某某城建投资公司工作汇报制度（7篇范文）

体系如何搭建

构建一套健全的公司制度体系，首要任务是明确公司的核心价值观和战略目标。

1. 制度应围绕业务流程，确保每个部门和员工都清楚其职责和期望成果。

2. 重视制度的灵活性，适应市场变化和公司发展需求，定期评估和调整。

3. 建立反馈机制，鼓励员工参与制度的完善，确保制度的实用性和接受度。

体系框架

1. 组织架构与职责规定，定义各部门及岗位的角色与责任。

2. 操作规程，涵盖日常运营的各项流程。

3. 行为准则，设定员工道德与职业行为标准。

4. 考核与奖惩制度，激励员工绩效提升。

5. 决策与审批流程，规范决策层次和权限。

重要性和意义

公司制度不仅是管理工具，更是企业文化的表现。

1. 它提供清晰的行为指导，减少误解和冲突。

2. 通过制度化管理，提高效率，确保业务的连续性和一致性。

3. 制度有助于塑造公平公正的工作环境，增强员工归属感。

4. 对外，完善的制度体系提升公司的专业形象，增强合作伙伴和公众的信任。

制度格式

制度文件应遵循以下格式：

1. 标题明确，如“财务报销管理制度”。

2. 引言部分简述制度目的和适用范围。

3. 正文详细阐述规则、程序和标准。

4. 结尾包含执行、修订和解释权归属。

5. 附录可添加相关表格或参考文件。

6. 制度应简洁明了，避免冗长和复杂的法律术语，确保易读性和理解性。

在实施过程中，需注重制度的落地，定期培训，确保所有员工理解和遵守。管理层需以身作则，严格执行制度，以此建立一个有序、高效、公平的企业环境。

某某城建投资公司工作汇报制度范文

第1篇 某某城建投资公司工作汇报制度

某城建投资公司工作汇报制度

工作汇报是管理过程中沟通与过程控制的重要方式和手段,通过汇报制度实现计划管理,强化过程管理,为了提高工作效率,根据公司实际情况,特制定本制度。

一、适用范围:公司各部门。

二、职责划分:公司各部门为执行主体,综合办公室负责该制度的汇总及监督,各部门负责人为该制度贯彻执行的具体责任人。

三、汇报程序:汇报程序遵照下级向上级汇报的原则,下级部门向上级部门汇报,部门员工向部门负责人汇报。

四、下属向上司汇报

1、每天下午四点以口头形式向部门负责人汇报当天工作情况,每周五以文本形式汇报每周工作情况,在工作中遇到的问题及一些未完成工作的解决办法,制定下周工作计划,并报送综合办公室汇总;

2、每周上班第一天,由综合办公室汇总各部门上周工作完成情况,并在总经理办公会上通报,对需解决的问题,经公司领导上会讨论、研究后各部门根据会议提出的可行性解决方案办理;

五、汇报要求

1、汇报内容要详实准确,汇报语言要简练得体,汇报时间要及时;

2、汇报程序要坚持逐级汇报制。

六、计划管理要求

公司各部门的工作计划要以年度计划为基础进行分解,根据实际情况分解到每个月,再把月计划分解到每周,周计划分解到日计划,月工作计划要上报审核后公示,综合办公室根据计划完成情况每月出督查通报。

七、特别规定

如遇极为紧急的特殊情况,可以越级汇报越级请示。

八、附则

本制度至下发之日起开始执行。

第2篇 某某城建投资公司车辆管理制度

某城建投资公司车辆管理制度

为使公司车辆管理统一合理化,合理有效的使用车辆,最大限度节约成本,更有效的控制车辆使用,尽可能的发挥最大经济效益以及对公司车辆的保养和维修进行控制,特制定本制度。

