文书工作制度7篇

制度包括哪些内容

工作制度通常包括以下内容：

1. 工作时间与考勤：规定工作日、工作小时、请假制度和迟到早退的处理方式。

2. 组织架构：明确各部门的职能和相互关系。

3. 岗位职责：详细列出各职位的职责和任务。

4. 行为规范：设定员工的行为准则和道德规范。

5. 激励与奖惩：设立绩效考核标准和奖励惩罚机制。

6. 培训与发展：规划员工的职业发展路径和培训计划。

7. 内部沟通：规定信息传递和决策流程。

8. 纠纷解决：设立冲突解决和申诉机制。

注意事项

制定工作制度时，应注意以下几点：

1. 法规合规：确保制度符合国家法律法规和行业规定。

2. 实际操作性：制度应切合实际，易于执行，避免空泛和不切实际的规定。

3. 沟通透明：在制定过程中充分征求员工意见，保证制度的接受度。

4. 定期评估：制度需定期审查和更新，以适应组织变化和发展需求。

5. 文字清晰：用词准确，表述简洁，避免产生歧义。

制度格式

工作制度的格式通常包括以下几个部分：

1. 封面：包含制度名称、发布单位、日期等信息。

2. 目录：列出制度的主要章节和子项。

3. 引言：简述制度的目的和背景。

4. 正文：详细阐述各项规定和流程。

5. 附录：可能包含图表、表格或其他补充材料。

6. 结尾：注明解释权和修订权归属。

遵循上述要点，企业可以制定出科学、合理且实用的工作制度，为日常运营提供有力保障。请注意，制度的制定是一个动态过程，需不断调整优化以适应组织的发展和变化。

文书工作制度范文

第1篇 j机关文书工作管理制度

为充分发挥机关公文的效用,提高机关公文制发的质量,特制定本制度。

1、收发规范:收文发文按规定进行登记。对来函、来电、信息、简报、出席会议带回的文件以及本局的请示、汇报、通知等公文,均由办公室专人负责登记。做到收文登记齐全及时;发放登记及时、准确、保密、保证无积压、无遗漏、无差错、无遗失。

2、阅办高效:文件登记后,要及时给领导批办,做到急文急办、特文特办、密级文件专送专管、紧急文件不压误、常规文件办理不拖拉。

3、归档科学:公文阅办完毕后,应主动、及时退还文书保管归档,不得擅自存放,工作上需要的可保留复印件以备查。办公室收集整理后,对需要立卷的公文按规定时间和要求立卷归档。对需要销毁的文件,由办公室登记造册、到指定造纸厂监销。

4、公文拟稿:公文内容按政策规定,严谨明确,措施、办法切合实际,文字表达准确精练、文件格式规范。公文拟稿必须使用专用稿纸,用钢笔(碳素或蓝黑墨水)书写,字迹力求清晰。

5、公文审核、签发:凡以本局名义制发的公文(包括总结、信息、新闻报道、专题报告等),必须由职能科、所、中心负责人核稿,由分管局长审稿,主管局长签发。

6、公文打印、校对:打印的文件应符合公文的格式和用纸要求,各科、所、中心拟稿的文件,清样稿由各科、所、中心负责校对,正确无误后印刷。文件版面要求整洁清晰,印刷份数按发文数量和发文范围确定,所发文件办公室存档二份,各科、所、中心各一份,正副局长室各一份。

