物业项目档案管理制度3篇

有哪些

物业项目档案管理制度主要包括以下几个方面：

1. 档案分类与编码：根据项目性质和内容，设定合理的档案分类标准，并进行统一的编码，便于检索和管理。

2. 档案收集与整理：确保所有相关文件在项目完成后及时收集，进行初步整理，剔除无关或重复内容。

3. 档案存储与保护：制定安全存储方案，包括物理存储和电子存储，防止档案损坏、丢失或泄露。

4. 档案利用与借阅：明确档案的使用权限，设立借阅流程，确保档案的有效利用和信息安全。

5. 档案更新与销毁：定期审核档案，及时更新过时信息，对不再需要的档案进行合法销毁。

实施细则

1. 档案分类与编码： - 分类：将档案分为工程资料、财务记录、客户服务、设施维护等类别。 - 编码：采用字母 数字组合，如“en-001”代表工程类第一份档案。

2. 档案收集与整理： - 设立专门的档案管理人员，负责档案的接收、检查和初步整理工作。 - 确保所有合同、报告、会议记录等重要文件在完成或发生后一周内归档。

3. 档案存储与保护： - 物理档案存放在防火、防潮、防盗的专用档案室，电子档案备份至云服务器。 - 定期进行档案盘点，确保档案完整性。

4. 档案利用与借阅： - 员工需填写借阅申请表，经部门主管批准后方可查阅档案。 - 借阅期限一般不超过两周，特殊情况需提前申请延期。

5. 档案更新与销毁： - 每年进行一次全面的档案审查，更新过时信息，标记不再需要的档案。 - 销毁档案需经过审批流程，确保符合法律法规要求。

上墙内容

1. 档案管理制度概要：简述档案管理的重要性，明确制度的主要内容。

2. 档案分类示意图：以图示形式展示各类别档案的编码规则。

3. 借阅流程图：清晰展示从申请到归还的完整流程。

4. 档案安全警示：提醒员工注意档案的安全，不得私自复制、传播档案信息。

5. 更新与销毁规定：注明档案更新和销毁的程序，强调合规性。

通过以上制度的实施，我们旨在构建一个高效、安全、有序的物业项目档案管理体系，为公司的运营决策提供有力支持，同时也保障了业主和公司的权益。全体员工应熟知并严格遵守这些规定，共同维护档案管理的秩序。

物业项目档案管理制度范文

第1篇 物业项目档案管理制度

物业项目档案管理制度

(三)档案管理作为物业管理的重要组成部分,应严格重视。

切勿丢失、泄密,以确保工作的有序正常进行。

1. 所有文档实行统一管理,并指派专人负责;2.所有收、发文件由专人统一登记,文件传阅后应及时归档,其他人员不得擅自处理;3.对性质不同的文件,实行分类立卷保管,以便日后查找;4.对于客人档案应建立详细档案,未经上级领导同意,不得擅自将客人资料告知他人;

5.所有文件作到不泄密、不失密,定期检查所有文件;6.对欲销毁文件必须经过部门经理批准后进行销毁工作,严禁向废品回收站出售。

第2篇 物业项目档案管理制度（3）

物业项目档案管理制度(三)

档案管理作为物业管理的重要组成部分,应严格重视。切勿丢失、泄密,以确保工作的有序正常进行。

1.所有文档实行统一管理,并指派专人负责;

2.所有收、发文件由专人统一登记,文件传阅后应及时归档,其他人员不得擅自处理;

3.对性质不同的文件,实行分类立卷保管,以便日后查找;

4.对于客人档案应建立详细档案,未经上级领导同意,不得擅自将客人资料告知他人;

5.所有文件作到不泄密、不失密,定期检查所有文件;

6.对欲销毁文件必须经过部门经理批准后进行销毁工作,严禁向废品回收站出售。

第3篇 绿景物业项目工程技术资料档案管理制度

物业项目工程技术资料档案管理制度

一.各类技术资料必须装订成册,由工程部内勤保管并编制详细目录。

二.资料室要有两套完整的竣工验收后的图纸和设备技术资料,其中一套存档作备用,另一套分发给工程部各主管工程师作管理之用。

三.档案室的备用图纸,如设备的规范、标准等,如要借用,必须填写资料借用单,经工程部经理批准后方可借阅,但必须限期归还。

四.工程部重要设备的运行记录,每月必须装订成册,归档保存。如有破损应责成班组重新抄写,保存期三年,记录时须使用篮、黑墨水钢笔或签字笔,不得使用圆珠笔或铅笔。

五.工程部班组值班记录,须每月归档保存,保存期三年,记录时须使用篮、黑墨水钢笔或签字笔,不得使用圆珠笔或铅笔。

六.《报修工作单》每月装订成册,归档保存,保存三年。

七.每一台设备都必须建立设备台账卡,详细记录设备的生产厂家,各种性能、技术参数、安装位置、调试验收记录,每次维修维护记录,每次设备事故记录等,台帐记录时须使用篮、黑墨水钢笔或签字笔,不得使用圆珠笔或铅笔。

八.设备及系统技改图纸、二次装修图纸资料等均需装订成册,编制目录。