示标识,并指定专人负责业主办理入伙手续时的各类咨询和引导,以便于业主办理各项手续。

4、审核入伙必备资料,查验业主身份,签订《前期物业管理服务协议》、《业主公约》,发放《住户手册》、《装修指引》等有关资料。

5、发放入户门钥匙,引导和协助业主收楼,收集、整理收楼单并及时送达有关单位。

6、由管理员负责,回答业主提出的有关房屋装修的问题,发放装修资料并做好解释工作。

二、物业公司、管理处与开发公司、施工单位在入伙接待处联合办公,实行一条龙服务,先由开发公司为业主结清购楼手续,再由管理处办理入伙手续,同时向业主宣传解释《业主公约》、及有关管理规定等,做到热情接待,处理好新业主的投诉,做到件件事事有着落,有回音,尽最大努力使业主满意。

第7篇 客户入伙管理工作程序

1.0目的:让客户便捷办理入伙手续。

2.0范围:管理处客服部。

3.0职责:

3.1客服部负责物业入伙的办理及档案的建立。

3.2其它部门负责协助。

4.0程序:

4.1物业入伙程序:

4.1.1验证并存档客户的相关资料:

4.1.1.1《入伙通知书》;

4.1.1.2《购房合同书》原件,留存复印件;

4.1.1.3客户《身份证》或营业执照原件,留存复印件;

4.1.1.4若客户委托他人办理入伙,需提供《客户委托书》、客户身份证原件及被委托人《身份证》原件及复印件。

4.1.2领取入伙资料袋:

4.1.2.1《业主登记表》;;

4.1.2.2《业主公约》一式两份;

4.1.2.3《前期物业管理服务协议》一式三份;

4.1.2.4《房屋装修申请书》;

4.1.2.5《房屋使用说明书》及《房屋质量保证书》;

4.1.2.6《室内管线分布图》(含电、给排水平面图);

4.1.2.7入伙收费一览表;

4.1.3业主办理相关手续

4.1.3.1填写《业主登记表》,签订《业主公约》;

4.1.3.2客户部相关人员收表;

4.1.3.3客户缴纳相关入伙费用;

4.1.3.4贴心管家和维修部技工陪同客户验收房屋,验房时若客户提出质量问题,记录在《房屋交接验收表》上,无问题由客户在表单中签字确认。

4.1.3.5贴心管家负责汇总、[[整理房屋问题,联系施工单位进行整改工作。

4.1.3.6整改完毕由贴心管家把结果反馈给客户,由客户在《房屋交接验收单》上确认签名。

4.1.3.6合格及整改合格后,向客户发放该单位钥匙,并请客户在《业主登记表》中的钥匙栏中签字,如客户需管理处托管钥匙,填写《托管门匙责任声明书》。

4.1.3.7办理住户智能卡。

4.1.3.8签订相关协议。

4.1.4整理客户资料并存档,并将客户资料录入电脑。

4.1.5在客户服务中心墙上装修入伙进度表上贴上标签。

5.0质量记录:

5.1《业主登记表》

5.2《业主公约》

5.3《前期物业管理服务协议》

5.4kh-03-r01《房屋验收交接表》

5.5kh-03-r02《机动车停车位申请表》

5.6kh-03-r03《入伙客户情况登记表》

5.7kh-03-r04《住户智能卡办理申请表》

5.8kh-03-r05《托管门匙责任声明书》

第8篇 业户入伙管理工作程序

1.0程序目的

通过对业主入伙时各项工作进行明确分工,确保业主入伙时各项手续能顺利办理,使业主满意。

2.0适用范围

适用于管理处所管物业内业主入伙工作的管理。

3.0主要职责和权限

3.1管理处经理全面负责业主入伙的各项组织工作。

3.2客服中心负责接待、引导业主办理入伙手续,落实各项工作。

4.0程序内容

4.1业主入伙前的准备工作

4.1.1客服中心应准备好业主入伙所需的各种资料文件,包括:《管理公约》、《住户手册》《治安、消防责任书》等及相关表格。

4.1.2维修部应查看入伙单元情况,完善未完工程。如属开发建设单位遗留问题的,应知会客服中心与相关单位落实解决。

4.1.3保洁部应做好入伙楼层及单元的清洁卫生工作。

4.2业主入伙手续的办理

4.2.1客服中心负责审核业主入伙条件和留存有关资料,主要审核以下内容:

