单位档案管理制度5篇

有哪些

单位档案管理制度是确保企业信息有序、安全和有效利用的关键，主要包括以下几个方面：

1. 档案分类与编码体系：建立统一的档案分类标准，对各类文件进行科学编码，便于检索和管理。

2. 档案收集与整理：明确档案收集范围，规定整理流程，确保档案的完整性和准确性。

3. 档案保管与保护：设定合理的保管期限，采取必要的保护措施，防止档案损毁或丢失。

4. 档案利用与借阅：制定借阅规则，保障档案的安全使用，同时提高档案的利用效率。

5. 档案数字化与电子化：推动档案信息化进程，实现档案的快速查询和远程访问。

6. 档案安全与保密：强化信息安全意识，落实保密制度，防止敏感信息泄露。

7. 档案人员培训与考核：定期培训档案管理人员，提升其专业技能，并进行工作绩效评估。

实施细则

1. 档案分类与编码：由档案管理部门负责制定详细的分类方案，包括纸质文档、电子文档和其他形式的档案。每类档案应有独特的编码，便于识别和管理。

2. 收集与整理：各部门需指定专人负责档案的收集，确保文件的完整。档案整理应按照时间顺序和重要性进行，整理后的档案应及时归档。

3. 保管与保护：档案库房应具备防潮、防火、防盗设施，定期检查档案保存状态，及时修复破损文件。档案管理人员应定期盘点，确保账实相符。

4. 利用与借阅：员工需填写借阅申请表，经部门负责人批准后方可借阅。借阅期间，档案应妥善保管，不得涂改、损坏。逾期未还者将予以警告并记录在案。

5. 数字化与电子化：逐步推进档案扫描、录入工作，建立电子档案库，实现档案的电子化管理。确保电子档案的备份和恢复机制。

6. 安全与保密：对涉及企业机密的档案实行特殊管理，限制访问权限。所有员工都应签署保密协议，违反者将承担法律责任。

7. 培训与考核：每年至少组织一次档案管理培训，考核内容包括档案法规、操作规程等。考核结果将作为员工晋升和奖励的参考依据。

上墙内容

1. 档案管理制度概要：简要介绍档案管理的目标、原则和主要职责，提醒员工遵守相关规定。

2. 档案分类图示：直观展示各类档案的分类和编码方式，方便员工查找和归档。

3. 借阅流程图：清晰描绘从申请到归还的流程，明确各环节责任。

4. 保密承诺书样本：展示保密协议的基本内容，强调保密义务的重要性。

5. 档案管理人员联系方式：列出档案管理部门的办公电话和邮箱，方便员工咨询和反馈问题。

通过上述制度的实施，我们将构建一个高效、安全、有序的档案管理体系，为单位的日常运营和长远发展提供有力支持。

单位档案管理制度范文

第1篇 单位会计档案管理制度

第一章总则

为了加强会计档案管理,保证会计档案的安全、完整、及时,根据《中华人民共和国国会计法》和《中华人民共和国国档案法》及财政部《会计档案管理办法》的规定,结合本单位实际情况,制定本办法。

第二章会计档案管理部门

1.单位档案主管部门和财务部门共同负责会计档案工作的指导、监督和检查。会计档案的具体管理工作由财务部门负责,由财务部门指定专人负责在专门地点保管。保管地点应具备完善的防潮、防霉、防蛀、防火、防盗等条件。

2.财务部门必须建立会计档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁等管理制度,保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅、严防毁损、散失和泄密。

第三章会计档案归档的范围

1.会计凭证。包括外来的和自制的各种原始凭证、原始凭证汇总表、记账凭证、记账凭证汇总表,涉及对外对私改造资料,银行存款(借款)对账单及余额调节表等。年度终了都必须按照规定归档。

2.会计账簿。包括总账、明细账、日记账、各种辅助登记簿等。

3.财务报告。包括《会计制度》规定和主管部门临时通知编报的主要财务指标快报,月、季、年度会计报表,报表附注及财务情况说明书。上级主管部门对报告的批复及社会审计的审计报告。

