档案管理制度范本

制定一套有效的档案管理制度是任何组织管理的基础工作，它确保了信息的有序性、安全性和可访问性。档案管理制度范本的编写需要考虑多个因素，包括但不限于档案的分类、保存期限、检索方式、权限管理以及安全措施。

规章制度包括哪些

档案管理制度通常包括以下几个核心部分：

1. 档案管理政策：明确档案管理的目的、原则和适用范围，为整个制度提供指导方针。

2. 档案分类与编码：定义各类档案的分类标准和编码规则，便于归档和查找。

3. 档案收集与整理：规定档案的来源、接收、鉴定、整理和编目流程。

4. 档案保管与保护：设定档案的存放条件、保管期限和保护措施，防止物理损坏和数据丢失。

5. 档案利用与借阅：规定档案的查询、借阅和复制程序，以及权限设置。

6. 电子档案管理：针对数字化档案，说明其存储、备份、迁移和安全控制的要求。

7. 档案销毁：设定档案到期后的销毁程序，确保合规性。

8. 档案安全管理：包括防火、防盗、防灾等应急预案，以及信息安全策略。

9. 档案工作职责：明确档案管理人员的职责和权限，以及各部门在档案管理中的角色。

作用和意义

档案管理制度的意义在于：

1. 规范管理：提供操作指南，确保档案管理工作有序进行。

2. 保障权益：通过明确的权责分配，保护组织和个人的合法权益。

3. 提升效率：通过标准化流程，提高档案的检索和利用效率。

4. 历史记录：保存组织的记忆，为决策提供历史依据。

5. 法规遵从：符合法律法规要求，避免因管理不当引发的法律风险。

怎么制定

制定规章制度时，需遵循以下步骤：

1. 需求分析：了解组织的业务需求和档案管理现状，确定制度的目标。

2. 调研学习：参照国家和行业的相关标准，借鉴成熟的经验。

3. 起草初稿：结合需求和学习成果，编写初步的制度文本。

4. 征求意见：广泛听取各部门意见，确保制度的可行性和接受度。

5. 修订完善：根据反馈进行调整，解决矛盾和疏漏。

6. 审批发布：由管理层批准后正式发布，并进行必要的培训和宣导。

档案管理制度范文

第一篇：办公室档案管理制度

办公室档案管理制度

为加强办公室档案的科学管理，保证档案的系统性与完整性，有效地为社团联合会和各社团管理服务，结合实际情况，特制定本制度。

一、立卷、归档

第一条 各部门、各社团平时要做好文件的收集、整理，文件的整理、上缴工作是各部门、各社团的一项重要任务，必须认真做好。

第二条 各类文件材料由办公室负责整理立卷、归档。办公室对各部门、各社团文件立卷工作进行监督和指导，并做好应归档文件案卷的接收归档工作。

第三条 文件立卷归档范围。凡是工作活动中形成的、办理完毕、具有查考利用价值的各种文件（包括收、发文电，内部文件，各种会议文件，文件汇编，簿、册、图表，出版物原稿、磁盘等），均属立卷归档范围。

