物业档案管理制度汇编(15篇)

有哪些

物业档案管理制度主要包括以下几个核心部分：

1. 档案分类与编码：根据档案性质和内容，将档案分为财务、合同、业主信息、设施设备、日常运营等类别，并制定统一的编码规则，便于检索和管理。

2. 档案收集与整理：明确各类档案的来源、收集方式和时间，确保档案的完整性和时效性。规定档案整理的标准，如文件排序、装订、归档等。

3. 档案存储与保护：确定档案的存储地点，采取必要的防潮、防火、防盗措施，确保档案的安全。定期进行档案的维护和清理。

4. 档案利用与借阅：建立档案借阅制度，规定借阅流程、权限和期限，防止档案的丢失和滥用。

5. 档案电子化与备份：推动档案的数字化进程，建立电子档案库，并定期进行数据备份，以应对突发情况。

6. 档案保密与销毁：对于涉及敏感信息的档案，实施严格的保密措施。设定档案的保存期限，过期档案需按照规定程序进行销毁。

实施细则

1. 档案收集：由各部门负责人负责本部门产生的档案收集，每月末提交至档案管理部门，确保档案的及时归档。

2. 档案整理：档案管理人员应按照编码规则进行整理，新进档案应在一周内完成录入和归档。

3. 借阅流程：员工需填写借阅申请表，经部门主管签字后，由档案管理员审批并办理借阅手续。借阅期限一般不超过两周，特殊情况需提前申请延期。

4. 电子化与备份：所有纸质档案应在归档后三个月内完成扫描存档，电子档案每周至少备份一次，备份数据应存放在安全的外部存储设备中。

5. 保密管理：涉及业主隐私、公司财务等敏感信息的档案，应加密存储，只有授权人员才能访问。违反保密规定的，将依据公司规定严肃处理。

6. 销毁程序：过期档案销毁前，需由档案管理部门列出清单，经公司管理层审批后，由专人监督销毁。

上墙内容

1. 档案管理制度概要：简要说明档案管理的重要性，列举主要的管理原则和目标。

2. 档案分类图示：用图表形式展示各类档案的分类及编码规则，便于员工快速理解和应用。

3. 借阅流程图：绘制借阅流程图，清晰展示从申请到归还的步骤。

4. 保密规定警示：强调保密的重要性，列出违规处理措施，提醒员工注意。

5. 应急处理流程：说明在档案丢失、损坏等情况下的应急处理步骤，提高应对突发事件的能力。

通过上述的物业档案管理制度，我们旨在规范档案管理工作，确保档案的安全、完整，为公司的日常运营提供有力支持。

物业档案管理制度范文

第1篇 小区管理处物业档案建立管理规范

小区管理处物业档案的建立与管理

物业档案是随着物业管理行为的出现而产生的,尽管档案管理不是物业管理工作的主要环节,然而其重要地位却不容忽视。物业管理工作正式开展后,几乎每一个环节都离不开档案,无论是维修、养护物业设施,还是了解业主及物业使用人情况,或是收取管理费用、开发经营活动等,都要用到物业档案。随着现代科学技术的发展,无论是物业管理还是档案管理,都在向着现代化的管理目标迈进,物业档案的现代化管理也成为必然趋势。

物业档案是物业管理公司在从事物业管理活动时直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。随着物业管理的不断发展和完善,物业档案的种类也在不断增加。

一、档案管理运作环节

1、设立档案室,采取系统化、科学化、现代化的先进手段,建立相应的规章制度,对所有档案资料进行严格管理。

2、资料的收集坚持内容真实的原则,根据实际资料和信息资料的内容,在实际工作中从需要出发,扩大资料的来源渠道。

二、资料分类整理

收集后的所有信息资料,统一由档案管理员整理。整理的重点是去伪存真,根据档案的来源、信息的内容、信息的表现形式等特点进行细分,做到条理清晰、分类合理。

三、档案内容

范围分 类资 料 内 容

房产公司提供资料产权资料立项文件、工期批复文件、规划会审文件、规划用地许可证、土地证、扩初会审文件、建设规划许可证

技术资料规划图、竣工图、地质勘察报告、工程预决算书、图纸会审记录、竣工验收证明书、总平面图、平面图、房屋及设备使用技术资料

管理处建立的资料物业资料小区基本资料、商业网点资料、娱乐设施资料、路标、门牌、室号配置图

业主资料入住通知书、业主公约、业主情况登记表、装修申请表、房屋交接单

日常管理资料日常工作记录、各类协议、各种设施设备档案

四、资料归档整理

1、按照资料本身的内在规律、联系进行科学地分类与保存。

2、档案按不同业务性质、编号、造册、编辑,分柜保存,运用计算机等先进的管理手段,尽可能的把其他形式的档案资料转化为电脑储存,便于查找和调用。

3、档案的出室、入室都有严格的规定:出室必须由管理处主任同意,经登记后方可借出;入室时,须由专人进行检查,如有破损,立即修复,并追究有关人员的责任。档案管理人员需及时收回在外文件,严防文件的流失。

4、档案的管理环境做到三防,即防火、防潮、防变质。

第2篇 物业档案文件管理培训内容

物业档案文件管理培训

1、发文格式中,函、通告、通知、报告、请示等文件如何使用

(1)函:与不相隶属机关或本系统单位之间互相商洽和联系工作,询问和答复问题等用函。

(2)通告:在工作中可能出现或已经出现了问题,或者是有些工作或其他事项需要外界配合等用通告。

(3)通知:是发现行政法规和规章,转发上级机关、同级机关和不相隶属机关的公文批转所属单位,要求属下单位输或需要周知和共同执行事项时所使用的下行文种。常用的有指示性通知、批示性通知、周知性通知、会议通知、任免通知。

(4)报告:向上级机关汇报工作,反映情况,提出建议,答复上级机关的询问等用报告。

(5)请示:请求上级机关对某项重要工作作出指示,答复和批准事项时用请示。

2、如何收集物业管理的重要文件、法规及信息

(1)可从上级公司传阅的文件、资料中收集;

(2)从政府相关部门下发的文件资料中整理收集;

(3)从物业管理协会会刊中收集;

(4)征订有关物业管理的专业信息、刊物及法规汇编等资料;

(5)经常了解物业管理专业书籍的出版情况;

(6)保持与物业管理各政府业务主管部门的联系,从中获得物业管理的有关文件法规;

(7)可从报刊、杂志等资料中收集。

3、档案材料的收集和清理的具体要求是什么

(1)严格档案材料的收、发制度和借阅制度;

(2)及时做好催还、清退工作,档案材料不得个人保管;

(3)除做好日常材料的收集和清理工作外,每年要集中时间整理前一年的档案材料;

