公司文书管理工作制度-5（14篇范文）

体系如何搭建

构建一个有效的公司文书管理工作制度，首要任务是明确制度的目标和范围。

1. 制度应涵盖公司的各个部门，确保所有业务活动都有章可循。

2. 分析现有工作流程，识别需要规范化管理的环节，将这些环节纳入制度设计。

3. 与各部门负责人沟通，确保制度的实施与实际工作相符，避免"纸上谈兵"。

体系框架

应包括基础管理制度、业务操作规程和专项管理制度三大部分。

1. 基础管理制度涉及公司治理、人力资源、财务管理等通用规则。

2. 业务操作规程针对各部门的具体业务流程，提供详细的操作指南。

3. 专项管理制度针对特殊事件或项目，如危机应对、合规审计等。

重要性和意义

公司制度是企业运营的基石，它能1. 提高工作效率，通过标准化流程减少工作混乱。

2. 保障公平公正，防止因人为因素导致的不公。

3. 促进企业文化建设，明确员工行为准则，增强团队凝聚力。

4. 降低风险，通过规范操作减少法律纠纷。

制度格式

公司制度的格式需统一且清晰易懂。

1. 标题应简洁明了，反映制度的核心内容。

2. 内容部分应采用条列式结构，便于阅读和执行。

3. 每项规定应包含目的、内容、执行方式和责任部门，确保责任明确。

4. 制度更新应及时记录，保持其时效性。

5. 制度文件应有版本控制，以追踪修改历史。

以上四点构成了公司文书管理工作制度的基本构架，旨在提供一个高效、公平且适应企业发展需求的制度环境。在实际操作中，还需结合公司实际情况灵活调整，确保制度的生命力和实用性。

公司文书管理工作制度-5范文

第1篇 公司文书管理工作制度-5

公司文书管理工作制度5

第一章目的

第一条为使公司的文书处理建立科学、合理、规范的程序,使文书处理准确、及时,提高文书处理的工作效率和文书的质量,特制订本办法。

第二章组织管理

第二条公司各部门与外界来往文书的收发由行政管理部门统一办理。各分公司(工厂)的文书收发由其所属部门办理,行政部门负责文书的收受及发送。

第三条管理部门应指定人员负责来往文书的核稿及收发、拆封、登记、分发、稽催、校对、监印、档案管理等事宜。

第三章文书的种类

第四条公司的通用文书有以下几种。

(1)请示:向上级部门请求、请示、批准的事项。

(2)报告:向上级部门汇报工作、反映情况、提出建议、答复下级的请示事项。

(3)决定:对公司重要事项或重大活动作出安排。

(4)决议:经过会议讨论或议定,要求贯彻执行的事项。

(5)批复:上级答复下级的请示事项。

(6)通告:在公司范围内公布应当遵守或周知的事项。

(7)通知:传达、批转上级、同级、不相属部门的公文;传达要求下级部门协助或需要周知或共同执行的事项;发布规章、任免、聘用事项。

(8)通报:表彰先进,批评错误,传达重要情况。

(9)信函:对同级或不相属单位间相互介绍、商洽、询问、催办、答复某些问题,请有关部门批准。

(10)会议纪要:记载和表达会议重要精神及议定事项,要求与会单位共同遵守执行。

第五条公司的专用文书有备忘录、意向书、协议书、合同书、契约、各种报告、广告书、说明书、请柬、贺词、新闻稿、启事等。

第六条文书的类别。

(1)绝密:指极为重要并且不得向无关人员泄漏内容的文书。

(2)秘密:指次重要并且所涉及内容不能向无关人员透露的文书。

(3)机密:指不宜向公司以外人员透露内容的文书。

(4)普通:指非机密文书。如果附有调查问卷之类的重要东西,则另当别论。

(5)传阅:指在本公司内部传阅或传达的文书。

第四章文书制作要领

第七条文书内容(以公文为例)包括以下几方面。

(1)发文号:由公司的代字、发文年度、发文顺序号组成,位于文头与界栏线上。

(2)收文机关:向上级的请示、报告,一般只写一个主送单位;需同时报送另一个上级部门的,用“抄报”;对同级或下级则用“抄送”。

(3)标题:对公文主要内容的概括和反映,是公文的眉目。

(4)正文:公文的主体部分。

(5)发文机关:制发文的单位,位于正文的右下侧,应写全称或通用简称。

(6)公文日期:包括年、月、日,写在公文末尾,一般以印制日期为准,重要公文以签发日期为准。

(7)公文印章:加印在发文日期中间。

(8)密级:保密文件注明密级。

(9)附件:附件位于正文之后、印章之前,注明附件的序号、标题。

第八条用纸格式。

(1)国内公文用纸用16k型(26cm×18.4cm),涉外公文用a4型(29.7cm×21.0cm)。

(2)图文区:国内用16k型(23.3cm×14.9cm),国际标准用a4型(27cm×17.5cm)。

第九条印装格式。

(1)公文均采用横书横排。

(2)单面印刷可在上端装订,双面印刷在左面装订。

(3)装订可用线装、钉装、胶粘办法。

第十条版面格式:首页采用文头。

第十一条公文行文原则。

(1)上行文原则。

①逐级行文,即下一级行文给直接上级。

②多级同时行文,即下级向上级和更高上级同时行文。

③越级行文,遇特殊、紧急情况,或对直接上级的检举、控告。

(2)下行文原则。

①逐级行文。

②多级同时行文。

③直贯到底行文。

(3)平行文原则:相互没有隶属关系的部门之间可以行文。

第十二条文书的署名。

(1)公司内文书,如果是一般往来文书,只需主管署名;如果是单纯的上报文书或者不涉及各部门且内容不重要的文书,只需部门署名;如果是重要文书,按责任范围由总裁、副总裁、常务董事署名,或者署有关部门的主管姓名与职务。

(2)对外文书,如合同书、责任状、政府许可申请书、回执、公告等重要文书,一律署总裁职务与姓名。如果是总裁委托事项可由指名责任者署名。上列规定以外的文书,也可署分公司或分支机构主管的职务与姓名。

