文件管理管理规定15篇

第1篇 文件管理规定范本

1. 范围

1.1本规定规定了本工程监理项目部文件资料管理方法和基本要求。

1.2本规定适用于本工程监理项目部文件资料管理工作。

2. 引用文件和术语

山东诚信工程建设监理有限项目部《工程档案管理规定》及《文件控制程序》。

3. 职责

3.1总监理工程师

3.1.1组织编写项目监理部文件管理规定,指定信息管理员专职负责监理文件资料管理工作。

3.1.2明确监理信息流程。

3.1.3主持整理工程项目的监理资料。

3.2专业监理工程师

负责本专业监理资料的收集、汇总及整理,积极配合信息管理员做好本专业文件资料的管理工作。

3.3、信息管理员

3.3.1根据项目监理部文件资料管理规定,实施文件资料的具体操作管理。

3.3.2各类文件应编号、登记,建立文件台帐,对本工程建设期间上级下发的文件、随工程进展形成的监理部文件及相关资料的收、发、标识及归档、保存工作进行管理。

3.3.3各类文件应分卷存档,文件与分卷目录排序相符,编号与目录序号一致,便于查找和检索。

4. 文件控制

4.1项目监理部文件的编号规则应参照《文件控制程序》中相关规定,结合监理现场实际予以制订。

4.2在工程建设全过程中形成的有关文件资料,都应统一建立存放目录,及时将文件资料分类存放,进行集中收、发和存放管理。

4.3在获得各种文件资料之后,首先要对资料进行登记,建立监理文件资料的完整记录。项目监理部对往来文件要建立记录台帐,台帐应有“往来文件名称、文件编号、接收人姓名、接收日期、是否需要对方反馈及反馈时间”等内容。

4.4安全监理文件的内容:

4.4.1国家有关法律法规。

4.4.2工程建设期间上级下发的有关安全监理工作文件、通知等。

4.4.3项目监理部制订的安全监理实施细则,安全监理工作总体计划,安全监理规定,监理部环保策划,监理部安全教育培训、安全技术交底计划,监理部应急预案,危险点分析及预控措施等。

4.4.4安全监理工作方案、措施。

4.4.5 安全监理月份工作计划。

4.4.6电力建设工程职工伤亡事故月(年)报表,安全信息周报,安全事故档案。

4.4.7整改通知单、工作联系单及施工项目部的回复单。

4.4.8各施工阶段监理部的安全教育培训、安全技术交底及考试。

4.4.9监理部安全监理工作便函通知。

4.4.10监理部安全工作例会纪要、监理部安全活动记录。。

4.4.11监理部对施工单位安全检查、评价,监理部安全检查通报。

4.4.12安全监理工作总结、汇报等文件。

4.5项目监理部信息员应建立定期盘点机制,定期检查文件的关闭情况,对未关闭文件及时进行跟踪关闭。

4.6项目监理部发出文件应主题明确、用词准确、严谨;编、审、批签字齐全,标识明确。对于项目监理部负责组织的安全工作等会议,由项目监理部组织整理会议纪要,纪要内容要做到真实,规范,参与各方签字确认后按程序分发。

4.7对上级下发的安全监理文件经总监签阅,安全监理工程师根据文件精神及总监的意见提出落实要求,对上级来文一日内送达或以传真方式发(传)至施工单位项目部、监理组。

4.8为防止日常查阅造成文件混乱,定期对安全监理工作文件进行整理、核查,确保文件的完整、有序。

第2篇 工程部资料文件管理规定

工程部资料与文件管理规定

1、工程部工程资料与文件的收集整理与归档严格按照iso9001规定的管理程序进行。

2、工程部工程资料和文件必须体现工作责任的可追溯性,如出现追溯性不强或资料上分不清责任的情况,资料管理人员与相应工作环节的负责人员对资料工作和资料反映的相关工作环节负全责。

3、工程部的工程资料与文件必须具有真实性、准确性和及时性,如出现资料失真或不准确、不及时的情况,资料管理人员与资料反映的工作环节负责人和相关环节的负责人对该工作负全责。

4、工程部按月、季度、年度和以工程项目为单位对工程资料进行检查,并将检查结果纳入绩效考核。

第3篇 z物业常规服务文件管理规定

1.0 目的

规定物业管理部、各地物业公司常规服务文件的编写、上报、审批程序,对常规服务文件的编制、审批、发放等全过程进行控制,确保物业管理部及各地物业公司所使用的常规服务文件的有效性。

2.0 适用范围

适合于物业管理部及各地物业公司常规服务文件的控制。

3.0定义

常规服务文件是指企业服务标准、各项目等级服务标准、物业管理部检查标准、各地物业公司职能部室检查标准及各项目作业指导书及物业管理部、各地物业公司的检查通报。

4.0 职责

4.1、物业管理部负责物业公司企业常规服务标准(例如__物业企业等级服务标准、各项目等级服务标准)的编制审核,负责物业管理部对各地物业公司常规服务检查的检查标准、检查通报的编制审核,负责组织各地物业公司对常规服务文件进行适宜性评审。

4.2、各地物业公司:

4.2.1各地物业公司经理负责本公司职能部室的常规服务检查标准及管辖项目各专业作业指导书的审批。

4.2.2各地物业公司的职能部室负责对所辖项目常规服务检查的检查标准、检查通报的编制审核,组织所辖项目对作业作业指导书进行适宜性评审。

4.2.3各项目负责本项目内各专业作业指导书的编制、审核、修订、管理。

5.0常规服务文件的分类及编号

5.1 常规服务文件分类

5.1.1 按照文件作用分:__物业常规服务文件分为服务标准、检查标准、作业指导书及检查通报。

服务标准分为__物业企业等级服务标准和各项目等级服务标准。

检查标准分为物业管理部检查标准和物业公司检查标准。

作业指导书即各项目的常规服务操作性文件。

检查通报是指物业管理部及各地物业公司职能部室常规服务检查的检查通报。

5.1.2 按照编制部门分为:常规服务文件分为物业管理部常规服务文件、物业公司常规服务文件及各项目常规服务文件。

物业管理部常规服务文件有服务标准、检查标准和检查通报。服务标准包括__物业企业等级服务标准、各项目等级服务标准。

物业公司常规服务文件有物业公司各职能部室常规服务检查标准、检查通报。

各项目常规服务文件有项目作业指导书,包括项目管理规定及各专业组作业指导书。

5.2常规服务文件编号

5.2.1 服务标准编号规定

a)文件类别服务标准为(a);文件级别:分为1-4级,如果是整体企业标准(q),如果是项目的服务标准为项目名称代码,如廊坊阿尔卡迪亚(la),廊坊锦绣(lj),廊坊群星(lq),霸州阿尔卡迪亚(ba),沧州丽水(cl),蚌埠阿尔卡迪亚(ba),南京水榭(ns),南京方州(nf)…,如果是单项服务标准为专业名称代码/等级号,如综合管理类一级标准(gl/1),安防类二级标准(af/2),环境类三级标准(hj/3),维修类四级标准(w_/4);文件序号为发放号和年号的组合,分别取两位有效数字-01__、02__、03__…,其中__代表发放年号2005年计为05,2006年计为06,以此类推。

b) 服务标准编号图示

rswy- a-___-____

文件序号

文件级别

文件类别

即:rswy-a-文件级别-文件序号。

例如:__物业企业等级服务标准,2005年第1号,文件编号为:rswy-a-q-0105;__物业廊坊锦绣等级服务标准,2005年第2号,文件编号为:rswy-a-lj-0205;__物业安防类一级服务标准,2005年第3号,编号为:rswy-a-af/1-0305。

5.2.2 检查标准编号规定

a)文件类别:检查标准为(b);使用部门为物业管理部(wg)或__物业公司(地点代码,如lf、cz、bb、nj);检查类别,如综合管理类(gl),安防类(af),环境类(hj),维修类(w_);文件序号同上;

b)检查标准编号图示:

rswy-b-___-___-____ 文件序号

使用部门

检查类别

即:rswy-b-检查类别-使用部门-文件序号。

例如:物业管理部综合管理类检查标准,2005年第1号,编号为:rswy-b-gl-wg-0105;廊坊物业公司环境类检查标准,2005年第2号,编号为:rswy-b-hj-lf-0205。

5.2.3 检查通报编号

a)文件类别:检查通报为(c);

如果编制部门为物业管理部(wg);发放对象为__物业公司,廊坊物业公司(lf),沧州物业(cz),南京物业公司(nj),蚌埠物业公司(bb);文件序号同上。

b)编号图示:

rswy-c-___-____

文件序号

发放对象

编制部门

即:rswy-c-发放对象-序号。

备注:如果编制部门为__物业公司(__rswy),廊坊__物业(lfrswy)、南京__物业(njrswy)、沧州__物业(czrswy)、蚌埠__物业(bbrswy)等;发放对象省略,其它不变。即:__rswy-c-序号。

例如:物业管理部对沧州物业公司的检查通报, 2005年第5号,编号为rswy-c-cz-0505;廊坊物业公司检查通报,2005年第5号,编号为lfrswy-c-0505.

