建筑设计管理制度4篇

建筑设计管理制度是确保建筑项目顺利进行的关键，它涵盖了从设计规划到施工实施的全过程管理。主要内容包括设计流程管理、设计质量管理、设计团队管理、设计变更控制、设计成本管理和设计风险管理。

包括哪些方面

1. 设计流程管理：明确设计任务分配、设计阶段划分、设计方案评审和设计成果交付等环节的具体步骤和时间表。

2. 设计质量管理：设定设计标准，执行设计审查，确保设计符合法规、客户需求和项目目标。

3. 设计团队管理：构建高效的设计团队，明确职责分工，强化沟通协作，提升团队整体设计能力。

4. 设计变更控制：建立严格的变更审批机制，对设计变更的影响进行全面评估，防止因变更导致的成本增加和进度延误。

5. 设计成本管理：通过对设计资源的合理配置，控制设计成本，确保项目预算得到有效利用。

6. 设计风险管理：识别和评估设计过程中可能出现的风险，制定预防和应对措施，降低风险影响。

重要性

建筑设计管理制度的重要性不容忽视，它能够：

1. 提高设计效率：通过规范流程，减少无效工作，提高设计团队的工作效率。

2. 保证设计质量：确保设计方案的合规性、创新性和实用性，满足客户和市场的期待。

3. 控制项目成本：有效管理设计成本，避免因设计改动导致的额外支出。

4. 降低风险：通过风险预判和管理，减少因设计问题引发的工程延误或安全问题。

5. 增强团队协作：明确职责，促进团队间的沟通与合作，提升整体设计水平。

方案

1. 制定详细的设计流程手册，明确每个阶段的目标、任务和责任人。

2. 实施定期的设计评审会议，邀请各方利益相关者参与，确保设计满足多方需求。

3. 建立设计师绩效评价体系，鼓励创新思维和卓越表现，同时强化质量意识。

4. 引入设计变更管理系统，规范变更申请、审批和实施流程，降低变更风险。

5. 设计成本分析和预算编制，定期进行成本审计，确保成本控制在预算范围内。

6. 开展设计风险管理培训，提升团队的风险识别和应对能力，定期更新风险清单。

通过上述方案的实施，我们可以构建一个高效、高质量、成本可控的建筑设计管理体系，为建筑项目的成功奠定坚实基础。

建筑设计管理制度范文

第1篇 建筑设计公司营销管理制度

建筑工程设计公司营销管理制度

第一节 总则

一、公司现有组织架构增设公共部门--营销部,专门负责公司的市场拓展、品牌推广等有关营销活动。

二、各地办事处、各工作室、战略合作伙伴(如汉沙国际)的设立及其同公司之间的经济往来均由营销部统筹管理和协调。

三、营销部之经营收入归公司所有,并首先用于公司公共部门和公共事宜的建设和发展。

四、营销部独立核算,部门人员奖金与部门效益挂钩,债权债务由公司承担。

五、营销部设部门负责人一名,经董事会批准后任命。

第二节 办事处管理制度

一、办事处设立条件

1、已有大型设计项目或具有较好市场开发潜力的省份或区域,经公司董事会批准后,可以深圳市汉沙杨建筑设计顾问有限公司的名义在当地单独注册,或采用与当地设计单位联营的形式设立办事处

2、办事处应具备开拓所负责区域的市场能力和足够的技术服务能力,包括足够的人力、物力和相称的办公场所。

3、办事处须具备独立核算、自负盈亏的经营能力。

4、公司与办事处之间签订责任书,明确双方责权利。(附协议书或责任书样稿)

二、工作职责

1、办事处应严格遵守公司制度,积极推广和维护公司的形象和企业品牌,信守合同,严格按照公司要求开展设计服务工作,保证优秀的设计服务质量。

2、办事处应努力贯彻公司营销战略思想,即凭借国外雄厚的技术资源,立足深圳创作,实现本地化服务,始终为客户提供高一级的设计服务。

三、人事管理

1、办事处由多人以合伙形式设立的,须提供合伙人协议,并推荐其中一名作为办事处负责人。办事处合伙人即为该地区董事,可以参加公司联席董事会议。

2、办事处设负责人一名,技术总监一名(可兼任),经公司董事会考核后任命。

3、办事处采取负责人责任制,自身的经济、法律和技术责任由办事处负责人承担。

4、办事处根据自身项目和业务开展情况确定工作人员的组成和数量,定期(每季度)向公司营销部上报人事报表并交行政部备案。

5、办事处行政制度和薪资制度由负责人根据当地情况制定,并报公司营销部、行政部备案。

四、财务管理

1、办事处实行财务收支两条线管理制。业务收入均由公司开具发票并收入到公司指定账户,在扣除技术管理费和营业税及相关费用后, 根据工作进度转入办事处当地账户。

2、因特殊原因的,业务收入需直接转入办事处账户的,在确保技术管理费和无财务风险的前提下,经公司批准,可以直接转入办事处的账户。

3、办事处在设立前根据责任书向公司交纳风险押金,风险押金用于可能出现的违约及风险赔偿,并于协议终止后按清算余额退还。风险押金最低额度为10万元,根据各办事处业务量和相关因素确定。

