档案资料管理规定12篇

第1篇 物业服务中心档案资料管理规定怎么写

物业服务中心档案资料管理规定根据国家《档案法》和《档案管理规定》,为进一步提高服务中心文档管理工作的质量和管理水平,确保文档的完整与安全,特制定本规定:

一、服务中心档案管理员负责服务中心所有文件(通知、规定、公函、总结、报告、通报、会议纪要等)及资料(技术图纸、说明书、手册、声像、员工档案、市府法规、车辆档案等)的收集、存档和保管工作,做到资料系统、准确、完整。

二、保密级文件由档案管理员妥善保管,不得散播其内容,未经领导批准,任何人不得翻阅、复印、或带离办公室。

三、文件资料存档时要进行合理分类,做到标识清楚,查找方便,并注明保存期限。

四、定期检查存档文件,过期的文件资料,经服务中心领导批准后,做销毁处理。

五、服务中心购置的重要设备到货时,会同有关部门,检查验收说明等材料,并及时归档。

六、服务中心各项活动拍摄的照片、声像材料,必须在活动结束后一周内整理完整,注明时间、地点、来宾姓名、活动内容,交资料室保存。

七、政府往来文件、公司下发的文件须按类别及时存档,保证资料的完整性。

八、服务中心内部发文须由档案管理员对格式、方法等方面进行审核,编发文号,并在电脑内保存后,交项目/部门经理批准,方可按规定发送,同时发文原件由资料室存档。

九、文件、资料的借阅须按公司有关文件的规定执行,由档案管理员负责完善借阅手续。

第2篇 基建处工程档案资料管理实施规定

基建处工程档案资料管理实施办法

一.认真贯彻执行《中华人民共和国档案法》,以及党和国家关于档案工作的方针、政策,努力做好基建档案归档工作。

二.档案资料的收集范围,凡属新建、改建、扩建的房屋,从设计资料,上级部门对项目建议书、可行性研究报告及扩初设计的批复,地质钻探资料,小区规划、土方平衡,室外标高、外水、外电、下水,道路驳岸,初步设计,扩大初步设计,施工预算,招投标工作文件,开工报告,测量定位记录,各类合同及附件,工程协议书,图纸会审记录,修改设计资料,设计变更与工程洽商资料,监理文件,施工日志,审计结论及相关财务资料,各种验收证件,检测报告,材料设备的合格证及说明书,竣工图,隐蔽工程图,室内设备安装资料和图纸,竣工结算,财产移交手续及其它需要存档的文件资料。

三.档案资料统一由资料管理员收集整理、归档,各类资料的经办人都必须主动将原件资料交资料室存档。资料室所存放的所有资料,不论是内部还是外部人员来查阅时,均必须办理手续,随查随还,不得任意携出室外。特殊情况必需借出时,由处领导批准,限期交还。若有丢失,除须作出书面检讨外,还视其情节处以100-500元赔偿。

四.凡属订购、采购各类书籍资料,由基建处统一办理,所需数量由处领导审批决定。需借阅使用,或因工作需要长期使用者,统一由资料室编目登记,使用者应及时归还或办理移交手续。若有丢失损坏,视其情节处以赔偿。

五.资料室管理人员,要认真做好基建档案资料的收集,整理鉴定、保管、统计和利用工作,为领导决策提供依据。

六.妥善保存好图片资料、建筑模型。对已竣工项目的基建档案资料,项目负责人协调有关部门办理竣工验收手续,各种资料应及时归档。经资料员收集、整理并按规定装订成册后,送交档案馆内存档。