1) 入伙通知书(留存原件);

2) 房地产买卖合同(附所购物业平面图)并留存复印件;

3) 如属个人业主,应提供业主身份证或护照,并将以上资料复印件留存;

4) 如属企业法人,应提供营业执照(留存复印件上加盖企业公章),如法人代表亲临办理,应提供法人代表身份证或护照。

5) 属业主或企业法人的代理人,应验证其身份证或护照(留存复印件)及授权委托书(留存原件)。

4.2.2客服中心应指定人员负责接待、指导业主办理如下入伙手续:

1) 协助业主在财务室缴纳各项费用;如业主未缴或未全缴纳入伙费用,则不予办理入伙手续。

2) 填写《业主档案登记表》;

3)签署《管理公约》及《治安、消防责任书》;

4)发放《住户手册》、装修规则》;

5)带领业主验收物业,并请业主在《收楼验收表》中签字;

6)如业主同意接收,则签署《收楼书》并发放钥匙;

4.2.3如业主转租,除办理上述手续外,租户需填写《住户基本情况表》,同时要求业主提交租赁合同(留存复印件),不愿提交租赁合同的业主,需由业主签署委托租户全权租用及交纳一切相关费用的授权书。

4.3租户(公司直接租赁)入伙手续的办理

4.3.1客服中心应指定人员负责审核租户入伙资料,内容包括:

租赁入伙通知书;

房屋租赁合同(附物业平面图)并留存复印件;

如属个人租户,应提供业主身份证或护照,并留存复印件;

如属企业法人,应提供营业执照(留存复印件上加盖企业公章),如法人代表亲临办理,应提供法人代表身份证或护照(留存复印件);

如属非个人或企业法人的代理人,应验证其身份证或护照(留存复印件)及授权委托书(留存原件)。

4.3.2客服中心应指定人员负责接待、指导租户办理如下入伙手续:

协助租户在财务部缴纳各项费用;如租户未缴或未全缴纳入伙费用,则不予办理入伙手续。

填写《租户基本情况表》;

签署《管理公约》及《治安、消防责任书》;

4)发放《住户手册》、《装修规则》;

5)带领租户验收物业,并请租户在《收楼验收表》中签字;

6)如租户同意接收,则签署《收楼书》并发放钥匙;

4.4业主/租户特约代办服务

如业主/租户需要管理处提供已开设的特约、代办服务项目,则客服中心应为其填写《特约代办服务单》,并安排提供服务。客服中心收费文员负责按表中相关项目,参照《费用收取标准》收取相应费用。

4.5业主/租户档案管理

客服中心负责为每个入伙的业主/租户建立档案并妥善保管,档案内容应包括:《入伙通知书》或《租赁入伙通知书》、《房地产买卖合同》(复印件)或《房屋租赁合同》、《平面图》、身份证复印件、《收楼验收表》、《收楼书》、《治安消防责任书》、《业主档案登记表》、《管理公约》。若业主为法人单位,还需提供:企业法人营业执照复印件、法定代表人证明书、法人授权委托证明书、经办人身份证复印件。

5.0支持性文件

5.1《管理公约》

5.2《治安、消防责任书》

5.3《费用收取标准》

5.4《住户手册》

5.5《装修规则》

6.0操作记录

6.1《入伙通知书》或《租赁入伙通知书》

6.2《业主基本情况表》

6.3《收楼验收表》

6.4《收楼书》

6.5《特约代办服务单》