4.其它会计核算资料。凡与会计核算紧密相关的,由会计部门负责办理的有参考价值的数据资料。

5.增值税专用发票和普通发票。

第四章会计档案的整理

会计年度终了后,应将装订成册的会计档案进行整理立卷。各种会计档案应按会计档案材料的关联性,分门别类地组成几个类型的案卷,将各卷按顺序编号。

1.会计凭证。

(1)按月立卷:每月末将装订成册的凭证,统一登记案卷目录,每月立卷一份。

(2)分散装订:根据凭证的多少,分散装订,做到整齐、牢固、美观。

(3)装订封面的所有内容要填写齐全,包括:单位名称、年度、月份、起止日期、号码、装订人签章等。

2.会计账簿。

各种会计账簿办理完年度结账后,除跨年使用的账簿外,其它均需整理妥善保管。

(1)会计账簿在办理完年度结账后,只在下一行的摘要栏填写“结转下年”字样,不填其它内容。

(2)会计账簿在装订前,应按账簿启用表的使用页数,核对各个账户账面是否齐全,是否按顺序排列。

(3)活页账簿去空白页后,将本账面数项填写齐全,撤去账尺,用坚固耐磨的纸张做封面、封底,装订成册。不同规格的活页账不得装订在一起。(4)会计账簿的装订顺序:

会计账簿装订封面→账簿启用表→账户目录→按本账簿页数顺序装订账页→会计账簿装订封底。

(5)装订后的会计账簿应牢固、平整、不得有折角,掉页现象。

(6)账簿装订的封口处,应加盖装订人印章。

(7)装订后,会计账簿的脊背应平整,并注明所属年度及账簿名称和编号。

(8)会计账簿的编号为一年一编,编号顺序为总账、现金日记账、银行存(借)款日记账、分户明细账、辅助账。

3.会计报表。会计报表编制完成并按时报送后,留存报表均应按月装订成册,年度终了统一归档保管。

第五章会计档案的归档保管

1.当年的会计档案在会计年度终了后,可暂由财务部门保管一年,期满后存入档案并由专人保管。

2.会计档案管理人员负责全部会计档案的整理、立卷、保管、调阅、销毁等一系列工作。3.机构变动或档案管理人员调动时,应办理交接手续,由原管理人员编制会计档案移交清册,将全部案卷逐一点交,接管人员逐一接收。

第六章会计档案的借阅使用

1.财务部建立会计档案清册和借阅登记清册。

2.凡需借会计档案人员,须经财务负责人或单位领导批准后,方可办理调阅手续。

3.借阅会计档案人员,不得在案卷中标画,不得拆散原卷册,更不得抽换。

4.借阅会计档案人员,不得将会计档案携带出外,特殊情况,须经单位领导批准需需要复制会计档案的,须经财务负责人或单位领导批准后方可复制。

第七章各种会计档案保管期限

1.会计凭证保管15年。

2.会计账簿保存15年,其中现金和银行存款日记账保存25年。

3.会计报表保存10年,其中年度决算表永久保存。

第八章会计档案的销毁

1.会会计档案保管期满,需要销毁时由档案部门提出销毁清单,汇同财务部门共同鉴定后,编制会计档案销毁清册,报经主管经理和上级主管部门批准后,方可销毁。对其中未了结的债权、债务的原始凭证,应单独抽出,另行立卷,由档案部门保管到结清债权、债务时为止。

2.按规定销毁会计档案时,应由档案部门和财会部门、审计部门共同派人监销,监销人在销毁会计档案以前要认真清点、核对,销毁后,在销毁清册上签名盖章,并将监销情况以书面形式报告有关领导。

第九章附则

1.本制度自颁布之日起实施,未涉及情况按国家有关规定处理。

2.附表:《会计档案保管期限表》

第2篇 __机关单位档案管理制度

第一条 为进一步加强本局档案管理工作,全面提高档案管理水平,根据《中华人民共和国国档案法》和国家档案局《机关档案工作业务建设规范》、《会计档案管理办法》等有关规定,特制定本制度。