第四条 立卷的原则。遵循文件的自然形成规律，保持文件之间的历史联系，区分文件的保存价值，便于保管和利用。

第五条 立卷方法。根据立卷原则、文件的分类，分年度、分级别、分问题、分保管期限的方法立卷。

1、分年度。将文件按其形成或针对的年度分开。

2、分级别。将文件按其重要性分成公文和一般文件。

3、分问题。将文件按其内容所反映的问题分开。

4、分期限。根据文件的不同保存价值，将文件按不同的保管期限分开。

5、保管期限分为永久、长期、短期三种。

（1）永久保存。凡是反映部门、社团主要职能活动和历史面貌的（例如章程、申请批文、社团成立申请书等）有长远利用价值的文件，划为永久保存。

（2）长期保存。凡是在相当长时间内部门、社团需要查考的文件，划为长期保存。长期保存为15年至50年。

（3）短期保存。凡是在较短时间内部门、社团需要查考的各种文件，划为短

期保存。短期保存为15年以下。

第六条 文件的组合。组合的基本作法如下：

1、法规性文件，如制度、办法、条例、规定等一般按单一问题组合。同一问题的请示与批复、转发件与原件，应组合在一起。

2、会议文件应单独组合。

3、统计、报表、名册等各类表格文件，应组合在一起。

4、工作计划、总结等文件，一般可按部门或社团名称组合。

5、特殊性文件材料，可根据具体情况进行组合。

第七条 档案袋内文件的排列。档案袋内文件应区分不同情况进行排列，密不可分的文件依序排列在一起，即章程、批文在前，计划、总结在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；案件材料中结论性材料在前，依据性材料在后。其它文件按文件的重要程度或形成时间先后排列。

第八条 文件归档份数。一般归档1份，重要的和经常使用的文件归档2份或3份。对无保存价值和重份文件，需要办理销毁手续。

第九条 归档时间。部门或社团应于活动后一周内，将应立卷归档的文件整理立卷，向办公室移交归档。

第十条 归档文件案卷的要求。部门或社团移交归档文件案卷，应符合下列要求：

1、归档文件齐全、完整。

2、每个案卷必须填写案卷文件目录、编件号、页号、案卷封面，填写时用中性笔或钢笔书写，字迹工整、清晰。

3、档案袋的名称要注意内容准确，文字简练通顺，结构完整，必须揭示卷内文件的内容和成份。

第十一条 案卷文件一式两份，一份作为纸制文档保存，另一份电子文档保存在办公室。

二、档案的管理和利用

第十二条 办公室按照社团联合会对档案管理的要求，对存放的各类档案进行分类整理，分类保管，编制各类检索目录，搞好档案的借阅利用、统计等工作。 第十三条 经鉴定失去保存价值需要销毁的档案，应经分管主席审查批准后，按程序进行档案销毁。

第十四条 办公室的管理贯彻“以防为主，防治结合”的原则。经常检查防护设施和档案保管状况，对破损、字迹褪色、纸张变色的档案，要有计划的进行修补、复制，保护档案的安全与完整。

第十五条 档案的利用。利用档案人员，按规定办理档案利用审批手续与有关登记表，档案用完后应及时归还。

第十六条 借用档案人员必须爱护档案，要保证档案的安全与保密。不得擅自涂改、勾划、剪裁、拆散、翻印或转借。归还档案时，办公室人员要仔细检查，发现对档案有损坏或泄密者，应及时向分管主席报告，按有关规定处理。

第十七条 档案室工作人员，接待档案利用人员要热情，认真负责，按规定提供利用。填写好查阅档案登记表。

第十八条 平时汇集，按实际顺序或内容分类、收集、整理，应保持文件、材料之间的来源、时间、内容方面的联系。若遇有上级漏发文件，应及时请求补发或取得复印件，以便存档和查阅。

第十九条 确保文件、材料的安全，做好保密工作。

为进一步提高我办档案管理工作水平，根据《中华人民共和国国档案法》和省、市档案主管部门的相关规定，结合实际，制定本制度：

归档范围

一、市信息办机关及各处室在公务活动中反映本机关职能活动、有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的文件材料，由综合处负责收集、整理和归档。

二、各处室公文办完后，应及时将公文定稿、正本和有关材料向综合处移交。

三、财会、统计和固定资产登记等档案，在会计、统计年度终了后，编造清册，交由综合处归档。

四、市信息化建设项目全过程档案。

档案保管

五、所存档案应当分门别类、系统科学、内容完整。

六、办理完毕的文书档案资料,一般应以年为单位，在次年六月底前按规范格式立卷归档。

七、档案管理员应当做好以下工作：

1、维护好档案的安全,做好防盗、防火、防光、防尘、防潮、防鼠、防高温工作,对损坏、霉变、散失的档案,及时采取修补、复制、收集等补救措施。

2、每季度对档案进行检查,发现问题及时向领导汇报,确保档案安全与完整。

3、严格按规定办事，对进出档案室的档案做到“五清”，即:登记清、清点清、检查清、核对清、档号清。

4、保持文档室内清洁卫生，适时通风透光，保持适宜的温、湿度。

八、档案管理员工作调整时，应履行交接手续。

档案查阅

九、查阅档案应当严格履行批准登记手续。

1、机关各处室、二级机构因工作需要查阅档案资料，需经综合处审核，分管领导批准;