5.2.3 作业指导书编号

a)文件类别:作业指导书编号为d,一般省略;使用部门为__物业公司__管理处,廊坊物业公司锦绣管理处(lj),阿尔卡迪亚管理处(la),…;专业类别如综合管理类(gl),安防类(af),环境类(hj),维修类(w_);文件序号为发放号,取阿拉伯数字的位有效数字-01、02、03…;

b)作业指导书编号图示:

rswy-___-___-__ 文件序号

专业类别

使用部门

即:rswy

-使用部门-专业类别-文件序号。

例如:廊坊物业公司锦绣管理处综合管理类作业指导书,2005年第1号,编号为:rswy -lj-gl-0105;沧州物业公司丽水花庭管理出环境类作业指导书,发放号为2,编号为:rswy-cl-hj-0205。

5.2.4物业管理部、各地物业公司的除常规服务的行政类文件不属本规定的范围,可自行编号。

6.0 物业常规服务文件的控制

图示1:

编制 审核 审批

服务标准 物管部 物管部 地产/控股

物管部检查标准/检查通报 物管部 物管部 物管

物业公司检查标准/检查通报 职能部室 职能部室 物业公司经理

作业指导书 项目 项目 物业公司经理

6.1 常规服务文件的编写

6.1.1 新的服务内容产生时需要编制,如接管项目,服务内容增加等。

6.1.2 编写原则:谁使用谁编写。

6.1.3 按照图示1的职责划分编写责任区内的常规服务文件。

6.1.4 项目内各专业组作业指导书的编制责任人为各专业组主管。

6.2 常规服务文件的审核与审批

6.2.1 审核与审批原则:编写者的上级进行审核,审核者的上级进行审批。

6.2.3 按照图示1的职责划分审核与审批责任区内的常规服务文件。

6.2.3常规服务文件报送必须填写《物业常规服务文件审批单》;所有在用常规服务文件,组织部门应组织编制部门主管对文件进行适时评审,确定文件是否进行修改,予以修改则按本规程5.4条款更改。

6.2.4编制部门主管将文件草案和《物业常规服务文件审批单》报送。审批人员对文件进行审批。若文件审批通过,则执行5.3条款,当组织部门与编制部门不是同一部门时应将审批后的文件报送组织部门;若审批不通过,则应对文件进行修改,并重新依据文件的审批程序进行。

6.3 文件的发布

6.3.1 服务标准、物业管理部检查标准、检查通报的发放

a)物业管理部将审批后的文件进行编目,确定发放范围及数量,打印/复印所需份数,并标注发放号。

b) 物业管理部相关人员依据《物业常规服务文件审批单》发放范围发放,并填写《发文登记表》。

6.3.2 物业公司检查标准、检查通报的发放:

a)物业公司编制人员将通过审批的文件草案传送至本部门资料员,并标注发放号。.

b)资料员按规定对该文件进行编目,确定发放范围及数量,打印/复印所需份数。

c)资料员根据要求的发放范围发放,并填写《发文登记表》。

d)要求报送物业管理部备案。

6.3.3 作业指导书的发放

a)项目编制人员将通过审批的文件草案传送至本项目资料员,并标注发放号。

b)资料员按规定对该文件进行编目,确定发放范围及数量,打印/复印所需份数。

c)资料员根据要求的发放范围发放,并填写《发文登记表》。

d)要求报送物业管理部及该项目所属物业公司备案。

6.4 常规服务文件更改流程

6.4.1更改

常规服务文件若核查不符合而需要更改时,需更改部门/人员将修改详细内容填制《物业常规服务文件变更通知单》,若有必要,则应填写修订理由。

6.4.2审批

参见本规定5.2.1条款,应填制《物业常规服务文件审批单》。如果审批未执行5.2.1条款,受委托部门应得到相应的背景材料。

6.4.3 更改常规服务文件的发布

修订部门将通过的草案及《物业常规服务文件审批单》按照5.3.1的要求传递给相关部门相关人员,其依据《发文登记表》发放范围/数量,打印/复印所需份数,并标注发放号,修订文件按《物业常规服务文件审批单》打印修订标识。

发放标明修改状态的新文件,同时收回失效版本旧文件,并填制一页新的《发文登记表》,旧的相应《发文登记表》妥善保管。

6.4.4 文件发放人员保存《物业常规服务文件审批单》,说明现行文件的修改状态,利于管理。

6.5 常规服务文件作废流程

6.5.1若核查不适宜而需作废时,编制部门/人员需向审批部门/人员提请作废,并标注原因。

6.5.2作废实施

主管部门按照5.2.1条款将通过作废申请的常规服务文件传递给该文件的发放部门相关人员,由其依据《发文登记表》,收回所有原已下发的该作废文件。

6.5.3 作废受控文件的处置

a)发放新文件并及时收回失效或作废文件。标注作废标记,防止继续使用。

b)作废或失效文件若归档保存, 相关人员应在失效文件上标注作废标记,单独保存;若作废文件不归档,相关人员填写《档案销毁清单》,部门主管/经理审核后立即予以销毁。

6.6 常规服务文件管理要则

6.6.1 各部门负责人应妥善保存文件,注意保持整洁,不得擅自涂改、外借。

6.6.2 未经授权,公司任何人不得私自复印/打印受控文件。

6.6.4 文件使用中损坏、丢失,责任人应提交书面报告,经发放部门批准发放新文件。

7.0 附件

7.1 《物业常规服务文件清单》

7.2 《物业常规服务文件审批单》

7.3 《发文登记表》

7.4 《物业常规服务文件变更通知单》

7.5 《档案销毁清单》

物业常规服务文件清单

序号:

序号 发放号 文件名称 编号 备注

物业常规服务文件审批单

文件名称 编号

文件编写概述:编写负责人签字: 日期:

审核人/部门意见: 签名: 日期:

审批人/部门意见: 签名: 日期:

备注:

发文登记表

序号:

序号 文件名称 编号 分发号 发放部门 签收 日期 份数 备注

物业常规服务文件变更通知单

序号:

文件名称 编号

更改位置及原由:

更改后内容:受此影响引起的其他更改文件名称:

申请人: 日期:

审批人/部门意见: 签名: 日期:

备注:

档案销毁清单

序号:

第4篇 交工技术文件管理规定

1范围

本标准规定了交工技术文件从策划到填写、检查、签证、整理、交接直至归档全过程的管理要求。

本标准适用于工程项目交工技术文件的管理。

2总则

为明确交工技术文件形成的过程及各相关环节之间的关系，特制定本标准。

3 规范性引用文件

《吉林省建筑工程施工技术资料标准》

炼油化工建设项目(工程)交工技术文件

《建筑安装工程质量检验评定标准》

《工业安装工程质量检验评定标准》

4术语和定义

本标准采用了下列术语:

4.1交工技术文件

交工技术文件是指从工程开始施工到工厂全部装置预试车完成，移交给建设单位的技术文件。

4.2项目工程：指在一个总体设计或初步设计范围内，由一个或若干个互相有内在联系的单项工程所组成的建设项目。

4.3单项工程：是建设项目的组成部分，具有独立设计文件，建成后能够发挥生产能力或效益的生产装置（车间）或独立工程，也可称为“装置”。

4.4单位工程：指单项工程中，具有独立施工条件或独立使用功能的工程。在石化总公司建设项目中，“单位工程”与“单元名称”相对应；在化工项目中与“工号”相对应。

4.5中间交接

中间交接是指单位工程按设计文件所规定的范围完成，并经管道系统和设备的内部处理，电气和仪表调试及单机试车合格后，与建设单位所做的交接。

4.6工程交接

工程交接是指工厂全部装置在予试车完成后，施工单位和建设单位按规定内容所做的交接。

5管理内容与要求

5.1 交工技术文件的管理流程（见附图）

5.2 交工技术文件的策划

5.2.1 明确交工技术文件的执行标准。由公司市场开发部在与建设单位签定的工程承包合同中规定。当建设单位无明确表示时，应在合同中规定“交工技术文件按工程总承包单位的规定执行”。

5.2.2划分工程项目的单位工程，规定施工单位，统一编号。该项工作由项目部在确定完施工单位的基础上，以文件形式下发给施工单位及有关部门，在工程开工后两个月以内完成。

5.2.3 下达立卷分册的要求。 根据单位工程的划分，在征得建设单位同意的基础上，项目部负责立卷分册，正式打印下发。

5.2.4 确定交工技术文件模式。根据合同规定，项目部从交工技术文件模式中选定本工程应用的交工技术文件标准，以文件形式下发。

5.3 工程技术文件的形成和同步积累

5.3.1 施工单位技术人员是交工资料形成的直接责任人，对交工基础资料的形成和同步积累负直接责任。

5.3.2 项目部工号技术负责人是交工技术文件的主要负责人员，对交工技术文件的形成和同步积累负主要责任。

5.3.3 项目部施工经理是交工技术文件工作的直接领导者和组织者，对交工技术文件工作负全责。

5.3.4 施工单位技术人员将分项工程质量自检记录做为技术交底的一部分下达施工班组和其它责任人员，他们按照各自的要求分别实施和签证，完成后返回工号技术负责人。工号技术负责人进行整理、核定和签证，在分部工程完工后交项目部工号技术负责人。

5.3.5 设计变更和技术签证（技术联系单）由资料员领回建帐，发放到项目部工号技术负责人实施并下达到施工单位执行，同时收集作为交工技术文件。

5.3.6 材料、零部件质量证明书由材料供应部门设专人管理，在材料进入施工现场的同时，向技术人员提供合格的足够数量的证件。本工程专用的材料、零部件，合格证原件应交项目部工号技术负责人放入交工技术文件正本，供应部门留复印件。各工程共用的材料、零部件合格证原件存供应部门，复印件交工，但复印件要标明原件在何处，并加盖经手人印章和抄件专用章。