4、公司按照下列2种方式向办事处收取技术管理费

a、≥合同额的15%比例收取。

b、≥合同额的10%收取,每年不低于10万元。

按合同规定的付款方式分阶段提取。办事处与公司共同完成的设计项目,根据具体情况另订协议约定合作方式、责任及产值分配。

5、办事处资产归办事处所有,但办事处不得擅自举债、放债、担保,公司对办事处的财务状况进行定期或不定期的检查。

6、公司根据办事处的业务量购买设计保险,费用由办事处支付。

五、经营管理

1、办事处积极拓展所在地省内的设计业务,周边省市未设办事处的,也可以拓展业务,在已设办事处的其他省市如有业务发生,须知会当地办事处并获得许可。

2、办事处业务合同签订过程中,应及时提交合同草案,供公司营销部审核。所有合同和协议的正本须报公司营销部备案。

六、技术管理

1、大、中型项目的方案阶段设计应交公司完成,所有项目报建方案、扩初和施工图均须经公司技术委员会审图、签字、加盖注册师章及图纸专用章后方可出图。

2、办事处对其设计成果中的错误缺漏负有修改完善、补救损失的责任。

3、设计文件由公司代为打印出图的,打印及相关费用由办事处承担。

4、设计文件的格式、档案编号,均须按公司统一标准执行,所有完成后的项目设计文件移交公司统一归档。

5、办事处应做好项目的后期服务和工地服务工作,及时处理问题。

七、违约责任

1、办事处发生违约行为的,公司有权对违约责任、损失情况、违约责任人进行调查和处理,办事处应予配合。

2、公司根据违约行为造成后果的严重程度,可采取扣减押金、罚款、降级或撤销办事处负责人职务、撤销办事处等处理方式,严重的将追究法律责任。

第三节 工作室管理制度

一、与公司合作壹年以上,有突出设计能力或具有承揽项目能力的独立建筑师,经公司董事会批准,可以申请成立工作室,并以协议方式约定其权利和责任,协议一年一签。

二、工作室负责人一般任命为主任建筑师,工作业绩显着者可依次晋升为首席建筑师、副董事、项目董事。副董事以上独立建筑师有权参加联席董事会。(具体晋升标准待定)

三、工作室(人、财、物)独立核算,自负盈亏,可以且只能以本公司的名义独立对外从事经营活动,并对其职位和公司的利益负责。

四、工作室的行政、人事、财务按《公司行政制度》、《公司财务制度》执行,人事事宜由工作室负责人审批,行政部统一办理,工作室人员必须遵守公司相关纪律和管理制度,负责人应全力配合公司各项制度的执行。

五、工作室设计成果须经公司审核通过后方能出图,所有设计成果由公司档案室统一归档管理,并归公司所有。

六、各工作室设立的财务条件:

1、签订协议并需有担保人担保;

2、在规定时间内向公司交纳保证金 $ 8万 元人民币,保证金用于可能出现的违约及风险赔偿,保证金于协议终止后按余额退还。

3、工作室享受公司提供的办公环境、商务、行政(办公用品、电讯、花草及临时性支出)、人事和安全保障等服务,并承担相应的费用。收费标准为人民币$ 元/_/月(本项收费标准可能因每季度费用增减而作适当的调整)。

4、工作室工作办公场地按公司统一规定的综合租赁费交纳:即装修、固定资产折旧;租金、物管、水、电费用分摊;以及营销财务部人员管理费用,合计收费人民币$&nbs

p;元/_/月(本项收费标准可能因每季度费用增减而作适当的调整)。

5、技术管理费的标准(分两套方案操作):

⑴第一套方案:

a正式投标未中项目,免收管理费;

b包括报建方案在内的设计前期所有工作,按合同或协议收取10%的管理费;

c原则上不能承担扩初及施工图设计任务,确需承担须经董事会批准,且管理费不低于合同额的15%;

d管理费不含任何税金;

e 账户上不低于5万元周转金.

⑵第二套方案:

a正式投标未中项目,免收管理费;

b按年总产值10%收取技术管理费,每年交纳技术管理保底费不低于20万元人民币;

c业务收入打入公司指定账户,账户上周转金不得低于20万元人民币。

七、工作室租用办公工作单元以5_为最小面积。

八、退出工作室的有关规定:

①如工作室给公司造成名誉上或经济上的损失,或者严重违反了公司的规章制度,经公司董事会决议可取消该工作室,并追究赔偿责任。

②任一方如有意终止合作关系,均须提前三个月书面通知对方,并达成协议,在所有工作交接完毕后进行财务结算。

第四节战略协作单位管理制度(暂缺)

第五节合同管理规定

一、为了加强公司合同管理,特制定本规定。

二、公司各直属部门、设计部、工作室和办事处签订合同以及公司战略合作伙伴以公司名义签订合同均按本规定执行。

三、合同由公司营销部统一管理,行政部档案室负责合同的建档、归档管理。

四、合同的种类:公司合同是指公司为发展业务作为合同一方与其他一方或多方签订的具有法律效力的经济契约,包括以下2大类

1、项目合同:与公司业务有关的,由甲方委托公司有关部门提供设计服务并支付设计费用的合同。

2、其他合同(协议):除上一条规定以外的所有合同。

五、合同的编号

1、为便于档案管理,公司针对不同类别合同,制定不同的合同编号,编号的格式和含义如下:

bfhsy-a___-05___

公司代码(深圳__ )本年度编码

合同类别编码

部门识别编码3位数字序列号

2、各类别合同对应编号

2.1、项目合同:bfhsy-a___-05___

2.2、其他合同:bfhsy-b___-05___

3、部门识别编码:部门识别编码为3位阿拉伯数字,根据不同部门,编码如下

公司:888综合部: 000设计一部:010 设计二部:020

设计三部: 030财务部:040 行政部:050

营销部:060 (营销部下属办事处、工作室等在编码第3位数按成立顺序编码)

4、合同编号末尾3位数字序列号按合同签订的顺序编制。

六、经常发生的项目应采用格式合同,没有格式合同或特殊情况的,可采用非格式化合同。

七、合同审核和签订程序按照下列环节操作:

项目洽谈--各部门批准--草拟合同--营销部审核并签署意见--总经理审定--签字盖章

八、合同印章按照公司行政制度进行保管和使用。

九、合同执行情况跟踪:由合同签订部门或责任人在每个月末最后5日内,填写合同执行情况表,由营销部汇总后报总经理和董事会。

第2篇 建筑设计公司人力资源管理制度

建筑工程设计公司人力资源管理制度

第一节 员工招聘管理制度

1、员工来源面向全国,重点在深圳

2、招聘方式:

方式一: 各部门负责人向行政部提交职位空缺信息表→行政部向媒体发布招聘信息→行政部跟进、初选并反馈给相关部门→部门初选→行政部约定面试时间→行政部、部门共同面试→部门定人选并通知行政部→行政部通知个人上班试用,并办理试用手续;

方式二: 各部门自行选定的员工通知行政部→行政部通知个人上班试用,并办理试用手续;

