监理档案管理制度3篇

有哪些

监理档案管理制度主要包括以下几个核心部分：

1. 档案分类与编码：根据监理工作的性质和内容，将档案分为合同文件、设计文件、施工过程文件、验收文件等类别，并为每类文件设定统一的编码规则。

2. 档案收集与整理：明确各类文件的收集时间、方式和责任人，确保文件完整无遗漏。要求文件整理有序，便于检索和查阅。

3. 档案保管与保护：规定档案的存储环境，如温度、湿度控制，防止文件损坏。制定档案借阅和复制流程，确保档案安全。

4. 档案利用与更新：鼓励合理利用档案，提高工作效率。定期更新档案，反映项目最新进展。

5. 档案电子化管理：推动档案的数字化，实现电子存档和在线查询，提高档案管理效率。

实施细则

1. 文件收集：所有监理活动产生的文件，包括会议记录、检验报告、变更通知等，应在活动完成后三天内由负责人提交至档案管理部门。

2. 档案编码：采用“类别-年度-项目编号-顺序号”的方式进行编码，例如，“c-2022-p001-001”表示2022年合同文件的第一份。

3. 保管期限：根据法律法规和项目特性的不同，档案的保管期限一般为5至15年，重要文件应永久保存。

4. 借阅流程：员工需填写借阅申请表，经部门主管批准后，方可借阅档案。借阅期限不超过一周，逾期未归还需提前申请续借。

5. 更新机制：每季度末，各部门需提交档案更新清单，包括新产生的文件和需要修订的旧文件。

6. 电子化管理：建立档案管理系统，所有纸质文件需扫描上传，电子文件与纸质文件同步更新，保证信息一致性。

上墙内容

1. 监理档案管理制度概览：简要介绍制度的主要内容，提醒员工遵守相关规定。

2. 档案分类图表：直观展示各类档案及其编码规则，方便员工快速定位所需文件。

3. 档案借阅流程图：清晰呈现借阅流程，使员工了解如何正确操作。

4. 保密提示：强调档案的机密性，提醒员工不得泄露档案信息。

以上监理档案管理制度旨在提升工作效率，保障项目信息的安全与完整。全体员工应熟知并严格执行，共同维护良好的档案管理工作秩序。

监理档案管理制度范文

第1篇 建设项目监理资料档案管理制度

建设项目监理资料及档案管理制度

一、监理文件的管理

1、监理文件是指监理项目部的监理人员在监理作业中所形成的文类管理;

2、监理文件的分级管理是指文件形成的过程中,按职责权限进行编制、审查和签发;

3、监理文件的分类管理是指文件形成后的编号、发送、传递和保管。

二、监理项目部发出的监理文件的编制和审批分为五级管理

1、监理项目部管理制度及监理作业指导文件、监理规划、专业监理实施细则由有关人员编制后总监审定,作为ⅰ级文件;监理规划作为公司文件经公司批准后,作为ⅰ级文件管理;

2、监理项目部向业主提交的重要报告:总结、月报、专题报告、图纸会审/评审纪要、工程暂停令、严惩工期审批、索赔签证、质量和安全事故报告,由有关专业监理工程师编制,总监审批签发,作为ⅱ级文件。

3、监理项目部所发正式函件由有关监理工程师编制,总监理工程师签发,作为ⅲ级文件。

4、监理项目部所发工程联系单、通知单、备忘录、报表、各类审查单以及监理作业表等由有关专业监理工程师编制,交规定的签发人审核后签发,作为ⅳ级文件。

5、监理统计表以及其他监理内部文件通知等作为ⅴ级文件。

三、监理作业中形成监理文件的分类

1、按专业分类,分为以下11类:锅炉、汽机、土建(含勘测)、仪表及控制、炉保、焊接、化学、给排水、技经及综合等。

2、文件性质分类:

综合管理:监理规划、监理的管理制度、监理项目部的重要报告、总结、月报。对施工组织设计,施工单位的作业指导书等综合性施工作业指导文件进行审核所发的工程联系单;