第2篇 公司文书管理工作制度-5

公司文书管理工作制度5

第一章目的

第一条为使公司的文书处理建立科学、合理、规范的程序,使文书处理准确、及时,提高文书处理的工作效率和文书的质量,特制订本办法。

第二章组织管理

第二条公司各部门与外界来往文书的收发由行政管理部门统一办理。各分公司(工厂)的文书收发由其所属部门办理,行政部门负责文书的收受及发送。

第三条管理部门应指定人员负责来往文书的核稿及收发、拆封、登记、分发、稽催、校对、监印、档案管理等事宜。

第三章文书的种类

第四条公司的通用文书有以下几种。

(1)请示:向上级部门请求、请示、批准的事项。

(2)报告:向上级部门汇报工作、反映情况、提出建议、答复下级的请示事项。

(3)决定:对公司重要事项或重大活动作出安排。

(4)决议:经过会议讨论或议定,要求贯彻执行的事项。

(5)批复:上级答复下级的请示事项。

(6)通告:在公司范围内公布应当遵守或周知的事项。

(7)通知:传达、批转上级、同级、不相属部门的公文;传达要求下级部门协助或需要周知或共同执行的事项;发布规章、任免、聘用事项。

(8)通报:表彰先进,批评错误,传达重要情况。

(9)信函:对同级或不相属单位间相互介绍、商洽、询问、催办、答复某些问题,请有关部门批准。

(10)会议纪要:记载和表达会议重要精神及议定事项,要求与会单位共同遵守执行。

第五条公司的专用文书有备忘录、意向书、协议书、合同书、契约、各种报告、广告书、说明书、请柬、贺词、新闻稿、启事等。

第六条文书的类别。

(1)绝密:指极为重要并且不得向无关人员泄漏内容的文书。

(2)秘密:指次重要并且所涉及内容不能向无关人员透露的文书。

(3)机密:指不宜向公司以外人员透露内容的文书。

(4)普通:指非机密文书。如果附有调查问卷之类的重要东西,则另当别论。

(5)传阅:指在本公司内部传阅或传达的文书。

第四章文书制作要领

第七条文书内容(以公文为例)包括以下几方面。

(1)发文号:由公司的代字、发文年度、发文顺序号组成,位于文头与界栏线上。

(2)收文机关:向上级的请示、报告,一般只写一个主送单位;需同时报送另一个上级部门的,用“抄报”;对同级或下级则用“抄送”。

(3)标题:对公文主要内容的概括和反映,是公文的眉目。

(4)正文:公文的主体部分。

(5)发文机关:制发文的单位,位于正文的右下侧,应写全称或通用简称。

(6)公文日期:包括年、月、日,写在公文末尾,一般以印制日期为准,重要公文以签发日期为准。

(7)公文印章:加印在发文日期中间。

(8)密级:保密文件注明密级。

(9)附件:附件位于正文之后、印章之前,注明附件的序号、标题。

第八条用纸格式。

(1)国内公文用纸用16k型(26cm×18.4cm),涉外公文用a4型(29.7cm×21.0cm)。

(2)图文区:国内用16k型(23.3cm×14.9cm),国际标准用a4型(27cm×17.5cm)。

第九条印装格式。

(1)公文均采用横书横排。

(2)单面印刷可在上端装订,双面印刷在左面装订。

(3)装订可用线装、钉装、胶粘办法。

第十条版面格式:首页采用文头。

第十一条公文行文原则。

(1)上行文原则。

①逐级行文,即下一级行文给直接上级。

②多级同时行文,即下级向上级和更高上级同时行文。

③越级行文,遇特殊、紧急情况,或对直接上级的检举、控告。

(2)下行文原则。

①逐级行文。

②多级同时行文。

③直贯到底行文。

(3)平行文原则:相互没有隶属关系的部门之间可以行文。

第十二条文书的署名。

(1)公司内文书,如果是一般往来文书,只需主管署名;如果是单纯的上报文书或者不涉及各部门且内容不重要的文书,只需部门署名;如果是重要文书,按责任范围由总裁、副总裁、常务董事署名,或者署有关部门的主管姓名与职务。

(2)对外文书,如合同书、责任状、政府许可申请书、回执、公告等重要文书,一律署总裁职务与姓名。如果是总裁委托事项可由指名责任者署名。上列规定以外的文书,也可署分公司或分支机构主管的职务与姓名。

