公司采购管理规定5篇

第1篇 分公司采购管理规定范例

分公司采购管理规定

分公司物资的采购,执行先申请后执行的原则,物资需求部门应事先填写采购申请单,报送公司分管部门审批后,转交采购部门采购。

一、商品采购

1、各营业终端根据销售、库存情况填写采购申请单,报送分公司领导审批,超过一定金额的采购送总公司总裁审批;

2、采购部门根据审批后的采购申请单整理、汇总后采购;

3、采购部门联系供应商,进行询价、洽谈、签订采购合同,上报审批,最后下单采购;

4、采购商品送到营业终端后,各营业终端仓管员应及时根据供应商的随货同行单和分公司的发货单验收商品,并签字。直营店仓管员再根据随货同行单、分公司发货单、验收情况登记库存商品进销存表,而后将签字后的分公司发货单每周整理一次寄给采购部,加盟店将签字确认后的分公司发货单传真给采购部。采购部再根据直营店或加盟店签收的情况在供应商的送货单上签收,复印一份留存,一份传真给供应商,而后将原件转给财务入账;

5、各营业终端若发现质量问题或供应商随货同行单、分公司发货单与实际商品不相符的,应及时通知采购部门,得到处理意见后办理入库;

6、采购部门根据采购合同,填写付款申请单,报部门主管审核后,转给财务审核,然后报送给有审批权限的公司领导审批;

7、采购部门负责取得供应商发票,并转交给财务。

二、其他物资采购

1、分公司购置固定资产(单价在2000以上或it设备单价在1000元以上)的采购申请单,应上报总公司领导审批方可采购。固定资产采购之后,分公司行政人员应验收、登记,收取保修卡等相关资料,并督促相关人员填写设备验收和领用单,附在报销或付款申请单后。固定资产领用人发生变更的,行政部门应负责监督固定资产移交,并填写移交单,报送一份给财务部备案;

2、其他零星的采购均需填写采购申请单,报送审批后方可采购;

3、所有的采购均要有相关人员的验收,并注明收到商品的名称、规格、数量、质量、日期等信息,并签名;

4、采购人员根据手续完整的单据,填写费用报销单或付款申请单,办理报销或付款手续。

第2篇 置业公司采购合同管理规定

置业集团公司采购合同管理规定

第一章总则

第一条为确保合同谈判、签订、评审、档案管理、分析评估的严肃性、有效性及规范性,特制订本规定。

第二条本规定适用于采购管理中心。

第二章各业务阶段的合同管理

第三条合同谈判:

(一)谈判人员必须通过公司组织的正规商务谈判和合同知识培训;

(二)在和客户谈判之前,主谈人员必须用规范的表格做好详尽的谈判计划;

(三)所谈物资为固定资产时,必须按公司相关文件的要求向请购部门索要董事长的批文;

(四)所谈物资含有较强的专业性、技术性时,必须邀请相关技术人员参与谈判,并对相关技术参数签字确认;

(五)大型安装项目合同,除商务谈判外,还必须连同总经办、工程项目人员一起到供应商处实地考察,以全面了解其实力、资质和以往的工程业绩等。

(六)无论何种物资,原则上杜绝独家供货,必须找至少三家以上的客户进行投标、洽谈

(七)工程部等其他部门配合谈判的合同,采购人员须严格遵守公司的前后台管理,做好各方人员的协调工作。

(八)所谈供应商为新客户时,则其必须提供相关的证件(税务登记证、生产许可证、法人代表签字的委托书);

(九)物资涨价时,必须有确凿的信息来源,并经部门经理批示后方有权涨价。

第四条合同签订

(一)所有进行洽谈的合同必须有需求部门正规的物资申购单,并经过本部门领导审核后方可进入采购程序;

(二)属于招标采购的,必须严格按照部门的《招标手册》开展工作,开标、议标、谈判增值表等各项资料必须齐备。

(三)所用合同文本必须是我司法务人员颁布的标准版本,不得随意更改。

(四)在签订合同前,须要求供应商提供各项有效的证件,作为合同附件一起评审、存档。

(五)买卖双方单位名称要做到'四一致'(抬头、落尾、图章与营业执照),不可相差一厘一毫。

(六)若因技术、质量约定条款较多无法在主合同上表述清楚时,要单独以合同附件的形式签订,附件号可按签订合同时的日期编号,如:2006年12月2日签订合同的附件可编号为2006-12-02号附件。

