文件管理章程格式【16篇】

第1篇 文件管理章程格式

(一)总则

第一条 为减少发文数量,提高办文速度和发文质量,充分发挥文件在各项工作中的指导作用,根据区建设局关于文书处理的有关规定,结合我单的实际情况,特制订本制度。

第二条 文件管理内容主要包括:上级函、电、来文,同级函、电、来文,本单位上报下发的各种文件、资料。

第三条 按照党政分工的原则,本单位各类文件(党支部和行政)统一由办公室归口管理。

(二)收文的管理

第四条 公文的签收

1.单位所有文件(除领导订启的外)均由收发员(文书)登记签收、拆封(由上级或邮电局机要通讯员直送的机要文件除外)。在签收和拆封时,收发员(文书)需注意检查封口,对开口和邮票撕毁函件应查明原因。

2.对上级部门发来的文件,要进行文件、文号、机要编号的核定,如果其中一项不对口,应立即报告上级部门,并登记差错文件的文号。

第五条 公文的编号保管

1. 收发员(文书) 拆封和签收后应及时附上'文件处理传阅单',作分类登记编号、保管。

2.本单位外出人员开会带回的文件及资料应及时送交收发员(文书)进行登记编号保管,不得个人保存,如职工工作需要借阅的可复印或借用。

第六条 公文的阅批与分转

1.凡正式文件均需由办公室主任(或副主任)根据文件内容和性质阅签后,由收发员(文书)分送领导和承办部门阅办,重要文件或急作应立刻呈送领导(或分管领导)阅批后分送承办部门阅办。为避免文件积压误事,一般应在当天阅签完。

2.一般礼仪性质的函、电、单据等,可由办公室直接分转处理。如涉及几个单位会办的文件,应同各单位联系后再分转处理。

3.为加速文件运转,收发员(文书)应在当天或第二天将文件送到领导和承办部门,如关系到两个以上部门,应按批示次序依次传阅,最迟不得超过两天(特殊情况例外)。

第七条 文件的传阅与催办。

1.传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定,不得将有密级的文件带回家、宿舍和公共场所,也不得将文件转借其他人阅看。对尚未传达的文件不得向外泄露内容。

2.阅读文件应抓紧时间,当天阅完后应在下班前将文件交收发员(文书),阅批文件一般不得超过两天,阅后应签名以示负责。如有领导'批示'、'拟办意见'办公室应责成有关部门和人员按文件所提要求和领导批示办理有关事宜。

3.阅文时不得抄录全文,不得任意取走文件夹内任何文件及附件,如确系工作需要,要办理借阅手续,以防止丢失泄密。

4.文件阅完后,应交收发员(文书),切忌横传。

5.办公室对文件负有催办检查督促的责任,承办部门接到文件、函电应立即指定专人办理。不得将文件压放分散,如需备查,应按照有关保密规定,并征得办公室同意后,予以复印或摘抄,原件应及时归档周转。

6.按照阅文范围,离、退休干部,一般由有关部门定期组织学习有关文件,或由办公室通知到单位阅文。

(三)发文的管理

第八条 发文的规定

1.单位上报下发正式文件的权力分别集中党支部和行政办公室,各群众团体和部门一律不得自行向上、向下发送正式文件。

2.各群众团体、部门需要向上反映汇报重要情况或向下安排布置重要工作要求发文应分别向党支部、行政办公室提出发文申请,并将文件底稿分别交党支部、行政办公室审核。党支部、行政办公室同意发文,方可按党、政机构设置与业务分工统一归口以党×字、政×字发文。群众团体文件由党支部批转。

3.对单位影响较大,涉及多个以上领导分管范围的文件,须经领导班子研究决定后批准签发。其余文件均由主要领导批准签发。

第九条 发文的范围:

1.凡是以党支部、行政办公室名义发出的文件、通告、决定、决议、请示、报告、编写的会议纪要和会议简报,均属发文范围。

2.党支部、、行政办公室下发文件主要用于:

(1)公布单位规章制度;

(2)转发上级文件或根据上级文件精神制订的文件;

(3)公布单位体制机构变动或干部任免事项;

(4)公布单位重大生产、技术、管理、政治工作、生活福利等工作的决定;

(5)发布有关奖惩决定和通报;

(6)其他有关重大事项;

3.党支部、行政办公室上行文、外发文主要用于:

(1)对上级机关呈报工作计划、请示报告、处理决定;

(2)同兄弟单位联系有关重大生产、技术、人事劳资、物资供应、科研、基建、管理、党群工作等事宜。

4.日常生产、技术、管理、党群工作中,有关图纸、技术文件、工艺修改、审批工作、安排部署、传达上级指示等事项,应按有关制度办理,经分管领导批准后,由各科室书面或口头自行通知执行,一般不用发文。

5.各科室如会议所作的决定,一般都不应发文,不备查考,可以科室名义用《工作简讯》发会议纪要。

(四)发文程序与要求

第十条 发文程序规定:

1.各科室需要发文,应事先向党支部、行政办公室提出申请;

2.党支部、行政办公室同意发文后,主办科室应以党的方针、政策和国家法令,上级指示或工作实际需要草拟文件初稿;

3.草拟文稿必须从本单位角度出发,做到情况确实、观点鲜明、条理清楚、层次分明、文字简炼、标点符号正确、书写工整。严禁使用铅笔、圆珠笔、红墨水和彩笔书写;

4.文稿拟就后,拟搞人应填附发文稿纸首页,详细写明文件标题、发送范围、印刷份数、拟稿单位与拟稿人,并签名、盖章、标定日期和密级;

5.办公室应根据党支部、行政的要求和上级有关指示精神,有关文件规定,对文稿进行审查和修改。对涂改不清、文字错漏严重、内容不妥、格式不符的文稿应退回拟稿单位重新拟稿;

6.经办公室审查修改后的文稿,送分管领导核稿(对文稿内容、质量负责);

7.对审核时修改较多,有碍打印和存档的文稿,应由拟搞部门重新整理写清楚;

8.需经会签的文稿,应在交付打印前送会签部门会签;

9.文稿审核会签后,按批准权限的规定分别呈送党政领导审定批准签发;

10.经领导批准签发后的文稿交办公室收发员(文书)统一编号送打字室打印;

11.文件打印清样,应由拟稿人校对,校对人员应在发文稿上签名;

12.文件打字后,由办公室派专人按数印刷,再由收发员(文书)分发并检查落实情况。

(五)文件的借阅和清退

第十一条 各部门有关工作人员因工作需要借阅一般文件,需经本部门负责人签写便条,对有密级的文件须分管领导或办公室主任同意后方可借阅。

第十二条 借阅文件应严格履行借阅登记手续,就地阅看,按时归还。任何人不得将文件带走或全文抄录,不允许拆卷和在文件上勾划等。

第十三条 办公室收发员(文书)对承办的公文应抓紧催办,应定期对事情已经办妥的本单位文件和上级要求限期清退的文件,进行收缴清退工作。(一般为月底一小清,季末一中清、年终一总清)。如发现文件丢失,必须及时查明原因和责任者,并如实向领导报告。

(六)文件的立卷与归档

第十五条 文件的归档范围:

1.凡下列文件统一分别由办公室收发员(文书)负责归档:

(1)上级机关来文,包括上级对单位报告、申请的批复;

(2)党支部、行政办公室发出的报告、指示、决定、决议、通报、纪要、重要通知、工作总结、领导发言和生产工作的各类计划统计、季度、年度报表等;

(3)党支部会、主任办公会议、中层干部会议、职工委员会以及各种例会记录;

(4)支部党的代表大会、职代工、工会会员代表大会、团代会等组织召开的代表大会所形成的报告、总结、决议、发言、简报、会议记录等;

(5)有保存价值的人民来信来访记录及处理结果;

(6)参加上级召开的各种会议带回的文件、资料及本单位在会上汇报表言材料等;

(7)上级机关领导同志来单位检查视察工作的报告、指示记录,以及本单位向上级进行汇报的提纲和材料;

(8)反映本单位生产活动、先进人物事迹及领导工作等的音、像摄制品;

(9)单位日志和大事记;