第十三条文书的盖章。

(1)在正本上必须加盖文书署名者的印章,副本可以加盖署名者或所在部门印章。

(2)如果文书署名者不在,可加盖职务或代理者印章,并加盖具体执行者印章代替。但在这种情况下,文书存档前必须加盖署名者印章。

(3)以部门或公司名义起草的文书,须在旁侧加盖有关责任者印章。

第十四条文书制作注意事项。

(1)文书必须简明扼要,一事一议,语言措辞力求准确规范。

(2)起草文书的理由包括起因以及中间交涉过程,并加以证明,附上相关资料与文件。

(3)必须明确起草文书的责任者,并署上请示审批提案者姓名。

(4)对请示提案文书进行修改时,修改者必须认真审阅原件,修改者须署名。

(5)可行可不行的坚决不行文,减少行文数量,提高行文权威性和质量。

(6)减少联合行文,避免联合签审过程中时间延误和扯皮。

(7)行文分清主次,提高行文针对性,减轻行文对象单位负担。

(8)不轻易越级行文。

第五章文书制作流程

第十五条对外行文操作流程。

(1)拟稿。

①由具体承办人员起草,并由部门负责人审核。

②对外发文一般以公司名义发文。各分公司、子公司有必要发文时,在公司后加下属企业全称。

③发文稿必须符合公文种类、格式使用规范。

(2)核稿。

①拟稿完毕后,填写发文拟稿单,一并送各级领导审核。

②审核有问题时与有关当事人沟通,统一意见后进行修改。

(3)签发。有关领导审核签发,明确签署意见、姓名、日期。

(4)编号。由行政部统一编排发文字号。

(5)缮印、校对。

①急件应先行处理。

②保密件应由专人打印。

③打印后的校样、废纸等应妥善处理。

④应专人校对,以原稿为准,重要文件需多人校对。

⑤打印、校对责任人签名。

(6)在无误、规范的文件上统一盖印章。

(7)填写登记簿。

(8)封发。

①发文工作由行政部门负责。

②查验无误后信件封口,填写准确,注明急件、密级。

第十六条对内行文处理程序。

(1)对内行文一般按对外行文处理程序参照执行。

(2)特殊情况下,各级部门、下属企业对公司行文可不必经缮印程序。

(3)对内行文,由各部门、下属企业负责人、公司领导签发。

第六章文书的发送

一些需要邮寄或专人递交的文书,按下列要点进行发送,必要时还需给文秘室回复或回执,调查报告不受本条规定限制。

第十七条文书封面必须明确写清接收单位名称、单位地址以及收件人姓名,并且注明快递、邮寄、面呈或转交等字样。

第十八条公司内部文书原则上不封缄。

第十九条各部门的邮寄文书,必须于发送前,在“发信登记本”与“邮资明细账”上填写相关内容。

第七章文书的处理

第二十条普通文书的处理原则。

(1)部门经理以上级别的主管负责对文书进行审阅、回答、批办以及其他必要处理,或者由其指定下属对文书进行具体处理。

(2)如果遇到重要或异常事项,必须及时与上级主管取得联系,按上级指示办理。

(3)各种有关联的事项,必须与各部门商议后方能予以处置。

第二十一条机密文书原则上由责任者或当事者自行处理。

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第二十二条某文书被阅览后,阅览者必须签字,表示已经阅览完毕。如有必要,可在文书的空白处填写阅览后的意见,并转给或交还文书的主管。

第二十三条有必要在各部门传阅的文书,必须附“传阅登记簿”,按“传阅登记簿”规定栏目填写,并最终交还文书主管。

第九章收文操作流程

第二十四条签收。一切外来信件、电报、传真,统一由行政部门签收,填写登记在收件登记簿上。写明公司或行政部门收启的文书,统一由行政部拆封处理。

第二十五条写明各部门或个人收启的分送各部门或个人,如系公文,应主动送行政部登记处理。

第二十六条分发。

(1)行政部根据公文性质、要求,确定具体化在办和阅批对象,填写公文阅办单。

(2)分发去向。

①重要来文,由行政部长提出初步意见(拟办),再由公司领导批示(批办)。

②一般文件,直转有关职能部门处理(承办)。具体承办务求实效,分清主办、协办、复文与不复文。

③参阅性文件,直接组织传阅。

④范围不明的文件,送领导审阅。

第二十七条催办。

分对内催办与对外催办,包括发函、派专人打电话等方式,要使用工作催办单,对来文做到事事有交代、件件有着落,防止漏办、延误。

第二十八条结办。

文件传阅完毕,已答复发文单位,有处理意见的文件,均视为结办。

第十章文书的整理与保存

第二十九条全部完结的文书,在结办后三天内,交行政主管归存,按“完整、有序”的原则对文件整理、检查,按类别、年代立卷,分别按所属部门、文件机密程度、整理编号和保存年限进行整理与编辑,并在“文书保存簿”上做好登记,归档保存。

