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档案管理规章制度范本

更新时间:2024-05-05

档案管理规章制度范本

在企业的日常运营中,一套完善的档案管理规章制度是保障信息有序、安全的基础。规章制度的编写不仅需要专业性,更需兼顾实用性,以确保所有相关人员都能理解和执行。以下是一些关于如何撰写档案管理规章制度的基本步骤和要点。

规章制度包括哪些

一份有效的档案管理制度应涵盖以下几个关键部分:

1. 定义范围:明确规章制度适用的档案类别、部门和人员范围。

2. 职责分配:详细规定各部门和人员在档案管理中的角色和责任。

3. 档案分类:制定科学的分类体系,便于检索和管理。

4. 收集与整理:规定档案的收集标准、整理方法和时间表。

5. 存储与保护:说明档案的存放条件、备份策略和安全措施。

6. 利用与借阅:设定档案的使用权限、借阅流程和归还规定。

7. 销毁与保留:设定档案的保存期限和销毁程序,确保合规性。

8. 审计与评估:定期进行内部审核,评估规章制度的执行效果。

作用和意义

规章制度在档案管理中起着至关重要的作用:

1. 规范行为:明确各角色的责任和义务,避免混乱。

2. 保护信息:通过规定保护措施,防止信息泄露或丢失。

3. 提高效率:标准化流程加速档案的查找和使用。

4. 合规经营:符合法律法规要求,降低企业风险。

5. 知识传承:确保企业历史和经验的连续性。

怎么制定

制定规章制度时,应注意以下几点:

1. 调研需求:了解各部门的实际需求,确保制度的实用性和针对性。

2. 参照法规:结合相关法律法规,确保制度的合法性。

3. 广泛参与:邀请各部门代表参与讨论,确保制度的全面性。

4. 清晰表述:用简明扼要的语言,避免产生歧义。

5. 试行与修订:在小范围内试行,根据反馈调整和完善。

档案管理规章制度范文

为加强公司档案业务管理,进一步提高档案管理水平,保证档案的系统性与完整性,完善档案借阅手续,使公司档案管理达到规范化、合理化、标准化,更好地为公司各项工作服务,结合实际情况,特制定本制度,具体内容如下:

一、档案管理的范围

本公司所有需要归档的文件资料,包括:对公司在经营活动中形成的包括行政事务、企业管理、劳动人事、培训教育、安全管理、后勤服务、外事工作等有保存价值的原始材料,在生产经营管理上形成的经营决策、计划工作、统计工作、物资管理、产品销售、财务管理、生产调度、设备工装(模具)管理、能源管理等方面有保存价值的原始材料。

二、档案的管理部门

公司综合事务部为档案管理的职能部门,负责公司各类档案的管理工作。对公司各类档案进行收集、整理和归档。各部门根据工作需要配备专(兼)职档案管理人员,负责档案进室前的收集、整理和保管工作。各部门的档案管理人员应按照明确的归档时间和归档范围,定期向档案管理部门移交档案,确因工作需要继续使用的文件资料,原件移交档案室,使用部门留存复印件。接收档案必须认真验收,并办理交接手续,维护档案的完整与安全,使档案更好地为公司各项工作服务。

三、档案的分类

在切实遵循《中国档案分类法》前提下,根据公司实际情况,将所涉及的档案划分为十大类:

1、行政管理。

2、人事管理。

3、财会档案。

4、生产经营管理。

5、技术质量安全管理。

6、基建档案。

7、外来文件。

8、声像档案。

9、实物档案。

10、其他档案。

财会档案是公司财务工作过程中形成的凭证、账簿、报表等相关资料的收集、整理、归档。

实物档案是公司各类活动中形成的如模型、样品、赠品、证书、奖杯奖旗等实物。以上十类档案中,每一大类档案内容又要根据需要及实际情况分成若干小类进行管理。

四、归档要求

1、归档的文件材料要完整、系统、准确。

2、归档的文件材料必须是原件。如是传真件等不易保存的文件材料,应留复印件,并将复印件与原件一起存档,并加以说明。

3、存档的文件、材料应按照自然形成、保持历史联系的原则,并按立卷要求特征及文件内容进行科学分类、立卷和编目编号。

4、档案名称的填写要注意内容准确,文字简练通顺,结构完整,必须揭示卷内文件的内容和成份,并区分保管期限。卷内文件应按问题或文件形成的时间系统地排列,按顺序编号,填写“卷内目录”。目录各项必须填写清楚(一律使用黑色中性笔填写),字迹工整、清晰,装订整齐。

5、档案盒(袋)内文件的排列:档案袋内文件应区分不同情况进行排列,密不可分的文件依序排列在一起,即章程、批文在前,计划、总结在后;正本在前,附件在后;印件在前,定稿在后;案件材料中结论性材料在前,依据性材料在后。其它文件按文件的重要程度或形成时间先后排列。

6、文件归档份数:一般归档1份,重要的和经常使用的文件归档2份或3份。对无保存价值和重复文件,需要办理销毁手续。

7、归档时间:部门或责任人应于相关工作结束后立即(最迟一周内)将应立卷归档的文件整理立卷,向公司档案管理部门移交归档。

五、档案的查阅和借阅

1、查阅档案应填写档案查阅登记表,写明查阅时间、查阅内容、查阅目的等。有关人员应在档案室内查阅档案资料,阅后及时归还。

2、查阅档案资料时一般不得对其进行复制。确有特殊情况必须复制的,应填写档案资料复制申请单,经所在部门经理签署意见后方可复制。

3、原则上本公司内部工作人员因工作需要都可以借阅,但必须由所在部门出具借阅申请并由部门经理签名认可。借出档案时应注意档案的密级要求以及借阅人的相关权限。借阅档案时应做到以下几点:

(1)借阅者不得自拿、自取、自放档案,严禁擅自打开档案柜翻阅查找。

(2)按规定办理登记手续,定期归还,确因工作需要不能按时返还的,需办理续借手续,否则按管理规定停止借阅。

(3)要爱护档案,不得丢失,并注意保密,不得擅自转借他人。

(4)所借档案不得随意折叠和拆散,严禁对档案随意更改、涂写。

(5)借出和归还档案时,应办理清点手续,由档案管理员和借阅者当面核对清楚。

(6)档案如有丢失、损坏或泄密,要立即追究当事人责任。

(7)调离本单位的工作人员,必须清理移交档案文件后方可办理调离手续。

六、档案的移交

档案移交必须办理移交手续,填写移交清单,经移交人签字,接收方核对签收。

七、档案的保管

1、要做好档案的防火、防虫、防盗、防尘、防阳光直射“五防”工作。

2、档案柜所在办公室严禁吸烟。

3、档案管理人员要定期对档案进行安全检查,发现问题要及时向领导报告,并采取补救措施。

4、对于不易继续保存的档案资料,应及时予以复制;对于已破损的档案资料应及时予以修复。为做好档案的提供和利用工作,所有文件资料均应按照其分类组卷,并按照其性质分为短期、长期、永久三类分别保管。

5、档案管理人员要做好档案资料的保密工作,档案管理部门除外,其他各部门人员不得查阅与自己工作内容无关的档案资料。

八、档案的销毁

公司对各类档案每二年进行一次鉴定。对超过保管期并经鉴定无保留价值的档案做出销毁处理意见,报总经理批准后予以销毁。

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