(4)档案工作应统一领导,分级管理。公司办公室负责公司的主体档案,对各职能部门的档案管理工作进行指导和检查,各职能部门分层管理本部门的档案工作;

(5)档案材料的收集和清理要便于公司及各部门的利用;

(6)必须按档案分类项目进行档案的整理和归档;

a、档案材料的分类方法主要有:部门分类法、问题分类法、材料性质分类法、人物分类法和时间分类法。各部门应根据自己的工作性质和涉及范围确定分类方法。

b、档案分类项目一旦确定,要执行到底,不因易人而变更。

c、正式归档材料一般指已经处理完毕的材料。对归类界限不明确的材料,可根据材料与类目的密切程度进行归类。

(7)档案材料的卷宗的处理:

a、对无主题的材料应拟定确切的标题;

b、所有归档材料均须编号,并按序号进行先后排列;

c、填写材料目录表,其主要内容有:顺序号、发文部门、标题、文号和日期;

(8)确定档案材料的保管年限。一般档案分为永久保管、长期保管(15年以上)、中期保管(5-15年)、短期保管(5年以下)等。

(9)档案材料的保管。档案材料应集中指定地点保存,并按类上架进柜,注意防盗、防火、防潮、防虫、防泄密等事件的发生,要经常对档案材料进行检查。

4、物业管理应保存的基本材料有哪些

物业管理公司应保存的基本材料有:会议记录;上下行文;政府文件;工作计划、总结、报告;规章制度;调查分析;重大事件和投诉;工作检查、评比记录;物业管理委托合同;物业管理各项分承包合同、协议;公司人事材料;治安事件记录、处理材料;各工程竣工图纸、验收合格证明材料;技术图纸、工程档案;客户/业主档案;固定资产清单;财务凭证、帐册、报表;财产和物资单据;各类经营证明、证件等。

第3篇 物业档案管理制度范本

1目的

为更好的掌握物业公司管辖的物业、设备、设施的现状,确保物业、设备、设施管理工作的统一,完整的完善建立物业档案。

2适用范围

适用于东莞市__物业管理有限公司各类物业、设施、设备的综合管理工作。

3职责

3.1档案管理员直接向行政主管负责。

3.2档案管理员负责档案的保存、借阅、资料录入工作。

3.3档案管理员每一个月更新一次档案资料。

3.4各部门主管每月将变更的资料整理交档案管理员。

4档案存放位置

4.1电脑保存一份电子文档。

4.2__四楼资料室。

5档案管理员

5.1行政人事部

6档案编号规则(见附件1)

7部门档案内容

7.1行政部:公司营业执照、合同、资质证书、人事档案资料、办公用品、法律文件。

7.2财务部:财务资料、合同。

7.3保安部:警戒器材、合同。

7.4环保部:清洁器材、绿化器材、合同。

7.5工程部:设备、合同、证书、图纸、工具仪表。

7.6物业部:建筑物、车辆、业主资料、合同。

8档案管理制度

8.1档案资料保管由专人负责,任何人不得擅自开启资料柜和移动档案柜内资料。

8.2如须借阅档案资料,需到管理员处登记后方可借阅,借阅完后管理员检查无损坏放回原文件夹中。

8.3资料借阅只能在档案室内查看,不能损坏的涂改资料,否则追究借阅人责任。

8.4资料借阅必须是部门主管以上人员,只能借阅本部门资料,如需借阅其它资料必须经总经理批准同意。

8.5档案室必须保存两份资料:一份为历史资料档案,一份为借阅资料。

8.6工作需要复印资料的只可复印本部门资料,必须做好登记。

8.7档案管理员必须保证资料的完整及完好,如有损坏必须立即进行更新。

8.8档案管理员必须每月对资料进行一次更新,更新后的资料必须放于本文件的首页。

8.9档案管理员制定文件档案总目录,以及每个档案文件目录放于文件的首页便于查找。

8.10变更合同资料需另行存放至少保存一年以上。

9相关文档

9.1《档案编号规则》

10修订及实施

10.1本规定由全公司各部门实施,行政人事部进行监督。

10.2本规定修订权在公司。

10.3本规定从二零零四年六月一日实行。

第4篇 物业档案管理标准作业程序

一、目的

规范档案的编号、分类、整理、保管及借阅工作。

二、适用范围

适用于物业部各类档案的管理。

三、职责

1、总经理审批档案的借阅申请及清单。

2、行政部经理监督档案管理的实施工作。

3、档案管理员负责档案的日常管理工作。

四、程序要点

1、档案的编号

(1)公司、物业部编号:

①物业部 编号为:wy(英文缩写)。

(2)部门编号:

①办公室 ;

②财务部 ;

③事务处 ;

④工程处 ;

⑤护卫处 ;

(3)年份编号:引用年份序号―2000、2001、2002……。

(4)档案顺序号:采用阿拉伯数字取3位有效数字―001、002、003……。

(5)档案编号举例:

①物业部编号:

※※※―※※―※※※―※※※

档案序号

类别编号

部门编号

物业部编号

②物业部编号:

※※※―※※―※※※―※※※

档案序号

类别编号

部门编号

物业部编号

2、档案的分类

(1)区分全宗,按物业管理的组织机构划分,全宗可分为以下几类:

①行政、人事类;

②财务类;

③公共事务类;

④保洁类;

⑤园林绿化类;

⑥机电维修类;

⑦经营类;

⑧品质类。

(2)全宗档案的分类:要从档案形成的特点和规律出发,符合档案形成的实际情况,保持档案之间的历史联系,它应具有思想性、科学性、排它性和缩缩性。根据物业管理的物性,我们采用组织机构――问题分类法,如:

收文类

发文类

合同类

① 办公室

员工人事档案类

图纸类

后勤类

收文类

发文类

报表类

② 财务部

帐册类

凭证类

合同类

工程图纸类

合同类

收文类

发文类

业主档案类

③ 事务部 员工档案类

维修类

投诉类

回访类

有偿服务与多种经营类

计划总结类

……

3、立卷与编制目录

(1)立卷:就是按照单份文件相互之间的联系和价值大小组合成案卷。档案管理员按以上分类方法,用档案盒(或文件夹)将档案分别立卷:

①根据档案(或文件夹)的规格准备相应的档案标准贴纸;

②在档案标贴纸上打印出标准黑一号字体的档案类别名称,其格式一般是由组织机构、名称组成,如:

――物业行政部、人事部收文:※※※―_z―收文;

――物业财务部报表:※※※―cw―报表;

――物业部服务处业主档案:

※※※―※※※―fw―业主档案。

③将制作好的档案标贴纸贴在档案盒(或文件夹)左侧立面距顶部3cm位置处,并排列在档案柜中;