第三十条公司个人不得保存公司公文,凡参加会议带回的文件,应及时交行政部登记保管,调离公司的员工应将文件和记录本清理移交。

第三十一条分公司或分支机构的文书分为两类:一类是特别重要的文书,直接交主管保存,另一类是一般的文书,留存各部门保管。

第十一章文书的保存年限

第三十二条永久保存文书包括章程、股东大会及董事会议事记录、重要的制度性规定;重要的合同书、协议书、登记注册文书;股票关系文书、重要的诉讼关系文书;重要的政府许可证件;有关公司历史的文书;决算书和其他重要的文书。

第三十三条保存10年文书包括请求审批提案文书;人事任命文书;奖金工资与津贴有关文书;财务会计账簿、传票与会计分析报表以及永久保存以外的重要文书。

第三十四条保存5年文书指不需要保存10年的次重要文书。

第三十五条保存1年文书,指无关紧要或者临时性文书。如果是调查报告则由所在部门主管负责确定保存年限。

第十二章注意事项

第三十六条重要的机密文书,一律存放在保险柜或带锁的文件柜中。

第三十七条保存期满及没必要继续保存的文书,经主管决定,填写销毁的理由和日期之后销毁。机要文书一律以焚烧的方式销毁。任何个人不准擅自销毁文件,或以废纸出售。不需立卷的文件材料需逐件登记,报公司领导批准后销毁。

第三十八条销毁秘密级以上文件要进行登记,有专人监督,保证不丢失、不遗漏。

第三十九条必须做好重要文书的借阅登记工作,并注明归还日期。一切借阅都必须出具借阅证。

第十三章附则

第四十条本办法适用于公司本部及下属企业的公文管理。

第3篇 机关文书工作制度-范本

为充分发挥机关公文的效用,提高机关公文制发的质量,特制定本制度。

1、收发规范:收文发文按规定进行登记。对来函、来电、信息、简报、出席会议带回的文件以及本局的请示、汇报、通知等公文,均由办公室专人负责登记。做到收文登记齐全及时;发放登记及时、准确、保密、保证无积压、无遗漏、无差错、无遗失。

2、阅办高效:文件登记后,要及时给领导批办,做到急文急办、特文特办、密级文件专送专管、紧急文件不压误、常规文件办理不拖拉。

3、归档科学:公文阅办完毕后,应主动、及时退还文书保管归档,不得擅自存放,工作上需要的可保留复印件以备查。办公室收集整理后,对需要立卷的公文按规定时间和要求立卷归档。对需要销毁的文件,由办公室登记造册、到指定造纸厂监销。

4、公文拟稿:公文内容按政策规定,严谨明确,措施、办法切合实际,文字表达准确精练、文件格式规范。公文拟稿必须使用专用稿纸,用钢笔(碳素或蓝黑墨水)书写,字迹力求清晰。

5、公文审核、签发:凡以本局名义制发的公文(包括总结、信息、新闻报道、专题报告等),必须由职能科、所、中心负责人核稿,由分管局长审稿,主管局长签发。

6、公文打印、校对:打印的文件应符合公文的格式和用纸要求,各科、所、中心拟稿的文件,清样稿由各科、所、中心负责校对,正确无误后印刷。文件版面要求整洁清晰,印刷份数按发文数量和发文范围确定,所发文件办公室存档二份,各科、所、中心各一份,正副局长室各一份。

