z业主档案管理规定【6篇】

第1篇 z业主档案管理规定

1.目的

1.1规范业主档案的管理工作

2.适用范围

2.1适用于物业服务中心业主档案的动态管理。

3.职责

3.1客服组主任负责监控业主档案保管与跟踪工作。

3.2客服助理负责依照本规定具体实施业主档案的保管与跟踪。

4.程序要点:

4.1由客服组前台对业户档案的管理,为严格对业户档案管理,保证档案管理有效性、规范性,加强对业户资料的保密工作,特制定如下管理规定。

5.业主档案内容。

5.1收楼资料;

5.2收楼证明书;

5.3管理规约签约页;

5.4楼宇遗留记录;

5.5业主身份证复印件(业主及家人小一寸照片二张);

5.6《装修申请审批表》签署后的《住宅室内装修管理协议》、《装修承诺书》、相关图纸及装修施工队资料。(装修申请表,施工单位营业执照及资质证复印件,业户委权/委托书等);

5.7《物业服务合同》

5.8《业主家庭情况登记表》

5.9《物品资料及钥匙签收表》

5.10《业主证领用登记表》

5.11《业主收楼房屋检查情况表》

5.12《违章处理通知单》

5.13 业主的有关证件复印件。

5.14 其它应保存的资料。

6. 业主档案袋的整理

6.1业户资料整理、分类:

6.2 资料按一户一档,分区、分楼号存放,贴上清晰标签,以便查找;

6.3 业户资料收集装订成册,按时间先后排列,最早资料于最后一页存放,之后增加的资料于其面上增加,编上页码,编写目录,册面填写'业主档案资料情况'表;

6.4 资料收集按先后顺序主要分为三大部份:

6.5 业户资料归档时间和更新:

6.6 客服组办理完单元交付手续后,将业户资料交于前台;

6.7 前台中班人员将业户资料输入电脑后,按楼名整理存档;

6.8 对已收楼业户平时所新增的资料由客服组按上述规定处理;

6.9 客服组前台每月30日进行一次检查,发现问题上报主任及时采取补救措施,确保档案的安全性及准确性;

6.10 每年3月将上年度超过保管期的资料进行一次统一清理;

6.11 销毁档案有关文件必须从严掌握,慎重从事;对经鉴定无保存价值的资料,由部门主任审批后销毁。

7.业户资料查阅及印取:

7.1查阅人如须查阅/印取业户档案资料,须于客服组前台进行登记,并说明因由;

7.2经客服组主任审批同意后,前台服务人员开启相应的业户档案,抽取有关业户资料;

7.3属查阅资料的,由前台客服助理陪同进行现场查阅;

7.4属印取资料的,前台客服助理严格按上级领导审批意见进行印取;

8.保密要求:

8.1业户档案柜除业户资料增加、更换、查阅、印取的情况下,须予以上锁;

8.2电脑内存放业户资料的文件须设置密码,并于每月30日进行一次更新;

8.3违反上述要求的,对责任人给予口头警告处理;

8.4泄露遗失业户资料的,对责任人给予书面警告处理,造成严重影响的,给予辞退。

9.业主档案的跟踪:

9.1对产权发生变更的业主。管理处应及时为新业主建立'业主档案',同时对原业主的档案另置保管,保管期三年。

9.2业主档案属绝密档案,特殊情况如需查阅须报物业经理批准,经客服组主任办理登记手续后方可查阅。

9.3业主档案应永久保存。

9.4将各业主资料输入电脑进行管理。

10.本规定执行情况作为客服组对档案客服助理绩效考评的依据之一。

11.记录

第2篇 住宅区业主档案管理规定

住宅园区业主档案管理规定

第一条业主档案分类

1.住户档案:业主资料;装修资料;其他资料。

2.商业网点资料:业主资料;装修资料;其他资料。

第二条住户档案

1.业主资料:由开发商发出的《“商品房”入住通知单》原件,业主及家庭成员的照片;《业主及家庭成员的情况表》,业主及家庭成员身份证复印件,《入住验房表》,购房合同或租赁合同复印件,《业主临时公约》,《管理费用银行托收合同》,《入住申请表》,存折复印件,《房屋租赁情况一览表》,《入伙会签单》。