④将需归档的资料按其所属类别及入档时间先后顺序存放于相应档案盒(或文件夹内)。

(2)编制目录:

①档案管理员在档案盒内首页位置准备活页《档案目录》;

②每一份档案在归档时,均需将该份档案登记在《档案目录》(内容包括:序号、文件编号、文件标题、页数、发文单位、发文日期、接收日期、归档编号、备注等项目)中,以便查阅。

4、档案的保管期限

(1)档案的保管期限分为永久保存、定期保存两种。

(2)各部门负责人应依据部门工作情况及其部门有关标准作业程序,对档案的保存价值进行鉴定及标注。

5、档案的保管

(1)档案保管的工作任务是:

①便于查阅;

②保证档案的安全;

③防止档案的损坏;

④采取修复技术,延长档案寿命。

(2)档案保管的责任部门:

①财务部保管财务档案;

②办公室保管公司对内、对外文件、合同、员工人事档案、图纸、后勤资料及公司其他部门所需保管的资料;iso9000质量体系文件、资料、质量记录和员工绩效考评档案;分供方评审、物业租凭和多种经营资料;

③工程处保管管理处工程图纸、合同、收发文、业主档案、员工档案、维修、投诉资料、回访记录、有偿服务多种经营记录及计划、总结及物业部各职能部门需要保管的其他档案;

④各职能部门除经常使用的部分资料外,原则上不保管档案。

(3)档案的保管程序:

①各职能部门将需保管的资料经文书处理程序后,移交给档案管理员;

②档案管理员将该管理资料登记在《档案目录》中,归入相应案卷并统一编号;

③档案管理员定期将《档案目录》输入电脑,以便查询;

④档案原则上保管原则件。

6、档案的密级

(1)档案的密级分为三级:绝密、机密、普通;

①绝密档案包括:员工人事档案、合同、业主档案、公司重大经营、管理、决策、形成的档案、财务类档案、其他属绝密的档案;

②机密档案包括:iso9000质量体系文件、重要的会议记录(纪要)、公司收发文(通知、通告除外)、工程图纸、维修、回访记录、计划总结和其他属机密的档案;

③普通档案包括:

公司的通知、通告等普通性文件。

7、档案的查阅权限

(1)总经理可查阅公司所有档案。

(2)副总经理(总经理助理)可查阅分管工作的档案。

(3)部门负责人可查阅该部门所有档案。

(4)其他人员根据审批查阅有关档案。

8、档案的查阅/借阅/复制

(1)查阅/借阅/复制人到档案室在《文件查阅/借阅/复制登记表》中登记。

(2)档案管理员审核其查(借)阅资格:

①权限内(经授权/审批)的按正常手续办理;

②权限外的,档案管理员开具《档案查阅/借阅/复制审批单》给查阅人办理审批手续:

③属部门(财务类除外)的档案,由部门负责人审批;属管理处的档案,由管理处经理审批;属公司的档案,由总经理审批;财务类的档案也应由总经理审批。

9、在档案归还日期前,档案管理员应督促借阅人将档案完好交还档案室。

10、须复制档案的,绝密档案报总经理审批;机密档案由人事部负责人审批;普通档案由部门负责人审批。

11、档案的销毁

(1)超过保管期限的档案,由档案管理员依据档案的保管期限(详见各部门标准作业规程)每年编制销毁计划及清单位,报行政部、人事部经理审核。

(2)行政部、人事部经理审核无误后报总经理审批。

(3)总经理审批同意后由行政部、人事部经理指定3名监销人员(档案管理员、人事部文员、行政部文员)将超过保存期限的档案销毁。

(4)监销人员确认销毁文件无误签字后,选择安全地点销毁档案。

五、记录

1、《档案目录》

2、《档案查阅/借阅/复制审批表》

3、《档案查阅/借阅/复制登记表》

4、《档案销毁清单》

六、相关支持文件

1、《文书管理标准作业程序》

第5篇 物业档案管理员岗位职责素质要求

物业档案管理员岗位职责及素质要求

岗位名称:档案管理员

直接上级:客户服务中心主管

直接下级:无

具体职责:

1、对客服中心主管负责,自觉遵守公司及物业管理中心的各项管理规定。

2、做好物业档案管理工作,建立、建全档案管理制度,按类别标明,以便快速查找。

3、树立业主至上的服务意识,确保业主资料的完整、保密。

4、积极参加岗位知识学习,坚守岗位保证资料管理有序。

5、完成上级交办的其它工作。

任职要求:

具有良好的职业道德、身体健康、沟通能力强、有一定的亲和力,具有高度的责任感、事业心强,具有一定的物业管理经验和丰富的专业知识。

第6篇 管理处物业档案操作流程（10）

管理处物业档案操作流程(十)

●收集资料(归档范围):

一、工程技术资料:1、项目取得资料(批文等);2、各类建筑许可证;3、各类图纸;4、开竣工、综合验收等报告、通知、会议纪要;5、物业接管验收记录;6、其他合同、资料。

二、客户资料:

1、前期服务协议;2、交房清单;3、业主(客户)入住验房表; 4、装修资料(包括申请、许可证、检查记录、[改建、增设]申请、人员出入登记、装修违规记录);5、家庭情况登记;6、租户资料。

三、维修资料:

1、任务单;2、报修、约修记录。

四、安全维护管理资料:

1、值勤记录;2、交接班记录;3、物品出入登记;4、外来人员出入登记5、车辆管理资料(包括情况、出入登记)。

五、设施、设备管理资料(包括消防):

1、购销合同;2、安装图纸;3、说明书;4、养护计划;5、运行、维修、养护、巡查记录。

六、绿化管理资料:

1、图纸;2、承包合同;3、养护工作计划;4、检查记录。

七、环境卫生管理资料:

1、工作计划;2、检查记录。

八、社区文化资料:

1、活动计划;2、活动通知;3、活动图片。

九、业主反馈资料:回访记录、投诉记录、维修回访记录。

十、行政文件资料:

1、规章制度;2、总结、通知、通报、决定等相关文件资料。

十一、业主委员会资料:

1、筹备、成立等文件资料;2、会议纪要、决议等。

十二、财务管理资料:

各种收费资料(包括综合服务费、日常维修费、车辆管理费等报表、单)。

●资料整理、归档:

按照市、省、全国住宅辖区物业管理综合考核的规定与物业管理档案归档要求进行整理,然后归档立卷。

●档案借阅:

文档查阅须经档案管理部门负责人批准。

范王码●档案的销毁:

根据文档的保存期限,定期对过期和作废的文档进行清理,防止文档资料堆积和混淆。对已过期的档案,经主管领导核实报公司领导审批后予以销毁,同时建立销毁的文档清单备查。

第7篇 某某商业物业档案建立与管理

某商业物业档案建立与管理

科学的、规范化的档案管理能有效地为m_y商业物业公共设施的使用、维修、改建和各项管理工作提供指引和服务。我们拟采取系统化、科学化、电脑化的手段,配备专职档案管理人员,抓住档案资料的收集、整理、归档、利用四个环节,对现有档案资料进行严格、科学、集中的管理。

1、档案资料的分类简索

1)开发建设单位移交档案资料

产权资料

a、项目批准文件

b、用地批准文件

c、投资许可证

d、规划许可证

e、开工许可证

f、拆迁安置资料

技术资料

a、物业规划图

b、建筑施工图

c、竣工图

a)总平面图

b)单体建筑、结构、设备竣工图

c)消防、附属工程及地下管网竣工图

d、地质勘测报告

e、工程合同

f、开、竣工报告

g、工程预决算

h、图纸会审记录

i、工程设计变更通知及技术核定单(包括质量事故处理记录)

j、隐蔽工程验收签证

k、沉降观察验收签证

l、竣工验收证明书

m、钢材、水泥等主要材料的质量保证书

n、新材料、构配件的鉴定合格证书

o、水电、卫生器具、电梯等设备的检验合格证书

p、砂浆、混凝土试块试压报告

q、供水的试压报告

r、绿化工程竣工图纸及相关资料

s、消防系统验收证明

t、房地产权属关系的有关资料

u、公共设施检查验收证明

v、机电设备使用说明书

w、用水、用电、用气指标批文

_、水、电、气表、校验报告

y、智能系统、通讯、电视等交验证明及相关资料

物业资料

a、大厦基本资料

b、分区资料

2)管理单位自建档案资料

(1)顾客资料

a、入住业主资料

a)入住业主通知书

b)入住业主协议书

c)顾客公约

d)其它

b、人员档案

a)企业情况登记表

b)身份证

(2)日常管理资料

a、环境管理记录

a)日常巡查记录

b)垃圾清运记录

c)消杀记录

d)噪音检测记录

b、保安管理记录

a)日常巡查记录

b)交接班记录

c)值班记录

d)物资搬运放行记录

e)紧急事件处理记录

f)车辆管理记录

g)夜间查岗记录

h)闭路监控系统录相带

b、出租档案

a)入住认定书

b)承租人员资料

d、车辆档案

a)车辆详细资料

b)车位使用协议

c、装修管理档案

a)装修申请表

b)装修工程队安全责任书

c)临时施工人员登记表

d)施工单位营业执照

e)消防审批资料

d、维修服务档案

a)维修委托单

b)维修服务回访记录

e、收费管理档案

a)月收费明细表及汇总表

b)管理费收支公布表

c)管理处与外单位签订的各类合同

d)其它

f、设备管理档案

a)公用设施保养维修记录

b)机电设备保养维修及运行记录

c)设备分承包方维修保养记录

d)智能系统值班记录

e)设备设施巡视检查记录

f)水箱清洗记录

g)二次供水设施卫生合格证

h)水质抽样检查报告

i)设备台帐

g、大厦文化档案

a)各项活动计划及实施记录

b)图片及录像

c)新闻媒介报导剪集

d)大厦文化活动总结

h、顾客意见调查、统计记录

i、顾客访问记录

j、顾客投诉及处理记录

k、员工管理档案

a)员工个人详细资料

b)员工培训考核记录

c)员工业绩考核记录

d)员工内务管理检查记录

l、培训档案

a)培训计划及实施记录

b)培训考核及跟查记录

c)军事训练及消防演习记录

m、行政文件

a)政府部门文件

b)函件

c)物业公司及集团公司文件

d)管理处规章制度、通知、通报等文件

e)管理处荣誉资料

n、其它

2、档案、资料的管理办法

1)档案、资料建立及管理运作流程示意图

2)档案资料收、发管理程序

a、管理处重要资料(如开发商提供的资料)接收必须经过管理处经理或其指定负责人验收,完善交接手续后方能分卷归档。

b、管理处日常管理文件按照本公司制定的文件管理程序进行发放及接收,并分卷归档。

3、档案资料管理要求

1)采用各种形式的文档储存方式,如电脑磁盘、光盘、录像带、胶卷、照片、图表等,并采用相适应的保管、储存方法。

2)尽可能把其它形式的档案资料转

化为电脑储存,便于查找和利用。

3)电脑文件必须由专人按照规定设置子目录进行分类管理,并定期清除过期失效文件。

4)原始文件按照文件使用性质及重要性进行分类,并编制相应的文件目录。当文件状况有所变动时,应及时调整目录的有关数据,以保证查阅者及时找到有效的文件。

5)档案的鉴定必须由管理处主任或其指定人员负责,对档案是否有效、作废、复印份数以及保存期限、保存数量等做出决定,其他未经授权人士无权决定。

6)档案按不同业务性质分块,以内容分类,逐一编号,登记造册,编辑目录,最好按不同业务部门分柜保存。为工作方便可设置部门开架档案。

第8篇 星城项目物业档案资料管理

新星城项目物业档案资料管理

随着物业现代化的不断发展,信息资源成为管理又一重要因素。档案、信息管理从物业管理的介入期开始,始终伴随着物业管理的进程,从物业的规划设计、开发、监理、建筑的结构设施、设备及日常物业管理中的规章制度、记录表格、业主投诉与回访、承传工作票等等都涉及到档案、信息管理。为此,我们对档案、信息资料采用计算机管理,达到科学化、有序化、集中化管理目标。

管理的内容

1、资料的收集

资料的收集坚持来源多、内容广的原则。从物业管理的实际工作出发,扩大信息资料的来源,从建筑规划到工程竣工;从建筑物本体修缮到一花一木的养护都有详尽的档案资料收集。

2、档案资料的分类

所收集的档案资料,根据其来源、内容、形式,进行集中整理和科学分类,做到条理清晰、分类合理,便于使用、查找、检索。

移交资料

项目资料名称

新星城项目规划资料

1、项目批准文件

2、用地批准文件

3、规划证、建筑许可证、开工许可证

4、拆迁安置资料

5、房地产平面图

工程技术资料

1、竣工图、总平面图,建筑、结构、设备及附属工程及 隐蔽工程的全套图纸

2、地质勘查报告、工程建设投标文件

3、工程合同及竣工报告

4、工程预决算

5、图纸会审记录

6、工程设计变更通知及技术核定单(包括质量事故处理记录)

