公司文件档案管理制度怎么写（精选6篇）

【第1篇】公司文件档案管理制度怎么写2700字

1.目的

为提高公司文件处理工作的效率和质量，使之规范化、科学化、制度化，结合公司实际工作情况，特制定本制度。

2.范围

公司在筹备、成立、生产、管理及产权变动过程中形成的具有保存价值的文件材料均列入归档范围。

3.内容

3.1公司下列主要安全生产资料应进行档案管理：主要安全生产文件、风险评价信息；培训记录；标准化系统评价报告；事故调查报告；检查、整改记录；职业卫生检查与监护记录；安全生产会议记录；安全活动记录；法定检测记录；关键设备设施档案；应急演习信息；承包商和供应商信息；维护和校验记录；技术图纸；人员资格证；安全评价报告等。

3.2公司各部门负责归档文件材料的收集和整理，并定期交行政部集中管理，任何人不得拒绝归档。

3.3归档文件材料必须齐全、完整、准确、系统、签署完备。

3.4归档文件材料必须准确地反映企业生产、基建和生产管理等各项活动的真实内容和历史面貌。

3.5归档文件材料必须层次分明，符合其形成规律，保持同一案卷内文件材料的有机联系。

3.6归档的文件材料主要包括纸质、光盘、磁带、照片及底片、胶片、实物等各种载体形式。

3.7归档的文件材料必须为正本，本企业编制的文件应附发文底稿。

3.8归档的具有永久、长期保存价值的电子文件应有相应的纸质文件材料一并归档保存。

3.9非纸质文件材料应与其文字说明一并归档。

3.10外文（或少数民族文字）材料若有汉译文的应与汉译文一并归档，无译文的要译出标题后归档。

3.11为便于保管和利用，归档的文件材料用的纸张必须优良，纸面清洁，书写文件材料应用碳素墨水或蓝黑墨水，禁用圆珠笔、铅笔、红墨水、纯蓝墨水及复写纸等不牢固的书写材料。书写工整、图像、字迹清晰。

3.12归档范围及保管期限

3.13归档时间：

（1）管理性文件材料一般应在办理完毕后的第二年第1季度连同收发簿一同移交行政部归档。

（2）凡专项工程、专题项目等由发生部门将文件材料整理后经部门领导及项目负责人审定后向行政部移交归档。周期长的可分阶段、单项归档。

（3）外购设备仪器或引进项目的文件材料在开箱验收或接收后即时登记，安装调试后归档。

（4）工程项目在竣工验收后三个月内接收归档。

（5）每年形成的财务档案，由行政部及有关部门保存一年，在下一年的第一季度内向行政部移交归档。

（6）电子文件逻辑归档实时进行，物理归档应与纸质文件归档时间一致。

（7）荣誉档案由给合办收集整理后于次年统一归档。

（8）声像档案在每次活动结束后整理归档。

（9）相关会议（技术会议、专题会议、年度工作会议），在会议结束后归档。

（10）外出、出差考察材料由当事人在回来后一个月内整理归档。

（11）变更、修改、补充的文件材料随进归档。

（12）公司内部机构变动和职工调动、离岗时留在部门或个人手中的文件材料随时归档。

（13）公司产权变动过程中形成的文件材料随时归档。

3.14档案查（借）阅制度

档案借阅是行政部的日常业务工作，是档案更好地为生产提供利用服务的基本形式，为做好档案管理工作，特制订如下制度：

（1）凡本公司有关人员，因工作需要借阅档案者，一般只允许在行政部阅档室查阅。查阅内容根据档案密级程度，取得相关领导签字，同时做登记。

（2）本公司有关人员如有实际情况必须借出者，须办理相关手续，超过两天以上归还者，须经领导批准签字。但要如期归还。

（3）借阅档案者应爱护档案，确保档案的完整性，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁。借阅档案交还时，须当面查看清楚，如发现遗失或损坏，应及时反映给主管领导。

