监理档案管理制度汇编(2篇)

有哪些

监理档案管理制度主要包括以下几个核心部分：

1. 档案分类与编码：根据监理工作的性质和内容，将档案分为合同文件、设计文件、施工过程文件、验收文件等类别，并为每类文件设定统一的编码规则。

2. 档案收集与整理：明确各类文件的收集时间、方式和责任人，确保文件完整无遗漏。要求文件整理有序，便于检索和查阅。

3. 档案保管与保护：规定档案的存储环境，如温度、湿度控制，防止文件损坏。制定档案借阅和复制流程，确保档案安全。

4. 档案利用与更新：鼓励合理利用档案，提高工作效率。定期更新档案，反映项目最新进展。

5. 档案电子化管理：推动档案的数字化，实现电子存档和在线查询，提高档案管理效率。

实施细则

1. 文件收集：所有监理活动产生的文件，包括会议记录、检验报告、变更通知等，应在活动完成后三天内由负责人提交至档案管理部门。

2. 档案编码：采用“类别-年度-项目编号-顺序号”的方式进行编码，例如，“c-2022-p001-001”表示2022年合同文件的第一份。

3. 保管期限：根据法律法规和项目特性的不同，档案的保管期限一般为5至15年，重要文件应永久保存。

4. 借阅流程：员工需填写借阅申请表，经部门主管批准后，方可借阅档案。借阅期限不超过一周，逾期未归还需提前申请续借。

5. 更新机制：每季度末，各部门需提交档案更新清单，包括新产生的文件和需要修订的旧文件。

6. 电子化管理：建立档案管理系统，所有纸质文件需扫描上传，电子文件与纸质文件同步更新，保证信息一致性。

上墙内容

1. 监理档案管理制度概览：简要介绍制度的主要内容，提醒员工遵守相关规定。

2. 档案分类图表：直观展示各类档案及其编码规则，方便员工快速定位所需文件。

3. 档案借阅流程图：清晰呈现借阅流程，使员工了解如何正确操作。

4. 保密提示：强调档案的机密性，提醒员工不得泄露档案信息。

以上监理档案管理制度旨在提升工作效率，保障项目信息的安全与完整。全体员工应熟知并严格执行，共同维护良好的档案管理工作秩序。

监理档案管理制度范文

第1篇 安全监理档案管理制度

1、建筑工程安全监理档案管理应做到及时、准确、系统、科学、完整。

2、建筑工程安全监理档案是在施工过程全过程中形成的材料,应由安全监理工程师负责制定计划、收集、审查、汇总、管理、保存,直至最后按规定移交。

3、公司的安全监理部门、技术部门负责建筑工程安全监理档案的编制审核和业务指导工作。

4、公司每月、项目监理部每半月进行一次安全档案检查。

5、安全监理档案建立过程中,监理人员如有更换时应及时制表登记,对更换的时间、原因、完成工作交接手续等记录清楚。

6、建筑安全监督机构和公司在安全检查中,下达的整改通知单和项目部整改后的报告,应完整的保存在档案中。

7、工程竣工后,监理单位应将建筑工程安全监理档案按规定立卷归档。

第2篇 工程监理档案管理细则

一、总则

1.为确保工程档案的齐全、完整、准确、系统,确保档案案卷合格率,使工程档案管理顺利达到《建设工程文件归档整理规范》(gbt/50328-2001)的要求,特制定本规定。

2.各级人员做好文件材料的立卷归档工作是各自的义务和岗位职责,各级人员应对自己负责的项目所形成的、具有保存价值的文件材料,认真做好立卷归档工作,并确保档案的完整性、准确性。

二、 工程档案管理规定

2.1档案资料管理

2.1.1工程档案资料工作是工程建设过程的一部分,应纳入建设全过程管理并与工程建设同步。档案资料室集中统一管理本工程全过程的技术档案资料,对工程文件材料的形成、积累、收集、归档工作进行监督、检查,并负责工程技术档案资料的接收和移交。