第一章 档案人员岗位职责

第二条 档案人员应当忠于职守,遵守纪律,具备专业知识。

第三条 严格执行档案工作各项制度,加强档案的日常管理和保护、利用工作。

第四条 对本局各部门的档案工作进行业务指导。

第五条 维护本局档案的完整与安全,对违反《档案法》和违反制度的行为予以制止,直至拒绝提供利用,并提出处理意见,报本机关领导批准后执行。

第六条 机关档案人员调动工作时,必须在办完档案移交手续后才能离开岗位。

第二章 档案归档制度

第七条 凡是本局在各项活动中形成的,具有备考价值的文书、图表、声像、电子信息等各种门类的有价值的材料及外出参观学习、考察和参加各种会议带回的文件材料,均属归档范围。

第八条 归档立卷的文件资料及每份材料的页数均应齐全、完整。

第九条 归档的文件必须做到问题单一、类型鲜明、年代不混、保管期准确。

第十条 会计档案归档必须编制移交目录,交接双方按移交目录清点后签字。

第三章 档案保管制度

第十一条 档案库房实行专人负责管理,库房钥匙应妥善保管。

第十二条 要定时做好库房内温湿度记录,库房温度保持14—240c之间,湿度保持在50—65%之间。

第十三条 库房内有防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫等设施,档案库房内不得堆放杂物。

第十四条 综合档案室应建立全宗卷,积累和存储本局案卷的立卷说明,分类方案,鉴定报告,交接凭证,销毁清册,检查记录,全宗介绍等材料。

第十五条 定期组织人员对档案保管状况进行全面检查。对破损褪变的档案要进行修裱、复制和其它技术处理。

第四章 档案保密制度

第十六条 严格遵守党和国家的有关保密制度,查阅、借阅遵守单位的保密制度,确保档案的安全,严防丢失或泄密。

第十七条 查阅档案,原则上在阅档室。如有特殊情况确需借阅的,须经分管领导批准同意,并办理借阅手续,按期收回。

第十八条 档案人员不得泄露档案内容,借阅档案人员在借阅期间对档案要妥善保管,不得转借和擅自复制。

第十九条 外单位来本局查阅档案时,须凭单位介绍信、工作证或身份证,经有关领导批准后方可调阅。

第二十条 机密文件只能查阅,一律不得外借和复制。

第五章 档案利用制度

第二十一条 利用档案必须爱护档案材料,严禁在案卷上圈点、勾划、裁剪等,确保档案的完好, 如需摘抄复制,须经档案人员审核,确认无误后加盖证明章方能有效。

第二十二条 档案借阅期限一般不超过一个星期,如果需要延期,应办理续借手续。

第二十三条 档案归还时,档案人员必须检查案卷有否缺损,如果发现有损坏案卷现象,按有关规定予以处理。

第二十四条 任何人不得把档案占为已有。

第二十五条 对不遵守档案利用制度的借阅人员,档案人员有权拒绝提供利用。

第二十六条 利用档案必须填写利用效果登记表,写明利用目的和效果 。

第六章 档案安全制度

第二十七条 本局档案工作实行统一领导、集中管理的原则,维护档案的完整、准确与安全。

第二十八条 对本局规定的应当立卷归档的材料,必须按照规定,定期向综合档案室移交,集中管理,任何人不得将档案据为已有,也不得擅自销毁。

第二十九条 综合档案室保管的档案是现行档案,主要供本系统及有关单位使用,不属于开放范围,对外提供利用需严格按照本制度第四、五章执行。

第三十条综合档案室做到办公、阅览、库房三分开。

第三十一条库房内设密集架,配备空调、消防器材等设备,积极做好“八防”工作,杜绝事故隐患。

第三十二条 工作人员离开档案室时应切断电源,关好门窗。

第七章 档案统计、鉴定、移交和销毁制度