5.3.7 设备和备品配件质量证明书由设备工程师提供，合格证原件放入交工技术文件正本。

5.3.8 交工技术文件随着工程进度逐步形成，资料必须与工程同步，各级签证应在施工项目完成后随即进行。工号技术负责人要注重工程隐蔽记录和联合签证的及时性。

5.3.9 分部分项工程质量检验评定完成后，由工号技术负责人存查或并入交工技术文件。单位工程质量评定经上级主管部门核定后，由项目部质检工程师将工程质量评定表等送交交工技术文件相关卷册的组卷责任人整理成册。

5.3.10 竣工图由项目部组织编制，必须做到齐全准确。竣工图要做到与设计资料、隐蔽工程记录和工程实际情况“三对口”，同时填写竣工图编制记录。

5.4 交工技术文件的整理

5.4.1 项目部工号技术负责人负责交工技术文件的整理工作，凡属交工技术文件范畴的各种资料，均由各有关部门和责任人员交工号技术负责人整理。

5.4.2 为使技术文件管理清晰，防止混乱和遗漏，各项技术文件都要分门别类整理保管，每类宜分别填写文件目录，每加入一份，随时将其名称填在目录中。

5.4.3 交工技术文件的顺序由公司技术质量部在交工技术文件的组成模式中加以规定。

5.5 质量经理

5.5.1 项目部质量经理组织本工程项目交工技术文件的审查工作，对交工技术文件的质量负责。

5.5.2 交工技术文件的最终审查，在收集齐项目的全部交工资料和完成竣工图编制后，由项目经理统一组织终审。

5.6 交工技术文件的送审和交接签证

5.6.1 交工技术文件经终审后，由项目部邀请建设单位和质量监督站进行予审。

5.6.2 予审提出的问题由项目部整改，整改完成后项目部提出整改报告给建设单位、检查部门。

5.6.3 交工技术文件审查通过后，按规定进行正式装订。

5.6.4 装订结束后，项目部将交工技术文件正式移交给建设单位验收签证。

5.7 对于外包工程，根据“谁分包，谁负责”的原则，由发包的单位全权负责交工技术文件工作。

5.8 交工技术文件的归档

项目部负责交工技术文件的外部签证工作。签证完成后，项目部负责将交工技术文件副本送公司档案室存档。

6 本标准产生的质量记录

a. 交工技术文件；

b. 存查资料；

c. 交工技术文件立卷分册目录；

c. 竣工图编制记录；

d. 交工技术文件最终审查签证表；

e. 科技档案移交清册。

7 附录

a. 交工技术文件立卷分册目录；

b. 竣工图编制记录；

c. 交工技术文件最终审查签证表；

第5篇 电脑盘文件管理规定

为规范公司所有电脑设备的使用和电脑u盘文件的管理,使公司电脑设备有序化、合理化、规范化循进,特制定如下规定:

1、 各部门电脑有专人专用责任制形式,未经部门经理同意,其他人员不得使用该部门电脑,禁止调用、拷贝其中文件、资料,严禁泄露公司机密。

2、 公司各部须常期保存的打印文件,须在原稿上加以注明,如无注明,将被视作一般文件,予以保存两周。

3、 公司各部需要打印的文件资料,原则上由各部电脑操作人员操作存盘,须管理部协办时,由管理部专职电脑员予以操作。

4、 电脑操作人员应在须常期保存的文件定稿后一周内做好u盘备份,并在'文件打印登录本'中详细登记该文件的标题、目录名、u盘号、打印日期等。

5、 公司各部门在做好u盘备份后,连同所有原本由各部门保管的u盘,包括管理部、市场部、企划部、规划部的所有盘片交由公司电脑程序员进行登录归档。

_财务部之u盘由财务电脑专员自行登录,并将信息知会总经理室即可。电脑程序员有义务将工作情况向管理部经理知会,不得泄露公司机密。

6、 各部因业务特性,而认为无须与其它部门共享的部分信息、资料,可填写'密码设置申请单'向公司提出申请,被批准之密码设置部分将不列入信息共享范围,但不得擅自指令公司电脑程序员增减密码的设置范围。

7、 公司各部门电脑操作员应及时整理、删除硬盘内的文件资料,以便充分利用可读信息空间。

8、 各部如须调阅已由管理部归档并已设置密码的u盘资料时,应书面提出申请,调阅后知会电脑程序员,重新回归密令状态。

9、 未经许可不得将公司的u盘文件转借他人及带出公司,违者按公司规章制度予以严惩。

10、 各种耗材(u盘、色带墨粉)应由管理部记录品名、规格、数量、购买和领用记录,管理部将每一台设备单独设立档案,记录设备名称、型号、配置、随机资料、附件、开机密码(不公开)、维修记录、专业软件名称及调动方法等等,经保管人员签名,由管理部统一保管,在设备移交时,由接受人、原保管人确认无误,签名后完成整个移交过程。

11、 对于外部采购的软件,使用人应遵照使用手册操作,自行开发的软件,开发者应在开发各个阶段及时告知电脑操作人员其操作方法和禁忌事项,如应开发者未详尽告知,而引起的数据损失,开发者应承担相应责任。如使用人不按正确的操作方法和禁忌事项,而引起的数据丢失,由使用人负责。软件故障排除后,按责任大小作相应的处理。

12、 因使用软件而做备份的u盘应由使用人编号,禁止带出,该u盘使用期满后,将原盘数据复制于新盘,原盘编号不变。

13、 电脑使用过程中出现故障时,使用人应及时口头报告电脑程序员,并记录现场情况,报公司管理部,以查明原因排除故障。如由于使用人违反电脑规定,而人为造成机器故障的,则视故障情况处罚当事人。

14、 电脑程序员有责任对公司电脑网络系统正常运作负责,如遇电脑发生故障,应详细询问使用人电脑故障情况,及时处置排除,当故障原因无法确定时,应知会管理部经理,并及时与供应商取得联络,最短时间使电脑恢复正常。

15、 与外界交流的u盘必须先检测病毒后才能在本公司使用,或带出本公司,严格禁止运行任何游戏软件,公司u盘应与外界交流需要带出时,应事先向管理部报告。

16、 设备使用范围

(1) 禁止在驱动器灯亮时插入、取出u盘。

(2) 禁止在操作电脑时吃、喝任何食物、饮料。

⑶ 下班时应切断电源,套上'防静电电脑保护套'。

(4) 禁止在设备电源开着时,移动设备。

(5) 电源开启顺序为:接线板→ups→显示屏→电脑→打印机,关闭的顺序相反。

(6) 打印时应使用打印纸或复印纸,禁止打印时拔纸。

(7) 禁止带电时插、拔插头。

(8) 共享打印机时,应按规定填制'打印登记表'

(9) 电脑上网非业务用途不得私自上网。

17、 个人必须妥善保管好自己的本人帐号及密码,不得擅自转让或借与他人使用。(案场上由行政专案或行政助理保管)。

18、 下班前必须按正确操作退出系统并关机。

管理部将不定期的进行检查,凡违反第

1、

16、 17条规定者,将被处以50-200元的罚款。

第6篇 技术文件管理规定办法

技术文件管理规定【1】

1.技术文件分为“受控”个“非受控”文件两大类。

“受控”文件指与质量管理体系运行的有关文件。

2.文件的更改须填写《文件更改申请单》由负责人签字后方可更改并标识,文件更改幅度较大时,予以换版。

换版文件下发后,必须将原文件由行政部收回,以保证使用有效版本。

3.文件领用者,因文件丢失或者损坏需要领用新文件时,到行政部填写《文件处理单》,经常务副总审核、批准后方可领用。

4.文件管理者、文件持有者要派专人管理文件,并保持文字清晰,外来借阅者需填写《文件借阅登记表》,经常务总经理批准后方可借阅。

5.作废文件销毁时,由该部门填写《文件处理单》,由总经理审核、批准后统一销毁。

需要留用的加盖“作废留用章”后方可保留。

6.质量记录的格式和内容由使用部门设计,行政管理部门审查批准,统一编号控制。

质量记录表需要更改时,仍由原审批部门审批。

7.质量记录填写:要求个部门质量记录填写人员在填写时要及时、完整、自己清楚、数据准确、使用中性笔或者圆珠笔笔填写。

质量记录原则上不准更改,如有失误或者计算错误时,在改动处划改并签名。

8.质量记录的借阅:外来人员借阅质量记录经常务副总批准后办理借阅手续借阅,公司人员经行政部部长批准后,办理借阅手续。

9.质量记录的管理和保存:质量记录由本部门制定专人负责保管,注意防潮、防腐、防盗、防火、防蛀、保存期按《质量记录清单》的要求实施。

10.各类质量记录由各部门指定专人手机、整理分类并装订,行政部负责归档并规定期限保存。

11.质量记录销毁:对于超过保存期的质量记录,由行政部和使用部门负责签字,包常务副总审核批准后,进行销毁并填写《质量记录销毁清单》,需要保留的记录加盖“作废保留”章后由行政部统一保存。