方式三: 个人自荐或公司员工推荐→行政部核实部门岗位空缺→行政部、部门共同面试→部门负责人定人选并通知行政部→行政部通知个人上班试用,并办理试用手续;

3、招聘信息发布渠道:

人才招聘网、公司网页、报纸及电视广告、人才市场招聘信息栏、其它

4、应聘人员通过电脑网络、信函、传真和现场投送等方式传递的应聘资料,由行政部负责收集整理,进行分类和初步甄选,交用人部门复选。

5、面试小组由行政部和用人部门共同组成,不得少于2人。

第二节 员工试用、转正、调动、离职

一、试用:

1、 面试合格后,由行政部统一安排员工入职时间及入职手续的办理:员工上班第一天应填写《聘用人员人事档案表》,提交个人简历、学历证明、资质证明、奖励证明、近三个月体检表等。对于资料提供不全者,行政部应负责跟进,督促其尽快办理,对于有意拖延或拒绝办理的,行政部应通知部门负责人并上报总经理,超过一个月未办理手续的,行政部可以建议辞退;

2、员工试用期为1-3个月,对于工作能力表现突出且无不良考勤记录的员工,可以提前结束试用期,但不少于一个月,由各部门负责人审批并报总经理审定后,交由行政部备案;对于不能胜任试用岗位,又无其它岗位可以调换的,或严重违反公司行政管理制度的,或人际关系较差且严重影响团队合作的员工,予以辞退;

二、转正:

试用期满,由员工提出书面的转正申请,经部门负责人、行政部审批并由总经理审定后,由行政部办理转正及办理《员工劳动合同》签定手续;

三、户籍调动:

《员工劳动合同》签定后,员工可申请户籍调动,填写《户籍调动申请表》,经部门负责人批准、行政部同意、总经理审定后由行政部根据员工个人需要为其办理应届毕业生接收,或上集体户口,或人事档案的调动等手续;凡要求户籍调动的员工需在申请之日起与公司签定三年的劳动合同,合同期未满而离职(包括请辞、自动离职、开除)的员工需付清公司为其调入公司所支付的所有费用3000元(大写:叁仟元)。三年合同期满后,劳动合同的签订及离职手续与其他员工等同办理。

四、离职:员工离职分为辞退、请辞、自动离职、开除四种

1、辞退: 下列情形予以辞退

①拒办入职手续者;

②试用期内无法通过考核者;

③提供虚假证明者;

④员工无法适应岗位发展要求,又无其它岗位可选择者;

⑤公司因经营情况不佳而裁员时;

⑥依据本制度其它条款予以辞退者;

部门负责人批准,由行政部提前30天书面向被辞退者提出;被辞退人可以选择在这30天内继续按考勤制度要求上班,然后再办理离职交接手续,也可以选择立即办理离职交接手续;

合同期内的员工被辞退时,公司补偿被辞退人自离职日开始一个月工资;

辞退程序:

行政部负责人将盖有公章和总经理签名的离职申请、审批、交接表交于被辞退人→办理岗位交接→办公交接(办公用品、固定资产、图书归还、钥匙、证照印章、文件档案、技术资料等)→到行政部核定工资(当月按实际工作天数计,另补发一个月工资)、奖金、保证金、公司代付的费用→到财务部办理借款、报销款、保证金的核定手续→到行政部办理人事档案注销→到财务部领款→行政部办理人事档案调动手续(或有);

拒不依以上程序办理的,财务部不与清算,且按旷工处理;

2、请辞:

合同期内的员工若欲终止合同,可以请辞,主办、专业负责人以下级别须提前30天提出;主管、项目负责人以上级别须提前60天提出;部门经理、主任工程师以上级别须提前90天提出;流程如下:

填写离职申请、审批、交接表→办理岗位交接→办公交接(办公用品、固定资产、图书归还、钥匙、证照印章、文件档案、支票等)→到行政部核定工资(按实际工作天数)、奖金、保证金、公司代付的费用→到财务部办理借款的、报销款的核定手续→部门负责人、行政部、总经理审批→到行政部办理人事档案注销→到财务部领款→行政部办理人事档案调动手续(或有);

拒不依以上程序办理的,财务部不与清算,且按旷工处理;

3、自动离职:

指员工未办理任何请辞手续而拒不上班的。对于自动离职人员,公司有权不发当月工资及所有未发奖金、不退保证金、不办理人事调动手续,并视公司损失情况决定是否采取民事或及刑事的法律措施,并且行政部发文通告、归档;

4、开除:

由于主观故意或过失造成或即将造成公司经济的、法律的、名誉的损失的员工,公司予以开除,公司不发当月工资及所有未发奖金、不退保证金、同时,公司保留追究其法律赔偿或及刑事责任:

行政部发文通告→责令被开除人按请辞程序办理办公交接手续(工资、奖金、保证金冻结)→拒不办理者按自动离职处理;

第三节 员工薪酬体系

第四节 员工绩效考核、晋降级、奖惩制度

一、绩效考核:

1、技术人员及技术管理人员

⑴ 每季度进行一次绩效考核,根据每个项目完成情况,由项目负责人、室主任、部门负责人,在项目责任表后附加每个成员的项目考评,作为季度绩效考核的依据;

⑵ 由室主任,部门负责人对各设计人员进行综合考评;

⑶ 由部门负责人及技术委员会对室主作,主任工程师级别以上人员进行综合考评。

⑷ 年终绩效考核根据每年元月初,由室主任以上技术管理人员提交年度工作计划的完成情况,作为年度绩效考核的综合考评依据;

2、行政、财务、营销人员

⑴ 部门主管以上管理人员在每季度第一个月提交季度工作计划和每年元月提交年度工作计划,作为季度综合考评和年度综合考评依据;

⑵ 季度奖发放前填写各级人员季度考评,作为综合考评依据;

⑶ 行政、财务、营销负责人负责填写主管以下人员考评,其本人及以上职别人员考评由董事会负责;

3、项目考评与季度考评为简评,员工如出现较大过失可设定季度奖折减系数和行政处理意见;

4、综合考评是员工年终奖、行政奖惩的重要依据,考评结果应确定年终奖折减系数和行政奖励意见;

