公司人事档案管理规定6篇

第1篇 公司人事档案管理规定

公司关于人事档案管理的暂行规定

一、为了加强员工的人事档案的管理,保护好企业与员工的利益,按照国家对人事档案管理的有关规定,制定本暂行规定。

二、经公司领导批准,凡有城镇居民户口,已建立个人档案关系的人员,与公司签定了一年以上的劳动合同,一般员工可在试用期满后,可将个人的人事档案转移到公司。并与公司签定好档案保存协议。

三、公司负责按人事档案管理的要求,分类归档、整理。并保证客观公正反映员工在公司工作期间的真实记载。

四、除公司特批外,员工的档案可存放在社会人事服务的中介机构。除此之外,凡符合上述要求,目前个人档案仍在社会人事服务的中介机构存放档案的员工,在公司已报销个人档案保存费的保存期满后,一律将个人档案转往公司。拒不转移的,公司不再报销其个人的档案保存费。

五、因开除、辞退、除名,长期出国逾期不归、就劳动合同的提前终止或解除达不成一致意见、接到公司不续签劳动合同书面通知,不做书面答复,擅离岗位、或被依法追究刑事责任的员工,公司有权按照规定,将其档案关系转往个人所在地的街道劳动部门。

六、员工给公司造成经济损失,或者出现按劳动合同约定应对公司作出经济赔偿的条款,按劳动合同双方约定的条款处理。公司不应扣留乙方的人事档案。

七、年终对于被公司授予的奖励和评选的优秀工作者,经公司领导批准,将具体事迹和奖励的内容,填写好在相应的表格内,进入个人档案,以资鼓励。

八、因个人原因,提出出国学习、留学和三个月以上的探亲,公司不负责办理出国的有关手续。在提前解除劳动合同后,必需将个人档案转出公司。

九、非工作原因,公司不办理员工的各类出境的手续证明和边境通行证,特别是私人护照的办理。情况特殊的,必需经公司人事部门审核,报公司领导特别批准。

十、本规定经公司领导签发后执行,本规定由公司人事负责的解释。

第2篇 公司人事档案管理规定怎么写

公司人事档案管理规定

(七)

第一条 人事档案资料属公司行政部所辖人事负责建档。第一款 保证人事资料的真实性、完整性。第二款 收集、签定、整理和装订有关资料。第三款 负责资料的建档、查阅、借用工作。第四款 负责其资料的安全、清洁、防水、防火、防虫、防霉变等管理工作。

第二条 人事档案建档内容;第一款 每个干员进厂须填写的zz鞋业《员工履历表》1份。第二款 进厂人员人真实《身份证》复印件1份。第三款 进厂人员半月后签订《劳动合同》一份存档,一份由干员保留。第四款 晋升、晋级、任免、降职申请表。第五款 《异动单》、《请假条》、《奖罚单》。第六款 其它资料。

第三条 人事档案管理制度:第一款 人事资料属公司机密,未经许可不得翻印和借阅。第二款 定期检查人事资料登记造册。第三款 需销毁的资料需经行政部主管确认后方可进行。第四款 人事资料内容不可私自外传,人事有权对其保密。第五款 对行政主管准许借出资料人事负责追踪存档。第六款 人事资料不可有涂改、撕毁现象。

第3篇 地产公司人事档案和人事资料管理规定

地产公司人事档案和人事资料管理规定为了加强公司人员人事档案的保密性,建立建全人事资料和档案,制定本规定如下:

第一条 :人事档案是指由公司委托市人才托管的员工人事档案和员工在公司工作期间而形成的各种可留存的资料(公司内部人事资料);

第二条 :员工一旦转正,应将人事档案转入公司。如因种种原因而不能将你的档案转入公司,本人必须提交书面说明,报人力资源部归档。

第三条 :员工转入公司的人事档案应该包括:a、记载和叙述员工本人经历、基本情况、成长历史的履历;b、相关学历证书、毕业生登记表;c、以往工作期间产生的劳动合同原件;d、相关职称评定的资料;e、其它存档人事资料

