外贸规章制度范本

制定一份完善的外贸规章制度，对于任何从事国际贸易的企业来说，都是确保业务流程顺畅、风险得到有效控制的关键。作为企业管理者，我们深知规章制度的重要性，它不仅是企业运营的基石，也是员工行为的指南。下面我们将探讨如何撰写外贸规章制度，以及其主要内容、作用和制定过程。

规章制度包括哪些

一份全面的外贸规章制度应涵盖以下几个核心部分：

1. 企业使命和价值观：明确公司的愿景和道德标准，为员工提供行动导向。

2. 组织架构和职责：定义各部门的职能和岗位职责，确保责任清晰。

3. 贸易政策：规定交易对象的选择标准，包括信用评估、合同条款和支付方式等。

4. 操作流程：详细描述从询价到交货的每个步骤，包括报价、订单处理、物流、报关等。

5. 风险管理：建立风险识别和应对机制，如汇率风险、信用风险等。

6. 质量控制：设立质量标准和检验程序，保证产品和服务的质量。

7. 合规性：遵守国内外贸易法规，包括反倾销、反补贴、知识产权保护等。

8. 内部沟通和报告：确立信息传递和问题解决的渠道和程序。

9. 员工行为准则：设定职业道德和行为规范，如诚信、尊重和公平竞争。

作用和意义

1. 规范行为：为员工提供明确的行为准则，减少误解和冲突。

2. 提高效率：标准化流程能提高工作效率，减少重复劳动和错误。

3. 风险防控：通过制度化管理，预防和减轻潜在的商业风险。

4. 保护企业利益：确保企业的合法权益不受侵犯，维护企业形象。

5. 促进企业文化：规章制度有助于塑造和传播企业文化和价值观。

怎么制定

制定外贸规章制度时，应遵循以下步骤：

1. 需求分析：了解企业现状，识别需要规范的环节和问题。

2. 调研：研究相关法律法规，借鉴同行业最佳实践。

3. 起草：编写初稿，涵盖所有必要内容，保持语言清晰简洁。

4. 征求意见：征求各部门意见，确保制度的实用性和可行性。

5. 修订完善：根据反馈调整和完善，确保制度的完整性和一致性。

6. 审批发布：由高层管理者批准后正式发布，确保制度的权威性。

7. 培训执行：对员工进行培训，确保他们理解和遵循规章制度。

8. 定期评估：定期审查制度的有效性，适时进行更新。

外贸规章制度范文

一、工作时间管理：

1、正常上班与下班时间要按公司行政规定执行：

am：____：____-----am：____：____；

pm：____：____------pm：____：____。

2、鉴于外贸部门具有特殊的工作时间原因，涉及到与国外买家沟通的时间差，外贸业务员会自己利用晚上工作的时间，工作晚了次日上班时间可以迟些，但原则上不能超过10点。无理由，或理由不充分未向上级申明的情况下私自离开公司者，交行政部以旷工处理。

二、部门行政管理制度：

1、不得无故迟到，或早退。

2、不得上班时间内大声喧闹，闲聊影响别人的工作。

3、不得做与工作无关的事，QQ、MSN等聊天工具可使用，如发现聊天现象者，重罚。

4、不得在公司规定的办公区抽烟，发现者交行政部处理。

5、不得上非法网站。如引起一切后果者由自己负责并交与行政部处罚。

6、不得在上班时间与其它部门的员工闹意见及作非法举动，情况严重者交与司法机关处理。

7、穿着要规范，不能与公司形象不相符与穿拖鞋上班。

8、按公司行政要求正常进行打卡，写出门单等，无记录者一律按旷工或早退处理。

9、按公司规定不得泄漏公司商业机密，如有发现交行政办处理。

10、要遵守公司行政部所规定的公司员工准则。

以上各条为外贸部门的基本准则，如发现情况严重者将直接交与人事部，则其退出本部门。

三、部门请假管理制度：

1、不得口头或电话进行请假，如特殊情况事后必须提供有效的证明，否则视为旷工。

2、请假者必须提前一天交纳申请报告，三天内有部门经理批准。超过五天以上必须上报总经理申报批准。

3、国家法定节日及婚假、丧假及产假或其它重大节日等，根据公司行政部门通知统一执行。

4、未请假离开公司三天以上者一律按离职处理，三天以内按旷工处理。

5、请假超过指定期限未回者一律通知部门经理及行政部，如果不通知都按第四项执行。

四、部门电话制度管理：

1、不得在上班时间内拨打私人电话，特别原因须经过申请。

2、一般电话的使用时间不能太长，特别原因必须跟上级主管说明情况。

3、在接到电话的时候必须用标准的中英文“你好，_______集团有限公司。有什么可以帮到你吗？”

4、如接到电话的时候负责人不在必须留下联络方式，并交与专门负责人。

5、个人手机费用应用于工作范围内可根据实际情况打单报销。

6、外贸部门的国际长途的控制必须在标准以内，除特别原因必须向主管申请。

7、外贸部门可用MSN、Facebook等网络电话免费软件为公司控制成本。

五、出差管理制度：

1、任何出差行为都必须事先交纳一份出差计划和费用预算申请，由主管及财务部门核定，总经理审批。

2、出差国内各大展会时应由主管核实批准出差计划及审核出差费用。

3、出差国外展会时，必须由主管、总经理，董事办三方审核批准。

4、出差回来的前半日，或后半日可自行补休半天或一日时间作为调整时间。

5、出差回来后三日内必须提交出差总结报告及市场分析报告书。

六、销售管理制度：

1、部门所有员工每天认真记录当天的工作情况，当天完成所有工作的进度。

2、部门所有员工必须按时交周、月总结计划表。

3、部门所有员工必须在月3号前交纳上一月的销售总结报告分析书。

4、部门所有员工必须按实填写所有报告内容，发现做假者一律行政处分。

5、部门所有员工必须在月底前将收集客户信息资料，客户反馈信息表总结，下月计划等相关报告交外贸主管存档归案。