二、晋、降级

1、项目负责人及以下技术岗位晋、降级由部门负责人批准,行政部办理,总经理审定;

2、主任工程师以上技术岗位晋、降级由部门负责人推荐、技术委员会批准,行政部办理,总经理审定;

3、员工职称评定由行政部依据国家相关规定组织办理;

4、其他行政与技术的管理岗位晋、降按公司相关规定执行;

三、奖励、处罚

1、奖励方式分为以下两类:

⑴ 行政奖励:通报表扬、提前转正、晋级(行政或技术)、优秀员工奖等;

⑵ 经济奖励:发放奖金、物质奖励、公费活动等(数量由部门或技术委员会批准);

2、处罚方式分为以下两类:

⑴ 行政处罚:口头警告、书面警告、降级、辞退或开除等;

⑵ 经济处罚:罚款、赔偿损失等(数量由部门或技术委员会批准);

3、晋、降级程序

⑴ 提拟:部门负责人或技术委员会提出奖惩意向,负责填写《员工奖惩申请表》表述奖惩理由及奖惩办法;

⑵ 核准:由行政部核准;

⑶ 审定:由总经理审批;

⑷ 归档:所有奖惩情况必须归入个人的人事档案;

⑸ 执行:所有奖惩一经批准,必须在当天内执行,并在当月兑现,由行政部执行;

罚款收入用途:公司财务部为行政部单设员工福利改善基金,罚款所得拨入行政部员工福利汇总基金;

第五节 员工人事合同

一、合同签定:

1、劳动合同订立遵循平等自愿、协商一致的原则。

2、试用员工需填写聘用人员人事档案表;

3、试用期满后,公司将与其签定劳动合同;员工签定的劳动合同以深圳市劳动局编制的深圳经济特区劳动合同书为蓝本,根据岗位、职位的不同,合同中的第十一条双方认为需要约定的其他事项或对原订条款需要变更重新约定的事项应补充如下:

⑴ 室主任(主任工程师)以上级:① 合同一年一签;

② 离职须提前3个月通知对方,且应按交接要求办理;

部门主管以上级:① 合同一年一签;

② 离职须提前2个月通知对方,且应按交接要求办理;

部门主办以下级:① 合同一年一签;

② 离职须提前1个月通知对方,且应按交接要求办理;

应届毕业生、调干人员、入公司集体户口的员工:① 合同三年一签;

② 请辞需付清公司为其调入公司而支付的所有费用;

⑵ 严格按公司《行政管理制度》执行;

⑶ 特殊岗位人员:

行政、财务、营销部负责人、会计、出纳、档案员、设备主办:

① 深户担保; ② 保证金:3000元;

4、公司与员工双方确认合同内容,并签字盖章后,合同即发生法律效力。《劳动合同书》一式两份,双方各执一份。

5、公司与员工任何一方对合同内容有异议或补充的,应根据法律法规和公司规章制度进行协商,协商一致后订立合同。

6、因双方约定条件发生变化,经双方协商同意,可以变更履行合同。

7、劳动合同因员工离开公司而解除。

8、劳动合同期限届满,双方协商同意延续劳动关系的,可续订劳动合同。续订合同期限为一年,续订后的劳动合同,自原劳动合同期满次日起生效。

9、人事关系在公司的员工,解除和终止劳动合同,须于十个工作日内将人事关系转出。其中解除劳动合同后调出人事关系所发生的费用,由调出人承担。

10、临时合同:

包括临时清洁工:需有担保人;

独立建筑师合作协议:按协议条款执行;

营销部工作室:按协议条款执行。

二、纠纷处理:

合同过程中的任何劳动纠纷,员工可通过申诉程序向行政部门申诉,公司不能解决时可向当地劳动管理部门申请仲裁。

三、人事档案管理:

1、所有人事档案由行政部指定档案员负责保管;

2、行政部应在员工入职当天建立员工人事档案;

3、人事档案要求内容完整,真实全面反映员工个人情况和在公司的工作经历,人事档案资料必须使用蓝(黑)钢笔工整书写;

4、人事档案统一存放,按部门分类归档,做到第三人可查;

5、人事档案由初始资料和后续资料两部分组成:

⑴ 初始资料包括:聘用人员人事档案表、个人简历、面试记录、入职登记表、体验表、担保证明、学历证书、学位证书、职称证书及身份证的复印件等;

⑵ 后续资料包括:劳动合同书、员工转正申请批准表、员工岗位调表、奖惩记录、晋降级证明、职称评定资料、户籍调动资料、员工离职申请表、离职交接清单等;

6、人事档案的调档:只有部门负责人以上级人员方可调档,调档时间不超过24小时,由档案员登记并负责及时归档;

第3篇 建筑设计研究院报账制度管理办法

建筑设计研究院报账制度管理办法

总 则

第一条 为加强财务管理,保证本院经营正常有序进行,规范财务收支行为,对各报支事项,根据国家有关财经法规及上级有关制度,结合本院的经营特点,特制定本规定。

二 原始凭证的要求及传递

第二条 原始凭证是在经济业务发生时直接取得或填制的,用以记录经济业务的发生或完成的原始证据。原始凭证按其取得的渠道分为自制原始凭证和外来原始凭证。

第三条 自制原始凭证是指由本单位经办业务的部门和人员,在执行或完成某项经济业务时所填制的凭证,如采购入库单.领料单等。

第四条 外来原始凭证是在经济业务完成时从其他单位取得的原始凭证,如银行解款单、购货发票等。

第五条 各项经济业务发生时所取得的原始凭证,无论是自制原始凭证还是外来原始凭证,都应做到记录真实、内容完整、编制及时。原始凭证基本要求是:

(1)原始凭证的内容必须具备:凭证的名称;填制凭证的日期;填制凭证单位名称或者填制人姓名;经办人员的签名或盖章;接受凭证单位名称;经济业务内容;经济业务的数量、规格、单价和金额。

(2)从外单位取得的原始凭证,必须盖有填制单位的印章(公章或财务专用章或发票专用章);自制原始凭证必须由经办人和部门负责人签字;对外开出的原始凭证,必须加盖本单位印章(公章或财务专用章或发票专用章)和经办人印章。