第四条 :公司人力资源部对接收员工原单位转递而来的人事档案内容,有审核权。如发现员工人事档案与员工入职所填写相关资料内容有出入,有权调查确定真实情况。

第五条 :员工与公司签定的劳动合同、在公司服务期间内评定的相关职称证明和再教育证明等由公司人力资源部统一留存,定期向市人才移交,存入员工人事档案中。

第六条 :员工入职时,需填写一系列的个人资料。员工须详实地填写每一个项目,公司有权进行甄别。如有虚假,视同严重违反公司规章制度。

第七条 :员工在职期间,如员工个人情况(如居住地、联络电话、婚姻状况、家庭人员情况等)有所变动,应立即通知人力资源部,以健全公司内部人事资料,确保管理需要与员工有关的各项权益。

第八条 、公司人力资源部对接收员工原单位转递而来的人事档案内容,不得加以删除或销毁,并且必须严格保密。

第九条 、员工人事档案,由公司统一委托市人才交流中心保管。章程范本协会章程企业章程公司章程会议纪律文明公约

第4篇 s集团公司人事档案管理规定

集团公司人事档案管理是全面了解一个人的依据一般的人事档案涉及的当事人绝大多数还在岗位上工作,根据人事档案的内容及其特点可以看出,它是全面了解一个人的依据,来看下面小编为大家提供的关于集团公司人事档案管理规定:

企业(公司)人事档案管理制度

一、总 则

第一条 为了规范人事档案的管理和利用,为人力资源管理工作提供有效的信息依据,特制订本制度。

第二条 集团公司员工档案实行分级管理

由集团公司人力资源中心引进的员工的档案一律由集团人力资源中心统一管理。

(一)原始档案:员工入司时随转的人事档案材料,员工转正后调入公司管理。

(二)新建档案:员工入司以后的任职情况、培训情况、工资调整、学历、职称变化、历年考核等情况及员工基本情况复印件备查材料。

(三)电子档案:员工的姓名、年龄、婚姻状况、身份证号、家庭住址、户籍所在地、毕业学校、学历、专业、职称、工作经历、岗位、职务、合同期限等情况通过电子信息系统的形式所形成的记录。

经集团人力资源中心授权自行招聘的各分(子)公司引进的员工的档案由各分(子)公司人资科管理。

第三条 人事档案由各公司、部门总经理分管或指导,该公司、部门人事负责人具体负责操作和管理,并对档案的完整性、真实性和准确性负责。

集团公司人力资源中心全权负责对各公司、部门人事档案的监督考核。

二、人事档案的建立

第四条 新建人事档案收集范围

由人力资源部门直接形成的材料:

(一)各种履历表、登记表、面试评价表、个人经历材料及求职原始材料。

求职原始材料包括:报名登记表、照片、面试记录、身份证和毕业证复印件、肝功能、乙肝两对半和胸透检验单(要求员工在进公司之前须到公司指定的医院进行体检,且出具的体检证明须真实有效)等材料。

(二)职务任免申请表、行政职务任免材料、晋升技术职称(学位等)审批材料。

(三)工资调整审批表。

(四)鉴定书、鉴定表以及其它各种鉴定材料。

(五)考核、考勤或其它类材料。

(六)有关培训学习经历及成绩、学历情况等材料。

(七)各种处分、处罚材料和通报批评等材料。

(八)有关接收、调配、解聘等情况记录材料。

(九)各种重要的个人申请、承诺、聘用合同(协议)、保险等材料。

(十)各种岗位责任书、竞聘、施政方案等。

通过其它渠道形成的材料:

(一)各类组织成员或代表以及各种先进模范或受奖励材料。

(二)参加各级人大或各类协会代表大会材料。

(三)业务考绩材料、技术方面的贡献材料及各项论文着作篇目等。

(四)出国审批表及在外期间鉴定材料。

(五)参加公司组织的各类体检材料、工伤证明材料。

(六)在原工作单位形成的有关档案材料。

(七)在部队或学校等机关单位形成的有关档案材料。

(八)重要的社会关系、亲属关系的记录材料。

(九)对违纪、违法事件的申诉、申报以及处理情况记录等。

第五条 人事档案归档材料要求

归档材料应具备的条件:

(一)必须是已经处理完毕,而不是悬而未决或没有最后审定和处理意见的文件。

(二)材料必须以个人为对象。

对反映多人有关情况的材料,应当分别制成以个人为单位或反映本人情况的材料,方可归入个人档案。

(三)凡归档材料必须具有凭证性标记,如个人签字或加盖个人印章、单位公章等;对属于归档范围但手续不完备的材料,应先将手续补齐,并在办理完备后再行归档。

(四)档案内容必须实事求是,不能带有虚构、想象、夸张的成份;人物传记、写人物事迹的报告文学、个人回忆录都不得归档。

(五)档案内容应当完整,对头尾不清、来源时间不明的材料,要尽可能查清注明;涉及个人重大问题的材料,如需查清,应转交相关部门处理后,方能归档。

确定材料能否归档时,应针对具体问题具体分析,不能一概而论;同时,还应对档案中应当具备而缺少的材料予以登记,并有计划地进行收集补充。

应妥善处理不应归档的材料:

(一)经过鉴别,凡应转往有关单位保存或处理的材料,应填制《人事档案转递通知单》(此指干部或重要人员档案)。

(二)接收单位清点核对后,应按程序办理接收手续。

(三)凡属退还本人的材料、证章等,应开列详细清单,证明材料(物品)名称及份(件)数,经批准后退还本人,并由本人在接收人处签字或加盖个人印章。

(四)对不直接退还本人的材料,可经批准后给予销毁,并应对其本人说明。

(五)销毁人事档案履行一定审批手续,任何个人都不得擅自销毁。

第六条 人事档案的整理要求:

(一)应遵循完整、真实、精练、实用的原则。

(二)应做到认真鉴别、分类准确、编排有序、目录清楚、装订整齐。

(三)人事档案的保管范围与人员管理应相一致。

(四)材料增减时应进行重新整理。

(五)人事档案原件作为正本,对于机密性较高的人事档案,可根据工作需要和人员管理情况建立副本。

第七条 人事档案的建立

(一)集团公司总部新进员工由人力资源中心按要求收集整理求职人员原始求职材料,并对于员工在岗位工作期间形成的各类档案资料须及时予以补充完善。

(二)集团公司人力资源中心授权自行招聘的各分(子)公司直接按人事档案建档要求,经该公司人事负责人审核后建立并逐步完善各员工的人事档案。

分(子)公司人资科于每月的5日前将员工电子文档花名册上报集团人力资源中心。

(三)员工所在部门人事助理建立本部门员工基础档案,并对员工在职期间相关个人信息资料(身份证号、联系方式、家庭住址、户籍地、学历、职称、岗位)的变更情况的记录于每月5日前以电子文档上报集团人力资源中心。

第八条 人事档案的编号

(一)人事档案编号构成:档案代码+四位数字,按顺序编号。

(二)各分(子)公司、部门人事档案代码取正式名称前三个字的汉语拼音第一个字母(大写),如采购管理中心,其人事档案编号为cgg。

(三)员工辞职后的档案编号继续保留,不重复使用。

(四)同一部门员工的档案要求放在一起,每10名员工的人事档案存放在同一个档案袋内,调动或辞职抽出后不添加新的员工档案,若档案袋中员工档案已抽完,此空档案袋继续保留。

抽出档案后应该在档案袋上予以标明。

第九条 人事档案建立的具体程序

(一)集团人力资源中心以及各分(子)公司人事部门对材料进行鉴别,看其是否符合归档的要求。

(二)按照材料的属性、内容确定其归档的具体顺序。

(三))在档案袋目录上登记材料名称及其相关的内容。

(四)将新的材料存入档案。

第十条 员工在职期间形成的培训、奖惩(考核)、晋升等材料的收集、整理与归档。

(一)大学生、聘用人员、科级(含)以上管理人员在职期间所形成的新档案材料,由所在公司、部门每半年整理一次,后备管理干部的材料由其所在公司、部门每月收集整理一次,统一交集团公司人力资源中心存档。