(10)单位向上级请示批复的文件及上报的有关材料。

2.业务科室,各群众团体日常工作中形成的活动资料,由各业务科室、群众团体负责立卷归档。

第十六条 立卷要求

1.文件立卷应按照内容、名称、时间顺序,分门别类地进行整理归档。

2.立卷时,要求把文件的批复、正本、底稿、主件、附件收集齐全,保持文件、材料的完整性。

3.要坚持平时立卷与年终立卷归档相结合的原则。重要工作、重要会议形成的文件材料,要及时立卷归档。

4.上年度形成的文件材料,要求在下年度7月份以前整理完。

(七)文件的销毁

第十七条 对于多余、重复、过时和无保存价值的文件,办公室应定期清理造册,并按上级有关规定,办理申请销毁手续。

第十八条 经审核同意销毁的文件,应在办公室收发员(文书)和正副主任以及分管领导的共同监督下销毁。

第十七条 实施及修改 本办法经决策会通过后实施,修改时亦同。

第2篇 三级文件物业钥匙管理作业指导书

物业三级文件:钥匙管理作业指导书

1、目的规范房屋钥匙的管理,做到收、发钥匙准确、快速、无误。

2、范围适用于各管理处钥匙的保管工作。

3、职责3.1钥匙保管人员做好保管和定期检查工作。

3. 2客户服务部主管负责对钥匙保管工作的监察。

4、方法和过程控制

4.1所有接管房屋的钥匙要由专人保管,存放于指定区域,钥匙上标识应标注清楚,以便查找。

4.2钥匙保管人就经常对钥匙保管情况进行检查,如发现标签破损或模糊不清者应及时更新。

4.4业主领取/借用钥匙,钥匙保管人必须确认身份,业主须在《钥匙发放登记表》/《钥匙借用申请表上》上签字。

4.5其他人员如借用钥匙,要认真盘问钥匙用途及归还日期,并在《钥匙借用登记表》上做好登记,施工维修人员的钥匙借用应该做到当天借用当天归还,营销部人员的钥匙借用应有营销部部门主管的签字。

4.6所有借出的钥匙由钥匙保管人员负责追回并及时在《钥匙借用登记表》上讲相关记录填写完善。

4.7钥匙存放地点无关人员不得进入。

5、相关文件无

6、相关质量记录表单wy7.

5.4-k01-0 2 《钥匙发放登记表》wy7.

5.4-k01-0 2 《钥匙借用登记表》

第3篇 物业管理公司体系文件控制程序

1.目的

为质量管理体系文件编制、更改、审批、分发和作废处理提供指引,保证文件受控。

2.范围

适用公司各管理处/部门对质量管理体系文件的管理和控制。

3.职责

3.1 相关部门/岗位职责

部门/岗位工作内容频次/时间

总经理审批《质量手册》2个工作日

管理者代表审核《质量手册》、审批程序文件、作业指导书和《体系文件下发明细》2个工作日

品质管理部经理审核程序文件、作业指导书、《体系文件下发明细》,审批质量记录表格5个工作日

管理处/部门负责人审核本管理处/部门职员提出的文件编制/更改申请

负责保管本管理处/部门领用的体系文件2个工作日

持续

品质管理部保管体系文件正本及培训

检查监督各管理处/部门体系文件受控、执行情况5个工作日内

及时

各部门对本部门员工进行培训及文件控制、执行文件发放后7个工作日内培训

3.2 文件编制、更改、审核、审批权限

文件类别编制权限更改权限审核权限审批权限

质量手册品质部经理部门主管以上人士管理者代表总经理

程序文件具有相关技能人士公司任一职员品质部经理管理者代表

作业指导文件具有相关技能人士公司任一职员品质部经理管理者代表

质量记录表格具有相关技能人士公司任一职员品质部人员品质部经理

体系文件下发明细品质部人员品质部人员品质部经理管理者代表

注:1、审核、审批人不得与编制/更改人相同,但审核、审批人可为同一人;

2、品质管理部经理编制或更改的程序文件、作业指导文件及表格,须由管理者代表审核和审批。

4.方法和过程控制

4.1重要说明:为进一步明确质量管理体系文件的受控状态,受控章在文件左上角的为体系文件正本,受控章在文件右上角的为体系文件副本。授控章由品质管理部统一控制管理

4.2体系文件的版本控制

4.2.1 未经修改的文件版本号为'a/0',修改一次版本号升为'a/1',当版本号从'a/9'升级时,则升为'b/0',依此类推。当对体系文件进行全面修改时,即使修改次数未达到9次,版本也要全面改版(如从a→b、b→c……)。

4.2.2 文件页数超过1页以上,则文件修改时只更改修订页的版本号,如文件某一页的版本号升至'a/9',则该页再次修改升级时,文件全部页的版本号升为'b/0'。

4.2.3 若文件更改后增加或减少页数,则各页均按原最高版本号的页统一升级为相同的版本号。

4.3体系文件的编制、更改

4.3.1 文件的编制和更改需按《体系文件控制细则》规定的格式和编号方法进行。

4.3.2 动议编制/更改文件需填写《文件编制/更改申请表》,经管理处/部门负责人确认后,报品质管理部。集中编制/更改时可只填写一个编制/更改申请表,经管理者代表审批。

4.3.3体系文件通过审批后,最迟自文件标明的生效日期开始生效执行。

4.4体系文件的分发

4.4.1新编或更改的体系文件,由品质管理部加盖红色'受控'印章后,填写《文件发放签收表》,按《体系文件下发明细》分发给相关部门(零星编制或修改的质量记录表格可通过内部邮件系统发送到各部门,不须填写《文件发放签收表》,作废表格不须交回品质管理部)。

4.4.2各部门领回体系文件后须在七个工作日内完成更换并将旧文件加盖'作废'章后送交品质管理部。品质管理部负责对各部门作废体系文件进行抽查。作废文件正本由品质管理部保存至少三年。

4.4.3新部门成立时,应及时到品质管理部申请领取体系文件。

4.4.4各管理处/部门因现场悬挂等原因需增加持有体系文件时,需填写《文件发放签收表》,经品质管理部经理批准后领取。

4.5体系文件的培训

4.5.1新编或更改的体系文件发放后,品质管理部须对各部门相关业务块主办以上人员及相关人员进行培训(零星更改的表格除外)。

4.5.2新编或更改的体系文件执行前,管理处/部门应将所有新增或更改的文件内容对相关岗位人员进行培训。

4.5.3新管理处/部门成立后,品质管理部须对全体人员进行培训、考核。

4.6体系文件的作废处理

4.6.1作废文件均须加盖作废章。如发现文件名、编号均相同的文件,应以最近生效日期或最高版本号区别新旧文件。

4.6.2如文件不适用需取消,须填写《文件编制/更改申请表》,按原审批程序报批后报废。

4.7体系文件的查阅、借阅

4.7.1非本公司人员不得查阅、借阅体系文件。特殊情况需经管理者代表批准。

4.7.2查阅的体系文件不得带离办公区域。借阅须填写《文件借阅登记表》,经管理处/部门经理或其授权人批准,并不得带离本管理处/部门管理服务区域。如有污损或遗失,须报部门经理处理,并向品质管理部申请补发。

4.7.3隔夜借出须管理处/部门经理批准,外借时间最长不得超过3天。

4.8体系文件的保管和保密

4.8.1管理处/部门经理负责本管理处/部门保管体系文件,并对结果负责。

4.8.2依据《体系文件下发明细》的文件接受人负责对相应体系文件进行保管。

4.8.3任何人不得复印、泄露体系文件,不得擅自携带体系文件外出。

4.8.4体系文件发生丢失和短缺时,除追究责任外,重新办理领用手续,品质部在补发文件上给予新分发号,并注明原文件分发号作废,并将作废文件的分发号通知相关部门/管理处。