12.行政部对质量记录的填写和使用情况进行检查。

并留有记录,填写《监督检查记录》,发现问题及时进行纠正。

技术文件管理制度【2】

技术文件是指公司的产品设计图纸,各种技术标准、技术档案和技术资料。

一、技术文件是公司进行生产和各项管理工作共同的技术依据,必须加强管理,切实做好各种技术文件的登记、保管、复制、收发、注销、归档和保密工作。

保证技术文件的完整,准确清晰、统一等。

二、技术文件的制订,按各有关管理细则及有关技术标准及资料执行。

并严格执行逐级会审,会签制度。

三、技术文件的修改必须按级、按各职能部门的业务分管范围执行。

四、技术文件修改前,负责修改部门要提出修改理由及具体内容,交有关领导审批。

五、修改后的技术文件必须重新履行会审、会签及批准手续,填发更改通知书。

六、公司的技术文件均由技术资料室管理,技术部门负责领导。

七、各有关单位应有兼职的技术资料管理员,负责此项工作。

八、技术文件任何部门、个人不得擅自复制,因工作需要必须复制时,经主管领导批准,办理一定的手续后方可复印。

九、公司的技术文件均由技术资料室管理,技术部门负责领导。

十、各有关单位应有兼职的技术资料管理员,负责此项工作。

十一、技术文件任何部门、个人不得擅自复制,因工作需要必须复制时,经主管领导批准,办理手续后方可复印。

第7篇 大厦物业客服部文件管理制度规定

大厦物业客服部文件管理制度及规定

1、制度

1.1客服部文员负责客服部所有文件(通知、制度、命令、公函、总结、报告、通报、会议纪要、政府纪要、政府法规等)的收集存档和保管。

1.2文员、助理负责各部门文件及资料(技术图纸、说明书、手册、业户档案、车辆档案、工作联络单、通知、报告、公函、总结、会议纪要等)的收集、存档和保管。

1.3任何人员借阅上述文件资料,须登记日期、用途、经手人及归还日期。

1.4秘密文件要妥善保管,不准散播其内容,未经总经理批准,不准翻阅,不准复印,不准带离办公室。

1.5员工个人档案、材料属秘密材料的,他人无权翻阅,保管人员也不准,禁止将这些资料擅自给他人过目。

1.6文件资料等要进行字母顺序还是按内容、按时间等形式分类,其目的都要使查找迅速方便,因此都必须在档案夹里清楚地标明。

1.7要经常进行清理归档,以免资料堆积混乱,对过期的文件资料要及时清理,无保存必要的材料,经总经理批准可做销毁处理。

1.8文件具有较强的严肃性和权威性,一经发文必须执行。

1.9文件一经领导签发,任何人不得擅自更改。

1.10文件分发传递必须做到及时、准确、安全。

1.11各部门对需要办理的文件,应当认真办理,不得延办、误办或推诿,对办理完毕的文件,承办人应填写结果和报告。

2、规定

为加强文件管理,准确传递文件,提高办公效率,特制定本规定。

2.1外部来文的有关规定:

⑴各上级机关、政府部门及其他单位来文,统一由办公室签收;

⑵对收到的外来文件,应及时进行分类、登记和分发传递;

⑶外来文件原则上先送总经理阅批;

⑷根据总经理批示,逐一传递各部门经理传阅;

⑸根据总经理批示,送达文件办理部门,并催促办理;

⑹承办过程中若有疑问,应及时请示,报告解决;

⑺文件阅毕或办毕,阅文人及承办人应填写承办结果和报告,连同原文退回秘书处存档。

2.2对外行文有关规定:

⑴部门对外的报告、请示和业务事项联系的文件,均必须送总经理审阅后,方可外发。

⑵对外行文,领导批转后,原件由部门文员留存、归档。

⑶对外行文,统一由部门文员负责进行编号、登记和外发事项。

2.3内部行文

2.3.1公司内部一般性业务往来文件(包括联络单),由各部起草,部门经理签阅。

2.3.2公司内部文件(包括联络单),由各部收集、存档和保管,必须保证完整性及连续性,以便备查。

2.4不论外部行文或内部行文,一律由秘书、文员、内勤传递。

第8篇 机要文件管理规定范文

第一条文件的接收。收到文件后及时检查、核对,在收文登记薄上分类详细登记,并注明密级。

外出参加会议人员应将带回的文件交机要室统一登记管理。

第二条文件的保管。机要文件必需存放在保险柜中,由专人保管。去省委领取或消退文件应有专车接送,严防丢失。

第三条文件的传阅。机要文件由机要人员直接呈送。阅文者应及时阅示,并于当日退回机要室,不得横传,不得留存文件。

第四条文件的借阅。借阅机要文件应当履行登记手续,阅文和传达文件要严格按规定的范围,不得扩大,不得将文件带入无关场所,不得携带机要文件顺便办理私事,文件用后及时归还。省军级文件一律不外借。

第五条文件的复制。严格执行上级部门复制国家秘密载体的管理规定。复制机要文件要履行审批手续。绝密级文件一律不得复制。其它文件复制必须经分管领导批准。复制的文件视同原件管理。

第六条文件的清退。省军级、地市级文件每年按要求到上级发文单位进行清退,其它机要文件要认真填写_中央、省委文件清退情况统计表,上报发文单位。

第七条文件的立卷、归档。按照档案法和相关规章制度及学校档案工作的规定和要求,及时分类立卷、归档,并办理相关手续。

第八条文件的销毁。各单位(部门)需要销毁的文件资料交机要室统一办理销毁手续,禁止把文件、内部资料当废品出售。由机要秘书填写“文件销毁单”,经学校办公室负责人签批后方可送到省保密部门指定的文件销毁站处理,必须2人押送,实行监销。

第九条文件的检查。借出的文件及时检查、催还。每学期末对外借文件进行一次检查催还工作,如发现有丢失文件情况,及时上报校保密委员会。

第9篇 电脑u盘文件管理规定

为规范公司所有电脑设备的使用和电脑u盘文件的管理,使公司电脑设备有序化、合理化、规范化循进,特制定如下规定:

1、各部门电脑有专人专用责任制形式,未经部门经理同意,其他人员不得使用该部门电脑,禁止调用、拷贝其中文件、资料,严禁泄露公司机密。

2、公司各部须常期保存的打印文件,须在原稿上加以注明,如无注明,将被视作一般文件,予以保存两周。

3、公司各部需要打印的文件资料,原则上由各部电脑操作人员操作存盘,须管理部协办时,由管理部专职电脑员予以操作。

4、电脑操作人员应在须常期保存的文件定稿后一周内做好u盘备份,并在'文件打印登录本'中详细登记该文件的标题、目录名、u盘号、打印日期等。

5、公司各部门在做好u盘备份后,连同所有原本由各部门保管的u盘,包括管理部、市场部、企划部、规划部的所有盘片交由公司电脑程序员进行登录归档。

_财务部之u盘由财务电脑专员自行登录,并将信息知会总经理室即可。电脑程序员有义务将工作情况向管理部经理知会,不得泄露公司机密。

6、各部因业务特性,而认为无须与其它部门共享的部分信息、资料,可填写'密码设置申请单'向公司提出申请,被批准之密码设置部分将不列入信息共享范围,但不得擅自指令公司电脑程序员增减密码的设置范围。

7、公司各部门电脑操作员应及时整理、删除硬盘内的文件资料,以便充分利用可读信息空间。

8、各部如须调阅已由管理部归档并已设置密码的u盘资料时,应书面提出申请,调阅后知会电脑程序员,重新回归密令状态。

9、未经许可不得将公司的u盘文件转借他人及带出公司,违者按公司规章制度予以严惩。

10、各种耗材(u盘、色带墨粉)应由管理部记录品名、规格、数量、购买和领用记录,管理部将每一台设备单独设立档案,记录设备名称、型号、配置、随机资料、附件、开机密码(不公开)、维修记录、专业软件名称及调动方法等等,经保管人员签名,由管理部统一保管,在设备移交时,由接受人、原保管人确认无误,签名后完成整个移交过程。

11、对于外部采购的软件,使用人应遵照使用手册操作,自行开发的软件,开发者应在开发各个阶段及时告知电脑操作人员其操作方法和禁忌事项,如应开发者未详尽告知,而引起的数据损失,开发者应承担相应责任。如使用人不按正确的操作方法和禁忌事项,而引起的数据丢失,由使用人负责。软件故障排除后,按责任大小作相应的处理。

12、因使用软件而做备份的u盘应由使用人编号,禁止带出,该u盘使用期满后,将原盘数据复制于新盘,原盘编号不变。

13、电脑使用过程中出现故障时,使用人应及时口头报告电脑程序员,并记录现场情况,报公司管理部,以查明原因排除故障。如由于使用人违反电脑规定,而人为造成机器故障的,则视故障情况处罚当事人。

14、电脑程序员有责任对公司电脑网络系统正常运作负责,如遇电脑发生故障,应详细询问使用人电脑故障情况,及时处置排除,当故障原因无法确定时,应知会管理部经理,并及时与供应商取得联络,最短时间使电脑恢复正常。

15、与外界交流的u盘必须先检测病毒后才能在本公司使用,或带出本公司,严格禁止运行任何游戏软件,公司u盘应与外界交流需要带出时,应事先向管理部报告。

16、设备使用范围

(1) 禁止在驱动器灯亮时插入、取出u盘。

(2) 禁止在操作电脑时吃、喝任何食物、饮料。

(3) 下班时应切断电源,套上'防静电电脑保护套'。

(4) 禁止在设备电源开着时,移动设备。

(5) 电源开启顺序为:接线板→ups→显示屏→电脑→打印机,关闭的顺序相反。

(6) 打印时应使用打印纸或复印纸,禁止打印时拔纸。

(7) 禁止带电时插、拔插头。

(8) 共享打印机时,应按规定填制'打印登记表'