一.车辆的使用管理

1.行政经理负责办公室车辆使用及派遣,并对各部门用车进行审批、协调、安排,保证公司车辆的使用。

2.因公务用车须提前填写《车辆派遣表》,每次外出的时间、地点并由申请人签字认可,必须由行政部经理审批通过后才可以外出。

3、驾驶员须接到《车辆派遣表》确认无误后方可出车。不按规定申请,不得出车。

4、未经总经理批准,公司车辆不得借予本公司之外的人员使用。

二、驾驶员职责

1.车辆驾驶人必须具有合法的相应驾照。

2.驾驶员定期检查车辆状况,作好出车、收车检查。行驶中注意车辆是否有异常,保证车辆的安全性能。

3.不论用车者是否是本公司员工,司机都应热情接待,礼貌服务,安全驾驶,遵守交通规则,确保交通安全。

4、司机与公司领导或客户同行时,应保守机密,不得随意向他人泄露任何相关信息及内容。

5、公司公务用车的证照保管,车辆年审、车辆保险及支出等事项统一由行政部负责管理。公司车辆由行政部指派专人驾驶、保养、维修、检验、清洁等。

三、油卡管理

1.行政部经理负责对加油卡监督、控制管理。

2.公司车辆统一油卡加油,实行一车一卡制度。

3、公司车辆禁止现金加油,驾驶人员应随时携带加油卡,不得以任何理由用现金加油,如遇到特殊情况需要现金加油,须总经理批准并报行政部备案。

四、车辆维修、保养

1.对维修服务公司需要有行政部和部门经理进行考评和选择,使用哪家维修厂。

2.驾驶员填写《维修申请单》部门经理审批;凭审批通过后的《维修申请单》到财务借款,车辆维修好后凭维修发票及维修清单到会计处审核冲销借款。

3、驾驶人员要严格按照车辆保养相关规定定时对车辆进行保养。由部门经理安排保养时间。

4、驾驶员必须办完审批手续后方可对车辆进行维修或保养,不允许先斩后奏。

第3篇 某某城建投资公司公章管理制度

某城建投资公司公章管理制度(试行)

一、总则为规范和明确公司公章制作、变更、销毁、保管、使用程序,保证公司管理有章可循,维护公司的利益,防止因公章管理不当造成意外事件的发生,特制定本制度。

二、 适用范围适用于“贵阳白云城市建设投资有限公司”公章使用规范。

三、 相关职责公章保管人为综合办公室负责人,负责公章相关日常管理,包括:

1.公章的安全保管,规范使用。

2. 设立公章使用登记台帐。

四、 公章使用审批人董事长及部门分管领导。

五、 相关规定

(一) 公章的使用程序使用公章时,经办人经需报部门分管领导及以上公司领导同意,并在使用公章时至综合办公室登记备案。

(二) 公章的制作程序

1.公章如因使用频繁造成字迹不清晰、损坏的,或因工作需要变更的,由综合办公室提出《公章制作/变更申请》,经总经理办公会同意后方可重新制作公章。

2. 公章的刻制,必须符合国务院颁布的有关公章刻制的规定,并到公安局办理相关手续。

(三) 公章的销毁程序

1.公章因损坏或过期需要销毁的,综合办公室负责提出《公章销毁申请》,报总经理办公会通过后,再按国家相关规定对公章进行销毁。

2. 公章销毁后,综合办公室要进行公告及相关登记存档。

(四) 公章管理的其他要求:

1.公章需指定专人保管,保管人应妥善保管公章,不得转借他人,如有遗失,必须及时向公司报告,遗失人应承担相应责任,造成重大损失的,公司有权无条件与其解除劳动合同。

2. 公章保管人发生职位异动时,必须进行公章及其使用情况的交接工作。

3．公章保管人应对盖章对象予以核对,经核对无误后方可盖章,否则不予盖章。

4. 公章一般不得携带外出使用,如遇特殊情况,需携带公章外出,申请人应填写《公章外用申请单》,经董事长批准后,原则上由公章保管人携章随同,但如公章保管人不能随同的,须由部门负责人出面到公章保管人处领取公章,且当天必须归还。