5.支持性文件

tjvkwy4.2.3-z01-01《体系文件控制细则》

6.质量记录表格

tjvkwy4.2.3-z01-f1 《文件编制/更改申请表》

tjvkwy4.2.3-z01-f2《文件发放签收表》

tjvkwy4.2.3-z01-f3《文件借阅登记表》

tjvkwy4.2.3-

z01-f4 《体系文件下发明细》

第4篇 物业质量管理体系文件控制程序

1 目的

对与公司质量管理体系有关的文件进行控制,确保各相关场所使用文件为有效版本。

2 范围

适用于与质量管理体系有关的文件控制。

3 职责

3.1总经理负责批准发布质量手册和程序文件。

3.2副总经理负责综合部质量手册和程序文件的贯彻落实。

3.3管理者代表负责审核质量手册和程序文件。

3.4物业部是文件的主责部门并负责组织对现有体系文件的定期评审及修改和资源提供。

3.5各部门负责相关文件的编制、使用和保管。

3.6各部门资料员负责本部门与质量管理体系有关的文件的收集、整理和归档等。

4 程序

4.1 文件分类及保管

4.1.1 质量手册和程序文件由综合部备案保存。

4.1.2 第三级文件可分为两类:

a)部门岗位职责,由各相关部门自行保存并报综合部备案存档;

b)其他质量文件:可以是针对特定产品、项目或合同编制的质量计划其他标准、规范等,文件的组成应适合于其特有的活动方式。由各相应的业务部门保存、使用。

4.1.3 公司级管理性文件,如各种行政管理制度、部分外来的管理性文件,包括与质量管理体系有关的政策,法规文件等及管理标准(部门管理制度等)部门质量记录文件等,由综合部保存。

4.1.4 技术标准(国家标准、行业标准、企业标准及作业指导书、检验规范等),由工程科保存。

4.2 文件的编号

4.2.1 质量管理体系文件的编号

a)质量手册:

质量手册缩写代号:zlsc一版次,手册中各章以章节号区分。

例如:zlsc一2001a,表示公司质量手册20**年第a版。

b)程序文件缩写代号: c*一版次,程序中各章以章节号区分。

例如:c*41一2001a,表示公司第四章第一个程序文件2001年第a版。

c)质量记录:主要使用部门代码一质量手册中的文件章节号一记录编号

例如:bg一5.6一01,表示物业部在程序文件中第5.6章《管理评审控制程序》中的第1个质量记录文件。

c)各部门其他质量文件:部门代码-文件顺序号-年号

例如:gc-05-2001,表示工程科于2001年发放的第5号文件。

4.2.2 各部门代号规定如下:

物业部:bg;工程科:gc;服务中心:fw。

4.3 文件的编写、审核、批准、发放

文件发布前应得到批准,以确保文件是适宜的和充分的:

质量手册由物业部负责组织编写,由管理者代表审核,上报总经理批准发布,由综合部负责登记、发放;

程序文件由各部门负责组织编写,由管理者代表审核,上报总经理批准发布,由综合部负责登记、发放;

各部门岗位质量职责由各部门经理组织编写、汇总,由管理者代表审核,报总经理批准,综合部负责登记、发放;

应确保文件使用的各场所都得到相应文件的适用版本。文件的发放、回收要填写《文件发放、回收记录》。

4.4文件的受控状况

文件分为'受控'和'非受拄'两大类,凡与质量体系运行紧密相关的文件应为受控文件,由各主管部门按规定执行。所有受控文件必须在该文件封面右上角加盖表明其受控状态的印章,并注明分发号。

4.5文件的更改

a)质量手册由物业部组织更改,填写《文件更改申请》,经管理者代表审核,上报总经理批准后更改,由综合部发放。物业部应保留文件更改内容的记录;

b)其他文件的更改由各相应主管部门填写《文件更改申请单》,经原审批部门审批,再由各相应部门指定人员进行更改、发放、处理。如果指定其他部门审批时,该部门应获得审批所需依据的有关背景资料;

c)所有被更改的原文件必须由相应主管部门收回,以确保有效文件的唯一性。

d)应能识别所有文件的修订状态,如采用控制清单、修订一览表及标识的方式等。

4.6文件的领用

a)文件使用者应填写《文件发放、回收记录》,经相应主管部门负责人审批方可领用。

b)因破损而重新领用的新文件,分发号不变,并收回相应旧文件;因丢失而补发的文件,应给予新的分发号,并注明已丢失的文件的分发号失效;发放部门作好相应发放签收记录。

4.7文件的保存、作废与销毁

4.7.1 文件的保存

a)与质量管理体系相关的文件都必须易于识别、清晰可辩、分类存放在干燥通风,安全的地方;

b)各部门文件由本部门资料员保管。综合部每季度对各部门文件保管情况进行检查。

c)对受控文件,各部门资料员应及时填写本部门使用文件的《部门受控文件清单》。每三个月应将清单副本报综合部备案,如内容没有变化,应通知物业部;

d)任何人不得在受控文件上乱涂画改,不准私自外借,确保文件的清晰、易于识别和检索。

4.7.2文件的作废与销毁

a)所有失效或作废文件由相关部门资料员及时从所有发放或使用场所撤出,并标注'作废'字样,确保防止作废文件的非预期使用;

b)为某种原因需保留的任何已作废的文件,都应进行适当的标识;

c)对要销毁的作废文件,由相关部门填写《文件销毁申请》,经管理者代表批准后,由物业部授权相关部门销毁。

4.7.3文件的复制

复制与质量管理体系有关的文件,由相关部门负责人按规定权限审批后向资料管理人复制。复制的受控文件必须由资料管理人登记编号。

4.8 外来文件的控制

4.8.1 收到外来文件的部门,需识别其适用性,并控制分发以确保其有效。

4.8.2 工程科负责收集相关国家、行业、国际标准的最新版本,统一编号、加盖受空印章,分发到相关部门使用,并把旧标准收回。

4.8.3 各部门要把上述标准及其他与质量管理体系有关的外来文件填入'部门受控文件清单',并报物业部备案。

4.9 每年半年由物业部组织对现有质量管理体系文件进行定期评审,各部门结合平时使用情况进行适时评审,必要时予以修改,执行4.5条款规定。

4.10 对承载媒体不是纸张的文件的

控制,也应参照上述规定执行。

4.11 作为质量记录的文件应执行《质量记录控制程序》。

5 相关文件

5.1《质量记录控制程序》。

6 质量记录

6.1《文件发放、回收记录》。

6.2《部门受控文件清单》。

6.3《文件更改申请》。

第5篇 建筑公司环境管理程序文件发布令

建筑集团公司《环境管理程序文件》发布令

集团公司依据gb/t24001-1996idtiso14001:1996环境管理体系-规范及使用指南,结合实际编制了《环境管理程序文件》,并于2001年4月10日开始实施。经过几个月的运行,发现文件中的某些规定与标准和实际不相适应。在内审和管理评审中以及认证中心的第一阶段审核,也提出了一些修改意见。根据方方面面的意见,文件编写人员对a版文件的适用性进行了评审,对文件进行了第一次修改。本程序文件对集团公司的环境管理体系要求做了详细的描述,更加符合标准和实际的要求,是集团公司实施环境管理的法规性文件和行为准则。现予以正式发布,望全体员工遵照执行。

需要说明的是:在本程序文件中,对与iso9001:2000质量管理体系要求相容的要素(4.2.3文件控制、4.2.4质量的记录控制、5.6管理评审、7.4采购、8.2.2内部审核、8.5.2纠正措施与8.5.3预防措施),合并编写了相应的程序文件,与之对应的原质量体系文件同时作废,执行本程序文件的规定。

管理者代表:

年 月 日

第6篇 某工程项目管理程序文件编写导则

工程项目管理程序文件编写导则

1、目的:为编写质量体系程序文件制 定编 写原则及标准格式,使各部门编写符合要求的程序文件。

2、范围:适用于程序文件的编写及内容结构相类似的有关文件的编写。

3、职责:

3.1主要质量职能部门负责按规定要求拟制程序文件。

3.2与本程序相关的职能部门负责会审修改程序。

3.3贯标小组长负责编写指导。

3.4相关部门经理审核。

3.5管理者代表负责批准。

4、程序:

4.1程序文件编写总则。

4.1.1为保证质量方针得以实现,编制符合质量体系要求的程序文件,它规定了完成各项质量活动的方法。

4.1.2程序文件应对质量体系要素要求的所有影响质量的活动进行恰当而连续的控制,应能具备一旦发现异常即可作出反应和加以纠正的能力。

4.1.3程序应简练、明了、有效,并规定所采用的方法和合格的判定准则,按相同的结构、格式编排每个程序。

4.1.4文件便于使用者熟悉适合于每项要求的固定方法,也增强了满足标准要求的系统性。

4.1.5程序文件应阐明影响质量的管理人员,执行人员、验证或评审人员的职责、权限和相互关系,说明实施各种不同质量活动的方式、将采用的文件及将采用的控制方式。

4.1.6程序文件一般不涉及纯技术性的细节,它们通常在作业指导书中规定。

4.1.7程序文件用词要规范、表达严谨、概念要明确,尽量定量表示,不宜用“有关部门”、“有关人员”、“一般的”、“少量的”、“大幅度”……,这类可操作性不强的,模糊词语。

