人力档案管理制度3篇

有哪些

人力档案管理制度主要包括以下几个核心组成部分：

1. 档案收集与建立

2. 档案管理与更新

3. 档案安全与保密

4. 档案查阅与使用

5. 档案存档与销毁

实施细则

1. 档案收集与建立： - 新员工入职时，应提供完整个人信息，包括但不限于身份证件、学历证明、工作经历等，由人力资源部门负责整理归档。 - 员工在职期间，如发生职务变动、培训经历、绩效评估等情况，应及时更新档案内容。

2. 档案管理与更新： - 档案应按照员工编号有序存放，电子档案与纸质档案同步管理，确保信息一致。 - 定期进行档案清理，核实信息准确无误，过期或无效文件及时处理。

3. 档案安全与保密： - 档案存储区域应设有门禁系统，只有授权人员方可进入。 - 严格遵守数据保护法规，员工个人隐私信息不得泄露，违规者将受纪律处分。 - 对电子档案进行加密存储，定期备份，防止数据丢失。

4. 档案查阅与使用： - 员工本人有权查阅自己的档案，需提前申请，由人力资源部门安排。 - 其他部门需要查阅档案时，须经部门主管和人力资源部门双重审批，且只能在指定区域内查看。

5. 档案存档与销毁： - 离职员工的档案应在离职后一年内存档，超过期限未有争议的可进行销毁，但重要记录需永久保存。 - 销毁档案需由两人以上共同执行，并记录销毁清单，确保合规。

上墙内容

1. “尊重个人隐私，档案管理严格保密。”

2. “档案更新及时，确保信息准确。”

3. “未经许可，严禁私自查阅他人档案。”

4. “离职档案一年后无异议，方可销毁。”

5. “档案安全，人人有责，违规必究。”

以上人力档案管理制度旨在维护公司与员工的合法权益，确保人力资源管理的规范性和有效性。各部门需严格遵守，如有违反，将依据公司相关规定进行处理。

人力档案管理制度范文

第1篇 某公司人力档案管理制度

f公司人力档案管理制度

1、档案管理的目的:

1.1真实记录员工各方面情况,作好动态的跟踪把握,为人事运用提供参考;

1.2保证人事信息,以备查阅;

2、档案保管:人力部档案必须专人专管

3、档案范围:人力部档案包括电子版档案和书面原始档案;

3.1书面原始档案包括:各种审批的人事手续、员工劳动合同、担保书、体检表、证件复印件、各种经总经理签名的文件,与员工个人相关的文件要存一份在员工个人的档案中;

3.2电子版档案包括;

3.2.1每月五日前,分公司人力人员向总部人力部报如下表单:

表一:人力资源月报,详见招聘录用管理制度

表二:岗位图

表三:培训时间汇总表(要求三日前报总部)(培训其他表详见培训管理制度)

表四:考勤记录表和考勤汇总表,详见考勤管理制度

表五:社会保险缴费明细表

表六:劳动合同签署明细表

表七:工资表,详见薪资管理制度

表八:员工奖惩记录

表九:员工异动记录表

3.2.2分公司人力部人员保管好如下电子版资料:

资料一:公司操作手册电子版

资料二:个人操作手册电子版

资料三:各期__文化

资料四:总部下发通知按下发部门、编号归档

资料五:总部下发的会议纪要、培训资料

资料六:各月员工绩效考核分

以上内容为包括但不限于

5、档案的查询权限:

总经理,副总经理,总部人力部负责人能查询所有员工的档案,各分公司负责人和分公司人力部能查询该分公司员工的档案,其人员要查询员工档案必须经人力部批准;

6、离职员工档案处理:员工离职,档案不得拿回,一般人员档案,人力资源部保存半年以上,部门经理级以上员工,保存一年以上。

7、员工个人档案的管理

7.1如员工的工作进行了跨公司的异动,编制发生了改变,在接到有关通知文件后三个工作日内,由编制所在公司人力部,将该员工的原始档案复印一份在公司存档,将原始档案原件装入文件袋,贴好封条,盖好章,以邮寄的方式给将要调动的公司人力部;