质量管理:对施工质量、设备质量、消缺方案等所发的通知单、联系单等有关质量控制文件;

进度管理:对开工报告的审核意见,有关开工、停工、复工令的监理项目部有关进度控制文件;

投资管理:对施工单位的工程变更和材料代用及设计单位的设计变更所引起的费用变更的答复所发出的联系单、通知单等有关投资控制的文件;

安全文明控制:对施工单位的安全管理和文明施工所进行的监督文件;

合同管理:对合同执行中的问题(包括索赔)所提出的意见而发出的联系单和通知单等文件。

四、监理部收到的工程文件的分类管理

1、来自建设单位的工程文件:

建设单位的正式公文,可作为业主来函(包括上级审批文件)建档管理;

建设单位所编制的日常工程文件按如下分类进行管理:

--建设单位所编制的会议纪要;

--建设单位和第三方所签订的合同文件;

--建设单位有关建设项目报建文件;

--建设单位所转发的设备文件;

--建设单位所转发的设计文件;

--质量监督站文件;

--建设单位所发的通知单、联系单;

--施工现场建设管理制度。

2、来自设计单位的文件,可按如下分类管理:

初步设计文件及概算书;

主/辅机设备技术规范书;

施工图设计文件;

施工图预算;

设计变更;

设计联络会资料。

3、来自施工和承包单位的工程文件可按如下分类管理:

施工依据文件和技术文件(施工组织设计及作业指导书);

开工报批文件;

要求变更施工设计或材料代用的文件和联系单;

质量保证资料;

要求变更施工进度的文件和联系单;

要求增加费用或要求索赔的文件和凭证;

关于施工质量方面的文件或联系单;

关于设备质量和开箱验收的文件和联系单;

工程调试文件;

施工质量验评资料及安装调试记录;

制造厂家的变更、答复、提供资料、方案等;

承包单位提供的检验文件和自制文件、凭证和单据;

各承包单位的正式来函做专档管理;

事故处理及不合格项处理;

施工总结及技术总结。

五、文件的传送

1、所有文件的收发传送由信息员负责;

2、监理文件发出前应按32条的规定,由审批人签字后发出;

3、收入文件应交总监批阅,按批阅意见交有关负责人处理;

4、监理部编制对外发送报表应按报表规定的审签权限审批;

5、承包单位的报表审查,按36条规定的审签权限分别递送审查;

6、监理部收发文件用表见表

六、监理作业表示及审批

对施工单位报审表的审批:

1、工程开工/复工报审表(a1、a6)由总监理工程师审批;

2、施工组织设计(方案)报审表(a3.1)由专业监理工程师审查,由总监理工程师批准;

3、分包单位资格报审表(a3.4)由专业监理工程师审查,由总监理工程师批准;

4、工序报验申请表(a3.3)由专业监理工程师审查,由总监理工程师批准;

5、工程款支付申请表(a4.3)由专业监理工程师审查,并填写工程款支付证书由总监签发;

6、延长工期报审表(a2.2)由专业监理工程师审查,由总监签发;

7、费用索赔申请表(a4.2)由专业监理工程师审查,并填写费用索赔审批表由总监签发;

8、工程材料/构配件/设备报审表(a3.2)由专业监理工程师审查,由总监或专业监理工程师批准;

9、工程竣工报验单(a7)由专业监理工程师审查,由总监签证;

10、工程变更单(a9)由专业监理工程师审查,由总监批准;

11、监理工程师通知单(b2)由专业监理工程师审查,由总监或专业监理工程师签发;

12、工程暂停令(b1)由专业监理工程师审查,由总监批准。

七、文件编号

1、文件的分类表示:

文件资料归档都应按不同类别进行标识。

文件资料的分类标识如图3-1所示。

2、文件编号

监理现场用表按如下编号:

_

_ -------- 年月---------__

后两位数字 流水号(二位以上)

表式

3、文件签字加盖印章

在监理作业中需要发出文件时,编制人及审核人均应由本人签字,信息员归档,加盖印章发送。

八、监理统计用表及监理台帐

监理统计用表是监理项目部内部的管理用表,作为监理人员的工作台帐,由监理项目部自存,不向外发送,主要有:

1、项目监理作业大事记;

2、设计变更工程联系单汇总登记表;

3、单位工程形象进度一览表;

4、施工质量验评统计表;

5、设备缺陷汇总表;

6、监理作业信息月报;

7、承建单位月进度款支付台帐。

九、监理文件的移交和归档

1、监理文件的移交

安装工程结束后,施工文件向建设单位进行移交的同时,监理文件也要按规定向建设单位进行移交,移交监理文件的目次要求和建设单位协商后确定,一般移交如表3-3所示文件或按gb/t50328-2001规定移交。

表3-3

序号文件名称文件级别序号文件名称文件级别

1监理规划

(含修改内容)ⅰ11工程暂停令ⅱ

2分包单位资格审查资料ⅵ12延长工期报审及审批资料ⅵ

3设计交底与图纸会审会议纪要ⅱ13监理工作联系单ⅵ

4设计变更资料

(审查单)ⅳ14施工备忘录

5工程变更资料

(审查单)ⅳ15工程资料缺陷及事故处理资料ⅱ

6施工指导文件审查资料ⅳ16工程施工竣工结算资料ⅱ

7施工测量放线资料

(审查单)ⅳ17

索赔资料签证单ⅱ

8工程材料/构配件/设备质量检查及抽查试验资料ⅳ18施工质量ⅱ

19监理月报ⅱ

9隐蔽工程验收资料

(验收单)ⅳ20监理工作总结ⅱ

10整改通知单ⅳ21会议纪要ⅱ

2、监理文件的归档

监理项目部撤离现场后,应将监理文件向公司档案部门归档。

监理项目部在撤离现场后,对有保存价值和供今后追溯的文件/资料/凭证,均应想本公司归档。

监理依据资料按以下案卷归档:

第一卷 工程审批文件

第二卷 工程合同/协议文件

第三卷 工程报建资料及开工审批文件

第四卷 工程设备招标投标资料

第五卷 工程设计图纸资料

监理作业资料按以下案卷归档:

第一卷 监理合同文件

第二卷 监理部质量体系文件

第三卷 监理内部管理制度

第四卷 监理部来往公文函件

第五卷 监理月报/简报

第六卷 监理总结报告

第七卷 监理会议纪要

第八卷 监理部质量控制过程文件

第九卷 监理部进度控制过程文件

第十卷 监理部投资控制过程文件

第十一卷 监理部安全文明控制文件

第十二卷 工程索赔文件

对承包单位资料的归档,按如下案卷:

第一卷 施工组织设计

第二卷 施工作业指导书

第三卷 安全技术措施文件

第四卷 调试及试运行文件

第五卷 工程达标验收文件

第2篇 监理制度：资料档案管理制度

监理管理制度:资料档案管理制度

建立健全档案管理制度与监理记录是监理工程师进行三大目标控制,有效执行合同的重要工作,也是监理人员对工程进行正确评价、处理合同纠纷和索赔的依据,同时也是竣工后运营期间道路养护部门进行工作的一项重要数据资料。

1资料档案分类

总监办档案资料分以下几类:

1.1监理文件与资料

监理文件与资料包括监理管理文件、质量监理文件、施工安全监理与环保监理文件、费用监理文件、进度监理文件、合同管理文件及工程监理月报、监理工作报告、监理日志、会议纪要、巡视记录、旁站记录、监理工作指令、工程变更令、工程分项开工的申请批复、试验抽检的原始记录等。