4.2程序文件标准格式

4.2.1页首(格式见本导则页首)

4.2.1.1文件编号。

****

文件号

要素号

文件类别:c*

企业代号:vk

4.2.1.2版本号:以英文大写字母:a、b、c、d……为顺序代表版序;以1、2……代表修改稿数。(例:a版,第一次修改以“a/1”表示)

4.2.2文件内容。

4.2.2.1目的:说明本程序目的、意图。

4.2.2.2适用范围:说明本程序适用范围、部门、人员等。

4.2.2.3职责:本程序主办部门职责权限、本程序协办部门职责权限、相关领导职责权限。

4.2.2.4程序:

按顺序叙述如何进行此项活动达到控制目的,按何人、何时、何地、如何做、用什么表单、如何衔接协调,特殊情况下的处理方式和引用文件。

输入:列出本活动的前提条件需要的资源、条件、人员、环境要求。

转换:按上述5w1h要求进行工作的规定。

输出:活动进行的证明文件:记录报告、图表文件等。

4.2.2.5相关文件:

本程序运作时涉及的文件,它们可以是程序文件,亦可以是支承性文件,如工作细则、标准、规定等等。

注意:(1)何时用到那个相关文件在程序中应提及,即写出引用关系。

(2)用到相关文件的那个内容应在程序文件中扼要提及。

4.2.2.6相关表单:

本程序运作时所涉及的有关质量记录或表单的名称(注意写出程序中何时涉及)。

4.2.2.7流程图:

为直观、醒目所需,可画出工作流程图(框图)。

4.2.3页尾(格式见本导则页尾)。

修改记录

页码 修改日期 修改人 修改状态 修改单号 生效日期

编制: 审核: 批准:

日期: 日期: 日期:

第7篇 公司管理手册文件控制程序

公司管理手册:文件控制程序

1.目的

对与管理体系有关的文件进行控制,确保有关作业场所使用的文件为有效版本。

2.范围

适用于与管理体系有关文件的控制。

3.职责

3.1办公室是文件的归口管理部门,负责文件的发放、更改、控制和管理工作。

3.2管理者代表负责组织管理手册的编制和审核,总经理负责批准发布。

3.3各职能部门负责相关文件的编制和审核,由管理者代表或总经理批准。

3.4办公室负责与管理体系有关的外来文件的收集、整理和归档工作。

4.管理程序

4.文件分类及保管

4.1文件的分类见下表(略)

4.2.3各部门代号如下:营销部:y*技检部:jj

物资部:wz生产部:sc办公室:bg

4.3文件的编写与审批

4.3.1办公室负责组织管理手册的编写,管理者代表负责审核,总经理负责批准。

4.3.2各部门工作手册,包括工艺文件,采购文件,检验和试验规范,工序操作规范,设备维护和操作规范,岗位职责,培训计划等,由部门负责人组织编写,管理者代表或总经理审批。

4.4文件的受控与发放

4.4.1文件分为'受控'和'非受控'两大类,皆由办公室(以下称文件管理部门)统一归口管理。

a)管理体系文件皆为'受控'文件,在企业内部由文件管理部门按规定发放,文件的持有者,应确保仅在企业内部使用。对'受控'文件,应编写分发号,加盖'受控'印章,登记发放,便于追溯。

b)经总经理批准,有关管理体系文件可作为'非受控'文件,提供给招标单位,咨询单位以及其它公共关系等对外交流的单位和个人。'非受控'文件,登记发放即可。

4.4.2文件领用人应填写《文件领用登记表》后领用。

4.4.3文件管理部门应确保使用文件的各场所及时得到相关文件的有效版本。

4.4.4当文件使用人的文件破损严重,影响使用时,应到文件管理部门办理更换手续,交回破损文件,补发新文件,新文件的颁发号仍沿用原文件颁发号。

4.4.5当文件使用人将文件丢失,应办理申请领用手续,但必须在领用申请中作出说明(必要时应做出检讨),补发文件时,应给予新的分发号,并注明丢失的分发号作废。

4.5文件的更改

4.5.1文件需更改时,应由文件管理部门负责管理,由文件更改提出人或更改提出部门的负责人填写《文件更改申请单》;说明更改的原因和内容,对重要的更改(如技术参数)还应附有充分的证据。

4.5.2文件更改应经原审批部门审批,若指定其他部门审批时,该部门应获得审批所需依据的有关背景资料。

4.5.3文件更改批准后,应注明更改标识和更改生效时间,并按《文件领用登记表》中的名单,及时发放更改后的文件,同时收回作废的旧文件,以确保有效文件的唯一性。

4.6文件的换版和作废

4.6.1文件经多次更改或文件需进行大幅度修改时,应进行换版,原版次文件作废,换发新版本;

4.6.2作废文件由文件管理部门依据《文件领用登记表》及时从该文件持有者或使用场所撤出,加盖'作废'印章,防止作废文件的非预期使用;

4.6.3为某种原因需要保留的任何已作废的文件,应由文件管理部门加盖'作废保留'印章,统一由文件管理部门管理,供查阅;

4.6.4对应销毁的作废文件,如换版后的旧的作废文件、已损坏的作废的旧文件、超过保存期的文件等,由文件管理部门填写《文件(记录)销毁申请单》,经管理者代表批准后监销。

4.7文件的管理

4.7.1文件管理部门应编制全公司的《受控文件清单》。

4.7.2文件应分类存放在干燥通风和安全的地方,由文件管理部门监督实施。

4.7.3任何人不得在受控文件上乱涂乱改,确保文件的清晰易于识别和检索。

4.7.4需临时借阅的文件,借阅者应填写《文件借阅登记表》,由文件管理员(兼职)负责收回;原版文件一律不外借,防止文件丢失或损坏。

4.7.5文件管理部门负责组织,在每年管理体系内审前,全面评审在用文件的有效性、适宜性和充分性,同时检查各部门在用文件是否受控。

4.8外来文件的控制

4.8.1办公室负责收集有关产品的国家标准,行业标准的最新版本,加盖受控印章,分发到相关部门使用,并把旧标准收回,加盖'作废保留'印章。

4.8.2办公室负责收集合同法、劳动法、产品质量法、相关环保法规等与管理体系有关的政策、法规文件的最新版本,加盖受控印章,以备查阅。

4.8.3各部门直接引用的各类外来文件,应识别其适用性和有效性,经该部门主管审核后方可使用,属受控文件。

4.9对承载媒体不是纸张的文件的控制,也应参照上述规定执行。

4.10环境管理法律法规的控制执行《法律法规及其他要求控制程序》。

5.相关文件

5.1《记录控制程序》

5.2《法律法规及其他要求控制程序》

6.记录

6.1《文件领用登记表》

6.2《文件更改申请单》

6.3《受控文件清单》

6.4《文件借阅登记表》

6.5《文件(记录)销毁申请单

北京***公司

第8篇 物业公司住户文件提供管理控制程序

公司程序文件 版号: a

修改号: 0

ej-qp 6.4物业公司提供给住户的文件管理控制程序页码: 1/2

1.目的:

对提供给住户及住户管理机构的文件的制订、审批、传送、查阅实施控制。

2.适用范围:

适用于公司对所管理的小区向住户提供文件的控制。

3.引用文件:

3.1质量手册第4.5章

3.2 iso9002标准第4.5章

4.职责:

4.1日常管理业务中需要提供给住户的文件由各相关部门制订。

4.2新的物业项目入住时的住户公约等文件由经营管理部或由副总经理指定人员负责制订。

4.3管理者副代表负责对住户提供文件进行规范性审查。

4.4管理者代表负责提供给住户的文件的审批。

4.5综合办公室负责提供给住户的文件的发放工作。

5.工作程序:

5.1提供给住户的文件的制订:

5.1.1各相关部门在管理业务工作中需要向住户发出文件时,主要是指维修、管理需要住户配合时;制订或修订有关规章制度需要告知住户时;需要召开产权人会议时;需向住户发出临时通知时,各相关部门负责文件的起草。