第三十三条 凡按规定接收进库的档案、资料都必须及时登记入册,以作统计入库数据。

第三十四条 建立档案、资料、设备等实物统计台帐,做到记录正确,帐物相符。

第三十五条 在各科室档案进档案室前,要对准备移交的档案进行鉴定、审查,对保管期限、密级确定不准的案卷提出升降意见。

第三十六条 对本局各科室收集的零散文件材料进行整理鉴定,剔除无保存价值的材料,确保档案的质量。

第三十七条 销毁文件必须慎重,对鉴定中剔除的文件要暂存一段时间,确实没有必要保存时,才予销毁。

第三十八条 凡需销毁的文件,要编造清册,写出书面报告,说明销毁理由,经本局领导审查后才能销毁,销毁文件时由两人监督,并在销毁上注明销毁日期、地点,销毁人要签名、盖章。

第八章 会计档案管理办法

第三十九条 会计档案是指本局各部门在工作中直接形成的会计凭证、会计帐册和会计报表等会计核算材料。它是记录和反映经济业务的重要史料和凭证。

第四十条 会计档案是本局的重要档案之一,应由机关综合档案室集中统一管理。

第四十一条 本局各部门应指定专人收集、整理会计档案,把归档工作列入本部门的职责范围,明确专人负责。

第四十二条 会计档案当年立卷,由所属部门保管一年后,向综合档案室移交。

第四十三条 档案部门接收保管的会计档案,原则上应当保持原卷册的封装,不得自行拆封,对个别需要拆封重新整理的,应当由原所属部门和经办人共同拆封整理,以分清责任。

第四十四条 档案室对会计档案必须进行科学管理,做到妥善保管,存放有序、查找方便。同时严格执行安全和保密制度。

第四十五条 档案室对保存的会计档案应为本单位积极提供利用,向外单位提供利用时,档案原件原则上不得借出。如有特殊需要,须报单位领导批准,但不得拆散原卷册,并限期归还。

第四十六条 会计档案保管期满,需要销毁时,由档案室提出销毁意见,会同档案所属部门共同鉴定,严格审查,编造会计档案销毁清册,经本局领导批准后销毁。

第四十七条 在销毁会计档案时,应由档案人员和所属部门共同派人监督,监销人在销毁会计档案时严格把关,并认真进行清点核对,销毁后,在销毁清册上签名盖章。

第3篇 d单位文书档案管理制度

为了贯彻执行《档案法》,适应办公自动化及档案管理规范化的要求,加强本局文书档案管理,制定本制度。

一、文件材料归档范围

(一)上级机关的文件材料。

1、上级召开的需要贯彻执行的会议的主要材料;

2、上级机关颁发的属于本局主管业务并要执行的文件,以及非本局主管业务但需要贯彻执行的法规性文件;

3、代上级机关草拟并被采用的文件的最后草稿和印本,上级机关转发本局的文件(包括报纸、刊物转载);

4、上级机关领导视察、检查本局工作时的重要讲话、题词、照片和有保存价值的录音、录像等材料;

5、其他应当归档的文件材料。

(二)本级的文件材料。

1、局党组、行政领导会议文件材料,召开的工作会议、专题会议材料;

2、颁发的(包括转发及与其他单位联合颁发的)各种正式文件的签发稿、印制稿,重要文件的修改稿;

3、本级的请示与上级机关的批复文件,下级单位的请示与本级的批复文件;

4、内部职能部门活动形成的工作计划、总结、报告;

5、检查下级单位工作,调查研究形成的重要文件材料;

6、内部职能部门汇总的统计报表和统计分析资料;

7、形成的财务报表、凭证、帐簿、审计等文件材料;

8、党委、团委、工会等内部组织机构在工作活动中形成的重要文件材料;

9、内容重要的人民来信、来访材料,领导的指示和本机关处理来信来访形成的记录、调查处理报告、统计分析等;

10、征用土地及基本建设工程施工文件材料;

11、制定的规章制度等文件材料;