(9) 电脑上网非业务用途不得私自上网。

17、个人必须妥善保管好自己的本人帐号及密码,不得擅自转让或借与他人使用。(案场上由行政专案或行政助理保管)。

18、下班前必须按正确操作退出系统并关机。

管理部将不定期的进行检查,凡违反第1、16、17条规定者,将被处以50-200元的罚款。

第10篇 物业公司文件管理规定

1、全部公文归公司所有,任何人不得私自占有。

2、公司任何人必须严格保守文件的机密。

3、凡重要事宜的请示、报告、汇报、传达、答复、指示等,一律以文件形式进行,即使在紧急情况下不办理,事后也必须以文件形式记录下来。

4、文件的处置必须以准确、迅速为原则,且明确责任。

5、公司文件的收发、领取和寄送,原则上由公司综合管理部负责。

6、行文必须简明扼要,一事一议,言语措辞力求准确规范。

7、文件的起草必须征得主管同意,明确起草文件的责任人,在主管明确决定之后由起草人定稿抄写,执行总经理签字同意后方可发文。

8、文件的处理

(1)由部门主管以上人员负责对文件进行审阅和进行必要的处理,或者由其反指定下属对文件进行具体处理;

(2)如遇重要或异常事项,必须及时与上级取得联系,按上级指示办理;

(3)各种关联事项,必须与各相关部门商议后方能处置;

(4)文件的发文部门有责任督促有关部门处理文件的指定事项,以防发生延迟或停顿。

如发生拖延或停顿现象,应及时向上级汇报并请示处理意见。

9、文件的阅览

文件被阅览后,阅览者必须签字表示阅览完毕,如有必要,可在文件空白处签署意见,并转给文件的主管或下一阅览人。

第11篇 a物业公司文件管理规定

1、全部公文归公司所有,任何人不得私自占有。

2、公司任何人必须严格保守文件的机密。

3、凡重要事宜的请示、报告、汇报、传达、答复、指示等,一律以文件形式进行,即使在紧急情况下不办理,事后也必须以文件形式记录下来。

4、文件的处置必须以准确、迅速为原则,且明确责任。

5、公司文件的收发、领取和寄送,原则上由公司综合管理部负责。

6、行文必须简明扼要,一事一议,言语措辞力求准确规范。

7、文件的起草必须征得主管同意,明确起草文件的责任人,在主管明确决定之后由起草人定稿抄写,执行总经理签字同意后方可发文。

8、文件的处理

(1)由部门主管以上人员负责对文件进行审阅和进行必要的处理,或者由其反指定下属对文件进行具体处理;

(2)如遇重要或异常事项,必须及时与上级取得联系,按上级指示办理;

(3)各种关联事项,必须与各相关部门商议后方能处置;

(4)文件的发文部门有责任督促有关部门处理文件的指定事项,以防发生延迟或停顿。如发生拖延或停顿现象,应及时向上级汇报并请示处理意见。

9、文件的阅览

文件被阅览后,阅览者必须签字表示阅览完毕,如有必要,可在文件空白处签署意见,并转给文件的主管或下一阅览人。

第12篇 会所公开文件管理规定

小区会所公开文件管理规定

一、会所公开文件系指会所章程、开放项目、开放时间和收费标准,各类服务项目使用规定,会所举行活动之通知记录等。

二、会所公开文件由客户服务中心经理拟定,交由公司经营发展部审定。

三、文件须由客户服务中心经理签字后对外公开。

四、客户服务中心社区事务管理员负责文件的归档管理工作。

第13篇 地产公司文件管理规定

地产有限公司文件管理规定

为使我司的文件管理更加规范化,制度化,科学化,在行政管理过程中,形成具有法定效力和规范体式的文书,特制定本管理规定。

一、文件处理

1、发文程序

1)发文程序是指以本公司名义制发文件的过程,包括:草拟、拟办、审批、签发、用印、登记、下发。

2)公司各部门草拟的文件,要求情况确实,观点明确,表述准确,结构严谨,条理清楚,直述不曲,字词规范,标点正确,篇幅力求简短。

2)草拟文件部门,对涉及其他部门职权范围内的事项,应先协商取得一致意见后方可行文。

4)草拟文件部门按照公司文件格式排版、字号进行打印,经分管领导复核后,送行政部做文件处理。

5)行政部秘书将草拟文件登记编号,送交行政副总提出拟办意见,由公司总经理审批。

6)对审批后的文件由行政秘书负责签发、用印、下发。

2、收文程序

1)凡外来公文信件由行政部统一收拆(亲收件除外)由秘书进行编号、登记。收文登记当日送公司行政部副总提出拟办意见,并送公司总经理批示。

2)根据公司领导批示,由行政秘书及时送有关部门阅办,急件随到随办,不可过夜。

3)承办部门收到交办公文后应当及时办理,不得延误、推诿,对不属本部门及职权范围办理的文件,应及时退回行政部门并说明理由。

4)行政秘书对收文负责跟踪催办。

二、文件归档

1、处理完的外来文件及本公司文件,应按规定及时整理、归档,加强保管。档案分为文书档案、工程技术档案、人事档案、财务档案、实物档案等五类。(详见公司档案分类表)

2、公司各部门文档,由专人负责管理,按类别存放,第二年一月经检查齐全后,整理立卷归档,要求在二月底以前全部装订完毕。

3、公司行政部是档案管理工作的主管部门,负责定期培训监督。检查各部门的档案管理情况,发现问题及时解决。

4、各部门负责档案的专管员必须做到:

1)借阅档案必须履行登记手续,借期不得超过两周,到期必须返回,属实需要,办理续借手续。

2)做好保密工作,发现档案丢失或出现文件泄密时,及时上报,不得隐瞒,对玩忽职守造成损失泄密的严肃处理。对视情节追究法律责任。

5、根据档案材料保管期限和效用,定期对档案进行鉴定,对己失去作用和保存价值时效的档案要进行销毁。

6、档案销毁必须经公司负责人审批后方可进行,销毁档案应由两人监销,并在销毁册上签字,销毁册应存档。

三、文件格式

1、公司文件中各组成部分的标识、规格见附表。

2、文件用纸一般采用国际标准a4型,左侧位装订处。

3、文字号:标题二号,正文四号;字体:宋体;

排版:上边距3cm,下边距2cm,左边距4cm,右边距3cm;每页22行,每行28个字;张贴的文件用纸大小根据实际需要确定。

四、本规定自下发之日起执行。

五、本规定由行政部负责解释。

第14篇 嘉燃集团技术文件管理规定

1.目的:

为了有效管理和合理利用各类生产技术文件,避免技术文件的遗失,防止无效技术文件使用,确保各项安全生产活动符合现行法律法规及技术标准的要求,制定本规定。

2.范围:

安全生产、工程建设类的法律法规、技术标准,生产经营类及行政管理类不包含在本规定的范围。

3.职责:

由安全质监部归口管理,负责各类技术文件的采购、整理编目和发放,以及过期文件的回收作废和更新。各领用部门负责发放到本部门的技术文件的日常使用和保管。

4.过程:

4.1技术文件的分类:生产技术文件分为法律法规和技术标准,我公司适用的主要包含安全生产类、燃气行业类、特种设备类。

4.2技术文件的采购:由各生产部门根据各自需要提出采购需求,报安全质监部初审后报分管生产安全的副总经理审批通过后,由安全质监部采购。

4.3技术文件的日常管理:日常管理包括存放、编目、发放和借阅。

4.3.1技术文件的存放:公司设技术文件阅览室一间,存放生产技术文件,按2个铁皮书架配备,由安全质监部落实1人负责管理;

4.3.2技术文件的编目:由安全质监部按以下方法进行编目:

分五部分:第一部分代表类型(法律法规f、技术规范j)

第二部分代表专业(燃气行业r、安全生产a、特种设备t、工程建设类g)

第三部分代表颁布时间或更新时间

第四部分代表该文件的顺序号。

第五部分代表该文件共采购3本,其中的第一本

例:f-r-2009-01-0301

说明:2009年颁布的燃气行业法律法规。

并建立编号与文件名称对照表,便于检索,对照表如下:

编号

名称

f-r-2009-01-0301

《中华人民共和国消防法》

4.3.2技术文件的发放

常用的技术文件,技术资料阅览室保留1本以备查阅,其余按部门要求发放到部门,安全质监部在确认有效版本后盖受控章后发放,领用部门填写《技术文件领用记录》。

编号

文件名称

领用部门

领用人

领用时间

f-r-2009-01-0301

《中华人民共和国消防法》

管线所

张山

2009.10.2

技术文件部门领用后由部门负责管理,妥善保管和有效利用,遗失照价赔偿。

4.3.3技术文件的借阅

技术文件借阅定在每周一下午4:00以后,开放1小时,借阅人员填写《技术文件借阅登记表》,每次借阅时间二个月,超过二个月归还再办理借阅手续。

编号

文件名称

借阅人

借阅时间

归还时间

f-r-2009-01-0301

《中华人民共和国消防法》

张山

2009.9.5

2009.10.2

4.3.3技术文件的作废更新与回收

安全质监部每三个月对技术文件的有效性进行审查,以获取最新的有效版本,作废的版本通知领用部门交回安全质监部,填写《技术文件作废登记表》

编号

名称

作废或更新时间

数量

f-r-2009-01-0301

《中华人民共和国__法》

2022.3.5

3

并盖作废章,存放于指定的区域,以免误用。

第15篇 文件管理规定制度

文件管理规定制度【1】

机要文件是传递党中央、国务院和省委、政府密级较高的文件,机要文件的管理要做到及时、准确、安全、保密。

一、办理程序

(一)机要文件由机要人员签收、启封、核对、登记后,送办公室主任提出拟办意见报主要领导或主持工作的领导签批,文件应于当日处理,电报、急件随到随处理。

(二)按领导签批的范围进行传阅。

(三)需办理的,按局领导指示及时传阅有关科室办理。

(四)归档,交上级部门。

二、传阅

(一)传阅文件要严格履行登记手续,按照文件阅读范围进行传阅。

(二)机要人员要随时掌握文件行踪和传阅进度,避免中途积压、漏传、横传。

(三)对局领导阅后所作的批示,要及时通知有关科室办理,并做好机要文件管理,防止文件丢失。

三、保密

(一)机要人员要忠于职守,认真负责,严守保密规定,做到不该说的不说。

(二)对于机要文件,要单独存放,严加保管。

(三)借阅机密、秘密级文件,需经办公室主任批准;绝密级文件一般不外借,确需借阅,需经分管领导批准。

(四)各级领导要严格执行领导保密规定,不得将涉密文件留在办公室过夜或带回宿舍阅读。

(五)涉密文件,不得复制或摘抄。

四、归档

(一)传阅和办理完毕的文件,应及时清理收回,分类整理,保持整洁、清洁。

(二)凡参加会议带回或其他途径签收到的涉密文件,应及时送交机要室登记归档。

(三)干部出差、调动工作或离退休时必须将自己使用或传阅的机要文件全部退回机要室。

(四)机要人员按上级要求及时将机要文件收回。

[文件管理制度范文篇四:办公室管理制度]