5.1.2根据物业管理方案和合同的要求,每年由经营管理部应对上年物业管理费用的收支作出总结,并制订本年的管理工作计划。

5.1.3新承接的物业项目,总经理应指定项目小组或特定人员在住户入住前应准备住户公约及其它管理文件。详见ej-qp3.2《物业的入住管理》。

5.2提供给住户文件的审批和标识:

5.2.1各相关部门完成文件起草工作后,由管理者副代表进行审查、 批准。

5.2.2文件审批后由综合办公室进行打印、标识,并登记在《文件/资料一览表》上。

5.3提供给住户的文件的发放:

5.3.1文件经过审批打印后,各相关部门加盖部门印章之后进行发放。

5.3.2会议通知、整改通知、收费通知等涉及到全体住户的文件可通过信箱分发,也可通过张贴方式通知住户。

5.3.3管理工作报告或费用收支情况等应提供给全体住户及其代表机构,可在开会时在小区宣传栏公布。

5.4文件更改:

5.4.1提供给住户的文件发生修改时,必须经原审批人复审,发放给住户时需要声明旧文件作废。

6.支持性文件与质量记录:

6.1《文件/资料一览表》 ej-qr-qp6.4-01

第9篇 物业公司程序文件：基础设施管理程序

物业公司程序文件:基础设施管理程序

1、目的

加强对公司资产的管理,保证公司资产的安全、完整,充分发挥资产使用的效能。

2、范围

本制度适用于****物业管理有限公司对资产的管理。

3、定义

3.1 资产的释义:根据物品的价值和使用期限,分为固定资产类、资产类、低值易耗物品类。

3.2 单位价值在人民币2000元以上(含2000元),使用年限在一年以上的有形资产(包括电子设备、电脑设备、房屋建筑物、运输设备、机械设备以及其它设备) 列入固定资产类。

3.3 单位价值在人民币100元以上(含100元)2000元以下的,使用年限在一年以上的各种用具物品(包括普通的办公家私、小件电脑设备、办公设施、工程工具等)列入资产类。

3.4 单位价值在人民币100元一下的物品,列入低值易耗物品类。

3.5 电脑软件类的资产,根据其价值的大小,分别列入固定资产和资产的管理。

3.6 为便于实物的管理,个别设备(如:工程设备中的水泵、保洁设备中的除草机等同等、同类设备)虽然其单价不足人民币2000元,也可列入固定资产管理范围。

3.7资产物品中(如:玻璃、印刷品等)无论时价花费多少,都不纳入资产范畴,只办理入库、出库手续,登录流水帐本;

4、职责

4.1 资产主管部门

4.1.1 办公室是公司资产实物管理的主管部门,负责对各管理处资产管理的指导监控和本部资产的实物管理。

4.1.2财务管理部是公司资产帐务管理的主管部门,着重从资产的原值、已提折旧、净值等方面对公司资产进行监控和管理。

4.1.3各管理处负责本管理处资产实物管理,接受公司办公室及财务管理部的监控和管理。

4.2 电子办公设备类资产的管理

办公室是公司电子办公设备类实物管理的专业部门,负责对公司电子办公设备类资产进行专项管理,对电子办公设备类资产的购进、配置、使用、维修及报废等进行全面的登记和管理。

4.3 各部门、各管理处对资产的使用和保管要明确责任人,各部门、各管理处的责任人对使用资产负有妥善保管、安全使用的责任。

5、方法和过程控制

5.1 资产的分类和使用年限

根据现行的会计核算制度及公司资产的具体情况,资产的分类和固定。

5.1.1对如固定资产及资产的使用年限及编号方法如下:

资产大类及代号资产总分类资产明细分类使用年限

资产分类资产代号明细分类

固定资产g

资产z

机械、工具、设备j*1、工程工具10年

2、保洁工具

3、变电箱设备

4、其他

运输设备ys1、安全巡逻自行车10年

2、食堂采购三轮车

3、东丽湖船只

4、公务车辆

5、其他

家私类js1、柜、沙发、会议台5年

2、办公台(桌)

3、办公椅

4、其它

通讯设备t*1、对讲机(套)5年

2、电话机

3、喊话器

4、其他

安防器械设备af1、车闸系统10年

2、消防系统

3、门禁管理机

4、灭火器

5、铝合金岗亭

6、其他

电脑设备(非安防)dn1、台式电脑全套5年

2、手提电脑

电子设备dz1、日常家用电器5年

2、办公用设备

娱乐设备(非电子)yl1、娱乐经营设施、5年

2、员工福利娱乐设施

其他类qt其他设备5年

5.1.2 对于低值易耗物品,只需记录流水帐册。

5.2资产登记的要求:

5.2.1本部及各管理处要分别做好固定资产、低值易耗品的登记,登记在《**物业年度固定资产盘点表》中。

5.2.2为方便公司资产的统计,总部及各管理处统一按上述资产大类及总分类进行固定资产登记。

5.2.3资产的编号规则:****(**物业公司+固定资产/资产)-**(固定资产/资产的类别称为资产代号)- ******(固定资产/资产的序号)其中,公司编号左起前两位为公司所在地区拼音简称,如:**为tj;第三位为公司业务类型简称,如:物业为w;第四位为资产类型简称,如:固定资产为g ,资产为z;如:属于固定资产,汇总后为:tjwg

5.2.4资产代号根据购置资产种类划分,如:手提电脑(非安防类)属固定资产的电脑设备类,其资产代号为:dn ,其他资产代号请参照:5.1条款执行。

5.2.5低值易耗品的分类和资产编号由本部及各管理处视资产的具体情况参考上述分类自行调整。

5.3 资产管理

5.3.1所有公司资产均由办公室统一调配、购置,由各使用单位分级管理。

5.3.2资产的购置、调拨、转让、报废等均须按程序审批,未经批准,不能办理相关手续。

5.3.3本部及各管理处指定专人(称为资产管理员)负责资产管理,并在办公室备案。

5.3.4办公室和财务共同负责公司资产管理的工作督导,将会不定期对各单位资产管理情况进行抽查,发现问题对资产管理员及其它相关责任人员进行处理。

5.3.5资产编号规则需统一,并在资产上粘贴标识,确定资产责任人,确保资产的合理使用及管理。

5.3.6本部及各管理处资产管理员负责本项目的资产的登记注册、发放、管理,建立内部资产台帐,填写固定资产登记卡片,其中列明资产的名称、购置年代、物品规格型号、价值、使用部门。上报办公室备案。同时,每半年办公室行政组与财务进行资产的盘点清查工作(每月进行抽查)。

5.3.7资产的使用部门和使用人须合理使用设备,严格按规程操作,并注意设备维护、保养。

由于使用、保管不善造成的遗失和损毁,责任人要按资产购置价格或资产管理部门的评估价值赔偿。

5.3.8资

产使用人离开公司时应办理移交手续,项目负责人必须到本项目资产管理员处进行确认,否则造成的一切后果,由项目负责人承担。

5.3.9公司内资产转移应填报资产转移审批单,各单位第一负责人签字,报办公室批准后由资产管理员登记后方可进行转移。

5.3.10易损物品无使用价值或使用年限已到时,应由资产管理员填写报废申请表,由办公室审核后报财务部复核后做相应处理。

5.3.11未经资产分管部门,办公室同意,任何部门和个人不得将资产外借和供无关人员使用。

5.4 资产购置、调拔、转让、报废的审批权限和审批程序

5.4.1固定资产购置、转让、报废的审批权限:

所有固定资产报废由总经理批准,单件资产净值在1000元以上的固定资产或低值易耗品的购置、调出、转让、报废,经办公室审核后由承办部门总经理助理审批,报总经理审批。

5.4.2 固定资产购置、转让、报废的审批流程:

购置、调拨、转让、报废1000元以上的公司资产:

5.4.2.1使用部门通过邮件报送申请报告;

5.4.2.2由各单位第一负责人签署意见;

5.4.2.3经办公室进行审核;

5.4.2.4由财务部复核;

5.4.2.5总经理助理批复意见;

5.4.2.6总经理批准后由总办统一购置;

5.4.2.7 1000元以下资产或专业物品的购置,由项目自行在公司制定合格供方范围内进行购置,办公室行政组备案;公司需要统一的物品如办公桌椅、书柜、档案柜、床等由总办统一购置;

