物业档案管理规定5篇

第1篇 物业档案室管理规定

档案室管理规定

一、归档制度

1、归档范围

公司在物业管理服务、内部各项管理工作中形成的各种文字、图表、帐册、模型、样品、实物、照片、影片、录音、录像、磁盘,光盘等材料。

2、归档要求

归档文件应原件(特别情况下可用复印件代替),要完整、准确、系统、各种签证手续完备,字迹清晰。

3、归档时间:输完毕后,应立即归档。

4、归档份数:各类文件材料一般归档一式一份。

5、文件材料的归档,必须办理移交手续,由档案室填写一式二份归档文件登记表,按登记表清点材料,移交双方签字后,各存一份,以备查考。

二、保管制度

1、归档的文件材料,应保持文件材料之间的历史联系,进行科学分类、立卷和编目、编号。

2、存放档案要有专用柜架。

档案上架时,应按照类别和保管单位的次序,自左向右,自上而下地排列。

3、定期对库存档案进行清进核对,做到帐物相符。

4、档案室应有防火、防盗、防光、防尘、防有害气体、防有害生物等防护措施。

5、档案室保持适当的温度、湿度,一般温度保持在14~24摄氏度,相对湿度保持45~60%的规定范围内。

6、档案的移出、外借必须履行登记手续,借出的档案查阅后须尽快归还。

归还档案应放原处。

7、公司对档案进行定期或不定期的检查,如存在管理混乱、档案破损或遗失现象,可视情况分别对管理人员处以批评、罚款、直至辞退处理。

三、档案借阅、复印程序

提出申请-->有关领导批准-->档案室办理手续-->使用档案-->归还档案室

具体要求:

1、借阅、复印档案应先批准,再办理登记手续;2、要爱护档案,::不得丢失;3、借阅、复印人不得将档案随意拆散、涂改、抽调、剪裁档案;

4、借阅、复印人不得将档案随意传看,携带外出(除工作外),以防丢失、泄密;

5、办理完毕,应立即归还,如有差错,应追究当事者责任;

6、调离本公司的员工,必须将所借档案材料还清后,方可办理调离手续。

第2篇 园物业档案资料管理规定

佳园物业管理有限公司档案资料管理规定根据国家档案法和档案管理规定,为进一步提高管理处文档管理工作的质量和管理水平,确保文档的完整与安全,特制定本规定:1. 管理处文档管理员专职负责管理处所有文件(通知、规定、公函、总结、报告、通报、会议纪要等)及资料(技术图纸、说明书、手册、声像、员工档案、市府法规、车辆档案等)的收集、存档和保管工作,做到资料系统、准确、完整。

2. 保密级文件由资料管理员妥善保管,不得散播其内容,未经领导批准,任何人不得翻阅、复印、或带离办公室。

3. 文件资料存档时要进行合理分类,做到标识清楚,查找方便,并注明保存期限。

4. 定期检查存档文件,过期的文件资料,经管理处领导批准后,做销毁处理。

5.管理处购置的重要设备到货时,会同有关部门,检查验收说明等材料,并及时归档。

6. 管理处各项活动拍摄的照片、声像材料,必须在活动结束后一周内整理完整,注明时间、地点、来宾姓名、活动内容,交资料室保存。

7. 政府往来文件、公司下发的文件须按类别及时存档,保证资料的完整性。

8. 管理处内部发文须由资料员对格式、方法等方面进行审核,编发文号,并在电脑内保存后,交部门经理批准,方可按规定发送,同时发文原件由资料室存档。

9.文件、资料的借阅须按公司有关文件的规定执行,由资料员负责完善借阅手续。

第3篇 s物业档案室管理规定

档案室管理规定

一、归档制度

1、归档范围

公司在物业管理服务、内部各项管理工作中形成的各种文字、图表、帐册、模型、样品、实物、照片、影片、录音、录像、磁盘,光盘等材料。

2、归档要求

归档文件应原件(特别情况下可用复印件代替),要完整、准确、系统、各种签证手续完备,字迹清晰。

3、归档时间:输完毕后,应立即归档。

4、归档份数:各类文件材料一般归档一式一份。

5、文件材料的归档,必须办理移交手续,由档案室填写一式二份归档文件登记表,按登记表清点材料,移交双方签字后,各存一份,以备查考。

二、保管制度

1、归档的文件材料,应保持文件材料之间的历史联系,进行科学分类、立卷和编目、编号。

2、存放档案要有专用柜架。档案上架时,应按照类别和保管单位的次序,自左向右,自上而下地排列。

3、定期对库存档案进行清进核对,做到帐物相符。

4、档案室应有防火、防盗、防光、防尘、防有害气体、防有害生物等防护措施。

5、档案室保持适当的温度、湿度,一般温度保持在14~24摄氏度,相对湿度保持45~60%的规定范围内。

6、档案的移出、外借必须履行登记手续,借出的档案查阅后须尽快归还。归还档案应放原处。

7、公司对档案进行定期或不定期的检查,如存在管理混乱、档案破损或遗失现象,可视情况分别对管理人员处以批评、罚款、直至辞退处理。

三、档案借阅、复印程序

提出申请-->有关领导批准-->档案室办理手续-->使用档案-->归还档案室

具体要求:

1、借阅、复印档案应先批准,再办理登记手续;

2、要爱护档案,::不得丢失;

3、借阅、复印人不得将档案随意拆散、涂改、抽调、剪裁档案;

4、借阅、复印人不得将档案随意传看,携带外出(除工作外),以防丢失、泄密;

5、办理完毕,应立即归还,如有差错,应追究当事者责任;

6、调离本公司的员工,必须将所借档案材料还清后,方可办理调离手续。

第4篇 g园物业档案资料管理规定

佳园物业管理有限公司

档案资料管理规定

根据国家档案法和档案管理规定,为进一步提高管理处文档管理工作的质量和管理水平,确保文档的完整与安全,特制定本规定:

1. 管理处文档管理员专职负责管理处所有文件(通知、规定、公函、总结、报告、通报、会议纪要等)及资料(技术图纸、说明书、手册、声像、员工档案、市府法规、车辆档案等)的收集、存档和保管工作,做到资料系统、准确、完整。

2.保密级文件由资料管理员妥善保管,不得散播其内容,未经领导批准,任何人不得翻阅、复印、或带离办公室。

3.文件资料存档时要进行合理分类,做到标识清楚,查找方便,并注明保存期限。

4.定期检查存档文件,过期的文件资料,经管理处领导批准后,做销毁处理。

5.管理处购置的重要设备到货时,会同有关部门,检查验收说明等材料,并及时归档。

6.管理处各项活动拍摄的照片、声像材料,必须在活动结束后一周内整理完整,注明时间、地点、来宾姓名、活动内容,交资料室保存。

7.政府往来文件、公司下发的文件须按类别及时存档,保证资料的完整性。

8.管理处内部发文须由资料员对格式、方法等方面进行审核,编发文号,并在电脑内保存后,交部门经理批准,方可按规定发送,同时发文原件由资料室存档。

9.文件、资料的借阅须按公司有关文件的规定执行,由资料员负责完善借阅手续。

第5篇 盛华物业档案管理规定

盛华物业档案管理规定

1.0目的

加强公司各管理处、行政内部管理档案的建立和管理,通过档案管理,为人事、行政工作提供情况,规范公司在管物业资料,便于物业的维修和养护,整理管理运作资料,便于提高服务质量。

2.0适用范围

公司、部门、管理处档案管理。

3.0档案管理

3.1人事、行政内部管理档案由公司、管理处设专人统一管理。

3.2档案管理员要根据档案管理规定,通过有关部门收集入档材料,有关部门应积极配合。档案管理人员对归档材料应及时归档。

3.3凡归档材料,均应认真鉴别,材料应详实、完整。

3.5档案必须分类明确,编排有序、目录清楚、装订整齐,质量记录按月装订,相关行政档案分年度装订。

3.6档案应存放入专用档案柜,档案室必须坚固适用,有防火、防盗、防潮等安全措施。

3.7对保管的档案要逐一登记造册、编号,每年检查一次,发现缺少及时查找。

3.8档案移交要填写移交清单,交接双方应共同清点并签字留据。

3.9严禁任何人私自保存公司、部门、管理处及他人的档案材料,对造成泄密或其他后果的,视情节轻重给予严肃处理。

4.0档案的查阅和借用

4.1外来单位前来查阅有关档案须经总经办领导批准,必要时报公司经理批准。

4.2档案管理人员应根据主管领导指示提供有关材料。

4.3档案一般不外借,特殊情况,经总经办领导或经理批准方可借阅,但须严格履行登记手续,按期归还。

4.4私人不得查阅或借用本人及亲属的档案。

4.5查阅必须严格遵守保密制度,严禁复印、涂改、圈画、拆换档案材料,不得向无关人员谈论或泄露档案内容。如确需复制档案材料须经总经办领导批准。违反者视情节轻重给予严肃处理。

5.0档案工作人员守则

5.1认真学习国家的劳动人事政策、档案管理规定,不断提高工作水平。

5.2热爱本职工作,忠于职守,刻苦钻研业务,提高业务水平和工作能力,努力为人事工作服务。

5.3保护档案安全,不得擅自转移、分散和销毁档案。严禁在档案室内用火、吸烟或存放易燃、易爆等危险物品。

5.4严格遵守保密制度,不得向他人提供或泄露档案内容,无关人员不得进入档案室。

5.5坚持原则,遵守纪律,严格按照档案工作的各项规章制度办事。