2、外单位查阅档案的，应持公函,并出示查询人员有效证件,经综合处审核，报分管领导批准后，方可查询。

十、查阅档案应在文档室内进行，档案材料不外借。

十一、查阅档案的单位和个人不得擅自复印和拍照,因工作需要,经分管领导批准，方可复印、拍照。

十二、凡查阅档案,不准在档案资料上涂改、污损、抽拆、勾画,不准在档案材料上标注任何符号。归还档案时，档案员必须进行检查，如发现有损坏档案的现象，应当追究查阅者的责任。

档案保密

十三、认真贯彻实施 《保密法》，严格执行党和国家的保密制度，维护档案的完整与安全。

十四、未经许可，非档案工作人员不得进入文档室,不得翻阅档案案卷。

十五、查阅涉密文件资料时，应报分管领导批准后方可查阅，不允许复印、拍照等任何形式的复制。确需复制的，须报单位主要负责同志审批，并严格按照《保密法》的相关规定执行。

十六、归档档案不允许带出文档室以外。查阅档案时,不得翻阅其它无关档案。

十七、文档室和档案柜应当随时加锁，确保档案的安全。

十八、未经批准, 文档管理员不得擅自提供、抄录、拍照、公布档案内容。

档案登记统计

十九、建立档案统计台帐，对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行登记和统计，做到及时准确无误。

二十、按照有关规定，按时向档案行政管理部门和专业主管部门的档案管理部门报送档案统计年报。

二十一、按时完成上级档案行政管理部门部署的登记和统计任务。

档案鉴定与销毁

二十二、按照国家档案局下发的档案鉴定标准对本单位的所有行文进行鉴定。

二十三、档案鉴定后，对没有保存价值的文件 和保存期满的档案才能进行销毁。

二十四、凡需销毁的档案,应编制销毁清册,由办领导批准后,方可在有保密资质的造纸厂销毁。

二十五、批准销毁的档案,必须由两人以上监销，监销人应在销毁清册上签字，并注明销毁方式和日期。特殊情况可暂缓销毁。

二十六、因档案管理人员责任心不强造成不良后果的，视情节给予处分。

市信息化项目档案管理

二十七、市信息化项目档案管理遵循《科学技术档案案卷构成一般要求》（gb/t11822-XXXX年）和《归档文件整理规则》（da/t22-XXXX年）相关规范。

二十八、综合处统一受理项目建设单位的文档报送和档案管理，建设单位不得拒报、瞒报。对不按规定提交项目建设档案的，市信息办有权暂停该信息化建设项目后续工作，所有后果由项目建设单位负责。

二十九、根据《合肥市信息化项目管理实施细则》规定，信息化项目建设档案包括：

1、项目申报材料：财政预算“一上”截止前，向市信息办申报下一年度信息化专项资金的建设计划和项目预算；申请立项报告及项目建设方案。

2、项目论证材料：项目建设方案。

3、项目立项材料：项目建设内容及预算简表；项目正式批复。

4、项目实施材料：项目建设合同；《合肥市信息化建设项目执行情况表》

5、项目验收材料：技术报告、开发工作报告、测试报告、监理报告、用户报告、经费使用报告及建设合同要求提供的有关资料；项目验收意见书。

6、经费支付材料：工程款支付情况

7、绩效评估材料：自我评估和第三方绩效评估报告

三十、信息化项目建设单位在报送项目纸质材料时，应一并提供电子版以供存档。

三十一、为保证档案质量，项目建设单位应按照以下统一标准，整理标准文档。

1、文档的编制应遵循科技文件材料的形成规律，按照产生的时间顺序，并按照案卷内科技文件材料的有机联系进行整理，各类材料应完整、准确，如实反映项目审批、建设、完善、验收、运行的全过程。