5. 以公司名义签订的合同、协议、订购单及对外的重要文件等,由各专业人员审核,公司部门分管领导及以上领导批准后方可盖章。

6. 私人取物、取款、挂失、办理各种证明、需用公司介绍信或证明时,申请人应填写《公章使用申请单》,由分管副总经理及以上领导签字同意后盖章。

7. 对已调出、解除、终止劳动关系人员要求出示相关证明的,必须持有效证件材料,填写《公章使用申请单》,经分管副总经理及以上领导签字同意后盖章。

8. 公司一般不允许开具空白盖章,如特殊情况需开具时,必须经董事长批准,经办人持空白盖章外出办事后,必须向公司汇报使用情况,未使用的要交回。

9. 《公章外用申请单》作为使用公章的凭据,公章保管人要妥善留存,定期整理归档,以备查询。

六、 附则本制度经公司领导审批后,自下发之日起实施,公司任何人员必须严格依照本管理程序使用公章。附表:

1.公章外用申请表

2.

第4篇 某某城建投资公司档案管理制度

某城建投资公司档案管理制度

为进一步明确工作规范,强化内部管理,落实岗位责任,健全文件及档案的管理工作,制定本管理制度。公司全体员工要严格按照制度要求,强化优质高效、严谨规范的意识,认真履职、团结协作,共同做好文件及档案有关工作。

一、档案管理规范

(一)要遵循文件材料的形成规律和特点,保持文件之间的有机联系,区别不同保管价值,按照方便保管和利用的原则管理。

(二)需归档的文件、材料,要收集完整齐全,正件与附件、印件与定稿、请示与批复、多种文字形成的同一文件要在一起归档。

(三)各类会议所形成的文件,包括会议通知、议程、名单、会议文件及参阅材料、领导讲话、照片、记录、会议纪要等由相关人员负责收集齐全(文件一式二份),在会议结束后立卷存档。

(四)不同年度的文件不能一起立卷,跨年度的请示与批复,须放在批复年立卷,没有批复的放在请示年立卷,跨年度计划放在计划的第一年立卷,跨年度总结放在总结最后一年立卷,跨年度会议文件放在开会年立卷。

(五)卷内文件排列要根据不同情况,按照文件形成的规律和特点进行排列,密不可分的文件、材料要依序排在一起,做到批复在前、请示在后;印件在前、原稿在后。

(六)卷内文件排列顺序,要依次编写件号和页号。

(七)卷内文件要逐件填写卷内目录。

(八)案卷封皮的标题要力求简明扼要,准确概括地反映卷内文件材料的内容。

(九)文件资料查阅利用制度:1.本单位人员借阅档案、资料须登记,未履行登记手续的,档案管理人员不予提供档案、资料。对于关键性和常用部分的档案应使用复印件,尽量不用原件,一般由使用人复印。2.档案、资料的原件一般不外借给其他单位人员,特殊情况需要外借时,须经分管领导批准,办理外借手续并限期归还。借出的档案材料的原件,借用人要妥善保管,不得毁坏和遗失,按期归还,如有损坏、遗失,由借用人负责。

二、财务固定资产档案管理规范

(一)财务部门应设专人负责固定资产管理,建立健全固定资产三账一卡。定期对固定资产进行清点、核实,做到帐账、帐卡、帐物相符及固定资产折旧工作,固定资产档案管理人员变动时,应办理移交手续。

(二)固定资产的购置严格执行逐级审批制度,大型设备应根据机构的规模、任务、现状、发展规划和经费情况添置和更新。

(三)固定资产的报废、转让、变价处理严格执行有关报废的程序和规定并及时上报相关主管部门。

(四)加强国有资产管理,严防国有资产流失。

三、工程项目档案管理规范

(一)工程档案归档范围是指各类报批文件(对政府各行政部门的各类报批文件、回复的批示文件、对外发文、对外接收的文件)、各类合同、设计资料及图纸、设计变更与工程洽商资料、监理文件、施工日志、会议纪要、审计结论及各种验收证件、检测报告、材料设备的合格证及说明书、施工图、财产移交手续及其他需要存档的文件等。

(二)资料管理人员建立《文件接收登记表》对接收的文件资料进行登记。任何人无论从何途径得到的与工程有关的文件资料,都应交到资料管理人员,由资料管理人员组织识别并登记。对接收的文件资料,资料管理人员根据审批权限送交领导审批。