12、年鉴、大事记、工作简报以及反映本局重要活动事件的剪报、声像材料、荣誉奖励证书。有纪念意义和凭证性的实物和展览照片、录音、录像等文件材料;

13、干部任免、调配、培训、专业技术职务评定、聘任、录用、调资、退职、退休、离休、评残、抚恤、死亡、奖惩,党员、团员、干部、工人名册、报表,转移关系存根等文件材料;

14、财产、物资、档案等交接凭证、清册;

15、编印的情况反映、简报等刊物定稿和印本、编辑出版物的定稿、样本;

16、与有关单位和个人签订的各种合同、协议书等文件材料;

17、其他应当归档的文件材料。

(三)同级单位和非隶属单位的文件材料。

1、同级单位和非隶属单位颁发的非本单位主管业务但需要执行的法规性文件;

2、相关单位对本局工作检查形成的重要文件;

3、同级单位和非隶属单位与本局联系、协商工作的重要来往文件等。

(四)下级单位的文件材料。

1、下级单位报送的重要工作计划、总结、典型材料、统计报表、财务预算、决算等文件;

2、下级单位报送的重要工作、重大活动等文件材料;

3、下级单位报送的备案材料等。

二、文件材料收集整理

(一)办公室是本局文件材料的“出入口”,指定专人负责收发文登记、送阅、收集、整理归档工作。

(二)各部门工作人员对办理完毕、属于归档范围的文件材料要收集齐全,及时转交本部门负责内勤工作的人员保管。

(三)各部门负责内勤工作的人员对本部门工作人员移交的属于归档范围的文件材料,要及时接收、清理、建档,如有缺少应立即采取补救措施,确保每件档案材料完整齐全。

(四)办公室每月或每季度将各部门保管的属于归档范围的文件材料进行收集、整理和补充,立卷保存。

(五)信息中心要在每月终了后3日内,将本局机关生成在局域网上的收、发文件刻录到电子光盘上(一式三份),交办公室保存。

(六)领导和机关各部门工作人员外出参加重要会议、重大活动后,应将与会议和活动有关的各种文件材料(包括音像、照片等)送交办公室登记、建档保存。

三、文书档案管理使用

(一)各种文书档案实行定人专管、入柜保存制度,任何个人都不得长期占用和私存文书档案。

(二)内部查、借阅文书档案,原则在文书档案存放场所进行,否则要履行查、借阅登记手续,并按期归还。外单位查阅文书档案,必须报经局分管领导批准,并履行登记手续。对需要复印档案、出具证明材料的,必须报分管局长批准,经认真审查后方可出具有关证明。否则一切后果由经办人负责。

(三)查、借阅文书档案人员不得剪裁、涂改、拆散、抽换文书档案材料,也不得在文书档案上作任何标记,更不得擅自将文书档案转借他人。

(四)销毁过期无效文件材料统一由办公室按规定办理,其他部门和个人不得擅自销毁文件材料。

(五)收发、传阅、保存和查、借阅“秘密”以上等级以及有限定收阅范围的文书档案,严格按《保密法》执行。

第4篇 机关单位的档案管理制度

第一条 为进一步加强本局档案管理工作，全面提高档案管理水平，根据《中华人民共和国国档案法》和国家档案局《机关档案工作业务建设规范》、《会计档案管理办法》等有关规定，特制定本制度。

第一章 档案人员岗位职责

第二条 档案人员应当忠于职守，遵守纪律，具备专业知识。

第三条 严格执行档案工作各项制度，加强档案的日常管理和保护、利用工作。

第四条 对本局各部门的档案工作进行业务指导。

第五条 维护本局档案的完整与安全，对违反《档案法》和违反制度的行为予以制止，直至拒绝提供利用，并提出处理意见，报本机关领导批准后执行。

第六条 机关档案人员调动工作时，必须在办完档案移交手续后才能离开岗位。

第二章 档案归档制度

第七条 凡是本局在各项活动中形成的，具有备考价值的文书、图表、声像、电子信息等各种门类的有价值的材料及外出参观学习、考察和参加各种会议带回的文件材料，均属归档范围。