5.4.3使用部门提出购置公司资产申请后,应首先由公司办公室负责进行内部调配,若所需购置的物品,公司内部可调配的应在内部调配,尽量避免重复购置造成资金的浪费;如不能调配,方可进入购置审批阶段。

5.4.4资产购置的办理:报送部门提出申请,填制《固定资产购置申请表》并按规定申报流程和审批权限获批准后,方可进行资产的购置。

5.4.5资产转让、报废的办理:报送部门提出申请,填制《固定资产报废申请表》,并按规定申报流程和审批权限获批后,方可进行资产转让和资产残骸的处理。报废资产有残值的,经资产主管部门估价、处理后,回收的资金应及时上缴公司财务管理部;报废资产原值在2000元以下的项目可自行处理,但必须知会办公室;2000元以上则有公司统一处理;

公司资产在部门间的内部调配,填写《内部调动(离职)资产转移单明细表》按流程审批后再行调配。

5.5 固定资产的盘点

本部、各管理处对固定资产每月盘点,办公室和财务管理部负责对总部及各管理处的监督检查。通过盘点,确保固定资产帐帐相符、帐物相符、物标相符、安全完整。本部及各管理处资产盘点可参考以下方式进行:

5.5.1由资产管理部门组织有关部门进行资产的实物清点,并做出实物盘点(盘盈、盘亏、待报废)报告。

5.5.2财务部门根据实物盘点的情况,与财务帐核对,计算盘亏、待报废资产的价值(原值、已提折旧、净值),做出最终的固定资产盘点报告并报批。

6、支持性文件

无

7、质量记录及表格

tjzzwy6.3-z01-f1 《内部调动(离职)资产转移单明细表》

tjzzwy6.3-z01-f2 《**物业月度盘点表》

tjzzwy6.3-z01-f3 《**物业年度资产盘点表》

tjzzwy7.4-z01-f1 《月度备用物品计划表》

tjzzwy7.4-z01-f2 《月度办公用品计划表》

tjzzwy7.4-z01-f11 《固定资产购置申请表》

tjzzwy7.4-z01-f13 《资产转交审批明细表》

第10篇 建筑公司环境管理文件和资料控制程序

建筑集团公司环境管理程序文件

程序文件名称:文件和资料控制程序

1.目的

对与质量、环境有关的文件和资料进行有效控制,使管理体系运行的所有场所都能得到文件的有效版本,防止使用作废文件。

2.适用范围

适用于集团公司与质量环境有关的所有场所的文件资料的控制。

3.职责

3.1行政部负责编制并监督实施本程序。

3.2各部门的职责详见w*/ems/c*/a/07附表1-3。

4.控制程序

4.1文件和资料的控制方法:包括分类、编制、组织会签、审批、编号、收发、复制、更改、销毁等规定,具体在本程序的附表中说明。

4.1.1体系文件的控制方法(详见w*/ems/c*/a/07附表1)

4.1.2外来及管理性文件的控制方法(详见w*/ems/c*/a/07附表2)

4.1.3工程技术文件资料的控制方法(详见w*/ems/c*/a/07附表3)

4.1.4工程承包合同的控制,执行集团公司的《合同评审控制程序》、《合同管理办法》。

4.2文件的评审

各部门在管理体系运行中,发现需要对文件进行修订时,要及时将文件修订信息传递到企管部,由企管部整理并提交管理评审。

4.3更改形式及归档要求

4.3.1更改形式:管理体系文件的更改,可在原文件上划改(更改数字在

30字以内,用双划线划掉要更改的内容,在更改处加盖更改专用章,更改内容填写在《文件修改记录表》ems/07-5表上)或局部换页更改。换版的管理体系文件发布时,应注名原文件作废。

4.3.2文件和资料的归档:执行集团公司《档案管理办法》。

4.4文件和资料的编号规定

4.4.1集团公司下发的行政、管理性文件的编号依据国家行政机关公文分类规定,每年从01开始顺序编号。

4.4.2体系文件编号规定

4.4.2.1体系文件分类

a.质量体系文件:指依据iso9002:1994版标准编制的文件,分《质量手册》《程序文件》《作业指导书》和《岗位责任制》三层。此层次的文件将在质量体系文件换版(iso9001:2000版)后失效。

b.环境管理体系文件:指依据iso14001:1996版标准编制的文件,分《环境管理手册》、《环境管理程序文件》、《环境管理作业指导书》三层。

4.4.2.2质量体系文件编号

文件编码规定:

a.公司代码:建筑集团公司-*j;

b.文件类别:质量保证手册-qa;

程序文件、作业指导书-qp;

c.文件序号:用两位阿拉伯字母表示,从01开始。

4.4.2.3部门和分公司代码

工程部-gc经营部-jy企管部-qg行政部-*z财务科-cw

试验室-sy开发办-kf材料公司-cl集团一公司-y*

集团二公司-zr集团三公司-sj 集团四公司-sq

集团五公司-wy集团六公司-lc集团七公司-qh

集团八公司-bf集团九公司-jc 集团十公司-zi

集团十一公司-ws集团十二公司-ad直属三公司-js

直属一处-yc 直属二处-rc直属三处-sc 直属四处-zs

4.4.2.4环境管理体系文件编号

a.《环境管理手册》:w*/emsc/a-2001

b.《环境管理程序文件》:w*/ems/c*/a/**-2001

c.集团公司编制的《环境管理作业指导书》w*/ems/zds/a/**-2001

d.各部门和分公司编制的《环境管理作业指导书》w*/ems/ yy /a/**-

e.《岗位责任制》:w*/gwzr/yy/a/**-2001

各代码含义:

emsc:代表环境管理手册

ems:代表环境管理体系

c*:代表环境管理程序文件

zds:代表环境管理作业指导书

**:代表文件序号,从01开始

yy:代表部门代码,部门代码见本程序4.4.2.3条款的规定

2001:代表文件编制时间为2001年

a:代表a版

gwzr:代表岗位责任制度

5.相关文件

w*/emsc/a-2001《环境管理手册》

w*/ems/c*/a/12-2001《记录控制程序》

*j/qp/*z/01-2000《档案管理办法》

*j/qp/02-2000《合同评审控制程序》

*j/qp/jy/04-2000《合同管理办法》

6.标准表格

ems/07-1《文件和资料控制清单》

ems/07-2《文件资料发文审批表》

ems/07-3《文件会签表》

ems/07-4《文件资料收文登记表》

ems/07-5《文件修改记录表》

ems/07-6《文件和资料控制检查记录》

ems/07-7《文件资料销毁记录》

ems/12-1《记录(文件)借阅登记表》

第11篇 ohs管理体系文件内容

按照体系文件的层次分类可知,ohs管理体系文件可有管理手册、程序文件、作业文件(即工作指令、作业指导书、记录表格证据等)。

1. 管理手册

根据ohsms标准及本组织职业安全卫生方针、目标全面地描述本组织ohs管理体系的文件,主要供组织内的中、高层管理人员和提供客户以及第三方审核机构审核时使用,集中表述本组织的ohs保证能力。

ohs管理手册的内容通常包括如下内容:

·方针、目标、指标和管理方案;

·ohs管理、运行、审核或评审工作的岗位职责、权限和相互关系;

·关于程序文件的说明和查询途径;

·关于手册的评审、修改和控制规定。

管理手册在深度和广度上可以不同,取决于组织的性质、规模、技术要求及人员素质,以适应组织的需要为前提。

2. 程序文件

根据本组织ohs管理手册的要求,为达到既定的职业安全卫生方针、目标所需要的程序和对策,描述实施ohs管理体系要素涉及的各个职能部门活动的文件,供各职能部门使用。

3. 作业文件

围绕手册和程序文件的要求,描述具体的工作岗位和工作现场如何完成某项工作任务的具体做法,是一个详细的工作文件,主要供个人或小组使用。这类文件有些是在体系运行时根据需要不断产生的,可分为两类:

(1)工作指令,如工作指导书、作业指导书、检验指导书等。通常包括三个内容:指令干什么、如何干和出了问题怎么办。

(2)记录,记录是ohsms文件最基础的部分,包括设计、检验、试验、调研、审核、复审的ohs记录和图表,事故、事件记录以及用户ohs信息反馈记录等。这些都是证明各生产阶段ohs是否达到要求和ohs管理体系运行有效性的证据,因而它具有可追溯性的特点。

