客户投诉管理规定3篇

第1篇 物业客户投诉处理工作管理规定

目的

1、树立良好企业形象,共同维护公司利益和良好声誉。

2、提高工作效率,优化服务质量,提高客户信心,确保客户满意。

适用范围

__物业管理服务有限公司属下各项目及公司内部相关业务部门。

具体内容

1、凡属__公司之员工,当接到顾客投诉时,必须聆听,同时将顾客投诉的时间、姓名、住址、联系电话号码及投诉主题详细记录,并将相关信息及时反馈客户中心前台(一般情况下在24小时内反馈)。

2、客户中心前台接到投诉信息后,必须做好汇总、核实、分析,根据各种投诉性质和程度及时作出相应的处理办法,并于12小时内向相关部门传递,要求限期处理和回复。

3、属非合理投诉事项的,客户中心须向顾客耐心解释,力求给予顾客谅解和宽容,对于难以说服的顾客,则由部门负责人须出面协调解决。

4、属日常投诉合理事项的,相关责任部门接到客户中心传递信息或调度后,须及时核实,并组织落实相应工作,若遇特殊情况或客观等原因不能按规定时间完成工作的,须在接到调度后的2个小时内向客户中心前台作出回应,以便向顾客回复。

5、相关部门将问题处理妥善后,须于2小时内反馈客户中心,以便跟进验证和回访顾客(回访时效在2个工作日内执行)。

6、属紧急抢险抢修、重要重大或需要开发商解决等事项,接报人或前台人员须于3分钟内知会相关部门作应急处理;各管理处负责人遇不能解决之重要重大事项,须于接报后的5分钟内上报物业公司主管领导,并于24小时内提交相关书面报告。

7、物业公司主管领导遇不能协调解决的重要重大事项,须于接报后的10分钟内电话上报董事领导决策处理(并在48小时内提交书面报告);处理完毕后,由发展商客户服务部会同物业公司于8小时内跟进验证,并于完成后的2个工作日内回访客户。

8、首问人(即第一时间与客户接触和接报投诉的人),必须负责跟进客户中心处理进度情况,客户中心协调处理完毕,须于2小时内反馈首问责任人。

9、每周每月由客户中心作统计评估分析报告,并反馈董事办、总经办和开发商客户服务部。

10、不按本规定及相关工作流程配合工作,而影响整体运作或引起客户矛盾激化或有损公司利益和声誊的,视其责任轻重程度,根据公司制度,分别给予书面警告、记过、记大过、降级或开除处理;对工作表现出色或对公司有卓越贡献的,经相关部门和公司董事领导认可,分别给予嘉奖、记小功、记大功或颁发奖金等鼓励。