第八条 归档立卷的文件资料及每份材料的页数均应齐全、完整。

第九条 归档的文件必须做到问题单一、类型鲜明、年代不混、保管期准确。

第十条 会计档案归档必须编制移交目录，交接双方按移交目录清点后签字。

第三章 档案保管制度

第十一条 档案库房实行专人负责管理，库房钥匙应妥善保管。

第十二条 要定时做好库房内温湿度记录，库房温度保持14―240c之间，湿度保持在50―65%之间。

第十三条 库房内有防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫等设施，档案库房内不得堆放杂物。

第十四条 综合档案室应建立全宗卷，积累和存储本局案卷的立卷说明，分类方案，鉴定报告，交接凭证，销毁清册，检查记录，全宗介绍等材料。

第十五条 定期组织人员对档案保管状况进行全面检查。对破损褪变的档案要进行修裱、复制和其它技术处理。

第四章 档案保密制度

第十六条 严格遵守党和国家的有关保密制度，查阅、借阅遵守单位的保密制度，确保档案的安全，严防丢失或泄密。

第十七条 查阅档案，原则上在阅档室。如有特殊情况确需借阅的，须经分管领导批准同意，并办理借阅手续，按期收回。

第十八条 档案人员不得泄露档案内容，借阅档案人员在借阅期间对档案要妥善保管，不得转借和擅自复制。

第十九条 外单位来本局查阅档案时，须凭单位介绍信、工作证或身份证，经有关领导批准后方可调阅。

第二十条 机密文件只能查阅，一律不得外借和复制。

第五章 档案利用制度

第二十一条 利用档案必须爱护档案材料，严禁在案卷上圈点、勾划、裁剪等，确保档案的完好， 如需摘抄复制，须经档案人员审核，确认无误后加盖证明章方能有效。

第二十二条 档案借阅期限一般不超过一个星期，如果需要延期，应办理续借手续。

第二十三条 档案归还时，档案人员必须检查案卷有否缺损，如果发现有损坏案卷现象，按有关规定予以处理。

第二十四条 任何人不得把档案占为已有。

第二十五条 对不遵守档案利用制度的借阅人员，档案人员有权拒绝提供利用。

第二十六条 利用档案必须填写利用效果登记表，写明利用目的和效果 。

第六章 档案安全制度

第二十七条 本局档案工作实行统一领导、集中管理的原则，维护档案的完整、准确与安全。

第二十八条 对本局规定的应当立卷归档的材料，必须按照规定，定期向综合档案室移交，集中管理，任何人不得将档案据为已有，也不得擅自销毁。

第二十九条 综合档案室保管的档案是现行档案，主要供本系统及有关单位使用，不属于开放范围，对外提供利用需严格按照本制度第四、五章执行。

第三十条综合档案室做到办公、阅览、库房三分开。

第三十一条库房内设密集架，配备空调、消防器材等设备，积极做好“八防”工作，杜绝事故隐患。

第三十二条 工作人员离开档案室时应切断电源，关好门窗。

第七章 档案统计、鉴定、移交和销毁制度

第三十三条 凡按规定接收进库的档案、资料都必须及时登记入册，以作统计入库数据。

第三十四条 建立档案、资料、设备等实物统计台帐，做到记录正确，帐物相符。

第三十五条 在各科室档案进档案室前，要对准备移交的档案进行鉴定、审查，对保管期限、密级确定不准的案卷提出升降意见。

第三十六条 对本局各科室收集的零散文件材料进行整理鉴定，剔除无保存价值的材料，确保档案的质量。

第三十七条 销毁文件必须慎重，对鉴定中剔除的文件要暂存一段时间，确实没有必要保存时，才予销毁。

第三十八条 凡需销毁的文件，要编造清册，写出书面报告，说明销毁理由，经本局领导审查后才能销毁，销毁文件时由两人监督，并在销毁上注明销毁日期、地点，销毁人要签名、盖章。