7、隐蔽工程验收签证

8、沉降观察记录

9、竣工验收证明书

10、钢材、水泥等主要材料的质量保证书

11、新材料、构配件的鉴定合格证书

12、水电气、空调、卫生器具、电梯等设备的检验合格证书

13、砂浆、混凝土试块试压报告

14、供水、供气、空调的试压报告

15、园林绿化图纸和清样

16、设备清单、设备供货合同,设备安装调试记录,使用注意事项、说明,质保书和保修单

17、工程监理报告

日常物业管理档案、信息资料

项目资料名称

物业资料物业基本资料、分区资料、商业网点资料、娱乐设施资料等

业主资料业主须知、业主基本资料、物品出入登记等

装修资料装修申请表、报建批文、装修工程图、装修施工安全责任书、装修施工人员出入证、施工单位营业执照、装修巡查记录、装修验收记录等

维修资料修缮计划与方案、维修申报表、维修服务派工单、维修回访记录、公共设施维修记录等

绿化养护资料绿化检查记录、绿化养护记录、礼仪摆花协议等

清洁、保洁资料清洁服务整改通知单、保洁日检记录等

消防管理资料消防巡视记录、消防设施检查记录、动火作业审批表、消防设施运行记录、火灾隐患整改通知等

治安交通管理资料日常巡查记录、交接班记录、查岗记录、闭路电视监控系统录像带、紧急事件处理记录、车辆管理记录、护卫巡逻签到表、安全隐患整改通知等

设备管理资料设备台帐、设备维修保养计划与申请报告、设备维修保养记录、设备运行记录、设备维修分包协议、设备检查记录等

社区文化活动资料活动实施方案、活动宣传图片、录像记录、传媒报导、总结报告等

员工管理资料员工个人资料、聘用表、员工培训计划、员工培训记录、员工业绩考核及奖罚记录、员工内务管理记录等

服务质量反馈资料服务质量回访记录、展户、参展人员意见调查、统计记录、业主人员投诉及处理记录等

行政文件资料政府相关文件、法规、法律;公司有关文件、通知、函件;商茂世纪广场物业规章制度、通知、通报等文件;物业荣誉档案;物业接待、参观记录等

3、档案资料管理的要点

(1)重要的档案资料(如竣工资料)的交接必须经过双方负责人或其指定责任人验收,完善交接手续后方能分卷立档。

(2)档案资料实行专人专职管理。

(3)档案资料实行严格的借阅登记制度,归还入档时,必须经过审核检查,如有轻微破损应立即修补,损坏严重的须追究借阅人员的责任。档案管理人员须定时检查档案借阅情况,以便及时收回在外文件,防止因管理疏忽导致文件流失。

(4)档案资料管理实行严格的鉴定制度。档案资料的鉴定必须由主要负责人或其指定的责任人负责,对档案是否有效、作废以及保存数量等做出决定。当文件状况有所变动时,应及时调整目录的有关数据,以保证查阅者及时找到有效文件。

(5)档案资料的管理必须做到七防,即防火、防潮、防盗、防鼠、防虫、防变质、防高温。必须配置有效的灭火器材,潮湿天气需放置生石灰等防潮物,档案管理人员须定期检查和清理,保证档案资料管理环境条件符合要求。

4、档案资料管理制度

(1)管理公司档案资料员负责整理收集各类档案资料。

(2)管理公司工作人员日常工作中必须完成工作范围内的各类文件、记录,以便档案员收集。

(3)管理公司资料室收档、存档的文件、批文必须是原始记录,其他资料确没有原始记录,也可存复印件。

(4)档案员负责做好档案、资料的防火、防潮、防尘、防虫、防鼠、防盗、防高温工作。

(5)管理公司档案资料分类:用户档案资料、装修审批资料、维修保养资料、工程竣工资料及管理公司相关资料。

(6)已归档的资料,每月进行抽查,每季进行全面检查,年度进行清理、检查,对超期或已无保存价值的档案,严格按销毁规程进行。

(7)对外借阅

用户借阅或其他人有关档案资料,须向管理公司提出书面申请,经管理公司经理批准后,交档案员备案查找。所有借阅档案资料不得带出档案室,如遇特殊情况需复印的,应交纳一定的保证金。

(8)对内借阅。

管理公司内部工作人员查阅档案资料时,经管理公司经理批准后,交档案室档案员查找,但不得随意复印

5、档案资料管理体系

6、档案资料销毁规程

(1)每年年底由档案资料员对档案资料作一次全面认真检查、整理,并提出超过期限或已无保存价值的档案。

(2)根据各类档案资料的保管期限,在确定该档案已超过保

存期限或已无保存价值时,由档案资料员填写销毁单并报经理鉴定。

(3)经理在接到销毁单10个工作日内,结合实际情况,并经管理公司办公会议进行鉴定,确认无误后,执行销毁。

第9篇 某物业档案管理规程

f物业档案管理规程

1.0目的

确保客户服务中心业主档案和本部门的档案得到有效控制。

2.0资料档案

2.1归档范围

文件、资料包括业主资料、质量体系文件、外来文件、各种合同等;

2.2建立

2.2.1随时收集各种办理完毕的文件(含会议文件),资料按相关类别分别存放,经检查齐全后,整理立卷归档。

2.2.2组卷

2.2.2.1每月3日前将上月相关资料归档,归档要注意整洁,归档前要把资料进行分类,可把材料按类别分组装入待办卷宗,以便要归档时,所有材料都能随手可得,避免盲目查找。

2.2.2.2按年度、题目分类,查找迅速方便,在档案目录里清楚的标明并与档案保存好,对每一份文件都要清楚的注明其归入的档案类目。

2.2.2.3立卷按永久、长期、短期分别组卷,卷内文件要把正文和底稿、文件和附件、请示和批复放在一起,卷内编号一律在右上角。

2.2.3装订

2.2.3.1案卷厚度一般在1.5公分至2公分为度,装订前要拆除金属物,做好文件材料的检查,如对破损或褪色的材料应当进行修补和复制,装订线位过窄或有字迹的材料,需用纸加衬边,纸面过大的材料,要按宗卷大小折叠整齐,对字迹难以辨认的材料,应当附上抄件,卷宗标题要标明作者,问题或名称,文字要简练,确切,用毛笔或铅笔,字迹端正。

2.2.3.2根据卷内文件之间的联系,进行系列排列、编号、拟订案宗标题,确定保管期限,装订,编制案卷目录。

2.3管理

2.3.1档案管理人员要定时检查专柜,核对件数,防遗失,发现异常或被盗、丢失等情况,及时向领导反映,妥善处理,如系人为造成,要追究有关人员的责任;