七.归档的文字材料必须用不易褪色的具有较长保管时间的黑色、兰黑绘图书写墨水,而不应用红色墨水、复写纸、铅笔、圆珠笔等。

八.档案管理工作人员应努力收集归档文件、资料,工作人员应积极协助,主动配合,做到基建档案完整、准确、无遗失。

第3篇 机电设备档案资料管理规定

1.目的

确保机电设备资料、档案的完整,为设备维护维修提供支持。

2.适用范围

适用于__花园机电设备资料、档案的管理。

3.内容

3.1机电设备资料的管理

3.1.1机电设备资料原件统一由管理处兼职资料员保管,需标识清楚。

3.1.2常用的机电设备资料可复印一份保存于机电值班室按班移交。

3.1.3机电设备资料的借用需经机电主管批准后到管理处兼职资料员处借阅,并及时返还。

3.1.4发生设备资料缺页现象由管理处兼职资料员报管理处主任严肃处理。

3.2机电设备档案的管理

3.2.1机电设备维护维修档案由机电主管统一集中保管。

3.2.2机电设备大中修档案长期保管直到设备报废一年后销毁。

3.2.3机电设备维护维修档案的借阅须办理借阅手续,并按时归还。

3.3机电设备资料、档案应保存通风良好,干湿度正常的房间。

3.4机电设备资料、档案应半年检查一次,发现问题及时处理。

4.记录

无。

5.附件

无。

第4篇 g园物业档案资料管理规定

佳园物业管理有限公司

档案资料管理规定

根据国家档案法和档案管理规定,为进一步提高管理处文档管理工作的质量和管理水平,确保文档的完整与安全,特制定本规定:

1. 管理处文档管理员专职负责管理处所有文件(通知、规定、公函、总结、报告、通报、会议纪要等)及资料(技术图纸、说明书、手册、声像、员工档案、市府法规、车辆档案等)的收集、存档和保管工作,做到资料系统、准确、完整。

2.保密级文件由资料管理员妥善保管,不得散播其内容,未经领导批准,任何人不得翻阅、复印、或带离办公室。

3.文件资料存档时要进行合理分类,做到标识清楚,查找方便,并注明保存期限。

4.定期检查存档文件,过期的文件资料,经管理处领导批准后,做销毁处理。

5.管理处购置的重要设备到货时,会同有关部门,检查验收说明等材料,并及时归档。

6.管理处各项活动拍摄的照片、声像材料,必须在活动结束后一周内整理完整,注明时间、地点、来宾姓名、活动内容,交资料室保存。

7.政府往来文件、公司下发的文件须按类别及时存档,保证资料的完整性。

8.管理处内部发文须由资料员对格式、方法等方面进行审核,编发文号,并在电脑内保存后,交部门经理批准,方可按规定发送,同时发文原件由资料室存档。

9.文件、资料的借阅须按公司有关文件的规定执行,由资料员负责完善借阅手续。

第5篇 物业服务中心档案资料管理规定格式怎样的

物业服务中心档案资料管理规定根据国家《档案法》和《档案管理规定》,为进一步提高服务中心文档管理工作的质量和管理水平,确保文档的完整与安全,特制定本规定:

一、服务中心档案管理员负责服务中心所有文件(通知、规定、公函、总结、报告、通报、会议纪要等)及资料(技术图纸、说明书、手册、声像、员工档案、市府法规、车辆档案等)的收集、存档和保管工作,做到资料系统、准确、完整。

二、保密级文件由档案管理员妥善保管,不得散播其内容,未经领导批准,任何人不得翻阅、复印、或带离办公室。

三、文件资料存档时要进行合理分类,做到标识清楚,查找方便,并注明保存期限。

四、定期检查存档文件,过期的文件资料,经服务中心领导批准后,做销毁处理。

五、服务中心购置的重要设备到货时,会同有关部门,检查验收说明等材料,并及时归档。

六、服务中心各项活动拍摄的照片、声像材料,必须在活动结束后一周内整理完整,注明时间、地点、来宾姓名、活动内容,交资料室保存。

七、政府往来文件、公司下发的文件须按类别及时存档,保证资料的完整性。

八、服务中心内部发文须由档案管理员对格式、方法等方面进行审核,编发文号,并在电脑内保存后,交项目/部门经理批准,方可按规定发送,同时发文原件由资料室存档。

九、文件、资料的借阅须按公司有关文件的规定执行,由档案管理员负责完善借阅手续。

第6篇 房地产企业人事档案资料管理规定

房地产公司人事档案资料管理规定

(一)人事档案内容原始人事档案。职工人事关系转入企业时具备的档案原始资料、调动介绍信、调转表、工资介绍信、保险基金、公积金等原始材料。企业人事档案。在本企业内建立的包括《员工应聘登记表》、《试用协议》、《员工承诺保证联》、《定级与绩效考核表》、《劳动合同或劳动协议》、《职务(级)考核评价表》、〈职位确认书〉〈劳动手册与保险手册〉、内部晋升调转考核、任职文件、调转记录、奖惩记录等人事材料。