第八章 会计档案管理办法

第三十九条 会计档案是指本局各部门在工作中直接形成的会计凭证、会计帐册和会计报表等会计核算材料。它是记录和反映经济业务的重要史料和凭证。

第四十条 会计档案是本局的重要档案之一，应由机关综合档案室集中统一管理。

第四十一条 本局各部门应指定专人收集、整理会计档案，把归档工作列入本部门的职责范围，明确专人负责。

第四十二条 会计档案当年立卷，由所属部门保管一年后，向综合档案室移交。

第四十三条 档案部门接收保管的会计档案，原则上应当保持原卷册的封装，不得自行拆封，对个别需要拆封重新整理的，应当由原所属部门和经办人共同拆封整理，以分清责任。

第四十四条 档案室对会计档案必须进行科学管理，做到妥善保管，存放有序、查找方便。同时严格执行安全和保密制度。

第四十五条 档案室对保存的会计档案应为本单位积极提供利用，向外单位提供利用时，档案原件原则上不得借出。如有特殊需要，须报单位领导批准，但不得拆散原卷册，并限期归还。

第四十六条 会计档案保管期满，需要销毁时，由档案室提出销毁意见，会同档案所属部门共同鉴定，严格审查，编造会计档案销毁清册，经本局领导批准后销毁。

第四十七条 在销毁会计档案时，应由档案人员和所属部门共同派人监督，监销人在销毁会计档案时严格把关，并认真进行清点核对，销毁后，在销毁清册上签名盖章。

第5篇 j机关单位档案管理制度

第一条 为进一步加强本局档案管理工作,全面提高档案管理水平,根据《中华人民共和国国档案法》和国家档案局《机关档案工作业务建设规范》、《会计档案管理办法》等有关规定,特制定本制度。

第一章 档案人员岗位职责

第二条 档案人员应当忠于职守,遵守纪律,具备专业知识。

第三条 严格执行档案工作各项制度,加强档案的日常管理和保护、利用工作。

第四条 对本局各部门的档案工作进行业务指导。

第五条 维护本局档案的完整与安全,对违反《档案法》和违反制度的行为予以制止,直至拒绝提供利用,并提出处理意见,报本机关领导批准后执行。

第六条 机关档案人员调动工作时,必须在办完档案移交手续后才能离开岗位。

第二章 档案归档制度

第七条 凡是本局在各项活动中形成的,具有备考价值的文书、图表、声像、电子信息等各种门类的有价值的材料及外出参观学习、考察和参加各种会议带回的文件材料,均属归档范围。