2.3.2注意做好保密工作,做好防潮,防水、防尘、防盗、防高温、防强光等措施。

2.3.3每年年初对上年度档案材料的数量,保管等情况进行一定检查,发现问题及时采取补救措施,确保档案的安全。

2.4更新

2.4.1需更新资料时,须经部门经理批准后,方可执行,做更新记录;

2.4.2业主资料发生变动时,及时更新业主档案。

2.5调阅

2.5.1因工作需要调阅有关文件资料须提出书面申请,经部门主管批准后方可调阅,调阅重要密件需经管理处经理批准;

2.5.2本部门档案资料原则上不外借,如有借出发生时,须经部门主管书面批准;

2.5.3档案管理人员建立调阅记录,保证调出文件资料及时返还;

2.5.4未经批准,调阅人不得对文件资料进行摘抄或复印;

2.6销毁

2.6.1对于已无作用的档案要进行销毁或用碎纸机进行处理,销毁档案材料要经过认真鉴定,确定销毁的档案材料必须登记,报管理处经理批准后销毁。

3.6.2销毁档案材料时,必须指派专人进行,防止失密。

4.0相关记录:

《档案调阅登记表》

档案调阅登记表

调阅时间调阅人文件名称负责人归还时间经手人备注

第10篇 某物业档案管理制度

f物业档案管理制度

一、根据人事档案、文件档案、资料档案等各类属性不同的文件资料进行分类,整理、立卷,做好文件索引,归档存放、管理。

二、各类档案资料设专柜存放保管,分类编号、编注目录,以便查阅。

三、经领导批示传阅的文件,须随文将领导批示和传阅人签字一并归档。

四、注意做好保密工作。借阅文件,须经领导批准。若需抄摘或复印,应事先请示,未经批准不提抄摘或复印。

五、业主档案资料设专柜存放、保管,未经业主许可或公司领导批准(除本公司有关工作人员外)不得查阅或泄露业主档案资料。

六、定时检查、核对档案件数,做好防虫、防尘、防潮、防遗失工作,发现异常或丢失,及时向领导汇报,查明原因。妥善处理。

七、对已失去作用的档案资料要进行销毁或用碎纸机处理,销毁档案资料要经过认真鉴定,列出清单,送领导审批后指派专人监销,防止泄密。

第11篇 某园区物业档案建立与管理

园区物业档案建立与管理

档案资料管理是物业管理工作中的一个重要组成部分,科学的、规范化的档案管理能有效地为园区的公用设施的使用、维修、改建和各项管理工作提供指引和服务。为此,管理处将配备档案管理人员,建章立制,充分利用智能化系统、电脑系统和原始文件资料管理三个手段,建立与完善【__新城国际】档案管理体系,对所有档案资料进行严格的、科学的、集中的管理,为业主服务。

(一)档案建立

档案资料的分类:

1、开发商提供的资料

各类图纸;

各类设施设备单位和联系人、保修卡和说明书;

所有房屋验收的合格证明;

所有业主商品房买卖合同的复印件;

业主基本情况表等;

房屋维修记录。

2、管理处自建档案资料

物业资料;

住户资料;

日常管理资料;

车辆管理档案;

装修管理档案;

工程返修档案;

维修服务档案;

收费管理档案;

设备管理档案;

社区文化档案;

业主意见征询、统计记录;

服务质量回访记录;

住户投诉及处理记录;

员工档案管理;

培训档案;

行政文件;

业主管理委员会文件。

(二)档案管理

档案建立和管理流程

收集-整理-分类-分级-编号-登记-输入电脑-入柜-利用-检查

档案管理要求

1、多种形式的档案储存方式并利于保管。

2、电脑储存,便于查找和利用。

3、原始文件按照其使用性质及重要性分类并编制相应文件目录。

4、档案按不同业务性质分块,以内容分类,逐一编号,登记造册,编辑目录并分柜保存。

5、档案管理人员必须做到档案标识清晰、分类明确,易查找,档案借阅必须办理手续并及时收回,防止文件流失和泄密。

6、档案存放的环境要求达到防火、防潮等,配置有效的灭火器材,遇潮湿天气需放置生石灰等物质,以保证档案资料的完好无损。

第12篇 g园物业档案资料管理规定

佳园物业管理有限公司

档案资料管理规定

根据国家档案法和档案管理规定,为进一步提高管理处文档管理工作的质量和管理水平,确保文档的完整与安全,特制定本规定:

1. 管理处文档管理员专职负责管理处所有文件(通知、规定、公函、总结、报告、通报、会议纪要等)及资料(技术图纸、说明书、手册、声像、员工档案、市府法规、车辆档案等)的收集、存档和保管工作,做到资料系统、准确、完整。

2.保密级文件由资料管理员妥善保管,不得散播其内容,未经领导批准,任何人不得翻阅、复印、或带离办公室。

3.文件资料存档时要进行合理分类,做到标识清楚,查找方便,并注明保存期限。

4.定期检查存档文件,过期的文件资料,经管理处领导批准后,做销毁处理。

5.管理处购置的重要设备到货时,会同有关部门,检查验收说明等材料,并及时归档。

6.管理处各项活动拍摄的照片、声像材料,必须在活动结束后一周内整理完整,注明时间、地点、来宾姓名、活动内容,交资料室保存。

7.政府往来文件、公司下发的文件须按类别及时存档,保证资料的完整性。

8.管理处内部发文须由资料员对格式、方法等方面进行审核,编发文号,并在电脑内保存后,交部门经理批准,方可按规定发送,同时发文原件由资料室存档。

9.文件、资料的借阅须按公司有关文件的规定执行,由资料员负责完善借阅手续。

第13篇 某某小区物业档案管理工作

某小区物业档案管理工作

资料的收集

设立档案室,采取系统化、科学化、电脑化的先进手段,聘专职档案员,直接隶属办公室。建立相应的规章制度,对所有档案进行严格管理。

资料的收集坚持内容丰富的原则,根据实体资料和信息资料的内容,在实际工作中从需要出发,扩大信息资料的来源渠道,从时间上讲是从规划设计到工程竣工的全部工作技术维修资料;从空间上讲是物业构成的方方面面,大到房屋本体、公共设施,小到一树一木都有详细的资料收集。

资料分类整理

收集后的所有信息,统一由档案室集中整理。整理的重点是去伪存真,根据档案的来源、信息的内容、住处的表现形式等特点进行细分,做到条理清晰、分类合理。

资料归档管理

归档就是按照资料本身的内在规律、联系进行科学地分类与保存。根据实际需要,zz的管理拟采用原始档案和电脑档案双轨制。采用多种形式的文档储存方式,便于原始档案的保存,如胶卷、照片等。档案组卷按不同业务性质、编号、造册、编辑并分柜保存,运用计算机等先进的管理手段,尽可能的把其他形式的档案资料转化为电脑储存,便于查找和调用。