第一章总则

一、为了加强办公室管理,明确公司内部管理职责,使内务管理工作更加标准化、制度化和规范化,结合实际情况,特制订本制度。

二、本制度适用于公司所有成员并严格遵守各项规定。

三、切合公司实际,根据不同的制度内容编写相应的规范化要求,力求使办公室各项工作都有章可循、有法可依,保证公司的办公事务有效开展。

四、办公室人员应明确各项工作职责,简化办理流程,做到每周有计划、每月有总结的工作目标。

第二章职责范围

一、办公室管理人员直接受行政人事主管领导,在直属主管的领导下主持开展办公室的各项工作。

二、负责办公室相关规章制度的起草编写、一般性文书的整理汇编、资料信息收集编撰等文字工作。

三、负责公司文书管理、图书管理、办公用品管理、会议管理、清洁卫生管理等工作,保证各项事务有序开展。

四、协调各部门之间的行政关系,为各部门工作开展提供相应的服务。

五、负责公司对内、对外公共关系的维护和改善,做好来客接待和公司的各项文化宣传等工作。

六、收集各部门反馈信息和外部资讯,上传下达各种指令,及时做出整理,当好领导参谋。

七、协助其他部门工作,完成上级交代的其他工作,如:名片印制、收发传真等。

第三章工作规范

一、办公室工作规范包括仪容仪表规范、礼仪规范、言语规范、行为规范,相关规定按照员工守则细则执行。

二、办公室管理人员严格按照本制度中的要求规范开展工作。

第四章办公室事务管理

一、文书管理制度

文件是文书的重要组成部分,文件是各部门根据自己的职责范围所制发的具有执行效力的并设有特定版头的文书。本制度中,文件特指公司内外部发文文件;而文书特指内部一般性传阅资料。档案是文书基础上形成的,档案是文书的延续。现把文件、文书、档案统归于文书管理,并对文书管理制度做以下规定。

(一)文件管理制度

第一条管理要点

1、为使文件管理工作制度化、规范化、科学化,提高办文速度和发文质量,充分发挥文件在各项工作中的指导作用。

2、文件管理的范围包括:上级下发文件、公司各类制度文件、外部传真文件、政策指导类文件、各类合同文件等。

3、制度类文件按照公司文档统一格式进行编写,统一页眉、页脚,写明公司全称及文件性质;正文部分写明题目、时间、发文部门、内容等信息;措辞规范,表达无歧义。

4、根据文件属性、类别,对所有文件进行编号,根据编号定期归档,做好相应的文字记录,以备查阅。

第二条制度规范

1、文件的起草、收发、打印、归档整理、借阅销毁等由办公室人员负责执行。

2、公司上报下发正式文件的权利主要集中在行政人事部,各部门一律不得自行向上、向下发送正式文件。

3、公司对内公开文件由行政人事部负责起草和审核,总经理签发;各部门需要向下或对外发文的文件由各部门负责起草,行政人事部负责审核,审核无误后行政办公室打印,打印后送回起草部门校对,校对无误方可正式打印,由总经理盖章,签发。

4、凡寄至公司的文件、传真等,由办公室签收并做好相应记录。

5、机密文件由行政人事部主管保管,办公室人员对一般性文件进行分类管理,定期整理并制作相关报表提交给部门主管。

6、各部门因工作需要可借阅一般性文件,需严格履行借阅手续,对有密级程度的文件,需行政人事主管审批,总经理批准后方可借阅。

7、办公室管理人员对文件借阅情况进行登记,做好借阅记录并限期清退。

8、按时间、内容、部门、名称等内容分门别类进行整理,附件、批件、定稿等资料收集完全,存档备案。半年一小清,年终一大清。

9、根据存档时间及存档的必要性对文件进行销毁,需上报行政人事主管签字批准,按照文件管理制度进行处理。

第三条文件管理流程设计

1、内部文件管理流程:起草文件→审查编号→审批、签发→打印文件→下发文件→文件存档

2、外部文件管理流程:外部收文→文件整理→文件存档→清退→文件存档→文件销毁

3、借阅流程:提出申请,办理手续→批准→借阅→清退→文件存档→文件销毁

(二)文书管理制度

第一条管理要点

1、为确保文书制发、处理、管理工作顺利进行,保证公司内部资料的安全性、完整性,促进与提高组织管理工作的效率,充分发挥文书在各项工作中的指导作用。

2、文书管理范围包括:一般性文书(通知、公告、提案意见、会议纪要、总结汇编)、行政人事部发文文书(学习资料、各类简报)、宣传资料、各类应存档的图表、其他有关公司的重大事项文书资料。

3、除通知外,一般性文书没有固定的格式,但必须标有页眉页脚,文本内容可根据文书具体内容进行调整。

4、根据文书性质进行编号整理,定期对文书进行归档整理,保持纸质文档与电子文档的同步更新。

第二条制度规范

1、根据公司实际需要及上级安排,起草编写内部公开文书,张贴公示学习。

2、按照文书管理范围,行政人事部的发文根据需要填写<发文簿>,所有文书原稿均由行政人事部分类存档备查。

3、行政办公室发出的学习文书,需附上学习进度表;阅读者需认真学习并签名备注。

4、按时间、内容等降序排列,整理归档,坚持平时归档与年终归档相结合,对照编号列出整理清单。

5、根据文书的时效性和保存的价值性,对文书进行整理销毁;须上级审批同意,方可销毁。

6、办公室负责人为第一责任人,若发现文书丢失,办公室人员必须查明原因,如实向主管部门报告,若未查明原因,则由办公室负责承担。

7、违反以上规定者按照相关规定予以惩处。

第三条流程设计

起草文书→填写<发文簿>(需要时)→张贴→存档→更新目录(纸质档与电子档)→借阅→清退→审批→销毁

(三)档案管理制度

第一条管理要点

1、为了维护档案的真实性和可查阅性,使档案管理更科学、更专业,及时分类、整理、编辑、传递文书资料,提高档案管理质量与效率。

2、档案管理范围:公司各类证照及各类文件、文书资料、其他应存档的信息资料。

3、根据文书整理和文件整理编号,对对应资料进行相应的归档、整理、备注,并存入专门的档案文件柜保管。

第二条制度规范

1、应归档的文件、材料由办公室人员负责收集,份数齐全,包括附件、批复、定稿等。

2、所有归档文书材料经过初步整理,根据时间先后顺序再按同一项目文书材料集中整理,并贴上标签。

3、坚持平时归档与年终归档、定期归档与不定期归档结合,对照编目,列出清单。

4、各部门需借阅相关档案,须由行政人事部主管签字,审核通过后方可借阅,不得抄录、复制或借出。

5、档案管理人员必须遵守保密规定,履行保密手续,特别是员工个人信息、公司图片等主要资料的保管,确保档案安全与完整。

6、档案接收、移交,必须根据档案管理制度严格做好记录。

第三条流程设计

根据文件、文书目录整理需要归档的档案→排序整理,编制编目→存档→借阅→清退

二、办公用品管理制度

第一条管理要点

1、为了加强办公用品管理,规范办公用品管理各项程序,节约办公经费,提高利用效率。

2、办公用品管理人员负责办公用品的处理和管理工作,权责一致严格要求,无私自挪用现象。

3、办公用品保管实行“日清月结,出入库等量、年终查存统计”原则。

4、办公用品的采购,应进行多方比较,保证性价比和质量,择优选用,合理开支。

第二条制度规范

1、公司办公用品的采购、保管、发放和办公设备的入库登记由行政办公室全权负责。

2、办公用品购置应遵循以下程序:每月27号之前各部门将所需办公用品报至办公室,行政办公室根据各部门的需求计划和月末办公用品清算单中的物品实际库存和用量,做出采购计划,经部门主管批准,财务部签字后方可采购。对急用品的采购,可根据具体实际进行灵活处理,但必须经部门主管批准。