(3)凡填有大写和小写金额的原始凭证,大写与小写金额必须相符。购买实物的原始凭证,必须有验收入库证明。支付款项的原始凭证,付款单位名称必须与取得发票上的印章相一致。

(4)一式几联的发票和收据,必须用复写纸填套写,顺序使用。作废时应当加盖“作废”戳记,连同存根一起保存,不得撕毁。

(5)从外单位取得的定额发票或汇总开具的发票,必须附有详细清单,注明具体事项,加盖与发票相同的印章。

(6)职工因公借款凭据,必须附在记账凭证之后,报账或收回借款时,应另开收据,不得退还原借款收据。

(7)经上级有关部门或本单位相关部门签批的经济业务,应当将批准文件或相关手续作为原始凭证附件一同上报。

(8)所有凭证不得涂改、挖补,发现原始凭证有错误的,应当由开出单位重开或者更正,更正处须加盖开出单位的公章或财务专用章。

第六条 所有报销凭证、付款审批表等应当手续完备,相关附件齐全。

(1)所有报销单据须填写本院统一印制的“费用报销封面”、“差旅费报销表”、等凭证封面。报销单据作为报销封面的附件。

(2)所有报销封面应用钢笔或水笔写明:报销日期、部门、经办人;附原始单据张数;内容分栏详细填写:自报数(大小写)。

(3)付款审批表应用钢笔或水笔写明:付款日期、经办人;付款项目、金额;付款方式;汇入单位全称、开户银行及账号。

(4)材料入库单、领料单、假退单应按各项目填写齐全,材料名称、规格、数量、编码填写明细、准确,由制单人、采购员保管员、领料人、部门负责人确认签字,不得代签。

第七条 所有报销凭证到财务科报销后须加盖相应戳记。

(1) 凡现金收入的原始凭证必须加盖“现金收讫”戳记:

(2) 凡银行收入的原始凭证必须加盖“银行收讫”戳记;

(3) 凡现金支付的原始凭证必须加盖“现金付讫”戳记;

(4) 凡银行支付的原始凭证必须加盖“银行付讫”戳记:

(5) 凡与往来有关的原始凭证须加盖“往来转讫”;

(6) 凡作收、付款或往来转帐凭证附件的,须加盖“附件”戳记;

(7) 凡作废的凭证须加盖“作废”戳记。

三 报账的程序及时间

第八条 所有需报销单据先经部门负责人、分管领导签字确任后到财务科审核,加盖“核”章或签字,报财务总监签批,再由院长签批。所有业务应酬费单据(包括院请)必需报本院院长签批。

第九条 当月所有需报销单据及时办好批报手续,到财务科入账,不得拖延到下月入账,特殊原因注明原因,否则下月不予报销。

第十条 凡因公借款人员,在事后一个星期内办好报销手续,到财务科结清账务,坚持“前账不清,后账不结”的原则。

第十一条 财务科经办人员应认真审核原始凭证,点清单据张数,及时制作记账凭证。 第十二条 每月结账日为当月的最后一天。

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第4篇 建筑设计公司办公管理制度

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第一节 考勤制度

一、总体规定

1、考勤是公司规范管理的基础,是计发工资奖金、享受福利待遇的主要依据;

2、公司的考勤管理由行政部指定考勤员负责;

3、公司董事、监事、工作室负责人、独立建筑师可以不参加考勤。

二、打卡

1、公司实行五天工作制,周一至周五,工作时间为:

上午9:00-12:30 下午 14:00-17:30

2、公司实行上、下班打卡制,周一至周五早上、下午所有参加考勤的人员必须按上、下班时间准时打卡两次:

3、卡上不得出现任何未办理手续的空白格子,对未办理请假手续而出现空白格子者按旷工半天或一天处理;

4、任何人不得代人或托人打卡,违者双方当次打卡无效,各以旷工半天论处;

5、有急事外出或工作而忘记打卡者,须由直属部门负责人补签。若补签失实,对补签和被签者各以旷工半天论处。

6、每月允许三次忘打卡补签,从第四次起忘打卡一次按旷工半天处理,以此类推。

7、因考勤系统或停电等特殊原因而不能打卡的,由行政部和各部门核实后统一签字。

三、违反考勤制度的处理

1、迟到、早退

严格按公司规定的上、下班时间工作,以电脑打卡机记录时间为准,否则以迟到、早退论处(事先请假、因公外出、出差除外),每迟到或早退1分钟扣2元,依此类推 。连续迟到或早退五次或全月累计十次的,予以解聘;

2、旷工

① 上班时间半小时后或下班时间半小时前打卡者以旷工半天论处;

② 上班时间1小时后或下班时间1小时前打卡者以旷工1天论处;

③ 未经准假或假期已满未续而不到职者以旷工论处,旷工天数按应到未到岗天数计;

④ 伪造休假证明者以旷工论处,旷工天数按应到未到岗天数计;

⑤ 无正当理由,拒绝直属主管或公司领导安排工作者以旷工一天论处;

⑥ 不服从工作调动,经教育仍不到岗者以旷工论处,旷工天数按应到未到岗天数计;

⑦ 旷工一天扣3倍等时工资总额,以次类推(日工资=月标准工资/22);

⑧ 连续旷工3天,当月累计旷工5天,全年累计旷工15天者按自动离职办理;

第二节 请、休假制度

一、请、休假天数审批权限

请假人员天 数审批者

室主任/主任工程师及以下人员1天(含)以上部门负责人

副总及以上人员假期无论时间长短总经理

假期最小计算单位为1小时,不足1小时的按1小时计。所有请假书面手续必须交于行政部统一管理,作为当月考勤的依据。

二、假期分类

1、法定节假日10天:

元旦节1天 (1月1日);

春节3天(农历正月初一、初二、初三);

劳动节3天(5月1日、2日、3日);

国庆节3天(10月1日、2日、3日);

国际妇女节0.5天(3月8日下午半天,限女员工)。

2、事假

员工凡请与工作无关的事假扣发事假期间内工资(日工资=月标准工资/22);假满上班时应到考勤员处办理核销,否则按旷工处理;