2、文档使用纸张规格统一为a4纸张（党委系统文件使用16k标准用纸除外），纸张规

格不可超过310mm×220mm（长×宽），整卷厚度不得超过40mm。

3、整卷文档应执行完整的页码标识（空白页不标识页码），并在文档首页前编制目录索引。

4、文档不可使用金属及塑料材料进行装订。

三十二、本制度由综合处负责解释

三十三、本制度自公布之日起施行

第二篇：档案管理制度

为加强机关档案的科学管理，保证档案的完整、准确、系统、安全，提高机关档案工作效率和工作质量，特制订以下管理制度。

档案安全保密制度

1、档案管理人员必须遵守保密守则，要严守秘密，严防泄密、失密。

2、档案管理人员要严格执行档案的查借阅手续，借出的档案要及时归档、核实。

3、档案管理人员要增强保密观念，经常检查设施安全保密情况；离开档案室时，必须锁好文件资料柜，关好门窗。

4、销毁档案要登记造册，经分管副局长签字批准后方能进行，销毁时要有监销人，并履行签字手续。

5、档案室内严禁吸烟，以防火灾。

档案保管制度

1、档案室属机要重地，外人不得随便进入。

2、保持室内卫生整洁，档案分类排放、排列整齐。

3、切实做好防盗、防火、防潮、防尘、防高温、防强光等工作，室内禁止存放易燃易爆等危险物品。

4、档案管理人员要熟悉库藏情况，对库藏档案和资料的保管情况定期进行检查核对，做到帐物相符。

5、未经批准，任何人不准将档案带出库房，更不准私自摘抄、外传。

档案利用制度

1、档案管理人员应熟悉所藏档案的情况，完善档案检索工具，及时准

确地提供档案利用服务。

2、市水利局本单位工作人员因工作需要，可查阅本部门形成的档案。查（借）阅局会议记录，必须经局办公室主任批准后方可查阅。查（借）阅局党务资料，须经局党总支书记或局机关支部书记批准后方可查阅。

3、查阅档案须填写《档案借阅登记表》，未履行登记手续，档案管理员可拒绝查阅。

4、外单位查阅本机关档案，必须持有单位介绍信，并经分管办公室的局领导批准后方可借阅。

5、查阅档案时，严禁涂改、圈划、抽换、批点、污损、拆卷或增删档案内容，不得吸烟。

6、归还档案时，档案管理员要认真检查清点档案的完好状况，及时记载档案的利用情况。

立卷归档制度

1、凡是水利局机关从事各项业务工作，所形成的具有参考利用价值的各种内容、形式和载体的文书材料，均属立卷归档范围。任何科室和个人都无权扣压和销毁必须归档的文件材料。

2、归档时间。文书档案一般在每年年底全部收集完整，次年三月底前完成全部整理、立卷归档工作。会计档案一般在会计年度终了一年后移交给财务管理站保管。工程技术档案一般在工程项目竣工验收后，由水利科负责收集、整理后移交档案室，集中管理。各科室声像档案要注意随时归档备份，每年12月提供局档案室存档。

3、立卷归档的要求。归档的文件材料要保持它们之间的历史联系，区分保存价值，分类整理立卷，案卷标题简明扼要，目录页号编制准确，便于保管和利用。凡局机关形成的各类文件材料，归档应为原件，且要求做到完整、准确、系统，存档时由档案管理人员审查核定。