3、根据物品所属类别,对办公用品进行及时出入库登记,注明名称、数量、规格、单价、出入库时间等,做到账物相符。

4、各部门申领的办公用品需及时发放,并做好填表记录;因特殊情况急需领用未填表登记,事后须及时补填。

5、任何人未经允许不得进入办公用品管理室,不得私自挪用办公用品。

6、办公用品管理人员负责收发入、离职人员的办公用品。

7、办公室建立公司固定资产总账,每年进行一次汇总普查。

8、管理员定期对办公用品进行盘查,核实库存,保证出入库等量。

第三条管理流程设计

编制<需求计划表>审批采购入库登记发放

编制需求计划统计申购情况月末清算汇总出库登记

三、图书管理制度

第一条管理要点

1、为了让大家有一个良好的借阅环境、快捷的办理手续,规范图书管理工作。

2、图书管理人员严格按照制度中规定准时到岗,服务到位,保证借还流程有序进行。

3、根据图书类别,对图书进行编号,并制作目录卡以备员工查阅。

第二条制度规范

1、各部门可根据实际工作需要,申请申购图书。

2、按照各部门的实际需求申购图书,办公室每季度负责采购图书1-2次。

3、对所有图书进行分类整理,贴上类别标签并编号登记,注明购进日期、作者、出版社及其他有必要的项目。

4、按照规定时间借阅图书、归还图书;借阅期满,未按时办理续借手续经通知仍未还书者,按照规定进行惩处。

5、借书人员妥善保管好图书,不得在书中圈点、画线、涂写,如严重损害或丢失图书,需做出相应的赔偿,丢失图书者全额赔偿。

6、图书管理员定期对图书进行清点,如遇图书丢失,查明原因,报部门主管,按指示行事。

第三条管理流程设计

1、申购流程:填写申购单→审批→采购→图书入库登记

2、借还流程:查阅图书目录卡→填写借阅单→图书卡签字→图书借阅→续借图书,再次填写图书借阅单

四、会议管理制度

第一条管理要点

1、为了提高会议质量,促进有效沟通,提高行动能力,进而规范会议管理。

2、根据公司实际及具体的情况,确定会议召开的必要性。

3、清楚会议召开目的,合理安排时间,做到少而精,讲究高效原则。

4、会议负责人有效的控制会议,明确会议召开与否的界限;提高会议主持人控制会议进程的能力与水平,保证会议实效。

5、按照制度规定,严格会议管理,参会人员准时参加会议,并遵守会议纪律。

6、会议组织者审时度势,明确会议要点,做好一切准备工作。

第二条制度规范

1、收_议议题,根据选定的议题收_上所需资料,拟定会议时间、地点等做好会议通知工作。

2、会议主持人负责会议的召开并负责现场秩序的维护,行政专员负责做好相应的会议记录。

3、行政专员根据参会人员的发言状况及相关事项,及时整理好会议记要或者会议决议,打印并张贴。

4、按照时间排列,将所有会议记录文字资料和电子资料同步整理并归档。

5、会议记录为公司的机要档案,保管人员不得擅自外泄。如需查阅应严格按照文书管理制度规定执行。

第三条管理流程设计

会前:确定议题、会上所需资料准备、通知→会中:积极参与,做好会议记录→会后:整理会议记录→张贴→归档整理

五、清洁卫生管理制度

第一条管理要点

1、为了营造一个良好的工作环境,树立公司形象,保证清洁卫生管理工作顺利进行。

2、按照规定,清洁人员完成所有规定项目,并达到相应洁净标准。

3、办公室管理人员为第一责任人,管理所有清洁项目并不定时对卫生进行保持与维护。

第二条制度规范

1、清洁区域包括:办公区域、卫生间、会议室、地板及其他纳入在内的区域。

2、按照排班安排,轮流打扫清洁,行政人事部人员负责卫生检查工作。

3、清洁卫生实行卫生责任制,办公室管理人员负责管理办公室所有区域的清洁卫生,当日值日生按时做好所有的清洁,监督者及时做好相应的督察。

4、由办公室管理员不定时对清洁卫生进行维护,保证地面整洁,茶水供应,洗手间的整洁和卫生纸供应等工作。

5、值日生在规定时间内做好所有清洁项目,填写<清洁卫生值日表>,监督员认真核实,并填写<清洁卫生监督表>。

6、未按要求清洁者,按照规定予以处罚。

第三条流程设计

安排清洁排班→完成清洁项目→填值日表→监督检查→填写监督表→办公室人员执行维护→发现问题→执行处理

六、日常事务管理

(一)接待管理

第一条来客接待是行政事务的重要组成部分,为使接待工作规范有序,维护公司的良好形象,对接待工作做具体的要求。

第二条以主动、热情、礼貌为原则,接待人员应落落大方,以礼相待。按照接待要求,严格自己要求,做到言行、礼仪规范。

第三条接待人员问清来者意图,引领其见所需见的人员,并奉上茶水,做好一系列的后续工作。

第四条流程设计:接待来访人员→询问来意,需要找的人→通知被访者→引领会见→奉上茶水→送客→整理客人走后清洁

(二)报刊收发整理

第一条办公室管理人员按照公司实际需要,订阅报刊,做出计划预算,负责办理订阅的有关手续。

第二条办公室管理人员负责每日收取报纸并整理放置在公共阅览资料架上,报纸、内部刊物可随意阅览,但不得带出公司或随意撕剪,阅毕放回原位。

第三条任何人不得随意将公司内部刊物挪为他用。

第四条报纸每周更换一次,所有报纸每季度处理一次。

第五条流程设计:收发报刊→整理→放置资料架→定期清理

(三)后勤管理

第一条为了认真贯彻公司的各种制度,充分发挥和调动员工的积极性和主动性,根据实际严格制度。

第二条后勤管理分为日常清洁卫生管理和考勤登记汇总管理工作。

第三条办公室人员负责每日的清洁卫生监督和维护,及时提醒值日生和监督者做好相应工作。

第四条根据外出工作人员情况,及时督促其按时填写外出工作时间登记,如实填写时间及外出事由。

第五条办公室人员每周进行一次外出工作时间统计,每两周进行一次考勤汇总统计,月末根据外出工作时间登记进行总的考勤汇总。

第六条流程设计:监督→如实审核→汇总登记→报表

(四)文化宣传管理

第一条负责公司内部文化活动的宣传和落实工作,同时负责公司外部的宣传维护工作。

第二条根据需要,及时收集信息、加工信息,做好信息传递工作。

第三条关注国家政策法规,及时记录政策动向,制作简报以供学习。

第四条收集与工作有关的学习资料,丰富大家的知识面,附上签阅单进行进度跟踪。

第五条流程设计:获取信息来源→编辑整理→张贴→学习→存档

(五)其他事务

第一条名片制作、收发传真等其他事务。

第二条负责公司文书的打印复印工作。

第三条负责树木花卉的养护工作。

第四条协助其他部门工作,完成上级交代的其他任务。

附则

第一条本制度由行政办公室制定,解释权归办公室。

第二条本办法由总经理核准后实施,修改时亦同。

[文件管理制度范文篇二:电子技术文件管理制度]

一、总则

1、技术文件是本公司的核心秘密,是本公司能够持续发展并在市场上保持强势竞争力的有力保障,公司的技术文件属于公司所有。

2、为规范本公司技术文件的管理,确保文件编制的正确性、完整性,明确技术文件的编制、签署、更改、保存等相关的内容,确保技术文件的正确性及实施有效的管理,特制订本制度。

3、适用范围:适用于本厂的技术文件的管理。

二、技术文件的编制

1、技术文件包括:技术文件是指公司的产品设计图纸、技术标准、技术档案和技术资料。

具体包括:

1)开发计划阶段:方案设计、质量保障大纲、设计开发计划书、检验要求。

2)开发设计阶段:原理图、印制版图、产品编程手册、机械结构图、编程器件烧写文件、可编程器件源码、硬件编程手册、软件安装包、驱动程序、设计评审记录表。

3)产品调试阶段:产品调试手册、产品焊装明细表、产品调试记录、产品验证记录。

4)产品维护阶段:设计开发总结、软件使用手册、产品使用手册。

2、技术文件的技术要求和数据等必须符合国家相关标准和规定要求。

3、技术文件由技术开发部等相对应部门编制,各部门应对技术文件的准确性、合理性负责。

三、技术文件的提交

1、在产品开发的整个周期中,设计人员必须按照技术文件规范认真进行各项文件的编写工作,以保证技术文件的完整性。

2、在产品开发的各个阶段,设计人员都必须按时提交设计文件,并保存在公司的服务器中。每当设计文件发生重大更改后,设计人员都必须重新提交文件,以便更新服务器中的文件,保证开发工作的可靠性。

3、设计文件的提交以starteam为准,设计人员须按照提交的文件类别提交到starteam相应的目录。

4、对于已提交的文件,任何人员不得故意在服务器上进行删除。

四、技术文件的归档

1、各相关负责人负责技术文件的审核和批准;技术文件的编制必须严格执行编制、校对、审核三级把关制度;明确各级的责、权、利。

2、技术文件应保证标题栏中的编号、名称、日期,设计、校对、审核、批准等栏中签署齐全,签署不齐全的技术文件不得用于归档。

3、文件签署分为纸质文件签署、电子文件签署和光盘签署。其中,纸质文件签署须在纸质文件上手写签署,电子文件签署则在starteam上以备注的方式进行签署,光盘签署则在光盘封面的标签上进行总体签署。

4、各类归档文件经确认无误并且签署完毕后,方可进行归档工作。归档文件要求一式两套:一套存放在公司服务器上,供查阅使用;一套刻录成光盘,做封存保管。

5、用来存储归档文件的光盘或其包装盒上应贴有标签,标签上须注明光盘的大致信息,如名称、编号、签署信息等。

6、归档文件时,须填写<设计项目归档资料清单>,并对归档文件进行真实有效型和完整规范性检验,检验合格后方可给予存档。

五、技术文件的借阅

1、任何员工之间不得私自传阅技术文件,不得非法保持不具权限的文件。

2、若因工作需要,须借阅技术文件,则需报相关领导批准,并填写<借阅登记表>,然后方可通过获得的授权从公司服务器上下载相应的文件进行查阅。

3、对于借阅的文件,不得私自打印、传阅,不得泄露借阅文件的秘密。

4、如有特殊情况需要将文件转与他人或携带外出时,须经相关领导批准。

5、文件阅览之后,须在相关人员的监督下彻底删除借阅文件,并补充完整<借阅文件记录表>。

六、责任追究

各部门应严格遵守上述规定,若因不遵守上述规定而遗失或者泄漏公司的技术文件,公司将根据有关保密规定给予罚金处罚和公司内部记过处罚,情节严重者公司将保留追究法律责任的权利。