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第4篇 文书档案管理工作制度

1、由秘书组明确专人负责本办文书档案管理工作。

2、建立收发文登记薄，对各种文件、资料及时做好登记、分发、归集。坚持对密级文件和资料一月进行一次清理，严格借阅登记手续。

3、起草、印发各种文件、资料，必须符合办文程序和质量要求。

4、加强密级文件、资料的保管，不准随意带走、散发、遗失、出售密级文件、资料。

5、对本办在工作中形成的具有查考、利用价值的各种文字、图表、声像、实物、电子文件、磁性载体等原始记录，任何个人不得据为己有，丢失或者擅自销毁。

6、年终对所有文件、资料进行全面清收、整理立卷和归档。

7、档案人员要加强对档案库房的管理，保持整洁卫生，定期检查，做到防火、防盗、防潮、防虫、防高温等，对破损变质的档案材料要及时采取补救措施，确保档案的完整与安全。

8、建立健全档案借阅登记制度，档案人员要对档案的收进移出等情况进行统计，任何个人不得损毁、出卖、涂改、伪造档案。

9、档案人员在岗位发生变动时，应按规定办理档案交接手续。

第5篇 机关文书工作制度范文

为充分发挥机关公文的效用,提高机关公文制发的质量,特制定本制度。

1、收发规范:收文发文按规定进行登记。对来函、来电、信息、简报、出席会议带回的文件以及本局的请示、汇报、通知等公文,均由办公室专人负责登记。做到收文登记齐全及时;发放登记及时、准确、保密、保证无积压、无遗漏、无差错、无遗失。

2、阅办高效:文件登记后,要及时给领导批办,做到急文急办、特文特办、密级文件专送专管、紧急文件不压误、常规文件办理不拖拉。

3、归档科学:公文阅办完毕后,应主动、及时退还文书保管归档,不得擅自存放,工作上需要的可保留复印件以备查。办公室收集整理后,对需要立卷的公文按规定时间和要求立卷归档。对需要销毁的文件,由办公室登记造册、到指定造纸厂监销。

4、公文拟稿:公文内容按政策规定,严谨明确,措施、办法切合实际,文字表达准确精练、文件格式规范。公文拟稿必须使用专用稿纸,用钢笔(碳素或蓝黑墨水)书写,字迹力求清晰。

5、公文审核、签发:凡以本局名义制发的公文(包括总结、信息、新闻报道、专题报告等),必须由职能科、所、中心负责人核稿,由分管局长审稿,主管局长签发。

6、公文打印、校对:打印的文件应符合公文的格式和用纸要求,各科、所、中心拟稿的文件,清样稿由各科、所、中心负责校对,正确无误后印刷。文件版面要求整洁清晰,印刷份数按发文数量和发文范围确定,所发文件办公室存档二份,各科、所、中心各一份,正副局长室各一份。

第6篇 公司文书管理工作制度

第一章目的

第一条 为使公司的文书处理建立科学、合理、规范的程序,使文书处理准确、及时,提高文书处理的工作效率和文书的质量,特制订本办法。第,写在公文末尾,一般以印制日期为准,重要公文以签发日期为准。

(7) 公文印章:加印在发文日期中间。

(8) 密级:保密文件注明密级。

(9) 附件:附件位于正文之后、印章之前,注明附件的序号、标题。

第八条 用纸格式。

(1) 国内公文用纸用16k型(26cm_18.4 cm),涉外公文用a4型(29.7 cm_21.0cm)。

(2) 图文区:国内用16k型(23.3 cm_14.9 cm),国际标准用a4型(27cm_17.5 cm)。

第九条 印装格式。

(1) 公文均采用横书横排。

(2) 单面印刷可在上端装订,双面印刷在左面装订。

⑶ 装订可用线装、钉装、胶粘办法。

第十条 版面格式:首页采用文头。

第十一条 公文行文原则。

(1) 上行文原则。①逐级行文,即下一级行文给直接上级。②多级同时行文,即下级向上级和更高上级同时行文。③越级行文,遇特殊、紧急情况,或对直接上级的检举、控告。

(2) 下行文原则。①逐级行文。②多级同时行文。③直贯到底行文。

⑶ 平行文原则:相互没有隶属关系的部门之间可以行文。

第十二条 文书的署名。

(1) 公司内文书,如果是一般往来文书,只需主管署名;如果是单纯的上报文书或者不涉及各部门且内容不重要的文书,只需部门署名;如果是重要文书,按责任范围由总裁、副总裁、常务董事署名,或者署有关部门的主管姓名与职务。

(2) 对外文书,如合同书、责任状、政府许可申请书、回执、公告等重要文书,一律署总裁职务与姓名。如果是总裁委托事项可由指名责任者署名。上列规定以外的文书,也可署分公司或分支机构主管的职务与姓名。