第十三条文书的盖章。

(1)在正本上必须加盖文书署名者的印章,副本可以加盖署名者或所在部门印章。

(2)如果文书署名者不在,可加盖职务或代理者印章,并加盖具体执行者印章代替。但在这种情况下,文书存档前必须加盖署名者印章。

(3)以部门或公司名义起草的文书,须在旁侧加盖有关责任者印章。

第十四条文书制作注意事项。

(1)文书必须简明扼要,一事一议,语言措辞力求准确规范。

(2)起草文书的理由包括起因以及中间交涉过程,并加以证明,附上相关资料与文件。

(3)必须明确起草文书的责任者,并署上请示审批提案者姓名。

(4)对请示提案文书进行修改时,修改者必须认真审阅原件,修改者须署名。

(5)可行可不行的坚决不行文,减少行文数量,提高行文权威性和质量。

(6)减少联合行文,避免联合签审过程中时间延误和扯皮。

(7)行文分清主次,提高行文针对性,减轻行文对象单位负担。

(8)不轻易越级行文。

第五章文书制作流程

第十五条对外行文操作流程。

(1)拟稿。

①由具体承办人员起草,并由部门负责人审核。

②对外发文一般以公司名义发文。各分公司、子公司有必要发文时,在公司后加下属企业全称。

③发文稿必须符合公文种类、格式使用规范。

(2)核稿。

①拟稿完毕后,填写发文拟稿单,一并送各级领导审核。

②审核有问题时与有关当事人沟通,统一意见后进行修改。

(3)签发。有关领导审核签发,明确签署意见、姓名、日期。

(4)编号。由行政部统一编排发文字号。

(5)缮印、校对。

①急件应先行处理。

②保密件应由专人打印。

③打印后的校样、废纸等应妥善处理。

④应专人校对,以原稿为准,重要文件需多人校对。

⑤打印、校对责任人签名。

(6)在无误、规范的文件上统一盖印章。

(7)填写登记簿。

(8)封发。

①发文工作由行政部门负责。

②查验无误后信件封口,填写准确,注明急件、密级。

第十六条对内行文处理程序。

(1)对内行文一般按对外行文处理程序参照执行。

(2)特殊情况下,各级部门、下属企业对公司行文可不必经缮印程序。

(3)对内行文,由各部门、下属企业负责人、公司领导签发。

第六章文书的发送

一些需要邮寄或专人递交的文书,按下列要点进行发送,必要时还需给文秘室回复或回执,调查报告不受本条规定限制。

第十七条文书封面必须明确写清接收单位名称、单位地址以及收件人姓名,并且注明快递、邮寄、面呈或转交等字样。

第十八条公司内部文书原则上不封缄。

第十九条各部门的邮寄文书,必须于发送前,在“发信登记本”与“邮资明细账”上填写相关内容。

第七章文书的处理

第二十条普通文书的处理原则。

(1)部门经理以上级别的主管负责对文书进行审阅、回答、批办以及其他必要处理,或者由其指定下属对文书进行具体处理。

(2)如果遇到重要或异常事项,必须及时与上级主管取得联系,按上级指示办理。

(3)各种有关联的事项,必须与各部门商议后方能予以处置。

第二十一条机密文书原则上由责任者或当事者自行处理。

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第二十二条某文书被阅览后,阅览者必须签字,表示已经阅览完毕。如有必要,可在文书的空白处填写阅览后的意见,并转给或交还文书的主管。

第二十三条有必要在各部门传阅的文书,必须附“传阅登记簿”,按“传阅登记簿”规定栏目填写,并最终交还文书主管。

第九章收文操作流程

第二十四条签收。一切外来信件、电报、传真,统一由行政部门签收,填写登记在收件登记簿上。写明公司或行政部门收启的文书,统一由行政部拆封处理。

第二十五条写明各部门或个人收启的分送各部门或个人,如系公文,应主动送行政部登记处理。

第二十六条分发。

(1)行政部根据公文性质、要求,确定具体化在办和阅批对象,填写公文阅办单。

(2)分发去向。

①重要来文,由行政部长提出初步意见(拟办),再由公司领导批示(批办)。

②一般文件,直转有关职能部门处理(承办)。具体承办务求实效,分清主办、协办、复文与不复文。

③参阅性文件,直接组织传阅。

④范围不明的文件,送领导审阅。

第二十七条催办。

分对内催办与对外催办,包括发函、派专人打电话等方式,要使用工作催办单,对来文做到事事有交代、件件有着落,防止漏办、延误。

第二十八条结办。

文件传阅完毕,已答复发文单位,有处理意见的文件,均视为结办。

第十章文书的整理与保存

第二十九条全部完结的文书,在结办后三天内,交行政主管归存,按“完整、有序”的原则对文件整理、检查,按类别、年代立卷,分别按所属部门、文件机密程度、整理编号和保存年限进行整理与编辑,并在“文书保存簿”上做好登记,归档保存。

第三十条公司个人不得保存公司公文,凡参加会议带回的文件,应及时交行政部登记保管,调离公司的员工应将文件和记录本清理移交。

第三十一条分公司或分支机构的文书分为两类:一类是特别重要的文书,直接交主管保存,另一类是一般的文书,留存各部门保管。

第十一章文书的保存年限

第三十二条永久保存文书包括章程、股东大会及董事会议事记录、重要的制度性规定;重要的合同书、协议书、登记注册文书;股票关系文书、重要的诉讼关系文书;重要的政府许可证件;有关公司历史的文书;决算书和其他重要的文书。

第三十三条保存10年文书包括请求审批提案文书;人事任命文书;奖金工资与津贴有关文书;财务会计账簿、传票与会计分析报表以及永久保存以外的重要文书。

第三十四条保存5年文书指不需要保存10年的次重要文书。

第三十五条保存1年文书,指无关紧要或者临时性文书。如果是调查报告则由所在部门主管负责确定保存年限。

第十二章注意事项

第三十六条重要的机密文书,一律存放在保险柜或带锁的文件柜中。

第三十七条保存期满及没必要继续保存的文书,经主管决定,填写销毁的理由和日期之后销毁。机要文书一律以焚烧的方式销毁。任何个人不准擅自销毁文件,或以废纸出售。不需立卷的文件材料需逐件登记,报公司领导批准后销毁。

第三十八条销毁秘密级以上文件要进行登记,有专人监督,保证不丢失、不遗漏。

第三十九条必须做好重要文书的借阅登记工作,并注明归还日期。一切借阅都必须出具借阅证。

第十三章附则

第四十条本办法适用于公司本部及下属企业的公文管理。

第2篇 房地产公司文书管理制度

房地产开发公司文书管理制度

一、发文

1、起草:公文文体、格式等使用准确、符合规范要求;文字要准确、精练,条理要清楚,层次要分明,用语要规范,公司本部各部门的文件由各部门负责人起草办公室审核,总经理签发。公司的文件由办公室负责起草和审核,公司总经理签发。

2、审批:据文件性质、范围、密级由相应权属范围内的管理人员审批。

3、发送:文件签发后,送办公室统一安排打字,打印后送回起草部门校对,校对无误方能复印、盖章。文件和原稿,由办公室分类归档,保存备查。

二、收文

1、属于秘密的文件,核稿人应该注明秘密字样,并确定报送范围。秘密文件按保密规定,由专人印制、报送。

2、文件统一由办公室负责发送。送件人应将文件内容、报送日期、部门、接件人等事项登记清楚,并向文件签发人报告报送结果。秘密文件和由专人按核定的范围报送。

3、外来的文件由办公室专人负责签收,并分类登记。由办公室主任提出处理意见后,签收人应于接件当日即按文件的要求报送给有关部门,不得积压迟误,属急件的,应在接件后即时报送。

三、文印工作

1、公司的文件,有打印必要时方予打印。内部递传的简单请示报告或其他不需打印的文件,一般不予打印。

2、公司发文,需由起草人定稿抄正,经有批准发文权的领导签字同意后方准打印。一般文件的打印、复印、传真,须经所在部门负责人签字同意后才予办理;部门经理不在时,可经总经理办公室主任同意后办理。

免影响公司的正常工作。

4、文印室工作人员应认真做好本职工作,按时完成任务。对收到的文件资料,应及时给有关部门、人员送发,或及时通知有关人员到文印室来拿取回,不得延误。

5、文印室人员应树立严格的保密观念,不得随意将打印、复印或传真资料中有关商业秘密或公司管理中须保密的事项透露给他人,不得截留任何文件。

6、文印室对送来打印、复印、传真的文件资料,应做好登记,并在月终作统计核算。

7、 文印室工作人员初次违反上述规定的,给予批评或处 50 元以上罚款,屡教不改或给公司造成不良的社会影响或较大经济损失的,处50 元以上罚款直至辞退。

第3篇 g公司文书处理制度

(一)总则

第一条 范围

本公司文书处理均按本制度执行。在特殊情况下的应急处理,事后也须按本制度补齐有关手续。

第二条 定义

本制度所指文书,包括以下内容:

1.高层决策文书以及基层下达的文件。热点栏目: 20__年个人总结

2.部门会议文书与转阅文件。

3.合同书、证券、证书和劳动协议书。

4.志愿书、违约收文、往来公文、专利证明和注册登记文书。

5.收支预算与决算书、账本票据、凭证、各种明细表、各种规定与计划书。

6.往来书信、电报、任命书、意见书。

7.各种报告、各种统计表。

其中“1”与“2”项文书的处理,原则上按会议决定处理。

第三条 类别划分

上述文书按机密程度、可划分为以下几类:

1.机密文书

(1)绝密。

(2)秘密。

(3)保密。

2.普通文书,即机密文书以外的文书。

3.其他文书,如公开发行的书籍、杂志、报纸,以及调查资料类的印刷品或复印誊写物品的。

第四条 适用原则

(二)文书的收发

第五条 收发

到达本公司的文书,原则上由总务部或者另行规定的其他部门接受。所有文书按下列原则处置或送发:

1.普通文书全部由接受部门开启或开封。启封时,编上文书的收发编号,注明收发日期;在文书登记簿上作好登记;由接受部门的主管,或者由指定的文书保管员送交有关部门有关人员;文书当事人必须签名盖章领取文书。但是不涉及特别事项的文书,可以简化登记手续。

2.绝密文书或亲启文书,必须直接送交当事者,由文书当事者开封与处置。

第六条 制度时间外的处理

1.值班人员能够判定为是紧急重要的文书,或者直接写给公司高层领导的文书,应立即通知秘书室主任;其他次重要文书,只需通知收发室的主任,并按其指示处理。

2.所有到达的文书,值班人员都必须一一作好登记,于此后第一个工作日早晨转交收发室。

第七条 收发决定

所有文书的接受、转交、登记与领取事宜,都必须由收发室主任做出决定与指示。

第八条 设立信使

在文书的接受与处理过程中,各部门间经常需要相互传递文书;因此,在文书档案室设一名信使,来回传递各类文书。

(三)文书的处理

第九条 处理原则

文书处理的基本原则是“准确”与“及时”,并且明确文书处理的责任者。

第十条 成文原则

凡重要的往来交涉,都必须形成“文书”或形成记录,即使情况特殊,也必须事后追忆,形成“备忘录”。

第十一条 特例

对那些并不重要的事项,或者通过电话、会面等简单形式处理的事项,只需要事后将处理结果的要点记录下来即可。

第十二条 处理手续

领取文书的部门,按下列规定及时予以处理。

1.凡重要事项,或者异常事项,应立即向所在部门主管做出报告,并逐级向上请示,必要情况下必须与其他部门取得联系,等候并按照上级指示,处理文书中涉及的有关事项。

2.如果文书中涉及的事项,与其他部门有关,必须在与其他部门取得联系后达成一致意见再行事。

3.在具体处理时,如果认为有必要请其他部门做出配合,并且其他部门提供配合需要一定的时间,在这种情况下,应事先征得对方的意见。

4.如果事情涉及两个以上的部门,并且难以判断由何部门出面主持时,应听取其他部门的处理意见。

第十三条 防止拖延

文书档案部门有责任督促有关部门处理文书指定的事项,以防止文书的处理延迟或停顿,如发生延迟或停顿现象,应立即交文书档案部门处理。

第十四条 重要文书的保管

机要或绝密文书以及其他重要文件,必须存放在带锁的档案文件柜中,予以严格保管。

文件柜的存放,必须选择在发生意外时,能够安全、迅速转移出去,放在容易发现的醒目位置。

(四)文书的制作

第十五条 用纸的规格

制作文书的用纸,除特殊情况外,原则上采用规格。

第十六条 字句

文书应以简单明了的文体记述,采用标准的简体汉字,避免使用艰涩的词句。

第十七条 文体

全部文书一律采用书面文体。

第十八条 复印

绝密文书未经主管认可不得擅自制作或复印副本,在特别有必要的情况下,必须注明包括正本在内共复印多少份,送往何部门等等。

第十九条 署名

在文书发送与转交时必须按下列要求署名,特殊情况或有专项指示的情况除外。

1.代表公司名义缔结的合同书、往来公文、公司公告及向政府机构提交的报告,全部署名“董事会代表”。

2.对外广告及宣传,采用公司名称。

3.除此之外的文书,署上相关业务部门名称,以及部门经理的职务与姓名。

不重要的文书,只需署上经办人姓名。

第4篇 公司文书管理制度9

公司文书管理制度范本(九)

总则

第一条 为适应公司全方位规范化科学管理,做好公司文书管理工作,使之规范化和制度化,特制定本办法。

第二条 公司文书是传达方针、发布指示、请示和答复问题,指导和商洽工作,报告情况、交流经验的重要工具,

各级部门必须认真做好文书管理工作。

第三条 文书处理必须做到准确、及时、简便,文书由办公室统一收发、分发、传递、用印、立卷、归档。

第四条 文书管理工作必须严格执行保密制度,确保公司机密。

文书主要种类

第五条 公司文书种类主要有:

(一)决定、决议:对重要事项或重大行动做出安排,用“决定”;经会议讨论通过并要求贯彻执行的事项,用“决议”。

(二)通告:公布应当普遍遵守的事项,用“通告”。

(三)通知:发布规章制度,转发上级,同级和不相隶属部门的文书,批转下级部门的公文,要求下级部门办理和需要周知或共同执行事项,用“通知”。

(四)通报:表彰先进,批评错误,传达重要情况,用“通报”。

(五)报告、请示:向上级部门汇报工作,反映情况,提出建议,用“报告”;向上级请求指示,批准,用“请示”。

(六)批复:答复请示事项或对下级布署工作,用“批复”。

(七)会议纪要:传达会议议定事项和主要精神,要求与全单位共同遵守执行者,用“会议纪要”。

(八)工作志:记录日、周、月工作情况(包括工作安排,工作进度、工作业绩、工作设想与建议等)者,用“工作志”。

(九)工作计划;进行本年、季、月、周工作安排者用“工作计划”。

文书格式

第六条 文书一般由标题、发文字号、签发人、秘密等级、紧急程度、主送机关、正文、附件、印章、发文时间,抄送机关,附注等部分组成。

(一)文书标题,应当准确、简要地概括文书的主要内容,一般应标明发文机关和文书种类,除批转规章制度外,

一般不加书名号。

(二)发文字号,包括机关代字、年号、顺序号,如几个部门联合发文只标明主办部门发文字号。

(三)文书一律加盖印章,上报的文书,应注明签发人。

(四)秘密文书应分别标明“绝密”、“机密”、“秘密”。

(五)紧急文书分别标明“特急”、“急”。

(六)请示一般只写一个主送部门,如需同时送其他部门,应用抄报形式。

(七)文书如有附件,应在正文之后注明附件名称和顺序。

(八)发文部门应写全称和规范化简称,几个部门联合发文,应将主办部门排列在前。

(九)会议通过的文件,应在标题之下,正文之前注明会议各名称和通过日期。

(十)文字从左至右横写,横排。

第七条 文书用纸一般用十六开型(包括国际标准大十六开),左侧装订,如公司统一格式者,必须使用公司印制的统一式样。“通告”、“通知”用纸大小,根据实际需要确定。

文书办理

第八条 文书处理一般包括登记、分发、批示、承办、催办、拟稿、审核、签发、缮印、用印、传递、归挡、销毁等程序。

第九条 凡需办理的文书,办公室应根据内容和性质送总经理,副总经理或交有关部门办理,并提出办理时限。

第十条 已送总经理、副总经理批示的文书,应在两日内批办,紧急文书应当日批办,过期不批办者自动生效,责任由批示人承担,交有关业务部门办理的文书,办公室应根据办理时限检查催办,防止漏办和延误,凡逾期延误或漏办者,部门负责人负担相应责任。

第十一条 草拟文书必须符合下列要求:

(一)要符合公司的规章制度及有关规定,如提出新的政策规定,应加以说明。

(二)情况要具体,观点要明确,内容要全面,表达要规范,条理要清楚,层次要分明,文字要精练,书写要工整,标点要准确,篇幅要简短。

(三)人名、地名、数字、引文要准确、时间应写具体的年、月、日。

(四)文书中的数字,除发文字号,统计表、计划表、序号、百分比、专用术语和其他必须用阿拉伯数码者外,

一般用汉字书写,在同一文书中9数字的使用前后一致。

第十二条 公司对外发出的文书由总经理签发,公司对内发出的文书,由总经理授权,副总经理签发,办公室直

接发出的文书,办公家主任签发,其他部门发出的文书,由部门负贵人签发。

第十三条 各级领导人审批文书要认真负责,文件主批人应签属自己明确具体的意见,姓名和时间。

第十四条 草拟和签批文书,应使用碳素墨水钢笔或毛笔。

第十五条 行文部门在将文书送领导人签发之前,应认真做好审核工作,审核的重点为:是否需要行文,文书内

容,文字表达,文种使用,格式等是否符合本办法的有关规定。然后上报总经理,主管副总经理,签报后的文书由办公室审核。

第十六条 秘密文书不得翻印、转发,传递秘密文书时,必须采取相应的保密措施,确保文件安全。

文书立卷和销毁

第十七条 文书办完后,应及时将文书定稿,正本和有关材料整理立卷。

第十八条 文书立卷应根据其特征,相互联系和依存价值分类整理,保证齐全完整,正确反映部门主要工作情况

便于保管、查找、利用。

第十九条 立卷的文书应按有关规定由力b公室保管,个人不得保存应存档的文书。

第二十条 没有存档价值和存查必要的文书经过鉴别并报.副总经理批准,可定期销毁,销毁秘密文书要进行登记,有专人监督,保证不丢失、不漏销。

附 则

第二十一条 本办法根据实际情况可制定规定,其修改、补充、解释权归公司办公室。

第二十二条 本办法从发布之日起施行。

第5篇 公司文书管理制度

公司文书管理制度范本

(九) 总则

第一条 为适应公司全方位规范化科学管理,做好公司文书管理工作,使之规范化和制度化,特制定本办法。

第期。

(十) 文字从左至右横写,横排。

第七条 文书用纸一般用十六开型(包括国际标准大十六开),左侧装订,如公司统一格式者,必须使用公司印制的统一式样。“通告”、“通知”用纸大小,根据实际需要确定。文书办理

第八条 文书处理一般包括登记、分发、批示、承办、催办、拟稿、审核、签发、缮印、用印、传递、归挡、销毁等程序。

第九条 凡需办理的文书,办公室应根据内容和性质送总经理,副总经理或交有关部门办理,并提出办理时限。

第十条 已送总经理、副总经理批示的文书,应在两日内批办,紧急文书应当日批办,过期不批办者自动生效,责任由批示人承担,交有关业务部门办理的文书,办公室应根据办理时限检查催办,防止漏办和延误,凡逾期延误或漏办者,部门负责人负担相应责任。

第十一条 草拟文书必须符合下列要求:

(一) 要符合公司的规章制度及有关规定,如提出新的政策规定,应加以说明。

(。

(四) 文书中的数字,除发文字号,统计表、计划表、序号、百分比、专用术语和其他必须用阿拉伯数码者外,一般用汉字书写,在同一文书中9数字的使用前后一致。

第十二条 公司对外发出的文书由总经理签发,公司对内发出的文书,由总经理授权,副总经理签发,办公室直接发出的文书,办公家主任签发,其他部门发出的文书,由部门负贵人签发。

第十三条 各级领导人审批文书要认真负责,文件主批人应签属自己明确具体的意见,姓名和时间。

第十四条 草拟和签批文书,应使用碳素墨水钢笔或毛笔。

第十五条 行文部门在将文书送领导人签发之前,应认真做好审核工作,审核的重点为:是否需要行文,文书内容,文字表达,文种使用,格式等是否符合本办法的有关规定。然后上报总经理,主管副总经理,签报后的文书由办公室审核。

第十六条 秘密文书不得翻印、转发,传递秘密文书时,必须采取相应的保密措施,确保文件安全。文书立卷和销毁

第十七条 文书办完后,应及时将文书定稿,正本和有关材料整理立卷。

第十八条 文书立卷应根据其特征,相互联系和依存价值分类整理,保证齐全完整,正确反映部门主要工作情况便于保管、查找、利用。

第十九条 立卷的文书应按有关规定由力b公室保管,个人不得保存应存档的文书。

第二十条 没有存档价值和存查必要的文书经过鉴别并报.副总经理批准,可定期销毁,销毁秘密文书要进行登记,有专人监督,保证不丢失、不漏销。附 则

第二十一条 本办法根据实际情况可制定规定,其修改、补充、解释权归公司办公室。

第二十二条 本办法从发布之日起施行。

第6篇 公司文书档案立卷归档制度范本

公司文书档案立卷归档制度

第一章总则

第一条为加强本公司文书立卷工作,特制订本制度。

第二条归档的文件材料必须按年度立卷,本单位内部机构在工作活动中形成的各种有保存价值的文件材料,都要按照本制度的规定,分别立卷归档。

第三条公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整(公文上的各种附件一律不准抽存),结案后及时交专(兼)职文书人员归档。有关人员工作变动或因故离职时,应将经办的文件材料向接办人员交接清楚,不得擅自带走或销毁。

第二章文件材料的收集管理

第四条坚持部门收集、管理文件材料制度。各部门均应指定专(兼)职文书人员,负责管理本部门的文件材料,并保持相对稳定。人员变动应及时通知档案室。

第五条凡本公司缮印发出的公文(含定稿和两份打印的正件与附件、批复请示、转发文件含被转发的原件)一律由办公室统一收集管理。

第六条一项工作由几个部门参与办理,在工作活动中形成的文件材料,由主办部门收集归卷。会议文件由会议主办部门收集归卷。

(1)公司工作人员外出学习、考察、调查研究、参加上级机关召开的会议等公务活动的相关人员核报旅费时,必须将会议的主要文件资料向档案室办理归档手续,经档案室签字认可后,财务部门才给予报销旅费。

(2)本公司召开会议,由会议主办部门指定专人将会议材料、音像档案等向档案室办理归档手续,经档案室签字认可后,财务部门才给予报销会议费用。

第七条各部门专(兼)职文书的职责。

(1)了解本部门的工作业务,掌握本部门文件材料的归档范围,收集管理本部门的文件材料。

(2)认真执行平时归档制度,对本部门承办的文件材料及时收集归卷,每年的3月份前应将归档文件材料归档完毕,并向档案室办好交接签收手续。

(3)经办业务有关人员借用文件材料时,应积极地提供利用,做好服务工作,并办理临时借用文件材料登记手续。

第三章归档范围

第八条重要的会议材料包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等。

第九条上级机关发来的与本公司有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等文件材料。

第十条本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。

第十一条本公司的请示与上级机关的批复。

第十二条本公司反映主要职能活动的报告总结。

第十三条本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。

第十四条信访工作材料。

第十五条本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。

第十六条本公司干部任免的文件材料以及关于职工奖励、处分的文件材料。

第十七条本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。

第十八条本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。

第四章平时归卷

第十九条各部门都要建立健全平时归卷制度。对处理完毕或批存的文件材料,由专(兼)职文书集中统一保管。

第二十条各部门应根据本部门的业务范围及当年工作任务,编制平时文件材料归卷使用的“案卷类目”。“案卷类目”的条款必须简明确切,并编上条款号。

第二十一条公文承办人员应及时将办理完毕或经领导人员批存的文件材料,收集齐全,加以整理,送交本部门专(兼)职文书归卷。

第二十二条专(兼)职文书人员应及时将已归卷的文件材料,按照“案卷类目”条款,放入平时保存文件卷夹内“对号入座”,并在收发文登记簿上注明。

第五章立卷案卷质量要求

第二十三条为统一立卷规范,保证案卷质量,立卷工作由相关部室兼职档案员配合,档案室文书档案员负责组卷、编目。

第二十四条案卷质量总的要求是:遵循文件的形成规律和特点,保持文件之间的有机联系,区别不同的价值,便于保管和利用。

第二十五条归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。

第二十六条在归档的文件材料中,应将每份文件的正件与附件、底稿与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件,分别立在一起,不得分开,文电应合一立卷;绝密文电单独立卷,少数普通文电如果与绝密文电有密切联系,也可随同绝密文电立卷。

第二十七条不同年度的文件一般不得放在一起立卷,但跨年度的请示与批复,放在复文年立卷;没有复文的,放在请示年立卷;跨年度的规划放在针对的第一年立卷;跨年度的总结放在针对的最后一年立卷;跨年度的会议文件放在会议开幕年,其他文件的立卷按照有关规定执行。

第二十八条卷内文件材料应区别不同情况进行排列,密不可分的文件材料应依序排列在一起,即批复在前,请示在后;正件在前,附件在后;底稿在前,定稿在后;其他文件材料依其形成规律或特点,应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。