办公室文件管理制度【2】

(一)总则

第一条 为减少发文数量,提高办文速度和发文质量,充分发挥文件在各项工作中的指导作用,根据区建设局关于文书处理的有关规定,结合我单的实际情况,特制订本制度。

第二条 文件管理内容主要包括:上级函、电、来文,同级函、电、来文,本单位上报下发的各种文件、资料。

第三条 按照党政分工的原则,本单位各类文件(党支部和行政)统一由办公室归口管理。

(二)收文的管理

第四条 公文的签收

1.单位所有文件(除领导订启的外)均由收发员(文书)登记签收、拆封(由上级或邮电局机要通讯员直送的机要文件除外)。在签收和拆封时,收发员(文书)需注意检查封口,对开口和邮票撕毁函件应查明原因。

2.对上级部门发来的文件,要进行文件、文号、机要编号的核定,如果其中一项不对口,应立即报告上级部门,并登记差错文件的文号。

第五条 公文的编号保管

1. 收发员(文书) 拆封和签收后应及时附上'文件处理传阅单',作分类登记编号、保管。

2.本单位外出人员开会带回的文件及资料应及时送交收发员(文书)进行登记编号保管,不得个人保存,如职工工作需要借阅的可复印或借用。

第六条 公文的阅批与分转

1.凡正式文件均需由办公室主任(或副主任)根据文件内容和性质阅签后,由收发员(文书)分送领导和承办部门阅办,重要文件或急作应立刻呈送领导(或分管领导)阅批后分送承办部门阅办。为避免文件积压误事,一般应在当天阅签完。

2.一般礼仪性质的函、电、单据等,可由办公室直接分转处理。如涉及几个单位会办的文件,应同各单位联系后再分转处理。

3.为加速文件运转,收发员(文书)应在当天或第二天将文件送到领导和承办部门,如关系到两个以上部门,应按批示次序依次传阅,最迟不得超过两天(特殊情况例外)。

第七条 文件的传阅与催办。

1.传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定,不得将有密级的文件带回家、宿舍和公共场所,也不得将文件转借其他人阅看。对尚未传达的文件不得向外泄露内容。

2.阅读文件应抓紧时间,当天阅完后应在下班前将文件交收发员(文书),阅批文件一般不得超过两天,阅后应签名以示负责。如有领导'批示'、'拟办意见'办公室应责成有关部门和人员按文件所提要求和领导批示办理有关事宜。

3.阅文时不得抄录全文,不得任意取走文件夹内任何文件及附件,如确系工作需要,要办理借阅手续,以防止丢失泄密。

4.文件阅完后,应交收发员(文书),切忌横传。

5.办公室对文件负有催办检查督促的责任,承办部门接到文件、函电应立即指定专人办理。不得将文件压放分散,如需备查,应按照有关保密规定,并征得办公室同意后,予以复印或摘抄,原件应及时归档周转。

6.按照阅文范围,离、退休干部,一般由有关部门定期组织学习有关文件,或由办公室通知到单位阅文。

(三)发文的管理

第八条 发文的规定

1.单位上报下发正式文件的权力分别集中党支部和行政办公室,各群众团体和部门一律不得自行向上、向下发送正式文件。

2.各 群众团体、部门需要向上反映汇报重要情况或向下安排布置重要工作要求发文应分别向党支部、行政办公室提出发文申请,并将文件底稿分别交党支部、行政办公室审核。党支部、行政办公室同意发文,方可按党、政机构设置与业务分工统一归口以党×字、政×字发文。群众团体文件由党支部批转。3.对单位影响较大,涉及多个以上领导分管范围的文件,须经领导班子研究决定后批准签发。其余文件均由主要领导批准签发。

第九条 发文的范围:

1.凡是以党支部、行政办公室名义发出的文件、通告、决定、决议、请示、报告、编写的会议纪要和会议简报,均属发文范围。

2.党支部、、行政办公室下发文件主要用于:

(1)公布单位规章制度;

(2)转发上级文件或根据上级文件精神制订的文件;

(3)公布单位体制机构变动或干部任免事项;

(4)公布单位重大生产、技术、管理、政治工作、生活福利等工作的决定;

(5)发布有关奖惩决定和通报;

(6)其他有关重大事项;

3.党支部、行政办公室上行文、外发文主要用于:

(1)对上级机关呈报工作计划、请示报告、处理决定;

(2)同兄弟单位联系有关重大生产、技术、人事劳资、物资供应、科研、基建、管理、党群工作等事宜。

4.日常生产、技术、管理、党群工作中,有关图纸、技术文件、工艺修改、审批工作、安排部署、传达上级指示等事项,应按有关制度办理,经分管领导批准后,由各科室书面或口头自行通知执行,一般不用发文。

5.各科室如会议所作的决定,一般都不应发文,不备查考,可以科室名义用《工作简讯》发会议纪要。

(四)发文程序与要求

第十条 发文程序规定:

1.各科室需要发文,应事先向党支部、行政办公室提出申请;

2.党支部、行政办公室同意发文后,主办科室应以党的方针、政策和国家法令,上级指示或工作实际需要草拟文件初稿;

3.草拟文稿必须从本单位角度出发,做到情况确实、观点鲜明、条理清楚、层次分明、文字简炼、标点符号正确、书写工整。严禁使用铅笔、圆珠笔、红墨水和彩笔书写;

4.文稿拟就后,拟搞人应填附发文稿纸首页,详细写明文件标题、发送范围、印刷份数、拟稿单位与拟稿人,并签名、盖章、标定日期和密级;

5.办公室应根据党支部、行政的要求和上级有关指示精神,有关文件规定,对文稿进行审查和修改。对涂改不清、文字错漏严重、内容不妥、格式不符的文稿应退回拟稿单位重新拟稿;

6.经办公室审查修改后的文稿,送分管领导核稿(对文稿内容、质量负责);

7.对审核时修改较多,有碍打印和存档的文稿,应由拟搞部门重新整理写清楚;

8.需经会签的文稿,应在交付打印前送会签部门会签;

9.文稿审核会签后,按批准权限的规定分别呈送党政领导审定批准签发;

10.经领导批准签发后的文稿交办公室收发员(文书)统一编号送打字室打印;

11.文件打印清样,应由拟稿人校对,校对人员应在发文稿上签名;

12.文件打字后,由办公室派专人按数印刷,再由收发员(文书)分发并检查落实情况。

(五)文件的借阅和清退

第十一条 各部门有关工作人员因工作需要借阅一般文件,需经本部门负责人签写便条,对有密级的文件须分管领导或办公室主任同意后方可借阅。

第十二条 借阅文件应严格履行借阅登记手续,就地阅看,按时归还。任何人不得将文件带走或全文抄录,不允许拆卷和在文件上勾划等。

第十三条 办公室收发员(文书)对承办的公文应抓紧催办,应定期对事情已经办妥的本单位文件和上级要求限期清退的文件,进行收缴清退工作。(一般为月底一小清,季末一中清、年终一总清)。如发现文件丢失,必须及时查明原因和责任者,并如实向领导报告。(六)文件的立卷与归档

第十五条 文件的归档范围:

1.凡下列文件统一分别由办公室收发员(文书)负责归档:

(1)上级机关来文,包括上级对单位报告、申请的批复;

(2)党支部、行政办公室发出的报告、指示、决定、决议、通报、纪要、重要通知、工作总结、领导发言和生产工作的各类计划统计、季度、年度报表等;

(3)党支部会、主任办公会议、中层干部会议、职工委员会以及各种例会记录;

(4)支部中国共产党地方各级代表大会、职代工、工会会员代表大会、团代会等组织召开的代表大会所形成的报告、总结、决议、发言、简报、会议记录等;

(5)有保存价值的人民来信来访记录及处理结果;

(6)参加上级召开的各种会议带回的文件、资料及本单位在会上汇报表言材料等;

(7)上级机关领导同志来单位检查视察工作的报告、指示记录,以及本单位向上级进行汇报的提纲和材料;

(8)反映本单位生产活动、先进人物事迹及领导工作等的音、像摄制品;

(9)单位日志和大事记;

(10)单位向上级请示批复的文件及上报的有关材料。

2.业务科室,各群众团体日常工作中形成的活动资料,由各业务科室、群众团体负责立卷归档。

第十六条 立卷要求

1.文件立卷应按照内容、名称、时间顺序,分门别类地进行整理归档。

2.立卷时,要求把文件的批复、正本、底稿、主件、附件收集齐全,保持文件、材料的完整性。

3.要坚持平时立卷与年终立卷归档相结合的原则。重要工作、重要会议形成的文件材料,要及时立卷归档。

4.上年度形成的文件材料,要求在下年度7月份以前整理完。

(七)文件的销毁

第十七条 对于多余、重复、过时和无保存价值的文件,办公室应定期清理造册,并按上级有关规定,办理申请销毁手续。

第十八条 经审核同意销毁的文件,应在办公室收发员(文书)和正副主任以及分管领导的共同监督下销毁。

第十七条 实施及修改 本办法经决策会通过后实施,修改时亦同。