1.2监理管理文件与资料

包括监理计划、监理细则等。

1.3质量监理文件与资料

包括质量监理措施、规定及往来文件、试验检测资料、监理抽检资料、交工验收工程质量评定资料。

1.4施工安全监理与环保监理文件

施工安全监理与环保监理文件应包括安全管理的规章制度、措施、会议记录、检查结果、安全事故的有关文件及施工环境保护规划、环境保护措施、环境保护检查等。

1.5费用监理文件与资料

包括各类工程支付文件、工程变更有关费用审核工作、工程竣工决算审核意见书等。

1.6进度监理文件与资料

包括进度计划审批、检查、调整有关文件;工程开工/复工令及工程暂停令等。

1.7合同管理文件与资料

包括施工单位办理保险的有关文件、延期索赔申请、分包资质资料、延期和索赔的批准文件、价格调整申请及批准文件等。

1.8工程监理月报

监理工程师每月应向建设单位和上级监理机构报送工程监理月报,其内容包括:本月工程概述,工程质量、进度、安全、环保、支付、合同管理的其他事项,合同执行情况,存在的问题,本月监理工作小结等。

1.9监理工作报告

工程结束时,监理工程师应提交监理工作报告,其内容包括:工程基本情况,监理机构及工作起止时间,投入的监理人员、设备和设施。关于工程质量、安全、环保、费用、进度监理及合同管理执行情况,分项、分部、单位工程质量评估,工程费用分析,工程建设中存在问题的处理意见和建议。

2资料基本要求

2.1资料所反映的工程项目情况和有关合同内容必须真实、准确、齐全、完整。

2.2资料必须以规定表格填写,常用表格格式采用总监办制定并经业主批准的标准格式。

2.3资料的制作应有利于长期保存,不得使用纯蓝墨水、圆珠笔、铅笔填写或复写。

2.4资料应签署齐全,签章有效。凡承包人发件的资料均应加盖经授权并得到监理工程师同意的公章;总监办、各驻地办和中心试验室发件的资料应加盖各自有效的公章。

2.5资料编号应规范,符合常规,使用阿拉伯数字编码,体现承包合同段号、顺序号,发文字号符合公文要求。

2.6资料应保持表面整洁、字迹清晰,不得随意涂改。若有涂改,应在涂改处签章。

2.7资料尺寸统一,全部用a4型纸。

2.8资料的签发手续应符合合同规定,任何一方不得无理拖延或扣压。

3会议记录

由监理工程师所主持的会议应由专人记录,并形成会议纪要。会议纪要应包括:

3.1会议名称(第一次工地会议、工地例会、工地专题会议、监理例会等)。

3.2地点、时间、会议主持人。

3.3出席会议人的姓名、单位、职务及联系电话(应与会议签到表核对)。

3.4会议发言人姓名及主要内容。

3.5形成的决议条款,及决议由谁执行和何时执行。

3.6未解决的问题及其原因。

3.7由总监主持的会议,由信息员记录并整理成会议纪要,由总监审核同意后分发有关与会者单位,存总监办;由驻地及专业工程师主持的工地专题会议,由专人整理记录,形成纪要后存驻地监理办并抄报总监办。

4现场记录

4.1现场监理人员必须每天利用规定表式或以监理日志的形式记录工地上所发生的事件。所有记录应始终保存在驻地监理办公室,以备查阅,此类记录每2月报总监办存档。监理人员在现场遇到工程施工中不得不采取紧急措施而对承包人所发出的口头或书面指令,要及时通报上一级领导,以尽快征得其确认或修改指令。

4.2现场监理人员对所辖工程范围内的机械、劳力的配备和使用情况详细记录:承包人现场人员和设备是否同所批计划一样,要记录详细变化(增减)情况;工程质量和进度是否因某级职员或某种设备不足而受到影响,受到影响的程度如何;是否缺乏专业施工人员和设备,承包人的措施如何,有无替代方案;监理是否满意现场的机械完好率,保证完好率的措施和备用机械设备及其零配件如何。

4.3记录气候及水文情况:记录每天的最高、最低温度,降雨或降雪量、风力、风向,河流水位;记录有预报的雨、雪、台风及洪水到来之前对永久性或临时性工程所采取的保护措施;记录气候、水文的变化影响施工及损失的细节,如停工时间、救灾措施和财产损失等。