(七)合同上所有栏目都必须认真填写,若有些栏目不需填写时可用'/'代替。

(八)'标的'中单位栏的填写应符合现行国家计量标准,不能以'捆、扎、堆、斤'等模糊或不规范词语填写;合计金额栏应用规范的大写文字填写。

(九)我方签约人员须向对方认真讲解我公司合同文本的相关条款,特别是保密、商品生产、变更、商业贿赂之禁止等。

(十)合同条款中原则上不允许出现笔误或删改,特殊情况出现笔误或删改,应由双方当事人签字认可,并在笔误或删改处加盖双方的公章。(不准在合同文本上涂改任何文字)

(十一)所谈对方是个体户时,则必须填写对方家庭住址,并附有身份证复印件。

(十二)除合同外,还须和供应商签订单独的《廉政协议》,作为合同附件一起评审、存档。

第五条合同评审

(一)合同签订后,首先由供应商签字盖章,之后由我司的合同签订人员认真填写合同评审表进行合同评审,合同评审表上各项内容必须完备、真实、准确。

(二)合同评审表上除中标单位外,还必须认真填写各竞标单位的信息。原则上只找一家供应商洽谈合作的合同,拒绝评审。若是特殊情况,须认真在评审表上详尽说明。

(三)合同原件要求一式五份,并要求供应商在每份合同上盖骑缝章。一份档案室存档,一份财务部保存,一份部门留存,一份供应商,一份备用。

(四)合同签订人在填写好的合同评审表上签字确认后,按照如下流程进入评审程序:合同签订人

第3篇 物业公司采购管理规定（13）

物业公司采购管理规定(十三)

1.0目的

保证供方提供的物资和服务符合组织要求达到的规定标准,对产品服务的最终实现提供优质保障;

2.0适用范围

适用于公司对物资采购的控制及对评价、选择供方服务的管理;

3.0职责

3.1管理部根据实际情况,选择物资供应商和供方,并进行供方评审确定物资供应商和供方名单;

3.2办公室负责员工标识、办公用品等物资的采购,管理部负责其它物资的采购;并分别制定《物资采购计划单》;;

3.3各相关责任部门负责物业管理过程供方提供服务的控制;

3.4各仓库由各部门(管理处)负责管理,仓管员负责各类已采购物资的质量、数量、验收及采购物资的保存;

3.5总经理负责审批《物资采购计划单》;

4.0程序

4.1供方评审

4.1.1相关专业人员配合管理部选择物资供应商或服务供方,选择依据包括但不限于:

a)公司现状及发展目标;

b)供方基本情况,例如服务态度、营业执照及地理位置等,服务供方还应考察人员基本素质及服务水平是否能达到公司要求;

4.1.2管理部组织人员进行供方评审,评审内容包括但不限于:

a)营业执照和产品经营资格证书或执业资质证书;

b)顾客满意率及行业中的声誉和口碑;

c)有人员和设备能保证及时提供配件和售后服务,从业人员的持证上岗率合格;

d)评审时的物资样品质量达到100%,现场操作人员服务质量达到100%的合格;

e)在保证质量的前提下考虑价格;

f)评审完毕,管理部填写《供方评审报告》;

4.1.3评审合格的物资供应商在《合格物资供应商名单》中登记,合格服务供方在《合格供方名单》中登记。不合格者,由管理部填写《不合格报告》不予登记,《合格物资供应商名单》和《合格供方名单》由管理部编制,总经理审批;

4.1.4管理部对评审合格的物资供应商和供方每年进行复评,填写《物资供应商评价报告》和《供方评价报告》以保证其持续提供合格产品的能力,复评不合格者,应从《合格物资供应商名单》和《合格供方名单》中除名。

4.2各部门、小区与合格的服务供方签订服务分包合同时在合同中应明确:

a)提供服务的范围、期限、质量要求;

b)公司对供方所提供服务的监督方法和供方的保证措施;

c)双方的权利和义务;

d)违约责任,赔偿等事项;