3、病假

员工请病假单由各部门负责人审批后交考勤员,假满上班时凭医院开具的诊断证明或其它医院证明到考勤员处核销,拒不提供医院证明的,按旷工处理;病假期间内的工资按月标准工资的60%发放(日工资=月标准工资/22);其他事宜按国家有关规定执行。

4、试用期员工在试用期间事假累计10天以上,正式员工事假月累计15天或年累计50天以上的,均按自动离职处理。遇特殊情况,报部门负责人或总经理批准可不受此限制。

5、婚假

正式员工可申请婚假,婚假7天,员工申请婚假,在请假或销假时必须提供结婚证书,否则按旷工处理。婚假必须在结婚当年使用。

6、产假、

合同期内的女员工符合计划生育政策生产时,可申请产假。产假90天。

7、看护假

合同期内的男员工,配偶生产时,可申请看护假。看护假5天。

8、丧假

员工的父母、配偶或子女死亡,可申请丧假。丧假5天

9、带薪年假

员工在公司连续工作期满一年,第二年可享受七天的有薪年假,以后每增加一年则有薪年假增加一天,但最长不超过十五天,带薪年假当年有效,不可累计使用。请带薪年假者,须提前一周填写申请表办理相关审批手续,办完工作交接后方能休假,且假满上班时应到考勤员处办理核销,否则按旷工处理;

10、员工按以上5、6、7、8、9项休假时按标准工资带薪,一种假期最多分两次以内休完,假满上班时须到考勤员处核销,否则按旷工处理;

11、所有假期时间连续计算,含公休日,不含法定节假日。

三、假期奖金和福利待遇发放标准:

月累计休假7天及以上(国家法定节假日除外)取消当月奖金及津贴;

四、请、休假办理流程:

填写申请表-→按假期长短办理审批手续-→办理工作交接-→考勤员备案、归档-→假满核销

第三节 出差制度

一、办理出差手续:

1、员工出差,应由派遣出差部门的负责人填写出差派遣表一式两份,一份交行政部以便考勤,一份由出差人凭以预借或报支旅费交通费报销:

2、员工出差结束后应及时到考勤员处办理核销,否则按旷工处理;

3、员工出差销差后三日内应填具出差旅费报销单,送请各部门负责人审批,总经理审定后,交财务部凭票报销。

二、交通费报销:

1、公司员工乘坐火车、轮船、飞机等交通工具按实际购票证明单报销交通费;

2、搭乘公司的交通工具者,不得再报支交通费。

3、市内及短程(一日内)办公事人员,按公司要求乘坐交通工具,并凭实际产生的交通票报销。

三、出差福利:

职务级别住宿标准伙食补助标准借支备用金标准

公司董事500.00/天/人0.005000.00-20000.00/人_次

副总以上400.00/天/人60.0

0/天2000.00-5000.00/人_次

副经理以上1、250.00/天/人40.00/天2000.00-5000.00/人_次

2、150.00/天/人

专业负责人和初级主管以上1、180.00/天/人40.00/天2000.00-5000.00/人_次

2、120.00/天/人

员工1、120.00/天/人40.00/天1000.00-2000.00/人_次

2、80.00/天/人

说明:副总以上出差可住单间,副总以下人员出差按两种住宿标准执行:一人出差时按1项住宿标准执行,两人及以上人员同时出差时按2项住宿标准执行。

四、工地补助(长期出差):连续七天及以上天数派驻同地区工地工作者为长期出差,享受工地补助,每天160元(包括:市内交通费、伙食费在内),住宿标准经公司批准,凭工地派出单报销。

第四节 办公环境管理制度

一、环境绿化

1.行政部根据办公实际需要经审批后对外签定花草租/购协议;

2.除花草公司定期维护和保养外,行政部指定专人进行护理;

3.每位员工不得有意伤害花草,违者照价赔偿;

二、环境卫生

1.办公环境的日常管理工作由行政部负责;

2.公司环境卫生由行政部清洁员负责。

3、每位员工要保持个人办公区域的整洁,办公用品摆放整齐,设计图纸等无须带走的重要文本下班后一定要妥善处理,如因个人处理不当造成重要图文丢失,则个人负全责,公司视具体损失情况另行处罚;

4、任何员工不许在办公家具和公共设施上乱涂乱画,违者口头警告,第三次按旷工半天处理;

5、公共办公区域内严禁吸烟和就餐,违者口头警告,第三次按旷工半天处理;

6、办公时间内不许随意喧哗和嬉戏,以免防碍他人的正常工作,违者口头警告,第三次按旷工半天处理;

7、办公区两翼为休息区和吸烟区,员工不能乱扔报纸或烟头,保持环境卫生;

8、厕所卫生规范:严禁在厕所内吸烟、乱扔烟头;严禁乱倒茶叶等物堵塞下水道;节约用水、纸;便后冲水;

三、办公设备

1、办公设备的添置与更换由各部门负责人批准后,统一由行政部办理;

2、行政部负责办公设备的日常维护、保养工作。

3、每位员工的办公设备都需登记存档,未经许可不得私自调换;

4、不得损坏办公场所的设备设施,若有遗失或损坏,将予以赔偿;

5、各部门要保证办公区域的设备设施的完成,做到下班时关停所的设备电源;

四、员工仪表

1、员工进入办公区需佩带员工证,由行政部负责监督;对于拒不佩带者,行政部予以口头警告,当天口头警告达3次者,按旷工1天处理;

2、员工仪容仪表整洁、大方,不许披头散发、穿拖鞋上班;在工作区域内,不大声喧哗、不高声谈笑、聊天、工作时间不谈论与工作无关的事宜;不得在工作时间躺卧、打瞌睡;工作时间不得浏览与工作业务无关的书籍、杂志、报纸;不准在办公区域上网聊天或打游戏;工作时间不得吃早点、零食。

3、修饰仪容应在卫生间或其它相对隐闭的地方进行;

第五节 固定资产管理制度

一、固定资产的购置和变更:

固定资产的购置和变更统一由行政部负责办理,不允许各部门或员工私自购置与摆放,以保持办公环境的统一与协调,特殊需购置的需先由部门负责人审批再由行政部上报总经理审定,最后在行政部备案;

二、登记:

所有固定资产均需登记造册,要清楚记载使用人和使用地点;

三、领用:

固定资产的领用需先由部门负责人审批,再由行政部领用,并登记备案;

四、维护:

行政部负责固定资产的日常维护,每位员工应小心和爱惜地使用自己支配的固定资产资源,对于由于员工明显的过错而造成的固定资产损坏,应视情况予以赔偿;

五、管理:

行政部每月应对公司的所有固定资产进行定期盘点,及时掌握固定资产的动态情况,对帐物不符的,要彻查;行政部每月底制作固定资产月报表由部门负责人审批,总经理审定。

六、报废固定资产的处理:

对于不能使用的固定资产,经部门负责人审批由行政部上报总经理批准后予以变卖或报废,并及时报送财务室;

第六节 低值易耗品管理制度

一、申购:

1、每周各部门拟定所需的低值易耗品的计划,交行政部商务人员统一对外采购。

2、行政部商务人员根据各部门的采购计划,进行货比三家,在指定的供应商处进行采购。

二、领用:

1、低值易耗品的领用采取登记制,各部门指派专人根据采购计划在商务文员处领取。

2、新入职人员的低值易耗品,商务文员负责为其配齐,以保证新聘人员的正常工作;

三、管理:

1、负责购发低值易耗品的商务人员要做到货品齐全、品种对路、量足质优、库存合理、开支适当、用品保管好;

2、负责购发低值易耗品的商务人员要建立帐本,办好入库、出库手续。出库一定要由领取人员签字。

3、每月5日由商务文员制作低值易耗品月报表,以此作为月底结算的依据。

4、员工个人购买的由个人妥善保管与摆放。

5、员工应本着节约的原则妥善使用与保管。

第七节 证照年审与变更管理制度

一、证照类别:

1、公司经营运作所需的各类证、照,包括工商、税务、劳动、人事等政府部门颁发的证、照、下发的批文和行业协会、社会团体、银行等颁发的证、照。

2、公司获得的各种荣誉、文件、证书、牌匾等。

一、证照保管部门:

税务证由财务部负责管理和保存;

其他证照如:企业营业执照(正、付本)、企业代码卡、职称证、注册师证、劳动、人事证照等由行政部负责管理和保存;

二、管理方法:

1、管理部门必须建立登记台账,记录证照的出入情况,保证其使用及安全;

2、因业务需使用复印件、影印件的,必须在管理部门登记备案;

3、证照原本原则上不予借用,特殊情况因工作需要借用的,必须办理书面借用审批手续,需公司总经理或其授权人审批同意借用。

三、年审日期:

税务证:长期有效,不必年审;

营业执照:每年1月1日至4月30日;

企业代码卡:每年5月份;

职称证:按规定时间办理;

注册师证:按规定时间办理;

暂住证:按规定时间办理;

其他证照:按规定时间办理;

四、公司及员工的各种证照由行政部负责办理年审;

五、变更:根据相关部门具体要求或公司实际需要另行办理;

六、公司副总以上级的车辆年审(按车牌尾数所对应的月份)及养路费(每年12月份)、车船使用费(按车牌尾数所对应的月份)等的交纳由行政部负责办理;

第八节 印章管理

一、印章的种类及保管部门:

印章种类数量(枚)保管部门/人

分公司公章1行政部

银行印鉴私章(分公司)1 总经理

合同章(总公司、分公司)各1 营销部

行政章 1行政部

财务章1 财务部

技术专用章 1 技术委员会

出图章1 技术委员会

注册师章(建筑、结构) 各 1技术委员会

二、 印章使用流程:印章专管人首先应有授权人的书面授权方可保管

公章、印鉴私章:申请人填表→部门负责人审批→总经理或其授权人批准→盖章→申请表交总经理留存

合同章:申请人填表→部门负责人审批→总经理或其授权人批准→盖章→申请表交营销部留存

行政章:申请人填表→部门负责人审批→总经理或其授权人批准→盖章→申请表交行政部留存

财务章:申请人填表→部门负责人审批→总经理或其授权人批准→盖章→申请表交财务部留存

技术专用章:申请人填表→部门负责人审批→总工程师或其授权人批准→盖章→申请表交总工程师留存

出图章、注册师章:申请人填表→部门负责人审批→总经理或其授权人批准→盖章→申请表交技术委员会留存

第九节文件管理制度

一、文件分类:

1、规定:发布重要的行政规章制度,采取重大的强制性行政措施,用规定。

2、决定、决议:对重要事项或重大行动做出安排,用决定。经会议讨论通过并要求贯彻的事项,用决议。

3、通知:转发上级机关文件,批转下级文件,要求下级办理和需要共同执行的事项,用通知。

4、通报:表彰先进,批评错误,传达重要信息,用通报。

5、申请、请示、报告:向上级请求批示与批准,用申请、请示。向上级汇报工作、反映情况、提出建议,用报告。

6、批复:答复请示事项用批复。

7、函:商洽工作、询问问题、向有关主管部门请求批准等,用函。

8、会议纪要:传达会议议定事项和主要精神,要求与会者共同遵守的,用会议纪要

二、发文格式与编号:

1、根据公司目前的管理架构,文件分为:

红头文件:公司制定的各种规章制度、重大决定、对外公函等;

蓝头文件:公司有关部门签发的一般性、临时性文件;

2、文件一般由标题、发文字号、签发人、密级、正文、附件、发文时间、印章、主题词、主送单位(部门)、抄报(送)单位(部门)等部分组成。

2、所有文件按行政、人事、财务、技术、董事、营销字样加以区分,文件保管人须按行政、人事、财务、技术、董事、营销分类造册以便查找;

3、文件编号:采用bfhsy04001_z方式,其中bfhsy为北方汉沙杨的拼音缩写,04表示年份,001表示文件序号,_z是行政的拼音缩写,类似地,rs表示人事、cw表示财务、js表示技术、ds表示董事、y_表示营销;

二、文件签发:

部门起草提交行政部编号、打印部门负责人审批

总工程师签发(技术类)

行政部留档各部门归档

三、文件密级管理:

1、公司秘密的密级分为机密、秘密二级。

①机密是最重要的公司秘密,泄露会使公司的权益和利益遭受特别严重的损害。机密文件仅发给公司董事一级,包括:合伙协议、合作协议、临时聘用及合作协议、不公开的董事会决议或会议纪要、财务报表、统计资料、公司经营情况、公司尚未进入市场或尚未公开的各类信息、重要会议记录、公司人事档案、合同、协议、职员工资性收入;

②秘密是一般的公司秘密,泄露会使公司的权力和利益遭受损害。秘密文件可发给普通员工,包括公司的各种规章制度;

③公开文件指让所有员工知晓的并可贴于公告栏的临时性、紧急性通知、通告属于公司秘密的文件、资料,应当标明密级,并确定保密期限。保密期限届满,自行解密;

④所有文件都应有对应的电子文档2份,每季度还应有2份光盘备份;

2、保密措施

对于密级文件、资料和其他物品,必须采取以下保密措施:

①非经总经理批准,不得复制和摘抄;

②收发、传递和外出携带,由指定人员担任,并采取必要的安全措施;

③在设备完善的保险装置中保存。

④在对外交往与合作中需要提供公司秘密事项的,应当事先经总经理批准。

3、责任与处罚

①出现下列情况之一者,给予警告,并扣发工资10元以上500元以下:

a泄露公司秘密,尚未造成严重后果或经济损失的;

b已泄露公司秘密但采取补救措施的。

②出现下列情况之一的,予以辞退并酌情赔偿经济损失:

a故意或过失泄露公司秘密,造成严重后果或重大经济损失的;

b违反本保密制度规定,为他人窃取、刺探、收买或违章提供公司秘密的;

c利用职权强制他人违反保密规定的。

第十节 档案管理制度

档案是全面反映公司经营管理各项活动的历史记录,是实现今后决策科学化的重要依据。

一、档案分类:共分六大类,所有档案均需有纸质文档和电子文档备份

1、行政类:装修合同、办公家私合同、租赁合同、电话及网络、公司各类证照原件及复印件,其它行政文件;

2、人事类:面试人员档案(分部门、分职能):个人简历及其它证明;

员工档案:个人简历及其它证明、聘用人员人事档案表、劳动合同、毕业生接收协议(或有)、考勤记录、奖惩记录、工作变更、晋级记录、合同解除手续等;

3、财务类:收入合同;满一年须移交行政部;

4、技术类:设计前期成果(a3/a4纸档 1,电子档 2)、概念方案成果(a3纸档 1,电子档 2)、报建方案成果(a3纸档 1,电子档 2)、扩初设计成果(底图 1,电子档 2)、施工图成果(底图 1,电子档 2)、各阶段甲方往来函件及施工变更文件(纸档 1,电子档 2)

5、董事类:董事会决议或会议纪要等文件;

6、营销类:营销部文件、协议、合同等。

二、档案编号及归档:

按时间先后进行编号;按行政、人事、技术、财务、董事、营销六大类进行归档保存,其中财务档案由财务部专人负责保管,行政、人事、技术、董事档案由行政部专人专夹、专柜保管,同时应做到第三人按标识随时可查,营销档案由营销部专人负责保管。

三、调档、归档流程:

调档人填写调档申请表→部门负责人审批→行政部经理审批→总经理或总工程师批准→档案专管员提档并签名→档案专管员及时归档并签名;

调档人必须对所调档案的完整性、安全性付全责。档案若出现破损,则应及时修补,档案遗失,则行政降级,并视损失严重性另行处罚;

四、档案的销毁: 档案保管员填写档案销毁审批表及清单→行政部经理审批→总经理或总工程师批准→行政部经理监督销毁→作销毁登记

第十一节 安全管理制度

一、安全管理:

公司实施节假日值班制度,由行政部负责每月的值班安排和监督工作,值班人员必须按时到岗,并认真履行值班职责,并填写值班记录。

二、消防安全:

1.行政部每天指派专人巡查办公区域的消防控制点,及时发现、报告、排除消防隐患;

2.及时制止违规吸烟者,员工连续三次被发现在公共办公区内吸烟的予以解聘; 二、钥匙管理:

1、每套钥匙需有编号,并登记使用、不得私自配制;丢失钥匙必须追究责任;

2、余匙存放在档案室墙上明列。

场所总数量 使用人/数量 余匙保管人/数量

各办公室门匙3董事、合伙人/1行政主管/2

行政部门匙 3行政主管、档案员、营销主管各 1行政主管/0

档案室门匙 3档案员、周老/1 行政主管/1

财务部门匙 3 会计、出纳共3行政主管/0

会计档案柜2 会计/1总经理/1

出纳档案柜 2出纳/1总经理/1

会议室门匙3商务文员/1 行政主管/2

会议室柜匙 3商务文员/1 行政主管/2

两翼及中间消防门3值班人员/1行政主管/2

电梯铁闸门(2个) 2_2商务文员/1_1行政主管/1_1

员工柜匙 2员工/1 行政主管/1

三、网络信息安全:

1、行政部应指定专人定期对公司的电脑进行必要的杀毒处理,确保资料不受电脑病毒的侵害;

2、行政部只保留各办公室、行政部、各部门负责人的usb接口和网卡,以防病毒入侵和资料外泄;

第十二节 沟通与交流

公司鼓励员工与员工、上级与下级之间保持平等的对话。这种良好、融洽、坦诚的人际关系与交流沟通,保持了我们和谐、相互信任、共同进步的工作氛围,是我们高效协作的基础,而且使我们及时了解自己工作的得失,不断得到改进。

一、内部投诉和合理化建议

当你认为你个人的利益受到不应有的侵犯,或对公司的经营管理措施有不同的意见,或发现有违反公司各项规定的行为时,可以向相关当事人或部门提出投诉。如果被投诉人或被投诉部门无法提供给你满意的解决意见,你的投诉会被逐级提交,保证有明确的反馈。

公司鼓励员工对公司提出合理化建议,如果你对公司的发展,管理等问题有自己的看法和观点,无论是大的问题、小的细节公司都希望得到你的建议。行政部负责收集员工的合理化建议,并负责它们得到准确的传递。

二、公司内部网站