4.4记录承包人每天工作范围,完成工程数量以及开始及完成工作的时间;记录出现的异常技术问题,采取了怎样的措施处理,效果如何,能否达到规范要求等。

4.5对工程中每道工序完成后的简单描述,如该工序是否被认可,对缺陷的补救措施或变更情况等作详细记录,特别是隐蔽工程部位更应记录详实。

4.6现场材料供应和储备情况。每批材料的到达时间、料源、数量、存储方式和材料的抽检等。

4.7必须在现场进行的试验(如混凝土坍落度、压实度、弯沉、平整度、坡度、断面尺寸等),现场监理人员应做好记录,以据此出具监理抽检资料。

5试验室记录

5.1除正常的试验报告外,试验室指定专人每天以日志形式记录试验室工作的情况,包括对承包人试验的监督、数据分析等。试验室负责人每月整理此项记录,并报总监理工程师,记录应包括以下内容:

①工作内容的简单叙述,如所做试验项目及其结果、对施工现场和施工单位试验室的检查和指令、材料进场及质量状况等。

②承包人试验人员情况。试验人员配备与承包人投标承诺是否一致,数量和业务能力是否满足工作要求,增减或更换试验人员的建议。

③承包人试验仪器设备配置、使用和调动情况,需增加新设备的建议。

④监理试验室和承包人试验室所做同一种试验,结果有重大

差异时原因分析和处理措施。

5.2所有取样和试验应做好如下记录:分类取样台帐、分类试验台帐、试验原始记录、仪器使用台帐、试验报告和监理日志,且上述记录应对应、统一。

5.3取样后不立即试验的应将样品存放在留样室,并标明取样合同段号、桩号、部位、试验项目等内容;为防止检验差错、复核检验结果、处理检验事故和检验纠纷,须留存部分样品,留样数量应不少于一次检验量,且应保持留样品原包装,并由检验人员填写留样单,注明取样合同段号、桩号、部位、数量和留样日期,在留样期限内任何人不得随意动用留样品,留样期满的样品,经试验室主任批准予以处理消毁,并登记处理方法、日期、处理人签字、处理清单存档。

6计量和支付记录

6.1计量以监理工程师在开工初期应审核图纸、复核工程量,复核后的工程量清单经业主批准后作为计量支付的依据,并据此建立计量和支付台帐、工程变更台帐等。

6.2原则上每月进行一次现场计量,由施工单位上报拟计量的工程师清单,由计量工程师和相关专业工程师现场核查,专业工程师负责检查工程质量和自检资料,计量工程师对已完合格工程现场核实工程量,各驻地和承包人必须配合,避免超计、漏计和重复计量。

6.3计量工程师在收到承包人的支付申请后,应依据支付申请的附属资料和有关资料进行检查核实,如有疑问,相关专业工程师和承包人负责解释,必要时配合计量工程师再次到现场核实,使之与各专业工程师的有关记录和工程实际一致。计量工程师应保存每一期支付证书及附属资料,及时登记计量支付台帐和变更台帐,并更新相关进度、产值的上墙图表。

7竣工记录

7.1监理人员应随时将工程的变更情况(如设计变更、补救工程、额外工程等)记录在图纸上,以作为校核承包人竣工资料的依据。

7.2现场专业工程师应负责督促承包人按进度提供并校核中间交工资料,检查其完整性、正确性。

第3篇 安全监理档案管理制度

1、建筑工程安全监理档案管理应做到及时、准确、系统、科学、完整。

2、建筑工程安全监理档案是在施工过程全过程中形成的材料,应由安全监理工程师负责制定计划、收集、审查、汇总、管理、保存,直至最后按规定移交。

3、公司的安全监理部门、技术部门负责建筑工程安全监理档案的编制审核和业务指导工作。

4、公司每月、项目监理部每半月进行一次安全档案检查。

5、安全监理档案建立过程中,监理人员如有更换时应及时制表登记,对更换的时间、原因、完成工作交接手续等记录清楚。

6、建筑安全监督机构和公司在安全检查中,下达的整改通知单和项目部整改后的报告,应完整的保存在档案中。

7、工程竣工后,监理单位应将建筑工程安全监理档案按规定立卷归档。