（4）外单位借阅档案者，须持单位介绍信，且经总经理批准后方可借阅，只限在本室查阅，一律不外借，且抄摘内容也须经总经理同意审核后方能带出。

（5）凡属不成熟的现行技术资料及保密文件一律不外借。

3.15档案的保密制度

（1）凡属密级档案，必须正确地标明密级，并妥善存放。

（2）非综合行政部人员不得随便进入行政部，行政部门窗及箱柜应及时关锁。

（3）全体职工对密级档案、文件、资料均须严格执行企业保密规定，不失密。否则应追究责任。

（4）凡查阅密级档案，均须办理审批和借阅手续，一般只允许在阅档室查阅，不得带出或复制，确属需要者须办理相关手续。

（5）查阅人员对档案内容承担保密义务，违反规定造成后果者必须追究责任。

（6）档案人员要忠于职守，认真执行各项保密制度。

（7）定期对保密档案保管情况进行检查，发现问题及时处理。

3.16行政部管理制度

（1）档案存入检查：

1）档案出入行政部要清点、登记。

2）定期对档案保管状况进行全面检查，做好记录，发现问题要采取积极有效措施，保证档案的安全。

（2）行政部管理：

1）行政部未经许可，外来人员不得擅自进入。

2）档案柜、卷排列科学、合理、整齐、美观，便于调卷。

3）行政部门窗须安装窗帘，行政部内采用白炽灯且照度不超过100lx。

4）避免光线直射档案，更不能在烈日下曝晒档案。防止有害生物对档案的危害。

5）行政部严禁堆放食品和易燃易爆物，必须配备适合档案用的消防器材并禁止吸烟，定期检查，杜绝一切发生火灾的可能。

8）行政部须做到八防：防火、防盗、防光、防有害气体、防潮、防湿、防虫、防尘。

9）做好档案接收、移交、保管、鉴定、利用各档案构成情况的准确、及时、科学的统计工作。

10）建立健全档案的接收、移交、库藏、保管、利用和鉴定销毁等统计台帐。

3.17档案鉴定、销毁制度

（1）根据《档案法》中的相关规定，编制本企业的档案保管期限表。其中会计档案见会计档案保存期限表。

（2）保管期限分永久、长期、短期三种。介于两种保管期限，保管期限从长。

（3）从档案的内容、来源、时间、可靠程度、名称等方面监别档案的价值。

（4）档案通过鉴定，要求保管期准确，案卷质量达到规定标准。如果鉴定中发现档案不准确，不完整，应及时责成有关部门修改、补充。

（5）销毁档案必须严格掌握，慎重从事。销毁前要造具清册、提出销毁报告报总经理审批。销毁档案时要严格执行保密规定，由鉴定小组指定人员会同保密、保卫人员销毁或监销，防止失密。档案销毁时要有二人以上监销，并在清册上签字。

3.18档案工作人员岗位职责

（1）认真学习贯彻执行《档案法》和档案工作的方针、政策，坚持以法治档，忠于职守，全心全意为本部门各项工作做好服务。

（2）负责管理本部门的档案，做好各门类、各种载体档案的接收、收集、登记、整理、编目、保管、借阅。

（3）积极做好档案的服务利用工作，编制必要的检索工具和参考资料，及时准确地提供利用。

（4）做好档案的“八防”工作，确保档案的完整与安全。

（5）严格遵守“保密制度”工作，未经批准，不得擅自扩大档案的借阅范围，不得泄露档案的保密内容。

（6）负责对本部门档案工作进行监督、检查和指导。

【第2篇】公司文件管理制度范例怎么写1600字

公司文件管理制度范例第一节 总则

一、为适应公司全方位规范化科学管理，做好公司文件管理工作，使之规范化和制度化，特制定本制度。

二、 公司文件是传达方针政策，发布公司行政规章制度、指示、请示和答复问题、指导商洽工作、报告情况、交流信息的重要工具。因此，必须认真做好文件的管理工作，有效地为公司发展服务。