第十三条 文书的盖章。

(1) 在正本上必须加盖文书署名者的印章,副本可以加盖署名者或所在部门印章。

(2) 如果文书署名者不在,可加盖职务或代理者印章,并加盖具体执行者印章代替。但在这种情况下,文书存档前必须加盖署名者印章。

⑶ 以部门或公司名义起草的文书,须在旁侧加盖有关责任者印章。

第十四条 文书制作注意事项。

(1) 文书必须简明扼要,一事一议,语言措辞力求准确规范。

(2) 起草文书的理由包括起因以及中间交涉过程,并加以证明,附上相关资料与文件。

⑶ 必须明确起草文书的责任者,并署上请示审批提案者姓名。

(4) 对请示提案文书进行修改时,修改者必须认真审阅原件,修改者须署名。

(5) 可行可不行的坚决不行文,减少行文数量,提高行文权威性和质量。

(6) 减少联合行文,避免联合签审过程中时间延误和扯皮。

(7) 行文分清主次,提高行文针对性,减轻行文对象单位负担。

(8) 不轻易越级行文。第五章文书制作流程

第十五条 对外行文操作流程。

(1) 拟稿。①由具体承办人员起草,并由部门负责人审核。②对外发文一般以公司名义发文。各分公司、子公司有必要发文时,在公司后加下属企业全称。③发文稿必须符合公文种类、格式使用规范。

(2) 核稿。①拟稿完毕后,填写发文拟稿单,一并送各级领导审核。②审核有问题时与有关当事人沟通,统一意见后进行修改。

⑶ 签发。有关领导审核签发,明确签署意见、姓名、日期。

(4) 编号。由行政部统一编排发文字号。

(5) 缮印、校对。①急件应先行处理。②保密件应由专人打印。③打印后的校样、废纸等应妥善处理。④应专人校对,以原稿为准,重要文件需多人校对。⑤打印、校对责任人签名。

(6) 在无误、规范的文件上统一盖印章。

(7) 填写登记簿。

(8) 封发。①发文工作由行政部门负责。②查验无误后信件封口,填写准确,注明急件、密级。

第十六条 对内行文处理程序。

(1) 对内行文一般按对外行文处理程序参照执行。

(2) 特殊情况下,各级部门、下属企业对公司行文可不必经缮印程序。

⑶ 对内行文,由各部门、下属企业负责人、公司领导签发。第六章文书的发送一些需要邮寄或专人递交的文书,按下列要点进行发送,必要时还需给文秘室回复或回执,调查报告不受本条规定限制。

第十七条 文书封面必须明确写清接收单位名称、单位地址以及收件人姓名,并且注明快递、邮寄、面呈或转交等字样。

第十八条 公司内部文书原则上不封缄。

第十九条 各部门的邮寄文书,必须于发送前,在“发信登记本”与“邮资明细账”上填写相关内容。第七章文书的处理

第二十条 普通文书的处理原则。

(1) 部门经理以上级别的主管负责对文书进行审阅、回答、批办以及其他必要处理,或者由其指定下属对文书进行具体处理。

(2) 如果遇到重要或异常事项,必须及时与上级主管取得联系,按上级指示办理。

⑶ 各种有关联的事项,必须与各部门商议后方能予以处置。

第二十一条 机密文书原则上由责任者或当事者自行处理。第八章文书的阅览原则>;

第二十二条 某文书被阅览后,阅览者必须签字,表示已经阅览完毕。如有必要,可在文书的空白处填写阅览后的意见,并转给或交还文书的主管。

第二十三条 有必要在各部门传阅的文书,必须附“传阅登记簿”,按“传阅登记簿”规定栏目填写,并最终交还文书主管。第九章收文操作流程

第二十四条 签收。一切外来信件、电报、传真,统一由行政部门签收,填写登记在收件登记簿上。写明公司或行政部门收启的文书,统一由行政部拆封处理。

第二十五条 写明各部门或个人收启的分送各部门或个人,如系公文,应主动送行政部登记处理。

第二十六条 分发。

(1) 行政部根据公文性质、要求,确定具体化在办和阅批对象,填写公文阅办单。

(2) 分发去向。①重要来文,由行政部长提出初步意见(拟办),再由公司领导批示(批办)。②一般文件,直转有关职能部门处理(承办)。具体承办务求实效,分清主办、协办、复文与不复文。③参阅性文件,直接组织传阅。④范围不明的文件,送领导审阅。