需要指出的是,各层次的ohsms文件应与第一层次的ohsms手册内容对应一致。各组织可以根据自身的规模大小和实际情况来划分体系文件的层次等级,不一定按建议的三个层次等级。

ohsms标准中没有明确要求组织必须编制ohs管理手册。

第12篇 ohs管理体系文件资料控制程序

ohs管理体系文件和资料控制

组织应建立并保持程序,控制本标准所要求的所有文件和资料,从而确保:

(1)它们能够被恰当定位;

(2)对它们进行定期评审,必要时予以修订并由授权人员确认其适宜性;

(3)职业安全健康管理体系的关键岗位,都能得到有关文件和资料的现行版本;

(4)及时将失效文件和资料从所有发放和使用场所撤回,或采取其他措施防止误用;

(5) 法律、知识性文件和资料,予以适当标识并保存。

1.理解要点

对ohs管理体系文件的管理,如文件的标识、分类、归档、保存、更新、处置等等,是文件控制的主要内容。文件的保存要有一定场所,有专人保管,并有一套机制保证文件的时效性。过期作废的文件要及时收回处置,新的文件要及时到达使用者手中,文件控制是对整个体系所有文件的控制和要求,为了实施对文件和资料的控制,除管理手册和程序文件外,还应有适当的支持文件。组织可结合自己的特点和需要制订如受控文件登记表、文件修改登记表、收发文件登记表等。文件控制在iso9000系列中已有较严格的要求,可参照执行。

另一方面,ohs管理体系着重在体系的运行和危险因素的有效控制,而不是建立过于繁琐的文件控制系统,在建立体系和运行体系中要注重实效。

2.审核要点

1)组织是否制定和保持了控制文件的文件化程序,是否对有关的文件包括相关方的资料都实施了控制(如:是否建立ohsms文件和资料管理程序、设计文件和资料控制程序、工艺文件和资料控制程序等)。

2)是否能保证体系运行的各个重要岗位,都能及时得到相应文件的现行版本。

3)不论出于什么原因而保留的已作废文件,是否都进行了适当的标识和管理。

4)文件的收发、复制、归档是否都有编号,有责任人员签字。

5)文件更改、修订是否有原审批部门审批。

6)文件发布前是否由授权人员审批其适用性。

7)文件修订时,是否制定了相应记录和更改清单或一览表。

第13篇 物业管理手册－文件控制程序

物业管理手册:文件控制程序

1、目的

对与管理体系有关的文件进行控制,确保服务过程中使用的文件为有效版本。

2、适用范围

适用于与公司管理体系有关的文件控制。

3、职责

3.1总经理负责批准发布管理体系文件。

3.2管理者代表负责审定管理体系文件。

3.3管理部负责对行政管理性文件的管理与控制。

3.4品质部负责对管理体系文件的审核、管理与控制。

3.5工程部负责技术性文件的管理与控制。

3.6各部门负责本部门业务范围内与管理体系相关文件的管理与控制。

4、程序

4.1文件分类及保管

4.1.1公司内部使用的文件:各种行政管理制度,由管理部负责保管;管理体系文件由品质部负责保管;建筑单位移交的全部图纸、文件资料和生产设备的图纸等技术性文件,由工程部负责保管。具体执行《技术资料、图纸、文件分类管理办法》的相关规定。

4.1.2外来文件,如与物业管理行业相关的国家和地方性政策、法规及标准等文件资料,由管理部负责保管。

4.1.3对于上述文件,各部门如有借用,需填写借阅清单。

4.2文件的编号

4.2.1管理手册编号

4.2.1.1文件号:jw/qem-ххх-2005

“jw”:河南**物业管理有限公司

“qem”:管理手册

“ххх”:管理手册编号

“2005”:管理手册版本发布年份

4.2.1.2版本号:х/a

“х”:修订次,以阿拉伯数字顺序0、1、2、3……表示

“a”:版本状态,英文大写字母顺序a、b、c……表示

4.2.2作业指导书编号

4.2.2.1文件号:jw/wi-ххх-2005

“wi”:作业指导书

“ххх”:作业指导书编号

4.2.2.2版本号同管理手册

4.2.3记录编号:jw/jl-х.х-ххх

“jl”:记录

“х.х”:记录隶属章节号

“ххх”:记录编号

4.3文件的编写、审核、审定和批准

4.3.1管理手册由编写小组编写,品质部审核,管理者代表审定,总经理批准。

4.3.2作业指导书由各部门组织编写,品质部审核,管理者代表审定,总经理批准。

4.4文件的发放和回收

4.4.1公司内部的发放范围以适用部门和人员为原则,严格控制文件的滥发,以便于管理和防止泄密,且保证为有效版本。

4.4.2公司的管理体系文件均为“受控文件”,并制作《受控文件清单》予以控制。但为了让顾客或上级机关了解公司的管理体系,一般只提供《管理手册》的“非受控版本”。同时按照本章节4.4.3的规定发放。

4.4.3品质部应在《受控版本文件分发及回收单》和《非受控版本文件分发单》上详细记录发放情况,便于追溯管理。

4.4.4受控版本文件和非受控版本文件应盖有“受控版本”或“非受控版本”印章。

4.4.5作废/失效的受控版本文件回收后应及时处理,留作资料的在封面上加盖“作废”章。

4.4.6非受控版本文件无需更换新的版本和回收。

4.5文件的保存、修订、作废与销毁

4.5.1文件的保存和修订

4.5.1.1各部门文件由本部门保管并填写《文件保管清单》。

4.5.1.2任何人不得私自涂改、外借受控文件。

4.5.1.3文件修订,填写《文件修订单》,经管理者代表审核,总经理批准后,品质部负责修订、换页。

4.5.2文件的作废与销毁

4.5.2.1各部门应按照体系的要求及时撤出失效或作废的文件,由品质部加盖“作废”印章。

4.5.2.2要销毁的作废文件,由相关部门填写《文件销毁申请》,经管理者代表批准后,由品质部监督相关部门销毁。

4.6借阅管理体系有关的文件时,应填写《文件借阅记录》,由相关负责人审批后方可借阅,并登记备案。

4.7品质部每季度对各部门文件的保管及有效性进行检查并填制《品质部抽检单》。

4.8本程序产生的记录按《记录控制程序》规定执行。

5、相关文件

5.1《记录控制程序》

5.2《技术资料、图纸、文件分类管理办法》

6、相关记录

6.1《受控版本文件分发及回收单》jw/jl-4.2.3-001

6.2《非受控版本文件分发单》jw/jl-4.2.3-002

6.3《文件保管清单》jw/jl-4.2.3-003

6.4《文件修订单》jw/jl-4.2.3-004

6.5《文件销毁申请》jw/jl-4.2.3-005

6.6《文件借阅记录》jw/jl-4.2.3-006

6.7《受控文件清单》jw/jl-4.2.3-007

6.8《品质部抽检单》jw/jl-5.4.5-003

第14篇 物业公司程序文件－装修管理控制程序

物业公司程序文件:装修管理控制程序

1.0目的

通过对顾客装修过程的控制,确保装修符合规定要求。

2.0范围

适用于顾客入住后进行装修的全部过程。

3.0职责

3.1工程部负责制定《建筑、装饰管理手册》,并对管理处进行不定期的装修检查。

3.2管理处负责办理具体的装修手续并进行装修过程的管理。

3.3管理处负责一般装修方案的审批。工程部负责对结构、室内管线等有重大改动的装修方案的审批。(商场、写字楼装修方案由消防局主管部门审批)。

4.0内容

4.1装修申报

4.1.1装修方案的审批。业主装修前需填写房屋装修的审批表,将拟定装修方案及相关资料报管理处审批。

1)无违反相关规定的一般装修方案(如:结构、管线、外观的变更、防水层的破坏等),管理处可进行审批。

2)结构、管线、外观等有重大变动的装修,管理处需将相关资料报公司工程部审批。

3)商场、写字楼部位的装修需报消防局主管部门审批。

4.1.2装修施工单位的审查。业主装修前携带装修施工单位营业执照、资质证书、施工人员身份证明等资料报管理处审批。管理处对相关资料进行审查。

4.1.3办理施工许可证。装修方案审批合格,装修施工单位审查合格后,管理处与业主签定《房屋装修管理协议书》,按照相关规定收取装修押金,办理装修施工许可证及装修施工人员出入证等相关手续。