三、 公司全体员工都应发扬深入调查、联系群众、结合实际、实事求是和认真负责的工作作风，努力提高文件质量和处理效率。

四、 文件处理必须做到准确、及时、安全，严格按照规定的时限和要求完成。公司文件由总经办统一发放、传递、用印、保管和立卷归档。第二节 文件分类

一、规定。发布重要的行政规章制度，采取重大的强制性行政措施，用“规定”。

二、 决定、决议。对重要事项或重大行动做出安排，用“决定”。经会议讨论通过并要求贯彻的事项，用“决议”。

三、 通知。转发上级机关文件，批转下级文件，要求下级办理和需要共同执行的事项，用“通知”。

四、 通报。表彰先进，批评错误，传达重要信息，用“通报”。

五、 请示、报告。向上级请求批示与批准，用“请示”。向上级汇报工作、反映情况、提出建议，用“报告”。

六、 批复。答复请示事项用“批复”。

七、 函。商洽工作、询问问题、向有关主管部门请求批准等，用“函”。

八、 会议纪要。传达会议议定事项和主要精神，要求与会者共同遵守的，用“会议纪要”。第三节 文件格式

一、文件一般由标题、发文字号、签发人、密级、紧急程度、正文、附件、发文时间、印章、主题词、主送单位(部门)、抄报(送)单位(部门)等部份组成。

二、 文件标题应准确简要概括文件的主要内容。

三、 发文字号包括代号、年号、顺序号。

四、 公司发文代号分为四种:①“__ __ __ 发”、②“__ __ __ 人发”、③“__ __ __ 客发”。冠以上述发文代号的内发文件应对全公司具有效力，对外发文应代表公司的整体意志。发文一般应该是对公司各方面事务具有一定指导性或约束力的事项的宣告，日常的程序性、流程性文件则应以工单、请示、报告、简报等形式流转。力避随意发文。“__ __ __ 发”用于公司及各部门的对内对外发文，由总经办统一编号;“__ __ __ 人发”、“__ __ __ 客发”分别用于人力资源部的对内对外发文及客户服务中心的对外发文，文件由发文部门自行编号，总经办统一认定。(公司其他部门均以“__ __ __ 发”的代号发文，以②、③代号发文，须在发文权限范围内。)

五、 文件必须盖章或签字。

六、 密级分为“绝密”、“机密”、“秘密”。

七、 紧急程度分为“特急”、“急”、“平”。

八、 文件内容要求事实清楚、观点鲜明、条理清晰、文字精炼、用语准确。

九、 发文单位必须注明全称。

十、 多页文件应标明页码。

十一、文字从左至右横写、横排，左侧留装订位。

十二、 文件纸一般使用a4型。第四节 收文

一、收文一律使用《__ __ __ 有限公司收文簿》。

二、 外单位来文均由行政部指定专人收文，由总经办统一拆封、登记，根据文件属性及时分送相关部门。第五节 办文

一、办文包括文件的分送、传递、承办、催办等程序。

二、 办文由总经办统一安排，包括文件的分送、传递和催办。

三、 协办部门必须积极配合主办部门完成文件处理。

四、 文件的催办由总经办负责，防止漏办或延误。

五、 严格按照时限要求完成。

六、 文件传递必须保证安全，完善签收手续，防止文件遗失。

七、 文件办理完毕后，统一交由总经办指定专人保管、立卷归档。第六节 发文

一、发文一律使用《__ __ __ 有限公司发文稿纸》。

二、 发文程序如下:公司内部发文:拟稿人→部门经理核准→主管副总经理→总经办统一编号→打印→盖章(签字)→发文→备案对外发文:拟稿人→部门经理审核→主管副总经理→总经理核准→总经办统一编号→打印→盖章(签字)→发文→备案第七节 其他

一、时限要求:

1、 特急:限4个工作时内完成。

2、 急:限8个工作时内完成。

3、 平:限16个工作时内完成。

二、 文件的保密要求:

1、 绝密文件:阅后应立即退回发文部门，并由发文部门保存在保险柜内。

2、 机密文件:阅后应立即保存在保险柜内。

3、 秘密文件:阅后立即保存在文件柜内。

三、 文件立卷归档按照《档案管理制度》执行。

【第3篇】有限公司文件收发管理制度怎么写900字

有限公司文件收发管理制度

为使公司行文和收文处理规范化，制定本制度。

第一条 经理办负责公司对外行文和公文的收发处理工作。

第二条 行文

(一)凡以公司名义上报或下发的文件(报告、请示、纪要、通知、函件等)，由承办部室拟稿，经部室负责人初审后，送办公室核稿，经办公室核稿后送公司领导签发。重要文件需由公司领导审核，公司总经理签发。联合行文必须同时送有关部室领导会签，方可发出。

(二)经公司领导签发的文稿交经理办统一登记、分类编号。由拟稿部室打印、校对、装订，上行文由经理办发送并催办，平行文和下行文由拟稿部室分发。经理办负责审批在公司内网上发布有关文件。

(三)行文流程按公司办公处理系统流程进行。

第三条 收文处理

(一)所有发至我公司的公文(含传真件公文和附有领导的批示或上级部门转我公司处理的公文)，由经理办统一签收、登记、编号，送公司领导阅示或送有关部室办理。

(二)文件按办件、阅件进行分类。经理办负责人根据文件内容和规定的传阅范围，提出办文意见，送公司领导批示或交有关部室阅办。需要办理的公文，经请示公司领导后办理，经理办根据文件内容、领导批示予以催办。