档案的出室、入室都有严格的规定。出室必须由具备资格的人员经登记后方可借出;入室时,须由专人进行检查,如有破损,立即修复,并追究相关人员的责任,档案管理资料员需及时收回在外文件,严防文件的流失。

档案的管理环境必须做到三防,即防火、防潮、防霉变。

档案的运用

采用先进的检索软件,建立电脑网络系统,充分发挥档案的贮存和使用价值。

外部网:与广大业主、住宅局主管处室进行联网,所有管理资料如住户资料、装修资料、财务状况等,随时可以查阅调用,便于工作监督和检查。

内部网:管理服务中心内部室联网,运用现代化办公手段和设施,对文件进行分级管理、分层使用。

表7-1档案资料的分类

名称资料内容

工程建筑

产权资料a:规划图纸、项目批文、用地批文

b:建筑许可证、投资许可证、开工许可证

c:拆迁安置资料

工程技术资料a:红线图、总平面图

b:地质勘察报告、开竣工报告、图纸会审报告

c:工程合同、工程预决算

d:工程设计变更、通知及技术核算章

e:竣工图:①单体建筑、结构、设备竣工图

②消防、燃气、智能化等工程及地下管网竣工图

f:房屋消防、燃气竣工验收证明书

g:钢材、水泥等主材的质量保证书

h:新材料、构配件的鉴定合格书

i:供水、供电、电梯、消防、智能化等设备的检验合格证书,供水、供电、电梯、消防、智能化等设备技术资料

j:砂浆、混凝土试块、试压报告

k:绿化工程竣工图

l:其他技术资料

事务管理资料住户资料a:住户入住资料(购房合同、入住通知单、业主公约、装修早班、验房表、费用托收协议等)

b:住户家庭人员档案

c:住户家庭维修档案

事务资料a:事务值班表

b:事务交接记录表

c:物品搬出(入)物品登记表

d:日常事务巡视记录

e:事务回访登记表

装修资料a:装修申请表(附图纸)b:装修工程队安全责任书

c:临时施工人员登记表d:施工单位营业执照

维修资料a:维修申请单b:维修服务派工单

c:维修回访记录本d:公共设施维修记录

治安交通管理资料a:日常巡查记录、交接班记录、值班记录

b:查岗记录、闭路电视监控系统录像带

c:物资搬运放行记录、紧急事件处理记录

d:车辆管理记录、车辆详细资料、车位使用协议

事务管理资料设备管理资料a:公用设施保养维修记录

b:各项机电设备保养维修运行记录

c:设备分承包方维修保养记录

d:设备检查记录

社区文化资料a:活动计划实施方案、总结记录

b:社区文化活动图片及录像记录

c:传媒报导

d:老人活动室等设施使用情况

续表7-1档案资料的分类

员工管理资料a:员工个人资料、聘用表

b:员工业绩考核及奖罚记录

c:员工培训计划及实施记录

d:员工培训考核记录

e:员工外出考评及参加演练记录

f:员工住户及内务管理记录表

业主反馈资料a:服务质量回访记录表

b:业主意见调查、统计记录

c:业主投诉及处理记录表

行政文件资料a:管理服务中心部长值班及督察记录

b:政府部门文件

c:物业公司及主管领导部门文件

d:管理服务中心规章制度、通知、通报等文件

e:管理服务中心荣誉一览表

f:管理服务中心接待来访参观记录表

业主管委会资料a:筹备成立文件

b:成立后运行文件

第14篇 雅居乐物业档案管理实施细则

雅居物业档案管理实施细则

为了加强公司档案的综合管理,有效地保护和利用档案,充分发挥档案资料的作用,为公司各项工作服务,根据《中华人民共和国国档案法》,特制定本实施细则。

一、公司档案的立卷和归档

1、公司接收或下发行政公文、以公司名义签属的合同及协议等文件由综合管理部负责立卷、归档;

2、向各项目下发的各种规范、制度、流程等文件由品质部负责立卷、归档;

3、财务帐册、财务单据及有关文件资料由财务部负责归档;

4、各项目的主体及公共设施、配套设施的竣工图纸,验收材料、批文报件由技术部负责归档;

5、公司下发的各类公文及各项目向业主下发的各类通知等由各项目负责归档。

二、归档文件材料要求

1、文件纸质较好,纸大小规格统一,一般用标准的a4公文纸。

2、字迹端正、清楚。最好用打字油印件,抄写要用碳素墨水写,不能用圆珠笔、铅笔。

3、文件要有明确的标题、文号、主送、抄送、抄报、抄发单位。发文稿纸上各栏内容应填写清楚。领导签发文件要用黑墨水或蓝黑墨水,不能用圆珠笔色墨水,文稿和正文同是存档。

4、材料齐全、准确。每项活动要从开始到结束所形成的全套完整材料,统计数字要准确。

三、案卷质量要求:

遵循文件材料的形成规律,保持彼此之间的有机联系,区别管理和利用。

1、内文件材料必须准确反映公司管理活动的真实内容,手续完善,利于长期保存。

2、管理内容的档案,按问题时间或重要程度排列。要注意密不可分的材料排列顺序:定稿在前,历次修改稿在后,结论性材料在前,依据性材料在后。

3、专题性:成套性档案(包括科研、基建、设备等)按阶段、结构、部分进行归档。

4、确定文件材料的保存价值,分为永久、长期、短期保存。

5、凡反映公司职能活动和基本历史面貌,对公司、国家建设、历史研究有长远利用价值的,列为永久保管。凡反映公司一般工作活动,在长期内对公司有查考利用价值的,列为长期保管,保管期为十五年至五十年。凡在较短时间内对公司工作有查考价值的,列为短期保管,短期保管年限为一至五年。

6、立卷视文件材料数量的多寡进行。当同一问题的文件多时,可采用硬卷或单份装订。问题单一,文件较少,又不便一起归类的,可立薄卷。

7、卷内文件材料按顺序排好后,装订的案卷无论单面或双面,只要是书写的文件材料,应在装订线一侧下角编号,不装订的案卷,应在卷内每份文件材料右上方加盖有单位名称、档号、件数的受控章,并将档号、件数填写清楚。

8、每个案卷必须按规定格式逐件填写卷内目录。对文件材料有题名不要随意更改或简化。题目无实质内容或无题的要重新拟定,并在前后加[]。没有责任者、年、月、日的文件,要考正清楚。会议纪要应概括出主要内容。