(三)项目部任何部门、任何人向公司项目部以外单位发出与项目有关的文件资料,都应根据审批权限进行审批,在发出前应存档进行备案,并对反馈信息及时归档。

(四)本单位人员借阅工程档案、资料须登记,未履行登记手续的,档案管理人员不予提供档案、资料。对于关键性和常用部分的档案应使用复印件,尽量不用原件,一般由使用人复印。工程档案、资料的原件一般不外借给其他单位人员,特殊情况需要外借时,须经公司主要领导批准,办理外借手续并限期归还。

(五)工程档案工作人员必须树立高度的保密观念,遵守公司的各项保密制度;凡涉及不宜公开的公司机密等档案,应作秘密保管并严格控制查阅范围;凡作秘密和内部管理的档案,应严格履行查阅审批手续,严禁擅自拍照和复制,利用者应严格遵守保密规定,不得泄露公司秘密;对确已无保存价值的工程档案,由工程项目部负责列出销毁清册,经主管领导审批后,由销毁人、监销人销毁,并签名注销。

第5篇 城建投资公司三重一大决策制度

某城建投资公司三重一大决策制度(试行)

为进一步规范重大事项决策、重要人事任免、重大项目安排和大额度资金方面的监督和管理,深入推进党风廉政建设,加强对决策“三重一大”事项的风险防控和监督管理,结合公司章程,特制定本工作制度。

一、“三重一大”决策原则

凡涉及本单位重大事项决策、重要人事任免、重大项目安排和大额度资金使用必须由公司集体研究决定,决策中必须坚持以下原则:

(一)作出的决策必须符合党和国家法律、法规及各项规章制度。

(二)坚持按照集体领导、民主集中、个别酝酿、会议决定的要求进行决策。

(三)以科学发展观为指导,解放思想,实事求是,强化决策的调研、论证、程序、执行、监督等关键环节,有效防范决策风险,避免决策失误。

(四)按照谁决策、谁负责,过错与责任相适应的原则,建立落实责任追究制度,确保权力正确行使,确保党的方针政策和区委、区政府决议决定正确贯彻执行。

二、“三重一大”的主要内容

“三重一大”是指定:本单位重大决策、重要人事任免、重大项目安排和大额度资金使用事项。

(一)重大决策方面

1、公司的发展规划;

2、公司的合并、分立、变更公司形式、增减资本、解散清算等重大事项;

3、董事会成员的委派和更换,董事长、副董事长人选的选定及其报酬事项;

4、监事会成员的委派和更换;

5、公司总经理和副总经理的委派;

6、公司的年度财务预算方案和决算方案;

7、公司的利润分配方案和弥补亏损方案;

8、公司章程的制定和修改;

9、公司利润分配方案、弥补亏损方案;

10、重大诉讼等法律事项;

11、公司增加或减少注册资本事项;

12、公司内部管理机构的设置,公司的基本管理制度;

13、公司员工的工资分配制度,公司员工的福利、奖惩方案;

14、公司先进部门和个人的确定;

15、公司员工的调动;

16、公司领导班子认为应该集体决策的重要事项。

(二)重要人事任免方面

1、领导班子成员分工;

2、公司部门负责人的任免;

3、公司员工的聘用及解聘;

4、领导班子认为应该集体决策的其他重要人事任免事项。

(三)重大项目安排

1、公司的经营方针和投资计划;

2、公司对外提供融资担保;

3、公司投融资、产权转让、贷款担保等事项。

(四)大额度资金的使用

1、1万元以上的对外捐赠、赞助资金;

2、50万元(含50万元)以上的资金使用;

3、需要集体研究决定的其他大额资金的使用。

三、决策程序

凡召开研究“三重一大”事项的会议,必须提前1-3天通知参会人员及所属纪工委监察局,除遇重大突发事件和紧急情况外,应分别由公司董事会、总经理办公会集体讨论决定,不得以传阅会签或个别征求意见等方式代替集体决策,集体决策的“三重一大”事项,要做到规范化、制度化、程序化,以保证决策过程的科学民主和结果的公正合理。公司集体决策过程应包括以下主要阶段:

(一)酝酿阶段

1、充分征求意见。决策“三重一大”事项,前期要进行广泛深入的调查研究,充分听取各方面意见。对专业性、技术性较强的事项,应进行专家提议、技术咨询、决策评估和综合论证;对与本单位干部职工利益密切相关的事项,应广泛征求意见。

2、适当进行酝酿。决策“三重一大”事项前,公司相关董事、监事、领导班子成员可通过适当形式进行酝酿,但不得作出决定或影响集体决策。内容涉及多个部门的,应事先做好沟通协调;未协调或经协调仍存在较大分歧的,不得提交有关会议讨论。

3、按照程序提议。提请会议决策的“三重一大”事项,需经分管领导同意后,提前报领导确定。除遇重大突发事件和紧急情况外,不得临时动议。

4、做好相关准备。相关部门应在有关会议召开前,将会议议题及有关材料送达参会人员,以保证参会人员有足够时间了解相关情况。

(二)决策阶段

1、充分发表意见。审议“三重一大”事项,应安排分管领导或相关部门介绍、说明情况,并留出足够时间进行讨论。对有关决策建议,参会成员应逐个表态。领导应在大家充分发表意见的基础上,最后汇总、发表意见。

2、逐项作出决策。对多个“三重一大”事项,会议应逐一表决。对“三重一大”事项,必须经到会2/3以上成员同意,方可形成决定;发现有重大问题尚不清楚的,应暂缓决策;分歧较大的,应按照少数服从多数的原则。根据不同议题内容,表决可分别采取口头、举手、无记名投票等方式进行。有关会议纪要,应以书面形式及时通知相关部门和人员。会议文件及有关讨论情况应如实记录,存档备查。

3、组织列席旁听。决策“三重一大”事项,可视情况组织相关人员或服务对象等列席有关会议。列席人员可就议题发表意见,但不参加表决。

四、执行阶段

1、分工组织落实。经集体讨论决策的“三重一大”事项,应由班子成员按职责分工组织实施;遇有职责分工交叉的,应明确一名班子成员牵头。

2、严格执行决策。任何个人都不得擅自改变集体决策。个人对决策有不同意见的可以保留,也可按组织程序向上级主管部门反映;但在未作出新的决策前,应无条件执行。

3、已作出的集体决策如遇重大突发事件和紧急情况需要做出临时处置的,应在事后及时向办公会报告。

五、监督检查

(一)公司领导班子成员要带头执行“三重一大”集体决策的有关规定,根据分工和职责督促分管部门严格执行,作为公司领导班子及其成员党风廉政建设责任制考核的重要依据。

(二)凡涉及“三重一大”问题的会议,必须有详实的会议记录。会议记录存档备查。

(三)对未经集体决策就实施的“三重一大”事项,有关部门和人员知情后应及时向上级党委、纪委等部门报告。

(四)充分发挥公司监事会、基层党组织和群众的监督作用。“三重一大”事项决策按规定应当公开的,要按照党务公开、政务公开的要求,在一定范围内予以公开,领导班子成员在述职述廉时,要把“三重一大”决策制度执行情况作为重要内容之一,自觉接受监督。

六、责任追究

(一)凡属

下列之一的,要追究责任。

1、不履行或不正确履行“三重一大”制度决策程序,不执行或擅自改变集体决定的;

2、因特殊原因,未经集体讨论决定而个人决策,事后又不通报的;

3、未向领导集体提供真实情况而造成错误决定的责任人;

4、执行决策后发现可能造成损失,能够挽回而不采取措施纠正的;

5、擅自泄露集体研究决定的应保密事项的;