(三)对急办件，经理办应立即将文件送交公司领导批阅。领导不在时，经理办应根据文件内容及时限要求，交相关业务科室或人员办理。事后及时向公司领导汇报并做好督办工作。

(四)一般公文通过公司内网办理和传阅。保密文件一律由办公室专人传送。

(五)凡外出开会、学习带回的文件及材料原件须交办公室登记存档。

第四条 有关要求

(一)收发文件必须设立收发文件登记本，履行登记签收手续，收、退文件，要专人负责。

(二)必须按规定范围组织阅读文件，并在办公室内进行，秘密文件当场阅后收回，不得擅自扩大阅读范围和带出公司阅办。

(三)借阅文件，必须经过批准，并办理借阅手续，依时退还，秘密文件不准摘抄。

(四)秘密文件必须存放在有安全保密设施的保险柜、文件柜内，用后放柜加锁，关好门窗。

(五)复制秘密文件，必须经过请示批准，由文件保管人员复制后交使用者，复印件与原件同样管理。

第五条 本制度由公司经理办负责解释，自经理办公会议审议通过后实施。

【第4篇】物业管理公司文件管理制度怎么写1600字

第一节 总则

一、为适应公司全方位规范化科学管理，做好公司文件管理工作，使之规范化和制度化，特制定本制度。

二、公司文件是传达方针政策，发布公司行政规章制度、指示、请示和答复问题、指导商洽工作、报告情况、交流信息的重要工具。因此，必须认真做好文件的管理工作，有效地为公司发展服务。

三、公司全体员工都应发扬深入调查、联系群众、结合实际、实事求是和认真负责的工作作风，努力提高文件质量和处理效率。

四、文件处理必须做到准确、及时、安全，严格按照规定的时限和要求完成。公司文件由总经办统一发放、传递、用印、保管和立卷归档。

第二节 文件分类

一、规定。

发布重要的行政规章制度，采取重大的强制性行政措施，用'规定'。

二、决定、决议。

对重要事项或重大行动做出安排，用'决定'。

经会议讨论通过并要求贯彻的事项，用'决议'。

三、通知。

转发上级机关文件，批转下级文件，要求下级办理和需要共同执行的事项，用'通知'。

四、通报。

表彰先进，批评错误，传达重要信息，用'通报'。

五、请示、报告。

向上级请求批示与批准，用'请示'。

向上级汇报工作、反映情况、提出建议，用'报告'。

六、批复。

答复请示事项用'批复'。

七、函。

商洽工作、询问问题、向有关主管部门请求批准等，用'函'。

八、会议纪要。

传达会议议定事项和主要精神，要求与会者共同遵守的，用'会议纪要'。

第三节文件格式

一、文件一般由标题、发文字号、签发人、密级、紧急程度、正文、 、发文时间、印章、主题词、主送单位(部门)、抄报(送)单位(部门)等部份组成。

二、文件标题应准确简要概括文件的主要内容。

三、发文字号包括代号、年号、顺序号。

四、公司发文代号分为四种:

①'发'、②'人发'、③'客发'。

冠以上述发文代号的内发文件应对全公司具有效力，对外发文应代表公司的整体意志。

发文一般应该是对公司各方面事务具有一定指导性或约束力的事项的宣告，日常的程序性、流程性文件则应以工单、请示、报告、简报等形式流转。力避随意发文。

'发'用于公司及各部门的对内对外发文，由总经办统一编号;

'人发'、'客发'分别用于人力资源部的对内对外发文及客户服务中心的对外发文，文件由发文部门自行编号，总经办统一认定。

(公司其他部门均以'发'的代号发文，以②、③代号发文，须在发文权限范围内。)

五、文件必须盖章或签字。

六、密级分为'绝密'、'机密'、'秘密'。

七、紧急程度分为'特急'、'急'、'平'。

八、文件内容要求事实清楚、观点鲜明、条理清晰、文字精炼、用语准确。

九、发文单位必须注明全称。

十、多页文件应标明页码。

十一、文字从左至右横写、横排，左侧留装订位。

十二、文件纸一般使用a4型。

第四节收文

一、收文一律使用《收文簿》。

二、外单位来文均由行政部指定专人收文，由总经办统一拆封、登记，根据文件属性及时分送相关部门。

第五节办文

一、办文包括文件的分送、传递、承办、催办等程序。

二、办文由总经办统一安排，包括文件的分送、传递和催办。

三、协办部门必须积极配合主办部门完成文件处理。

四、文件的催办由总经办负责，防止漏办或延误。

五、严格按照时限要求完成。

六、文件传递必须保证安全，完善签收手续，防止文件遗失。

七、文件办理完毕后，统一交由总经办指定专人保管、立卷归档。

第六节发文

一、发文一律使用《公司发文稿纸》。

二、发文程序如下:公司内部发文:拟稿人→部门经理核准→主管副总经理→总经办统一编号→打印→盖章(签字)→发文→备案对外发文:拟稿人→部门经理审核→主管副总经理→总经理核准→总经办统一编号→打印→盖章(签字)→发文→备案第七节其他