第二十九条卷内文件材料应按排列顺序,依次编写页号。装订的案卷应统一在有文字的每页材料正面的右上角,背面的左上角打印页号。

第三十条永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录。填写的字迹要工整。卷内目录放在卷首。

第三十一条有关卷内文件材料的情况说明,都应逐项填写在备考表内。若无情况可说明,也应将立卷人、检查人的姓名和日期填上以示负责。备考表应置卷尾。

第三十二条案卷封面,应逐项按规定用毛笔或钢笔书写,字迹要工整、清晰。

第三十三条案卷装订。装订前,卷内文件材料要去掉金属物,对破坏的文件材料应按裱糊技术要求托裱,字迹已扩散的应复制并与原件一并立卷,案卷应用三孔一线封底打活结的方法装订。

第三十四条案卷各部分的排列格式。软卷封面(含卷内文件目录)―文件―封底(含备考表),以案卷号排列次序装入卷盒,置于档案柜内保存。

第三十五条本制度自印发之日起实施。

第7篇 投资公司文书处理制度

投资开发公司文书处理制度

1.综合办公室收文后,送公司领导班子和有关部门轮阅,轮阅者必须加快文件轮阅速度,如业务上需要,可复印一份参阅。

2.以公司或管委会名义的发文,由业务部门起草,综合办公室把关,按程序签发。

3.下属公司或业务单位的请示件,由综合办公室提出拟办意见,交相关部门承办,由分管领导审核后,报总经理批示。

4.对阅办文件、下属公司或业务单位的请示件,相关业务部门阅办后应及时送综合办公室归档。

5.凡参加上级召开的重要会议的文件和领导讲话稿,应在一周内交综合办公室归档。

6.经总经理批办的文件,由综合办公室专人负责及时转交有关职能部门办理。如需复印、打印的文件,则由承办部门按规定办理。

第8篇 物业公司往来文书控制保密制度

物业公司往来文书控制及保密制度

1.文书往来需严格,其中包括

(1)外发文书:必需由总经理办公室发出

(2)内部文书:必需由部门主管发出或部门盖公章才算有效公文

(3)保密文件:必需统一由行政或总经理指派人员拆阅。

2.保密制度

(1)本制度是为处理涉及公司机密的文件及其机要事项而制定。公司职员必须根据自己的职务遵守处理机要文件及机要事项的纪律。

(2)本规定的修改与废止、由办公室提议,公司总经理决定后实施。

(3)本规定中所称机要是指不得泄露其内容的文件及事项,凡符合下列条款之一者均属于此。

a.关于公司的重要政策或计划;

b.关于人事问题;

c.关于重要会议的讨论事项;

d.关于业主或租户的档案资料;

e.契约、协定或根据协商而决定的事项;

f.规定、命令中特别指定的事项。

(4)机要文件及其处理,按其程序可分为以下三种:-

a.秘密,不能向部门经理及主管,以及业务上相关人员以外者公开。

b.公司内部秘密,不能向公司以外公开。

c.绝密,不能向部门经理及主管,以及特别指名的最小范围内的相关工作人员以及承办人员以外者公开。

(5)机要文件、机要事项及其种类的认定,原则上由所管部门的经理负责,但公司总经理可以命其变更。

(6)机要文件或机要事项由该业务部经理负责印制和传达。

(7)机要文件由其制发部门制成正本、副本两份、一份由制发部门分门别类加以保管,另一份由办公室专人保管。机要文件应加盖相应的红色标记,其处理和保管由收件人自行处理。

(8)机要文件的制发部门应备有发文簿,文件发送至有关部门时,必须请收件人签字盖章。

(9)总公司及分公司之间文件的来往传送或邮寄时,应采用亲启信函方式,必要时应采用挂号信函方式。

(10)公司内机要文件的传递,除责任者自行携带方式外,必须加封后传递。不能以文件方式传递的秘密事项必须由直接关系者亲自传达。

(11)机要文件须经制发部门的经理同意后方可复制。机要文件复制时制发部门应将复制件数量在原件或副本上详细记录,并在上述(2.2.8)款规定的发文簿上记载复制件的去向。

(12)秘密文件或公司外秘密文件以及秘密事项,由制发部门的经理负责,请专人进行分发和传送,但必须履行上述(2.2.8)、(2.2.9)款规定的手续。

(13)机要文件及其相关草案、其他无用物品的销毁,应确定一定的时间,由所管经理负责销毁。

(14)凡违反本规定者,由总经理办公室讨论处理

一般文件由总经理发到各部门主管处理或存阅,送回行政部存档。所有外发及保密文件,必需有总经理记录,以使在存送中收获,亦可以拷贝出来。

第9篇 公司文书管理工作制度

第一章目的

第一条 为使公司的文书处理建立科学、合理、规范的程序,使文书处理准确、及时,提高文书处理的工作效率和文书的质量,特制订本办法。第,写在公文末尾,一般以印制日期为准,重要公文以签发日期为准。

(7) 公文印章:加印在发文日期中间。

(8) 密级:保密文件注明密级。

(9) 附件:附件位于正文之后、印章之前,注明附件的序号、标题。

第八条 用纸格式。

(1) 国内公文用纸用16k型(26cm_18.4 cm),涉外公文用a4型(29.7 cm_21.0cm)。

(2) 图文区:国内用16k型(23.3 cm_14.9 cm),国际标准用a4型(27cm_17.5 cm)。

第九条 印装格式。

(1) 公文均采用横书横排。

(2) 单面印刷可在上端装订,双面印刷在左面装订。

⑶ 装订可用线装、钉装、胶粘办法。

第十条 版面格式:首页采用文头。

第十一条 公文行文原则。

(1) 上行文原则。①逐级行文,即下一级行文给直接上级。②多级同时行文,即下级向上级和更高上级同时行文。③越级行文,遇特殊、紧急情况,或对直接上级的检举、控告。

(2) 下行文原则。①逐级行文。②多级同时行文。③直贯到底行文。

⑶ 平行文原则:相互没有隶属关系的部门之间可以行文。

第十二条 文书的署名。

(1) 公司内文书,如果是一般往来文书,只需主管署名;如果是单纯的上报文书或者不涉及各部门且内容不重要的文书,只需部门署名;如果是重要文书,按责任范围由总裁、副总裁、常务董事署名,或者署有关部门的主管姓名与职务。

(2) 对外文书,如合同书、责任状、政府许可申请书、回执、公告等重要文书,一律署总裁职务与姓名。如果是总裁委托事项可由指名责任者署名。上列规定以外的文书,也可署分公司或分支机构主管的职务与姓名。

第十三条 文书的盖章。

(1) 在正本上必须加盖文书署名者的印章,副本可以加盖署名者或所在部门印章。

(2) 如果文书署名者不在,可加盖职务或代理者印章,并加盖具体执行者印章代替。但在这种情况下,文书存档前必须加盖署名者印章。

⑶ 以部门或公司名义起草的文书,须在旁侧加盖有关责任者印章。

第十四条 文书制作注意事项。

(1) 文书必须简明扼要,一事一议,语言措辞力求准确规范。

(2) 起草文书的理由包括起因以及中间交涉过程,并加以证明,附上相关资料与文件。

⑶ 必须明确起草文书的责任者,并署上请示审批提案者姓名。

(4) 对请示提案文书进行修改时,修改者必须认真审阅原件,修改者须署名。

(5) 可行可不行的坚决不行文,减少行文数量,提高行文权威性和质量。

(6) 减少联合行文,避免联合签审过程中时间延误和扯皮。

(7) 行文分清主次,提高行文针对性,减轻行文对象单位负担。

(8) 不轻易越级行文。第五章文书制作流程

第十五条 对外行文操作流程。

(1) 拟稿。①由具体承办人员起草,并由部门负责人审核。②对外发文一般以公司名义发文。各分公司、子公司有必要发文时,在公司后加下属企业全称。③发文稿必须符合公文种类、格式使用规范。