6、其它因违反本实施办法而造成失误的。

(二)责任追究主要依据本人职责范围,明确集体责任、个人责任或直接领导、主要领导责任。

属于个人责任的,按以下形式追究:情节轻微的,对直接责任人给予批评教育、诫勉谈话;情节较重、造成一定损失的,责令直接责任人写出书面检查或通报批评;情节严重、造成恶劣影响和重大损失的,给予主要责任人党纪政纪处分,发现责任人行为涉嫌违纪违法的,应在查明情况、分清责任的基础上,上报上级机关或移送相关部门进行处理。

第6篇 某某城建投资公司公章管理制度试行

某城建投资公司公章管理制度(试行)

一、总则

为规范和明确公司公章制作、变更、销毁、保管、使用程序,保证公司管理有章可循,维护公司的利益,防止因公章管理不当造成意外事件的发生,特制定本制度。

二、适用范围

适用于“贵阳白云城市建设投资有限公司”公章使用规范。

三、相关职责

公章保管人为综合办公室负责人,负责公章相关日常管理,包括:

1.公章的安全保管,规范使用。

2.设立公章使用登记台帐。

四、公章使用审批人

董事长及部门分管领导。

五、相关规定

(一)公章的使用程序

使用公章时,经办人经需报部门分管领导及以上公司领导同意,并在使用公章时至综合办公室登记备案。

(二)公章的制作程序

1.公章如因使用频繁造成字迹不清晰、损坏的,或因工作需要变更的,由综合办公室提出《公章制作/变更申请》,经总经理办公会同意后方可重新制作公章。

2.公章的刻制,必须符合国务院颁布的有关公章刻制的规定,并到公安局办理相关手续。

(三)公章的销毁程序

1.公章因损坏或过期需要销毁的,综合办公室负责提出《公章销毁申请》,报总经理办公会通过后,再按国家相关规定对公章进行销毁。

2.公章销毁后,综合办公室要进行公告及相关登记存档。

(四)公章管理的其他要求:

1.公章需指定专人保管,保管人应妥善保管公章,不得转借他人,如有遗失,必须及时向公司报告,遗失人应承担相应责任,造成重大损失的,公司有权无条件与其解除劳动合同。

2.公章保管人发生职位异动时,必须进行公章及其使用情况的交接工作。

3.公章保管人应对盖章对象予以核对,经核对无误后方可盖章,否则不予盖章。

4.公章一般不得携带外出使用,如遇特殊情况,需携带公章外出,申请人应填写《公章外用申请单》,经董事长批准后,原则上由公章保管人携章随同,但如公章保管人不能随同的,须由部门负责人出面到公章保管人处领取公章,且当天必须归还。

5.以公司名义签订的合同、协议、订购单及对外的重要文件等,由各专业人员审核,公司部门分管领导及以上领导批准后方可盖章。

6.私人取物、取款、挂失、办理各种证明、需用公司介绍信或证明时,申请人应填写《公章使用申请单》,由分管副总经理及以上领导签字同意后盖章。

7.对已调出、解除、终止劳动关系人员要求出示相关证明的,必须持有效证件材料,填写《公章使用申请单》,经分管副总经理及以上领导签字同意后盖章。

8.公司一般不允许开具空白盖章,如特殊情况需开具时,必须经董事长批准,经办人持空白盖章外出办事后,必须向公司汇报使用情况,未使用的要交回。

9.《公章外用申请单》作为使用公章的凭据,公章保管人要妥善留存,定期整理归档,以备查询。

六、附则

本制度经公司领导审批后,自下发之日起实施,公司任何人员必须严格依照本管理程序使用公章。

附表:

1.公章外用申请表

2.公章使用申请表

3.公章使用登记表

第7篇 某某城建投资公司文件管理制度

某城建投资公司文件管理制度

为进一步明确工作规范,强化内部管理,落实岗位责任,健全文件及档案的管理工作,制定本管理制度。公司全体员工要严格按照制度要求,强化优质高效、严谨规范的意识,认真履职、团结协作,共同做好文件及档案有关工作。