第八条 归档立卷的文件资料及每份材料的页数均应齐全、完整。

第九条 归档的文件必须做到问题单一、类型鲜明、年代不混、保管期准确。

第十条 会计档案归档必须编制移交目录,交接双方按移交目录清点后签字。

第三章 档案保管制度

第十一条 档案库房实行专人负责管理,库房钥匙应妥善保管。

第十二条 要定时做好库房内温湿度记录,库房温度保持14—240c之间,湿度保持在50—65%之间。

第十三条 库房内有防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫等设施,档案库房内不得堆放杂物。

第十四条 综合档案室应建立全宗卷,积累和存储本局案卷的立卷说明,分类方案,鉴定报告,交接凭证,销毁清册,检查记录,全宗介绍等材料。

第十五条 定期组织人员对档案保管状况进行全面检查。对破损褪变的档案要进行修裱、复制和其它技术处理。

第四章 档案保密制度

第十六条 严格遵守党和国家的有关保密制度,查阅、借阅遵守单位的保密制度,确保档案的安全,严防丢失或泄密。

第十七条 查阅档案,原则上在阅档室。如有特殊情况确需借阅的,须经分管领导批准同意,并办理借阅手续,按期收回。

第十八条 档案人员不得泄露档案内容,借阅档案人员在借阅期间对档案要妥善保管,不得转借和擅自复制。

第十九条 外单位来本局查阅档案时,须凭单位介绍信、工作证或身份证,经有关领导批准后方可调阅。

第二十条 机密文件只能查阅,一律不得外借和复制。

第五章 档案利用制度

第二十一条 利用档案必须爱护档案材料,严禁在案卷上圈点、勾划、裁剪等,确保档案的完好, 如需摘抄复制,须经档案人员审核,确认无误后加盖证明章方能有效。

第二十二条 档案借阅期限一般不超过一个星期,如果需要延期,应办理续借手续。

第二十三条 档案归还时,档案人员必须检查案卷有否缺损,如果发现有损坏案卷现象,按有关规定予以处理。

第二十四条 任何人不得把档案占为已有。

第二十五条 对不遵守档案利用制度的借阅人员,档案人员有权拒绝提供利用。

第二十六条 利用档案必须填写利用效果登记表,写明利用目的和效果 。

第六章 档案安全制度

第二十七条 本局档案工作实行统一领导、集中管理的原则,维护档案的完整、准确与安全。

第二十八条 对本局规定的应当立卷归档的材料,必须按照规定,定期向综合档案室移交,集中管理,任何人不得将档案据为已有,也不得擅自销毁。

第二十九条 综合档案室保管的档案是现行档案,主要供本系统及有关单位使用,不属于开放范围,对外提供利用需严格按照本制度第四、五章执行。

第三十条综合档案室做到办公、阅览、库房三分开。

第三十一条库房内设密集架,配备空调、消防器材等设备,积极做好“八防”工作,杜绝事故隐患。

第三十二条 工作人员离开档案室时应切断电源,关好门窗。

第七章 档案统计、鉴定、移交和销毁制度

第三十三条 凡按规定接收进库的档案、资料都必须及时登记入册,以作统计入库数据。

第三十四条 建立档案、资料、设备等实物统计台帐,做到记录正确,帐物相符。

第三十五条 在各科室档案进档案室前,要对准备移交的档案进行鉴定、审查,对保管期限、密级确定不准的案卷提出升降意见。

第三十六条 对本局各科室收集的零散文件材料进行整理鉴定,剔除无保存价值的材料,确保档案的质量。

第三十七条 销毁文件必须慎重,对鉴定中剔除的文件要暂存一段时间,确实没有必要保存时,才予销毁。

第三十八条 凡需销毁的文件,要编造清册,写出书面报告,说明销毁理由,经本局领导审查后才能销毁,销毁文件时由两人监督,并在销毁上注明销毁日期、地点,销毁人要签名、盖章。

第八章 会计档案管理办法

第三十九条 会计档案是指本局各部门在工作中直接形成的会计凭证、会计帐册和会计报表等会计核算材料。它是记录和反映经济业务的重要史料和凭证。

第四十条 会计档案是本局的重要档案之一,应由机关综合档案室集中统一管理。

第四十一条 本局各部门应指定专人收集、整理会计档案,把归档工作列入本部门的职责范围,明确专人负责。

第四十二条 会计档案当年立卷,由所属部门保管一年后,向综合档案室移交。

第四十三条 档案部门接收保管的会计档案,原则上应当保持原卷册的封装,不得自行拆封,对个别需要拆封重新整理的,应当由原所属部门和经办人共同拆封整理,以分清责任。

第四十四条 档案室对会计档案必须进行科学管理,做到妥善保管,存放有序、查找方便。同时严格执行安全和保密制度。

第四十五条 档案室对保存的会计档案应为本单位积极提供利用,向外单位提供利用时,档案原件原则上不得借出。如有特殊需要,须报单位领导批准,但不得拆散原卷册,并限期归还。

第四十六条 会计档案保管期满,需要销毁时,由档案室提出销毁意见,会同档案所属部门共同鉴定,严格审查,编造会计档案销毁清册,经本局领导批准后销毁。

第四十七条 在销毁会计档案时,应由档案人员和所属部门共同派人监督,监销人在销毁会计档案时严格把关,并认真进行清点核对,销毁后,在销毁清册上签名盖章。