(2) 核稿。①拟稿完毕后,填写发文拟稿单,一并送各级领导审核。②审核有问题时与有关当事人沟通,统一意见后进行修改。

⑶ 签发。有关领导审核签发,明确签署意见、姓名、日期。

(4) 编号。由行政部统一编排发文字号。

(5) 缮印、校对。①急件应先行处理。②保密件应由专人打印。③打印后的校样、废纸等应妥善处理。④应专人校对,以原稿为准,重要文件需多人校对。⑤打印、校对责任人签名。

(6) 在无误、规范的文件上统一盖印章。

(7) 填写登记簿。

(8) 封发。①发文工作由行政部门负责。②查验无误后信件封口,填写准确,注明急件、密级。

第十六条 对内行文处理程序。

(1) 对内行文一般按对外行文处理程序参照执行。

(2) 特殊情况下,各级部门、下属企业对公司行文可不必经缮印程序。

⑶ 对内行文,由各部门、下属企业负责人、公司领导签发。第六章文书的发送一些需要邮寄或专人递交的文书,按下列要点进行发送,必要时还需给文秘室回复或回执,调查报告不受本条规定限制。

第十七条 文书封面必须明确写清接收单位名称、单位地址以及收件人姓名,并且注明快递、邮寄、面呈或转交等字样。

第十八条 公司内部文书原则上不封缄。

第十九条 各部门的邮寄文书,必须于发送前,在“发信登记本”与“邮资明细账”上填写相关内容。第七章文书的处理

第二十条 普通文书的处理原则。

(1) 部门经理以上级别的主管负责对文书进行审阅、回答、批办以及其他必要处理,或者由其指定下属对文书进行具体处理。

(2) 如果遇到重要或异常事项,必须及时与上级主管取得联系,按上级指示办理。

⑶ 各种有关联的事项,必须与各部门商议后方能予以处置。

第二十一条 机密文书原则上由责任者或当事者自行处理。第八章文书的阅览原则>;

第二十二条 某文书被阅览后,阅览者必须签字,表示已经阅览完毕。如有必要,可在文书的空白处填写阅览后的意见,并转给或交还文书的主管。

第二十三条 有必要在各部门传阅的文书,必须附“传阅登记簿”,按“传阅登记簿”规定栏目填写,并最终交还文书主管。第九章收文操作流程

第二十四条 签收。一切外来信件、电报、传真,统一由行政部门签收,填写登记在收件登记簿上。写明公司或行政部门收启的文书,统一由行政部拆封处理。

第二十五条 写明各部门或个人收启的分送各部门或个人,如系公文,应主动送行政部登记处理。

第二十六条 分发。

(1) 行政部根据公文性质、要求,确定具体化在办和阅批对象,填写公文阅办单。

(2) 分发去向。①重要来文,由行政部长提出初步意见(拟办),再由公司领导批示(批办)。②一般文件,直转有关职能部门处理(承办)。具体承办务求实效,分清主办、协办、复文与不复文。③参阅性文件,直接组织传阅。④范围不明的文件,送领导审阅。

第二十七条 催办。分对内催办与对外催办,包括发函、派专人打电话等方式,要使用工作催办单,对来文做到事事有交代、件件有着落,防止漏办、延误。

第二十八条 结办。文件传阅完毕,已答复发文单位,有处理意见的文件,均视为结办。第十章文书的整理与保存

第二十九条 全部完结的文书,在结办后三天内,交行政主管归存,按“完整、有序”的原则对文件整理、检查,按类别、年代立卷,分别按所属部门、文件机密程度、整理编号和保存年限进行整理与编辑,并在“文书保存簿”上做好登记,归档保存。

第三十条 公司个人不得保存公司公文,凡参加会议带回的文件,应及时交行政部登记保管,调离公司的员工应将文件和记录本清理移交。

第三十一条 分公司或分支机构的文书分为两类:一类是特别重要的文书,直接交主管保存,另一类是一般的文书,留存各部门保管。

第十一章文书的保存年限

第三十二条 永久保存文书包括章程、股东大会及董事会议事记录、重要的制度性规定;重要的合同书、协议书、登记注册文书;股票关系文书、重要的诉讼关系文书;重要的政府许可证件;有关公司历史的文书;决算书和其他重要的文书。

第三十三条 保存10年文书包括请求审批提案文书;人事任命文书;奖金工资与津贴有关文书;财务会计账簿、传票与会计分析报表以及永久保存以外的重要文书。

第三十四条 保存5年文书指不需要保存10年的次重要文书。

第三十五条 保存1年文书,指无关紧要或者临时性文书。如果是调查报告则由所在部门主管负责确定保存年限。

第十二章注意事项

第三十六条 重要的机密文书,一律存放在保险柜或带锁的文件柜中。

第三十七条 保存期满及没必要继续保存的文书,经主管决定,填写销毁的理由和日期之后销毁。机要文书一律以焚烧的方式销毁。任何个人不准擅自销毁文件,或以废纸出售。不需立卷的文件材料需逐件登记,报公司领导批准后销毁。

第三十八条 销毁秘密级以上文件要进行登记,有专人监督,保证不丢失、不遗漏。

第三十九条 必须做好重要文书的借阅登记工作,并注明归还日期。一切借阅都必须出具借阅证。

第十三章附则

第四十条 本办法适用于公司本部及下属企业的公文管理。

第四十一条 本办法由行政部解释、补充,由公司总经理批准颁行。

第10篇 装饰公司文书档案管理制度

装饰工程公司文书档案管理制度

一、建档依据

根据邮电部《邮电文书立卷归档办法》,结合本公司实际制定本制度。

二、建档原则

1、公文承办部门或承办人员应保证所经办文件的系统性、完整性,结案后须及时交专(兼)职文书人员归档。

2、经办人员工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚,不得擅自带走或销毁。

三、归档范围

1、重要的会议材料,包括:会议通知、决议、领导人的讲话、典型发言、会议简报、会议记录等。

2、本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。

3、本公司的各种工作计划、总结、报告、请求、批复、统计报表及简报。

4、本公司与有关单位签定的合同、协议等文件材料。

5、本公司干部任免的文件以及关于职工奖励、处分的文件材料。

6、本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。

7、本公司历史大记事以及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。

四、档案的装订

1、由文档员或经办人负责组卷、编目,卷内文件材料应按排列顺序,依次编写页号。装订的案卷应统一在有文字的每页材料正面的右上角背面的左上角打印页码。

2、永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录。填写的字迹要工整。卷内目录放在卷首。

3、案卷封面、应逐项按规定用毛笔或钢笔书写,字迹工整、清晰。

4、案卷装订:装订前卷内文件材料要去掉金属物,案卷应用三孔一线封底打活结的方法装订。

5、案卷排列格式:软卷封面(含卷内文件目录)一文件一封底(含备考表),以案卷号排列次序装入卷盒,置于档案柜内保存。

第11篇 投资公司文书档案管理制度

投资开发公司文书档案管理制度

第一章 总则

第一条 为规范公司文书档案管理,维护档案材料的完整性、系统性和准确性,更好地促进公司各项工作,特制订本制度。

第二条 归档的文书档案应字迹清晰、完整有效。

第三条 本制度适用于公司办公室的文书档案管理工作。

第二章 文书档案管理职责

第四条 综合办公室是文书档案管理的职能部门,办公室派专人负责对文书档案的管理工作。

第五条 文书档案管理岗位职责:负责对文书档案材料的收集、鉴别、分类、装盒、归档和保管。

第三章 文书档案文件材料归档范围

第六条文书档案文件材料的归档范围

1.会议类

1.1公司召开的职工大会、年度工作会议材料;

1.2董事会、股东会会议材料;

1.3总经理办公会议记录、纪要;

1.4党支部会议记录、纪要;

1.5各类项目方面的评审会、专家论证会、协调会、座谈会及听证会等会议纪要、会议照片、录音等;