四、部门档案员工作职责

1、设立兼职档案员,按照公司的档案存放的具体规定履行好本部门档案工作。

2、根据本部门的归档内容,收集、积累、整理本部门应归档的文件材料。

五、归档时间及要求

(一)归档时间

1、各部门档案应在次年四月底前将文件材料整理归类后归档。

2、基建材料和专题性档案,在项目完成通过鉴定验收后两个月按要求进行立卷归档。

3、财会类档案,在会计年度终了后,由财务部门整理,立卷在本部门保管两年顺次年四月份归档。

4、声像类档案,在声像制作,如照片、光碟、录音带、录像带完成后三个月整理好,将档案内容、时间、地点、人物和制作人标明,每张照片附上底片,登记造册后归档。

(二)归档要求

1、归档文件材料由归档部门兼职档案员按要求整理好后立卷,如档案不完整、不齐全、不符合归档要求,档案员有权拒绝签收,并限期改正补交。

2、档案管理人员调离时,应办理移交手续。

六、档案的借阅

1、公司各部门查阅或外借档案,必须履行借阅手续,公司外有关人员要查阅档案,需经分管总经理批准。对于重要、珍贵的档案和资料,一般不提供原件使用。

2、不属于原文件规定的阅读范围人员或查阅不属于本人承办工作范围的档案,须经分管领导批准。

3、档案管理人员应对档案的安全、保密和完整负责,不得随意拆卷、涂改、损毁或转借他人,否则,除负责赔偿损失外,应报请领导和相关部门处理。

七、档案的鉴定

1、为加强对有价值的文件材料的保护和管理,对保管期限已满的各类档案,应进行相应的鉴定工作。

2、档案的鉴定工作,必须坚持全面的、历史的观点,认真估计档案的价值程度,并根据保管期限的规定,对不再有保存价值的过期档案进行处理,原规定欠妥的,经认真研究后延长保存年限。

3、对某些档案材料是否销毁没有充分把握的,应作保存处理,不能仓促销毁。

4、鉴定时,应将处理意见报分管总经理审批,由两人或两人以上在指定地点销毁,并在销毁清册上登记,销毁清册应立卷长期保存。

第15篇 住宅物业档案资料建立管理规程

住宅物业档案资料的建立与管理

(一)资料的收集

我们将通过三个途径进行收集;一是在物业接管移交时,尽可能的与原设计单位、施工单位联系,力争全面、准确地收集到工程建设及工程技术等原始资料;二是在业主入住阶段,对业主的基本情况进行登记造册收集;三是在日常管理中建立社区维修档案、设备运行档案、业主投诉回访记录等以及其它相关资料,并将档案的收集形成制度。

(二)资料的整理和分类

在收集到原始资料后,统一由负责档案管理文员集中整理。剔除作废的和无效的记录,修补破损的文档,然后按类别进行装订并整理成册,做到条理清晰、分类合理、易于查找。

(三)资料的归档管理

1、在社区的档案管理中我们将实行原始资料和电脑档案双轨制,确保储存方式的多元化,尽可能将资料转化为电脑磁盘储存以便于查找。同时运用录像带、录音带、照片等多种形式保存,使抽象的档案资料具体化、形象化。

2、对和物业管理服务中心利益影响较大的档案应加密保存。这些档案在电脑中按授权级别检索、对保存在档案室的原始资料应严格控制借阅。

3、档案管理员应编制统一的档案分类说明书及档案总目录,并按内容、部门、年度、保存期限及保密程序的分类顺序进行组卷、逐一编号,登记造册、编制目录、分柜保存。

4、为保证档案的安全和完善,档案室应随时保持干燥、通风、清洁,并加装安防设施。同时配备合适的文件柜、文件盒以及消防器材等,确保储存地点符合防火、防虫、防鼠、防潮等要求并定期巡查。

档案室应避免无关人员任意进出,档案室钥匙交由档案管理员专门保管。

(四)档案的使用

物业管理服务中心内部员工可在文件档案授权范围内进行查阅。对借阅原始资料的使用者,按档案的不同密级由相关负责人批准方可借阅,并办理借阅手续。

(五)档案的销毁

根据文档的保存期限和性质,定期对过期和作废的文档进行剔除和销毁,防止档案的堆积和混淆。对于已过存档期的档案经主管领导批准可销毁,同时建立已销毁文档清单备查。

(六)档案资料的分类管理

1、工程技术资料

(1)项目规划图纸、项目批文、用地批文

(2)建筑许可证、投资许可证、开工许可证

(3)拆迁安置资料

(4)红线图、竣工总平面图

(5)地质勘察报告、开竣工报告、图纸会审报告

(6)工程合同、工程预决算

(7)工程设计变更通知

(8)竣工图:单体建筑、结构及隐蔽工程竣工图,消防、燃气等工程及地下管网竣工图

(9)房屋、消防、燃气竣工验收证明书

(10)主要材料质量保证书,新材料、构配件的鉴定合格证书,水、电、消防等设备的检验合格证书及设备技术资料

(11)浆、混凝土块试压报告

(12)绿化工程竣工图

(13)其他工程技术档案

2、业主居住档案

(1)业主详细资料登记表

(2)业主的维修档案

(3)业主装修巡视记录

3、维修资料

(1)维修申请记录、回访记录

(2)维修派工单

(3)设备、设施巡检记录

4、公共秩序维护资料

(1)日巡检记录、交接班记录、值班记录、巡逻路线

(2)日常抽检记录、查岗记录、闭路电视监控系统录象带

(3)搬入/出记录、突发事件处理记录

(4)车辆进出记录、车辆详细资料

5、设备设施管理资料(包括消防)

(1)设备设施使用计划

(2)设备使用申请、使用情况记录

(3)设备、设施维修保养计划

(4)设备、设施维修保养记录

(5)机电设备运行、巡查记录

(6)设备分承包档案

(7)设备、设施台帐及更新记录

6、绿化清洁资料

(1)清洁班检记录、清洁周检记录

(2)绿化工作记录、绿化周检记录

(3)消杀记录、绿化病虫害检查记录

(4)水体巡检记录

(5)水体养护记录

(6)水体注水记录

7、社区文化资料

(1)文化活动计划及实施情况记录

(2)文化活动图片及录像记录

(3)传媒报导资料

(4)文化活动场所、设施台帐及使用记录

8、员工管理资料

(1)员工个人资料、聘用记录

(2)员工考核及奖罚记录

(3)员工培训计划、培训档案、考核记录

(4)员工晋升、薪金变动及内务管理记录

9、反馈资料

(1)服务质量回访记录

(2)业主意见调查、统计记录

(3)业主投诉及处理记录

10、行政文件资料

(1)项目值班及检查记录

(2)有关财务记录(由财务人员专职保管)

(3)公司下发文件

(4)内部管理规章制度、通知、通报等文件