2.装修资料:《装修申请表》、《装修验收表》,室内装修平面示意图,施工队营业执照复印件,违章记录(《违章通知单》、《违章处理表》)。

3.其他资料。

第三条商业网点档案

1.业主资料:购房合同或租赁合同复印件,营业执照,商业单位基本情况简介(附有宣传简介的单位),业主或商业单位法人代表身份证复印件,《业主公约》。

2.装修资料:《装修申请表》,消防批文,特种行业(如:饮食)许可证(如:卫生许可证、环保证明等)复印件,《装修验收表》,装修图纸(如:水、电、空调、通风、装饰、招牌和隐蔽设施等),施工队的营业执照复印件,《装修许可证》,违章记录(《违章通知单》、《违章处理表》)。

3.其他:临时订立的其他协议等(如:饮食行业的垃圾清运协议或租用车位、公共场地设施等)。

第四条档案管理办法

1.按《文件与资料的控制程序》中规定的进行编号,分类管理。

2.建立档案目录,并整理成册。

3.个别资料业主(住户)有困难提供或不需提供的,经管理处主任同意,可以不提供。

第3篇 金融大厦业主档案资料管理规定

金融中心(大厦)业主档案资料管理规定

1.目的:

规范业主档安资料的管理。

2.职责范围

2.1文员负责档案资料的收集、整理、归档和保管。

3.管理规定

3.1档案的文件材料,必须字迹清楚、真实、齐全。

3.2业主资料要及时归档,归档时要注意整齐,层次分明,便于快速查找,不得零散堆放,也不得随意丢失。

3.3业主档案的内容包括:业主入住登记表、住宅装饰、装修委托申请表、房屋、设备装修申报表、装饰、装修责任书、住户装潢竣工验收表、物业管理公约。

3.4档案资料属于保密文件,应妥善保管,不准散播其内容,不准给未经领导批准的人员翻阅,不准复印。

3.5未经领导同意不得擅自将业主档案调出,如遇特殊情况调出,须填写《文件借阅、复制记录表》,并督促借调人及时归还。

3.6档案的管理环境必须做到'三防'即:防火、防潮、防变质。

3.7日常档案资料检查中发现破损现象应立即进行修复处理。

质量记录:

1.《文件借阅、复制记录表》zc-05/b05

第4篇 新世界地产物业业主档案管理规定

新世界物业业主档案管理规定

1.目的

1.1规范业主档案的管理工作

2.适用范围

2.1适用于物业服务中心业主档案的动态管理。

3.职责

3.1客服组主任负责监控业主档案保管与跟踪工作。

3.2客服助理负责依照本规定具体实施业主档案的建档整理与保管。

4.程序要点:

4.1由客服组前台对业户档案的管理,保证档案管理有效性、规范性,加强对业户资料的保密工作,特制定如下管理规定。

5.业主档案内容:

5.1收楼资料:

5.1.1《业主家庭情况登记表》;

5.1.2《业主证领用登记表》;

5.1.3业主身份证复印件(业主及家人小一寸照片二张);

5.1.4《物品资料及钥匙签收表》;

5.1.5楼宇情况检查表;

5.1.6收楼通知书;

5.1.7交款通知书;

5.1.8购房认购书

5.1.9管理公约签约页;

5.1.10《物业服务合同》;

5.2装修资料:

5.2.1《装修申请审批表》;

5.2.2《住宅室内装修管理协议》;

5.2.3《装修承诺书》;

5.2.4《闭水试验确认书》;

5.2.5《房屋装修工程、防水工程质量、防炎安全承诺书》;

5.2.6《装修人员管理条例》;

5.2.7相关图纸及装修施工队资料。(装修申请表,施工单位营业执照及资质证复印件,业户委权/委托书等);

5.3入住日常资料:

5.3.1业主来函;

5.3.2客户服务单;

5.3.3催缴费通知单;

5.3.4《整改通知单》;

6.业主档案袋的整理

6.1业户资料整理、分类:

6.2资料按一户一档,分区、分楼号存放,贴上清晰标签,以便查找;

6.3业户资料收集装订成册,按时间先后排列,最早资料于最后一页存放,之后增加的资料于其面上增加,编上页码,编写目录,册面填写'业主档案资料情况'表;