(二)其他员工在职期间所形成的培训、奖惩考核、晋升等人员在职期间所形成的新档案材料由所在公司、部门按季度定期收集、整理,并要求归档。

三、 人事档案的转递

第十一条 人事档案转递的具体程序

(一)人事负责人依据人力资源调配通知单或调令取出应转走的员工档案材料。

(二)在档案袋的人员编号及姓名后注明抽出的时间、原因(调动、辞职辞退和开除、自离、晋升等)及转入地点。

(三)填写《人事档案转递通知单》。

(四)将《人事档案转递通知单》放入员工档案一起,并将档案袋密封后转往相应公司、部门。

(五)收档公司、部门在收到档案,核对无误后,必须在《人事档案转递通知单》的回执单上签字盖章,且及时反馈到转出公司、部门。

第十二条 人事档案材料在转递过程中要严格执行保密制度,按要求装袋密封交接,并在封口处加盖公章,且不能由员工本人带走,携带人员严禁私自拆封偷阅档案。

第十三条 员工晋升科级(含)以上级别,转正后一月内由所在公司、部门按转档程序和要求将档案提交集团公司人力资源中心;科级管理干部被免职后,其档案材料由集团公司人力资源中心按照转档程序和要求转往相应公司、部门。

第十四条 员工离职后由其所在公司、部门一月之内将其档案抽出,装订成册存档,并妥善保管二年。

销毁时须填写《档案销毁申请单》,经集团公司人力资源中心核准后予以销毁。

四、人事档案的查询、借阅

第十五条 档案查询和借阅应按程序办理

(一)档案的查询应先申请,说明查询的对象、理由和范围,所在公司、部门人事负责人批准后,方可登记查阅。

不得随意让人查阅员工档案。

(二)外借员工档案须经所在公司、部门总经理批准,并办理借档登记。

最长借阅期限为一星期。

若需延长,需办理续借手续。

(三)各公司、部门、个人需要出具人事档案证明材料,由所在公司、部门开具介绍信,说明理由,再由集团公司人力资源中心或所在公司人事部按规定予以办理。

(四)人力资源中心或各公司、部门内部查阅、借档和出具证明也应按照程序进行。

五、人事档案的保管

第十六条 人事档案保管必须严格遵守保密的原则。

第十七条 人事档案管理必须由专人负责,定期检查核对,确保档案完整、准确。

第十八条 人事档案存放必须配备专门设备,不得与其它档案混放一起。

第十九条 人事档案存放应做到安全、保密、防火、防潮、防盗。

第二十条 任何人不得擅自将人事档案材料带到公共场合。

六、考核办法

第二十一条 凡出现以下情况,将根据情节轻重分别扣除所在公司、部门人事负责人绩效奖金20-50元/次:

(一)人事档案不全的。

(二)档案交接不清致使员工档案丢失的。

(三)不遵守人事档案保密制度的。

(四)不履行正当手续将人事档案带出档案保管场所的。

(五)不按规定销毁人事档案的。

第5篇 s公司人事档案管理规定

每个公司都有符合自身的人事档案管理办法规章制度,如何编写合理有效的公司人事档案管理办法规章制度,来看下面范本:

某公司人事档案管理办法:

人事档案管理办法

一、目的

为了更有效的的员工人事档案进行妥善管理,有效的保守机密;同时为了维护人事档案的完整,防止材料损坏,便于高效、有序的利用档案资料,特制定本管理办法。

二、档案管理内容

1、员工入职档案:个人简历、员工入职登记表、应聘人员登记表、面试记录及待遇核定事项审批、笔试试题、身份证复印件、学历学位证复印件、离职证明、各类合同及协议。

2、员工培训档案:培训通知、培训总结报告或者考评结果、培训审批表、员工外派培训合同、外出培训反馈表(证书原件)、员工培训统计表。

3、绩效管理档案:将员工绩效考核相关资料按月归类整理。

4、员工离职档案:员工离岗包括员工与公司解除(终止)劳动关系,死亡等情形。

三、档案相关规定

1、基础管理

1.1原则:分类标准、归档及时、排列有序、层次清楚、整理规范。

1.2员工入职前,人力资源部对人事档案的真实性、有效性进行核查,如有虚假,可不予录用和解聘处理。

1.3对人事档案按入职时间分类归档,按在职人员、离职人员进行整理,并及时登记于《入职员工人事档案登记》(见附件一)《离职员工人事档案登记》(见附件二),并在档案前页填写各种人事资料的名称及对档案进行编号,人事档案原则上是永久保存。