(二)档案保管

1、职工人事档案由公司人事部门设专人调转、记录、整理,并永久保存。

2、公司人事部门建立并保管除总经理和上级派入人员以外所有员工的人事档案。

3、员工人事档案从试用期起予以建立。

4、人事档案调阅需经人事部门负责人同意,财务人员档案调阅需经财务总监同意。

(三)档案调转

1、员工通过转正定级考核后,由人事部门出具调动表及介绍信,由员工本人将人事关系调转至本企业,并与企业签订《劳动合同》。因特殊原因暂时不能将人事关系转至企业的,需在《转正审批表》或《职位确认书》上予以注明,并与企业签订《劳动协议书》。

2、一般员工在企业内部调动,由新单位出具介绍信,将原始人事档案不予调转,但建立新的考核档案。

3、公司部员工如调离企业,需填写《调离审批表》,经所在部门、人事部门、财务部门负责人以及总经理签字后,方可按“离职”的有关规定办理人事手续,但企业人事档案不予调转。

(四)档案查阅

部门负责人以上人员可以提出阅看下层属下申请。须经行政人事部经理同意方可阅档。员工档案严禁借阅出行政人事部。

第7篇 某物业项目业主档案资料管理规定

物业项目业主档案资料管理规定

1.职责范围

1.1管理处综合组人员负责档案资料的收集、整理、归档和保管。

1.2档案的文件材料,必须字迹清楚、真实、齐全。

1.3业主资料要及时归档,归档时要注意整齐,层次分明,便于快速查找,不得零散堆放,也不得随意丢失。

1.4业主档案的内容包括:业主入住登记表、房屋装修联系表、装潢施工安全保证责任书、室内设施验收表、住户装潢协议书、物业管理合同、住宅移交手续。

1.5档案资料属于保密文件,应妥善保管,不准散播其内容,不准给未经领导批准的人员翻阅,不准复印。

1.6未经领导同意不得擅自将业主档案调出,如遇特殊情况调出,须填写《档案资料调出登记》,并督促借调人及时归还。

1.7档案的管理环境必须做到'三防'即:防火、防潮、防变质。

1.8日常档案资料检查中发现破损现象应立即修复。

2.质量记录:

2.1《档案资料调出登记》c7.5.1-5.20-a

第8篇 基建档案资料管理规定

基建档案资料管理办法

为使基本建设档案资料管理工作规范化,科学化,收集、整理和归档有据可依,做到档案工作有序、安全、规范、科学,特制定有关基本建建工程建设项目档案资料管理办法。凡借阅、领取基本建设工程的资料及图纸,基建档案管理员必须予以登记,借阅、领取人必须签字,办理借阅移交手续。在资料及图纸归还时,基建档案管理员应进行核对,确认完整后才可予以核销;若不完整,则不予接收

_基本建设工程前期资料,有关人员在办完相关手续后,必须及时将文件、资料原件移交给基建档案管理员,不得拖延或不移交,移交时需移交2份(如只有1份原件,同审批部门协商在复印件上加盖印章)。原则上文件、资料原件不再借出,只提供复印件。

_在签订“施工合同”和“监理合同”时,应有工程资料的整理、归档条款,明确报送套数及时间,待施工单位、监理单位所交资料达到档案移送标准时,由基建档案管理员签字,财务处予以结帐。

_在工程竣工验收前应做好基建档案资料的验收准备工作,由基建档案管理员通知市城建档案馆和院档案馆人员对该工程竣工档案资料进行专项验收,合格后方可组织工程竣工验收。竣工验收必须通知基建档案管理员参加。

由施工技术科负责催促施工单位在工程竣工验收合格后,在规定时间内报送规定数量的完整竣工资料。如遇特殊情况,应向建设单位说明情况,经同意后可在延长的期限内报送。

_施工技术科项目负责人负责施工期资料及竣工图的验收审查工作,对不符合要求的应予以退回整改,直到符合要求。施工技术科在移交资料前,需将所有资料和图纸认真核对,在资料移交表(清单)上签名,并及时把工程资料移交给基建档案管理员。

_归档的施工期资料、图纸均应为2套,必须是原件,且满足以下要求:

_资料必须真实、完整,准确、清洁、整齐。纸张大小不一的,需进行粘贴等处理使之一致。若是复印件需加盖单位公章。

_文字资料须装订成册,页面尺寸为a4,卷面应清洁,无撕破,对破损材料要裱糊,用铅笔编页码,不可用号码机编页码,技术文件材料的盖章,签字手续须完备。

_报送资料按专业分:a、土建 b、给排水 c、电气 d、暖通 e、装饰等

_竣工图须装订成册,规格尺寸为a4。图面须整洁、无破损,字迹工整。变更内容要盖变更图章,设计图签折在右下角。如有破损,要裱糊整齐,避免随意切破图纸,要保证竣工图的完整。

_归档顺序严格按《建设工程档案审核意见表》中的相关内容报送。

_归档的监理资料应为2套,要求装订成册,一套必须是原件,另一套可为复印件(但必须加盖图章),要清楚、整齐。具体要求同第7条,顺序严格按《z市档案馆归档内容及排列顺序》报送。

_对于移交的工程资料,凡不符合档案资料归档内容和要求的,基建档案管理员有权拒收,并要求限期整改。

审核人员在交还基建档案资料时,应使资料及图纸完整,如不完整,应补齐后再返还。基建档案管理员要查看图纸是否被撕破,如被撕破,要重新裱糊整齐。基建档案管理员需提醒审核人员审核结算时,不要把图纸撕破或自行拆除装订线,使图纸遗失,要注意保护图纸的安全性,完整性。

_其它

(1) 未尽事宜应由基建处负责解释。

(2) 本办法自公布之日起执行。

第9篇 物业服务中心档案资料管理规定

物业服务中心档案资料管理规定

根据国家《档案法》和《档案管理规定》,为进一步提高服务中心文档管理工作的质量和管理水平,确保文档的完整与安全,特制定本规定:

一、服务中心档案管理员负责服务中心所有文件(通知、规定、公函、总结、报告、通报、会议纪要等)及资料(技术图纸、说明书、手册、声像、员工档案、市府法规、车辆档案等)的收集、存档和保管工作,做到资料系统、准确、完整。

二、保密级文件由档案管理员妥善保管,不得散播其内容,未经领导批准,任何人不得翻阅、复印、或带离办公室。

三、文件资料存档时要进行合理分类,做到标识清楚,查找方便,并注明保存期限。

四、定期检查存档文件,过期的文件资料,经服务中心领导批准后,做销毁处理。

五、服务中心购置的重要设备到货时,会同有关部门,检查验收说明等材料,并及时归档。

六、服务中心各项活动拍摄的照片、声像材料,必须在活动结束后一周内整理完整,注明时间、地点、来宾姓名、活动内容,交资料室保存。

七、政府往来文件、公司下发的文件须按类别及时存档,保证资料的完整性。

八、服务中心内部发文须由档案管理员对格式、方法等方面进行审核,编发文号,并在电脑内保存后,交项目/部门经理批准,方可按规定发送,同时发文原件由资料室存档。

九、文件、资料的借阅须按公司有关文件的规定执行,由档案管理员负责完善借阅手续。

第10篇 金融大厦业主档案资料管理规定

金融中心(大厦)业主档案资料管理规定

1.目的:

规范业主档安资料的管理。

2.职责范围

2.1文员负责档案资料的收集、整理、归档和保管。

3.管理规定

3.1档案的文件材料,必须字迹清楚、真实、齐全。

3.2业主资料要及时归档,归档时要注意整齐,层次分明,便于快速查找,不得零散堆放,也不得随意丢失。

3.3业主档案的内容包括:业主入住登记表、住宅装饰、装修委托申请表、房屋、设备装修申报表、装饰、装修责任书、住户装潢竣工验收表、物业管理公约。

3.4档案资料属于保密文件,应妥善保管,不准散播其内容,不准给未经领导批准的人员翻阅,不准复印。

3.5未经领导同意不得擅自将业主档案调出,如遇特殊情况调出,须填写《文件借阅、复制记录表》,并督促借调人及时归还。

3.6档案的管理环境必须做到'三防'即:防火、防潮、防变质。

3.7日常档案资料检查中发现破损现象应立即进行修复处理。

质量记录:

1.《文件借阅、复制记录表》zc-05/b05

第11篇 地产公司工程档案资料管理规定

地产公司工程档案资料管理规定

为了规范工程档案资料的管理,确保工程资料的保护和利用,依据档案管理 规范,结合公司工程档案管理实际情况,特对工程档案资料管理制度做修订如下 :

第一条 总则

为了加强我司工程技术档案归档管理工作,统一工程技术档案资料的归档要 求及标准,遵照国家相关技术档案管理的规定,特制定《工程技术档案归档管理 细则》(以下简称细则)。

第二条 工程技术档案的范围

工程技术档案是指我公司在项目建设过程中形成的、按规定应当归档保存的 各种载体形式的技术文件材料及相关图纸。

第三条 工程技术档案管理责任人

1、工程技术档案管理工作由总经理办公室负责组织开展并管理保存。

2、各相关部门(指工程部和设计部)要指定专职人员负责本部门的工程技术 档案管理。档案管理人员应按本细则的相关要求,切实履行各自职责,对工程技 术档案进行规范化管理和合理化利用,按期将归档内容移交给总经理办公室。此 项工作应纳入各相关部门的工作日程,作为工程项目管理的重要内容和依据。

第四条 归档范围

1、对工程建设有关的重要活动、记载工程建设主要过程和现状、具有保存价 值的各种载体文件,均应收集齐全,整理立卷后归档。

2、公司工程技术档案的具体归档范围详附录a。

3、竣工图分为三类,第一类为单体竣工图(包括建筑、结构、水电、暖通等 个相关专业),一式两套,分别由工程部提交档案馆及物业;第二类为零星的竣 工图(如:装修、幕墙等),由预算部会同竣工结算资料一同报公司存档;第三 类为室外管网竣工图,一式四套,由工程部提交物业及公司档案室各一份。

第五条 归档方法和内容

1、公司工程技术档案采取按工程项目分类的方法进行备案归档,每个项目的 档案内容包括三部分:

a、各相关部门移交给公司的各种载体形式的工程技术文件资料及相关图纸, 主要范围详附录a。

b、工程部移交城建档案馆的竣工资料,主要范围详附录b。

c、工程部移交物业的竣工资料,主要范围详附录c。

2、为了便于统一管理,工程相关部门负责办理的有关工程的证件及批文的原 件,扫描备份后统一交总经理办公室档案管理人员备案登记并归档。

3、工程部移交城建档案馆的竣工资料,必须备份一套交公司存档。

第六条 归档要求

1、归档的工程文件应为原件。若为复印件应指名原件存放处,并加盖部门红 图章。

2、工程文件的内容必须真实、准确,与工程实际相符合。

3、归档的工程文件应采用碳素墨水或签字笔书写。字迹清楚,图样清晰,图 表整洁,签字盖章手续完备。

4、工程文件中文字材料幅面尺寸规格为a4幅面。

5、所有竣工图均应加盖新的竣工图章(50mm×80mm),示例如下:

竣工图

施工单位

编制人 审核人

技术负责人 编制日期

监理单位

总监 现场监理

6、竣工图章应使用不易退色的红印泥,应盖在图标栏上方的空白处。

7、利用施工图改绘的竣工图,要求制作竣工图的单位必须圈出修改范围,并 标明变更修改依据;凡有重大改变,或变更部分超过图面的1/3的,应当重新绘制 竣工图。

第七条 单体工程档案移交

各单体工程竣工后,所有需要移交物业备案的资料,应统一交给项目部档案 管理员登记,由项目部负责组织移交物业,并做好移交登记手续。移交登记手续 应包括移交内容的目录及交接人员签字,在移交物业同时将移交手续的登记备份 交由总经理办公室档案管理人员存档。

第八条 立卷要求

1、组卷

(1)各相关部门名称及代码,统一按简称的每个字的拼音首位大写字母组合 而成。例如:设计部为s,工程部为g,以此类推。

(2)各相关部门按上述要求的代码进行编册组卷(以卷、册、盒为主要形式 ),可据实际情况将归档材料和收、发文分开再行细化。卷内要有卷内文件目录 及备考表。卷内所有文件需要装订成册。

(3)待工程阶段性竣工完成后,或达到一定时间后由各部门资料员填写好本 部门的卷内目录、备考表和案卷总目录移交给总经理办公室档案管理人员。各部 门档案管理人员应对立卷归档工作全面负责。