7.2公司人力人员收到其它公司寄来的档案后,必须检查封条是否完好无损,再存档;

第2篇 a酒店人力资源部档案管理制度

酒店人力资源部档案管理制度

根据《中华人民共和国国档案法》及有关法规的规定,酒店的人力资源部应该做到有关档案的管理工作。

档案管理实行统一领导,分节管理的原则,维持档案的真实、完善与安全,便于将来使用。

1、员工档案

员工档案由酒店的人力资源部统一管理,人力资源部应全面掌握酒店员工基本情况的收集、鉴别、管理和利用工作。为做好考察培养使用工作提供重要的依据。员工档案主要分以下二类:

(1)员工人事档案

员工人事档案是人力资源部从个人为单位集中保存起来的反映个人一定时期的社会经历和德才表现的文件资料。主要包括以下基本内容:员工履历、自传、鉴定、考核、考察资料,学历和评聘专业技术职称及专业工种技术等级考核或鉴定材料;党团、奖励处分材料;任免、工资、录用、离店等审批表及其它有关重要材料。

a、员工人事档案的收集、整理和保管

员工人事档案整理应按有关方面规定的十个大类进行。整理、装订成册的材料必须具有一定保存价值,还要符合进入员工人事档案的规定。

员工人事档案必须存放在可靠安全的场所,做好防霉、防潮、防火、防蛀、防盗工作。并实施专人保管。

b、员工人事档案的查阅和借用

查阅人事档案,必须办理查阅登记手续,查阅一般员工人事档案,由人力资源部总监批准;查阅管理人员人事档案按管理权限办理审批手续。

外单位人员需要查阅、借用人事档案时,必须出示有效的证明,并经有关领导批准。查阅和借用人事档案的人员必须严格遵守保密制度,不准向无关人员泄露或向外公布档案内容,违反者视情况轻重,予以批评教育直至纪律处分。

c、员工人事档案的传递

在员工录用和离店时,人力资源部应及时办理员工人事档案的传递,做到传递手续完备,材料完整。

员工人事档案的传递不得由本人办理。

(2)员工的工作档案

从员工进入饭店开始,记录员工在为酒店工作过程中各个阶段的个人经历,思想品德;业务表现、教育培训、奖惩记录的综合情况。材料包括:员工求职申请、招聘录用、劳动合同和有关离店记录等资料;教育培训记录、专业特长与爱好的资料;工资福利资料;劳动业绩、服务工作评估资料;出勤记录、工作岗位流动等资料。

员工工作档案由员工所在部门负责收集、整理和管理,人力资源部负责指导。每一年由人力资源部负责指导部门对员工的各种资料进行汇总、鉴别、分类和归档。员工离店或部门之间调动时由所在部门将员工工作档案转入人力资源部。

2、部门工作档案

人力资源部的工作档案分为人力资源档案、工资福利档案、教育培训档案和行政人事档案等四个部分,分别记录人力资源部的工作。

(1)人力资源档案

有关请示、批复、报告、通知等文件、工作计划,以及员工招聘录用或离店的审批材料,劳动合同资料(包括签订、续签、变更、解除、终止劳动合同的有关资料),岗位变更资料等。

(2)工资福利档案

有关请示、批复、报告、通知等文件、工作计划,以及工资、奖金分配办法、考核资料,福利发放及变更记录、月度员工考勤汇总等。

(3)教育培训档案

有关请示、批复、报告、通知等文件、工作计划,教育培训工作、教育管理等活动中产生的,经整理并保存下来的具有价值的文字资料、授课讲义、考试资料、图表、照片和音像资料等。