1.4当在职员工的基本资料有变动时(如学历变动、身份证号码变动、个人技术职称变动、婚姻情况变动等),应及时将相关资料复印件交人力资源部归档,原件当场查验。

1.5调动和录用入公司的员工,应在办理手续前调阅档案。

在其报到新岗位前,对调入或新建立的档案都应登记。

1.6对员工进行考察、考核、培训、奖惩形成的材料要及时收集、整理保持档案的完整性,归档的材料必须认真鉴别,保证材料的真实、文字清楚、手续齐备。

材料须经审批盖章和本人签字的,应在盖章、签字后归档。

1.7员工离职档案每月清查,另外存档,档案保存原则上三年后方可销毁(高管及核心人员保留该员工离岗8年止)。

1.8人力资源部档案员要注意档案管理环境的清洁、整洁。

1.9档案应分类编号存放,一个员工一个编号,防止重名重姓员工档案交叉,制电子目录,以便查阅。

2、档案的查、借阅

2.1档案分为保密与非保密,保密档案禁止查阅,只能在档案室阅览,不得外借;非保密级档案因工作需要查、借阅,须填写《查、借阅人事档案单》(附件三),经过行政人力资源部经理批准后方可查、借阅。

2.2任何单位一般不得垮部门查、借阅人事档案,下级员工不得查、借阅上级员工的人事档案。

2.3公司级领导、行政人力资源部可直接查、借阅员工人事档案。

2.4所有经过批准后借阅的人事档案需在三天内归还人力资源部(除特殊情况可延长),对借阅后到期未归还者、归还损坏、私自复印档案者、遗失者依照公司档案管理的相关规定处理。

2.5人力资源部做好查、借阅登记,并在《人事档案借阅登记本》签字登记(附件三)。

3、查、借阅档案注意事项

3.1不得涂改、圈划、抽取、撤换、损坏档案材料。

3.2不得擅自复印、拍摄档案内容,如有工作需要从档案中取证须经行政人力资源部经理同意。

3.3查、借阅者不得擅自泄露档案内容,违反者视情节严重,予以惩处。

4、档案的销毁

4.1公司任何个人和部门非经同意不得销毁员工档案资料。

4.2某些档案到了销毁期时,由人力资源部填写《公司员工人事档案销毁审批登记》(附表五),经行政人力资源部经理批准后销毁。

4.3经批准销毁的人事档案,人力资源部须认真核对,将批准的《公司员工人事档案销毁登记》和将要销毁的人事档案做好登记并归档,登记表永久保存。

四、制定、修订、废除与实施

本管理办法经行政人力资源部经理批准后,由人力资源部实施,修订和废止亦同。

人力资源部

6月31日

第6篇 设备制造公司人事档案管理规定

为健全公司员工档案管理,特制定本规定。

一、新入职员工档案办理

1、新入职员工填写求职人才登记表,经用人单位总经理同意录用的,携带相片、身份证原件到办公室办理入职档案,将基础信息录入人事数据库;同时采集电子版照片、身份证。

2、高级人员入职档案时,除填写以上材料外,需同时提交毕业证、学位证原件,审核后复印归还,试用期结束后填写试用期鉴定表,合格人员留用并将鉴定表归档。

二、人员档案核对

各公司、各部门应及时将员工招用、调动或辞职(退)手续上报办公室,并于每月两次(10号、26号)向办公室提供本单位、部门现有人员情况,办公室对人员情况进行核对,对未及时办理备案、调动和辞职(退)手续的员工,办公室通知相关单位、部门立即补办。

三、人员档案信息维护

1、员工档案整理后,于每月末新员工档案材料移交档案室,档案室负责填写档案保存信息并将材料放入档案盒,建立员工完整档案;

2、员工电子信息档案维护由办公室负责,根据公司下发的文件及时调整员工信息,纸质信息由档案室根据公司文件和每月办公室提供的材料填写调动、升迁、奖惩、培训等记录。