4.2装修施工过程的管理

4.2.1装修过程中,管理处负责装修管理的人员每天检查装修情况,严格按《建筑、装饰管理手册》的内容与标准检查,发现有违反规定的,按相关规定要求业主整改,对于拒不执行的,可根据《深圳市家庭居室装修管理规定》及《业主公约》中相关规定强制执行。

4.2.2房屋装修完毕,管理处按《建筑、装饰管理手册》及协议中约定的相关标准进行验收,对于不符合要求的,督促业主及时改正后再进行验收。

4.2.3重大装修,需经公司工程部验收。商场、写字楼装修需经消防局主管部门验收。

4.2.4从验收合格之日起十日内管理处对装修情况复验,合格后将押金退还顾客和施工单位。

4.2.5对装修档案的管理应放入业主档案内,保存期至业主搬迁后。

5.0引用文件与记录

fg/g《北京市家庭居室装修管理规定》

wi/z*《建筑、装饰管理手册》

第15篇 ohs管理体系文件知识

ohs管理体系文件知识

组织应以适当的工具如书面或电子形式建立并保持下列信息:

(1)对管理体系核心要素及其相互作用的描述;

(2)提供查询相关文件的途径。

l.理解要点

ohs管理体系文件是涉及全组织范围的一个要素。在iso9000质量保证体系标准中体系文件分为三个层次,即a层为质量手册,b层为质量体系程序,c层为其它质量文件(报告作业指导书等)。ohsms标准关于管理体系文件的表述中,没有强求将其形成专门手册的形式,也没有刻求组织将体系文件分成三个层次,但依据iso9001的成功经验,在具体实施中,为便于运作并具有可操作性,建议把ohs管理体系文件也分成三个层次,即管理手册、程序文件和作业文件。

(1)管理手册:

管理手册应阐述ohs方针,目标和指标,管理方案,管理体系核心要素,管理体系有关的组织机构、职责和权限以及手册的评审、修改和控制等规定。

(2)程序文件:

ohs管理体系程序文件是指为完成体系要求的职业安全健康活动所规定的方法。组织应建立与ohs管理体系要求和组织方针描述相一致的有关文件化的程序,它是ohs管理手册的支持性文件,是对各项职业安全健康活动采取方法的具体描述,应具有可操作性和可检查,程序文件是ohs管理体系实施中的内部法规性文件。

(3)作业文件:

可包括表格、报告、作业指导书、危险因素清单、法律法规登记名录、“三同时”报告、安全评价报告、现场平面图等,都可作为相关文件与程序、手册一起共同组成一套有机结合、接口紧密、互相支持、整体统一的ohs管理体系文件。

制订和建立文件时应考虑:①员工的安全知识和技能;②文件的价值;③审核的需要;④若某一过程或活动会因没有文件而导致事故或不符合发生则必须制定文件。

2.审核要点

1)组织是否有文件化的ohs管理体系和文件清单。

2)组织ohs管理体系程序是否确定、形成文件、传达并予以实施。

3)组织是否有建立和保持管理体系文件的程序。

4)ohs管理体系文件是否与现行管理文件相结合。

5)员工如何获取与其工作相关的ohs管理体系文件。

6)组织的关键活动和作业是否有安全控制程序。

7)组织各层次文件接口是否良好,是否相互支撑,文件的一致性如何。

第16篇 某外资企业hse管理体系文件应急规划和应急反应案例-3

本网据“安全、健康和环境”报导:

1 说明

对紧急情况及时有效的反应可以降低包括人员、财产和环境在内的事故损失。虽然安全管理体系力求确保所有的危险都能找出,风险也降低到一个相当实际的水平,紧急情况还是可能发生,并且如果得不到控制会出现严重的后果。应急反应计划的目的就是确定潜在的紧急情况,并建立程序、划分责任、对外部机构提供通知、建立联络的方法并且提供内部和外部的反应来控制和结束紧急情况。

2 领导和控制

管理层应当保证企业有一个概述在紧急情况下所应当遵守的安排和程序的应急反应计划。

·应急反应计划应当概括描述出应急反应行动。该计划应当列出组织机构、充当的角色和关键人员的责任以及命令链。计划应当进一步地表明在紧急情况下的联络安排,这包括向社团应急反应单位(cesu)的申请报告。

·如果可能的话,管理层应当确保在控制紧急情况时有有效的组织和管理。

·管理层应当保证在指挥人员失去指挥能力或者不能提供领导,而这又将会导致紧急情况的发生时有一个意外事故管理安排。

·安排环保部应当对应急反应计划进行维持,并协调必要的行动来确保其有效。

3 可预见危险

进行分析来确定紧急情况可能会使疏散、逃离或救援的要求提高。针对以下情况的应急反应已经编写出来了:

a) 火灾/爆炸;

b) 结构破坏/倒塌;

c) 井控问题;

d) 应急跳水;

e) 人员落水;

f) 海上紧急情况

g) 医疗疏散;

h) 台风;

i) 恐怖主义行为;

j) 直升机;

k) 弃平台。

4 联络

可能受到计划影响的所有人员都应当得到充足的信息,以便他们知道自己的责任是什么。应当有程序来保证告知所有的人员,包括承包商人员和来访者,使其了解在紧急情况下的责任和应当采取的行动。在岸上应当有足够的联络装备,以保证同时处理对3个平台、公众和政府机构的联络。

5 培训

对设施的所有人员应当给予足够的信息、指导和培训,以使他们在紧急情况下能够采取恰当的行动。

·如果可能的话,这样的培训应当在到达设施之前进行。这样在设施上将进行有关的补充性的附加培训。

·培训将包括诸如专门的应急反应课程、教育程序和应急演习方面相应的内容。

·在紧急情况下,应当有足够的在紧急救助方面受过培训的人员来协助。

6 计划存放

应当有足够数量的计划副本,以使在岸上和岸外地点都可以得到,在设施上的所有人都应当可以得到。

7 应急反应的测试和练习

为确保计划的有效性,应急反应计划应当定期地进行测试和练习。

测度和练习应当确保:

a) 在计划中承担特殊任务的人员胜任他们的职责;

b) 所有的人员熟悉计划的要求;

c) 对特殊情形进行测试和评价;

d) 保持设备的反应;

e) 外部服务中心和服务提供者知道他们所担负的角色,新雇员和承包商人员熟悉计划;

f) 管线和设施关断程序的工作达到要求的标准。

每一海上设施应当在主要和次要的集合点设定集合的标准。标准应当清楚地表明在集合点完成集合所期望的时间。

8 设备的编码

a) 所有的主动力系统应当进行标示;

b) 所有运送烃类和可燃物质的管线应当进行标示;

c) 所有的消防管线应当进行标示;

d) 所有的紧急控制应当标示清楚并且贴上标签;

e) 所有用于消防或救助队的应急设备应当清楚地予以标示。

9 人员逃生装备(仅适用于岸外)

管理层应当确保所有在设施上工作的人员都可以得到个人逃生装备。

10 应急装备的测试

应当对所有的应急设备编制一个正式的测试计划,并且纳入到预防性维护程序中去。

11 应急反应队

每一设施应当建立应急反应队来处理设施上的特殊情况,这些情况包括但不限于:

a) 火灾紧急情况;

b) 直升机紧急情况;

c) 人员的落水;

d) 救生筏操作。

每一反应队应当作为一个单元进行训练。每一反应队都应当参与到旨在检验应急反应能力的练习中去。由管理层组成的岸上应急反应队也应当参与到大规模的练习中去。

12 安全联络

每一设施应当具备用于紧急情况使用的足够的联络系统。所有用于上述用途的设备应当进行测试和维护,使其达到随时可用状态。

13 布置图

应当画出应急设备和用具的布置图。布置图应当贴在设施上所有的人员都可以看得到的地方。布置图应当定期地进行审核以适应情况的变化。

14 与公众/当地机构的联络

联络计划应当作为应急反应计划的一部分予以出版。

15 计划审核

计划应当在每一次重大紧急情况之后和每次应急演习之后,由参与者进行一次年度审核。

·审核应当将组织机构、人力、工作活动、工作环境、新设备和技术进步等方面的变化考虑进去。

·计划应当在所有的测试和练习之后进行,并且如果有必要应当进行修订。

·修订过的计划应当通知所有人。

16 共同救助

如果有必要,管理层应当同其他公司一道参加到共同救助计划中去。