1.6参加上级及其他单位召开的会议带回的会议材料。

2.上级单位颁发的需公司执行的文件。

3.上级单位领导视察、检查公司工作时的指示、讲话、题词、照片等材料。

4.上级单位发来的与本公司有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等文件材料。

5.公司的请示与上级单位的批复文件。

6.公司印发的各类文件与有关单位来往的文书。

7.公司反映主要职能活动的报告、总结。

8.公司的各种工作计划、总结、报告、财务年报、统计报表及简报。

9.本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。

10.本公司干部任免的文件材料以及关于职工奖励、处分的文件材料。

11.本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。

12.公司成立、合并、变更、启用印章等文件材料。

13.反映公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。

14.公司制定的章程、规章制度、业务管理规程等文件材料。

第四章 文书档案归档整理

第七条 归档文件是应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。

第八条 归档文件整理是将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、装盒,使之有序化的过程。

第九条 归档文件整理的要求

1.归档文件要齐全完整,按年度―组织机构进行分类。

2.对跨年度文件的处理:年度计划、规划、总结、预决算、统计报表等放在针对年度;跨年度或多年度的的计划,放在针对的第一年;跨年度的规划放在针对的第一年整理;跨年度或多年度的总结,放在针对的最后一年;跨年度的请示与批复,放在复文年,没有复文的放在请示年;跨年度的会议文件放在会议开幕年,也可放在会议执行年。

3.归档文件整理工作由形成归档文件的业务部门负责。

3.1以公司名义发出的文件,归入公司机构类。由综合办公室档案管理员负责整理工作;

3.2以业务部门名义发出的文件材料,归入业务部门机构类,由各部门专门人员负责整理工作。

4.归档文件整理时所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。

5.归档文件整理应按照文件形成的规律,保持文件之间的有机联系,并按事由结合时间、重要程度等排列。会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。

6.归档文件应严格按照件号的先后顺序装入档案盒,与归档文件目录中相应条目顺序相一致,保证检索到文件条目后能对应地找到文件实体。

7.不同年度形成的归档文件不应放入同一档案盒。

8.应使用规范的归档文件目录、备考表、档案盒。

第十条 归档文件整理程序

1.将归档文件以件为整理单位,进行文件级管理。

1.1每份文件为一件;

1.2文件正文、发文稿纸与底稿为一件,重要文件须保留历次修改稿的,其正文与历次底稿(包括定稿)各为一件;排列顺序为:正文、发文稿纸、底稿;

1.3正文与附件为一件,附件数量较多或者太厚不易装订时,也可各为一件;排列顺序为:正文、附件、发文稿纸、底稿;

1.4原件与复制件为一件;排列顺序为:原件、复制件;

1.5转发文与被转发文为一件;排列顺序为:转发文、被转发文、发文稿纸、底稿;

1.6报表、名册、图册等一册(本)为一件;

1.7来文与复文为一件;排列顺序为:复文、发文稿纸、来文。

2.按归档文件质量要求对破损的文件应予修整,字迹模糊或易退变的文件应予复制。

2.1归档文件材料由于使用不当,产生文件材料破损、局部残缺等现象,应在装订前进行修裱(修补或托裱);

2.2对字迹模糊或易退变的文件,采用复印的方式进行复制,如:传真件字迹耐久性差,须复制后才能归档;

2.3纸张幅面大于a4纸时需要对超大纸张加以折叠,如:报表、图样等。

3.去除易锈蚀的装订用品(订书钉、曲别针、大头针等),以避免对档案潜在的危害。

4.将归档文件按件装订,装订方式采用左上角装订,应将左、上侧对齐;便于翻阅利用。

5.在每件首页上端中间空白位置加盖归档章,按分类、排列次序逐件编号,并填写相关内容。

6.按分类方案和件号顺序填写归档文件目录。归档文件目录设置:件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目。

7.填写备考表,备考表放在盒内所有归档文件之后,用以对盒内归档文件进行必要的注释说明。

8.按件号顺序装入统一规定的档案盒。

9.填写档案盒盒脊的项目,包括年度、机构、起止件号和盒号。

第十一条 文书档案整理归档工作应在每年4月底前完成。

第五章 文书档案保管

第十二条 档案要分类,保管要有条理,主次分明,存放科学。

第十三条 档案管理人员要熟悉所负责的档案资料,了解利用者的需求,掌握利用规律。

第十四条 经确定需销毁的档案,由档案管理员编造销毁清册,经公司领导及有关人员会审批准后销毁。销毁的档案清单由档案员永久保存。

第十五条 严格遵守档

案安全保密制度,做好档案流失的防护工作。

第十六条 凡公司工作人员调离岗位前必须做好资料移交工作,方可办理调动手续。

第六章 档案借阅制度

第十七条 档案属于公司机密,未经许可不得外借、外传。外单位人员未经公司领导批准不得借阅。

第十八条 借阅档案,必须填写《档案借阅登记表》。借阅时间一律不得超过一周,必要时可以续借,但重要文件必须当天归还。过期由档案管理员催还。需要长期借出的,须经综合办公室主任报总经理批准。

第十九条 严格遵守保密工作条例,档案管理人员和借阅人员均不得泄密,对密级高的档案,要经综合办公室主任批准后方可借阅。

第二十条 借阅档案者必须妥善保管档案,不得任意转借或复印、不得拆卸、损污文件,归还时保证档案材料完整无损。否则,追究当事人责任。

第二十一条 借出档案材料,因保管不慎丢失时,要及时追查,并报告主管部门及时处理。

第七章 其他

第二十二条 本制度自签发之日起执行。

第12篇 物业公司往来文书控制保密制度怎么写

物业公司往来文书控制及保密制度1.文书往来需严格,其中包括

(1)外发文书:必需由总经理办公室发出

(2)内部文书:必需由部门主管发出或部门盖公章才算有效公文

(3)保密文件:必需统一由行政或总经理指派人员拆阅。

2. 保密制度

(1)本制度是为处理涉及公司机密的文件及其机要事项而制定。

公司职员必须根据自己的职务遵守处理机要文件及机要事项的纪律。

(2)本规定的修改与废止、由办公室提议,公司总经理决定后实施。

(3)本规定中所称机要是指不得泄露其内容的文件及事项,凡符合下列条款之一者均属于此。

a.关于公司的重要政策或计划;

b.关于人事问题;

c.关于重要会议的讨论事项;

d.关于业主或租户的档案资料;

e.契约、协定或根据协商而决定的事项;

f.规定、命令中特别指定的事项。

(4)机要文件及其处理,按其程序可分为以下三种:-a.秘密,不能向部门经理及主管,以及业务上相关人员以外者公开。

b.公司内部秘密,不能向公司以外公开。

c.绝密,不能向部门经理及主管,以及特别指名的最小范围内的相关工作人员以及承办人员以外者公开。

(5)机要文件、机要事项及其种类的认定,原则上由所管部门的经理负责,但公司总经理可以命其变更。

(6)机要文件或机要事项由该业务部经理负责印制和传达。

(7)机要文件由其制发部门制成正本、副本两份、一份由制发部门分门别类加以保管,另一份由办公室专人保管。

机要文件应加盖相应的红色标记,其处理和保管由收件人自行处理。

(8)机要文件的制发部门应备有发文簿,文件发送至有关部门时,必须请收件人签字盖章。

(9)总公司及分公司之间文件的来往传送或邮寄时,应采用亲启信函方式,必要时应采用挂号信函方式。

(10)公司内机要文件的传递,除责任者自行携带方式外,必须加封后传递。

不能以文件方式传递的秘密事项必须由直接关系者亲自传达。

(11)机要文件须经制发部门的经理同意后方可复制。

机要文件复制时制发部门应将复制件数量在原件或副本上详细记录,并在上述(

2.2.8 )款规定的发文簿上记载复制件的去向。

(12)秘密文件或公司外秘密文件以及秘密事项,由制发部门的经理负责,请专人进行分发和传送,但必须履行上述(

2.2.8 )、(

2.2.9 )款规定的手续。

(13)机要文件及其相关草案、其他无用物品的销毁,应确定一定的时间,由所管经理负责销毁。

(14)凡违反本规定者,由总经理办公室讨论处理一般文件由总经理发到各部门主管处理或存阅,送回行政部存档。

所有外发及保密文件,必需有总经理记录,以使在存送中收获,亦可以拷贝出来。

第13篇 _房地产公司文书管理制度

房地产开发有限公司文书管理制度

第一章 总则

第一条 为使公司文书管理制度化、规范化,以增进文书处理的品质及效率,特制定本制度。

第二条 范围

本公司各部门与外界往来文书的收发均由行政管理部负责。

第二章 收文

第三条 签收文件时,要确认收文单位或收件人姓名无误后再进行签收。

第四条 签收文件时,要对文件的分数、标题等内容逐分清查核对,如发现其中一项不对口,应及时报告主管领导。

第五条 签收文件应签写姓名并注明时间。

第六条 文件的登记编号:对收到的文件,要分类逐件在《收文登记簿》上详细登记或通过电子扫描建立《电子收文登记簿》。登记项目一般包括收到日期、顺序编号、来文单位、发文字号和文件标题。参加各种会议带回的文件、材料,在传达、汇报结束后应交行政管理部保管,个人不得存放。