第二十七条 催办。分对内催办与对外催办,包括发函、派专人打电话等方式,要使用工作催办单,对来文做到事事有交代、件件有着落,防止漏办、延误。

第二十八条 结办。文件传阅完毕,已答复发文单位,有处理意见的文件,均视为结办。第十章文书的整理与保存

第二十九条 全部完结的文书,在结办后三天内,交行政主管归存,按“完整、有序”的原则对文件整理、检查,按类别、年代立卷,分别按所属部门、文件机密程度、整理编号和保存年限进行整理与编辑,并在“文书保存簿”上做好登记,归档保存。

第三十条 公司个人不得保存公司公文,凡参加会议带回的文件,应及时交行政部登记保管,调离公司的员工应将文件和记录本清理移交。

第三十一条 分公司或分支机构的文书分为两类:一类是特别重要的文书,直接交主管保存,另一类是一般的文书,留存各部门保管。

第十一章文书的保存年限

第三十二条 永久保存文书包括章程、股东大会及董事会议事记录、重要的制度性规定;重要的合同书、协议书、登记注册文书;股票关系文书、重要的诉讼关系文书;重要的政府许可证件;有关公司历史的文书;决算书和其他重要的文书。

第三十三条 保存10年文书包括请求审批提案文书;人事任命文书;奖金工资与津贴有关文书;财务会计账簿、传票与会计分析报表以及永久保存以外的重要文书。

第三十四条 保存5年文书指不需要保存10年的次重要文书。

第三十五条 保存1年文书,指无关紧要或者临时性文书。如果是调查报告则由所在部门主管负责确定保存年限。

第十二章注意事项

第三十六条 重要的机密文书,一律存放在保险柜或带锁的文件柜中。

第三十七条 保存期满及没必要继续保存的文书,经主管决定,填写销毁的理由和日期之后销毁。机要文书一律以焚烧的方式销毁。任何个人不准擅自销毁文件,或以废纸出售。不需立卷的文件材料需逐件登记,报公司领导批准后销毁。

第三十八条 销毁秘密级以上文件要进行登记,有专人监督,保证不丢失、不遗漏。

第三十九条 必须做好重要文书的借阅登记工作,并注明归还日期。一切借阅都必须出具借阅证。

第十三章附则

第四十条 本办法适用于公司本部及下属企业的公文管理。

第四十一条 本办法由行政部解释、补充,由公司总经理批准颁行。

第7篇 文书内勤工作制度

1、明确本职工作任务,意义和原则,牢固树立为领导、为群众服务的思想。

2、健全收发文登记手续,将文件分类、编号、登记,无关人员不得擅自翻阅文件。

3、需要局领导阅示的文件要附收文处理用纸、签署拟办意见后,送局领导阅示。局长签署阅办意见后,文书送有关同志阅,杜绝私自传阅文。

4、要办理的公文,一般要5日内办理完结,收回归档。

5、一般拟办理公文由文书负责催办,重要的由办公室主任直接催办落实,并将落实情况及时向局领导汇报。

6、借阅文件需经办公室主任批准,由借阅人签字,文书负责督促及时归档。办公室主任和文书每半年要对文件进行一次核对检查。

7、文书必须严格遵守保密纪律。不准将文件私自转借他人。不准将文件带到家里或公共场所。

8、文书每年年末要对文件分类、整理装订成卷。档案收集要完整,卷内目录要清晰。并做到防火、防盗、防潮、防虫、防尘。

9、文书要熟悉案卷内容,进出帐目要清楚,存档文件数量要相符。保证随用随取不得耽搁误事。

10、严格执行档案管理查阅审批制度,严守机密。因公借阅档案材料必须办理手续,档案室的一般资料由办公室主任签字后方可借用,重要资料须经局长批准。文书不得私自将档案借出。

11、借出的档案资料文书应按期收回,发现问题立即上报局长,及时查清原因,追究责任。

12、定期(年)进行文件清缴,须销毁文件及时处理。

13、打字、复印文件、材料必须经主任批准。

14、打字、复印文件、材料需要登记清楚。

15、微机、复印机必须专人使用,并做好保养,保持清洁,无关人员不得乱用。