4.3当合格物资供应商和供方在提供产品或服务中出现问题时,各责任部门应会同采购人员采取以下措施,以保证产品、服务符合要求:

a)与供应商或供方沟通,要求其采取纠正措施将出现不合格产品的机率降至最低,必要时向其提供一定的帮助。

b)严密采购的验证或检验过程,严格监控供方提供服务的过程。

c)根据合同限制或停止物资供应商供货/供方的服务,并从《合格物资供应商名单》和《合格供方名单》中另选供应商或供方以保证产品实现。

4.4 采购

4.4.1每月底各部门(管理处)制定下月《物资需求计划》交综合办;

4.4.2综合办根据各部门(管理处)的《物资需求计划》制定公司下月,

《物资采购计划单》,《物资采购计划单》应包括:采购物资的名称、型号、规格、数量及所购物资的质量等级和要求;

4.4.3采购人员根据《物资采购计划单》内容在《合格物资供应商名单》中选购,如果该物资无法在合格的物资供应商中选购时,采购人员应上报综合办经理,由综合办经理组织人员重新选择物资供应商进行临时评审,临时评审准则根据实际情况而定,至少应包括供方评审内容中的'a、d'项;

4.4.4各部门(管理处)每月初按本部门(管理处)本月《物资需求计划》到公司仓库领取本月所需物资,如遇突发事件需另外购买时,部门(管理处)负责人可决定临时购买,但应向综合办经理说明,各小区管理处主任可决定单价在200元(含200元)以下物资的采购,大厦管理处主任可决定单价在500元(含500元)以下物资的采购;

4.4.5服务供方项目应由相关部门根据顾客要求进行评审,并填写《服务分包申请计划》、《服务分包申请计划单》包括:服务项目范围、质量要求、期限等,经授权人审批后报管理部。

4.4.6综合办根据《服务分包申请计划单》内容在合格的供方名单中选择适当的供方。

4.5物资的验证与接收。

4.5.1所有采购的物资,由有关采购部门或申购部门根据具体产品验收的必要性和采购文件、资料和验证标准分别对产品进行验证,并记录验证结果,及时通知仓管员进行检验和入库,仓管员按《采购物资检验规程》进行验收。

4.5.2如果有必要在供方现场检验时,应检验合格后进行记录才给予放行。

4.5.3对于服务分包项目应由分管部门在服务过程中对其服务质量进行定期和不定期检查,其中属一次性分包服务项目如:外墙清洗,管理处必须加强过程的连续监控和采取竣工验收,明确其是否符合有关规定和合同的要求。

5.0相关文件

a)《合格物资供应商名单》qr-c

b)《合格供方名单》qr-c

c)《服务分包合同》

d)《物资供应商评价报告》qr-c

e)《供方评价报告》qr-c

f)《物资采购计划单》qr-c

g)《服务分包申请计划单》qr-c

h)《采购物资检验规程》

i) 《供方评审报告》qr-c

第4篇 _公司采购管理规定

公司比价采购管理制度

为了严格管理和控制公司采购物资的质量和价格,规范公司的采购管理行为,堵塞采购环节的漏洞,有效降低企业的经营成本,特制定本制度。

一、比价采购管理的实施原则:

公司的比价采购管理要严格遵循以下原则:

(1)决策民主化;

(2)操作透明化;

(3)权力分散化;

(4)采购规范化;

(5)效益最大化。

在此基础上构筑全公司的比价采购管理体制。

2、公司实行集团公司和各分公司、子公司三级管理的比价采购管理模式。

具体分工办法如下:集团公司成立采购管理办公室,由公司总工程师分管领导,与各分公司的采购管理部门按采购效益最大化的原则进行分工管理。集团采购办公室具体负责经办由集团集中统一采购的材料物资如:各分公司、子公司共用的白糖、香精等大宗常用原辅材料。

(3)提出制定和调整采购物资控制价格的建议;

(4)对供货单位和价格有否决权;

(5)检查处理违反公司比价采购管理制度和损害公司利益的行为。

3、集团公司采购管理办公室的主要职责是:

(1)根据市场信息及时提供价格建议;

(2)严格控制和执行比价采购小组确定的采购价格;

(3)自觉接受比价采购管理小组的监督,按程序开展工作;

(4)建立价格信息网络及台账;

(5)采购人员随时注意市场价格的变化,并及时将信息反馈给比价采购管理小组。

4、特殊情况的处理办法:

当比价采购管理在实施过程中,出现特殊情况时,比价采购管理小组无法裁定的,上报公司总裁,由总裁依据公司比价采购管理的实施原则进行裁定。

四、比价采购管理程序

1、由各物资使用部门在保障生产经营和管理需要的前提条件下做好采购计划,并建立健全计划管理工作,将物资采购计划与财务预算管理统一起来,以公司预算为前提和依据,按月制定采购明细计划,按比价采购的分工上报各级比价采购管理办公室,经比价采购管理小组批准后方可进行比价采购。

2、采购部门在采购前,必须先进行广泛的市场调查,然后由比价管理小组召集有关成员,集体研究,对所采购的物资货比三家,进行综合评价,统一意见。坚决杜绝采购中的权力行为和个人行为。采购部门根据研究的结果,在比价采购办公室审核备案,办理<采购物资价格审核单>后具体执行。

3、各类物资采购不论签订合同与否,都按此程序办理。

4、对于价格低、采购量不大且不经常使用的物资,暂不按比价采购程序管理。但必须事先经过比价采购办公室确认。

5、在比价采购工作中,要逐步实行公开招标采购,以降低采购成本。为此,公司要求,只要具备条件,各分、子公司对大宗物资的购置及其它经营活动所需物资都要进行公开招标,公司总部比价管理小组将指导和配合企业的招标活动。

6、对由集团公司进行统一采购的材料物资,分别付款的管理办法。由公司采购部门统一进行采购统筹管理,各分公司和子公司分别进行付款。对各分公司和子公司的物资采购计划实施网络化的适时管理,在保障生产经营前提条件下,以最近的距离和最短的采购时间统一要求供货商配送物资材料。由各使用单位按照约定的付款期限进行付款。

7、对集团所属分公司及集团总部所需办公设备、办公用品、清扫用品以及劳保用品,统一归口到公司采购办公室进行集中采购,在货比三家的基础上实行定点采购,以取得规模采购效益,最大限度地降低采购成本。

五、采购部门要建立<物资采购分类流水台账>,详细记录供货单位的全称、商品名称、规格型号、质量标准、价格、付款条件、联系电话 及联系人等情况,随时备查。

六、违反比价采购管理处罚规定:

1、不按比价采购程序进行采购的;

2、不按比价采购制度进行集体讨论研究,私自进行采购的。

第5篇 某物业公司采购物资管理规定

物业公司采购物资管理规定

1、各部门每周六上午把下周采购预算和工作快报一起上交总经理批准

2、按批准预算,由使用部门填写申购单,部门经理签字后,送采购部进行询价,原则上以货比三家及以最佳质量、最合理价格取舍,在可能范围内附上报价单及说明书,然后送财务经理审核及总经理审批,以此作为采购依据,经财务经理和总经理批准后,购买入库;

3、未经批准的采购申请单一律不准采购,禁止先买后批;

4、如有预算之外的紧急采购或临时采购,需报总经理批准,如无总经理批准,采购部一概不予受理;

5、为提高采购工作效率和部门协调,各部门物资需求一般需提前3天报单;

6、每周一和每周三为采购申报日,各部门在此两天将申购单交采购部;

7、为便于采购工作流转,每周二及周四10:00-11:0014:00-15:00拟定为请示财务经理和总经理审批申购单时间;

8、实行部门成本核算控制制度,即各部门购买、领用物资费用(单项、小额款)由各部门自行控制,如当月成本超出预算或规定标准将由责任人承担赔偿责任;

9、各部门申购单上需注明物资规格、数量、尺寸、用途、材质及特殊要求等,以方便采购,如发生采购失误(重复购买、采购过剩、多余购买等),将由相应责任人赔偿。

签署人:__物业管理有限公司