第七条 内部制发文件流转,由各部门自行登记、收文、立卷、存档。

第三章 发文

第八条 公司的文件由行政管理部负责起草和审核,由总经理签发;公司文件由各部门负责起草的,应报办公室审核,由总经理签发。

第九条 以各部门名义撰写的文件,由各部门自行登记、签发。

第十条 在公司日常项目开发和经营管理中,有关图纸、技术文件、工艺修改、审批工作、安排部署、传达上级指示等事项应按有关制度办理,经分管领导批准后,由主管业务部门书面或口头通知执行,一般不用公司文件的形式发布。

第四章 分文

第十一条 外来文件由行政管理部登记收文后,根据业务性质分送各有关部门处理。

第十二条 内部制发文件流转时,由发文部门登记签发后,直接送收文部门登记签收。

第五章 会签

第十三条 许多部门或多人会签处理的文件应附上《收文处理单》。

第十四条 各部门收到需参与会签的文件时,须本着本部门的职责及时认真处理并签署意见。

第十五条 文件收文后,再依《收文处理单》内所指定的会签顺序,转送其他会签部门或某人,若某部门或某人为最后一个会签单位,则处理后见本文件转送行政管理部。

第十六条 重要文件的审核、批示与执行涉及公司总体协调或应由总经理审核的文件,由行政管理部汇总签署意见,呈总经理或交其他授权者做最终的审核、批示,并下发相关部门予以执行。

第六章 立档

第十七条 经办理归档后的文件应立档管理。行政文件由办公室立档管理,业务文件由相关业务部门立档管理,次年移交档案室管理。

第十八条 立档按年度、机构、问题分类立卷,卷中按规定编页码号,卷首有案卷目录。

第十九条 文件档案用卷宗按规定装订保存。

第七章 文书日常管理

第二十条 借阅

1、凡因工作需要借阅文件时,必须履行手续,一般文件经部门经理签字同意,重要文件经总经理同意方可借阅。

2、文件借出室外需登记,借阅期间应保证文件的完整与安全,阅后在规定时间内归还。

3、翻印(复印)如需复印文件,应经领导同意方可复印。

第二十一条 保管

1、文件应妥善保管,防虫、防霉、防丢失,保证文件的安全。

2、所有文件应有专柜存放,枷锁,定期清理翻动、通风、防潮。

3、机密文件按密级保管,不得随便放置于公共场所,不得私自摘录或对外泄露。

第二十二条 文件的销毁

文件的销毁应请示领导签字同意,并建账登记,经两人以上监督销毁,任何人不得私自销毁文件。

第八章 附则

第二十三条 本制度报总经理批准后颁布实施,由行政管理部负责解释。

第14篇 某品牌服装公司机要文书保密制度

品牌服装公司机要文书保密制度

总则

第一条 为保守公司秘密,维护公司权益,特制定本制度。

第二条 公司秘密是关系公司权力和利益,依照特定程序确定,在一定时间内只限一定范围的人员知悉的事项。

第三条 公司附属组织和分支机构以及职员都有保守公司秘密的义务。

第四条 公司保密工作,实行既确保秘密又做便利工作的方针。

第五条 对保守、保护公司秘密以及改进保密技术、措施等方面成绩显著的部门或者职员实行奖励。

保密范围和密级确定

第六条 公司秘密包括本制度第二条 规定的下列秘密事项:

(一)公司重大决策中的秘密事项。

(二)公司尚未付诸实施的经营战略、经营方向、经营规划、经营项目及经营决策。

(三)公司内部掌握的合同、协议、意向书及可行性报告、主要会议记录。

(四)公司财务预决算报告及各类财务报表、统计报表。

(五)公司所掌握的尚未进入市场或尚未公开的各类信息。

(六)公司职员人事档案、工资性、劳务性收入及资料。

(七)其他经公司确定应当保密的事项。

一般性决定、决议、通告、通知、行政管理资料等内部文件不属于保密范围。

第七条 公司秘密的密级分为绝密、机密、秘密三级。

绝密是最重要的公司秘密,泄露会使公司的权力和利益遭受特别严重的损害;机密是重要的公司秘密,泄露会使公司权益和利益遭到严重的损害;秘密是一般的公司秘密,泄露会使公司的权力和利益遭受损害。

第八条 公司秘级的确定:

(一)公司经营发展中,直接影响公司权益的重要决策文件资料为绝密级;

(二)公司的规划、财务报表、统计资料、重要会议记录、公司经营情况为机密级;

(三)公司人事档案、合同、协议、职员工资性收入、尚未进入市场或尚未公开的各类信息为秘密级。

第九条 属于公司秘密的文件、资料,应当依据本制度第七条 、第八条 的规定标明密级,并确定保密期限。保密期限届满,自行解密。

保密措施

第十条 属于公司秘密的文件、资料和其他物品的制作、收发、传递、使用、复制、摘抄、保存和销毁,由总经理或总经理委托专人执行。

采用电脑技术存取、处理、传递的公司秘密由电脑管理人员负责保密,设置密码。

第十一条 对于密级的文件、资料和其他物品,必须采取以下保密措施。

(一)非经总经理批准,不得复制和摘抄;

(二)收发、传递和外出携带,由指定人员担任,并采取必要的安全措施;

(三)在设备完善的保险装置中保存。

第十二条 属于公司秘密的设备或者服装款式的开发、生产、展示、保存、处理,由公司指定专门部门负责执行,并采用相应的保密措施。

第十三条 在对外交行为表现与合作中需要提供公司秘密事项的,应当事先经总经理批准。

第十四条 具有属于公司秘密内容的会议和其他活动,主办部门应采取下列保密措施;

(一)选择具备保密条 件的会议场所。

(二)根据工作需要,限定参加会议人员的范围,对参加涉及密级事项会议的人员予以指定;

(三)依照保密规定使用会议设备和管理会议文件;

(四)确定会议内容是否传达及传达范围。

第十五条 不准在私人交往和通信中泄露公司秘密,不准在公共场所谈论公司秘密,不准通过其他方式传递公司秘密。

第十六条 公司工作人员发现公司秘密已经泄露或者可能泄露时,应当立即采取补救措施并及时报告总经理;总经理接到报告,应立即作出处理。

责任与处罚

第十七条 出现下列情况之一者,给予警告,并扣发工资50元以上500元以下;

(一)泄露公司秘密,尚未造成严重后果或经济损失的;

(二)违反本制度第十条 、第十二条 、第十三条 、第十四条 、第十五条 规定的秘密内容的;

(三)已泄露公司秘密但采取补救措施的。

第十八条 出现下列情况之一的,予以辞退并酌情赔偿经济损失;

(一)故意或过失泄露公司秘密,造成严重后果或重大经济损失的;

(二)违反本保密制度规定,为他人窃取、刺探、收买或违章提供公司秘密的;

(三)利用职权强制他人违反保密规定的。

附则

第十九条 本制度规定的泄密是指下列行为之一:

(一)使公司秘密被不应知悉者知悉的;

(二)使公司秘密超出了限定的接触范围。而不能证明未被不应知悉者知悉的。