2.1.2为了便于各个环节的衔接,监理项目部配备专职信息管理员,为更好地管理好档案资料,应配置必要的档案装具、档案保护设施和办公设备。

三、工程文件的收发及管理规定

3.1 工程文件接收

3.1.1各单位提供给监理项目部的工程文件(工程技术文件、图纸资料)由监理项目部信息管理员统一接收;统一接收国网项目部、集团项目部、电监办以及监理项目部等下发的各项文件,做好接收记录。

3.1.4信息管理员对接收的工程文件资料,必须进行数量和外观质量检查,发现问题应及时通知寄发单位补发。

3.1.5信息管理员应及时建立工程文件收发文记录,并能利用计算机进行各类文件的查询检索。

3.1.6对接收的密级文件资料,要严格按保密规定妥善收存,并认真执行密级文件资料的借阅规定。

3.1.7信息管理员仅对归档的工程文件资料实施整编作业,并建立档案总登记帐和分类登记帐;

3.2 工程文件资料发放

3.2.1上级下发文件、监理工程师通知单、监理工作联系单、通知及会议纪要,由信息管理员按所指定的单位及时传递并建立发放记录。

四、监理项目部档案管理职责

1、负责对各参建单位在工程建设中文件的形成及竣工档案的编制进行监督与审核,特别是对竣工图完整、准确、系统进行监督和审查。负责收集、积累、整理、归档监理文件。建设单位委托监理单位负责监督、检查项目文件的收集、积累和完整、准确、系统情况,并审核、签署。

2、归档范围:

1)负责提交监理过程中形成的有关工程质量,工期、投资监理等方面的全部文件材料。

2)监理各专业负责人对施工单位、调试单位、质量监督部门的归档案卷实施审查,对被监理单位归档文件的完整性、准确性、系统性负责,并在案卷内备考表审核人栏签署。

3)对各单位提供的不符合规定的案卷和案卷内的文件,监理项目部有权退回,相关单位应按档案管理的有关规定进行整改,直至提交符合规定要求的案卷及案卷文件材料。

3、工程档案的鉴定和销毁

1)对归档和发放后多余的工程文件和各部门使用后回收的图纸资料,先由申请销毁的部门登记造册,再由档案部门提出销毁意见,报项目部总工及经理批准后方可销毁。

2)对各单位修改替代后的档案,档案部门应列出销毁档案清册,提出销毁报告,经项目部总工及经理批准后实施,并对被销毁档案目录进行清除。

3)档案销毁必须严格执行保密规定,由保安部门确定销毁地点。销毁档案时,档案部门、保安部门均应指派专人监销,监销人必须在销毁清册一签字,档案销毁清册应存档。

4)在鉴定销毁档案时,处于两种保管期限之间的档案,一律从长处理。

4、其它

(1)工程档案的分类、编目、按国家电网办[2010]250号《关于印发<国家电网项目部电网建设项目档案管理办法（试行）的通知>》规定执行。

(2)档案、资料、图书的提供利用,按本工程档案、资料、图书借阅规定执行。

(3)工程声像档案的整理编目按本工程声像档案管理办法执行。

五、声像档案管理办法

5.1建设工程声像档案主要是指在城市规划、建设、管理活动中直接形成的,具有保存价值的照片、底片(包括反转片)、影片、录像带、光盘及磁性载体,以声像为主,辅以文字说明的历史记录。

5.2照片档案应符合以下要求:

(1)主体明确、影像清晰、画面完整、未加修饰剪裁;

(2)能体现工程竣工后的外观、设计特色、地理位置;

(3)以传统感光材料为载体的照片需报送底片、正片(照片);

(4)使用数码相机拍摄,其影像不能进行后期加工,光学分辨率不得小于500万有效像素(不允许插值);

(5)符合国家电网项目部《关于利用数码照片资料加强输变电工程安全质量过程控制的通知》基建安全[2007]25号及《关于强化输变电工程施工过程质量控制数码照片采集与管理与管理的工作要求》国家电网基建质量[2010]322号要求。