(4)案卷总目录为移交的本工程所有卷册名称,由本部门资料员统一编写。

(5)总经理办公室档案管理人员需对案卷总目录进行汇总整理,形成系统完 整的目录资料。案卷总目录中的“案卷号”由总经理办公室档案管理人员统一编 制,并通知部门资料员校核。

2、编目

(1)编制卷内文件页号应符合下列规定:

卷内文件均按有书写内容的页面编号,每卷按年度单独编号,页号从“1”开 始;

页号编写位置:单面书写的文件在右下角,双面书写的文件,正面在右下角 ,反面在左下角。折叠后的图纸一律在右下角;

成套图纸自成一卷的,原目录可代替卷内目录,不必重新编写页号。

(2)卷内目录的编制应符合下列规定:

卷内目录式样宜符合本细则附录d的要求。

序号:以一份文件为单位,用阿拉伯数字从1依次标注。

文件编号:填写工程文件原有的文号或图号。

文件题名:填写文件主体全称。

日期:填写文件形成的日期,包括年月日。如:2007.2.4。

页数:每份文件有几页背面有文字的也算一页)。

页号:卷内每份文件第1页所在之页的编号。

卷内目录排列在卷内文件首页之前。

(3)卷内备考表的编制应符合下列规定:

卷内备考表的式样宜符合本细则附录e的要求。

本卷情况说明:填写卷内文件借阅、缺损、修改、补充、移出、销毁等情况 ,案卷立好以后发生或发现的问题,由有关的档案管理人员填写并签名,标注时 间。没有需要说明的事项可不必填

写说明。

另需标明卷内文件的总页数、各类文件页数(照片张数)。

卷内备考表排列在卷内文件的尾页之后。

(4)案卷总目录中的编制应符合下列规定:

案卷总目录的式样宜符合下列要求。

案卷号:以一本案卷为单位,内容包括部门、项目、时间、序列号4个要素, 如“g-翠竹园-2006-1”。

案卷名称:包括案卷主要内容,分卷序号等,如“工程联系单_建筑_第一分 册”。

责任人:提供档案的部门资料员。

编制人:总经理办公室档案管理人员。

(注:以上所有表格同行政《档案管理制度》表格)

第九条 归档时间和手续

1、归档时间

(1)每一工程项目的立卷归档,应在该阶段性项目全部竣工结束(移交物业 )后两个月内完成。

(2)具体的文件移交归档时间参照附录a。

2、归档手续

各相关部门的档案管理员在办理档案移交时,均需登记并签收。

附录10-1:工程技术文件归档范围及移交时间

附录10-2:工程技术文件归档范围及移交时间

附录11:报送南京市城建档案馆的竣工资料

第12篇 园物业档案资料管理规定

佳园物业管理有限公司档案资料管理规定根据国家档案法和档案管理规定,为进一步提高管理处文档管理工作的质量和管理水平,确保文档的完整与安全,特制定本规定:1. 管理处文档管理员专职负责管理处所有文件(通知、规定、公函、总结、报告、通报、会议纪要等)及资料(技术图纸、说明书、手册、声像、员工档案、市府法规、车辆档案等)的收集、存档和保管工作,做到资料系统、准确、完整。

2. 保密级文件由资料管理员妥善保管,不得散播其内容,未经领导批准,任何人不得翻阅、复印、或带离办公室。

3. 文件资料存档时要进行合理分类,做到标识清楚,查找方便,并注明保存期限。

4. 定期检查存档文件,过期的文件资料,经管理处领导批准后,做销毁处理。

5.管理处购置的重要设备到货时,会同有关部门,检查验收说明等材料,并及时归档。

6. 管理处各项活动拍摄的照片、声像材料,必须在活动结束后一周内整理完整,注明时间、地点、来宾姓名、活动内容,交资料室保存。

7. 政府往来文件、公司下发的文件须按类别及时存档,保证资料的完整性。

8. 管理处内部发文须由资料员对格式、方法等方面进行审核,编发文号,并在电脑内保存后,交部门经理批准,方可按规定发送,同时发文原件由资料室存档。

9.文件、资料的借阅须按公司有关文件的规定执行,由资料员负责完善借阅手续。