(4)行政人事档案

有关请示、批复、报告、通知等文件、工作计划,卫生防疫检查记录、员工健康检查材料、食品卫生检查资料、员工餐厅有关管理资料等。

(5)人力资源部的工作档案按年度建立索引、装订成册。

第3篇 酒店人力资源部档案管理制度格式怎样的

酒店人力资源部档案管理制度根据《中华人民共和国国档案法》及有关法规的规定,酒店的人力资源部应该做到有关档案的管理工作。

档案管理实行统一领导,分节管理的原则,维持档案的真实、完善与安全,便于将来使用。

1、员工档案员工档案由酒店的人力资源部统一管理,人力资源部应全面掌握酒店员工基本情况的收集、鉴别、管理和利用工作。

为做好考察培养使用工作提供重要的依据。

员工档案主要分以下二类:

(1)员工人事档案员工人事档案是人力资源部从个人为单位集中保存起来的反映个人一定时期的社会经历和德才表现的文件资料。

主要包括以下基本内容:员工履历、自传、鉴定、考核、考察资料,学历和评聘专业技术职称及专业工种技术等级考核或鉴定材料;

党团、奖励处分材料;

任免、工资、录用、离店等审批表及其它有关重要材料。

a、员工人事档案的收集、整理和保管员工人事档案整理应按有关方面规定的十个大类进行。

整理、装订成册的材料必须具有一定保存价值,还要符合进入员工人事档案的规定。

员工人事档案必须存放在可靠安全的场所,做好防霉、防潮、防火、防蛀、防盗工作。

并实施专人保管。

b、员工人事档案的查阅和借用查阅人事档案,必须办理查阅登记手续,查阅一般员工人事档案,由人力资源部总监批准;

查阅管理人员人事档案按管理权限办理审批手续。

外单位人员需要查阅、借用人事档案时,必须出示有效的证明,并经有关领导批准。

查阅和借用人事档案的人员必须严格遵守保密制度,不准向无关人员泄露或向外公布档案内容,违反者视情况轻重,予以批评教育直至纪律处分。

c、员工人事档案的传递在员工录用和离店时,人力资源部应及时办理员工人事档案的传递,做到传递手续完备,材料完整。

员工人事档案的传递不得由本人办理。

(2)员工的工作档案从员工进入饭店开始,记录员工在为酒店工作过程中各个阶段的个人经历,思想品德;

业务表现、教育培训、奖惩记录的综合情况。

材料包括:员工求职申请、招聘录用、劳动合同和有关离店记录等资料;

教育培训记录、专业特长与爱好的资料;

工资福利资料;

劳动业绩、服务工作评估资料;

出勤记录、工作岗位流动等资料。

员工工作档案由员工所在部门负责收集、整理和管理,人力资源部负责指导。

每一年由人力资源部负责指导部门对员工的各种资料进行汇总、鉴别、分类和归档。

员工离店或部门之间调动时由所在部门将员工工作档案转入人力资源部。

2、部门工作档案人力资源部的工作档案分为人力资源档案、工资福利档案、教育培训档案和行政人事档案等四个部分,分别记录人力资源部的工作。

(1)人力资源档案有关请示、批复、报告、通知等文件、工作计划,以及员工招聘录用或离店的审批材料,劳动合同资料(包括签订、续签、变更、解除、终止劳动合同的有关资料),岗位变更资料等。

(2)工资福利档案有关请示、批复、报告、通知等文件、工作计划,以及工资、奖金分配办法、考核资料,福利发放及变更记录、月度员工考勤汇总等。

(3)教育培训档案有关请示、批复、报告、通知等文件、工作计划,教育培训工作、教育管理等活动中产生的,经整理并保存下来的具有价值的文字资料、授课讲义、考试资料、图表、照片和音像资料等。

(4)行政人事档案有关请示、批复、报告、通知等文件、工作计划,卫生防疫检查记录、员工健康检查材料、食品卫生检查资料、员工餐厅有关管理资料等。

(5)人力资源部的工作档案按年度建立索引、装订成册。