一、时限要求:

1、特急:限4个工作时内完成。

2、急:限8个工作时内完成。

3、平:限16个工作时内完成。

二、文件的保密要求:

1、绝密文件:阅后应立即退回发文部门，并由发文部门保存在保险柜内。

2、机密文件:阅后应立即保存在保险柜内。

3、秘密文件:阅后立即保存在文件柜内。

三、文件立卷归档按照《档案管理制度》执行。

【第5篇】监理公司文件管理制度怎么写500字

建设监理公司文件管理制度

一.收文

1.建立《收文登记表》，由办公室派专人进行文件收文处理。

2.实行收文登记批办制度，收文由秘书办理登记，填《公司收文批办单》，统一交办公室负责人，办公室负责人按文件内容及各部门分工和职责，传达部门负责人办理。

3.办理文件的有关人员均应签字，有关工作完成后，将文件退办公室存档保管。经办人员需要留存的文件，经总经理或分管副总经理同意后可留存复印件。

4.各部门收到的函件，应交办公室即时登记，交签字后2、3条处理。

5.各有关人员注意保密，不得泄露本公司机密。

二.发文

1.公司发文由有关部门起草，建立《发文登记表》，由办公室统一编号、发出。

2.每次发文须经总经理签字同意，并留底存栏。

3.各部门对公司所发的内部文件必须认真贯彻执行。

4.向上级单位呈报的文件，由办公室派专人，按公文传进程序进行。

5.监理项目中的一般业务文件，需要办公室打印的，需办公室主任签字批准。

三.文件查询

1.凡查询、复印、借阅文件，均需申请、登记。

2.凡涉及公司经营机密及项目当事人有关机密的文档需经公司领导同意后才能查询。不允许复印的文件，只能在公司办公室查阅，允许复印的文件，不得带出公司，只能在公司复印。

【第6篇】金属公司技术文件管理制度怎么写850字

金属制品公司技术文件管理制度

一.总则:

为规范本公司技术文件的管理，确保文件编制的正确性特制订本制度。

二.技术文件的编制、审核、批准:

1.技术文件由工程部负责编制，工程部应对技术文件的正确性、合理性负责。

2.工程部部长负责技术文件的审核。

3.总经理负责技术文件的批准。

4.技术文件包括:

a.图纸;

b.工艺操作规程;

c.设备操作规程;

d.产品内控标准;

e.产品检验规范;

f.采购技术要求等。

三.技术文件的更改:

1.技术文件更改的前提:

a.顾客要求更改;

b.由于开发试制的疏忽而必须更改;

c.技术要求过高，生产设备无法达到而必须进行更改等。

2.各部门如确需对技术文件进行更改，须由各部门负责人填写技术文件更改申请单，报工程部审核，厂务经理批准;

3.技术文件更改申请单应包括以下内容:

a.更改原因;

b.更改前参数;

c.更改后参数。

4.技术文件更改申请单的审批:

a.厂务经理负责对技术文件更改进行审批;

b.必要时厂务经理可组织有关人员对技术文件的更改进行评审或会签;

c.厂务经理下达技术文件更改指令(书面文件);

5.生产部根据指令实施更改。

a.更改不得降低规定的产品质量水平和顾客适用性要求;

b.更改不得违反有关标准和法律、法规;

c.工程部负责更改，其他人员未经受权无权更改，工程部做好技术文件更改记录;

d.更改时所有部门及所有文件应同步更改。

四.技术文件的管理:

1.技术文件发放:

技术文件由工程部发放到相关责任部门，并在[文件发放记录表]上登记，由领用人签名。

2.文件使用和保管:

a.工程部根据工作需要合理发放给使用者;

b.使用者要妥善保管好文件，使用者未经技术部许可，不得擅自复印、外借技术文件。有遗失及损坏情况应及时报工程部办理补发手续;

c.工程部应建立[技术文件一览表]及[外来文件一览表];

d.技术文件由工程部归口保管，工程部对上述文件应进行分类并妥善保管;

e.借阅技术文件须由技术部或厂务经理批准，并在[文件及资料借阅登记表]上做好记录，由借阅人签名;

f.对无使用及保存价值的文件，由工程部负责审批后及时收回销毁，并填写[文件及资料回收登记表];

g.对有保存参考价值的作废文件，应在该文件上进行标识，并用专柜保存，以防误用。

批准审核编制

日期日期日期