一、 文件收发及文档管理

1、 文件阅读管理规范

(一)本规范所称文件阅读管理工作,是指呈送给公司领导及发给公司各部门阅读的,不需进行公文处理的一般性文件的签收、登记、分发、存档工作。

(二)一般性文件的阅读管理工作在公司主要领导的领导下进行,由公司综合办公室具体承担。

(三)发送给公司领导的文件、资料,由文件管理人员送领导办公室,并在发文登记本上作好登记。发送给各部门的文件、资料由各部门自行到综合办公室领取,并做好签收登记。综合办公室设立分发清单,对文件的分发情况进行登记,文件管理人员要按文件规定的传达范围和领导的批示确定阅读对象,不得随意扩大和缩小阅读范围。

(四)领导在阅读文件上的批示,由综合办公室负责在登记本中注明并及时转告相关部门办理,并将落实情况报告批文领导。

(五)对外接收文件时,要清点检查所有文件的文号、份数是否无误,重要文件要逐页查点。

(六)综合办公室设立专门的收文(发文)登记本,登记的主要内容包括收文(发文)日期、来文单位、发文字号、文件标题、份数、份号。

2、来文处理规范

(一)本规范所指来文处理,是指上级机关、平级机关(或不相隶属机关)及下级机关向公司递送的需要办理的文件、函电的处理。

(二)各级机关送公司需要办理的公文(含传真、电子文档)由综合办公室负责接收,对于明确要求公司办理的文电,可根据来文情况转交相关领导或部门处理。综合办公室应根据来文性质在来文处理登记本上进行详细登记。

(二)凡需办理的来文,首先要进行认真细致的阅读和分析,对来文作出相应处理。来文没有附与交办事项或请示事项有关背景材料或需要补充的相关材料的,应及时告知来文单位提供和补充,交办事项或请示事项有其他背景资料的,应先查阅背景资料,政策性较强的事项,要找齐有关政策依据。

(三)上级来文依序从前至后呈公司领导审批,下级、平级(或不相隶属机关)来文依序从后至前呈公司领导审批,有特殊情况的呈批件,在呈请领导审批时,可视情况灵活掌握。

(四)处理情况登记。文件收发管理人员要根据来文性质在对应的来文处理登记本上对来文处理的各个环节进行详细、准确的登记。登记内容包括拟办建议、领导批示、送签去向、催办记录、时限要求、交办单位或来文单位取件时间和取件人姓名等。

(五)来文办理完毕后,文件收发管理人员应及时收集好来文处理的整套材料(包括来文处理笺、来文及其他资料),按来文序号和时间分类归档。

3、文件审核制发规范

(一)文稿接收。要求行文的代拟稿应由综合办公室负责文件审核制发的核文人员接收。接收代拟稿时,应在稿件上写清楚接收文稿时间,并嘱请送文人员留下联系人姓名及电话号码,同时,将核文人员的电话号码告知送文单位。材料不全的,应暂缓接收,待补齐之后再接收。文稿如系急件,可先接收,但应告知来文单位尽快将材料补齐。

(二)确需公司行文的应注意:办文程序是否规范;文种、格式是否正确;是否准确、完整地体现了公司发文意图;是否符合领导的有关批示精神;文稿的结构是否合理,语言文字、印发传达范围、引文、人名、地名、数字、计量单位和标点符号等是否准确规范;文稿中提出的方针、政策、措施、办法等是否符合现行的法律法规和有关政策规定;对涉及有关部门业务事项的表述是否得到了相关部门的认可;需要协调的,列出清单,采取电话联系、面谈或召开座谈会等形式,逐一协调到位。

(三)发文程序如下:拟稿--各级负责人核准--统一编号--盖章(签字)--发文--备案存档。

4、文件传递工作规范

(一)加强文件传递工作的制度化、规范化、科学化,进一步保证文件的安全、及时运转与准确传递。

(二)文件管理人员要严格遵守工作纪律和各项保密规定。不得私看文件,不得更改文件密级和收发文单位名称,不得隐匿、扣押文件,不得利用交换公文之机搞违法活动。不准将机密信件带到公共场所和住宅,未投递完的机密信件(急件应及时送达),应当存放在有保密设施的文件柜内。如发生信件遗失、传递差错或其他失、泄密事故要及时向领导汇报,不得弄虚作假或隐瞒不报。