以上规定,于2004年8月15日正式试行。

第2篇 商场商铺客户投诉处理管理规定

商场(商铺)客户投诉处理管理规定

一、处理职责

各部门客户投诉案件的处理职责。

1、商管部

①客户投诉案件的调查、提报与责任人员的拟定。

②详查客户投诉投诉要求及客户投诉理由。

③协助客户解决疑难或提供必要的参考资料。

④发生原因及处理、改善对策的检查、执行、督办、提报。

⑤客户投诉质量的检验确认。

⑥迅速传达处理结果。

2、客服部

①客户投诉案件的登记,处理时效管理及逾期反应。

②客户投诉内容的审核、调查、提报。

③客户投诉改善案的提出、洽办、执行成果的督促及效果确认。

④协助有关部门与客户接洽客户投诉的调查及妥善处理。

⑤客户投诉处理中客户投诉反应意见提报有关部门追踪改善。

二、客户投诉处理流程

1、服务中心接到客户投诉将情况反馈到商管部。

2、客户投诉的调查。将投诉的原因、责任,确定处理决定告知客户。

3、上门维修或退回处理。

4、客户投诉的改善。

5、客户服务跟踪、记录。

三、客户投诉案件处理期限

1、原则上客户抱怨处理期限自商管部受理起24小时内给客户以回复。

2、根据具体情况确定处理期限。

四、客户投诉责任人员处分及奖金罚扣

1、客户投诉人责任人处分

客户部每月10日前应审视上月份结案的客户投诉案件,凡经批示为行政处分者,经整理后送人事部门处罚并公布。

2、客户投诉奖金扣罚

责任归属商户或个人同投诉案件发生的原因决定责任归属商户,并开立“奖罚通知单”呈总经理核准后复印三份,一份自存,一份会计商户查核,一份送罚扣部门罚扣奖金。

五、处理时效逾期的反应

客服部于客户投诉案件过程中,对于逾期案件应开立“催办单”催促商管部处理,对于已结案的案件,应查核处理时效,对于处理时效逾期案件,得开立“洽办单”送商管部追查逾期原因。

第3篇 物业项目管理处客户投诉处理规定

项目管理处客户投诉处理规定

1.0目的

通过礼貌、热情、周到、主动、高效地为客户服务,满腔热情地倾听业主的意愿和要求,从而进一步获得业主对公司服务的满意度。

2.0适用范围

本程序适用于公司下属各项目管理处客户投诉回访的处理。

3.0主要职责

3.1质量管理部要定期开启投诉箱,对客户的投诉要及时整理并做出处理意见,物业项目管理处对投诉内容进行分析和处理。

3.2值班人员要对投诉电话及来访的客户作详细的纪录,并及时向物业项目管理处经理汇报。

4.0程序要点

4.1受理投诉的方式和方法

4.1.1每个物业项目管理处设投诉信箱一个,由质量管理部掌管信箱的锁钥,每周到项目管理处开启投诉箱。

4.1.2每个物业项目管理安排24小时值班人员,当有客户前来投诉或提供信息时要热情接待,将客户的投诉详细填写在《值班记录本》,具体按《客户服务组管理工作手册》执行。

4.1.3公司应向客户公布投诉电话、投诉时间,公司运作部、每个物业项目管理处均应保证有一部电话。如有电话投诉,声音要和蔼地倾听客户的投诉。

4.1.4物业项目管理处不定期召开客户座谈会,将物业公司的服务宗旨向用户宣传,同时征求客户对管理方面的意见。

4.2将所投诉的问题分类

4.2.1质量管理部将投诉箱打开后,根据投诉情况整理归类填入《客户投诉记录表》上向领导汇报,转交运作部将投诉的问题要及时分类,根据问题严重程度分三类:

一类:一般投诉,需立即责令相关责任单位处理。

二类:较重投诉,需立案并组织相关单位调查、处理。

三类:严重投诉,需立案并报公司领导组织调查、处理。

对二类、三类投诉,均由物业项目管理处填制《纠正和预防措施报告》进行立案,并报运作部经理。

4.2.2属于工程维修的问题,运作部经理要组织工程处进行分类。

4.3分析投诉的原因

4.3.1接到投诉和见到投诉信后,要及时召开各有关部门和各物业项目部门主管会议,将投诉问题进行分析,并着手进行调查。

4.3.2投诉要将投诉内容归纳的调查结果记录在《纠正和预防措施报告》中。

4.4对投诉的处理方法

4.4.1对事实真相经调查和分析后,作出处理意见,并请示主管领导。经批准后立即对当事者进行处理并召开会议,告诫大家,加强全体员工工作的责任心。

4.4.2接到投诉电话立即处理问题,如工程问题立即通知水电工进行处理,并填写《紧急情况处理记录单》。

4.4.3如投诉房屋质量问题,立即向项目经理汇报,填写《房屋维修养护任务单》,并督促房屋开发过承建商,进行整改。

4.5对投诉后的跟踪与检查

4.5.1从接受投诉处理,物业项目管理处要派人跟踪检查,要及时对投诉记录进行检查,并征求意见。

4.5.2物业项目管理处对管理处对管理过程要进行跟踪,防治所投诉的问题再发生。

5.0记录

5.1《值班记录本》mps-yw2-02

5.2《紧急情况处理记录单》mps-yw2-03

5.3《客户投诉记录表》mps-yw2-04

5.4《纠正和预防措施报告》mps-z2-12

5.5《房屋维修养护任务单》mps-yw2-07