6.4资料收集按先后顺序主要分为三大部份:业主资料、装修资料、日常管理资料。

6.5业户资料归档时间和更新:

6.6客服组办理完单元交付手续后,将业户资料交于前台;

6.7前台中班人员将业户资料输入电脑后,按楼名整理存档;

6.8对已收楼业户平时所新增的资料由客服组按上述规定处理;

6.9客服组前台每月30日进行一次检查,发现问题上报主任及时采取补救措施,确保档案的安全性及准确性;

6.10每年3月将上年度超过保管期的资料进行一次统一清理;

6.11销毁档案有关文件必须从严掌握,慎重从事;对经鉴定无保存价值的资料,由部门主任审批后销毁。

7.业户资料查阅及印取:

7.1查阅人如须查阅/印取业户档案资料,须于客服组前台进行登记,并说明因由;

7.2经客服组主任审批同意后,前台服务人员开启相应的业户档案,抽取有关业户资料;

7.3属查阅资料的,由前台客服助理陪同进行现场查阅;

7.4属印取资料的,前台客服助理严格按上级领导审批意见进行印取;

8.保密要求:

8.1业户档案柜除业户资料增加、更换、查阅、印取的情况下,须予以上锁;

8.2电脑内存放业户资料的文件须设置密码,并于每月30日进行一次更新;

8.3违反上述要求的,对责任人给予口头警告处理;

8.4泄露遗失业户资料的,对责任人给予书面警告处理,造成严重影响的,给予辞退。

9.业主档案的跟踪:

9.1对产权发生变更的业主。管理处应及时为新业主建立'业主档案',同时对原业主的档案另置保管,保管期三年。

9.2业主档案属绝密档案,特殊情况如需查阅须报物业部经理批准,经客服组主任办理登记手续后方可查阅。

9.3业主档案应永久保存。

9.4将各业主资料输入电脑进行管理。

10.本规定执行情况作为客服组对档案客服助理绩效考评的依据之一。

11.相关文件和记录

11.1《业主资料情况表》wi-nwgz-al.kf-06-41

11.2《业主档案目录》

第5篇 某物业项目业主档案资料管理规定

物业项目业主档案资料管理规定

1.职责范围

1.1管理处综合组人员负责档案资料的收集、整理、归档和保管。

1.2档案的文件材料,必须字迹清楚、真实、齐全。

1.3业主资料要及时归档,归档时要注意整齐,层次分明,便于快速查找,不得零散堆放,也不得随意丢失。

1.4业主档案的内容包括:业主入住登记表、房屋装修联系表、装潢施工安全保证责任书、室内设施验收表、住户装潢协议书、物业管理合同、住宅移交手续。

1.5档案资料属于保密文件,应妥善保管,不准散播其内容,不准给未经领导批准的人员翻阅,不准复印。

1.6未经领导同意不得擅自将业主档案调出,如遇特殊情况调出,须填写《档案资料调出登记》,并督促借调人及时归还。

1.7档案的管理环境必须做到'三防'即:防火、防潮、防变质。

1.8日常档案资料检查中发现破损现象应立即修复。

2.质量记录:

2.1《档案资料调出登记》c7.5.1-5.20-a

第6篇 小区业主档案管理规定6

小区业主档案管理规定(六)

为规范本小区业户档案信息的管理,不断完善信息的内容,使客户档案信息准确、及时有效,便于开展工作,同时确保资料的保存完好,特制定本管理规定:

1、办公室负责指定接待员、档案员负责业主档案的信息收集、管理及整理工作;

2、专管人员须将业主的档案资料分户建立、逐一保存,建立统一目录,同时建立电子档备份。各类信息详细排列,以便查阅;

3、客户信息档案的内容包括:业主收楼及验收文件、装修文件、日常维修文件、缴费文件、回访处理文件及投诉建议等其他文件;

4、专管人员须认真填写各项记录表,纸文档与电子文档同时进行。及时跟进业主档案的变更,保证信息的准确性;

5、业主档案信息应严格管理,注意保密。严禁非相关人员查阅,以保护业主的隐私,维护公司良好形象;

6、为确保文档安全,文件柜要做好防火、防盗、防潮、防虫工作;

7、业主档案永久保存,及时与业主沟通,及时变更业主信息,保证其准确性。