4、各业务科室向局档案室移交的文档要有清单，归档时，必须履行交接手续，交接双方及监交负责人应分别在清单上签字，以备查考。

第三篇：人事档案管理制度

六、人事档案管理制度

第一章

第1条 总则 为了人事档案管理的制度化、规范化，完善人事档案收集、整理、查

阅的流程和手续，维护其完整性，特制定本制度。

第2条 人事档案是员工的过去背景和现在情况的记录资料，所有员工均应建

立人事档案。

第二章

第3条

第4条 原则 规范化：使人事档案管理有章可循。 完整性：人事档案管理人员应对员工档案的真实性、完整性负责，作

好档案资料的收集、归档工作。

第5条 保密性：人力资源行政部有责任对员工档案中的资料信息保密。档案

柜应随时保持关闭状态，无权限人员不得随意查阅。

第三章

第6条 归档内容 人力资源行政部应在新员工入职后5个工作日内为其建立人事档案。

需归档资料：

1） 应聘人员登记表；

2） 员工登记表

3） 员工面试综合评价表；

4） 聘任书；

5） 本人身份证、户口本复印件；

6） 学历学位证、职称证件复印件；

7） 保证书、担保书；

8） 担保人身份证、户口本复印件；

9） 体检表；

10） 最近3个月内免冠1寸照片4张。

第7条 员工人事档案中有下列事项变更：地址和电话、婚姻状况、生育状况、

紧急联系人变更、进修状况，当事人须三天内通知人力资源行政部。

第8条 员工工作期间发生任何变动事项，人力资源行政部应及时收集变动资

料，为其更新、完善人事档案。需归档资料：

1） 劳动合同（含与员工同时生效的其它协议）；

2） 任免决议（复印件）；

3） 考核记录；

4） 奖惩记录；

5） 培训记录；

6） 职位与薪资变动记录；

7） 辞职申请表；

8） 离职手续清单；

9） 辞职员工意见与建议调查表。

第四章

第9条

第10条

第11条

第12条 档案查阅管理 总裁/总经理可查阅全体人员档案。 主管副总、部门经理可查阅所属部门全体员工档案。 人力资源行政部总监、经理、人事档案管理人员可查询全体员工档案。 查阅员工档案必须在人力资源行政部查阅，未经批准，不得将档案借

出或私自摘抄记录。

第13条

第14条

第五章

第15条

第16条

查阅人事档案的人员，对档案内容应严加保密。 不准在材料上圈划、涂改、销毁、撤消、拍照、复印等。 附则 本制度由人力资源行政部制定，解释权归人力资源行政部。 本制度由总裁/总经理签发，自发布之日起施行。

第四篇：司法所档案管理制度

司法所档案管理制度

一、司法所档案管理工作由指定人员负责，包括接收、收集、整理、保管。

二、各类档案的组卷要准确。卷内目录、案卷封面填写完整准确、字迹清晰美观，装订案卷规范、统一、牢固。

三、档案整理。按规定制定统一的档案分类编号方案。案卷的排列、编号符合规定要求。

四、文件的整理。鉴别没有存档利用价值的公文，可报主管领导批准，可定期清退和销毁。对县（区、市）司法局的文件、简报等资料，要做好归档工作，无须存档要统一销毁。

五、档案箱、资料柜和档案资料放置的设备要整齐，做到不同规格分类排列。

六、库房管理。库房保持清洁卫生，落实防盗、防火、防光、防高温、防潮、防尘、防鼠等安全措施。

七、档案管理人员要有良好的司法档案人员职业道德规范、严格遵守岗位纪律，严格执行档案保密制度，严守国家机密

第五篇：养殖档案管理制度

养殖档案管理制度

1. 养殖场应当依法向县畜牧兽医局备案，取得畜禽养殖代码，作为养殖档案编号。

2. 养殖场养殖免疫档案，需完善以下内容：免疫记录、诊疗记录、生产流水日报表、病死畜禽无害化处理表、饲料添加剂使用记录、兽药使用记录、兽药疫苗采购记录、药物添加剂及限用添加剂使用记录、生产销售记录、饲料采购记录、标识使用记录等。

3. 养殖场需妥善保管养殖免疫档案，每年一月底前将上年度动物防疫条件情况和防疫制度执行情况向发证机关报告，养殖档案保存时间不得低于2年。

4. 养殖场所停业后，于停业后30日内将《动物防疫条件》交回发证机关注销。

5. 《动物防疫条件合格证》丢失的，于15日内向发证机关申请补发。